ĐỀ TÀI: Báo cáo tổng hợp về trung tâm chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn

A. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUACERT.
I. VIỆC THÀNH LẬP VÀ SỰ PHÁT TRIỂN CỦA TRUNG
TÂM.
1) Sù ra đời của Quacert.
Trung tâm chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn (tên viết tắt
tiếng Anh là Quacert ) là tổ chức chứng nhận trực thuộc Tổng
Cục Tiêu Chuẩn-Đo Lường-Chất Lượng. Trung tâm được thành
lập ngày 1/6/1999 theo quyết định số 1003/ QĐ-BKHCNMT của
Bộ trưởng Bộ Khoa học Công Nghệ và Môi Trường, căn cứ theo
Nghị định số 15/CP ngày 2/3/92 về nhiệm vụ ,quyền hạn và
trách nhiệm quản lý nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ, Nghị
định số 22/CP ngày 22/5/93 của Chính Phủ về nhiệm vụ , quyền
hạn và tổ chức bộ máy của Bộ KH CN & MT, Nghị định số
35/HĐBT ngày 28/1/92 của HĐBT (nay là Chính Phủ ) về công
tác quản lý khoa học và công nghệ, và theo đề nghị của các ông
Tổng cục trưởng Tổng cục TC_ĐL_CL và Vụ trưởng Vụ Tổ
chức và Cán bộ khoa học. Quacert là tổ chức chứng nhận duy
nhất của Việt Nam, có chức năng tổ chức các hoạt động chứng
nhận Phù hợp tiêu chuẩn bao gồm chứng nhận tự nguyện đối với
sản phẩm, chứng nhận hệ thống QLMT (ISO 14.000 ), chứng
nhận hệ thống phân tích, xác định và kiểm soát các điểm nguy
hại trọng yếu (HACCP), các hệ thống QLCL (ISO 9000 ) và
các tiêu chuẩn khác theo các tiêu chuẩn quốc gia, quốc tế hoặc
các quy định khác nhằm phục vụ công tác quản lý nhà nước,
thúc đẩy công tác chất lượng và môi trường của các doanh
nghiệp, các tổ chức kinh tế-xã hội, góp phần vào sự phát triển
chung của nền kinh tế nước ta(trích QĐ1003).Ngoài ra, trung
tâm còn có chức năng và nhiệm vụ như phát triển mạng lưới
1
chuyên gia đánh giá, thông tin, đào tạo về chất lượng, QLCL,
QLMT. Từ năm 2001, Quacert tiến hành chứng nhận và cấp dấu

chất lượng sản phẩm/ hàng hoá. Bên cạnh đó, trung tâm có các
nhiệm vụ và quyền hạn sau:
~ Tham gia nghiên cứu, xây dựng phương hướng, chính
sách, mục tiêu kế hoạch, biện pháp và các văn bản pháp quy về
hoạt động chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn tại Việt Nam.
~ Tham gia nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến chất
lượng, đảm bảo chất lượng và QLCL toàn diện nhằm nâng cao
chất lượng sản phẩm và dịch vụ cho các doanh nghiệp và các tổ
chức kinh tế-xã hội.
~Tiếp nhận hồ sơ, xử lý, đánh giá và kiến nghị chứng nhận
phù hợp tiêu chuẩn cho các tổ chức và cá nhân theo tiêu chuẩn
quốc gia, quốc tế hoặc các quy định khác.
~ Tham gia các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ,
thông tintuyên truyền về chất lượng và chứng nhận chất lượng.
~ Tham gia các hoạt động hợp tác quốc tế song phương và
đa phương theo thẩm quyền trong các lĩnh vực có liên quan.
~ Ký kết và thực hiện các hợp đồng dịch vụ khoa học và
công nghệ có liên quan đến nhiệm vụ của trung tâm.
Trung tâm là đơn vị sự nghiệp hoạt động theo cơ chế của
Chính Phủ, có tư cách pháp nhân, tự chịu trách nhiệm về các
hoạt động của mình trước pháp luật, tự đảm bảo nguồn kinh phí
hoạt động, có tài khoản tại ngân hàng, kho bạc nhà nước và
được sử dụng con dấu riêng để giao dịch . Hoạt động của trung
tâm tuân theo các điều khoản của Điều lệ về tổ chức hoạt động
của Quacert ,được ban kèm QĐ 1003, đồng thời chịu sự quản lý
của Tổng cục TC-ĐL-CL và của các cơ quan nhà nước về những
lĩnh vực có liên quan.
2
2 ) Sự phát triển của trung tâm.
Quacert đã được tổ chức JAN-ANJ của Óc và Newdiland

công nhận là phù hợp tiêu chuẩn cho các lĩnh vực chứng nhận
của Quacert(kể từ ngày28/11/2001), đây là bằng chứng cho việc
thừa nhận quốc tế đối với các kết quả chứng nhận của Quacert.
Chính vì vậy, các hệ thống QLCL và chất lượng sản phẩm/hàng
hoá của các tổ chức trong nước mà đã được Quacert chứng nhận
Phù hợp tiêu chuẩn cũng sẽ được thừa nhận trên phạm vi quốc
tế. Đặc biệt là các tổ chức chứng nhận sản phẩm/hàng hoá sẽ
được quyền sử dụng dấu chất lượng của Quacert (trong các tiêu
đề quảng cáo, chứng từ và các tài liệu tiếp thị liên quan đến các
sản phẩm và dịch vụ đã được chỉ rõ trong phạm vi chứng nhận )
bên cạnh dấu hiệu của tổ chức JAS-ANZ. Bên cạnh đó, Dấu
hiệu chứng nhận của Quacert cũng đã được Cục Sở hữu Công
nghiệp cấp giấy chứng nhận bảo hộ.
Các sản phẩm dịch vụ của trung tâm đã được mở rộng, từ
những dịch vụ như chứng nhận sản phẩm, chứng nhận hệ thống
chất lượng(ISO 9000/ISO 14000), chứng nhận HACCP công
nhận phòng thử nghiệm (năm 1999), đến nay, trung tâm có thêm
dịch vụ chứng nhận GMP, QS 9000 , cấp dấu chất lượng cho
sản phẩm/hàng hoá phù hợp tiêu chuẩn, mở rộng thêm nhiều
lĩnh vực chứng nhận hệ thống( mà đã được RvA công nhận vào
năm 2000) như sản xuất vật liệu xây dựng; máy móc và hoá
chất, hay các lĩnh vực: sản phẩm thực phẩm, đồ uống và thuốc
lá; kim loại và sản phẩm từ kim loại; máy và thiết bị; thiết bị
điện và thiết bị quang học (đã được JAS-ANZ công nhận vào
năm 2001) Mạng lưới chuyên gia đã tăng lên do những nỗ lực
của Quacert trong việc tổ chức các khoá đào tạo, đánh giá và
đăng ký. Tính đến tháng 7/2002, số lượng CGĐG của Quacert là
3
59 người, số chuyên gia kỹ thuật là 51 người; số CGĐG của các
tổ chức chứng nhận khác là 77 người, chuyên gia kỹ thuật là 44

người. Trung tâm có trụ sở chính đặt tại thành phố Hà Nội.
Ngày 22/7/ 2002 vừa qua,Tổng cục trưởng Tổng cục TC-ĐL-CL
đã ra quyết định cho phép trung tâm thành lập cơ sở 2, đặt văn
phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh và lấy tên là
Quacert.HCM.
II. CƠ CẤU TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG
TÂM./
Trung tâm được tổ chức và hoạt động theo chế độ thủ
trưởng. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và phương thức
hoạt động của các đơn vị trong trung tâm được xác định căn cứ
theo quyết định số 1003/QĐ-BKHCNMT ngay 1/6/99, căn cứ
vào điều lệ hoạt động của trung tâm (chương III), căn cứ các
yêu cầu về tổ chức và nhân sự trong các hướng dẫn của
ISO/IEC đối với tổ chức thực hiện công tác chứng nhận và theo
đề nghị của phụ trách Tổ chức nhân sự.
4
Cục Trởng của STAMEQ
Ban
TCCB
Ban
KH-HT
S T CHC.
(trang bờn)
S C CU T CHC CA QUACERT


Bỏo cỏo
Ti chớnh
1 2 3 4
_STAMEQ : Tng cc Tiờu Chun-o Lng-Cht Lng.

_Phũng (1) cú : Cỏn b d ỏn ; on CGG ; Cỏc CGG trng ;
CGKT ; cỏc nh chuyờn mụn v lut.
_Phũng (3) cú : Cỏc ban k thut.
C cu, chc nng, nhim v, quyn hn c th nh sau :
*Hi ng Chng nhn : l i din cho c quan qun lý
v cht lng, B, Nghnh v doanh nghip nhm giỳp Tng
cc t vn, nh hng v chớnh sỏch v mc tiờu chin lc
cho Quacert phỏt trin cỏc hot ng chng nhn trong mi
5
Hội đồng
chứng nhận
Giám đốc T.T
Quacert
Phòng
Nghiệp Vụ
Chứng
Nhận
Phòng
Hành Chính
Tổng Hợp
Phòng
Kỹ Thuật
Phòng
Tài Vụ
Ban xử lý khiếu nại
Đại diện CL
lĩnh vực, nghành nghề cũng như đảm bảo tính vô tư, khách quan
trong việc duy trì và phát triển công tác chứng nhận đối với các
doanh nghiệp đã, đang và sẽ được chứng nhận.Hội đồng xem
xét, đánh giá và đề xuất các kế hoạch, chương trình và biện

pháp để tiên hành thúc đẩy công tác chứng nhận, giải quyết các
khiếu nại liên quan đến việc từ chối, tạm đình chỉ hoặc thu hồi
giấy chứng nhận của các cơ sở khi không nhất trí với ý kiến
giải quyết do Ban khiếu nại của Quacert đưa ra.
1.Giám đốc T.T Quacert : là người có nhiệm vụ quản lý
toàn bộ các hoạt độngvà tổ chức của Quacert, thiết lập chính
sách chất lượng và đảm bảo rằng các mục tiêu chất lượng được
thành lập. Giám đốc phải đảm bảo rằng các nguồn lực cần thiết
có thể được sử dụng, đảm bảo rằng quyền và nhiệm vụ được xác
định và được truyền đạt trong phạm vi tổ chức,phê duyệt sổ tay
chất lượng, các thủ tục,việc đào tạo và các bản kê khai, đồng
thời ký duyệt việc thành lập phòng chứng nhận và phòng kỹ
thuật, cũng như ký duyệt những quyết định có liên quan đến sự
chuẩn bị, tiến hành,đình chỉ hay huỷ bỏ việc chứng nhận. Ông
cũng là người ký công nhận các quyết định từ phòng chứng
nhận trong việc xem xét những yêu cầu, những kháng nghị hay
những tranh chấp, ngồi ghế chủ tịch trong cuộc họp xem xét
hội đồng quản trị và chuẩn bị các bản báo cáo có liên quan và
có mặt trong các buổi họp của Hội đồng Chứng nhận.
2) Uỷ ban xử lý khiếu nại: gồm 3 thành viên trong đó có
một trưởng ban và các uỷ viên được thành lập theo quyết định
của giám đốc Quacert,làm việc theo nguyên tắc tập trung dân
chủ thông qua các cuộc họp. Ban có trách nhiệm xử lý các
khiếu nại được gửi đến Trung tâm chính thức bằng văn bản và
6
liên quan trực tiếp đến các quyết định chứng nhận của Quacert
nh :
_ Yêu cầu chứng nhận ,
_ Từ chối của Quacert đối với những yêu cầu đó,
_ Quyết định của Quacert liên quan đến quá trình chuẩn

bị đánh giá cũng như các quyết định về phía các thành viên của
đoàn đánh giá v.v,
_ Kết luận của đoàn đánh giá,
_ Kết luận của phòng kỹ thuật trong việc xem xét lại hồ
sơ đánh giá và kiến nghị việc đánh giá,
_ Quyết định của Quacert trong việc chấp nhận, thu hẹp,
mở rộng, đình chỉ hay huỷ bỏ việc chứng nhận.
Uỷ ban khiếu nại chịu trách nhiệm trước giám đốc về
những kết luận, những kết quả xử lý và các quyết định được
chính xác, khách quan và công bằng.Các thành viên trong Ban
sẽ được lựa chọn căn cứ vào từng trường hợp cụ thể dựa trên
vấn đề cần được xử lý. Trong trường hợp khiếu nại có liên quan
đến kỹ thuật chứng nhận Ban phải đảm bảo rằng có thành viên
là chuyên gia đánh giá (CGĐG), có thành viên am hiểu về lĩnh
vực chuyên môn cần giải quyết (người có mã SIC thích hợp).
Khi cần thiết, Ban xử lý khiếu nại có thể yêu cầu các chuyên
gia bên ngoài giúp đỡ những vấn đề liên quan đến kỹ thuật hay
luật pháp cho thủ tục đánh giá. Các chuyên gia này được mời
tới và phải được giám đốc phê duyệt. Họ cũng được yêu cầu ký
một bản cam kết bảo mật như đã định.Tất cả các thành viên của
Ban phải là những người độc lập, đảm bảo tính vô tư, khách
quan và không có mâu thuẫn về quền lợi.Trong Ban phải có một
thành viên của Hội đồng chứng nhận.Trong trường hợp bên
khiếu nại không đồng ý với ý kiến giải quyết của Ban, nội dung
7
và kết quả xử lý khiếu nại của Ban sẽ được đệ trình tới Chủ tịch
Hội đồng Chứng nhận để xem xét và có quyết định cuối cùng.
3) Đại diện chất lượng : là người có trách nhiệm đảm bảo
rằng hệ thống QLCL của Quacert được lập ra, được thi hành,
được duy trì và liên tục được phát triển sao cho kết quả của nó

phù hợp với chính sách chất lượng, phù hợp với các chuẩn mực
và tiêu chuẩn quốc gia cũng như quốc tế. Đồng thời, Giám đốc
chất lượng phải phối hợp với trưởng phòng chứng nhận và/ hoặc
trưởng phòng hành chính, cũng như với người quản lý nhân sự
và đại diện công đoàn để thực hiện các nhiệm vụ có liên quan
đã được giao.Chuẩn bị để báo cáo việc thực hiện hệ thống
QLCL trong cuộc họp xem xét lãnh đạo, báo cáo trước giám đốc
trung tâm về các công việc được giao.
4) Ban kỹ thuật :Ban có thể có 1 hoặc nhiều thành viên
tham gia trong đó có trưởng ban và các uỷ viên do giám đốc ra
quyết định thành lập. Trưởng ban có trách nhiệm tổ chức, điều
phối các hoạt động của ban, chịu trách nhiệm trước giám đốc về
tính chính xác, khách quan,công bằng của kết quả xem xét mà
ban đưa ra, báo cáo trực tiếp giám đốc.Số lượng, thành phần
tham gia ban kỹ thuật sẽ được quyết định tuỳ theo tính chất
công việc mà ban tiến hành. Cụ thể có 4 loại ban kỹ thuật:
4.1, Ban kỹ thuật xem xét yêu cầu và chuẩn mực chứng
nhận: có nhiệm vụ xem xét sự phù hợp và đề xuất việc thay đổi
nội dung của yêu cầu, chuẩn mực và các diễn giải có liên quan
đến các chương trình chứng nhận. Kiến nghị giám đốc phê
duyệt, không phê duyệt hay kiến nghị sửa đổi nội dung các vấn
đề được xem xét. Ban có 5 thành viên (thành viên trong ban
theo quy định phải là số lẻ và không Ýt hơn 5 người).Trưởng
ban và các uỷ viên là các chuyên gia am hiểu về hệ thống, kỹ
8
thuật hoặc pháp lý, đại diện cho các đơn vị liên quan đến các
giai đoạn khác nhau trong quá trình chứng nhận. Ban làm việc
theo nguyên tắc hội đồng, mọi thành viên có trách nhiệm đưa ra
ý kiến để thống nhất và kiến nghị giám đốc quyết định khi có
trên 50% số thành viên của ban chấp thuận.

4.2, Ban kỹ thuật chứng nhận : có nhiệm vụ thẩm xét kết
quả đánh giá của đoàn chuyên gia đánh giá, yêu cầu trưởng
đoàn bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ đánh giá, theo dõi và kiến nghị
hành động khắc phục cho đoàn chuyên gia nếu cần. Kiến nghị
với giám đốc về việc cấp hoặc không cấp chứng nhận, duy trì,
mở rộng, thu hẹp, đình chỉ hay huỷ bỏ chứng nhận căn cứ vào
kết quả thẩm xét hồ sơ đánh giá.Ban có 3 thành vỉên gồm
trưởng ban và các uỷ viên, thành viên trong ban có 2 người là
chuyên gia đánh giá, có người am hiểu về lĩnh vực được chứng
nhận và các yêu cầu về luật định. Trưởng ban và các uỷ viên
không tham gia đánh giá đối với cơ sở, xem xét độc lập với
đoàn chuyên gia đánh giá. Riêng việc xem xét hồ sơ đánh giá
giám sát nhằm duy trì chứng nhận được tiến hành bởi một
chuyên gia đánh giá am hiểu thủ tục chứng nhận. Trong trường
hợp đặc biệt, người đó có thể lấy thêm ý kiến của các chuyên
gia khác để thẩm xét và kiến nghị duy trì chứng nhận. Ban làm
việc theo nguyên tắc tập chung dân chủ, mọi thành viên có
trách nhiệm đưa ra ý kiến thảo luận. Trưởng ban tập hợp các ý
kiến đó và đưa ra kiến nghị tới giám đốc về việc phê duyệt hay
không phê duyệt chứng nhận, duy trì, mở rộng hoặc thu hẹp,
đình chỉ hay huỷ bỏ chứng nhận. Khi không chấp thuận quyết
định của trưởng ban, uỷ viên có quyền báo cáo trực tiếp với
giám đốc. Trường hợp không có sự thống nhất giữa ban và đoàn
9
đánh giá, hai bên cần có sự phối hợp với trưởng phòng nghiệp
vụ-chứng nhận và/hoặc đại diện lãnh đạo để giải quyết.
4.3, Ban kỹ thuật đăng ký chuyên gia : có nhiệm vụ xem
xét hồ sơ đăng ký chuyên gia, phân bổ phạm vi đăng ký và kiến
nghị giám đốc phê duyệt.Đề xuất việc thay đổi chuẩn mực đăng
ký, kiến nghị giám đốc về việc bổ sung phạm vi đăng ký, chấp

nhận hay từ chối đăng ký CGĐG, chuyên gia kỹ thuật hoặc
chuyên gia pháp lý. Ban có thành viên, trong đó trưởng ban
là CGĐG trưởng, các uỷ viên đều hiểu biết về quá trình chứng
nhận, có thành viên am hiểu lĩnh vực chuyên môn chung của
các ứng cử viên. Ban cũng có thể mời người am hiểu về lĩnh
vực đó làm cố vấn. Ban làm việc theo nguyên tắc tập chung dân
chủ, trong đó mọi thành viên có trách nhiệm đưa ra ý kiến và
thảo luận. Để khẳng định về trình độ, kinh nghiệm ,năng lực
quản lý của ứng cử viên, ban tiến hành xem xét các hồ sơ liên
quan và có thể tổ chức phỏng vấn nếu xét thấy cần thiết.
Trưởng ban có trách nhiệm tập hợp và đưa kiến nghị tới giám
đốc về việc phê duyệt hay không phê duyệt đăng ký.
4.4, Ban kỹ thuật xem xét kết quả đào tạo (hội đồng chấm thi) : có
nhiệm vụ xem xét cho điểm kết quả đào tạo, kiến nghị giám đốc ứng viên đạt
hay không đạt. Ban có thành viên, trưởng ban và các uỷ viên là các giảng
viên đã được Quacert công nhận trong lĩnh vực đào tạo tương ứng. Mỗi thành
viên của ban đưa ra kết quả đánh giá độc lập, sau đó lấy trung bình hoặc thảo
luận và đi đến nhất trí trong kết luận. Trưởng ban có trách nhiệm kiến nghị
giám đốc phê duyệt kết quả đào tạo.
Hoạt động của các ban kỹ thuật phải tuân thủ theo các quy
định và thủ tục khác của Quacert.
5) Phòng nghiệp vụ chứng nhận: gồm 1 trưởng
phòng( kiêm đại diện lãnh đạo và cán bộ dự án) và các nhân
10
viên do Giám đốc ra quyết định thành lập ( hiện có 13 thành
viên). Trưởng phòng có trách nhiệm quản lý nhân sự, tổ chức,
điều phối các hoạt động của phòng , chịu trách nhiệm trước
Giám đốc và báo cáo với Giám đốc về các hoạt động của phòng.
Mọi nhân viên của phòng có trách nhiệm thực hiện các nhiệm
vụ được giao, báo cáo kết quả với trưởng phòng, tuân thủ các

yêu cầu của pháp luật và các quy định của Trung tâm.Tuỳ theo
tình hình cụ thể, nhân viên của phòng có thể chịu sự điều phối
trực tiếp của giám đốc và/hoặc Đại diện lãnh đạo. Phòng hoạt
động theo chế độ thủ trưởng, thực hiện các công tác chuyên
môn với chức năng và nhiệm vụ chính sau:
_Đề xuất chuẩn mực, đào tạo và phát triển năng lực của
đội ngũ chuyên gia. Tham gia quản lý, đánh giá và giám sát đội
ngũ chuyên gia,
_Đề xuất và kiến nghị giúp giám đốc về vấn đề chuyên
môn, thành phần đoàn chuyên gia, ban xử lý khiếu nại, các ban
kỹ thuật khi cần,
_Đề xuất các phương án cần thiết phát triển các phòng
ban, bộ phận khác trong Quacert,
_Nghiên cứu, đề xuất các chuẩn mực và triển khai các
chương trình chứng nhận, các lĩnh vực hoạt động mới cho công
tác chứng nhận, tuyên truyền và đào tạo,
_Hoạch định và triển khai các cuộc thảo luận, hội thảo
chuyên đề, đào tạo,
_Hỗ trợ phòng tổng hợp phát triển hoạt động marketing
_Quản lý Webside và quản trị mạng máy tính,
_Thực hiện các công việc chuyên môn theo quyết định của
giám đốc và phối hợp với các đơn vị chức năng khác thực thi
các nhiệm vụ theo thủ tục hiện hành.
11
6) Phòng Tổng hợp : gồm 1 trưởng phòng và các nhân
viên (có 4 người) do giám đốc Quacert ra quyết định thành lập.
Phòng hoạt động theo chế độ thủ trưởng. Trưởng phòng có trách
nhiệm quản lý nhân sự, tổ chức điều phối các hoạt động của
phòng, đảm bảo mọi hoạt động của phòng tuân thủ các yêu cầu
luật định, các thủ tục khác của Quacert,chịu trách nhiệm về các

hoạt động của phòng, báo cáo trước giám đốc.
Các nhân viên của phòng, một người lập kế hoạch, một
người làm văn thư và 2 người còn lại làm về các hoạt động
marketing, có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ được giao,
báo cáo kết quả với trưởng phòng, tuân thủ các yêu cầu của
pháp luật và các quy định khác của trung tâm. Khi cần thiết,
nhân viên của phòng tổng hợp có thể chịu sự phân công và điều
phối trực tiếp của giám đốc và hoặc đại diện lãnh đạo. Phòng có
chức năng và nhiệm vụ chính nh sau:
_Giúp giám đốc điều hành kế hoạch tổng hợp của trung
tâm.Triển khai các hoạt động tuyên truyền quảng bá và thực thi
các hoạt động marketing, tiếp xúc với khách hàng.
_Phối hợp với các phòng ban, bộ phận theo dõi và duy trì
các mối liên hệ với khách hàng trong toàn bộ quá trình chứng
nhận, đáp ứng kịp thời các yêu cầu của khách hàng nếu có.
_Tổ chức triển khai, theo dõi và lập kế hoạch toàn bộ quá
trình dịch vụ của trung tâm. Cung cấp các thông tin cần thiết
cho Đoàn chuyên gia đánh giá.
_Làm đầu mối tổ chức các hoạt động mang tính sự vụ, giúp giám đốc
điều phối nhân sự trong trung tâm thực hiện các nhiệm vụ này khi cần thiết.
Làm đầu mối và thực thi các nhiệm vụ hành chính, hậu cần, vệ sinh an toàn và
phòng chống cháy nổ.
12
_Làm đầu mối thông tin, quản lý công văn đi, công văn
đến, theo dõi và cập nhật hồ sơ chung. Làm đầu mối thu thập
thông tin và chuẩn bị các báo cáo công tác.
_Phối hợp các phòng, ban, bộ phận khác, đôn đốc, theo
dõi việc sửa chữa, bảo dưỡng tài sản của trung tâm. phối hợp
với các đơn vị chức năng khác thực thi các nhiệm vụ theo thủ
tục hiện hành.

7) Phòng Kỹ thuật: gồm 1 trưởng phòng(kiêm phó đại
diện lãnh đạo) và các nhân viên do giám đốc ra quyết định
thành lập (hiện có 5 người).Phòng hoạt động theo chế độ thủ
trưởng. Trưởng phòng có trách nhiệm quản lý nhân sự, tổ chức,
điều phối các hoạt động của phòng, đảm bảo mọi hoạt động của
phòng tuân thủ các yêu cầu luật định, các thủ tục của Quacert,
báo cáo và chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động
của phòng.Tuỳ theo tình hình thực tế, nhân viên của phòng có
thể nhận sự phân công, điều động trực tiếp của giám đốc
và/hoặc đại điện lãnh đạo. Trong trường hợp đó, người được
giao việc ngoài trách nhiệm báo cáo kết quả với người giao việc
còn phải thông báo thời hạn và tiến độ thực hiện cho trưởng
phòng để điều phối công việc. Phòng có chức năng và nhiệm vụ
chính sau: thực hiện công tác quản lý các ban kỹ thuật nh tham
gia,theo dõi, đôn đốc và giúp giám đốc điều phối nhân sự trong
trung tâm để thực thi các hoạt động của ban kỹ thuật. Phối hợp
với phòng tổng hợp tiến hành xem xét đăng ký chứng nhận,
theo dõi và cung cấp các thông tin cần thiết để hỗ trợ chuyên
gia trong các lần phối hợp đánh giá với một tổ chực chứng
nhận bên ngoài, duy trì, cập nhật và theo dõi các hồ sơ sau
chứng nhận, tiến hành giám sát, cập nhật danh sách các công ty
được chứng nhận. Lập kế hoạch, theo dõi, lên lịch các chương
13
trình giám sát cho phòng tổng hợp. Đảm bảo sự sẵn có tài liệu,
chịu trách nhiệm lên danh mục, quản lý và cập nhật các mẫu
biểu sử dụng khi thực hiện giám sát cho Quacert và các tổ chức
chứng nhận khác. Theo dõi, cập nhật và lưu trữ hồ sơ chuyên
gia. Phối hợp với các phòng, ban khác, làm đầu mối duy trì và
cập nhật Webside.
8)Phòng Tài vụ : gồm một trưởng phòng (kiêm kế toán

tiền gửi ngân hàng), một kế toán trưởng(kiêm kế toán tiền
lương và thanh toán), một kế toán viên do giám đốc ra quyết
định thành lập. Phòng hoạt động theo chế độ thủ trưởng.
Trưởng phòng có trách nhiệm quản lý nhân sự, điều phối
các hoạt động của phòng, đảm bảo các hoạt động của phòng
tuân thủ các yêu cầu luật định,các thủ tục của Quacert. Trưởng
phòng chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về công
việc của phòng, báo cáo giám đốc.Ngoài ra,Trưởng phòng còn
làm các công việc về theo dõi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
cho trung tâm, tập hợp các chứng từ thu chi, đến ngân hàng rút
hoặc gửi tiền vào tài khoản của trung tâm.
KÕ toán trưởng là người phụ trách chung về tài chính và
tài sản theo luật định, quan hệ với các đơn vị khác về tài chính,
theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ của trung tâm đối với nhà
nước, cấp trên và với nhân viên của trung tâm. Phối hợp với các
phòng, ban khác lập dự toán thu chi hàng năm và quyết toán
cuối năm.Giải quyết chế độ lương theo hợp đồng lao động, trợ
cấp thôi việc, nghỉ chế độ, BHYT, BHXH ,thực hiện các chế
độ thuế, báo cáo tài chính và báo cáo thuế định kỳ tới cơ quan
thuế và các cơ quan có liên quan. Thanh toán tất cả các chứng
từ thu, chi, tạm ứng của các CGĐG sau mỗi đợt đánh giá và
14
các chứng từ khác của trung tâm. Theo dõi, duy trì các mối liên
hệ với khách hàng về vấn đề tài chính.
Kế toán viên trợ giúp kế toán trưởng, thực hiện các công
việc được trưởng phòng giao, tổng hợp, đôn đốc,theo dõi việc
thu chi. Lưu giữ tất cả hồ sơ, chứng từ , hợp đồng kinh tế theo
đúng quy định hiện hành. Ngoài ra kế toán viên còn thực hiện
công việc sắp xếp lịch,đặt chỗ ở,mua vé (máy bay, tàu hoả ),
đảm bảo phương tiện di chuyển cho các nhân viên đi công tác

và cho các chuyên gia đi đánh giá.
Các nhân viên của phòng đều phải tham gia hỗ trợ các
hoạt động khác trong trung tâm, phối hợp với các phòng,ban
khác thực thi các nhiệm vụ theo thủ tục hiện hành.
9) Cán bộ dự án : Các cán bộ dự án do giám đốc Trung
tâm chỉ định. Cán bộ dự án trực thuộc phòng nghiệp vụ chứng
nhận( cũng có thể thuộc phòng kỹ thuật và/hoặc phòng tổng
hợp),hoạt động dưới sự giao việc trực tiếp của giám đốc hoặc
các trưởng phòng theo quy trình đã có, có chức năng và nhiệm
vụ chính sau:
_Phối hợp các bộ phận trong trung tâm để thực thi và theo
dõi các quá trình chứng nhận,
_Xem xét và xử lý đăng ký chứng nhận,
_Xem xét hồ sơ đánh giá giám sát và kiến nghị duy trì
chứng nhận
_Nghiên cứu, đề xuất và soạn thảo các văn bản phục vụ
công tác chứng nhận
_Quản lý các tài liệu, biểu mẫu, hồ sơ chứng nhận, hồ sơ
chuyên gia đánh giá.
10) Bộ phận tổ chức nhận sự : có các thành viên do giám
đốc chỉ định, cán bộ được chỉ định có trách nhiệm quản lý nhân
15
sự, điều phối các hoạt động của bộ phận và chịu trách nhiệm
trước giám đốc và pháp luật về công việc của mình.Các cán bộ
tổ chức hoạt động dưới sự giao việc trực tiếp từ giám đốc và
báo cáo trực tiếp giám đốc, đặc biệt trong các hoạt động tuyển
dụng, đánh giá cán bộ, thuyên chuyển, đề bạt, thôi việc , đồng
thời thực hiện việc giám sát kỷ luật lao động, cũng như có
nhiệm vụ tập hợp, kiểm tra, lưu trữ, cập nhật hồ sơ tổ chức và
nhân sự của trung tâm.

11) Đoàn chuyên gia đánh giá : do giám đốc thành lập để
thực thi việc đánh giá, chứng nhận cho một cơ sở cụ thể ( điều
đó có nghĩa là quyết định thành lập đoàn CGĐG của giám đốc
chỉ có hiệu lực trong một cuộc đánh giá cụ thể và không có hiệu
lực trong các cuộc đánh giá khác). Đoàn có thể bao gồm 1 hoặc
nhiều người trong đó có trưởng đoàn và các thành viên. Các
thành viên trong đoàn có thể là giám sát viên, CGĐG trưởng,
CGĐG trưởng tập sự, CGĐG, CGĐG tập sự, chuyên gia kỹ
thuật và/hoặc quan sát viên.
Trưởng đoàn có trách nhiệm quản lý, tổ chức điều phối
các hoạt động của đoàn và chịu trách nhiệm trước giám đốc về
tất cả các hoạt động của đoàn. Các thành viên phải tuân theo sự
chỉ đạo của trưởng đoàn. Đoàn chuyyen gia đánh giá phải tuân
thủ theo các quy định và thủ tục của Quacert.
III. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM TRONG
THỜI GIAN QUA VÀ MỤC TIÊU TRONG THỜI GIAN TỚI./
3.1 Kết quả hoạt động chứng nhận của trung tâm :
Năm 1999

, Trung tâm đã chứng nhận được 130/84 sản
phẩm, tương đương đã đạt 150% kế hoạch, bên cạnh đó, đã
chứng nhận hệ thống chất lượng cho 35/26 cơ sở, tương đương
đã đạt 105% kế hoạch. Ngoài ra, trung tâm đã tiến hành công
16
nhận được 32/20 phòng thử nhgiệm, đạt 165% kế hoạch. Nh
vậy, ngay trong năm đầu tiên, trung tâm đã hoàn thành vượt
mức các kế hoạch đề ra.
Năm 2000,

Thị phần của Quacert trên thị trường đạt gần

50%. Tỷ lệ đồng chứng nhận 80% số cơ sở được chứng nhận.
Tất cả cán bộ nhân viên Quacert đều được đào tạo ISO
9000:2000.Tiếp tục đăng ký gần 20 CGĐG/CGĐG trưởng bởi
Quacert, IRCA, IATCA.
Năm 2001

, trung tâm đã chứng nhận mới 146 doanh
nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 9000 (đạt 97,3%% so với 150 doanh
nghiệp theo kế hoạch).Chứng nhận mới 4 doanh nghiệp theo
ISO 14.000 (đạt 133% so với 3 doanh nghiệp theo kế hoạch).
Trung tâm cũng đã chứng nhận mới 2 doanh nghiệp theo tiêu
chuẩn HACCP ( đạt 100% kế hoạch), chứng nhận mới 73 sản
phẩm (đạt 146% so với 50 sản phẩm theo kế hoạch).
Tỉ lệ chứng nhận của riêng Quacert vào cuối năm 2001 đã
đạt 28%.
3.2 Mục tiêu của năm 2002 :
_Chứng nhận mới 170 doanh nghiệp theo tiêu chuẩn ISO
9000 (tăng 16% so với số lượng doanh nghiệp đã được chứng
nhận năm 2001).
_Thêm 90 sản phẩm được chứng nhận mới (tăng 23% so
với số sản phẩm được chứng nhận năm 2001).
_Chứng nhận mới 6 doanh nghiệp theo tiêu chuẩn ISO
14000 (tăng 50% so với số doanh nghiệp đã được chứng nhận
năm 2001).
_Chứng nhận mới 3 doanh nghiệp theo tiêu chuẩn HACCP
(tăng 50% so với kết quả trung tâm đã đạt năm 2001).
17
_Tăng tỉ lệ chứng nhận riêng của trung tâm lên 32% vào
cuối năm.
3.3 Các hoạt động chính của trung tâm :

Bên cạnh những dịch vụ chứng nhận như chứng nhận mới
hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9000/ISO14000, chứng
nhận hệ thống phân tích mối nguy và điểm kiểm soát điểm tới
hạn HACCP, trách nhiệm xã hội SA 8000,điều kiện thực hành
sản xuất tốt GMP ,chứng nhận sản phẩm theo các tiêu chuẩn
quốc gia (TCVN), tiêu chuẩn nước ngoài (JIS, DIN, ASTM )
và tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC ,trung tâm còn tiến hành các
dịch vụ chứng nhận lại, chứng nhận mở rộng và chứng nhận
chuyển đổi tuỳ theo yêu cầu của các tổ chức đăng ký chứng
nhận.Lý do có dịch vụ chứng nhận lại là vì Giấy chứng nhận
của Quacert đã cấp cho các tổ chức yêu cầu chứng nhận chỉ có
hiệu lực trong 3 năm kể từ ngày cấp. Sau 3 năm, Quacert sẽ tiến
hành đánh giá, chứng nhận lại nếu tổ chức đó có yêu cầu.
Quacert còn tổ chức các khoá đào tạo về chất lượng cho
cán bộ và nhân viên của Quacert và của các cơ sở khác có nhu
cầu, đào tạo ,đăng ký và chứng nhận các chuyên gia đánh giá
trong nội bộ Quacert (có 15 chuyên gia đánh giá )và các chuyên
gia của các tổ chức bên ngoài. Các học viên tham dự khoá đào
tạo chuyên gia của Quacert sẽ được cấp chứng chỉ sau khi đã
hoàn tất khoá học đó.
Ngoài ra, Trung tâm còn tiến hành ngiên cứu các đề tài
khoa học, các cuộc thăm dò, khảo sát theo đơn đặt hàng của
Tổng cục hay của Chính phủ, phối hợp với các tổ chức khác
hoặc riêng lẻ tổ chức các hội nghị, hội thảo khoa học, chuyên
đề về chất lượng.
B. TÌNH HÌNH QUẢN LÝ CHUNG CỦA QUACERT
18
I ) QUẢN LÝ TÀI CHÍNH ./
Trung tâm hoạt động dựa trên các nguồn kinh phí sau:kinh
phí thu từ các dự án, kinh phí thu từ hoạt động chứng nhận của

trung tâm,các nguồn tài trợ trong và ngoài nước, kinh phí thu từ
việc thực hiện các hợp đồng dịch vụ khoa học và công nghệ có
liên quan đến nghiệp vụ của trung tâm. Trung tâm hạch toán tài
chính và có chế độ tiền lương độc lập với Tổng cục. Giám đốc
trung tâm có trách nhiệm quản lý, sử dụng có hiệu quả các
nguồn kinh phí của trung tâm để trả lương cho nhân viên, trang
trải các hoạt động, thực hiện nghĩa vụ đóng góp với nhà nước,
trích nộp quỹ phát triển, phúc lợi, và thực hiện chế độ kế toán
theo quy định hiện hành của nhà nước, cụ thể:
Nộp thuế GTGT 5%, thuế thu nhập doanh nghiệp 32%.
Nguồn thu như trên, chi bao gồm chi cho người lao
động(lương,phụ cấp,BHXH,BHYT, khinh phí công đoàn )chi
quản lý hành chính(thiết bị văn phòng, dịch vụ công cộng,
thông tin liên lạc, công tác phí, hội nghị phí ) cho các hoạt
động đánh giá, chi marketing, chi mua sắm thiết bị văn phòng
phẩm (chiếm 1-2% doanh thu hàng năm), sửa chữa, mua các tài
sản cố định khác ,chi thực hiện các đề tài nghiên cứu , hàng
năm, lợi nhuận thu về được trích quỹ theo nghị định số
10/2002/CP và thông tư số 25/Bộ TC hướng dẫn thực thi chế độ
tài chính đối với đơn vị sự nghiệp có thu.Cũng theo đó, Quacert
tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên, tự chủ tài
chính, chủ động bố trí kinh phí để thực hiện nhiệm vụ. Trung
tâm được vay tín dụng ngân hàng hoặc quỹ hỗ trợ phát triển để
mở rộng và nâng cao chất lượng hoạt động sự nghiệp, tổ chức
cung ứng dịch vụ và tự chịu trách nhiệm trả nợ vay theo quy
định của pháp luật,quản lý và sử dụng tài sản nhà nước theo
19
quy định đối với đơn vị hành chính sự nghiệp. Trung tâm được
mở tài khoản tại ngân hàng để phản ánh các khoản thu, chi của
hoạt động cung ứng dịch vụ. Lập dự toán thu chi hàng năm gửi

Tổng cục và ngân hàng nơi trung tâm mở tài khoản.
Chế độ tiền lương, tiền công cho các nhân viên trong
trung tâmLưong bình quân của các nhân viên Quacert vào
khoảng1.800.000VNĐ/1n/1t(chưa kể phụ cấp, tiền thưởng ,
Trong đó thấp nhất là 957.000-nhân viên mới và cao nhất
là 2.574.000VNĐ-GĐ-số liệu năm 2001).Tiền thưởng cho các
nhân viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao cũng như có
những đóng góp tích cực trong quá trình xây dựng và áp dụng
các hệ thống QLCL của trung tâm, thì tuỳ theo từng mức độ
đóng góp cụ thể của nhận viên và tuỳ thuộc tình hình tài chính
của trung tâm trong năm đó.Tiền ăn trưa cho các nhân viên, kể
cả giám đốc là 210.000VNĐ/1n/1t.Tiền làm thêm giờ ngày
thường là 30.000VNĐ/1n/1n, thứ 7 là 50.000VNĐ/1n/1n.Trung
tâm có quỹ để đi thăm người ốm, đẻ, ma chay,cưới hỏi, tai
nạn ,trợ cấp nghỉ đẻ cho nhân viên nữ 4 tháng theo chế độ
BHXH. Trong trung tâm có thuê một nhân viên tạp vụ,tiền trả
phục vụ được trích từ tiền ký hợp đồng của trung tâm. Ngoài ra,
trong các cuộc đánh giá phối hợp(với các tổ chức chứng nhận
khác) theo yêu cầu của tổ chức đăng ký chứng nhận,các chuyên
gia(đánh giá, kỹ thuật,giám sát,luật pháp) bên ngoài được trả
công theo thoả thuận trong hợp đồng giữa Quacert và tổ chức
chứng nhận kia hoặc trong hợp đồng giữa Quacert với tổ chức
được chứng nhận,(Quacert thay mặt cho tổ chức chứng nhận kia
ký hợp đồng với tổ chức được chứng nhận).
II ) QUẢN LÝ TÀI SẢN Ở TRUNG TÂM./
20
Việc thực hiện quản lý tài sản của trung tâm căn cứ vào
quyết định số 166/99/QĐ/BTC của Bộ tài chính.
Tài sản cố định của trung tâm gồm có các phòng làm việc
(7 phòng là phòng giám đốc, phòng họp chung đồng thời dược

dùng làm phòng học, phòng chứng nhận, kỹ thuật, hành chính-
tổng hợp, tài vụ và một phòng nhỏ làm nhà kho), các thiết bị sử
dụng trong các phòng như mạng máy tính (16 cái), máy điều
hoà (7 cái), 1 máy phô tô, 5 máy in, 2 máy fax, 1 máy hút bụi, 1
ôtô và các tài sản khác như điện thoại, bàn, ghế, quạt, tủ
Tất cả các nhân viên đều có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản
tài sản trong phòng mình và tài sản chung của trung tâm. Có
một chuyên gia kỹ thuật am hiểu về loại TSCĐ chịu trách nhiệm
phối hợp với kế toán trưởng, phòng tổng hợp và các phòng khác
trong việc mua sắm, sửa chữa, thanh lý các tài sản đó. Các tài
sản đều được đánh số cùng với ký hiệu của từng phòng để tránh
nhầm lẫn, tiện theo dõi và quản lý. Tiền mua sắm TSCĐ được
lấy từ quỹ phát triển, các TSCĐ đều được trích khấu hao theo
đường thẳng, mức trích được hạch toán vào chi phí trong kỳ.
Định kỳ cuối năm tài chính, người phụ trách về tài sản tiến
hành kiểm kê TSCĐ, mọi trường hợp phát hiện thừa thiếu tài
sản đều phải lập biên bản và phối hợp với kế toán trưởng,
phòng hành chính tổng hợp và các bộ phận khác truy tìm
nguyên nhân và có biện pháp xử lý.
III ) QUẢN LÝ TÀI LIỆU./
Các tài liệu, hồ sơ mà trung tâm đang quản lý bao gồm các
văn bản pháp quy của nhà nước và của Tổng cục, các tài liệu
tham khảo về các thủ tục, quy trình chứng nhận, tài liệu về các
hệ thống QLCL, hồ sơ nhân sự, hồ sơ, tài liệu về các CGĐG,các
tài liệu liên quan đến các doanh nghiệp khách hàng và một số
21
tài liệu, hồ sơ khác đều có tính bảo mật (đều có dấu kiểm soát
của trung tâm), nên việc sao chụp và mang ra khái trung tâm
đều phải có sự đồng ý của giám đốc hoặc người đườc uỷ quyền.
Đối với hồ sơ nhân sự, người phụ trách hoặc người được chỉ

định có trách nhiệm quản lý, không được phép tự huỷ, cho
người khác xem hay sao chụp và phải chịu trách nhiệm về công
việc của mình. Đặc biệt là các hồ sơ về quá trình đánh giá ở các
cơ sở được bảo mật và kiểm soát chặt. Hồ sơ được sắp xếp khoa
học, theo trình tự thời gian và cách thức thích hợp để tiện tra
cứu.Tài liệu được lưu trữ bằng giấy tờ,đĩa mềm, trong hệ thống
máy tính của trung tâm và được kiểm soát chặt chẽ. Mỗi phòng
đều có trách nhiệm quản lý và lưu trữ những hồ sơ, tài liệu
thuộc quyền quản lý của phòng và hồ sơ, tài liệu chung.
IV ) QUẢN LÝ NHÂN SỰ./
4.1 Quản lý chung :
Biên chế của trung tâm gọn nhẹ, ngoài giám đốc và một
cán bộ (hiện đang thuộc phòng chứng nhận) thuộc biên chế của
Tổng cục, số cán bộ nhân viên còn lại của trung tâm đều làm
việc theo chế độ hợp đồng có thời hạn và/ hoặc chế độ kiêm
nghiệm cộng tác viên do trung tâm trả lương.Việc bố trí sử
dụng hay phân công công tác căn cứ vào quyết định số 395/QĐ-
QC,và căn cứ vào trình độ, năng lực của từng nhân viên.
Cả trung tâm hiện có 27 cán bộ nhân viên( kể cả giám
đốc), phân phối vào biên chế của 4 phòng.Nhân viên của các
ban, bộ phận khác cũng đều thuộc thuộc biên chế của các
phòng. Các trưởng phòng chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp
nhân sự thuộc phòng mình. Trưởng phòng phân công nhiệm vụ
cụ thể và theo dõi tình hình thực hiện của nhân viên, đồng thời
22
xem xét các báo cáo công việc (hàng tháng) của nhân viên trong
phòng, ký xác nhận và trình lên giám đốc. Hàng năm, phụ trách
tổ chức nhân sự có trách nhiệm phối hợp với các trưởng phòng
tiến hành đánh giá toàn bộ cán bộ của trung tâm Ýt nhất 1 lần
trong năm. Kết quả đánh giá là cơ sở cho giám đốc có quyết

định phù hợp như ký hợp đồng tiếp theo, nâng lương, cung cấp
đào tạo và có chính sách đối với từng cán bộ trong việc đánh
giá khen thưởng, kỷ luật, đề bạt, thôi việc
4.2 Về đào tạo:
Hàng năm, Quacert đều tiến hành tổ chức các khoá đào tạo
về chất lượng cho tất cả cán bộ nhân viên trong trung tâm và
nhân viên của các tổ chức khác nếu họ có nhu cầu(khi đó, họ có
thể cử nhân viên đến Quacert học tập hoặc có thể mời các giảng
viên của quacert đến cơ sở của họ để giảng dạy). Đó là các
khoá đào tạo về ISO 9000 :94, ISO 9000 phiên bản 2000, ISO
14000, HACCP , đào tạo chuyên gia đánh giá, chuyên gia đánh
giá trưởng, chuyên gia kỹ thuật. Các khoá tập huấn nghiệp vụ
cho toàn bộ cán bộ nhân viên Quacert được thực hiện hai lần
trong năm. Theo cán bộ tổ chức nhân sự, từ tháng 9/2002 trở đi,
khoảng 1 đến 2 tháng một lần, trung tâm sẽ tổ chức tập huấn
chuyên môn , nghiệp vụ cho tất cả cán bộ nhân viên.
Giảng viên trực tiếp giảng dạy các khoá học trên thường là
các CGĐG và CGĐG trưởng đã được Quacert công nhận là
giảng viên trong lĩnh vực đào tạo tương ứng (trung tâm hiện có
11 giảng viên). Đối với các khoá đào tạo CGĐG nội bộ, các
giảng viên phải hoàn thành xong một khoá học CGĐG trưởng và
đã tham gia một số cuộc đánh giá thực tế với tư cách chuyên
gia tập sự hoặc là chuyên gia. Điều này đảm bảo rằng các giảng
viên vừa vững vàng về lý thuyết, vừa có kinh nghiệm đánh giá
23
thực tế. Trong một số trường hợp khác, trung tâm cũng mời một
số giảng viên bên ngoài về giảng dạy (theo hình thức ký hợp
đồng).
Những nhân viên có nhu cầu tham gia một khoá học
chuyên gia đánh giá, chuyên gia đánh giá trưởng, chuyên gia kỹ

thuật sẽ phải điền vào đơn yêu cầu đào tạo theo mẫu đơn do
Quacert quy định, trong đó ghi rõ loại hình đào tạo,thời gian
đào tạo là ngắn hạn hay dài hạn. Ngoài ra, họ còn phải viết một
bản lý lịch tự thuật (đối với nhân viên mới) và ký vào một bản
“Cam kết bảo mật” theo mẫu có sẵn của trung tâm và trình lên
đại diện chất lượng hoặc trưởng phòng chứng nhận hoặc trưởng
phòng hành chính để sắp xếp và sau đó trình lên giám đốc để
xin ý kiến phê duyệt.Kinh phí đào tạo do trung tâm chi trả.
Ngoài ra, giám đốc còn có trách nhiệm đảm bảo việc tiếp
tục đào tạo cao hơn cho mọi nhân viên trong Quacert. Điều này
nhằm duy trì khả năng nắm bắt thủ tục của nhân viên cao, cũng
như chất lượng dịch vụ tốt nhất do đội ngũ nhân viên Quacert
cung cấp cho khách hàng.Những yêu cầu của khoá học sẽ được
đại diện chất lượng thực hiện và trình lên giám đốc phê duyệt
căn cứ trên loại hình công việc, trách nhiệm và quyền hạn cụ
thể, căn cứ vào việc thực hiện các hoạt động đánh giá và các
quá trình đào tạo đã qua, dựa trên những thay đổi đã được thực
hiện trước trong các thủ tục và các quy trình. Đồng thời nó
cũng dựa vào yêu cầu của những đồng đòi hỏi các kỹ năng cụ
thể của nhân viên, căn cứ vào các báo cáo đánh giá nội bộ và
bên ngoài, hay những phản hồi, những kiến nghị của khách
hàng. Do sự phát triển của thị trường yêu cầu có sự điều chỉnh
mới, do trung tâm mở rộng phạm vi chứng nhận hoặc do trung
tâm cần đào tạo các lĩnh vực kỹ thuật cụ thể. Bên cạnh đó, còn
24
do có những dịch vụ mới nh là HACCP, QS 9000 và do nhu
cầu của các cá nhân mà trung tâm có những chương trình đào
tạo tiếp thích hợp. Việc xác định rõ nhu cầu cần đào tạo sẽ mở
ra hướng phát triển cho các mục tiêu hàng năm của Quacert.
Các học viên của mọi khoá đào tạo đều được Quacert

quản lý(bao gồm nhân viên của Quacert và cả những người bên
ngoài) và được báo cáo trong bản báo cáo mẫu của trung tâm.
Trung tâm còn thực hiện việc đánh giá về các giảng viên, về
những tài liệu đào tạo, phương pháp đào tạo và những vấn đề
liên quan khác trong phiếu đánh giá của Quacert. Học viên của
các khoá học sẽ phải làm một bài thi (hội đồng chấm và coi thi
có 2 người hoặc hơn tuỳ từng trường hợp cụ thể, do giám đốc
chỉ định, trong đó có giảng viên của khoá học), nếu đạt yêu cầu
sẽ được trao chứng chỉ đã hoàn thành khoá học hoặc có tham
gia. Mỗi học viên sau khi tham dự khoá học sẽ phải trình cho
đại diện chất lượng, trưởng phòng chứng nhận các thứ như :
bằng của khoá học bao gồm chứng chỉ, các tài liệu của khoá học
đã được cấp, phiếu hoàn thành việc đánh giá khoá học.
Trung tâm cũng có chương trình cử cán bộ ra nước
ngoài công tác và học tập. Năm 2001 vừa qua, trung tâm có 8
cán bộ đi học tập ở các nước Malaysia, Nhật Bản, Hàn Quốc,
Trung Quốc Kinh phí một phần do trung tâm chi trả, một phần
do các tổ chức nước ngoài đài thọ cho Tổng cục, Tổng cục phân
bổ cho trung tâm. Các cán bộ được trung tâm tạo điều kiện cho
đi học tập ở nước ngoài sẽ phải cam kết làm việc cho trung tâm
theo thoả ước lao động mà họ đã ký với trung tâm.
Đối với việc đào tạo các học viên ở bên ngoài trung
tâm thì các thủ tục, quy trình và quy định cũng tương tự như
trên. Giảng viên giảng dạy các khoá đào tạo CGĐG bên ngoài
25