TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ CÔNG NGHIỆP NHẬT MINH

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1 : Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2011 đến 2013
STT Viết tắt Giải thích
1 TNHH TM&DV Trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ
2 KH Khách hàng
3 SXKD Sản xuất kinh doanh
4 KT Kế toán
5 MST Mã số thuế
6 GTGT Giá trị gia tăng
7 TKĐƯ Tài khoản đối ứng
8 TSCĐ Tài sản cố định
9 NT Ngày tháng
10 GS.TS Giáo sư tiến sĩ
11 ĐTM Đô thị mới
9
DANH MỤC SƠ ĐỒ
STT Tên Diễn Giải
1 Sơ đồ 1.1 Quy trình tổ chức sản xuất kinh doanh tại công ty
2 Sơ đồ 1.2 Bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh
3 Sơ đồ 2.1 Bộ máy tổ chức kế toán
4 Sơ đồ 2.2 Trình tự ghi sổ kế toán
10
PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ
THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG
SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRÁCH
NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ CÔNG
NGHIỆP NHẬT MINH
1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
- Tên công ty : Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ công nghiệp
Nhật Minh

- Trụ sở : B5, Lô 11, Khu ĐTM Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
- Vốn điều lệ : 5.000.000.000đ.(Theo quy định của luật doanh nghiệp,
với vốn điều lệ 5.000.000.000đ doanh nghiệp sẽ thực hiện chế độ kế toán theo
QĐ 48/2006/QĐ-BTC, nhưng thực tế do quy mô hoạt động và cam kết bổ
sung vốn doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan thuế tại nơi doanh nghiệp
kinh doanh thực hiện chế độ kế toán theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC).
- MST : 0102 012 184
- Hình thức hoạt động : hạch toán độc lập.
- Tài khoản : 035 0101 445 4724 tại ngân hàng Hàng Hải – CN Hà Nội
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ công nghiệp Nhật Minh được
thành lập ngày 01/05/2009 theo giấy phép kinh doanh số 0102012184 với tư
cách là một đơn vị hạch toán độc lập và hoạt động theo luật doanh nghiệp.
Ngay từ những này đầu thành lập công ty đã xác định được mục tiêu và
phương hướng của mình tạo nên một chỗ đứng vững chắc trên thị trường
hàng tiêu dùng trong nước. Công ty đã xây dựng được hai hệ thống cửa hàng
lớn, doanh thu của hai hệ thống cửa hàng ngày càng tăng, số lượng hàng hóa
cung cấp cho thị trường ngày càng lớn.

11
1.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH DOANH CỦA
CÔNG TY
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Chức năng:
Cung cấp các mặt hàng tiêu dùng cho thị trường trong nước như : bột
giặt , nước mắm, mì tôm, bánh kẹo, sữa, coffee… công ty là cầu nối giữa nhà
sản xuất và người tiêu dùng, người cung cấp hàng… đáp ứng nhu cầu của xã
hội, mang lại cuộc sống tiện nghi thoái mái tốt nhất. Đặc biệt trong điều kiện
kinh tế phát triển ngày nay thì nhu cầu về cuộc sống tiện nghi càng trở nên
cần thiết.
Nhiệm vụ :

Cung cấp các loại mặt hàng tốt nhất, giá cả hợp lý, chất lượng đảm bảo
và đặc biệt các dich vụ sau khi bán hàng tạo niềm tin và sự hài lòng của
khách hàng khi đến với công ty.Nghiên cứu phân tích thị trường, nắm bắt nhu
cầu của xã hội và đáp ứng nhu cầu của xã hội. Ngoài việc thực hiện nhiệm vụ
cơ bản thì công ty còn phải thực hiện các nhiệm vụ do nhà nước đặt ra và
những nhiệm vụ của doanh nghiệp trong từng giai đoạn phát triển của công
ty.
Toàn thể cán bộ, công nhân viên trong Công Ty TNHH TM & DV
Công nghiệp Nhật Minh luôn cố gắng phấn đấu đưa uy tín và chất lượng sản
phẩm của mình hướng tới sự hài lòng nhất cho khách hàng.
Công Ty TNHH TM & DV Công nghiệp Nhật Minh cố gắng mở rộng thị
trường trên tất cả các tỉnh, thành phố trên toàn quốc.
Bên cạnh những yêu cầu về kinh doanh, Công Ty TNHH TM & DV
Công nghiệp Nhật Minh rất chú trọng đến việc đào tạo và bồi dưỡng chuyên
môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên.
Luôn cố gắng chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên đầy đủ cả về vật
chất cũng như tinh thần.
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách cho nhà nước.
12
1.2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty
Với chức năng thương mại, dưới sự phân công lao động xã hôi, công ty
là cầu nối giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng, người cung cấp hàng… đáp
ứng nhu cầu của xã hội, mang lại cuộc sống tiện nghi thoái mái tốt nhất. Đặc
biệt trong điều kiện kinh tế phát triển ngày nay thì nhu cầu về cuộc sống tiện
nghi càng trở nên cần thiết.
Các cán bộ nhân viên công ty đã đi sâu nghiên cứu phân tích thị trường,
nắm bắt nhu cầu của xã hội và đáp ứng nhu cầu của xã hội, cung cấp các loại
mặt hàng tốt nhất, giá cả hợp lý, chất lượng đảm bảo và đặc biệt các dich vụ
sau khi bán hàng tạo niềm tin và sự hài lòng của khách hàng khi đến với
công ty.

1.2.3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty
Sơ đồ 1.1 :QUY TRÌNH TỔ CHỨC KINH DOANH TẠI CÔNG TY
13
Phòng kinh doanh xem
xét, ký kết hợp đồng
Các chính sách hậu
mãi sau bán hàng
Hợp đồng kinh tế
Mua hàng Nhập kho
Thu tiền hàng hoặc ghi
nhận nợ
Giao hàng
Xuất kho
Công ty TNHH TM & DV công nghiệp Nhật Minh là Công ty kinh
doanh thương mại nên bắt đầu quy trình kinh doanh của Công ty là khâu mua
hàng về nhập kho Công ty cần có chính sách, phương pháp thu hút khách
hàng nhằm có các hợp đồng kinhtế . Nhân viên kinh doanh sẽ đi tìm kiếm các
khách hàng để có được các hợp đồng kinh tế khi có các hợp đồng kinh tế
phòng kinh doanh sẽ có nhiệm vụ xem xét ký kết hợ p đồng với những điều
khoản thích ợp . Tùy vào điều kiện thanh toán và hình thức thanh toán đã ký
kết trong hợp đồng kinh tế sẽ tổ chức chuyển giao hàng cho khách và thu tiền
hoặc ghi nhận nợ. Cuối cùng là các chính sách bảo hành và hậu mãi sau bán
hàng.
1.2.TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH
DOANH CỦA CÔNG TY
Công Ty TNHH TM & DV Công nghiệp Nhật Minh tổ chức theo kiểu
tham mưu trực tuyến thông suốt , có nghĩa là các phòng ban tham mưu cho
Giám đốc theo từng chức năng nhiệm vụ của mình giúp cho Giám đốc có
các quyết định có lợi cho công ty và luôn có thông tin chính xác để Giám đốc
nắm bắt được hoạt đéng sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính của công

ty. Chức năng giữa c¸c phòng ban được liên kết chặt chẽ và khép kín với
nhau ®Ó việc quản lý , điều hành được tiến hành có hiệu quả cao.
14
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy quán lý hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty
15
Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận.
Ban lãnh đạo gồm có một Giám đốc, một Phó giám đốc, ban lãnh đạo
phụ trách tổng quát , đồng thời chỉ đạo trực tiếp các phòng ban chức năng, các
cửa hàng trực thuộc.
• Giám đốc.
- Chức năng.
Giám đốc : là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm lãnh đạo quản
lý chung toàn bộ hoạt động kinh doanh và điều hành bộ máy quản lý công ty.
Giám đồc phải điều hành công ty theo đúng quy định của pháp luật.
- Quyền hạn.
Phó giám đốc
Phòng hành
chính
Phòng kế toánPhòng kinh
doanh
Giám đốc
16
+ Ký các hợp đồng tài chính và thương mại, tổ chức và điều hành hoạt
động sản xuất kinh doanh thường nhật của công ty theo những thông lệ
quản lý tốt nhất.
+ Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của
công ty.
+ Tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của
công ty

+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty
+ Quyết định lương, phụ cấp(nếu có) đối với người lao động trong công
ty.
+ Các quyền và nhiệm vụ khác theeo quy định của pháp luật.
- Nhiệm vụ.
+ Soạn thảo các quy chế hoạt động, quy chế quản lý tài chính,chi tiêu nội
bộ của công ty. Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm hay miễn nhiệm các
chức danh quản lý công ty.
+ Tham khảo ý kiến của cấp dưới để quyết định số lượng người lao động,
mức lương, trợ cấp, lợi ích, việc bổ nhiệm, miễn nhiệm và các điều
khoản khác liên quan đến hợp đồng lao động.
+ Thực thi kế hoạch kinyh doanh hàng năm.
+ Chuẩn bị các bản dự toán dài hạn hàng năm, hàng thnags của công ty
phục vụ hoạt động quản lý dài hạn, hàng năm và hàng tháng của công
ty theo kế hoạch kinh doanh.
+ Thực hiện tất cả các hoạt động khác theo quy định của điều lệ này và
các quy chế của công ty.
• Phó giám đốc.
- Chức năng.
Phó giám đốc : là người giúp việc cho giám đốc , chịu trách nhiệm
trước Giám đốc về công việc các phòng ban. Thay mặt giám đốc để giải
17
quyết công việc khi Giám đốc uỷ quyền. Là người vạch ra các chiến lược để
phát triển công ty. Theo dõi giám sát đôn đốc chỉ đạo mọi hoạt động kinh
doanh của công ty.
- Quyền hạn.
+ Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngàycủa công
ty trong phạm vi mình đảm nhiệm.
+ Tổ chức thực hiện các quyết định của giám đốc.
+ Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và các phương án đầu tư của côngty.

+ Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ
công ty.
- Nhiệm vụ.
+ Hỗ trợ giám đốc trong việc tổ chức điều hành hoạt động của công ty
+ Thay mặt giám đốc và phụ trách điều hành quản lý của các lĩnh vực
được phân công.
+ Tổ chức, chỉ đạo, hướng dẫn các bộ phận thực hiện nhiệm vụ được giao.
+ Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ của các bộ
phận được phân công phụ trách.
+ Chủ động giải quyết những vấn đề nhiệm vụ thuộc lĩnh vực mình phụ
trách và có trách nhiệm báo cáo kết quả giải quyết với giám đốc.
+ Ngoài những công việc được phân công, thực hiện tốt những nhiệm
+ vụ cụ thể khác theo điều hành của giám đốc nhằm đạt hiệu quả cao hơn và
phải chịu hoàn toàn trách nhiệm công việc do mình xử lý.
• Phòng kinh doanh.
- Chức năng.
Lập kế hoạch về kinh doanh mua bán hàng hoá và điều hanh nghiên
cứu khai thác thị trường , hoàn thiện biện pháp thúc đẩy bán hàng tiêu thụ
hàng hoá theo từng nguồn hàng thị trường.
Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
18
+ Công tác xây dựng kế hoạch chiến lược.
+ Công tác điều độ sản xuất kinh doanh.
+ Công tác lập dự toán
- Nhiệm vụ
+ Lên kế hoạch và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường, nghiên
cứu xu
hướng phát triển của thị trường , đối thủ cạnh tranh nhà cung cấp và các
hướng phát triển công nghệ.
+ Lên kế hoạch kinh doanh của phòng trình Giám đốc phê duyệt.

+ Thiết lập hệ thống theo dõi giám sát, đánh giá và hỗ trợ việc thực hiện
kế hoạch kinh doanh của các nhân viên trong phòng cũng như việc triển khai
các hợp đồng của bộ phận khác.
+ Liên hệ với khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng, xá định giá bán,
tiến hành các hoạt động tiếp cận với khách hàng, chào giá, đàm phán ký kết
hợp đồng theo uỷ quyền của Giám đốc.
- Quyền hạn
+ Được quyền yêu cầu các đơn vị trong công ty phối hợp và quan hệ với
các cơ quan có liên quan để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
theo quy định.
+ Được quyền tham gia góp ý kiến và đề xuất giải pháp thực hiện các lĩnh
vực hoạt động của công ty.
+ Ký các văn bản hành chính và nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và
của công ty để thực hiện các công việc được phân công và theo sự ủy quyền
của Giám đốc.
+ Được tham gia việc bố trí, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ nhân
viên thuộc bộ phận với Giám đốc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn đối với
những nhân viên trực thuộc bộ phận không hoàn thành nhiệm vụ được giao.
19
+ Được phép cử cán bộ của bộ phận tham gia các tổ chức do Giám đốc ký
quyết định thành lập.
+ Được quyền sử dụng các trang thiết bị, phương tiện của công ty vào
mục đích phục vụ công tác để hoàn thành các nhiệm vụ nêu trên.
+ Được quyền từ chối thực hiện những nhiệm vụ do lãnh đạo giao nhưng
không phù hợp với quy định của pháp luật và quy trình thực hiện công việc
đó.
• Phòng tài chính kế toán.
Thực hiện hạch toán theo luật kế toán và kiêm nhiệm các nhiệm vụ khác.
- Chức năng: Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong việc điều hành
quản lý về các lĩnh vực

+ Công tác tài chính
+ Công tác kế toán tài vụ.
+ Công tác kiểm toán nội bộ.
+ Công tác quản lý tài sản.
+ Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế.
- Nhiệm vụ
+ Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của công ty tham mưu cho
Giám đốc.
+ Chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu và chi, kiểm tra việc chi tiêu các khoản
tiền vốn,sử dụng vật tư, theo dõi đối chiếu công nợ.
+ Xây dựng kế hoạch quản lý, khai thác và phát triển vốn của công ty,
chủ trì tham mưu trong việc tạo nguồn vốn, quản lý, phân bổ, điều
chuyển vốn và hoàn trả vốn vay, lãi vay trong toàn công ty.
+ Tham mưu giúp Giám đốc phân bổ chỉ tiêu kế hoạch tài chính cho các
đơn vị trực thuộc.
+ Triển khai công tác nghiệp vụ kế toán tài vụ trong toàn công ty.
20
+ Thực hiện quyết toán đúng tiến độ và tham gia cùng với phòng nghiệp
vụ của công ty để hoạch toán lỗ, lãi cho từng đơn vị trực thuộc, giúp
cho ban giám đốc công ty nắm chắc nguồn vốn, lợi nhuận.
Phòng tài chính kế toán : có nhiệm vụ tham mưu trong lĩnh vực hạch toán
kinh tế, quản lý, giám sát điều hành chung mọi hoạt động tài chính của công
ty. Đång thời giám sát tình hình cung cấp hàng hoá bảo quản kho hàng.
Hàng quý, hàng năm lập kế hoạch tài chÝnh của công ty trình lên Giám đốc.
Ghi chép phản ánh trung thực mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghệp
Thu thập và tổng hợp số liệu báo cáo tài chính ,phân tích mọi hoạt động
sản xuất kinh doanh.
Thanh toán công nợ với khách hàng.
Nộp đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.

- Quyền hạn.
+ Thực hiện công tác tài chính, kế toán của công ty.
+ Thực hiện các việc thanh toán quyết toán toàn bộ các giao dịch của
công ty và khách hàng
+ Thực hiện công tác kế toán quản trị và quản lý rủi ro.
+ Phối hợp với các phòng nghiệp vụ xây dựng các phương án tài chính
của công ty, phương án vay vốn, sử dụng vốn, thanh toán quyết toán
các hợp đồng kinh tế.
+ Lập các báo cáo tài chính tháng, quý, năm và các báo các khác theo chế
độ quy định.
• Phòng hành chính.
Vừa làm công tác lao động tiền lương, tham mưu về việc sử dụng lao
động cho hội đồng quản trị và giám đốc điều hành , vừa phụ trách công tác
hành chính của công ty.
- Chức năng:
21
+ Thừa hành để thực hiện công tác Quản trị hành chính, Quản trị nhân
sự, thanh tra, bảo vệ pháp chế, thi đua, tuyên truyền.
+ Là chiếc cầu nối công tác từ ban lãnh đạo xuống các bộ phận và ngược
lại, làm trung tâm thông tin giữa các bộ phận, truyền tin, truyền mệnh
lệnh của lãnh đạo đến nơi cần thiết một cách kịp thời, chính xác.
+ Quản lý TSCĐ, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm (kể cả các tài sản
thuê ngoài của Công ty).
- Nhiệm vụ
+ Công tác văn thư, lưu trữ, ấn loát, thông tin liên lạc, đời sống, lễ tân,
phục vụ hội họp, hội nghị, trật tự trị an, an toàn phòng cháy và chữa
cháy. Thư ký các cuộc họp trong nội bộ Công ty
+ Quản lý tài sản, phương tiện đi lại trong toàn Công ty theo phân cấp.
+ Tiếp khách, các đơn vị có quan hệ giao dịch đến làm việc với Công ty.
+ Lập kế hoạch mua sắm tài sản, trang thiết bị, công cụ lao động, văn

phòng phẩm và các đồ dùng khác cho công ty, theo dõi tình hình sử
dụng cơ sở vật chất của công ty
+ Quản lý nhân sự theo các nội quy, quy chế của công ty.
+ Thực hiện các chế độ cho người lao động theo quy định của luật lao
động và các quy định có liên quan.
+ Lập kế hoạch đào tạo nhân sự theo đúng yêu cầu của công ty
+ Lập kế hoạch duy trì và phát triển nguồn nhân lực theo kế hoạch phát
triển củacông ty
+ Hỗ trợ pháp lý cho khách hàng.
+ Kiểm soát nội bộ.
+ Xử lý khiếu nại của khách hàng.
- Quyền hạn
+ Đề xuất biện pháp nhằm nâng cao năng suất, chất lượng quản lý sản
xuất kinh doanh của công ty .
22
+ Thay mặt Giám đốc để giải quyết các vấn đề liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ của bộ phận trong phạm vi thẩm quyền được giao quản lý.
+ Được quyền yêu cầu, đề nghị các bộ phận trong công ty cung cấp các
số liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của bộ phận để tổng hợp báo
cáo.
+ Tham gia đóng góp ý kiến với lãnh đạo công ty về những vấn đề có liên
quan đến chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
+ Có quyền kiến nghị đề xuất việc khen thưởng, kỷ luật, nâng bậc, xếp
lương chức danh đối với cán bộ công nhân viên của bộ phận.
+ Tham gia các cuộc họp có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của bộ
phận.
1.4. TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA
CÔNG TY
Bảng 1.1 :
KÕT QU¶ KINH DOANH Tõ N¡M 2011 §ÕN N¡M 2013

§¬n vÞ tÝnh: VN§
STT
Chỉ tiªu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
1
Doanh thu b¸n hàng và
cung cấp dịch vụ
14.339.137.200 84.305.218.281 142.697.650.506
2
C¸c khoản giảm trừ
doanh thu
0 0 0
3
Doanh thu thuần về b¸n
hàng và cung cấp dịch
vụ
14.339.137.200 84.305.218.281 142.697.650.506
4 Gi¸ vèn hµng b¸n 14.042.666.191 82.796.896.596 139.616.801.848
23
5 Lợi nhuận gộp về bán
hàng và cung cấp dịch
vụ
296.471.009 1.508.321.685 3.080.848.658
6 Doanh thu hoạt động tài
chính
296.623 2.821.605 7.322.591
7 Chi phí tài chính:
- Trong đó: Chi phí lãi
vay
24.743.542
0

558.357.354
0
295.296.040
0
8 Chi phí bán hàng 253.869.325 943.847.651 2.163.938.954
9 Chi phí quản lý doanh
nghiệp
2.297.400 0 495.281.790
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt
động kinh doanh
15.857365 8.938.285 133.654.465
11 Thu nhập khác 0 0 0
12 Chi phí khác 0 0 0
13 Lợi nhuận khác 0 0 0
4 Tổng lợi nhuận kế toán
trớc thuế
15.857.365 8.938.285 133.654.465
15 Chi phí thuế thu nhập
doanh nghiệp hiện hành
3.964.341,25 2.234571,25 33.413.616,25
16 Chi phí thuế thu nhập
doanh nghiệp hoãn lại
0 0 0
17 Lợi nhuận sau thuế thu
nhập doanh nghiệp
11.893.023,75 6.703.713,75 100.240.848,75
18 Lãi cơ bản trên cổ phiếu 0 0 0
Nhỡn vo bng kt qu trờn ta thy hot ng kinh doanh ca cụng ty trong 3
nm 2011, 2012, 2013 u cú lói . Mc dự trong nm 2012, tỡnh hỡnh kinh
doanh ca cụng ty cú gim so vi nm 2011, s giảm sút doanh thu dn n

gim li nhun cú th do nhiu nguyờn nhõn gõy ra trong ú cú nguyờn nhõn
l do giỏ c cỏc mt hng bin ng mnh gõy khú khn cho doanh nghip khi
giỏ u vo tng cao trong khi ú giỏ bỏn ra khụng tng theo t l giỏ u vo
khin doanh nghip phi bự l. Nhng sang đến nm 2013, cụng ty ó thu c
li nhun ỏng k so vi nm 2012. Cú nhiu nguyờn nhõn khin doanh
nghip hot ng kinh doanh cú hiu qu trong ú vic n nh giỏ c th
24
trường có ảnh hưởng lớn đến vấn đề này.C«ng ty đã có biện pháp cải tiến kinh
doanh hiệu quả hơn, nhằm kích thích tiêu thụ hàng hoá, mở rộng địa bàn hoạt
động, mở rộng quy mô của công ty.
PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ
TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ CÔNG NGHIỆP NHẬT
MINH
2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
Sơ đồ 2.1 :
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY.

25
Kế toán trưởng
Kế toán
bán
hàng
Kế toán
thanh
toán
Thủ
quỹ
Kế toán
vốn

bằng
tiền
Kế toán tổng hợp

Chức năng nhiệm vụ :
Kế toán trưởng : là người phụ trách v ề vấn đ tài chính kế toán của Công
ty, có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ côngác tài chính kế toán
của Công ty. Điều này nhằm đảm bảo cho bộ máy kế toán công ty được gọn
nhẹ, hoạt động có hiệu quả và phù hợp với quy mô vừa và nhỏ của công ty.
Kế toán trưởng lập hệ thống sổ sách kế toán minh bạch, phản ánh trung thực
kết quả tình hình kinh doanh của Công ty đồng thời chịu trách nhiệm trước
pháp luật theo pháp lệnh kế toán thống kê Nhà nướ ban hành. Không chỉ vậy,
Kế toán trưởng còn có trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng
phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và tham mưu về hoạt động tài chính,
thực hiện các khoản đóng góp nghĩa vụ với Nhà nước, xét duyệt các báo cáo
tài chính của công ty trước khi gửi đến các cơ quan chức năng, tổ chức tài chính.
Kế toán trưởng còn phải luôn cập nhật thông tin, văn bản có tính pháp quy
về chế độ kế toán tài chính để phân công, hướng dẫn các kế toán viên thực hiện
công việc đúng đắn, chính xác.
Kế toán tổng hợp: chịu trách nhiệm tổng hợp các phần hành kế toán chi
tiết, giúp đỡ Kế toán trưởng lập và nộp các Báo cáo tài chính đúng hạn
Kế toán bán hàng: có nhiệm vụ lập hoá đơn cho khách hàng, sau đó tập
hợp các hoá đơn mua hàng và bán hàng để ghi sổ; đồng thời chịu trách nhiệm
tập hợp doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
Kế toán thanh toán: chịu trách nhiệm xử lý và hạch toán các nghiệp vụ
26
Kế toán
kho
liên quan tới thanh toán cho nhà cung cấp, thanh toán với khách hàng và
thanh toán với người lao động .

Thủ quỹ : làm nhiệm vụ quản lý quỹ, quản lý việc thu chi, lập báo cáo
quỹ. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu chi… thủ
quỹ ghi vào sổ quỹ. Cuối ngày tính ra số dư để báo cáo kế toán trưởng và đối
chiếu với kế toán vốn bằng tiền. Nếu có chênh lệch phải kiểm tra lại và có
biện pháp xử lý chênh lệch. Thủ quỹ có trách nhiệm bảo quản và quản lý toàn
bộ số lượng tiền mặt, không để két thừa hoặc thiếu tiền.
Kế toán vốn bằng tiền: phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ số hiện có,
tình hình biến động và sử dụng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,tiền đang chuyển,
ngoại tệ,… tại Công ty. Đồng thời làm nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng,
theo dõi các khoản vay , nộp ngân hàng của công ty.
Kế toán kho : tập hợp, phân loại sản phẩm, tính giá thành từng loại
sản phẩm. Đồng thời, kế toán kho vào sổ chi tiết theo dõi thành phẩm
hàng tháng (cho từng loại mặt hàng về mặt số lượng).
2.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
2.2.1. Các chính sách kế toán chung
- Công ty TNHH TM & DV công nghiệp Nhật Minh áp dụng chế độ kế
toán do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định số 15/2006 QĐ BTC ngày
20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong công tác hạch toán tại công ty : Việt Nam
Đồng (VND- Niên độ kế toán : Bắt đầu từ ngày 01/01 /N và kết thúc vào ngày
31/12/N
- Kỳ kế toán : Quý- Hình thức kế toán áp dụng : Hình thức “ Nhật ký
chung ”
- Phương pháp tính thuế GTGT : Theo phương pháp khấu trừ.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho : Theo nguyên giá ( giá gốc )
- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho :Theo phương pháp bình quân cả
kỳ dự trữ.
27
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai
thường xuyên.

- Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định ( TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình,
TSCĐ thuê tài chính và BĐSĐT : Theo nguyên giá ( giá gốc )
- Phương pháp khấu hao TSCĐ : TSCĐ được tính khấu hao theo phương
pháp đường thẳng.
- Nguyên tắc ghi nhận doanh thu : Thời điểm ghi nhận doanh thu trùng
với thời điểm sản phẩm, dịch vụ được chuyển giao quyền sở hữu hay được
ghi nhận khi người mua
thanh toán ngay hay chấp nhận thanh toán.
2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Toàn bộ chứng từ kế toán sử dụng tại Công ty đều theo quy định của chế
độ kế toán số 15 /2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng
Bộ tài chính
• Công ty sử dụng phổ biến các chứng từ sau:
- Chứng từ về tiền :
+ Phiếu thu: Mẫu số 01-TT
+ Phếu chi: Mẫu số 02- TT
+ Giấy đề nghị tạm ứng : Mẫu số 03 – TT
+ Giấy thanh toán tiền tm ứng : Mẫu số 04- TT
+ Giấy đề nghị thanh toán : Mẫu số 05 – TT
+ Biên lai thu tiền : Mẫu số 06 - TT
+ Bảng kiểm kê quỹ: Mẫu số 08 – TT
+ Bảng kê chi tiền: Mẫu số 09 - TT
• Chứng từ về hàng tồn kho :
+ Phiếu nhập kho:Mẫu số 01 – VT
+ Phiếu xuất kho : Mẫu số 02 – VT
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá: Mẫu số 03 – VT
28
• Chứng từ về tài sản cố định :
+ Biên bản bàn giao tài sản cố định: Mẫu số 01 - TSCĐ
+ Biên bản thanh lý tài sản cố định: Mẫu số 02 - TSCĐ

+ Biên bản đánh giá lại tài sản : Mẫu số 04 - TSC
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao: Mẫu số 06 – TSCĐ
• Chứng từ về tiền lương :
+ Bảng chấm công: Mẫu số 01aLĐTL
+ Bảng thanh toán tiền lương: Mẫu số 02- LĐTL
+ Bảng thanh toán tiền thưởng: Mẫu số03 – LĐTL
+ Bảng trích nộp các khoản trích theo lương : Mẫu số 10 – LĐT
+ Bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội : Mẫu số11 – LĐTL
• Chứng từ về bán hàng :
+ Hoá đơn Giá trị gia tăng : Mẫu số 01GTGT – 3LL
+ Hoá đơn bán hàng thông thường : Mẫu số 02GTGT – 3LL….
Khi một chứng từ phát sinh tại bộ phận nào, thì nhân viên có trách nhiệm
của bộ phận đó sẽ chyển chứng từ hoặc bộ chứng từ về phòng Kế toán tài
chính . Tại đây, chứng từ sẽ được lọc và chuyển đến cho các nhân viên kế
toán phụ trách các phần hành kế toán có liên quan, sau khi nhân viên kế toán
tập hợp và xử lý chứng từ, sẽ có nhiệm vụ lưu giữ chứng từ tại nơi quy định.
2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Chế độ tài khoản Công ty đang áp dụng theo Quyết định số 15 /2006/ QĐ -
BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Đối với tài khoản Phải thu của khách hàng – TK131 sẽ được mở chi tiết
theo đối tượng, mỗi đối tượng khách hàng sẽ có một mã số riêng, Công ty có
thể theo dõi Công nợ đối với từng khách hàng.
Đối với tài khoản Tiền gửi ngân hàng – TK 112 cũng được mở chi tiết cho
từng ngân hàng công ty mở tài khoản
Đối với tài khoản Doanh thu bán hàn
29
– TK 511 được mở chi tiết cho doanh thu của từng loại hàng
2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Hiện nay công ty đang sử dụng hình thức ghi sổ đó là sổ nhật ký chung.
Hình thức nhật ký chung bao gồm:

- Sổ Nhật ký chung
- Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ 2.2: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
30
Nhật ký bán
hàng; Nhật ký
mua hàng
Chứng từ gốc
Sổ Cái
Sổ ( thẻ ) kế
toán chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài chính
Nhật ký
chung
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuôi tháng
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra, kế toán ghi vào sổ
Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi
vào Sổ Cái các tài khoản có liên quan. Đồng thời từ các chứng từ gốc đó kế
toán cũng ghi vào Sổ chi tiết mở cho từng đối tượng theo yêu cầu của quản lý.
Riêng đối với các nghiệp vụ bán hàng và mua hàng, từ các chứng từ gốc
sẽ được ghi vào Sổ Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng. Đến cuối tháng
cộng số liệu trên các sổ Nhật ký mua hàng, Nhật ký bán hàng chuyển số liệu
vào Sổ Cái các tài khoản có liên quan.

Cuối tháng, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng Cân đối số phát sinh. Sau
khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp
chi tiết được dựng để lập các báo cáo tài chính.
Việc ghi sổ trong cùng kỳ phải đảm bảo nguyên tắc:
31
2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Công ty áp dụng hệ thống báo cáo tài chính theo Quyết định số 15/2006/ QĐ
- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Kỳ lập báo cáo năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01 /N đến ngày 31/12N
Nơi gửi báo cáo: Chi cục Thuế quận Hoàng Mai - Hà Nội.
Cuối mỗi năm tài chính, Kế toán trưởng có trách nhiệm tổng hợp, đối
chiếu các số liệu để lên được các báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài
chính, giúp đỡ Kế toán trưởng là Kế toán tổng hợp và các nhân viên kế toán
chi tiết. Sau khi lập xong báo cáo tài chính, Giám đốc Công ty sẽ xác nhận và
ký duyệt, nộp lên Cơ quan chức năng trước ngày 31/03 năm sau.
Các báo cáo tài chính bắt buộc: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Bảng
Cân đối kế toán, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính.
Một số loại báo cáo quản trị mà Công ty lập như Báo cáo Doanh thu
hàng tháng, Báo cáo phải thu khách hàng, Báo cáo công nợ quá hạn, Báo cáo
nhân sự, …
Sau một kỳ hoạt động bộ phận kế toán tại đơn vị phải lập một báo cáo
mang tính chất nội bộ gửi lên ban quản lý đơn vị. Báo cáo nội bộ này phải
cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác về tình hình tài sản, nguồn
vốn, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong năm qua. Dựa
vào báo cáo nội bộ đó ban quản lý sẽ lên kế hoạch cho kỳ hoạt động tới nhằm
mục tiêu cuối cùng là đạt lợi nhuận cao hơn.
Tổng số phát sinh Nợ và
Tổng phát sinh bên Có trên
Bảng Cân đối số phát sinh
=

Tổng số phát sinh Nợ và
Tổng phát sinh bên Có trên
Sổ Nhật ký chung và trên sổ
Nhật ký đặc biệt
32
PHẦN 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC
HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM
HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ CÔNG NGHIỆP
NHẬT MINH
3.1. ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
Bộ máy kế toán của một Doanh nghiệp có trách nhiệm tổ chức thực hiện
và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của Doanh nghiệp. Bộ máy kế toán là
một trong những bộ phận quan trọng trong hệ thống quản lý của một Doanh
nghiệp. Bộ máy kế toán của một doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế
toán tại một doanh nghiệp cùng với các phương tiện trang thiết bị dựng để ghi
chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại
doanh nghiệp từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp
thông tin kinh tế về các hoạt động của đơnvị.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, hoàn
toàn phù hợp với cơ cấu trúc tổ chức gọn nhẹ . Các nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh đều được xử lý tập trung tại Phòng kế toán – Tài chính của
Công ty. Phòng kế toán công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ, hoạt động
có nề nếp , việc phân công lao động tương đối hoàn chỉnh phù hợp với khả
năng của nhân viên trong Phòng kế toán . Đội ngũ nhân viên nhiệt tình công
tác, nắm vững chuyên môn, luôn tuân thủ đúng các chuẩn mực kế toán, chế
độ kế toán hiện hành . Đội ngũ nhân viên kế toán thường xuyên được đào tạo
nâng cao trìn độ chuyên môn nghiệp vụ, nắm vững chế độ và vận dụng một
cách linh hoạt. Giữa các nhân viên trong phòng luôn có sự tương trợ giúp đỡ
lẫn nhau trong công việc giúp cho việc cung cấp thông tin và xử lý thông tin
kip thời, chính xác và đầy đủ giúp cho việc ra quyết định của quản lý được

chính xác và kịp thời.
33