Mô tả hệ thống quản lý

I.Mô tả hệ thống quản lý
Công ty XYZ là công ty xuất nhập khẩu thuỷ sản. Mô hình tổ chức của công ty như
sau:

Các hoạt động quản lý nguyên vật liệu do các bộ phận dưới đây đảm nhiệm chính:
- Bộ phận cung ứng:
+ Lập kế hoạch cung ứng NVL (tôm).
+ Tìm và đánh giá nhà cung cấp, khách hàng.
+ Thực hiện cung cấp cho các phân xưởng chế biến.
- Kế toán NVL:
+ Quản lý và theo dõi tình hình xuất, nhập NVL với các hình thức thanh toán khác
nhau như: Thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản, trả chậm, quản lý hàng tồn
kho. Từ đó in báo cáo nhập, xuất chi tiết cũng như tổng hợp, in báo cáo tồn kho
hàng hoá, in thẻ kho…
II. Khảo sát hiện trạng .
II.1.Các hoạt động nghiệp vụ
II.1.1 Mua nguyên liệu v à nh ập kho.
Phòng cung ứng có nhiêm vụ chính là mua NL của ngư dân và các khu nuôi trồng hải
sản .Ngoài ra , bộ phận kho v à phòng kế toán cũng tham gia vào qúa trình quản l ý .
Ph òng cung ứng mua NL t ừ nh à cung c ấp. Khi có nguyên vật liệu về Ph òng cung ứng
thông báo cho kho để nhận nguyên vật liệu. Tại kho thủ kho sẽ kiểm tra về số lượng, ph òng
cung ứng sẽ kiểm tra về chất lượng xem có đúng với đơn đặt hàng hay không. Sau khi kiểm
tra xong thủ kho viết phiếu nhập kho rồi viết vào thẻ kho theo từng số danh điểm vật tư. Sau
mỗi lần nhập kho thủ kho sẽ chuyển toàn bộ phiếu nhập kho về cho kế toán.
Khi nhận được phiếu nhập kho do thủ kho chuyển về ( phiếu nhập kho có đủ điều kiện xác
nhận: thủ kho ký xác nhận về số lượng, bộ phận vật tư ký xác định chất lượng) và hóa đơn do
bộ phận vật tư chuyển về. Kế toán sẽ căn cứ vào đó xác định các thông tin về NL.
II.1.2. Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất:
Khi bộ phận sản xuất cần bao nhiêu nguyên vật liệu sẽ báo về cho phòng cung ứng. Phòng
cung ứng báo về kho. Tại đây, thủ kho xuất nguyên vật liệu theo số lượng mà bên vật tư yêu
cầu và viết phiếu xuất kho sau đó chuyển về cho kế toán.

II.1.3. Sản xuất .
Phân xưởng có trách nhiêm sản xuất NL thành sản phẩm sau đó nhập SF vào kho SF để cho
hoạt động XK.
II.1.4.Xuất khẩu.
Bộ phận
cung ứng
Giám đốc
Bộ phận
kinh
Phân
xưởng SX
Kế toán
NVL
Phòng kinh doanh nhận các hợp đồng xuất khẩu ,xem xet thực trạng công ty để ký kết hợp
đồng và tiến hành các hoạt động xuất khẩu SF.
II.2 Bi ểu đ ồ hoat đ ộng
Mua và nhập nguyên liệu
Xuất nguyên liệu cho phân xưởng.
Xuất khẩu SF
IIICác bước xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (PBC/FHD) và biểu đồ phân cấp
chức năng.
III.1. Các bước xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng.
+ Khái niệm, thành phần, đặc điểm, một số lưu ý khi xâydựng PBC (giáo trình)
+ Các bước xây dựng:
* Liệt kê nhữngchức năng có thể sau đó loại bỏ những chức năng không cần
thiết.
* Xác định số lượng các mức chức năng
* Ghép các chức năng nhỏ tương tự nhau thành một chức năng lớn .
* Vẽ biểu đồ theo sơ đồ hình cây từ chức năng lớn nhất đến nhỏ nhất.
III.2. Biểu đồ phân cấp chức năng.

IV. Tác nhân ngoài , kho dữ liệu.
1.Nhà cung cấp .
2. Khách hàng.
3. Đơn hang
4. Phiếu nhập NL.
5.Phiếu xuất NL.
6. Phiếu nhập SF.
7.Phiếu xuất SF.
8.Hợp đồng .
9. Hoá đơn mua Nl.
10.Hoá đơn bán SF.
V. Biểu đồ luồng dữ liệu các mức của hệ thống.
V.1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh .
V.2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh .
V.3.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.
V.3.Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh