Xây dựng phần mềm kế toán cho Doanh nghiệp nhỏ

Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
Mục lục
Lời mở đầu ............................................................................................................................................ 3
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI ........................................................................................... 4
Khảo sát nơi thực tập ........................................................................................................................ 4
1. Giới thiệu về công ty ................................................................................................................ 4
2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức ................................................................................................................ 5
3. Mô tả hoạt động công ty ........................................................................................................... 7
4. Giới thiệu các phần mềm đã triển khai .................................................................................... 9
Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán ......................................................................................... 9
1. Những ảnh hưởng tích cực của ứng dụng tin học vào doanh nghiệp ...................................... 9
2. Các điều kiện thuận lợi cho công tác tin học hóa hệ thống ................................................... 10
3. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán ................................................................................... 11
Phát biểu bài toán ........................................................................................................................... 12
1. Phát biểu bài toán ................................................................................................................... 12
2. Mục đích của đề tài ................................................................................................................ 12
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG ............................................................................................ 14
Khảo sát các hoạt động, nghiệp vụ ................................................................................................ 14
1. Sơ lược về nghiệp vụ kế toán ................................................................................................. 14
2. Về cơ sở dữ liệu ...................................................................................................................... 17
Một số mẫu báo cáo thu được ........................................................................................................ 18
Lựa chọn môi trường cài đặt .......................................................................................................... 18
1. Về Microsoft Access .............................................................................................................. 19
2. Ngôn ngữ lập trình Visual Basic ........................................................................................... 20
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ....................................................................... 37
I- Biểu đồ phân cấp chức năng ....................................................................................................... 37
1. Vẽ biểu đồ ............................................................................................................................... 37
2. Mô tả các chức năng ............................................................................................................... 38
II- Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu ................................................................................................ 38
1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh ................................................................................. 38
2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ............................................................................................ 39

GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 1 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh .................................................................................... 40
III- Xây dựng sơ đồ thực thể liên kết ............................................................................................. 43
1. Xác định các thực thể và các liên kết ..................................................................................... 43
2. Mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu ........................................................................................ 44
CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ HỆ THỐNG .............................................................................................. 47
I- Thiết kế cơ sở dữ liệu ................................................................................................................. 47
1. Danh sách các bảng ................................................................................................................ 47
2. Mô tả chi tiết các bảng ........................................................................................................... 48
II- Thiết kế giao diện chương trình ................................................................................................ 60
1. Một số mô hình giao diện khi thiết kế chương trình ............................................................. 60
2. Một số mãu biểu báo cáo ....................................................................................................... 66
III- Một số module chính ................................................................................................................ 69
1. Các chức năng thêm, xóa, sửa trên mỗi form ........................................................................ 69
2. Để các báo cáo lấy dữ liệu của form làm đầu vào ................................................................. 71
IV- Hướng dẫn cài dặt và sử dụng hệ thống .................................................................................. 74
Kết luận ............................................................................................................................................... 76
1. Các ưu điểm của chương trình ................................................................................................... 76
2. Các điểm chưa giải quyết được .................................................................................................. 76
3. Hướng phát triển của đề tài .................................................................................................... 76
Tài liệu tham khảo .............................................................................................................................. 77
GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 2 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
Lời mở đầu
Trong quá trình thực tập tại công ty VESC, em đã có cơ hội để tìm hiểu về quy
trình làm phần mềm của một doanh nghiệp chuyên kinh doanh phần mềm. Ứng
dụng các kiến thức đã học vào thực tế đã giúp em hiểu hơn các lí thuyết đã được
học trong trường.
Công ty VESC nơi em thực tập kinh doanh rất nhiều các sản phẩm phần mềm,

phần lớn là các phần mềm kế toán. Các phần mềm kế toán được thiết kế thường
dùng cho các doanh nghiệp lớn. Vì thế, nếu một doanh nghiệp nhỏ sử dụng thì sẽ
gây ra sự lãng phí cho chi phí đầu tư cho phần mềm. Đó là lí do em lựa chọn viết
“phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ” làm đề tài cho chuyên đề thực tập tốt
nghiệp của mình.
Sau quá trình thực tập, dưới sự chỉ bảo rất tận tình thày giáo Lưu Minh Tuấn. Em
xin chân thành cảm ơn các thày cô đã truyền thụ kiến thức, và đặc biệt là thày giáo
hướng dẫn của em đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này!
GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 3 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
Khảo sát nơi thực tập
1. Giới thiệu về công ty
- Tên tiếng Việt: Công ty phần mềm doanh nghiệp Việt Nam.
- Tên giao dịch: Vietnam enterprise sofware.
- Tên giao dịch viết tắt: VESC.
- Trụ sở chính: 76 Nguyễn Lương Bằng, Hà Nội.
Ngành nghề kinh doanh theo đăng kí:
- Sản xuất, buôn bán phần mềm.
- Nghiên cứu phát triển và sản xuất các sản phẩm thuộc lĩnh vực công nghệ
thông tin, đo lường, điều khiển và tự động hóa.
- Đào tạo tin học.
- Tư vẫn, chuyển giao công nghệ và cung cấp các giải pháp CNTT.
- Đào tạo ngoại ngữ.
- Đại lý xuất nhập khẩu hàng hóa.
- Buôn bán các loại thiết bị máy móc, vật tư, vật liệu phục vụ ngành xây dựng,
giao thông, điện.
- Xuất, nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh.
Trong đó, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là sản xuất, buôn bán phần
mềm và các máy móc thuộc lĩnh vực tự động hóa.

GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 4 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hình 1: Bộ máy tổ chức của công ty
Mô hình cơ cấu tổ chức thuộc loại theo chức năng nhiệm vụ.
GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 5 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp
GIÁM ĐỐC
PGĐ. KĨ THUẬT PGĐ. KINH DOANH
PHÒNG
KĨ
THUẬT
PHÒNG
KCS
PHÒNG
KẾ TOÁN
PHÒNGH
ÀNH
CHÍNH
PHÒNG THỊ
TRƯỜNG
ĐƠN VỊ THÀNH
VIÊN
ĐỘI THI
CÔNG
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
Văn phòng công ty quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của công ty. Các đơn vị cơ sở
trực thuộc quản lý của công ty trực tiếp hoạt động kinh doanh với chế độ tài chính là hạch
toán báo sổ.
Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban:
- Giám đốc: Là người có quyền hành cao nhất trong công ty, phụ trách chung, trực tiếp

chỉ đạo công tác tổ chức, hoạch định và quyết định chiến lược sản xuất kinh doanh.
- Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc và các phòng ban chức năng. Trong đó,
một phó giám đốc kĩ thuật: phụ trách khâu kĩ thuật sản xuất, chất lượng sản phẩm (các
phòng ban trực thuộc sự quản lý của phó giám đốc kĩ thuật là phòng kĩ thuật, phòng
KCS) và một phó giám đốc kinh doanh: phụ trách khâu thị trường và tiêu thụ của công
ty.
- Phòng kĩ thuật: chịu trách nhiệm sản xuất các sản phẩm phầm mềm theo đơn đặt hàng
của khách hàng.
- Phòng KCS: kiểm tra chất lượng các sản phẩm phần mềm trước khi bàn giao cho khách
hàng.
- Phòng thị trường: Theo dõi, phân tích diễn biến của thị trường thông qua bộ phận
nghiên cứu thị trường, tiếp thị, đại lí. Soạn thảo và đề ra các chương trình, kế hoạch,
chiến lược, tham gia công tác điều hành hoạt động Marketing, tìm các hình thức quảng
cáo sản phẩm, tham gia triển lãm, hội chợ...Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm theo từng
tháng, quý, năm cho từng thị trường.
Các phòng ban của công ty được tổ chức chặt chẽ, có quan hệ mật thiết với nhau, tương
trợ lẫn nhau thực hiện tốt các nhiệm vụ của công ty.
GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 6 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
3. Mô tả hoạt động công ty
Dưới đây là một số quy trình chủ yếu trong hoạt động của công ty
a. Dự thầu các dự án về xây dựng phần mềm
Giải thích một số bước cơ bản trong sơ đồ:
- Khảo sát dự án:
o Xem xét khối lượng công việc sẽ thực hiện.
o Ước tính sơ bộ thời gian thực hiện.
- Lập hồ sơ dự thầu:
o Giới thiệu năng lực của công ty (trình độ chuyên môn của cán bộ, các
phần mềm đã thực hiện).
GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 7 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp

Mua hồ sơ
dự thầu
Khảo sát
dự án
Đưa ra giá
dự thầu
Lập hồ sơ
dự thầu
Lên kế
hoạch
thực hiện
Giao việc cho các
phòng chức năng
Trúng
thầu
Hình 2: Quy trình dự thầu
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
o Lập dự toán, tiến độ thi công.
o Gửi hồ sơ dự thầu.
- Lên kế hoạch thực hiện:
o Khảo sát chi tiết hệ thống cần thực hiện.
o Lập dự toán thi công, chi tiết cho từng module: lượng nhân công, thời
gian thực hiện, đưa ra giá thành dự toán.
b. Quy trình bán hàng, cụ thể là bán các loại máy móc nhập khẩu
(1) Phòng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, kiểm nhận lại chủng loại,
số lượng, sau đó lập hóa đơn bán hàng.
(2) Hóa đơn bán hàng sẽ được chuyển đến phòng kế toán. Trường hợp thanh toán ngay
thì hóa đơn sẽ được chuyển đến thủ quỹ làm thủ tục thu tiền, và kế toán thanh toán
lập phiếu thu. Thu tiền xong, thủ quỹ kí tên đóng dấu “đã thanh toán” ngay trên hóa
GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 8 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp

Đơn đặt hàng
hợp đồng
Phòng kinh
doanh
Phòng kế toán
Kho hàng hoáKhách hàng
(3) (5)
(4)
Hình 3: Quy trình bán hàng
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
đơn. Trường hợp khách hàng chấp nhận thanh toán nhưng chưa thu tiền ngay thì
trên hóa đơn sẽ đóng dấu là “đã ghi nợ”.
(3) Hóa đơn được chuyển đến thủ kho.
(4) Căn cứ vào hóa đơn, thủ kho tiến hành xuất kho. Sau đó đưa cho khách hàng kí tên
vào các liên, giao cho khách hàng 1 liên làm chứng từ ra cổng.
(5) Hai liên còn lại sẽ được chuyển đến phòng kế toán, kế toán thanh toán giữ 1 liên, kế
toán tiêu thụ giữ 1 liên. Dựa vào hóa đơn, kế toán tiêu thụ sẽ ghi sổ nhật kí để theo
dõi tình hình tiêu thụ và kế toán thanh toán sẽ theo dõi tình hình thanh toán của
khách hàng.
4. Giới thiệu các phần mềm đã triển khai
- Phần mềm kế toán cho các công ty: cổ phần quảng cáo Thái Minh, cổ phần Sông
Bạc,..
- Phần mềm quản lý cho một số cửa hàng thuốc trên đường Trần Bình Trọng, Hai Bà
Trưng…
Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
1. Những ảnh hưởng tích cực của ứng dụng tin học vào doanh nghiệp
Thông tin được đánh giá là có vai trò quan trọng trong quản lý, trong kinh tế, nhận định
“Ai nắm được thông tin, người đó sẽ chiến thắng” ngày càng đúng đắn. Với sự trợ giúp
của computer, các phần mềm trở nên không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực xã hội. Những
khái niệm mới như “Kỉ nguyên kĩ thuật số”, “nền kinh tế tri thức”...trở nên gần gũi hơn

trong cuộc sống, và nó gắn liền với một ngành khoa học hiện đại, là công nghệ thông tin.
Tin học hoá trong doanh nghiệp giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động.
Từ đó, có thể nâng cao khả năng cạnh tranh trong mộ nền kinh tế thị trường đầy khốc liệt.
Vì việc tin học hoá mang đến cho doanh nghiệp các lợi ích:
GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 9 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
- Thông tin nhanh chóng: Thông tin được đem đến một cách nhanh chóng, chính xác
cho nhà quản trị, và các bên liên quan.
- Sự thích ứng với môi trường làm việc: Sự lượng hoá các thông tin cho biết khối
lượng công việc đã hoàn thành trong từng giai đoạn. Điều này trợ giúp nhà quản lý
trong việc ra quyết định, từ các quyết định về tài chính đến các quyết định quản lý
- Sự an toàn: Các thông tin bảo mật của doanh nghiệp chỉ được truy xuất với những
người có đủ thẩm quyền với doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp bảo vệ các bí mật kinh
doanh.
2. Các điều kiện thuận lợi cho công tác tin học hóa hệ thống
Hiện nay đa phần các doanh nghiệp ở nước ta, từ các doanh nghiệp có quy mô nhỏ
tới các doanh nghiệp có quy mô trung bình, lớn, vai trò của thông tin và quản lý thông tin
có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Việc ứng dụng tin học vào doanh nghiệp không chỉ giúp
cho các đơn vị tăng hiệu quả chất lượng điều hành, mà từ đó, còn góp phần quan trọng
trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Chính vì thế, thị trường phần mềm cơ sở dữ liệu đã chuyển mình và trở thành một thị
trường quan trọng. Bên cạnh đó, còn thêm các điều kiện thuận lợi sau:
- Thứ nhất: Số lượng máy móc trang bị trong các công ty nhiều và đa phần
đều được nối mạng để cập nhật, trao đổi thông tin.
- Thứ hai: Với một nền kinh tế thị trường phát triển mạnh mẽ, các doanh
nghiệp nước ta phải cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài, nên hiệu
quả sử dụng thông tin càng được chú trọng.
Do đòi hỏi của các điều kiện trên, doanh nghiệp cần thiết phải trang bị hệ thống thông
tin quản lý tiên tiến để phân tích tình hình kinh doanh và trợ giúp nhà quản lý, cổ đông...
trong việc ra quyết định quản lý, quyết định kinh doanh. Vì vậy, các phần mềm quản lý

đóng vai trò không thể thiếu, đặc biệt là các phần mềm quản trị dữ liệu về hệ thống kế toán
cho doanh nghiệp.
GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 10 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
3. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán
Kế toán: là việc thu thập, xử lí, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài
chính dưới hình thức giá trị, hiện vật, và thời gian lao động.
Vai trò của kế toán:
- Với doanh nghiệp: kế toán theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp, như trong khâu sản xuất sản phẩm, khâu tiêu thụ sản phẩm,
công tác cung ứng các nguyên liệu, vật liệu đầu vào, quản lí hàng tồn kho... để kịp thời
sản xuất, đáp ứng các nhu cầu của người tiêu dùng. Bên cạnh đó, kế toán còn cung cấp
tài liệu cho doanh nghiệp đề làm cơ sở cho công tác hoạch định tài chính, để xác định
các nhu cầu như nhu cầu vốn, nhu cầu nguyên vật liệu...
- Với nhà quản trị: các nhà quản trị có chức năng hoạch định và kiểm soát mọi hoạt động
của đơn vị. Để thực hiện những chức năng của mình, để đưa ra các quyết định đúng
đắn, nhà quản trị cần rất nhiều thông tin khác nhau. Không ít những thông tin cần cho
các nhà quản trị ra quyết định có thể tìm thấy trong các báo cáo kế toán.
- Đối với chủ doanh nghiệp: Những thông tin kế toán, đặc biệt là các thông tin trên các
báo cáo tài chính sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp đánh giá trình độ, cũng như hiệu quả
quản lý của những người điều hành doanh nghiệp. Bên cạnh đó, họ cần các thồn tin kế
toán để đánh giá và ra các quyết định về phân phối thu nhập,...
- Với người cấp tín dụng: những người cấp tín dụng rất cần đến những thông tin tài chính
của doanh nghiệp để qua đó đánh giá đúng thực trạng, khả năng sinh lợi, khả năng
thanh toán... để quyết định xem có nên cấp tín dụng cho doanh nghiệp hay không.
- Với các nhà đầu tư tương lai: các nhà đầu tư tương lai sẽ xem xét khả năng sinh lợi,
tiềm lực tài chính,...của doanh nghiệp thông quá các báo cáo tài chính để quyết định
xem có nên đầu tư vào doanh nghiệp hay không.
- Cơ quan quản lý của nhà nước: Cơ quan thuế xem xét tình hình và kết quả hoạt động để
tính thuế; Các cơ quan quản lý dùng để thống kê sản lượng, để có chính sách thích hợp.

GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 11 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
Phát biểu bài toán
1. Phát biểu bài toán
Đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ”.
Phạm vi của đề tài
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu nói chung, và
phần mềm kế toán nói riêng. Tuy vậy, tùy theo từng doanh nghiệp mà phần mềm phát huy
các tác dụng khác nhau, một phần mềm tối ưu với doanh nghiệp này, nhưng có thể không
tối ưu với doanh nghiệp khác.
Với một doanh nghiệp vừa và nhỏ, một phần mềm kế toán nhỏ gọn, phù hợp lại
càng quan trọng, vì phần mềm lớn vừa phải bỏ nhiều chi phí, vừa không sử dụng hết các
tính năng. Do vậy, phần mềm này hướng tới các doanh nghiệp có quy mô sản xuất, dịch vụ
nhỏ, các nghiệp vụ kế toán diễn ra ít.
Cụ thể:
- Xây dựng các phân hệ kế toán cơ bản như phân hệ tài sản, phân hệ tiền mặt, phân hệ
nhập xuất hàng hóa..
- Đưa ra các mẫu chứng từ như phiếu thu, phiếu chi tiền mặt.
2. Mục đích của đề tài
Đối tượng hướng tới là doanh nghiệp nhỏ, nên mục tiêu của phần mềm này là:
- Thay thế việc ghi chép vào sổ sách bằng cách nhập, xuất và lưu trữ lượng thông
tin lớn một cách nhanh chóng, chính xác. Đồng thời đảm bảo an toàn dữ liệu, sao
cho:
o Đáp ứng kịp thời khi người kế toán cần đến.
GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 12 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
o Tránh sai sót và giảm thiểu về thời gian công việc nhằm nâng cao hiệu quả kinh
doanh của từng giai đoạn, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh trong từng giai
đoạn, chu kì sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Cung cấp giao diện gần gũi với người sử dụng. Cụ thể:

o Giao diện của chương trình sử dụng font chữ tiếng Việt, thuận tiện cho người sử
dụng không thành thạo tiếng Anh.
o Người sử dụng có thể tham khảo danh mục tài khoản doanh nghiệp bất cứ khi
nào cần đến.
o Cho biết các mặt hàng nhập- xuất trong một khoảng thời gian nhất định.
Tuy nhiên, chương trình chỉ đáp ứng một phần nào công việc. Còn để đi chuyên sâu
về một phần mềm mang tính kế toán thực thụ thì đòi hỏi chương trình phải được cải
tiến, bổ sung sao cho chương trình có thể hữu dụng và các doanh nghiệp có thể chấp
nhận nó như một phần mềm chính thức cho hầu hết công việc kế toán.
Do vậy, đề tài chỉ mang tính tham khảo và phát triển.
GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 13 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
Khảo sát các hoạt động, nghiệp vụ
1. Sơ lược về nghiệp vụ kế toán
Ở nước ta, hạch toán kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống các công
cụ quản lý kinh tế, tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành, kiểm
soát các hoạt động kinh tế.
GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 14 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
Các bước thực hiện cơ bản của kế toán doanh nghiệp
GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 15 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp
Lập chứng từ gốc để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh
Phân tích nghiệp vụ kế toán trên cơ sở chứng từ gốc để:
-Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cập nhật chứng từ vào máy như: chứng từ nhập xuất, chứng từ ủy nhiệm thu,
chứng từ ủy nhiệm chi...
- In ra các báo cáo: báo cáo nhập xuất trong kì, tổng hợp thu chi trong kì, báo cáo
hàng tồn kho....
Ghi chép các nghiệp vụ vào sổ nhật kí chung theo hình thức chứng từ ghi

sổ hoặc nhật kí chung
Ghi chép các tài khoản đối ứng để bảo đảm cân đối tài khoản trên bảng cân đối phát
sinh
Kết chuyển các số liệu tạm thời để: Tính giá thành sản phẩm, xem xét kết quả
kinh doanh
Tổng hợp số liệu trên các sổ chi tiết tài khoản và các tài liệu liên quan để đưa ra:
- Bảng cân đối kế toán.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Bảng thuyết minh báo cáo tài chính.
Chuyển các số liệu từ sổ nhật kí vào sổ cái các tài khoản
Kiểm tra đối chiếu số liệu các tài khoản tổng hợp trên sổ sách kế toán đã lập
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
Hiện nay, trên thế giới, xuất phát từ yêu cầu quản lý chung của nhà nước, một số quốc gia
đã quy định hệ thống tài khoản kế toán thống nhất. Hệ thống tài khoản kế toán doanh
nghiệp Việt Nam đã nhiều lần sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với sự phát triển ngày càng đa
dạng của các loại hình doanh nghiệp, phù hợp với sự thay đổi cơ chế quản lý kinh tế, chế
độ quản lý tài chính. Đến nay, hệ thống tài khoản đang được áp dụng rộng rãi cho các
doanh nghiệp có danh mục:
- Tài khoản loại 1: Tài sản lưu động.
- Tài khoản loại 2: Tài sản cố định.
- Tài khoản loại 3: Nợ phải trả.
- Tài khoản loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu.
- Tài khoản loại 5: Doanh thu.
- Tài khoản loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh.
- Tài khoản loại 7: Thu nhập khác.
- Tài khoản loại 8: Chi phí khác.
- Tài khoản loại 9: Xác định kết quả kinh doanh.
- Tài khoản loại 0: Tài khoản ngoại bảng.
Hệ thống tài khoản này có 77 tài khoản cấp I, các tài khoản cấp I có 3 chữ số.

GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 16 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp
TỔNG
CHI
PHÍ
TỔNG THU
NHẬP
LOẠI 9: XÁC ĐỊNH KẾT
QUẢ
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
Mọi hoạt động kinh tế phát sinh đều liên quan đến một hoặc nhiều mối quan hệ khác nhau.
Nguyên tắc của việc ghi sổ kép là ghi vào bên nợ của tài khoản này, đồng thời ghi vào bên
có của tài khoản khác với cùng một số tiền.
- Đinh khoản: Là việc xác định số tiền ghi nợ, ghi có vào các tài khoản liên
quan đến một nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Bút toán: Là việc ghi chéo một định khoản vào tài khoản kế toán hay sổ kế
toán.
2. Về cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp thể hiện dưới dạng các chứng từ, hóa đơn của
doanh nghiệp. Đó có thể là hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn thuế giá trị
gia tăng, chứng từ hải quan cho các hàng nhập khẩu, chứng nhận của các cơ quan môi
trường, bảo hiểm,...
Với một cơ sở dữ liệu nhiều như vậy, sẽ là rất lộn xộn và khó khăn cho doanh
nghiệp nếu chúng không được sắp xếp theo một trình tự, quy định.
Chính vì thế, phần mềm kế toán của doanh nghiệp cũng tương ứng phải sắp xếp, bố trí
phù hợp, thông qua việc tổ chức thành các phân hệ kế toán. Mỗi phân hệ sẽ chịu trách
nhiệm thực thi một chức năng nhất định.
GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 17 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp
LÃI LỖ
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
Một số mẫu báo cáo thu được

Phiều chi tiền:
Lựa chọn môi trường cài đặt
Chương trình được viết bằng Visual Basic, với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access.
GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 18 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp
Công ty VESC
PHIẾU CHI
Số chứng từ: C20080102
Ngày 14 tháng 3 năm2008
Họ và tên: Nguyễn Hương Quỳnh
Địa chỉ: Công ty Huyền Anh, Hà Nội
Lý do: Mua thiết bị văn phòng
Số tiền: 80.000.000
Người nhận tiền Thủ quỹ Kế toán trưởngThủ trưởng đơn vị
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
1. Về Microsoft Access
1.1 Giới thiệu
Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu ( CSDL ). Cũng giống như các hệ
CSDL khác, Access lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu, biểu diễn thông tin và tự động làm nhiều
nhiệm vụ khác. Việc sử dụng Access, chúng ta có thể phát triển cho các ứng dụng một cách
nhanh chóng.
Access cũng là một ứng dụng mạnh trong môi trường Windows. Ngày từ đầu Access
cũng là một sản phẩm của CSDL trong Microsoft Windows. BởI vì cả Window và Access
đều xuất phát từ Microsoft nên cả hai sản phẩm này làm việc rất tốt cùng nhau, Access
chạy trên nền Windows cũng thể hiện được trong Access. Bạn có thể cắt, dán dữ liệu từ bất
cứ ứng dụng nào trong môi trường Windows nào cho Access và ngược lại. Bạn có thể liên
kết các đốI tượng nào đó ví dụ như: OLE trong Excel, Paintbrush và Word for Windows
vào môi trường Access.
Dù sao Access là một hệ quản trị dữ liệu rất tốt trong cơ sở dữ liệu, đồng thờI nó có
thể giúp chúng ta truy nhập tới tất cả các dạng dữ liệu. Nó có thể làm việc vớI nhiều hơn
một mảng (Table) tại cùng một thời điểm để giảm bớt sự rắc rốI của dữ liệu và làm cho

công việc dễ dàng thực hiện hơn. Chúng có thể liên kết một bảng trong Paradox và một
bảng trong dbase, có thể lấy kết quả của việc liên kết đó và kết nốI dữ liệu này vớI những
bảng làm việc trong Excel một cách nhanh chóng và dễ dàng.
1.2 Các công cụ của Access
Access cung cấp những thông tin quản lý CSDL quan hệ thực sự, hoàn thiện vớI
những định nghĩa khoá (Primary key) và khoá ngoại (Foreign key), các loại luật quan hệ
(một - một, một-nhiều), các mức kiểm tra mức toàn vẹn của dữ liệu cũng như định dạng và
những định nghĩa mặc định cho môi trường (Filed) trong một bảng. Bằng việc thực hiện sự
toàn vẹn dữ liệu ở mức database engine, Access ngăn chặn được sự cập nhật và xoá thông
tin không phù hợp.
Access cung cấp tất cả các kiểu dữ liệu cần thiết cho trường, bao gồm văn bản (text),
kiểu số (number), kiểu tiền tệ (currency), kiểu ngày/tháng (data/time), kiểu meno, kiểu
GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 19 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
có/không (yes/no) và các đốI tượng OLE.Nó cũng hỗ trợ cho các giá trị rỗng ( Null) khi
các giá trị này bị bỏ qua.
Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng được những đòi hỏI vớI kiến trúc mềm dẻo
của nó. Nó có thể sử dụng như một hệ quản lý CSDL độc lập, hoặc theo mô hình Client/
Server. Thông qua ODBC (Open Database Connectivity), chúng ta có thể kết nốI vớI nhiều
dạng dữ liệu bên ngoài, ví dụ như: Oracle, Sybase, thậm chí vớI cả những CSDL trên máy
tính lớn như DB/2.
VớI Access chúng ta cũng có thể phân quyền cho ngườI sử dụng và cho các nhóm
trong việc xem và thay đổI rất nhiều các kiểu đốI tượng dữ liệu.
Tóm lạI: Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu tương tác vớI ngườI sử
dụng chạy trên môi trường Windows, nó tăng thêm sức mạnh trong công tác tổ chức, tìm
kiếm và tổ chức thông tin. Các quy tắc kiểm tra dữ liệu, giá trị mặc định, khuôn nhập dữ
liệu … của Microsoft Access hoàn toàn đáp ứng yêu cầu. Khả năng kết nốI và công cụ truy
vấn mạnh của nó giúp ta tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng. Nó cho phép ta thiết kế
được các biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng các yêu cầu đề ra. ĐốI vớI những yêu cầu
quản lý dữ liệu ở mức độ chuyên môn cao.

2. Ngôn ngữ lập trình Visual Basic
1.1 Giới thiệu ngôn ngữ
Visual Basic là một ngôn ngữ thảo chương hoàn thiện và hoạt động theo kiểu điều
khiển bởI sự kiện ( Event – Driven programming language ) nhưng lạI giống ngôn ngữ
thảo chương có cấu trúc ( Structured programming language )
Theo Bill Gates đã mô tả Visual Basic như một “ công cụ vừa dễ lại vừa mạnh để
phát triển các ứng dụng Windows bằng Basic “.Điều này dường như chưa đủ để minh
chứng cho tất cả những phô chương trên, trừ khi bạn hiểu ra rằng hiện đang có hàng chục
triệu ngườI dùng Microsoft Windows.
Visual Basic đã từng nhanh hơn, mạnh hơn và thậm chí dễ dùng hơn Visual Basic
1.0. Visual Basic 3 bổ sung các cách thức đơn giản để điều khiển các cơ sở dữ liệu mạnh
GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 20 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
nhất sẵn có. Visual Basic 4 lại bổ sung thêm phần hỗ trợ phát triển 32 bit và bắt đầu tiến
trình chuyển Visual Basic thành một ngôn ngữ lập trình hướng đốI tượng đầy đủ. Visual
Basic 5 đã bổ sung khả năng tạo các tập tin thi hành thực sự, thậm chí có khẳ năng sáng tạo
các điều khiển riêng. Và bây giờ, Visual Basic 6.0 bổ sung một số tính năng ngôn ngữ đã
được mong đợi từ lâu, tăng cường năng lực Internet, và cả các tính năng cơ sở dữ liệu
mạnh hơn. Quả thật, Visual Basic đã trở thành mạnh nhất và trôi chảy nhất chưa từng thấy.
Mặt khác, lợi điểm khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thời gian và công
chức so vớI ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng.
Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan ( Visual ), nghĩa là khi thiết kế
một chương trình, ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương
trình thực hiện. Đây là thuận lợi lớn so vớI các ngôn ngữ lập trình khác, Visual Basic cho
phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc, kích thước, hình dáng của các đốI tượng
trong ứng dụng.
Một khả năng khác của Visual Basic chính là khả năng kết hợp các thư viện liên kết
động DLL ( Dynamic Link Library ). DLL chính là phầm mở rộng cho Visual Basic tức là
khi xây dựng một ứng dụng nào đó đã có một số yêu cầu mà Visual Basic chưa đáp ứng
đủ, ta viết thêm DLL phụ trợ.

Khi viết chương trình bằng Visual Basic, chúng ta phảI qua hai bước:
Thiết kế giao diện ( Visual Programming )
Viết lệnh ( Cade Programming )
Nó cùng hỗ trợ các cấu trúc:
- Cấu trúc IF… THEN …ELSE
- Các cấu trúc lặp (Loops).
- Cấu trúc rẽ nhánh ( Select Case )
- Hàm ( Function ) và chương trình con ( Subroutines )
Visual Basic đưa ra phương pháp lập trình mớI, nâng cao tốc độ lập trình.
Cũng như các ngôn ngữ khác, mỗi phiên bản mớI của Visual Basic đều chứa đựng
những tính năng mớI chẳng hạn Visual Basic 2.0 bổ sung cách đơn giản để điều khiển các
cơ sở dữ liệu mạnh nhất có sẵn, Visual Basic 4.0 bổ sung thêm phần hỗ trợ phát triển 32 bit
GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 21 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
và chuyển sang ngôn ngữ lập trình hướng đốI tượng đầy đủ, hiện nay ngôn ngữ mớI nhất là
Visual Basic 6.0 hỗ trợ nhiều tính năng mạnh hữu hạn OLE DB để lập trình dữ liệu. Các
lập trình viên đã có thể dùng Visua Basic 6.0 để tự mở rộng Visual Basic.
Visual Basic có sẵn các công cụ như: Các hộp văn bản, các nút lệnh, các nút tuỳ chọn,
các hộp kiểm tra, các hộp liệt kê, các thanh cuộn, các hộp thư mục và tập tin… có thể dùng
các khung kẻ ô để quản lý dữ liệu theo dạng bảng, liên lạc vớI các ứng dụng Windows
khác, truy nhập các cơ sở dữ liệu gọi chung là điều khiển thông qua công nghệ OLE của
Microsoft
Hệ trợ giúp trực tuyến đầy đủ giúp tham khảo nhanh chóng khi phát triển một ứng
dụng. Tuy nhiên việc này trên VB 6.0 đòi hỏI phảI có CD ROM.
Visual Basic còn hỗ trợ việc lập trình bằng cách hiện tất cả tính chất của đối tượng
mỗI khi ta định dùng đến nó. Đây là điểm mạnh của ngôn ngữ lập trình hiện đại.
* Các bước thiết kế một ứng dụng Visual Basic:
- Xây dựng các cửa sở mà người dùng sẽ thấy
- Quyết định những sự kiện mà các điều khiển trên cửa sổ sẽ nhận ra.
* Các nộI dung diễn ra khi ứng dụng đang chạy:

- Visual Basic giám sát các cửa sổ và các điều khiển trong từng cửa sổ cho tất cả mọI
sự kiện mà từng điều khiển có thể nhận ra ( các chuyển động chuột, các thao tác nhắp
chuột, di chuyển, gõ phím …)
- Khi Visual Basic phát hiện một sự kiện, nếu không có một đáp ứng tạo sẵn cho sự
kiện đó, Visual Basic sẽ xem xét ứng dụng để kiểm tra ngườI dùng đã viết thủ tục cho sự
kiện đó hay chưa.
- Nếu đã viết rồi, Visual Basic sẽ thi hành và hình thành nên thủ tục sự kiện đó và
quay trở lạI bước đầu tiên.
* Các bước này quay vòng cho đến khi ứng dụng kết thúc.
Sau khi đã tìm hiểu thế nào là hoạt động điều khiển bởI sự kiện và các hỗ trợ của
Visual Basic mà phiên bản mới nhất là Visual Basic 6.0, chúng ta sẽ thấy đây là một công
cụ lập trình dễ chịu và có xu hướng trở thành môi trường lập trình hoàn hảo cho những
năm sắp tới.
GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 22 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
Để hiểu rõ phần trên, phần sau sẽ trình bày cụ thể hơn về ngôn ngữ lập trình Visual
Basic 6.0.
1.2 Thiết kế giao diện với Visual Basic
Do Visual Basic là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng nên việc thiết kế giao diện rất
đơn giản bằng cách đưa các đốI tượng vào Form và tiến hành thay đổI một số thuộc tính
của các đốI tượng đó.
1 FORM
Form là biểu mẫu của mỗi ứng dụng trong Visual Basic. Ta dùng Form (như là một
biểu mẫu ) nhằm định vị và sắp xếp các bộ phận trên nó khi thiết kế các phần giao tiếp vớI
ngườI dùng.
Ta có thể xem Form như là bộ phận mà nó có thể chứa các bộ phận khác. Form chính
của chúng tạo nên giao tiếp cho ứng dụng. Form chính là giao diện chính của ứng dụng,
các Form khác có thể chứa các hộp thoại, hiện thị cho nhập dữ liệu và hơn thế nữa.
Trong nhiều ứng dụng Visual Basic, kích cỡ và vị trí của biểu mẫu vào lúc hoàn tất
thiết kế ( thường mệnh danh là thờI gian thiết kế, hoặc lúc thiết kế ) là kích cỡ và hình dáng

mà ngườI người dùng sẽ gặp vào thờI gian thực hiện, hoặc lúc chạy. Điều này có nghĩa là
Visual Basic cho phép ta thay đổI kích cỡ và di chuyển vị trí của Form cho đến bất kỳ nơi
nào trên màn hình khi chạy một đề án, bằng cách thay đổi các thuộc tính của nó trong cửa
sổ thuộc tính đối tượng ( Properties Windows ). Thực tế, một trong những tính năng thiết
yếu của Visual Basic đó là khả năng tiến hành các thay đổI để đáp ứng các sự kiện của
ngườI dùng.
2 TOOLS BOX ( Hộp công cụ )
Bản thân hộp công cụ này chỉ chứa các biểu tượng biểu thị cho các điều khiển mà ta
có thể bổ sung vào biểu mẫu là bảng chứa các đốI tượng được định nghĩa sẵn của Visual
Basic. Các đối tượng này được sử dụng trong Form để tạo thành giao diện cho các chương
trình ứng dụng của Visual Basic. Các đối tượng trong thanh công cụ sau đây là công dụng
nhất:
a. Scroll Ba: (Thanh cuốn)
GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 23 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
Các thanh cuốn được dùng để nhận nhập liệu hoặc hiện thị kết xuất khi ta không quan
tâm đến giá trị chính xác của đốI tượng nhưng lại quan tâm sự thay đổi đó nhỏ hay lớn.
Nói cách khác, thanh cuốn là đốI tượng cho phép nhận từ người dùng một giá trị tuỳ theo
vị trí con chạy (Thumb ) trên thanh cuốn thay cho cách gõ giá trị số.
Thanh cuốn có các thuộc tính quan trọng nhất là:
- Thuộc tính Min: Xác định cận dướI của thanh cuốn
- Thuộc tính Max: Xác định cận trên của thanh cuốn
- Thuộc tính Value: Xác định giá trị tạm thờI của thanh cuốn
b. Option Button Control ( Nút chọn )
Đối tượng nút chọn cho phép người dùng chọn một trong những lựa chọn đưa ra. Như
vậy, tạI một thời điểm chỉ có một trong các nút chọn được chọn.
c. Check Box (Hộp kiểm tra )
ĐốI tượng hộp kiểm tra cho phép người dùng kiểm tra một hay nhiều điều kiện của
chương trình ứng dụng. Như vậy, tại một thời điểm có thể có nhiều hộp kiểm tra được
đánh dấu

d. Label ( Nhãn )
Đối tượng nhãn cho phép người dùng gán nhãn một bộ phận nào đó của giao diện
trong lúc thiết kế giao diện cho chương trình ứng dụng. Dùng các nhãn để hiện thị thông
tin không muốn người dùng thay đổi. Các nhãn thường được dùng để định danh một hộp
văn bản hoặc một điều khiển khác bằng cách mô tả nộI dung của nó. Một công cụ phổ biến
nhất là hiện thị thông tin trợ giúp.
e. Image( Hình ảnh )
ĐốI tượng Image cho phép ngườI dùng đưa hình ảnh vào Form
f. Picture Box
ĐốI tượng Picture Box có tác dụng gần giống như đốI tượng Image.
g. Text Box
ĐốI tượng text box cho phép đưa các chuỗI ký tự vào Form. Thuộc tính quan trọng
nhất của text box là thuộc tính Text_ cho biết nộI dung hộp Text box.
h. Command Button ( Nút lệnh )
GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 24 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp
Xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
ĐốI tượng Command Button cho phép quyết định thực thi một công việc nào đó
i. Directory List Box, Drive List Box, File List Box
Đây là các đốI tượng hỗ trợ cho việc tìm kiếm các tập tin trên một thư mục của ổ đĩa
nào đó
j. List Box ( Hộp danh sách)
Đối tượng List Box cho phép xuất các thông tin về chuỗi.
Trên đây là những đốI tượng được sử dụngthường xuyên nhất trong phần thiết kế
giao diện cho một chương trình ứng dụng của Visual Basic.
3. PROPERTIES WINDOWS (Cửa sổ thuộc tính)
Properties Windows là nơi chứa danh sách các thuộc tính của đốI tượng cụ thể. Các
thuộc tính này có thể thay đổi được để phù hợp với yêu cầu về giao diện của các chương
trình ứng dụng.
4. PROJECT EXPLORER
Do các ứng dụng của Visual Basic thường dùng chung mã hoặc Form đã tuỳ biến

trước đó, nên Visual Basic tổ chức các ứng dụng thành các Project. MỗI Project có thể có
nhiều Form sẽ được lưu trữ chung vớI Form đó trong các tập tin riêng biệt. Mã lập trình
chung mà tất cả các Form trong ứng dụng chia sẻ có thể được phân thành các Module khác
nhau và cũng được lưu trữ tách biệt, gọi là các Module mã Project Explorer nếu tất cả các
biểu mẫu tuỳ biến được và các Module chung, tạo nên ứng dụng của ta.
1.3 Viết lệnh cho các đối tượng trong Visual Basic
Điểm mẫu chốt cần phải nhận thức rõ trong khâu lập trình Visual Basic là: Visual
Basic xử lý mã chỉ để đáp ứng các sự kiện. Thực vậy, không như nhiều ngôn ngữ lập trình
khác, các dòng mã thi hành trong một chương trình Visual Basic phảI nằm trong các thủ
tục hoặc các hàm, các dòng mã bị cô lập sẽ không làm việc
1. CỬA SỔ CODE
Của sổ Code luôn là nơi để viết mã. Cửa sổ Code có một thanh tách (Split bar ) nằm
bên dướI thanh tiêu đề, tại đầu thanh cuộn dọc. Thanh cuộn này có tác dụng tách cửa sổ
Code thành hai cửa sổ Code con để có thể xem cả hai phần cửa sổ Code cùng một lúc.
GVHD: ThS. Lưu Minh Tuấn 25 SV thực hiện: Nguyễn Thị Điệp