BÀI TẬP MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH LƯU TRÚ Xây dựng cơ cấu tổ chức cho doanh nghiệp

Xây dựng cơ cấu tổ chức cho doanh
nghiệp
Nhóm Boomer.
I/Khái niệm:
Cơ cấu tổ chức DN là tổng hợp các bộ phận khác nhau và có mối liên hệ qua lại
phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có trách nhiệm và quyền hạn nhất định
cùng nhằm thực hiện mục tiêu chung của DN.
II/Các yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị:
Một cơ cấu tổ chức bộ máy cần đạt được các tiêu chí sau:
- Phải đảm bảo tính tối ưu:
Số lượng các cấp, các khâu được xác định vừa đủ, phù hợp với các chức năng
quản trị và các công đoạn trong chu trình kinh doanh. Nhiều cấp quá sẽ gây sự
cách biệt, kém nhanh nhạy trong điều hành và cồng kềnh, lãng phí. Quá ít cấp sẽ
khiến cho việc điều hành kém cụ thể, sâu sát, dễ sơ hở sai sót. Nhiều khâu (bộ
phận chức năng) quá sẽ dễ chồng chéo chức năng, gây vướng mắc trong quan hệ
và trách nhiệm thiếu rõ ràng; tạo ra nhiều đầu mối chỉ đạo và tăng biên chế gián
tiếp làm chi phí quản lý lớn. Ngược lại, quá ít khâu sẽ không quán xuyến được hết
các chức năng cần thiết; hoặc thiếu chuyên sâu từng chức năng. Nguyên tắc tối ưu
là: Bảo đảm quán xuyến hết khối lượng công việc và có thể quản lý,kiểm tra được,
tuỳ điều kiện cụ thể mà vận dụng trên tinh thần “vừa đủ”. Bên cạnh đó, tính tối ưu
cũng còn thể hiện sự cân đối, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức.
- Phải quán triệt nguyên tắc mềm dẻo (linh hoạt):
Hoạt động kinh doanh không phải bao giờ cũng diễn ra bình thường đúng như dự
kiến. Nó phụ thuộc các diễn biến của thị trường luôn thay đổi cùng với các yếu tố
chính trị, xã hội phức tạp, đòi hỏi tính năng động cao trong quản trị. Mỗi doanh
nghiệp luôn đứng trước những cơ may cần kịp thời nắm bắt cũng như những nguy
cơ cần kịp thời ứng phó.
- Tính ổn định tương đối:
Yêu cầu này dường như mâu thuẫn với tính linh hoạt, song không thể xem nhẹ,
bởi lẽ sự vững bền của cơ cấu tổ chức bảo đảm cho hiệu lực quản lý -điều hành
trong tình huống bình thường. Sự thay đổi tuỳ tiện diễn ra nhiều lần (“tách ra nhập

vào”) sẽ gây hậu quả tiêu cực, cả về nền nếp hoạt động cũng như về tâm lý những
người trong bộ máy; làm giảm hiệu lực, kỷ cương của bộ máy. Mỗi lần thay đổi cơ
cấu tổ chức là một lần xáo trộn, không dễ lấy lại sự ổn định trong thời gian ngắn.
- Độ tin cậy cao:
Sự điều hành, phối hợp và kiểm tra mọi hoạt động trong doanh nghiệp đòi hỏi
thông tin phải được cung cấp chính xác và kịp thời. Cơ cấu tổ chức phải bảo đảm
được tính tin cậy cao của các thông tin đó.Tính tin cậy còn thể hiện ở chỗ mọi bộ
phận đều hiểu rõ và làm đúng chức năng của mình (không sót, không trùng nhau),
sử dụng đúng quyền hạn và có khả năng chịu trách nhiệm. Muốn vậy, cơ cấu
tổ chức quản lý phải xác định rõ vị trí từng bộ phận cấu thành trong cả hệ thống
với các mối quan hệ dọc - ngang để không gây vướng mắc, chồng chéo, cản
trở lẫn nhau; tạo được mối liên kết gắn bó của tổ chức.
- Tính kinh tế:
Có bộ máy là phải có chi phí để “nuôi” nó. Chi phí quản lý cao sẽ đội giá thành
lên khiến hiệu quả kinh tế bị giảm sút. Tính kinh tế của cơ cấu tổ chức quản lý thể
hiện ở sự tinh gọn của bộ máy quản lý (theo nguyên tắc “vừa đủ”) và hiệu suất làm
việc của nó (không chỉ phụ thuộc vào chất lượng cán bộ mà còn do sự hợp lý của
cơ cấu tổ chức). Tính kinh tế cũng có nghĩa là tính hiệu quả của bộ máy, thể hiện
qua tương quan giữa chi phí bỏ ra với kết quả thu về, mặc dù khó đánh giá bằng số
liệu
III/ Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý:
Tổ chức bộ máy quản lý gắn với phương hướng ,mục đích của hệ thống .
Phương hướng,mục đích của hệ thống quy định cách thức tổ chức bộ máy quản
lý của hệ thống .Chính nó quy định các bộ phận hợp thành trong tổ chức cảu hệ
thống .Chính vì thế tổ chức bộ máy quản lý phải gắn với mục tiêu và phương
hướng hoạt động của hệ thống .Có gắn với mục tiêu và phương hướng thì bộ máy
quản lý hoạt động mới hiệu quả .
Chuyên môn hoá và cân đối .
Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý phải xác định rõ phạm vi ,chức
năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống và phải đảm bảo sự cân đối ,loại

trừ những chức năng ,nhiệm vụ chồng chéo ,trùng lặp ,thiếu người chịu trách
nhiệm rõ ràng .Mặt khác số lượng các cấp quản lý phải hợp lý để phù hợp với thực
tế .
Linh hoạt và thích nghi với môi trường .
Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý không được bảo thủ ,trì trệ ,quan
liêu mà luôn phải linh hoạt ,thích ứng với những thay đổi hay biến động của các
yếu tố tác động .Tuy nhiên cần phải hiểu đúng sự thay đổi ở đây không phải là
thay đổi toàn bộ mà đó chỉ là những biến đổi nhỏ trong cơ cấu để thích nghi với
môi trường mới ,để không bị môi trường đào thải .Sự linh hoạt được thể hiện trong
việc thíêt kế các bộ phận phù hợp với ít đầu mối trung gian ,số lượng cấp quản lý
phù hợp và đảm bảo cho mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo để đạt được hiệu
quả cao nhất và phát triển được tài năng của cán bộ ,công nhân viên chức trong
từng bộ phận .
Nói như vậy không có nghĩa là cơ cấu tổ chức chịu sự chi phối của môi trường mà
trong một chừng mực của sự thay đổi nó tác động vào môi trường theo những
hướng nhất định phù hợp với mục đích của mình .
Bảo đảm tính hiệu quả quản lý.
Hiệu quả và hiệu lực luôn là mục đích và mục tiêu tiến tới của bất kỳ tổ chức
nào .Mỗi tổ chức luôn đặt ra cho mình những mục tiêu nhất định để đạt tới .Vì thế
tổ chức bộ máy quản lý phải :
-Tăng cường sự lãnh đạo tập trung thống nhất ở cấp cao nhất ,phát huy được tính
tích cực của các cơ quan quản lý ở các cấp ,khiến cho họ tận tâm tận lực với công
việc và phối hợp chặt chẽ với nhau trong công việc .Dựa trên nguyên tắc nâng cao
hiệu quả quản lý để xác định biên chế tổ chức và chế độ quản lý .Đảm bảo phối
hợp giữa các cấp một cách tốt nhất ,phải lựa chọn phương thức truyền tin ,trao đổi
nghiệp vụ trong doanh nghiệp một cách nhanh nhất và phân công hợp lý để mỗi bộ
phận ,mỗi công việc đều có người phụ trách .
- Gắn các cấp quản lý thành một dây xích ,Trách nhiệm ,quyền hạn giữa các
bộ phận ,các cấp rõ ràng ,gắn bó với nhau .Mỗi cấp chỉ có một người ra lệnh,tránh
mâu thuẫn và làm tổn hao công sức và phải tăng cường sự hợp tác trong doanh

nghiệp .
-Gọn nhẹ ,phải có định biên rõ ràng ,tổ chức công việc và biện pháp kiểm tra .
Tính hệ thống .
Tính hệ thống được thể hiện ở :
-Tính tập hợp :Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp do nhiều yếu tố khác nhau
như nhân lực ,vật lưc, thông tin hợp thành .
-Tính liên hệ :Các yếu tố tạo nên tập hợp đó luôn có mối liên hệ với nhau .Trong
tổ chức ,các yếu tố luôn tác động qua lại ,bổ xung cho nhau trong một chỉnh thể
thống nhất .Yếu tố này chịu sự chi phối của các yếu tố khác và ngược lại .Đôi khi
sự tác động có thể dẫn đến xung đột ,tuy nhiên sự xung đột đó lại là cơ sở để tạo ra
một cái mới thích hợp hơn ,đảm bảo tổ chức hoạt động có hiệu quả .
-Tính mục đích :Mọi tổ chức đều có một mục đích nhất định ,rõ ràng .Mục đích
của tổ chức là cái mà mọi người trong tổ chức đều cố gắng để đạt tới .Tuy nhiên
tuỳ từng tổ chức khác nhau mà mục đích cũng khác nhau (một tổ chức tham gia
sản xuất thì mục đích là đạt lợi nhuận tối đa còn các tổ chức phúc lợi xã hội thì
mục đích là phục vụ được nhiều các công tác xã hội ) ,nhưng trong mọi tổ chức thì
mục đích hoạt động luôn được xác định một cách ro ràng .
-Tính thích ứng với môi trường :Mọi tổ chức luôn chịu sự tác động của hai môi
trường là môi trường bên trong và bên ngoài .Trong đó môi trường bên ngoài hình
thành nên môi trường bên trong của doanh nghiệp ,tác động lên môi trường bên
trong và ảnh hưởng gián tiếp đến doanh nghiệp .Song doanh nghiệp chỉ có thể tác
động đến môi trường bên trong mà không thể (hoặc chí ít ) tác động làm biến đổi
môi trường bên ngoài ,mà nó chỉ thay đổi cho thích ứng với trước những thay đổi
của môi trường bên ngoài ,từ đó điều chỉnh và tác động đến môi trường bên trong .
-Tính chỉnh thể :Các yếu tố tổ chức nên doanh nghiệp kết hợp với nhau một cách
hữu cơ ,phát huy hiệu quả của một chỉnh thể ,đó không phải là dàn trải hoặc cộng
lại một cách giản đơn .
Để đảm bảo được nguyên tắc trên ,cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cần phải
:Tăng cường được mối liên hệ dọc và ngang ,mỗi bộ phận trong tổ chức vừa phải
phục tùng sự lãnh đạo thống nhất vừa phải có tính linh hoạt ,chủ động ,tích cực để

đạt được hiệu quả của chỉnh thể .Sự phục tùng thể hiện sự chấp hành nội quy ,quy
định từ trên đưa xuống tạo nên một chỉnh thể thống nhất .Tuy nhiên sự phục tùng
trên cơ sở sự linh hoạt bởi lẽ không phải lúc nào mọi sự vật cũng như nhau mà
luôn biến động ,vì thế trong quá trình áp dụng các bộ phận cần có sự linh hoạt để
đạt hiệu quả cao hơn .
IV/ Một số kiểu cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu trực tuyến (cơ cấu đường thẳng)
- Nguyên lý xây dựng cơ cấu
+ Mỗi cấp dưới chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp,
+ Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức là được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc
+ Công việc được tiến hành theo tuyến
• Sơ đồ:
Sơ đồ 1: Cơ cấu trực tuyến.
• Đặc điểm
Một người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản trị, mọi vấn đề được giải
quyết theo đường thẳng
+ Ưu điểm
• Mệnh lệnh được thi hành nhanh.
• Dễ thực hiện chế độ một thủ trưởng
• Mỗi cấp dưới chỉ có một cấp trên trực tiếp
+ Nhược điểm
• Người quản trị sẽ rất bận rộn và đòi hỏi phải có hiểu biết toàn diện.
• Không tận dụng được các chuyên gia giúp việc.
Cơ cấu này được áp dụng phổ biến ở cuối thế kỷ XIX và được áp dụng chủ yếu ở
các doanh nghiệp có quy mô sản xuất không phức tạp và tính chất của sản xuất là
đơn giản.
Ngày nay, kiểu tổ chức này vẫn được áp dụng ở những đơn vị có quy mô nhỏ, ở
những cấp quản lý thấp: Phân xưởng, tổ đội sản xuất. Khi quy mô và phạm vi các
vấn đề chuyên môn tăng lên, cơ cấu này không thích hợp và đòi hỏi một giải pháp
khác.

Cơ cấu chức năng ( Song trùng lãnh đạo )
• Nguyên lý xây dựng cơ cấu: Cơ cấu này được Frederiew. Teylor lần đầu
tiên đề xướng và áp dụng trong chế độ đốc công chức năng . Việc quản lý
được thực hiện theo chức năng, mỗi cấp có nhiều cấp trên trực tiếp của
mình
• Sơ đồ
Sơ đồ 2: Cơ cấu chức năng.
• Đặc điểm: Trong phạm vi toàn doanh nghiệp, người lãnh đạo tuyến trên lẫn
người lãnh đạo tuyến chức năng đều có quyền ra quyết định về các vấn đề
có liên quan đến chuyên môn của họ cho các phân xưởng tổ đội sản xuất:
Nhiệm vụ quản lý trong cơ cấu này được phân chia trong các đơn vị riêng
biệt để cùng tham gia quản lý. Mỗi đơn vị được chuyên môn hoá thực hiện
chức năng và hình thành những người lãnh đạo chức năng .
+ Ưu điểm
• Tận dụng được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo.
• Giảm gánh nặng cho người lãnh đạo chung.
+ Nhược điểm
• Một cấp dưới có nhiều cấp trên.
• Vi phạm chế độ một thủ trưởng.
Cơ cấu trực tiếp chức năng
• Điều kiện áp dụng : Môi trường phải ổn định mọi vấn đề thuộc về thủ
trưởng đơn vị, tuy nhiên có sự giúp đỡ của các lãnh đạo chức năng, các
chuyên gia. Từ đó cùng dự thảo ra các quyết định cho các vấn đề phức tạp
để đưa xuống cho người thực hiện và người thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh
của người lãnh đạo doanh
• Sơ đồ
Sơ đồ 3: Cơ cấu trực tiếp chức năng
• Đặc điểm
• Lãnh đạo các phòng chức năng làm nhiệm vụ tham mưu, gúp việc, theo dõi,
đề xuất, kiểm tra, tư vấn cho thủ trưởng nhưng không có quyền ra qyết định

cho các bộ phận , đơn vị sản xuất.
• ý kiến của lãnh đạo các phòng chức năng đối với các đơn vị sản xuất chỉ có
tính chất tư vấn về mặt nghiệp vụ, các đơn vị nhận mệnh lệnh trực tiếp từ
thủ trưởng đơn vị, quyền quyết định thuộc về thủ trưởng đơn vị sau khi đã
tham khảo ý kiến các phòng chức năng.
+ Ưu điểm
• Thực hiện được chế độ một thủ trưởng.
• Tận dụng được các chuyên gia
• Khắc phục được nhược điểm của cơ cấu trực tiếp và cơ cấu chức năng nếu
để riêng
+ Nhược điểm
• Số lượng người tham mưu cho giám đốc sẽ nhiều, gây lãng phí nếu các
phòng không được tổ chức hợp lý.
• Phải giải quyết những mâu thuẫn rất trái ngược nhau của các bộ phận chức
năng nên phải họp nhiều.Tuy vậy, do cơ cấu này có quá nhiều ưu điểm nên
nó được áp dụng trong cơ chế hiện nay.
Cơ cấu trực tuyến – tham mưu ( cơ cấu phân nhánh )
- Sơ đồ
Sơ đồ 4 : Cơ cấu trực tuyến – tham mưu
- Đặc điểm
Đây là cơ cấu có thêm bộ phận tham mưu giúp việc. Cơ quan tham mưu có thể là
một hoặc một nhóm chuyên gia hoặc cán bộ trợ lý. Cơ quan tham mưu có nhiệm
vụ đưa ra ý kiến góp ý dự thảo quyết định cho lãnh đạo doanh nghiệp.
+ Ưu điểm
• Cơ cấu này thuận lợi và rất dễ thực hiện yêu cầu của một chế độ thủ
trưởng.
• Bước đầu đã biết khai thác tiềm năng của cơ quan tham mưu.
+ Nhược điểm
Để đưa ra một quyết định người lãnh đạo mất nhiều thời gian làm việc với tham
mưu, dễ tình trạng dẫn tới tốc độ ra quyết định chậm, nhiều lúc có thể mất đi cơ

hội trong kinh doanh.
Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận
Sơ đồ 5 : Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận
F : Các phòng chức năng
O : các sản phẩm, dự án, các công trình.
-Đặc điểm
Khi thực hiện một dự án sẽ cử ra một chủ nhiệm dự án, cac phòng chức năng cử
ra một cán bộ tương ứng. Khi dự án kết thúc người nào trở về công việc của
người đó.
+ Ưu điểm
• Cơ cấu này có tính năng động cao dễ di chuyển các cán bộ có năng lực để
thực hiện các dự án khác nhau
• Sử dụng cán bộ có hiệu quả, tận dụng được cán bộ có chuên môn cao,
giảm cồng kềnh cho bộ máy quản lý doanh nghiệp.
+ Nhược điểm
• Hay xảy ra mô thuẫn giữa người lãnh đạo dự án và người lãnh đạo chức
năng, do đó phải có tinh thần hợp tác cao.
• Cơ cấu này thường chỉ áp dụng đối với các mục tiêu ngắn hạn và trung hạn
Cơ cấu khung
• Chỉ duy trì một số cán bộ cho những bộ phận nòng cốt, khi nào cần thi
tuyển thêm người theo hợp đồng, khi hết việc thì người tạm tuyển bị phân
tán.
• Chỉ áp dụng ở những doanh nghiệp mà công việc mang tính thời vụ hoặc
tuỳ thuộc vào khả năng thắng thầu.
Nếu theo quy mô thì cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý doanh nghiệp có hai loại
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có quy mô vừa và
lớn
Mô hình này thường được cấu tạo bởi : 1 giám đốc, 2 phó giám đốc, 7 phòng ban
chức năng, và các phòng ban có nhiệm vụ:

• Phòng kinh doanh : Đảm nhận các khâu có liên quan đến thị trường vật
tư , xuất nhập khẩu, tiêu thụ sản phẩm.
• Phòng điều hành sản xuất: Vạch ra kế hoạch sản xuất, định mức lao động
quản lý sản xuất, lượng sản phẩm, công nghệ kiểm tra phục vụ sản xuất
• Phòng kế hoạch tài chính: Phụ trách mạng tài chính, thống kê , hạch toán
kế toán, kiểm kê tài sản, kiểm tra tiền lương.
• Phòng nội chính: Tuyển dụng,sa thải, quản lý nhân viên, bảo vệ doanh
nghiệp, lo hành chính, đời sống , y tế.
• Các phòng chức năng khác: Chuẩn bị các quyết định theo yêu cầu được
giao. Theo dõi, hướng dẫn các phân xưởng, các bộ phận sản xuất.
Sơ đồ 6 : Cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn
Cơ cấu mô hình quản lý bộ máy có quy mô nhỏ:
• ở Việt Nam, do chủ trương phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần
của Đảng nên hiện nay chúng ta có nhiều loại hình doanh nghiệp : doanh
nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp liên doanh, công ty cổ phần, đặc biệt có
rất nhiều công ty TNHH. Đây là hình thức khá phổ biến, cơ cấu thường có:
1. Giám đốc, 1.P.Giám đốc