hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại trung tâm tin học - tự động hoá công nghiệp

KILOBOOKS.COM

1
LỜI MỞ ĐẦU
Từ khi nền kinh tế nước ta chuyển đổi từ cơ chế tập trung bao cấp sang cơ
chế thị trường có sự quản lý của nhà nước thì hoạt động thương mại nói chung
có những chuyển biến rõ rệt và đạt được nhiều thành tích đáng khích lệ. Sự linh
hoạt của nền kinh tế thị trường làm cho sự phát triển của các doanh nghiệp
ngồi quốc doanh lớn mạnh rõ rệt, nó trở thành một phần hết sức quan trọng
trong nền kinh tế nước ta. Trong hồn cảnh mới các doanh nghiệp nói chung và
doanh nghiệp thương mại nói riêng đòi hỏi phải năng động, sáng tạo và kinh
doanh phải có lãi, nếu khơng doanh nghiệp khơng thể đứng vững trước sự cạnh
tranh gay gắt của thị trường.
Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại là q trình thực hiện
các nghiệp vụ mua bán, dự trữ, bảo quản hàng hố. Mỗi nghiệp vụ này đều ảnh
hưởng nhất định tới kết quả kinh doanh, song bán hàng là khâu quyết định trực
tiếp bởi mục đích kinh doanh là lợi nhuận. Có thể nói lợi nhuận là mục tiêu
hàng đầu chi phối mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy tổ chức
tốt nghiệp vụ quản lý bán hàng để đảm bảo thu hồi vốn, đẩy nhanh vòng quay
vốn, bù đắp chi phí bỏ ra và xác định hợp lý, chính xác kết quả bán hàng, kết
quả sản xuất kinh doanh là một vấn đề thường xun đặt ra cho một doanh
nghiệp thương mại.
Kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng giữ vai trò hết sức quan
trọng là phần hành kế tốn chủ yếu trong tồn bộ cơng tác kế tốn của doanh
nghiệp, góp phần phục vụ đắc lực trong hoạt động bán hàng của mỗi doanh
nghiệp. Vì vậy để đẩy mạnh hàng hố bán ra, trong kế tốn cần chú trọng tới
nghiệp vụ kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng để đưa ra các phương
hướng nhằm nâng cao kết quả kinh doanh đối với mặt hàng có hiệu quả và thu
hẹp, loại bỏ mặt hàng kinh doanh kém hiệu quả để tăng doanh thu và tiết kiệm
chi phí.

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
KILOBOOKS.COM

2
Nhận thức được tầm quan trọng của kế tốn bán hàng cho nên trong q
trình thực tập ở Trung tâm Tin học – Tự động hố cơng nghiệp, em đã hồn
thành được chun đề thực tập tốt nghiệp với đề tài "Hồn thiện cơng tác kế
tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Trung tâm Tin học - Tự
động hố cơng nghiệp".
Nội dung đề tài gồm 3 phần:
Phần 1: Một số nét khái qt về Trung tâm tin học - Tự động hố cơng
nghiệp
Phần 2: Thực trạng kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở
Trung tâm Tin học - Tự động hố cơng nghiệp.
Phần 3: Đánh giá và kết luận
PHẦN 1: MỘT SỐ NÉT KHÁI QT VỀ TRUNG TÂM TIN HỌC –
TỰ ĐỘNG HĨA CƠNG NGHIỆP.
1. Q trình hình thành và phát triển của Trung tâm Tin học - Tự
động hố cơng nghiệp.
Trung tâm Tin học - Tự động hố cơng nghiệp (IACI) thành lập theo
Quyết định số 21/QĐTL ngày 05/04/1993 (thuộc Hội Tin học Việt Nam - Liên
hiệp các Hội KHKT Việt Nam) có Đăng ký hoạt động KHCN số 062 do Bộ
KHCN & MT cấp ngày 04/06/1993.
Trung tâm Tin học - Tự động hố cơng nghiệp được thành lập theo đúng
qui định của pháp luật về các thủ tục như: vốn góp, có hội đồng thành viên.
Trung tâm có đầy đủ tư cách pháp nhân, thực hiện hạch tốn độc lập, có tài
khoản tại ngân hàng, có con dấu riêng.
* Vốn điều lệ của Trung tâm: 1.100.000.000đ.
* Thành viên sáng lập của Trung tâm gồm:
- TS. Phạm Văn Khảo

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
KILOBOOKS.COM

3
- Hồng Văn Minh
- Nguyễn Quốc Hùng
* Tên gọi & trụ sở:
- Tên gọi: Trung tâm Tin học - Tự động hố cơng nghiệp (viết tắt: IACI)
Tên tiếng Anh: Informatic Automatical Center for Industry
- Trụ sở: Số 99 - phố Lê Thanh Nghị - Hà Nội.
* Về nhân sự của Trung tâm: khi thành lập Trung tâm chỉ có 12 nhân viên,
do sự phát triển và mở rộng qui mơ sản xuất kinh doanh cho nên số nhân sự
cũng tăng cho phù hợp. Tính đến thời điểm năm 2003 đã có 44 nhân viên.
Lương bình qn của Trung tâm năm 2003 là 1.200.000 (thấp nhất là
800.000 và cao nhất là 2.500.000).
2. Chức năng hoạt động của Trung tâm:
- Cung cấp vật tư, trang thiết bị và đảm bảo khoa học kỹ thuật cho các hệ
thống máy móc thiết bị, hệ thống tự động hố cơng nghiệp và các dây chuyền
cơng nghệ xây dựng trong nước hoặc nhập ngoại;
- Khai thác kinh doanh tổng hợp các loại vật tư, thiết bị, máy móc, sản
phẩm kỹ thuật, cơng nghệ mới; triển khai các hoạt động đầu tư, hợp tác, liên kết
xuất nhập khẩu với các cơ sở sản xuất, kinh tế trong và ngồi nước.
- Nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật & cơng nghệ trong các
lĩnh vực tin học - cơ khí hố, tự động hố vào các ngành cơng nghiệp, dịch vụ
và kinh tế quốc dân.
- Đào tạo, huấn luyện kỹ thuật và cơng nghệ chun ngành, tư vấn, thiết kế
cơng nghệ và chuyển giao cơng nghệ, vật tư, thiết bị, máy móc, sản phẩm mới.
- Triển khai sản xuất, chế thử các sản phẩm, thiết bị cơ khí, điện tử, tin học
phục vụ cho các nhu cầu về sửa chữa, phục hồi, thay thế, nâng cấp trang thiết

bị

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
KILOBOOKS.COM

4
Trung tâm đã thúc đẩy sản xuất kinh doanh bằng cách giảm giá, hỗ trợ
các dịch vụ kỹ thuật như lắp đặt, sửa chữa và dịch vụ sau bán (vận chuyển).
Ngồi ra, Trung tâm còn tổ chức quảng cáo thường xun trên Báo, phương
tiện thơng tin đại chúng về sản phẩm của Trung tâm, xúc tiến bán, giới thiệu
sản phẩm ở các đợt khuyến mại, hội nghị khách hàng. Đặc biệt, trong cơng tác
kinh doanh của mình, Trung tâm lấy dịch vụ sau bán hàng làm đòn bẩy bán
hàng, cung cấp nhanh chóng, kịp thời, miễn phí vận chuyển, lắp đặt, sửa chữa.
Trong tương lai, xu hướng phát triển của Trung tâm là hướng vào kỹ
thuật cao, cung cấp những model mới, ứng dụng cơng nghệ kỹ thuật số và mở
rộng mặt hàng kinh doanh, nâng cao chất lượng dịch vụ kỹ thuật và hỗ trợ, tạo
điều kiện cho các đại lý hoạt động.
3. Đặc điểm cơ cấu và tổ chức quản lý của Trung tâm:
Cơ cấu tổ chức quản lý của Trung tâm là cơ cấu trực tuyến - chức năng.
Cơ cấu này đã thực hiện tốt chế độ thủ trưởng và chế độ trách nhiệm cá nhân,
đồng thời vẫn thu hút được các chun gia giỏi vào điều hành sản xuất kinh
doanh.
Hội đồng thành viên bầu ra Giám đốc, Giám đốc là thủ trưởng cao nhất
của Trung tâm, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của
Trung tâm. Giám đốc quản lý trực tiếp các phòng ban, đứng đầu các phòng là
trưởng phòng. Các phòng có sự phối hợp chặt chẽ, giúp nhau hồn thành tốt
nhiệm vụ được giao.
Trung tâm gồm 5 phòng:
- Phòng Tổ chức hành chính; - Phòng Kế tốn;
- Phòng Kinh doanh; - Phòng Kỹ thuật;

- Phòng nghiên cứu phát triển và dạy nghề.
Bên cạnh đó Trung tâm còn có 1 xưởng sản xuất.

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
KILOBOOKS.COM

5
S ủ b mỏy qun lý ca Trung tõm IACI.










* Chc nng ca b mỏy qun lý Trung tõm
- Giỏm ủc: ch ủo v chu trỏch nhim chung mi hot ủng sn xut
kinh doanh.
+ Giỏm ủc cú quyn ra ch th, mnh lnh m mi ngi trong ủn v phi
tuõn theo, phi chp hnh nghiờm chnh.
+ Giỏm ủc cú quyn t chc b mỏy qun lý hp lý, ủ mnh ủ thc
hin tt nhng nhim v ủ ra.
+ Giỏm ủc l ngi to ra vic lm, ủm bo ủc thu nhp v khụng
ngng nõng cao mc sng vt cht, tinh thn cho ngi lao ủng.
+ V mt ti chớnh thỡ giỏm ủc l ngi qun lý, l ngi ch ti khon
ca ủn v, cú trỏch nhim bo ton v phỏt trin vn ca ủn v.
- Phũng t chc hnh chớnh: theo dừi, qun lý nhõn s ca Trung tõm,

lp ra cỏc k hoch, trin khai cỏc chớnh sỏch do Trung tõm ủt ra, cú nhng
hot ủng ủm bo cho quyn li ca nhõn viờn nh: cỏc ch ủ bo him, ngh
HI NG
THNH VIấN

GIM C
PHềNG T

CHC
HNH
CHNH
PHềNG
NCPT V
DY
NGH

PHềNG
KINH
DOANH

PHềNG
K TON

PHềNG
K THUT


XNG
SN
XUT

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
KILOBOOKS.COM

6
ốm, thai sản, tổ chức tham quan hàng năm.
- Phòng kế tốn: có nhiệm vụ kiểm tra các chứng từ kế tốn, ghi sổ kế
tốn, tổng hợp và lập báo cáo kế tốn, đảm bảo cung cấp các số liệu kế tốn
trung thực, nhanh chóng, chính xác theo các quy định của Nhà nước và của
Trung tâm.
- Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tìm kiếm các đơn đặt hàng để Trung
tâm gia cơng, sản xuất. Tiêu thụ sản phẩm hàng hố mà Trung tâm khai thác
được như: máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy fax đồng thời thực hiện
các biện pháp thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hố như: quảng cáo, khuyến mại, giới
thiệu sản phẩm
- Phòng kỹ thuật: tổ chức tính tốn, thiết kế, chỉ đạo sản xuất sản phẩm,
hướng dẫn sử dụng máy, các dịch vụ sửa chữa, lắp ráp máy cho khách hàng.
- Phòng nghiên cứu phát triển và dạy nghề: nghiên cứu và phát triển thị
trường của Trung tâm; thu thập các tài liệu, thơng tin khoa học kỹ thuật mới để
phục vụ cho cơng việc; triển khai thực hiện các hợp đồng đào tạo và dạy nghề.
- Phân xưởng sản xuất: sản xuất các sản phẩm theo đơn đặt hàng. Do
quy mơ xưởng sản xuất của Trung tâm là nhỏ, khơng đủ điều kiện để chế tạo tất
cả các chi tiết, vì vậy có một số chi tiết phải th ngồi gia cơng.
4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn.
Sơ đồ bộ máy kế tốn Trung tâm:

KẾ TON TRƯỞNG
Thủ
qu
ỹ

KT doanh thu
v hng hố
Kế tốn
ti
ề
n m
ặ
t

Kế tốn
cơng n
ợ

Kế tốn
thanh tốn


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
KILOBOOKS.COM

7

Hoạt động bộ máy kế tốn của Trung tâm theo hình thức tập trung.
Trình tự ghi chép kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng trên sổ

của Trung tâm là dựa và hình thức Chứng từ ghi sổ nhưng có điều chỉnh để phù
hợp với cách hạch tốn của Trung tâm. Trung tâm thực hiện cơng tác kế tốn
bằng máy vi tính. Thêm vào đó còn có các loại sổ sau:
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gửi ngân hàng
- Sổ lương.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cái tài khoản.
- Các sổ và thẻ kế tốn chi tiết.
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, tồn bộ số chứng từ này được cập
nhật vào máy theo số chứng từ và ngày tháng, máy sẽ tự điều chỉnh sắp xếp số
liệu theo thứ tự của các hố đơn chứng từ đó. Khi ta cần số liệu tổng hợp của
các hố đơn chứng từ phát sinh trong ngày, tháng thì máy sẽ cung cấp đầy đủ,
chính xác. Bên cạnh đó kế tốn lập chứng từ ghi sổ, từ đó căn cứ để lập sổ đăng
ký chứng từ ghi sổ. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được lập để so sánh với số liệu
trên máy để kiểm tra sai sót, nhầm lẫn.
Sau khi các số liệu được cập nhật vào máy, máy sẽ tự động điều chỉnh số
liệu vào sổ cái và các sổ chi tiết có liên quan. Cuối kỳ máy tự tổng hợp số liệu
trên sổ kế tốn chi tiết để đối chiếu với số liệu ghi trên sổ cái, từ đó kế tốn có
cơ sở lập bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính.

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
KILOBOOKS.COM

8
S ủ trỡnh t ghi s k toỏn theo hỡnh thc Chng t ghi s:

Ghi hng ngy
Ghi cui k
Quan h ủi chiu

S QU
S NG Kí
CHNG T
GHI S
S , TH K
TON CHI TIT

CHNG T GC


CHNG T

GHI S
BNG
TNG HP T

S CHI TIT
BO CO
K TON
BNG CN I
S PHT SINH

S CI
BNG TNG HP
CHNG T GC

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
KILOBOOKS.COM

9
PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT
QUẢ BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC - TỰ ĐỘNG HỐ CƠNG
NGHIỆP.

1. Đặc điểm hàng hóa bán tại Trung tâm:
1.1. Đặc điểm về sản phẩm
Đặc điểm sản phẩm của Trung tâm là máy vi tính, máy in, photocopy, máy
fax và các loại máy văn phòng cùng với các vật tư, phụ kiện thay thế cho máy
(như đèn chụp, mực in, chân máy, giấy, gạt, lẫy tách giấy ). Đây là những
thiết bị điện tử mang tính phục vụ cao ở văn phòng của các doanh nghiệp.
1.2. Các phương thức bán hàng
Trung tâm Tin học - Tự động hố cơng nghiệp có chức năng chính là lưu

thơng hàng hố, vì vậy, tiêu thụ hàng hố là nghiệp vụ chủ yếu đem lại lợi
nhuận cho Trung tâm. Trung tâm rất coi trọng việc tiêu thụ hàng hố đến tận
tay người tiêu dùng với chi phí thấp nhất và lợi nhuận cao nhất. Hiện nay,
phương thức tiêu thụ chủ yếu của Trung tâm là cung cấp các thiết bị văn phòng
cho khách hàng, bán lẻ các loại vật tư, phụ kiện thay thế và dịch vụ sửa chữa
bảo trì máy, việc này được thực hiện dựa trên những hợp đồng ký kết với khách
hàng do phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật của Trung tâm thực hiện.
Với đặc điểm kinh doanh như vậy, cho nên phòng kế tốn của Trung tâm
đã tổ chức hạch tốn nghiệp vụ tiêu thụ hàng hố theo hướng:
- Nếu là các hợp đồng bán thiết bị (máy vi tính, máy in, photocopy, fax )
với khách hàng có giá trị lớn hoặc các đơn đặt hàng thì căn cứ vào hợp đồng
kinh tế đã ký kết giữa hai bên, kế tốn viết phiếu xuất kho và hố đơn tài chính
chuyển cho nhân viên phòng kinh doanh (hoặc khách hàng), đồng thời chuyển
cho kế tốn cơng nợ để vào sổ theo dõi chi tiết cho từng hố đơn tài chính,
phiếu xuất và tên khách hàng.

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
KILOBOOKS.COM

10
- Nu l hp ủng bỏn vt t, ph kin thay th thỡ cn c vo phiu ủ
ngh ca k thut viờn, k toỏn vit phiu xut kho v hoỏ ủn ti chớnh giao
cho k thut viờn ủng thi vo s theo dừi cụng n chi tit tng hoỏ ủn ti
chớnh.
Cỏc s liu trong phiu xut, hoỏ ủn ti chớnh ủc cp nht vo mỏy,
vo s theo dừi ủ hng ngy k toỏn cú th theo dừi ủc tỡnh hỡnh doanh thu
bỏn hng, cụng n phi thu ủi cho tng khỏch hng, theo dừi ủc tỡnh hỡnh
xut - nhp - tn trong kho hng hoỏ. ng thi, phũng k toỏn ca Trung tõm
cui thỏng tin hnh thu thp ti liu ủ xỏc ủnh thu GTGT phi np hoc
ủc khu tr ca Trung tõm v tin hnh np thu.

1.3. Cỏc phng thc thanh toỏn tin hng:
Sau khi giao hng cho bờn mua v ủc chp nhn thanh toỏn. Bờn bỏn cú
th nhn tin hng theo nhiu phng thc khỏc nhau, tu vo s tớn nhim,
tho thun gia hai bờn v la chn phng thc thanh toỏn cho phự hp. Hin
nay, Trung tõm Tin hc - T ủng hoỏ cụng nghip thng ỏp dng cỏc phng
thc thanh toỏn sau:
+ Thanh toỏn trc tip (thanh toỏn bng tin mt):
L thanh toỏn trc tip bng tin mt gia ngi mua v ngi bỏn. Khi
nhn ủc hng hoỏ, vt t, lao v, dch v thỡ bờn mua xut tin trc tip ủ
tr cho Trung tõm.
+ Thanh toỏn khụng trc tip (thanh toỏn khụng dựng tin mt):
L hỡnh thc thanh toỏn ủc thc hin bng cỏch: khỏch hng s chuyn
tin vo ti khon Trung tõm, thanh toỏn bng sộc hoc bự trự gia cỏc ủn v
thụng qua ngõn hng.
1.4. Phng phỏp tớnh giỏ vn hng bỏn:
L doanh nghip thng mi kinh doanh nhiu mt hng cho nờn Trung
tõm Tin hc - T ủng hoỏ cụng nghip luụn chỳ trng ti vic d tr ủy ủ

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
KILOBOOKS.COM

11
các loại hàng hố trong kho nhằm đảm bảo ln cung cấp hàng hố tới mọi
khách hàng một cách nhanh chóng nhất. Vì vậy, lượng hàng hố nhập trong kỳ
cũng như tồn kho ở kỳ trước tương đối lớn, để xác định đúng giá vốn hàng hố
bán ra, Trung tâm áp dụng phương pháp bình qn liên hồn để tính giá vốn
cho lượng hàng hố trong kho. Khi áp dụng phương pháp này, kế tốn phải tính
được giá mua bình qn của từng loại hàng hố ln chuyển trong kỳ theo cơng
thức:
Đơn giá

bình qn
=
Trị giá thực tế hàng đầu kỳ + Trị giá thực tế hàng nhập trong kỳ
Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ
Muốn xác định trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ, kế tốn áp dụng
theo cơng thức:
Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = Σ
n
i=1
(số lượng hàng hố tồn kho cuối kỳ
(mặt hàng) x giá mua bình qn (mặt hàng) )
Việc áp dụng phương pháp tính giá vốn hàng bán theo giá mua bình qn
của Trung tâm rất phù hợp với kế tốn trên máy. Giá mua của mỗi loại hàng sau
mỗi lần nhập được máy tính tự động tính tốn, điều chỉnh để cho ra một giá vốn
bình qn, giúp cho kế tốn khỏi phải kiểm tra, tính tốn. Tuy vậy, phương
pháp này cũng chưa thực sự ưu việt bởi vì nó che dấu sự biến động giá cả của
từng loại hàng hố ở mỗi lần nhập.

2. Kế tốn chi tiết bán hàng ở Trung tâm
Từ ngày 1/1/1999 thuế GTGT được áp dụng lần đầu tiên tại nước ta.
Theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính, kể từ 1/1/1999 Trung tâm đã áp dụng hệ
thống sổ sách mới vào cơng tác hạch tốn tại đơn vị mình và áp dụng phương
pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hạch tốn hàng tồn kho theo
phương pháp kê khai thường xun. Vì vậy, cơ sở ghi chép ban đầu gồm các
chứng từ sau:
2.1. Hệ thống chứng từ, sổ chi tiết và thủ tục bán hàng tại Trung tâm.

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
KILOBOOKS.COM

12
* H thng chng t k toỏn ca Trung tõm:
- Phiu ủ ngh xut hng (biu s 1 - trang 51): do phũng kinh doanh lp
da trờn ủn ủt hng hay hp ủng kinh t ca khỏch, ủ ủ ngh lp hoỏ ủn
v v phiu xut hng.
- Hoỏ ủn ti chớnh (hoỏ ủn GTGT mu s GTKT-3LL) (biu s 2 -
trang 52): Hoỏ ủn ti chớnh ủc vit cựng phiu xut kho do k toỏn viờn lp,
hoỏ ủn ti chớnh cng ủc s dng theo mu ca B Ti Chớnh ban hnh v
ủc lp thnh 3 liờn:
Liờn 1: c lu ti cung hoỏ ủn.
Liờn 2: Giao cho khỏch hng.
Liờn 3: Dựng ủ thanh toỏn (kp vo phiu thu).
Hoỏ ủn ti chớnh cú giỏ tr khi thanh toỏn vi khỏch hng. Trờn hoỏ ủn
ghi rừ s lng hng bỏn, giỏ bỏn cha thu, thu GTGT, tng giỏ thanh toỏn.
- Phiu xut kho (biu s 3 - trang 53): l lnh xut hng hoỏ do k toỏn
lp, phiu xut kho ủc s dng theo mu quy ủnh ca B Ti Chớnh ban
hnh. Khi nhn ủc hp ủng cung cp thit b hay phiu ủ ngh yờu cu
cung ng vt t, ph kin thay th thỡ k toỏn viờn lp phiu xut kho giao cho
k thut viờn (phũng kinh doanh). Khi phiu xut kho ủc mang ủn kho hng
thỡ k toỏn kho cn c vo phiu xut kho ủ xut hng hoỏ giao cho ngi
nhn.
- Phiu thu (biu s 4 - trang 54):
Phiu thu ủc lp khi khỏch hng thanh toỏn tin mua hng, nhõn viờn
phũng kinh doanh np tin bỏn thit b, k thut viờn np tin sau khi cung cp
hng hoỏ, dch v cho khỏch hng v ủc khỏch hng thanh toỏn luụn bng
tin mt.
- Th kho (biu s 5 - trang 54): ủc m riờng cho tng loi vt t, hng
hoỏ, mi th kho theo dừi tỡnh hỡnh nhp - xut - tn ca tng loi vt t, hng

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

KILOBOOKS.COM

13
hoỏ. Th kho l cn c ủ xỏc ủnh lng hng nhp - xut - tn ủ lp bng
tng hp cui thỏng.
- Hp ủng kinh t (hp ủng cung cp thit b cú giỏ tr ln): Hp ủng
kinh t ủc hai bờn ký kt nhm xỏc ủnh vic mua bỏn gia hai bờn. Ni dung
hp ủng nờu rừ tờn hng hoỏ v s lng ủc mua bỏn. Hai bờn tho thun
giỏ c, phng thc thanh toỏn, ủng thi quy ủnh trỏch nhim ca mi bờn;
hp ủng cú giỏ tr khi cú ch ký v con du xỏc nhn ca ngi lm ủi din
cho mi bờn.
Biờn bn bn giao v nghim thu ủc lp sau khi Trung tõm bn giao
thit b cho bờn mua, biờn bn xỏc nhn Trung tõm ủó giao ủỳng loi hng hoỏ
ký trong hp ủng, biờn bn bn giao phi ủc xỏc nhn bi k thut viờn,
ngi giao hng v ngi nhn hng.
- Phiu ủ ngh (biu s 6 - trang 55): õy l phiu do phũng k thut lp
khi khỏch hng cú nhu cu mua vt t, ph kin thay th (mc, giy, ủốn ). K
thut viờn sau khi lp phiu ủ ngh s mang sang phũng k toỏn, k toỏn vit
phiu xut kho v hoỏ ủn ti chớnh ủ k thut viờn mang vt t, ph kin
cựng hoỏ ủn ti chớnh ủn cung cp, lp ủt, sa cha tn ni cho khỏch hng.
- Bng kờ np tin (biu s 7 - trang 56): Khi k thut viờn hoc nhõn viờn
phũng kinh doanh np tin cho th qu, k toỏn thanh toỏn hoc th qu vit
phiu thu tin ủng thi ngi np tin ký nhn vo bng kờ np tin.
- Bng kờ np sộc: khi khỏch hng thanh toỏn bng sộc chuyn khon, cn
c vo t sộc th qu s kờ khai vo bng kờ np sộc v mang sộc + bng kờ
np sộc ủn ngõn hng ni Trung tõm m ti khon ủ np, sau khi ngõn hng
nhn ủc t sộc v bng kờ np sộc thỡ s lm cỏc th tc chuyn tin v ti
khon ca Trung tõm ủng thi s gi giy bỏo cho phũng k toỏn.
- Phiu ủt hng:
Phiu ủt hng cú th thay hp ủng kinh t khi khỏch hng mua hng cú

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
KILOBOOKS.COM

14
giỏ tr khụng ln, khụng mang tớnh rng buc cao. Phiu ủt hng cú th t
phũng k thut hay phũng kinh doanh chuyn sang ủ phũng k toỏn vit phiu
xut kho hoc hoỏ ủn ti chớnh.
* S k toỏn ca Trung tõm:
Trong hot ủng tiờu th hng hoỏ, h thng s chi tit ủc s dng
trong Trung tõm l cỏc s:
- S chi tit bỏn hng.
- S chi tit thanh toỏn vi ngi mua.
- S chi tit vt t hng hoỏ.
* Ti khon s dng ca Trung tõm:
TK156: Hng hoỏ
TK1561: Giỏ mua ca hng hoỏ
TK1562: Chi phớ thu mua hng hoỏ
TK 131: Phi thu ca khỏch hng
TK1311: Phi thu ca KH thỏng trc
TK1312: Phi thu ca KH thỏng ny
TK13121: Phi thu ca KH thỏng ny ca phũng KD
TK13122: Phi thu ca KH thỏng ny ca phũng KT
TK5111: Doanh thu bỏn hng hoỏ
TK51111: DT bỏn hng ca phũng KD
TK51112: DT bỏn hng ca phũng KT
TK531: Hng bỏn b tr li
TK632: Giỏ vn hng bỏn
TK641: Chi phớ bỏn hng
TK642: Chi phớ qun lý doanh nghip

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
KILOBOOKS.COM

15
TK111: Tin mt
TK112: Tin gi ngõn hng
V mt s TK khỏc liờn quan ủn hot ủng bỏn hng
* Cỏc phng thc bỏn hng v th tc bỏn hng :
- Ti phũng KD: thng thc hin cỏc nghip v bỏn hng theo cỏc hp
ủng cung cp thit b (mỏy vi tớnh, mỏy in, photocopy, fax ) vi cỏc bn hng
cú giỏ tr ln hoc cỏc ủn ủt hng, khõu bỏn hng ny thng s dng
phng thc bỏn trc tip qua kho theo hỡnh thc chuyn hng, do ủc thự sn
phm Trung tõm thng phi qua lp ủt chy th.
Th tc chng t ca nghip v bỏn hng ca phũng KD:
Khi phỏt sinh nghip v bỏn hng, cỏn b phũng KD s da vo hp
ủng kinh t ủó ký kt hay ủn ủt hng gia bn hng v Trung tõm ủ lp
giy ủ ngh xut hng. n ủt hng v giy ủ ngh xut hng phi cú ký
duyt ca trng phũng KD. Sau ủú nhõn viờn phũng KD s cm giy ủ ngh
xut hng sang phũng k toỏn ủ k toỏn da vo phiu ủ ngh xut hng ny
ủ lp hoỏ ủn bỏn hng (HGTGT) v phiu xut kho. Phiu xut kho ny
gm 2 liờn v phi ghi rừ ngy thỏng xut hng, h tờn ngi nhn hng, lý do
xut v xut ti kho no cựng tờn nhón hng hoỏ, mó s hng, s lng hng,
ủn giỏ, thnh tin. Cũn HGTGT cng phi ghi rừ cỏc ch tiờu v ngy thỏng,
s lng, chng loi hng hoỏ, ủn giỏ, thu GTGT, tng giỏ thanh toỏn, hỡnh
thc thanh toỏn v ủy ủ cỏc ch ký cn thit. HGTGT ny ủc lp lm 3
liờn (liờn 1: lu; liờn 2: giao cho KH; liờn 3: dựng ủ thanh toỏn. Sau khi lp
xong, k toỏn s giao cho nhõn viờn phũng KD hoỏ ủn liờn 2 v phiu xut
kho ủn kho ủ nhn hng ti kho. Ti ủõy th kho s xem xột k lng cỏc
ủiu kin cn thit ủ xut hng. Th kho s gi li 1 phiu xut kho ủ lm cn

c ghi vo s nhp qu xut kho, phiu xut ny phi ghi rừ s thc xut v bao
gm c ch ký c nhõn viờn phũng KD, v th kho khi xut hng ủc coi l
tiờu th. K toỏn doanh thu s cn c vo hoỏ ủn GTGT ủ tin hnh phn ỏnh

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
KILOBOOKS.COM

16
doanh thu v hng ủó bỏn, ủng thi k toỏn hng hoỏ s cn c vo phiu xut
ủ tin hnh theo dừi hng xut bờn cnh ủú k toỏn cụng n s theo dừi tỡnh
hỡnh cụng n theo tng khỏch hng. Nhõn viờn KD nhn hng kho s bng
phng tin ca Trung tõm ủem hng v hoỏ ủn GTGT liờn 2 giao cho KH, ti
ủõy nhõn viờn KD cựng vi khỏch hng s tin hnh lp biờn bn giao nhn, c
hoỏ ủn ti chớnh liờn 2 v biờn bn giao nhn s ủc kim tra chng loi, qui
cỏch, s lng v cỏc hoỏ ủn ny gm cỏc ch ký ca khỏch hng v nhõn
viờn giao hng, biờn bn bn giao s ủc photo 1 bn ủ nhõn viờn KD ủem v
lu ti phũng k toỏn ủ chng minh hng ủó ủc bn giao ủỳng, ủy ủ.
Nhõn viờn KD cú trỏch nhim thu tin hng (nu khỏch hng thanh toỏn trc
tip). Khi nhõn viờn thu ủc tin hng s mang v cựng vi 1 phiu chi ca
khỏch hng v phũng k toỏn, ti ủõy nhõn viờn phũng KD np tin hng v ký
np vo phiu thu do k toỏn thanh toỏn lp, v k toỏn thanh toỏn s kp
chng t thu tin vo liờn 3. Trong trng hp ny nu ngi mua tr bng
chuyn khon thỡ sau khi nhn ủc giy bỏo Cú ca ngõn hng thỡ s vo s
tin gi ngõn hng.
Cũn trong trng hp khỏch n li thỡ k toỏn cụng n phi theo dừi chi
tit cụng n ca phũng KD theo tng khỏch hng da theo phiu xut v bỏo
cỏo doanh thu m liờn quan ủn cụng n ủ cú bin phỏp thu hi n theo ủỳng
thi hn.
- Ti phũng k thut: thỡ thng phỏt sinh cỏc nghip v bỏn hng nh:
ủốn chp, chõn mỏy, mc, giy cựng vi vic xut vt t v ph kin thay th

cho hot ủng bo trỡ, bo hnh, sa cha cho khỏch. Khi phỏt sinh cỏc nghip
v ny, ti phũng k thut s lp phiu ủ ngh v nhõn viờn k thut s mang
phiu ủ ngh sang phũng k toỏn. Ti ủõy k toỏn s da vo phiu ủ ngh ny
ủ lp hoỏ ủn bỏn hng (HGTGT) v phiu xut kho. K thut viờn s cm
phiu xut kho ủn kho lm cỏc th tc cn thit ủ ly hng ri ủem ủi cung
cp, lp ủt, sa cha cho khỏch cựng vi húa ủn ti chớnh liờn 2 v khỏch

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
KILOBOOKS.COM

17
hng phi ký vo phiu ủ ngh ủ chng minh l hng húa ủó ủc bn giao,
lp ủt ủ ủng thi thc hin thu tin bỏn hng. Sau ủú k thut viờn s np
tin bỏn hng cho k toỏn thanh toỏn, ủng thi k toỏn thanh toỏn s ký nhn
s tin ủó thu vo t phiu ủ ngh ca k thut viờn, ủng thi th qu tin
hnh kp liờn 3 vo chng t thu tin. Mt khỏc ti kho thỡ th kho s da vo
phiu xut ủ vo s xut kho.
Nu trng hp khỏch hng cha thanh toỏn tin ngay thỡ k toỏn cụng n
theo dừi v cú bin phỏp ủ nhõn viờn k thut ủi thu tin ủỳng hn.
2.2. Trỡnh t hch toỏn.
2.2.1. Trng hp bỏn hng theo hp ủng kinh t, ủn ủt hng
Sau khi nhn ủc hp ủng kinh t bỏn cỏc loi mỏy vi tớnh, mỏy in,
photocopy, fax, t phũng kinh doanh chuyn sang, k toỏn vit phiu xut
kho v lp hoỏ ủn ti chớnh, sau khi giao hng, cn c vo hoỏ ủn ti chớnh
v biờn bn nghim thu, k toỏn ghi vo bờn N s chi tit thanh toỏn vi ngi
mua (TK 131), s chi tit bỏn hng (TK 511), s chi tit thu GTGT phi np
(TK 3331), s chi tit giỏ vn hng bỏn (TK 632), s chi tit hng hoỏ (TK
1561), ủnh khon nh sau:
BT1: Phn ỏnh doanh thu:
N TK131 (13121): Phi thu ca khỏch hng.

Cú TK511 (51111): Doanh thu cha thu.
Cú TK3331 (33311): Thu GTGT ủu ra.
BT2: Kt chuyn giỏ vn.
N TK632 Giỏ vn hng xut
Cú TK1561 : Tr giỏ thc t hng xut kho
Sau khi giao hng cho khỏch, k toỏn hch toỏn phi thu ca khỏch hng
vo ngay TK131, cho dự l khỏch hng thanh toỏn ngay bng tin mt hoc

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
KILOBOOKS.COM

18
khách hàng chấp nhận nợ hay thanh tốn bằng séc sau một thời gian ngắn mà
hai bên đã thoả thuận. Khi nhận được tiền hoặc séc, kế tốn ghi vào sổ chi tiết
tiền mặt (TK 111) nếu khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi
ngân hàng (TK112) nếu khách hàng thanh tốn bằng séc hoặc chuyển khoản và
ghi vào bên Có sổ chi tiết thanh tốn với người mua (TK 131) giảm nợ phải
thu:
BT3:
Nợ TK111 (1111): Nếu thanh tốn bằng tiền mặt
Nợ TK112 (1121): Nếu thanh tốn bằng séc
Có 131(13121): Phải thu khách hàng
Khi phát sinh hàng bị trả lại, căn cứ vào giấy tờ liên quan, Trung tâm trả
lại tiền cho bên mua hoặc khấu trừ số tiền bên mua phải trả, kế tốn ghi giảm
doanh thu bán hàng, giảm thuế GTGT phải nộp, giảm nợ phải thu trên sổ chi
tiết các TK 532, TK 3331, TK 131:
Nợ TK532: Hàng bị trả lại
Nợ TK3331: Thuế GTGT
Có TK131(2): Phải thu của khách hàng
Và ghi vào sổ chi tiết TK 156 nếu nhập kho số hàng bị trả lại và ghi giảm

giá vốn hàng bán vào bên Có sổ chi tiết TK 632:
Nợ TK156: Hàng hố
Có TK632: Giá vốn hàng bán
Cuối kỳ kết chuyển tồn bộ số tiền theo giá bán hàng bị trả lại sang
TK511, kế tốn ghi:
Nợ TK511(1): Doanh thu bán hàng
Có TK532: Hàng bị trả lại
VD: Theo hợp đồng kinh tế số 0305/HĐKT

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
KILOBOOKS.COM

19
Theo hoỏ ủn ti chớnh s 71970 v phiu xut kho s 255 ngy
8/11/2003 xut kho bỏn mỏy tớnh Ruby PIV.
S lng: 02
Giỏ bỏn cha thu : 8.250.000ủ/ chic
Thu GTGT : 412.500ủ/ chic
Tng giỏ thanh toỏn: 17.325.000ủ
Giỏ vn : 7.542.350ủ/ chic
Cụng ty TNHH Sao Mai thanh toỏn bng tin mt vo ngy 12/11/2003
K toỏn hch toỏn nh sau:
BT1: K toỏn vo s chi tit TK 131 - phi thu ca khỏch hng, phn
ỏnh doanh thu bỏn hng trờn s chi tit TK 511, phn ỏnh thu GTGT phi np
trờn s chi tit TK 3331, c th nh sau:
N TK 131(13121): 17.325.000,
Cú TK511(51111): 16.500.000,
Cú TK3331(33311): 825.000,
BT2: Phn ỏnh giỏ vn hng bỏn trờn s chi tit TK 632, v ghi gim
hng tn kho trờn s chi tit TK 1561:

N TK 632 15.084.700,
Cú TK 1561 15.084.700,
BT3: Khi khỏch hng thanh toỏn, cn c vo phiu thu, k toỏn vo s
chi tit tin mt TK 111 v ghi gim n phi thu trờn s chi tit TK 131:
N TK 111(1111) 17.325.000,
Cú TK131(13121) 17.325.000,
2.2.2. Bỏn vt t, ph kin thay th theo phiu ủ ngh ca k thut
viờn:

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
KILOBOOKS.COM

20
Cn c vo phiu ủ ngh ca nhõn viờn phũng k thut, k toỏn vit phiu
xut kho v lp hoỏ ủn ti chớnh, k toỏn ghi vo bờn N s chi tit thanh toỏn
vi ngi mua (TK 131), s chi tit bỏn hng (TK 511), s chi tit thu GTGT
phi np (TK 3331), s chi tit giỏ vn hng bỏn (TK 632), s chi tit hng hoỏ
(TK 1561), ủnh khon nh sau:
BT1: Phn ỏnh doanh thu
N TK131(13122): Phi thu ca khỏch hng
Cú TK511(51112): Doanh thu cha thu
Cú TK3331(33311): Thu GTGT ủu ra
BT2: Kt chuyn giỏ vn:
N TK632 Tr giỏ thc t hng xut kho
Cú TK156(1561)
BT3: Sau khi k thut viờn mang hoỏ ủn ti chớnh ủn thanh toỏn vi
khỏch hng v nhn tin, k thut viờn mang tin v np cho th qu cn c
vo phiu thu, k toỏn ghi vo s chi tit TK 111 - tin mt v ghi gim n phi
thu trờn s chi tit TK 131:
N TK111(1111): Tin mt

Cú TK131(13122): Phi thu ca khỏch hng
VD: Theo hoỏ ủn ti chớnh s 71978 v phiu xut kho s 267 ngy
10/11/2003.
Xut kho ủốn chp mỏy photocopy 2154
S lng: 01 cỏi
Giỏ bỏn cha thu: 1.450.000 ủ
Thu GTGT 10%: 145.000 ủ
Tng giỏ thanh toỏn: 1.595.000 ủ

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
KILOBOOKS.COM

21
Giỏ vn: 1.115.000ủ
Cụng ty TNHH Vit H thanh toỏn tin ngay vo ngy 10/11/2003.
K toỏn hch toỏn nh sau:
BT1: Phn ỏnh vo s chi tit TK 511 - doanh thu bỏn hng, s chi tit
TK 131 - phi thu ca khỏch hng v s chi tit TK 3331 - thu GTGT phi
np:
N TK131(13122): 1.595.000ủ
Cú TK511(51112): 1.425.000ủ
Cú TK3331(33311): 145.000ủ
BT2: Phn ỏnh giỏ vn hng bỏn trờn s chi tit TK 632, v ghi gim
hng tn kho trờn s chi tit TK 1561:
N TK632 1.115.000ủ
Cú TK156 (1561) 1.115.000ủ
BT3: Khi k thut viờn mang tin v np, cn c vo phiu thu, k toỏn vo
s chi tit tin mt TK 111 v ghi gim n phi thu trờn s chi tit TK 131:
N TK111(1111) 1.595.000ủ
Cú TK131(13122) 1.595.000ủ

2.2.3. Ti Trung tõm.
Sau khi bỏn mỏy cho khỏch hng, trong quỏ trỡnh s dng, nu mỏy ca
khỏch hng cú nhng trc trc v k thut thỡ Trung tõm s cung cp dch v
sa cha tc l nhõn viờn k thut s ủn tn ni phc v khỏch hng vi dch
v sa cha. Nghip v ny cng mang li cho Trung tõm mt khon doanh thu
ủỏng k v cũn gi l bỏn dch v sa cha.
Khi cú phiu yờu cu khỏch hng bo trỡ sa cha, cn c vo phiu ủ
ngh ca k thut viờn, k toỏn ghi vo bờn N s chi tit thanh toỏn vi ngi
mua (TK 131), s chi tit bỏn hng (TK 511), s chi tit thu GTGT phi np

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
KILOBOOKS.COM

22
(TK 3331), ủnh khon nh sau:
N TK131(13122): Phi thu ca khỏch hng
Cú TK511(5113): Doanh thu cung cp dch v
Cú TK3331(33311): Thu GTGT ủu ra
K thut viờn sau khi thanh toỏn vi khỏch hng, cn c vo phiu thu,
k toỏn vo s chi tit tin mt TK 111 v ghi gim n phi thu trờn s chi tit
TK 131:
N TK111 Phi thu ca khỏch hng
Cú TK131(13122)
VD: Cn c vo hp ủng bo trỡ thit b s 204/HBT ngy
24/11/2003.
Phớ bo trỡ nm 2003, s tin 785.000, thu GTGT 78.500 hoỏ ủn ti
chớnh s 71986.
Cn c vo hoỏ ủn ti chớnh, k toỏn ghi vo bờn N s chi tit thanh
toỏn vi ngi mua (TK 131), s chi tit bỏn hng (TK 511), s chi tit thu

GTGT phi np (TK 3331):
N TK131(13122): 863.500ủ
Cú TK511(5113): 785.000ủ
Cú TK3331(33311): 78.500ủ
Cn c vo phiu thu 25/11, k toỏn vo s chi tit tin mt TK 111 v
ghi gim n phi thu trờn s chi tit TK 131:
N TK111(1111) 863.500
Cú TK131(13122) 863.500
Khi phỏt sinh nghip v bỏn dch v sa cha thỡ nhõn viờn k thut tin
hnh sa cha, bo trỡ cho khỏch hng, lp phiu ủ ngh ủem sang phũng k
toỏn vit hoỏ ủn GTGT v thu nhn tin ca khỏch hng.

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
KILOBOOKS.COM

23
Mu phiu ủ ngh xut hng hoỏ, vt t:

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
KILOBOOKS.COM

24
Biu s 1
n v: Trung tõm TH-THCN

S phiu: 153

PHIU NGH XUT HNG HO, VT T
Ngy 8/11/2003
Khỏch hng: Cụng ty TNHH Sao Mai

a ch: 267 Minh Khai H Ni
in thoi: 6534688
Ngi ủi din: Anh Nguyn vn H
Lý do ủ ngh xut: Xut bỏn cho khỏch hng
Bo hnh min phớ
Xut bỏn
Lý do khỏc
S phiu bo hnh
Mỏy cho thuờ
S dng ni b
Lnh Trung tõm,phũng ban
a ủim kho: C14B Bỏch Khoa 99 Lờ Thanh Ngh
Danh mc hng
ì
ì

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
KILOBOOKS.COM

25
STT

Tên vật tư, hàng hố ĐVT

Số
liệu
để
ghi
vào
chỉ

tiêu
này
là
số
dư
Đơn giá Thành tiền Ghi chú

1 Máy tính Ruby PIV bộ 02 8.250.000 16.500.000


Cộng: 16.500.000

Duyệt xuất KT viên thực hiện Người đề nghị
(ký tên) (ký tên) (ký tên)
Kế tốn viên dựa vào phiếu đề nghị xuất hàng, hợp đồng hay đơn đặt
hàng để lập hố đơn GTGT và phiếu xuất kho.

Biểu số 2
HỐ ĐƠN GTGT MS: 01/GTKT-3LL
Liên 1 (lưu) AR/2003
Ngày 8/11/2003 N
o
: 71970
Đơn vị bán hàng: Trung tâm Tin học – Tự động hố cơng nghiệp

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN