Luận văn công nghệ thông tin Xây dựng chương trình quản lý thư viện cho trường THPT Sư Phạm Thái Nguyên

Mục Lục
LỜI NÓI ĐẦU 1
CHƯƠNG I 3
GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT 3
1.1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Access 3
1.1.1 Khái niệm về MS Access 3
1.1.2 Giới thiệu các công cụ MS Access cung cấp 4
CHƯƠNG II 12
KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 12
2.1 Mục đích của bài toán 12
2.1.2 Giới thiệu về hệ thống 12
2.1.3 Quy trình xử lý thông tin 13
2.1.4 Đánh giá hệ thống cũ 19
2.1.5 Phạm vi và mục tiêu xây dựng hệ thống mới 19
2.2 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BFD) 20
2.3 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu 21
2.3.1 Tổng quan về biểu đồ luồng dữ liệu 21
2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 22
2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 23
2.3.4 Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh 24
2.4 Sơ đồ các thực thể liên kết 28
2.5 Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu 29
CHƯƠNG III 31
THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 31
3.1 Các bảng cơ sở dữ liệu 31
3.2 Thiết kế các bảng 35
3.3 Sơ đồ liên kết các bảng dữ liệu 37
CHƯƠNG IV 38
2 .Chức năng tìm kiếm thông tin 42
KẾT LUẬN 45
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 46

TÀI LIỆU THAM KHẢO 47
LỜI NÓI ĐẦU
Với sự phát triển của xã hội như ngày nay thì công nghệ thông tin đã trở lên
quan trọng với tất cả các ngành trong đó khoa học máy tính cũng phát triển mạnh
mẽ và xâm nhập vào mọi lĩnh vực khoa học, kinh tế, xã hội, quản lý…Từ việc xây
dựng các chương trình khoa học kỹ thuật lớn đến các công việc quản lý đơn giản.
Máy tính giúp chúng ta cập nhập,tìm kiếm và lưu trữ thông tin một cách tốt nhất.
Ở nước ta hiện nay tin học đang ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong
công tác quản lý và từng bước khẳng định sức mạnh và vị trí của mình.Các bài
toán quản lý vô cùng đa dạng và phong phú tuỳ từng ngành nghề. Cùng với xu thế
đó việc tin học hoá công tác quản lý thư viện trong trường học trở lên hết sức cần
thiết và luôn là sự quan tâm của ban giám hiệu của các nhà trường.
Với những kiến thức đã được học hỏi và vận dụng lý thuyết đó vào công
việc thực tiễn là xây dựng phần mềm “Quản lý thư viện”. Tuy rằng lĩnh vực quản
lý thư viện không còn quá mới mẻ nhưng đối với từng nơi, từng lúc nó vẫn mang
tính hiện thực và hết sức cần thiết. Qua một thời gian phân tích, tìm hiểu, nghiên
cứu bám sát thực tế công việc kết hợp với lý thuyết được học, với nhu cầu thực tế
của chương trình em đã bước đầu phân tích và thiết kế hệ thống “Xây dựng
chương trình quản lý thư viện cho trường THPT Sư Phạm Thái Nguyên” trên
ngôn ngữ Access.
Với sự cố gắng của bản thân cùng sự giúp đỡ tận tình của cô “NGUYỄN THỊ
LAN ANH ” em đã hoàn thành bài thực tập tốt nghiệp này. Do điều kiện thời gian
trong quá trình làm em còn có nhiều thiếu sót. Em rất mong sự đóng góp ý kiến
của các bạn đặc biệt là cô NGUYỄN THỊ LAN ANH giúp em hoàn thiện kiến
thức cũng như kinh nghiệm cho bài sau.
Em xin chân thành cảm ơn!
2
CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Access

1.1.1 Khái niệm về MS Access
MS Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu của hang Microsoft chạy
trên môi trường Windows, trên đó có các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động
sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán quản lý thường gặp trong thực tế.
Với MS Access , người sử dụng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà vẫn có
được một chương trình hoàn chỉnh. Access Basic để ta có thể lập trình theo ý
muốn của người sử dụng.
Microsoft Access là công cụ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh, được đánh giá cao
trong các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu trên máy tính PC hiện nay. Do tính linh
hoạt có nhiều mức người dùng và rất dễ sử dụng .So với công việc phải lập trình
vất vả khi sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu như FOXPRO thì với Access chỉ cần
thực hiện những thao tác đơn giản.
Access không chỉ là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mà còn là một hệ quản trị
cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database).Access cung cấp công cụ Wizard để
tự động tạo bảng, truy vấn, báo cáo hỗ trợ cho người dùng,Ta có thể sử dụng việc
phân tích bảng để tránh dư thừa dữ liệu .Access hỗ trợ rất tốt cho những người
mới bước vào tin học.Với Wizard và các phương tiện hoạt động khác, sẽ tiết kiệm
được thời gian, công sức trong việc xây dựng và thiết kế công trình .
Sáu đối tượng mà Access cung cấp cho người dùng là: Bảng (Table), truy
vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo biểu (Report), Macro và Module.Các đối
tượng trên có đầy đủ khả năng lưu trữ dữ liệu, thống kê, kết xuất báo cáo thông tin
và tự động cung cấp nhiều các tác vụ khác.
MS Access được coi là một chương trình dễ sử dụng và phổ biến bởi nó đi
kèm với bộ Microsoft Office. Bên cạnh những chương trình khác như: SQL
Server, Foxpro đòi hỏi người tìm hiểu phải có những kiến thức nhất định về tin
học và sự tư duy logic để có thể lập trình được.
3
MS Access cung cấp công cụ Wizard để tự động tạo bảng truy vấn báo cáo
hỗ trợ người dung. Ta có thể sử dụng để phân tích bảnh tránh dư thừa dữ liệu. MS
Access hỗ trợ rất tốt cho những người mới bước vào ngành tin học. Với Wizard và

các phương tiện hoạt động tự động khác sẽ tiết kiệm thời gian , công sức trong
việc thiết kế, xây dựng chương trình…
1.1.2 Giới thiệu các công cụ MS Access cung cấp
MS Access cung cấp cho người dung 6 đối tượng cơ bản

Các đối tượng chính
* Bảng ( Table ):
Bảng là đối tượng được định nghĩa và dùng để lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng
chứa các thông tin về một chủ thể xác định. Mỗi bảng gồm các trường (Record)
hay còn gọi là các cột (Column), lưu giữ các dữ liệu khác nhau và các bản ghi
(Record) hay còn gọi là các hàng (row) lưu giữ tất cả các thông tin về một cá thể
nhất định của chủ thể đó. Có thể nói một khóa (Primary) cơ bản gồm một hoặc
nhiều trường và một hoặc nhiều chỉ mục (index) cho mỗi bảng để giúp tăng tốc độ
truy nhập dữ liệu.
4
Trường dữ liệu:
Mỗi cột dữ liệu của bảng sẽ tương ứng với một truờng dữ liệu. Mỗi trường
dữ liệu sẽ có tên gọi và tập hợp các thuộc tính miêu tả trường dữ liệu đó ví dụ như:
Kiểu dữ liệu, trường khóa, độ lớn, định dạng…
Mỗi trường dữ liệu phải được định kiểu dữ liệu. Trong Access, trường dữ
liệu có thể nhận một trong các kiểu sau.
TT Kiểu dữ liệu Độ lớn Lưu trữ…
1
Number Tùy thuộc kiểu cụ thể
Số: Số thực, số nguyên theo
nhiều kiểu.
2
AutoNumber 4 Bytes
Số nguyên tự động được
đánh số.

3 Text Tùy thuộc độ dài xâu Xâu kí tự.
4 Yes/No 1 Bytes Kiếu Logic
5 Date/Time 8 Bytes Lưu trữ ngày giờ.
6
Currentcy Sing
Lưu trữ dữ liệu kềm kí hiệu
tiền tệ.
7 Memo Tùy thuộc giá trị Kiểu ghi nhớ
8
Hyperlink Tùy thuộc độ dài xâu
Lưu trữ các siêu liên kết
( Hyperlink).
9
OLE Tùy thuộc dữ liệu
Âm thanh, hình ảnh, đồ
họa…
Trong Access việc tạo bảng, sửa đổi cấu trúc của bảng được tiến hành trên
môi trường giao diện đồ hoạ rất trực quan, việc tạo bảng có thể sử dụng công cụ
Wizard hoặc tự thiết kế theo ý người sử dụng. Đối với bảng,Access cung cấp đầy
đủ các kiểu dữ liệu cần thiết cho các trường, bao gồm các kiểu dữ liệu kiểu Text,
kiểu số (Number), tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng (Data/Time), kiểu ký ức
(memo), kiểu logic (yes/no) và các đối tượng OLE.
Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule của các trường,chúng ta có thể
kiểm soát được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trình nào
như các ngôn ngữ lập trình khác.
5
Ngoài ra,để giảm các thao tác khi nhập dữ liệu, ta có thể đặt thuộc tính ngầm định
Default value hay các phiên bản mới của Accesss cung cấp các Combo Box cho
các trường của bảng nếu ta muốn sủ dụng để giảm bớt các thao tác bàn phím và sai
sót trong quá trình nhập liệu .

Để đảm bảo an toàn dữ liệu, Access cho phép thiết lập quan hệ giữa các
bảng với nhau đảm bảo tính ràng buộc. Do đó người dùng không phải kiểm tra
tính toàn toàn vẹn dữ liệu khi nhập
Các bước cơ bản khi thiết lập một bảng trong Microsoft Access như sau:
Tạo bảng:
+ Đặt khoá chính cho bảng và tạo các chỉ mục
Chỉnh sửa cấu trúc bảng
Sử dụng thuộc tính của trường để trình bầy dạng dữ liệu của trường và kiểm
tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập

6
Mỗi bảng trong một CSDL đều có một khóa cơ bản trong Microsoft Access
tùy theo từng tính chất quan trọng của bảng này hay từng CSDL mà ta chọn khóa
chính cho phù hợp.
Mở bảng ở chế độ Design, chọn một hoặc nhiều trường muốn định nghĩa là
khóa, dùng chuột bắm vào nút “Primary key” trên thanh công cụ để thực hiện chọn
khóa.
+ Định nghĩa khoá quan hệ:
Sau khi định nghĩa xong hai hay nhiều bảng có quan hệ thì nên báo cho
Access biết cách thức quan hệ giữa các bảng. Nếu làm như vậy, Access sẽ biết liên
kết tất cả các bảng mỗi khi sử dụng chúng sau này trong các truy vấn, biểu mẫu.
* Truy vấn (Query )
Truy vấn là sự lựa chọn thông tin theo một điều kiện nào đó. Có thể nói
sức mạnh của Access chính là ở truy vấn và báo cáo. Trong Access có 2 loại truy
vấn:
+ Truy vấn lựa chọn ( Select Query):
Là truy vấn mà kết quả đầu ra là tập hợp các thông tin được lựa chọn từ các
bảng, các truy vấn theo một điều kiện nào đó.
+ Truy vấn hành động:
Là truy vấn nhằm thực hiện một thao tác sử lý dữ liệu nào đó. Ví dụ xoá dữ

liệu ( Query Delete ), cập nhập dữ liệu ( Query Update), chèn dữ liệu ( Query
Append), tạo bảng (Query Make Table).
Việc sử dụng hữu hiệu các truy vấn trong chương trình sẽ làm tăng khả năng
tìm kiếm lời giải cho các bài toàn phức tạp. Việc sử dụng các hàm tự định nghĩa
trong các cột của các truy vấn làm tăng khả năng kết xuất thông tin ,tăng tính đa
dạng,
mềm dẻo của thông tin đầu ra.
7
• Biểu mẫu (form )
Mẫu biểu là đối tượng được thiết kế chủ yếu dùng để nhập và hiển thị dữ
liệu, hoặc để điều khiển việc thực hiện một ứng dụng cụ thể nào đó. Các mẫu biểu
được dùng để trình bày một chương trình hoàn toàn theo ý muốn của người thiết
kế, các dữ liệu được truy xuất từ các bảng hoặc truy vấn.
Mẫu biểu cho phép in, cho phép thiết kế các mẫu biểu để chạy Macro hoặc
một Modul đáp ứng một sự kiện nào đó.
Mẫu biểu là phương tiện giao diện cơ bản giữa người sử dụng và một ứng
dụng Microsoft Access và có thể thiết kế các mẫu biểu cho nhiều mục đích khác
nhau.
+ Hiển thị và điều chỉnh dữ liệu.
+ Điều khiển tiến trình của ứng dụng.
+ Nhập các dữ liệu vào chương trình.
+ Hiển thị các thông báo.
Form cho phép người sử dụng tạo nên các màn hình dùng để cập nhật hoặc
xem dữ liệu lưu dữ liệu trong bảng. Ngoài ra nó cho phép người sử dụng tạo các
hộp thoại đối đáp giữa người sử dụng và hệ thống ứng dụng.
Với bảng và truy vấn, ta vẫn xem được thông tin.Tuy nhiên, trên biểu mẫu
(Form ),giao diện thân thiện hơn nhiều. Biểu mẫu là công cụ mạnh của Accsess
được dùng để:
- Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng.
- Tổ chức giao diện chương trình.

- Cập nhật dữ liệu từ bảng chọn.
- Cập nhật dữ liệu đồng thời cho nhiều bảng.
Có 4 loại biểu mẫu cơ bản như sau:
Biểu mẫu một cột (Single Column ):
Trong loại biểu mẫu này, các trường được sắp xếp theo hàng dọc, biểu mẫu
có thể chiếm một hay nhiều trang màn hình,trên đó ta có thể kẻ các đường thẳng,
hình chữ nhật haytrang trí các hình ảnh…Với biểu mẫu,người ta thường sử dụng
thêm công cụ Combo Box rất thuận tiện cho việc cập nhật dữ liệu từ bàn phím.
8
Biểu mẫu nhiều cột dạnh bảng (Tabular ) :
Tabular là loại biểu mẫu dùng để hiển thị thông tin theo cột dọc từ trái sang
phải, mỗi hàng chứa một bản ghi tương đối giống bảng nhương ưu tiên hơn là ta
có thể tạo viền, tạo bảng khung nhìn, hiển thị được ảnh trong khi bảng, truy vấn
thì không thể làm được.
Biểu mẫu chính/phụ (Main/Sub Form ):
biểu mẫu chính/ phụ thường để biểu diễn hiển thị các dạng dữ liệu có quan
hệ một - nhiều.Trong mẫu biểu chính/ phụ, người ta hay sử dụng các List Box để
lựa chọn thông tin,hạn chế việc gõ bằng bàn phím.
Biểu mẫu đồ hoạ ( Graph ) :
Biểu mẫu đồ hoạ là loại biểu mẫu dùng để thể hiện kết quarthoongs kê theo
dạng cột phần trăm (%), đồ thị…làm chokeets quả có tính trực quan giống như
trong Word,Excel…
* Báo cáo (report ):
Báo cáo là một đối tượng được thiết kế để định nghĩa quy cách, tính toán, in,
tổng hợp các dữ liệu được chọn.
Cho phép chúng ta tạo ra kiết xuất từ các dữ liệu đã lưu trong các bảng, sau
đó sắp xếp lại và định dạng theo một khuôn cho trước.
Báo cáo là phần không thể thiếu được đối với một chương trình quản lý
hoàn thiện.Các dữ liệu luôn được tổng hợp, thống kê và in ra giấy.Thiết kế các báo
biểu là công việc cần thiết và mất rất nhiều thời gian.tuy nhiên,với Access thì công

việc trở nên thuận tiện hơn nhiều. Access cung cấp đầy đủ và đa dạng các loại báo
biểu.Trong đó,người dùng có thể thiết kế bằng công cụ Wizard,vượt xa các công
cụ của các ngôn ngữ lập trình khác như Foxpro, Visual Basic về chất lượng cũng
như tốc độ.
Khác với Form,Report chỉ kết xuát thông tin chứ không thể cập nhật dữ
liệu. Có rất nhiều dạng báo biểu như báo biểu theo nhóm ( Group/Total ), báo biểu
theo cột (summary ),báo biểu dạng bảng (Tabular ).
9
Mặc dù Report không hỗ trợ các điều khiển tương tác nhưng ta có thể điền
vào Report các điều khiển để hiển thị dữ liệu như là hộp văn bản và các hộp kiểm
tra.
Phạm vi sử dụng của báo biêutrong Access chủ yếu là:
- In dữ liệu dưới dạng bảng, biểu.
- Sắp xếp dữ liệu trước khi in.
- Sắp xếp, phân nhóm dữ liệu,thực hiện các phép tính để có dữ liệu tổng
hợp trên các nhóm, so sánh đối chiếu dữ liệu tổng hợp trên các nhóm với nhau.
Từ báo biểu, ta có thể kết xuất thông tin sang Word, Excel…
* Các tính năng tiên tiến của báo cáo trong Access:
+ Có các công cụ Auto Report dùng để tự động xây dựng một báo cáo cho
một bảng hoặc một truy vấn.
+ Có thể thiết lập hoặc đặt nhiều thuộc tính bố sung các Macro hoặc Access
Basic.
+ Các báo cáo có thể chứa các chương trình Access Basic cục bộ ( được gọi
là chương trình nền của báo cáo – Code Bihind Report) để đáp ứng sự kiện trên
báo cáo.
+ Các công cụ để tạo các thuộc tính để giúp tạo các biểu phức tạp và các câu
lệnh SQL.
+ Có thể cất kết quả báo cáo vào tệp văn bản RTF.
+ Có thuộc tính “Page” (trang) mới để tính số trang tại thời điểm in.
* Macro:

- Macro tập các hành động dùng để thực hiện một nhiệm vụ một cách tự động
bất kỳ các thao tác nào lặp đi lặp lại nhiều lần đều là đối tượng để tạo macro. Với
macro ta có thể thiết lập được một hệ thống menu, kích hoạt các nút lệnh, mở
10
đóng các bảng, mẫu biểu, truy vấn…Tự động tìm kiếm và chắt lọc thông tin, kiểm
soát các phím nóng. Câu lệnh Docmd dùng để thực hiện một hành động.
- Có thể gắn một Macro hay một thủ tục với một dự kiện của Access. Đặc biệt là
sự kiện On Click của nút lệnh.
- Dùng nút lệnh để tổ chức giao diện chương trình với một menu đơn giản.
- Dùng Autoexec để tự động hoá các thao tác của chương trình và cài đặt mật
khẩu. Gắn macro với một phím hay tổ hợp phím để có thể thực hiện macro từ bất
kỳ vị trí nào trong cơ sở dữ liệu.
* Module
Khi sử dụng Macro ta có thể xây dựng được một tiến trình các công việc tự
động. Tuy nhiên, với những bài toán có độ phức tạp cao, Access không đáp ứng
nổi thì ta có thể lập trình bằng ngôn ngữ Access Basic có đầy đủ các kiểu dữ
liệu,các cấu trúc điều khiển, rẽ nhánh,các vòng lặp…làm công cụ cho chúng ta
tổng hợp, chắt lọc kiết xuất thông tin. Ngoài ra,ta có thể sử dụng thư viện các hàm
chuẩn của Access Basic cũng như của Win dow để đưa vào chương trình. Người
sử dụng có thể tự viết thêm các hàm,thủ tục và Access Basic coi như là các hàm
chuẩn.
11
CHƯƠNG II
KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
2.1 Mục đích của bài toán
Bài toán quản lý thư viện là một trong những bài toán mà được rất nhiều
trường học ở nước ta hiện nay quan tâm. Việc tin học hoá làm cho công việc trở
nên dễ dàng, chính xác, có tính chuyên nghiệp và mang tính bảo mật cao đối với
những người sử dụng khác nhau.
Khảo sát thực tế ở trường THPT nắm rõ được những thông tin, yêu cầu đặt ra

trong công tác quản lý thư viện đi đến việc xây dựng Hệ thống quản lý thư viện
cho nhà trường sao cho phải đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ, giao diện thân thiện
với người sử dụng. Mục đích xây dựng hệ thống là giảm bớt sức lao động của con
người, tiết kiệm được hời gian, độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn so với
việc làm thủ công quản lý trên giấy tờ.
2.1.2 Giới thiệu về hệ thống
Thư viện là môi trường đặc biệt dành cho việc nghiên cứu và học tập của
học sinh, giáo viên.và tất cả những ai có nhu cầu học tập và nghiên cứu. Quản lý
thư viện phải quản lý việc nhập sách, mượn trả sách của các bạn đọc thư viện,
quản lý tình hình độc giả,…. Vì vậy cần phải xây dựng một hệ thống quản lý thư
viện hiện đại sử dụng hệ thống máy tính quản lý tự động, chính xác, nhanh chóng.
Trong hệ thống có thủ thư (quản lý hệ thống), các nhân viên quản lý nhập sách và
kiểm tra sách, nhân viên quản lý mượn trả sách, nhân viên quản lý độc giả…đảm
nhận các công việc khác nhau trong thư viện. Hệ thống quản lý thư viện em sẽ xây
dựng có khả năng tự động thực hiện các công việc sau: quản lý nhập sách, quản lý
nhận độc giả mới, quản lý mượn trả sách và báo cáo thống kê.
12
2.1.3 Quy trình xử lý thông tin
 Nhập sách
Mỗi khi có bổ sung sách mới thì phòng thư mục có trách nhiệm kiểm tra số
sách đó đã có hay chưa. Nếu chưa thì tiến hành tạo lập thẻ quản lý và cho mã số
mới. Ngược lại thì tiến hành gọi thẻ cũ và cập nhật thêm số lượng.
Việc nhập thêm sách mới sẽ được kiểm tra theo từng cấp bậc. Phần nhập
thông tin mã sách bao gồm 8 ký tự và lần lượt kiểm tra như sau:
 4 ký tự đầu tiên được nhập vào theo thông tin của mã tài liệu.
• 4 ký tự tiếp theo là số thứ tự của quyển sách từ 0001 đến 9999
Khi nhập mã sách thì chương trình sẽ lần lượt kiểm tra xem mã tài liệu đó
đã có trong khu sách chưa, nếu tìm thấy sẽ tiếp tục nhập thêm vào, ngược lại khi
kiểm tra không thấy trong thể loại đã có thì thông báo “không có mã thể loại này”,
thì phải thêm thể loại mới vào tủ sách và bắt đầu gắn mã sách vào sách. Dưới đây

là các biểu mẫu tiêu biểu cho việc quản lý sách:
13

Trường THPT PHIẾU QUẢN LÝ SÁCH
Sư Phạm
Thái Nguyên Mã số sách:……………….
Tên sách :…………………………………………………….……
Tập : ………………………… Số lượng : ……………………
Năm xuất bản : ……………… Ngôn ngữ : …………….………….
Mã Nhà Xuất Bản………………Tên Nhà xuất bản : ………………
Mã thể loại : ……………Tên Thể loại : ……………………… ….
Tác giả : …………… Khu : …
Kệ : Ngăn : … ……

Hình 1 : Phiếu quản lý sách
Phòng thư mục có trách nhiệm căn cứ vào thẻ để tiến hành cập nhật vào
danh mục sách của thư viện.
Cập nhật sách
 Điều kiện bắt đầu :
 Khi sách trong thư viện được Học Sinh mượn.
 Thủ thư phải nắm được số lượng sách còn trong thư viện và cập
nhật thông tin đó lên hệ thống để HS tra cứu .
 Thông tin đầu vào : Sách trong thư viện giảm.
 Kết quả đầu ra : Tình hình sách trong hệ thống.
 Địa điểm : Thư viện.
 Thời gian : Bất cứ khi nào sau khi HS mượn sách.
 Quy tắc : Phải thường xuyên cập nhật thông tin sách trong thư viện.
 Nhận độc giả mới
14
Mỗi khi có bạn đọc đến đăng ký làm thẻ. Phòng bạn đọc tiến hành phát mẫu

đăng ký và bạn đọc khai báo vào mẫu theo hình thức như sau :
Hình 2 : Phiếu đăng ký
Hình 3 : Đăng ký làm thẻ
Trường THPT PHIẾU ĐĂNG KÝ
Sư Phạm
Thái Nguyên Họ và tên :……….Năm sinh : …………
Địa chỉ thường trú :……………………….…………
Học sinh lớp: …………….………………………………….
Ngày đăng ký : ………….…………………………………
.
Sau đó bạn đọc sẽ được phòng phục vụ bạn đọc cấp thẻ độc giả và
mỗi thẻ độc giả sẽ được gán cho một mã số độc giả theo mẫu sau :
Số : ………
THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT SƯ PHẠM THÁI NGUYÊN
THẺ ĐỘC GIẢ
Họ tên : ………………………………………………………
Lớp : ……………………………………………… …… …
Ngày cấp : ……………………………………………… ….
Thời hạn : …………… ………… ………… ……………
Ngày ……. Tháng …… Năm………
Trưởng phòng bạn đọc
15
 Quá trình mượn sách
Tra cứu sách
 Điều kiện bắt đầu : Học sinh có nhu cầu mượn sách.
 Thông tin đầu vào : Thông tin sách muốn mượn.
 Kết quả đầu ra : Danh sách những cuốn sách cần mượn.
 Địa điểm : Thư viện.
 Thời gian : Từ thứ 2 thứ 6.
 Quy tắc :

 Phải nhập các thông tin liên quan đến sách muốn mượn để tiện
cho việc tìm kiếm như: Tên sách, Tác giả,…
 Phải nhập mã Học Sinh trước khi cho mượn sách.
Lập phiếu yêu cầu
 Điều kiện bắt đầu : Sau khi tra cứu sách xong Học Sinh sẽ lập phiếu yêu
cầu.
 Thông tin đầu vào : Danh sách sách muốn mượn.
 Kết quả đầu ra : Một phiếu yêu cầu trên đó có thông tin của Học Sinh và
thông tin sách cần mượn, ngày mượn.
 Địa điểm : Thư viện.
 Thời gian : Bất cứ khi nào muốn mượn từ thứ 2 thứ 6.
 Quy tắc : Phải ghi chính xác thông tin của mình và của sách cần
mượn
Khi độc giả đến mượn sách sẽ gửi thẻ tại bàn kiểm tra và được cấp phiếu
kiểm tra và điền số thẻ vào phiếu này. Từ phiếu này độc giả vào phòng đọc sách
và lấy phiếu mượn sách, độc giả sẽ chọn sách cần mượn và điền vào phiếu mượn
để nhân viên căn cứ vào phiếu này lấy sách cho độc giả và cập nhật vào danh sách
độc giả mượn sách trong ngày đó.
16
PHIẾU MƯỢN SÁCH
Số thẻ :
Họ tên : …………………………………………………………………
Lớp : …………………………………………………………….………
Hình thức mượn :
Mã sáchTV Tên sách Tác giả Tình trạng sách

Ngày mượn Ngày hẹn trả …… Ngày Trả………


Hình 4 : Phiếu mượn sách

Khi độc giả chọn sách để mượn có thể căn cứ vào danh mục sách có sẵn để
mượn

Trường THPT DANH MỤC SÁCH CÓ SẴN
Sư Phạm
Thái Nguyên
Mã sách Tên sách Tác giả khu
Hình 5 : Danh mục sách có sẵn
Trong quá trình theo dõi việc mượn sách, nếu như độc giả chỉ mượn và tham
khảo tại chỗ thì quá trình cho mượn và thu nhận được tiến hành trong ngày.
Nếu như độc giả mượn về để tham khảo trong thời gian cho phép mà vượt
thời gian cho phép thì bộ phận cho mượn tại phòng đọc sẽ tiến hành rà tìm các
danh sách độc giả trễ hạn để gửi giấy báo thu hồi lại sách đã cho mượn.
 Báo cáo thống kê
17
Đối với công tác phòng đọc ngoài công việc tra cứu tìm kiếm sách theo yêu
cầu bạn đọc còn phải thống kê số độc giả theo thời gian chỉ định, từ đó nắm được
số độc giả trong kỳ và số sách đã mượn theo mẫu sau:
Trường THPT BÁO CÁO TÌNH HÌNH ĐỘC
Sư Phạm GIẢ HẾT HẠN
Thái Nguyên

Ngày Tháng Năm
Số Thẻ Họ tên Lớp

Hình 6 : Báo cáo tình hình độc giả
Trường THPT BÁO CÁO MƯỢN QUÁ HẠN
Sư Phạm
Thái Nguyên
Ngày Tháng Năm

Số Thẻ Họ tên Lớp Tên Sách

Hình 7 : Báo cáo mượn sách
Ngoài ra còn phải thống kê số lượng của sách có trong thư viện để có thể biết
rồi nhập thêm sách vào.
18
2.1.4 Đánh giá hệ thống cũ
 Ưu điểm
Đáp ứng được nhu cầu mượn trả sách trong thư viện
 Nhược điểm
Hệ thống thư viện này sử dụng thuật thủ công là chủ yếu vì vậy thời gian xử lý dữ
liệu dài mà độ chính xác lại không được đảm bảo
2.1.5 Phạm vi và mục tiêu xây dựng hệ thống mới
 Phạm vi
Xây dựng hệ thống thư viện với quy mô ở mức khoa
 Mục tiêu
Khắc phục những hạn chế của hệ thống cũ đồng thời xây dựng một hệ thống thư
viện mới hiện đại, hoàn chỉnh đáp ứng được nhu cầu học tập và nghiên cứu của
Học Sinh và cán bộ giảng dạy. Cụ thể là:
Bổ sung thêm nhiều đầu sách làm phong phú thêm nguồn tài liệu học tập cũng như
giải trí của độc giả.
Sử dụng hệ thống máy tính hiện đại hóa những công việc thủ công trước kia như
cập nhật thông tin các loại sách, thông tin về độc giả.
 Lợi ích của xây dựng hệ thống mới
Khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ như tốc độ xử lý dữ liệu trong
hệ thống nhanh hơn, bớt chi phí về mặt thời gian mà độ chính xác cao, tuy nhiên
chi phí để thực hiện hệ thống cao đòi hỏi cao về kỹ thuật, trình độ của các nhân
viên.
19
2.2 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BFD)

Báo cáo sách
quá hạn
QUẢN LÝ
ĐỘC GIẢ
Cập nhật sách
Thống kê sách
có
Thống kê độc
giả
Báo cáo mượn
trả sách
QUẢN LÝ THƯ VIỆN
TÌM KIẾM SÁCHQUẢN LÝ
SÁCH
THỐNG KÊ -
BÁO CÁO
Cập nhật loại
độc giả

Cập nhật thông
tin độc giả
Theo dõi mượn
trả sách
Cập nhật thể
loại
Cập nhật nhà
xuất bản
Tìm kiếm theo
tác giả
Tìm kiếm theo

tên sách
Tìm kiếm theo
mã sách
Tìm kiếm theo
nhà xuất bản
20
2.3 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu
2.3.1 Tổng quan về biểu đồ luồng dữ liệu
Một hệ thống bất kỳ đều là một thể thống nhất, do vậy các chức năng sẽ có các
mối liên hệ với nhau .Biểu đồ luồng dữ liệu sẽ cho phép ta diễn tả quá trình xử lý
thông tin giữa các chức năng, mối liên hệ giữa các chức năng và trình tự thực hiện
chúng trong hệ thống.
Để biểu diễn chức năng ta có một số quy tắc:
* Mô tả chức năng
+ Tên chức năng: Sử dụng động từ kết hợp với bổ ngữ nếu cần. Tên chức năng
phải gợi tả nội dung công việc cụ thể, hiện trạng chức năng và ngắn gọn.
+ Ký hiệu: sử dụng hình tròn hoặc oval


* Mô tả đường đi của dữ liệu
+ Tên của đường dùng danh từ, nột tả vắn tắt nội dung của dữ liệu.
+ Ký hiệu: sử dụng mũi tên gắn tên đường đi.

* Mô tả kho dữ liệu
+ Tên kho phải dùng danh từ, tên kho sao cho nột tả dữ liệu bên trong lưu trữ.
+ Ký hiệu: sử dụng 2 đường thẳng song song

* Mô tả tác nhân ngoài
+ Tên tác nhân ngoài là một thực thể nằm ngoài hệ thống nhưng có trao đổi
thông tin với hệ thống. Tên tác nhân ngoài thường sử dụng danh từ.

+ Ký hiệu sử dụng hình chữ nhật
* Mô tả tác nhân trong
21
Tên chức
năng
+ Tên tác nhân trong sử dụng động từ. Tác nhân trong có thể là một chức
năng, là một hệ thống con có liên quan đến hệ thống hiện tại nhưng nó được biểu
hiện ở trang khác
+ Ký hiệu
2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh





22
Quản Lý
Thư
Viện
Độc giả
Cán bộ lãnh đạo thư viện
Đơn xin làm thẻ
Phiếu mượn, trả
sách
Sách mượn
Thẻ thư viện
Yêu cầu
TT phản hồi
2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
23

Quản lý
độc giả
Thống kê
báo cáo
Tìm kiếm
Quản lý
sách
CBL ĐTV
CB QL TV
ĐỘC GIẢ
CB QL TV
Sách Độc giả
Sách
Yêu cầu
Trả
lời
Yêu
cầu
Thông tin
Yêu
cầu
Trả
lời
Báo
cáo
Yêu
cầu
Phiếu mượn trả
2.3.4 Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh
* Chức năng Quản lý độc giả

Quản lý thư viện
Cập nhật phân loại
độc giả
Loại độc giả
Độc giả
Độc giả
Cập nhật thông
tin độc giả
24
Chức năng Quản lý sách
25
Theo dõi
mượn trả
sách
Cập nhật
NXB
Cập nhật
sách
QL TV
Phiếu mươn trả SáchSách
Yêu cầu
Yêu cầu
trả lời
Trả lời
QL TV
Độc giả
Cập nhật
thể loại
NXB
Thể loại