Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại công ty cổ phần hạ long

Mục Lục
Phần Mở Đầu 3
Chơng I.Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Hạ Long 4
I.Tổng quan về công ty Cổ phần Hạ Long 4
1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 4
2.Chức năng hoạt động của công ty 4
3.Sơ đồ tổ chức của công ty 4
4.Chức năng ,nhiệm vụ các phòng ban trong công ty 5
II.Tổng quan về đề tài nghiên cứu 7
1.Lý do lựa chọn đề tài 7
2.ý nghĩa của đề tài nghiên cứu 7
Chơng II.Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phơng Pháp Luận Cơ Bản Để
Phân Tích Và Thiết Kế Chơng Trình 8
I.Tổng quan về phơng pháp luận cơ bản 8
1.Tổ chức và thông tin trong tổ chức 8
2.Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức 9
3Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin 9
3.1.Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin 9
3.2.Các nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin 9
4.Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức 10
5.Tiêu chuẩn chất lợng của một hệ thống thông tin 12
II.Các phơng pháp luận cơ bản để phân tích và thiết kế chơng trình 13
1.Các phơng pháp thu thập thông tin 13
2.Các công cụ mô hình hóa 13
2.1.Sơ đồ luồng thông tin (IFD) 13
2.2.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 14
III.Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý 16
1.Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu 16
2.Các phơng pháp thiết kế cơ sở dữ liệu 17
2.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin ra 17
2.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hóa 18

3.Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsof Access 19
Chơng III.Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Cán Bộ
Tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long 21
I.Phân tích hệ thống 21
1.Khái quát về hệ thống thông tin quản lý cán bộ 21
2.Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống thông tin quản lý cán bộ 22
3.Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin quản lý cán bộ 24
4.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống 24
4.1.Sơ đồ ngữ cảnh 24
4.2.Sơ đồ DFD mức 0 26
4.3.Sơ đồ DFD mức 1 27
II.Thiết kế cơ sở dữ liệu 29
1.Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra 29
2.Thiết kế cơ sở dữ liệu trên Microsoft Access 35
3.Sơ đồ mối quan hệ giữa các thực thể 39
4.Thiết kế giải thuật của chơng trình 40
Kết Luận 44
Danh mục các tài liệu tham khảo 45
1
Phần Mở Đầu

Thế giới đang bớc vào một giai đoạn phát triển mới đầy sôi động và biến
đổi, trong đó vai trò của cách mạng khoa học rất quan trọng đặc biệt là cuộc
cách mạng thông tin .Nó đã và đang thâm nhập ,tác động sâu sắc ,trực tiếp lên
mọi mặt ,mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội. ứng dụng tin học vào lĩnh
vực kinh tế giúp ta nắm bắt thông tin một cách chính xác kịp thời ,đầy đủ ,góp
phần nâng cao hiệu quả kinh doanh ,thúc đẩy nền kinh tế mở rộng và phát
triển.Vì vậy ,trong quá trình quản lý các cơ quan,doanh nghiệp phải thấy đợc vai
trò của công nghệ thông tin .Nó giúp doanh nghiệp đáp ứng mọi nhu cầu của
khách hàng hiện tại mà còn nâng cao đợc năng lực sản xuất ,giúp cho các doanh

nghiệp có đủ sức cạnh tranh với thị trờng trong và ngoài nớc .
Qua quá trình tìm hiểu ,em càng thấy rõ vai trò của tin học nói chung và hệ
thống thông tin quản lý nói riêng khi áp dụng vào doanh nghiệp .Nó giúp cho
doanh nghiệp vận hành và quản lý tốt mọi hoạt động của mình.
2
Từ những đặc trng ,họat động chủ yếu của công ty,em đã hiểu đợc nhu cầu
của công ty và xây dựng nên một phần mềm quản lý .
Công ty cổ phần Hạ Long là doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu trong lĩnh
vực khách sạn ,ngoài ra công ty cũng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nh lữ
hành chuyên tổ chức cung cấp thiết kế tour du lịch ,phục vụ ăn uống ,kinh
doanh thơng mại Trong xu thế thị trờng kinh doanh du lịch và dịch vụ ngày
càng phát triển ,việc quản lý cán bộ là một vấn đề quan trọng của công ty .Vì
vậy ,ứng dụng tin học vào quản lý cán bộ là rất cần thiết góp phần nâng cao chất
lợng ,hiệu quả của đội ngũ cán bộ để công ty hoạt động có hiệu quả .Do đó em
lựa chọn đề tài: "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại
Công Ty Cổ Phần Hạ Long.
Em xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Văn Th đã tận tình chỉ bảo hớng
dẫn ,giúp đỡ em hoàn thành đề án này.


Chơng I: Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Hạ Long
I. Tổng quan về công ty cổ phần Hạ Long
1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty cổ phần Hạ Long là một trong những công ty có tuổi đời rất trẻ
.Tiền thân là một chi nhánh của công ty than Uông Bí tại Hà Nội.
Tháng 7/1996 công ty quyết định thành lập khách sạn Hạ Long trực thuộc
công ty Than Uông Bí .
Tháng 5/1999 khách sạn đợc đổi tên thành Khách sạn Thanh lịch Hạ
Long trực thuộc công ty du lịch Than Việt Nam.Sau ba năm hoạt động có
nhiều khởi sắc thì đến tháng 5/2002 Khách sạn Thanh lịch Hạ Long đợc đổi tên

thành Công ty cổ phần Hạ Long trực thuộc công ty du lịch và thơng mại Than
Việt Nam.
Ngày 1/3/2004 Công ty cổ phần Hạ Long lại đợc chuyển về thuộc quyền
quản lý của công ty than Uông Bí theo quyết định 248\QĐ_HĐQT ngày
23/2/2004 của chủ tịch hội đồng quản trị tổng công ty Than Việt Nam.
Sự ra đời của công ty cổ phần Hạ Long là một sự thiết yếu không chỉ theo
kịp với tiến độ phát triển của ngành du lịch Việt Nam mà còn đáp ứng mong
muốn ,nhu cầu của công ty và của du khách .
Công ty cổ phần Hạ Long đặt tại 297 Kim Mã,Ba Đình Hà Nội,là một
khách sạn đạt tiêu chuẩn sao (1 sao) ,số lợng nhân viên là 45 trong đó 23 nữ và
22 nam .Với vị trí đẹp và nguồn nhân lực trẻ khỏe ,thông minh và sáng tạo cùng
với cơ sở vật chất kĩ thuật hiện đại .Nh vậy ,công ty đã đạt đợc những thành tựu
không nhỏ với doanh thu năm 2003 là 11 tỷ.Những thành công nh trên đã tạo
cho công ty một bớc đi vững chắc trong thị trờng kinh doanh du lịch và dịch vụ.
2.Chức năng hoạt động của công ty
3
Công ty cổ phần Hạ Long mặc dù chỉ là chi nhánh nhỏ của công ty than
Uông Bí nhng lĩnh vực hoạt động của nó rất rộng trong đó chức năng hoạt động
chính là kinh doanh khách sạn ,phục vụ mọi đối tợng khách với mức giá phù
hợp.Đây là nguồn doanh thu chủ yếu của công ty.Ngoài kinh doanh khách sạn
,công ty cũng hoạt động trong cả lĩnh vực lữ hành chuyên tổ chức ,cung cấp
thiết kế các tour du lịch ,nhận và gửi khách ,phục vụ nhà hàng ăn uống ,kinh
doanh thơng mại ,xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng tiêu dùng và đời sống
3.Sơ đồ tổ chức của công ty
4 Chức năng ,nghiệm vụ của các phòng ban trong công ty
a.Phòng tổ chức _hành chính:
Chức năng:
Tham mu giúp việc cho Giám đốc công ty quản lý ,điều hành và thực hiện
trong lĩnh vực tổ chức ,lao động tiền lơng ,quản trị ,hành chính.
Nhiệm vụ:

Tổ chức bộ máy của công ty.
Quản lý theo dõi công tác tổ chức nhân sự ,đào tạo phù hợp với vị trí công
việc .Xác định nhu cầu về số lợng lao động và các yêu cầu về trình độ chuyên
môn cho các cán bộ nhân viên .Xắp xếp vị trí phù hợp với khả năng trình độ đào
tạo.
Quản lý ,theo dõi công tác lao động ,tiền lơng ,bảo hiểm xã hội,bảo hộ lao
động ,an toàn vệ sinh lao động .
4
Đại Hội Cổ Đông
Hội Đồng Quản Trị
Ban Kiểm Soát
Giám Đốc Công Ty Phó Giám Đốc Công Ty
Phòng
Tổ
Chức
Hành
Chính
Phòng
Kế
Toán
Tài
Chính
Phòng
Th ơng
Mại
Phòng
Kinh
Doanh
Khách
Sạn

Phòng
Du
Lịch
Lữ
Hành
Đội Xe
Vận
Tải
Đại Hội Cổ Đông
Thực hiện các biện pháp khuyến khích ngời lao động
Tổ chức thực hiện công tác quản trị ,hành chính.
b.Phòng Tài chính _Kế toán:
Chức năng:
Tham mu giúp giám đốc tổ chức ,quản lý,điều hành thực hiện công tác kế
toán tài chính .
Nhiệm vụ:
Tổ chức quản lý ,hớng dẫn theo dõi ,thực hiện tổng hợp tình hình các mặt
hoạt động về tài chính kế toán ,thống kê,tài vụ ,vốn,tài sản trong công ty đảm
bảo theo đúng chế độ,chính sách phù hợp với công ty.
Thực hiện thu chi đúng nguyên tắc ,hỗ trợ các hoạt động quản lý chất lợng
mặt tài chính.
c.Phòng Kinh doanh thơng mại:
Lên kế hoạch quản lý có hiệu quả ,lập kế hoạch và phát triển các sản
phẩm ,dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng .
Bán hàng ,quảng cáo cho sản phẩm và dịch vụ.
Nghiên cứu thị trờng ,đối tợng khách hàng hiện tại là ai ,khách hàng trong t-
ơng lai là ai và nhu cầu của họ.
Định giá cho sản phẩm và dịch vụ.
Xúc tiến bán hàng ,phân phối sản phẩm ,dịch vụ tới khách hàng.
d.Phòng Kinh doanh du lịch lữ hành:

Nắm đợc lịch trình ,tính chất đoàn khách đi hớng dẫn,thông cho khách cùng
thống nhất .
Gọi điện đến các đơn vị để chào các chơng trình.
Hớng dẫn hồ sơ xuất nhập cảnh cho khách,giao nhiệm vụ cho hớng dẫn cụ
thể chơng trình ,yêu cầu của đoàn khách .
Xây dựng chơng trình ,tính giá cả cho các tour ,phối hợp cùng tiếp thị để ký
kết hợp đồng.
e.Phòng Kinh doanh khách sạn:
Bộ phận buồng :quản lý cung cấp các đồ dùng ,vật dụng cho các bộ phận
khác ,có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác:lễ tân ,bảo vệ ,sửa
chữa,bảo dỡng
Bộ phận lễ tân: liên hệ giữa khách và khách sạn ,cung cấp thông tin về dịch
vụ khách sạn .Nhiệm vụ là kinh doanh phòng khách ,nghiên cứu phát triển
khách ,dự tính phòng khách và công việc cụ thể ,tham gia vào công tác
marketing,cung cấp thông tin về nguồn khách ,nhu cầu của khách.
II Tổng quan về đề tài nghiên cứu:
1.Lý do lựa chọn đề tài:
Công ty Cổ phần Hạ Long là loại hình kinh doanh dịch vụ ,công ty tạo ra lợi
nhuận từ nhiều mảng kinh doanh nhng chủ yếu là kinh doanh khách sạn.Do đó
việc quản lý nhân viên đáp ứng nhu cầu của khách là rất quan trọng .Phải quản
lý sao cho tốt ,xắp xếp cán bộ công nhân viên vào đúng vị trí ,đúng năng lực để
họ có thể phát huy hết khả năng đóng góp cho công ty.
Sử dụng tin học trong quản lý cán bộ của công ty giúp ích cho việc tìm
kiếm, tổng hợp những thông tin dữ liệu cần thiết và giúp tiết kiệm thời gian,nếu
5
có sai thì việc cập nhật sửa chữa cũng dễ dàng thuận tiện.Chính vì vậy em đã lựa
chọn đề tài này.
2 .ý nghĩa của đề tài nghiên cứu :
Đặc trng của ngành kinh doanh dịch vụ là thỏa mãn nhu cầu của khách
hàng một cách tốt nhất .Muốn vậy công ty phải quản lý tốt nguồn nhân lực của

mình.Trong thời buổi ngày nay có rất nhiều công ty làm dịch vụ,việc quản lý,
nắm rõ thông tin càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Thời đại ngày nay là
thời đại của khoa học kỹ thuật, của tri thức vì thế việc quản lý nhân sự bằng
Word, Excel sẽ không còn thích hợp nữa vì nó vừa tốn thời gian mà dễ gây
nhầm lẫn. Vì vậy em thấy vấn đề này có thể giải quyết một phần trong đề tài
của mình.
Nếu chúng ta không có một phần mềm quản lý nhân sự thì việc quản lý sẽ
khó khăn hơn, cồng kềnh và vất vả hơn. Nếu có đợc phần mềm này đi vào hoạt
động ta có thể giảm bớt đợc một lợng giấy tờ trong công ty và các phòng ban có
thể linh hoạt hơn trong việc điều động nhân sự của mình. Khi có quyết định về
nhân sự nh từ chức, thôi việc, bổ nhiệm, thăng chức, điều động nhân viên từ vị
trí này sang vị trí khác sẽ rất đơn giản và nhanh chóng thuận tiện, tránh đợc
những sai sót trong quá trình làm việc.
6
Chơng II: Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phơng Pháp Luận Để
Phân Tích Và Thiết Kế Chơng Trình
I.Tổng Quan Về Phơng Pháp Luận Cơ Bản:
1.Hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành:
Dữ liệu (data) là những mô tả về sự vật, con ngời và sự kiện trong thế giới mà
chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau.
- Thông tin (Information) là các thông báo hay bản tin nhằm mang lại sự hiểu
biết nào đó cho đối tợng nhận tin.
thông tin

Sơ đồ phản ánh của thông tin
-Hệ thống thông tin (Informatinon System) là một tập hợp những con ngời,
các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lu
trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi tr-
ờng.

Mô hình hệ thống thông tin
-Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển và sử dụng hệ thống thông tin có
hiệu quả trong một tổ chức. Gồm 5 yếu tố cấu thành xét theo trạng thái tĩnh là:
Thiết bị tin học (máy tính, các thiết bị, các đờng truyền , phần cứng), các
chơng trình (phần mềm), dữ liệu, thủ tục, quy trình và con ngời.
-Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt
động quản lý nhân sự và những vấn đề liên quan đến nhân sự của tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự không chỉ gồm phần mềm quản lý nhân
sự mà còn cần đến các thiết bị máy tính, các phòng ban và đối tợng để thu thập
và xử lý dữ liệu để sử dụng chúng vào các mục đích khác nhau.
7
Nguồn Đích
Thu thập Phân phátXử lý và l u giữ
Kho dữ liệu
Chủ thể
phản ánh
Đối t ợng
tiếp nhận
2 Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức:
Hệ thống thông tin trong một tổ chức có những chức năng sau:
_Thu thập
_Lu trữ
_Xử lý
-Phân Phối
3 Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin
3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học công nghệ ,thông tin.Hệ thống
thông tin ngày càng có vai trò quan trọng ,to lớn trong cuộc sống ,ảnh hởng đến
việc ra quyết định và chất lợng của quyết định .Một hệ thống thông tin hoạt
động tốt là một hệ thống mà nhờ nó các nhà quản lý có thể ra các quyết định có

chất lợng cao .Nhờ có các quyết định này mà các cơ quan hay tổ chức có thể sản
xuất phân phối những sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy lớn ,đáp ứng tốt nhu
cầu khách hàng,góp phần vào sự thành công của cơ quan hay tổ chức .
Có thể nói ,phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành
viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất .Một hệ thống thông tin hoạt
động tốt là bộ phận không thể thiếu của cơ quan ,tổ chức hiện đại nào.
Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin :
1.Những vấn đề về quản lý
2.Những yêu cầu mới của nhà quản lý
3.Sự thay đổi của công nghệ
4.Thay đổi sách lợc chính trị.
3.2 Các nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin
Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn
tại ,thiết kế một hệ thống mới ,thực hiện và tiến hành cài đặt nó .Phân tích một
hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đa ra những
chuẩn đoán về tình hình thực tế .Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một
hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình
logic,mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó .Việc thực hiện hệ thống thông tin
liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô
hình đó sang ngôn ngữ tin học .Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt
động của tổ chức .
Dới đây là ba nguyên tắc chung của nhiều phơng pháp hiện đại có cấu
trúc để phát triển một hệ thống thông tin :
Nguyên tắc 1:Sử dụng các mô hình
Nguyên tắc 2 :Chuyển từ cái chung sang cái riêng
Nguyên tắc 3:Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích
và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
4.Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin
Để phát triển một hệ thống thông tin trong một tổ chức phải trải qua 7 giai
đoạn .Sau đây là mô tả sơ lợc các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin .

Giai đoạn 1:Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội
đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi
8
và hiệu quả của dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này bao gồm các công
đoạn sau:
1.1.Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
1.2.Làm rõ yêu cầu
1.3.Đánh giá khả năng thực thi
1.4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết đợc tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu
cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ
thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn
đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và
xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt đợc. Trên cơ sở nội dung
báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một
hệ thống mới. Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các
công đoạn sau đây:
2.1.Lập kế hoạch phân tích chi tiết
2.2.Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại
2.3.Nghiên cứu hệ thống thực tại
2.4.Đa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
2.5.Đánh giá lại tính khả thi
2.6.Thay đổi đề xuất của dự án
2.7.Chuẩn bị và trình bày báo cáo chi tiết
Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ thống
thông tin, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của một hệ thống thực tế và đạt đợc
những mục tiêu đã đợc thiết lập từ giai đoạn trớc. Mô hình lôgíc của hệ thống

mới sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs),
nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp
thức hóa sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ đợc chấp nhận vào (các
Inputs).Mô hình lôgíc sẽ phải đợc những ngời sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết
kế lôgíc bao gồm các công đoạn sau:
3.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.2.Thiết kế xử lý
3.3.Thiết kế các luồng dữ liệu vào
3.4.Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc
3.5.Hợp thức hóa mô hình lôgíc
Giai đoan 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp
Mô hình lôgíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống sẽ làm. Khi mô hình
này đợc xác định và chuẩn y bởi ngời sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm
phân tích viên phải nghiêng về các phơng tiện để thực hiện hệ thống này.Đó là
việc xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hóa mô hình lôgíc. Mỗi một
phơng án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhng cha phải
là một mô tả chi tiết. Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phơng án giải
pháp:
4.1.Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học
9
4.2.Xây dựng các phơng án của giải pháp
4.3.Đánh giá các phơng án của giải pháp
4.4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng án của giải
pháp
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi một phơng án đợc lựa chọn. Thiết kế vật
lý ngoài gồm 2 tài liệu kết quả cần có: trớc hết là một tài liệu bao chứa tất cả
các đặc trng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là
tài liệu dành cho ngời sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện
với những phần tin học hóa. Những công đoạn chính của quá trình thiết kế vật lý

ngoài :
5.1.Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
5.2.Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra
5.3.Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hóa
5.4.Thiết kế các thủ tục thủ công
5.5.Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hóa
của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm.Những ngời chịu trách nhiệm về
giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu nh các bản hớng dẫn sử dụng và thao
tác cũng nh các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển
khai thực hiện kỹ thuật hệ thống nh sau:
6.1.Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
6.2.Thiết kế vật lý trong
6.3.Lập trình
6.4.Thử nghiệm hệ thống
6.5.Chuẩn bị các tài liệu hệ thống
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống
mới đợc thực hiện. Để chuyển đổi đợc thực hiện với những va chạm ít nhất, cần
phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này gồm các công đoạn:
7.1.Lập kế hoạch cài đặt
7.2.Chuyển đổi
7.3.Khai thác và bảo trì
7.4.Đánh giá
5.Tiêu chuẩn chất lợng của một hệ thống thông tin
Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lợng thông tin
do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra .Từ sự hoạt động kém của một
hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm
trọng.Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin đợc đánh giá qua chất l-

ợng của thông tin mà nó cung cấp .
Xem xét tiêu chuẩn chính là việc đặt ra mục tiêu chất lợng mà phần mềm
cần đạt đợc .Sau đây là những tiêu chuẩn cần thiết nhất cho một hệ thống thông
tin .
_Độ tin cậy
10
_Tính đầy đủ
_Tính thích hợp và dễ hiểu
_Tính đợc bảo vệ
II.Các Phơng Pháp Luận Cơ Bản Để Phân Tích Và Thiết Kế Chơng Trình
1.Các phơng pháp thu thập thông tin
Để tiến hành phân tích một hệ thống thông tin trớc hết chúng ta phải thu
thập thông tin về hệ thống đó. Ngời phân tích phải lựa chọn sử dụng kết hợp các
phơng pháp thu thập thông tin sau:
a.Phỏng vấn
Phỏng vấn là hỏi trực tiếp ngời có liên quan đến thu thập thông tin. Đó là
cách đơn giản và quan trọng nhất để thu thập thông tin về một tổ chức. Phỏng
vấn cho phép thu đợc những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp đ-
ợc những ngời chịu trách nhiệm trong thực tế, số ngời này có thể không đợc ghi
trong văn bản tổ chức. Qua đó, chúng ta có thể thu đợc những nội dung khái
quát về hệ thống mà khó có thể thu thập đợc qua nghiên cứu tài liệu.
Phỏng vấn đợc thực hiện qua các bớc
- Chuẩn bị phỏng vấn
-Tiến hành phỏng vấn
b.Nghiên cứu tài liệu
Phơng pháp này giúp ta nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ
chức nh: lịch sử hình thành và phát triển, tình trạng tài chính, vai trò và nhiệm
vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra. Thông
tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tơng lai của tổ chức.
c.Sử dụng phiếu điều tra

Phơng pháp này đợc sử dụng khi cần lấy thông tin từ một số lợng lớn các
đối tợng và trên một phạm vi địa lý rộng. Yêu cầu và câu hỏi trên phiếu phải rõ
ràng, cùng hiểu nh nhau, phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp
d.Quan sát
Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu
hoặc qua phỏng vấn nh tài liệu đợc lu ở đâu, có đợc sắp xếp hay không sắp xếp,
do ai quản lý
2.Các công cụ mô hình hóa
Sau khi đã tìm hiểu về hệ thống, phân tích viên sử dụng một số các công cụ
mô hình hóa để mô tả lại hệ thống thông tin hiện tại.Một số công cụ mô hình
hóa thờng đợc sử dụng là : Sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu.
2.1 Sơ đồ luồng thông tin
Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động.
Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giới vật lý
bằng các sơ đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:
-Xử lý
11
Thủ công Giao tác ngời máy Tin học hóa hoàn toàn
-Kho lu trữ dữ liệu
Thủ công Tin học hóa
-Dòng thông tin

-Điều khiển
2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram)
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính hệ thống thông tin nh sơ đồ luồng
thông tin nhng trên góc độ trừu tợng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu,
các xử lý, các lu trữ dữ liệu nhng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối t-
ợng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ này chỉ đơn thuần mô tả hệ thống thông tin
làm gì và để làm gì

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
-Nguồn hoặc đích của luồng dữ liệu(tác nhân): đợc biểu diễn bằng hình chữ
nhật, đợc đặt tên bằng một danh từ.Tác nhân nằm ngoài phạm vi của hệ thống
hay một phần của hệ thống.Tác nhân có thể là:
+Một tổ chức hay một đơn vị của tổ chức bên ngoài hệ thống(hay một phần
của hệ thống) gửi hay nhận thông tin từ hệ thống mà ta nghiên cứu.
+Những ngời hay nhóm ngời có tơng tác với hệ thống.
+Các hệ thống thông tin khác có trao đổi thông tin với hệ thống.
Nguồn hoặc đích
-Dòng dữ liệu :là các dữ liệu di chuyển từ vị trí này đến một vị trí khác trong
hệ thống.Đợc biểu diễn bằng một mũi tên chỉ hớng của dòng dữ liệu, trên mũi
tên là tên của dòng dữ liệu.
12
Tên ngời/Bộ phận
phát/nhân tin
Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu
-Tiến trình (Process) là một công việc hay một hành động có tác động lên các
dữ liệu làm cho chúng di chuyển, đợc lu trữ, thay đổi hay đợc phân phối. Đợc
biểu diễn bằng một hình tròn và tên của xử lý bắt đầu bằng một động từ thể hiện
khái quát công việc mà nó thực hiện.
Tiến trình xử lý
-Kho dữ liệu (Data Store): là các dữ liệu đợc lu trữ tại một chỗ. Kho dữ liệu đ-
ợc dùng để lu trữ các dữ liệu tạo nguồn dữ liệu cho xử lý.
Tệp dữ liệu Kho dữ liệu
Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của
hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần
một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh
sáng sủa, dễ nhìn, có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ
đồ khung cảnh còn đợc gọi là sơ đồ mức 0.

Phân rã sơ đồ
Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ
đồ.Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, ngời ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 0, tiếp
sau mức 0 là mức 1
III Cơ Sở Dữ Liệu Cuả Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
1.Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu
Để thiết kế đợc cơ sở dữ liệu trớc hết ta phải hiểu đợc các khái niệm cơ bản
liên quan đến cơ sở dữ liệu.
Trớc khi có máy tính điện tử tất cả các thông tin vẫn phải đợc thu thập, lu
trữ, xử lý, phân tích và cập nhật. Các dữ liệu này đợc ghi lên bảng, ghi trong sổ
sách, trong các phích bằng cứng, hộc Catalog thậm chí ngay trong trí não của
những nhân viên làm việc. Làm nh vậy cần rất nhiều ngời, cần rất nhiều không
gian nhớ và rất vất vả khi tìm kiếm tính toán. Thời gian xử lý lâu, quy trình mệt
mỏi và nặng nhọc và kết quả các báo cáo thờng là không đầy đủ và không chính
xác.
Ngày nay ngời ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu
(HQTCSDL) để giao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. HQTCSDL là một
13
Tên tiến
trình xử lý
phần mềm ứng dụng giúp chúng ta tạo ra, lu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ
một cơ sở dữ liệu đơn lẻ hoặc từ một số cơ sở dữ liệu. Microsoft Access, Foxpro
là những ví dụ về HQTCSDL thông dụng trên các máy tính cá nhân.
Cơ sở dữ liệu bắt đầu từ những khái niệm cơ bản sau:
- Thực thể (Entity) là một nhóm ngời, đồ vật, sự kiện, hiện tợng hay khái
niệm bất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại. Một số thực thể có
vẻ vật chất nh vật t, máy móc, khách hàng, sinh viên, nhân viên còn một số
thực thể khác chỉ là những khái niệm hay quan niệm chẳng hạn tài khoản, dự án,
nhiệm vụ công tác
- Mỗi thực thể đều có đặc điểm và tính chất mà ta gọi là những thuộc tính

(attribute). Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thờng không chia nhỏ
đợc nữa. Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể
mà ta muốn lu trữ.VD: thực thể nhân viên đợc đặc trng bởi các thuộc tính họ
tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, quê quán
- Bảng (Table) nh bảng thống kê, kế toán, bảng niêm yết giá hàng, bảng danh
sách cán bộ ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi là thực thể.
-Mỗi bảng có những dòng (row) mỗi dòng còn đợc gọi là một bản ghi
(record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể tức là một biểu hiện riêng
biệt của thực thể.
-Mỗi bảng có những cột (column). Mỗi cột còn đợc gọi là một trờng (field).
Giao giữa một dòng và một cột là một chứa mẩu dữ liệu ghi chép một thuộc
tính của cá thể trên dòng đó.
-Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan
đến nhau.
-Một tập hợp các CSDL có liên quan với nhau đợc gọi là một hệ cơ sở dữ liệu
(Database System).
2 Các phơng pháp thiết kế Cơ sở dữ liệu:
Có hai phơng pháp chủ yếu dùng để thiết kế cơ sở dữ liệu đó là thiết kế cơ sở
dữ liệu từ các thông tin đầu ra và thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô
hình hóa .
2.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra.
Bớc1.Xác định các thông tin đầu ra
Bớc 2.Xác định các tệp dữ liệu cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra
từng đầu ra.
Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra.Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm
các phần tử thông tin nh giới tính, họ tên, ngày tháng năm sinh đợc gọi là
các thuộc tính. Ta phải liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh
dấu các thuộc tính lặp là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu
nh HS_Lơng
Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh là những thuộc tính đợc tính toán hoặc

suy ra từ các thuộc tính khác nh thực lĩnh
Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra.
*Chuẩn hóa mức 1 (1.NF)
14
-Chuẩn hóa mức 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không đợc
phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các
thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có ý nghĩa dới góc độ quản lý.
-Gắn thêm cho danh sách con một tên , tìm cho nó một thuộc tính định danh
riêng và thêm một thuộc tính định danh của danh sách gốc.
*Chuẩn hóa mức 2 (2.NF)
-Chuẩn hóa mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính
phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không phải chỉ phụ thuộc vào một
phần của khóa. Nếu có sự phụ thuộc nh vậy thì phải tách những thuộc tính phụ
thuộc hàm vào một bộ phận của khóa thành một danh sách con mới.
-Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới
này một tên riêng phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.
*Chuẩn hóa mức 3 (3.NF)
-Chuẩn hóa mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không đợc phép có sự
phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào
thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách
có quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X.
-Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới.
2.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hóa
Theo phơng pháp này ta không mô tả và liệt kê các thông tin đầu ra mà ta
sẽ dùng các mô hình để biểu diễn. Trớc hết ta phải tìm hiểu một số khái niệm.
Thực thể (Entity): thực thể trong mô hình lôgíc dữ liệu đợc dùng để biểu
diễn các đối tợng cụ thể hoặc trừu tợng trong thế giới thực mà ta muốn lu trữ
thông tin về chúng.
VD: nhân viên, phòng ban
Liên kết (Acssociation): một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với

các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Khái niệm
liên kết đợc dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực
thể.
VD:
Các mức của liên kết
1@1 Liên kết loại Một Một
Một lần xuất của thực thể A đợc liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B
và ngợc lại.
1 1
1@1 Liên kết loại Một Nhiều
15
Phòng ban
Nhân viên
có
Tr ởng phòng Phòng công tác
lãnh
đạo
Mỗi lần xuất của thực thể A đợc liên kết với một hoặc nhiều của thực thể
B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực
thể A.
1 N

N@M Liên kết loại Nhiều Nhiều
Một lần xuất của thực thể A đợc liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của
thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B đợc liên kết với một hoặc nhiều lần
xuất của thực thể A.
N M
Một phòng ban có nhiều cán bộ cùng làm việc và cũng có cán bộ trong một
thời gian làm ở nhiều phòng ban khác nhau. Để biểu diễn quan hệ nhiều nhiều
giữa các thực thể ngời ta dùng một thực thể trung gian để biểu diễn hai quan hệ

một nhiều.
1 N 1 N
3 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access
Microsoft Access là một phần mềm trong bộ tổ hợp phần mềm Microsoft
Office do hãng phần mềm Microsoft Cooperation sản xuất.Microsoft Access là
hệ quản trị cơ sở dữ liệu đang đợc dùng phổ biến ở nớc ta và nhiều nơi trên thế
giới, phiên bản đầu tiên của Microsoft Access ra đời năm 1989, từ đó đến nay
các phiên bản khác nhau của Access đã lần lợt ra đời mang số hiệu 1.0,
1.1, 2.0 rồi đến Access 95, Access 97, Access 2000 và mới nhất là phiên bản
Access XP.
Microsoft Access tổ chức lu trữ dữ liệu trên một file duy nhất (*.MDB
hoặc *.MDE), trên file dữ liệu cũng đợc tổ chức thành các bảng có quan hệ với
nhau, ta có thể tìm kiếm, thêm, xóa, lọc dữ liệu một cách dễ dàng nhờ các câu
lệnh SQL.Các báo cáo của Microsoft Access rất phong phú, dễ tạo và dễ điều
khiển.
Microsoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến
nhất trên thế giới hiện nay theo mô hình quan hệ, cùng với Microft FoxPro hay
Visual FoxPro, DB2, SQL/DS và Oracle. Từ trớc đến nay ở Việt Nam nói đến
quản lý cơ sở dữ liệu là ngời ta nghĩ ngay đến FoxPro, FoxBase Dùng
FoxPro trong quản lý hầu nh ta có thể yên tâm vì FoxPro có thể làm đợc mọi
16
Nhân viên Giấy khen th ởng
có
Phòng ban Nhân viên
có
Phòng ban
Chức vụ
Nhân viên
c
ó

c
ó
việc.Tuy nhiên nếu đi sâu vào tìm hiểu Access ta có thể thấy rằng phần mềm
này thể hiện nhiều đặc tính u việt hơn FoxPro, nổi bật hơn cả là tính đơn giản và
hiệu quả. Access có thể đáp ứng đợc hầu hết các nhu cầu về quản trị cơ sở dữ
liệu nhng vẫn giữ tính thân thiện và dễ sử dụng cả cho ngời lập trình và cho ngời
sử dụng. Các khái niệm lý thuyết cơ sở dữ liệu thể hiện khá đầy đủ trong
Access. Nó là một hệ thống có tính hớng đối tợng và có thể dùng trên hệ thống
mạng để chia sẻ với nhiều ngời dùng cơ sở dữ liệu; nhất là hiện nay rất nhiều
công ty đã nối mạng để mở rộng phạm vi và môi trờng kinh doanh của mình.
Access dễ dàng quản lý, thể hiện và chia sẻ thông tin trong các công việc quản
lý dữ liệu hàng ngày.
Trên đây là những u điểm của Microsoft Access so với các phần mềm
khác. Chắc rằng trong thời gian sắp tới ngời tiêu dùng ở Việt Nam sẽ khám phá
ra những u điểm này và sử dụng Microsoft Access một cách rộng rãi và phổ biến
hơn.
ChơngIII Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản
Lý Cán Bộ Tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long
I Phân Tích Hệ Thống
1 Khái quát về hệ thống thông tin quản lý cán bộ:
Một hệ thống thông tin quản lý nhân sự điển hình có thể đợc mô tả nh sau:
Hồ sơ nhân sự Báo cáo nhân sự
Danh mục chức vụ Danh sách nhân viên
Danh mục dân tộc theo đơn vị
Lý lịch cá nhân Báo cáo tổng hợp l -
ơng
Danh mục trình độ VH Báo cáo tổng hợp
Danh mục phòng ban trình độ văn hóa

17

hệ chơng
trình quản
lý Cán Bộ
trong cơ
quan
Đầu vào của hệ thống là các dữ liệu liên quan đến đối tợng mà chơng
trình cần quản lý. Các dữ liệu này gồm có danh mục dân tộc, danh mục tôn
giáo, danh mục các phòng ban, danh mục chức vụ, các thông tin đợc nêu trong
hồ sơ cán bộ nh mã cán bộ, ngày sinh, quê quán, trình độ học vấn, tiểu sử gia
đình ngoài ra còn có các thông tin về bản thân nh tình trạng sức khỏe, hôn
nhân, trình độ chính trị
Đầu ra của hệ thống có thể khác nhau tùy theo yêu cầu của từng cơ quan
và doanh nghiệp. Thông thờng đầu ra đợc thể hiện dới các dạng báo cáo đặc tr-
ng theo một số tiêu chí nhất định. Báo cáo về danh sách cán bộ đợc coi là báo
cáo quan trọng nhất, bắt buộc phải có. Ngoài ra còn có các báo cáo về lơng, quá
trình làm việc, kỉ luật, khen thởng
Các hệ thống không những trợ giúp cho phòng quản trị nhân lực lu trữ
các thông tin về nhân sự và lập các báo cáo định kỳ mà còn giúp các nhân viên
phòng quản trị nhân lực trong việc lập kế hoạch sách lợc và chiến lợc bằng cách
cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và
thực hiện các chức năng xử lý nguồn nhân lực khác.
Quản lý nhân sự có nghĩa là sử dụng có hiệu quả lực lợng lao động. Vì
vậy hệ chơng trình quản lý nhân sự phải có một cơ sở dữ liệu để lu giữ các dữ
liệu liên quan đến nhân sự trong công ty.Chơng trình cho phép cập nhật, sửa
chữa, hủy bỏ các thông tin , hay đa ra đợc các thông tin theo yêu cầu của ngời
sử dụng đáp ứng đợc yêu cầu quản lý.Giúp cho ngời sử dụng tiết kiệm đợc công
sức, thời gian trong việc quản lý nhân sự .
2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống thông tin quản lý cán bộ:
Sơ đồ luồng thông tin IFD (information flow diagram) dùng để mô tả hệ
thống thông tin dới dạng động ,tức là ta sẽ mô tả sự di chuyển các dữ liệu về

nhân sự ,các xử lý liên quan đến công tác quản lý cán bộ trong thế giới bên
ngoài dới dạng sơ đồ.Ta thấy hệ thống thông tin quản lý cán bộ liên quan đến ba
đối tợng chủ yếu là cán bộ công nhân viên ,cán bộ làm công tác trực tiếp quản
lý nhân sự và lãnh đạo của cơ quan doanh nghiệp ,những ngời cần các thông tin
do hệ thống đem lại để ra các quyết định.
18
Thời
điểm
CBCNV Bộ phận quản lý
cán bộ
Phòng ban
liên quan
Lãnh đạo
Khi
tiếp
Nhận
vào cơ
Quan
hay khi
Có
sự
Thay
đổi.
19
TT do cán
bộ cung cấp
TT về cán bộ
Các báo cáo
Tiếp nhận, xử lý
các TT

TT đã đ ợc xử
lý,chọn lọc
Nhập các TT đã đ ợc xử lý
CSDL
Cán Bộ
In báo cáo theo
yêu cầu
Các báo
cáo
20
3. Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin quản lý cán bộ
4.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống thông tin quản lý cán bộ
4.1 Sơ đồ ngữ cảnh:
Thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin quản lý ,tức là
nhìn vào sơ đồ là ta có thể nhận biết nội dung chính của hệ thống .
Trong hệ thống thông tin quản lý cán bộ ,hồ sơ cán bộ và các thông tin có
liên quan đến cán bộ đợc cập nhật và lu trữ trong cơ sở dữ liệu về nhân sự ,các
thông tin này kết hợp với các dữ liệu có sẵn trong hệ thống nh các tệp danh
mục,các thông tin phòng ban sẽ cho ta báo cáo về cán bộ .Sơ đồ ngữ cảnh ta coi
hệ thống giống nh hộp đen,các thông tin về cán bộ nh đầu vào của hệ thống,các
báo cáo và các thông tin khác giống nh đầu ra của hệ thống,chính cán bộ công
nhân viên cũng là những ngời hởng lợi ích do hệ thống đem lại.Lãnh đạo và các
đối tợng cụ thể khác là những ngời sử dụng những thông tin do hệ thống mang
lại,họ chính là đối tợng phục vụ của hệ thống thông tin.
Sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống thông tin quản lý cán bộ:
thông tin về thông tin về
cán bộ cán bộ

21
Hệ thống thông tin quản

lý Cán Bộ
Quản lý
hồ sơ
Quản lý l
ơng
Tìm kiếm
thông tin
Tổng hợp
báo cáo
Thẩm tra
lí lịch
Cập nhật
Tính l ơng
Theo tên
Theo
phòng ban
Chức vụ
Số CMND
Báo cáo
về cán bộ
Báo cáo l
ơng
Chỉnh sửa
hồ sơ
CBCNV
HTTT
Quản lý
Cán bộ
Phòng ban
chức năng

Lãnh đạo

thông tin về
thông tin phản hồi cán bộ

các báo cáo yêu cầu báo cáo
4.2 Sơ đồ DFD mức 0 :


thông tin
phiếu cán bộ
lơng thông tin về CB


Thông tin
thông tin CB Hồ sơ CB CB
thông
tin
tính
lơng
22
CBCNV
1.0
Quản lý
hồ sơ
Phòng ban
chức năng
2.0.
Quản
lý l

ơng
3.0 Tìm
kiếm
thông tin
4.0 Báo
cáo tổng
hợp
D1 Hồ sơ cán bộ


Hồ sơ cán bộ


thông tin lu thông tin lơng
+
Báo cáo
D2 Lơng





4.3 Sơ đồ DFD mức 1:

thông tin Báo cáo
cá nhân cán bộ
thông tin về
thông tin về cán bộ
cán bộ
Hồ sơ đã

phân loại D1 Hồ sơ cán bộ
thông tin hồ
sơ lu trữ
23
Lãnh đạo
CB CNV
1.1Phâ
n loại
hồ sơ
1.2 Lập
báo cáo
1.3 Cập
nhật hồ
sơ
1.4
Hủy hồ
sơ
Lãnh đạo
Phòng ban
chức năng

hồ sơ không hợp lệ
Sơ đồ DFD mức 1 của hệ thống thông tin quản lý cán bộ
phiếu lơng
thông tin lơng đã kiểm tra
thông tin
tính lơng
D2 Lơng
thông tin
lơng

báo cáo
24
CB CNV
2.1Kiể
mtra tt l
ơng
2.2 Tính
l ơng
2.3 Báo
cáo
Lãnh đạo
II Thiết Kế Cơ Sở Dữ Liệu:
1.Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra:
a.Liệt kê các phần tử thông tin bao gồm các thuộc tính:
-Mã cán bộ
-Họ đệm
-Tên
-Giới tính
-Ngày sinh
-Địa chỉ
-Quê quán
-Số CMND
-Điện thoại
-Ngày vào biên chế
-Dân tộc
-Tôn giáo
-Trình độ ngoại ngữ
-Trình độ tin học
-Chuyên ngành đào tạo
-Từ ngày

-Đến ngày
-Trờng
-Bằng
-Chức vụ
-Ngày bắt đầu
-Ngày kết thúc
-Phòng ban
-Điện thoại
-Họ tên ngời thân (R)
-Ngày sinh (R)
-Giới tính (R)
-Nghề nghiệp (R)
-Quan hệ (R)
-Địa chỉ
-HS_Lơng (R)
-Phụ cấp (R)
-Thực lĩnh (R,S)
-Đoàn viên
-Ngày vào đoàn
-Đảng viên
25