Kế toán và quản lý vật tư

Website: Email : Tel : 0918.775.368
mở đầu
Xét về mặt giá trị, nguyên vật liệu là một khoản chi phí lớn trong giá thành
sản phẩm. Vì vậy, trong nền kinh tế thị trờng hiện nay chỉ có một sự thay đổi trong
chi phí nguyên vật liệu sẽ quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Do vậy việc
giảm chi phí vật liệu - công cụ dụng cụ trong tất cả các khâu trong quá trình sản
xuất kinh doanh. Nó không những làm cho quá trình hoạt động trong sản xuất
kinh doanh có hiệu quả hơn mà còn có tác động trực tiếp đến từng thành viên của
doanh nghiệp, tạo động lực thúc đẩy mọi ngời làm việc tốt hơn. Nh vậy nguyên vật
liệu đóng vai trò to lớn đối với sự phát triển và sức cạnh tranh của doanh nghiệp
trên thị trờng.
Vật liệu - công cụ dụng cụ vừa là sản phẩm của quá trình lao động vừa là đầu
vào của quá trình sản xuất khác. Do vậy vật liệu - công cụ dụng cụ là một nhân tố
tạo nên mối quan hệ giữa các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân và đóng
vai trò tạ nên sự cân đối sản xuất giữa các ngành, các đơn vị trong nền kinh tế.
Xuất phát từ vai trò từ ý nghĩa quan trọng của vật liệu - công cụ dụng cụ đối
với kết quả sản xuất kinh doanh của toàn doanh nghiệp đòi hỏi mỗi doanh nghiệp
phải quản lý các quy trình từ thu mua vận chuyển bảo quản dự trữ và sử dụng vật
liệu - công cụ dụng cụ. Để thực hiện yêu cầu đó với t cách là ngời nắm bắt sử lý và
cung cấp các thông tin về mặt tài chính thì công tác hạch toán vật liệu - công cụ
dụng cụ là rất quan trọng, tổ chức tốt công tác hạch toán sẽ thúc đẩy việc cung cấp
kịp thời các loại vật t cho sản xuất, ngăn ngừa các hiện tợng tổn thất nguyên vật
liệu trong tất cả các khâu của quá trình tái sản xuất. Qua đó góp phần giảm bớt chi
phí hạ giá thành sản phẩm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Vì vậy, việc quản lý và sử dụng tốt nguyên vật liệu có ảnh hởng rất lớn tới
mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà em chọn đề tài là kế toán
và quản lý vật t.
1
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Phần 1
lý luận chung về tổ chức hạch toán

vật liệu - công cụ dụng cụ
I-/ Lý luận chung về vật liệu, công cụ dụng cụ:
1-/ Những vấn đề cơ bản về vật liệu, công cụ dụng cụ:
- Vật liệu là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá, khi
tham gia vào chu trình sản xuất thì vật liệu cấu thành nên thực thể vật chất của sản
phẩm hoặc đợc dùng để đảm bảo cho tài sản cố định và công cụ dụng cụ hoạt
động bình thờng.
Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và đợc giữ nguyên hình thái
vật chất ban đầu và giá trị của vật liệu đợc chuyển toàn bộ một lần vào giá trị sản
phẩm mới tạo ra.
- Công cụ dụng cụ là những t liệu lao động đợc dùng trong quá trình sản
xuất, có giá trị nhỏ hơn hoặc thời gian sử dụng ngắn hơn tiêu chuẩn quy định cho
tài sản cố định (theo thông t 1062 do Bộ Tài Chính ban hành).
Công cụ dụng cụ có thể tham gia vào một hay nhiều chu kỳ sản xuất mà vẫn
giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. Trong quá trình tham gia đó công cụ dụng
cụ chỉ bị hao mòn và đợc kết chuyển vào giá thành sản phẩm phần hao mòn đó
hoặc chi phí lu thông trong kỳ.
2-/ Phân loại và tính giá nguyên vật liệu:
2.1. Phân loại nguyên vật liệu:
a. Phân loại vật liệu trong các doanh nghiệp:
- Phân loại theo vai trò tác dụng:
+ Nguyên vật liệu chính.
+ Vật liệu phụ.
+ Nhiên liệu.
+ Phụ tùng thay thế.
+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản.
- Phân loại vật liệu theo nguồn hình thành:
+ Vật liệu mua ngoài.
2
Website: Email : Tel : 0918.775.368

+ Vật liệu tự sản xuất.
+ Vật liệu từ những nguồn khác.
- Phân loại vật liệu theo quyền sở hữu:
+ Vật liệu tự có.
+ Vật liệu của các doanh nghiệp khác.
b. Phân loại công cụ dụng cụ:
- Công cụ dụng cụ.
- Bao bì luân chuyển.
- Đồ dùng cho thuê.
2-/ Tính giá thành vật liệu - công cụ dụng cụ:
* Đối với giá của vật t nhập:
- Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ mua ngoài:
+ Giá trên hoá đơn của ngời bán (không có VAT).
+ Chi phí thu mua thực tế.
- Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ tự sản xuất bằng giá thành công
xởng thực tế bao gồm:
+ Giá vật liệu xuất để chế biến.
+ Chi phí chế biến.
- Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ thuê ngoài chế biến:
+ Giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ thực tế xuất để thuê ngoài chế biến.
+ Chi phí thuê ngoài chế biến.
+ Chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu doanh nghiệp tự vận chuyển).
- Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh: Giá do
hai bên cùng thoả thuận.
- Giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ đợc cấp phát, nhận viện trợ biếu tặng:
Tính giá theo giá thị trờng tơng đơng.
- Giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ thu hồi:
+ Theo giá thị trờng (nếu giá trị lớn).
3
Website: Email : Tel : 0918.775.368

+ Kế toán định giá (nếu giá trị nhỏ).
* Đối với giá của vật t xuất:
Khi có nguyên vật liệu xuất kho, kế toán căn cứ phiếu xuất và sử dụng một
trong các phơng pháp tính giá thực tế xuất sau đây nhng phải nhất quán phơng
pháp đã chọn:
- Phơng pháp nhập trớc xuất trớc:
=
- Phơng pháp nhập sau xuất trớc:
=
- Phơng pháp giá đơn vị bình quân:
= x P
đơn vị bình quân
Trong đó:
P
đơn vị bình quân
=
- Phơng pháp giá hạch toán:
= x
(Giá hạch toán đơn vị đợc hạch toán chọn là giá kế hoạch hoặc là giá thực tế
của nguyên vật liệu đó tồn đầu kỳ để hạch toán trong suốt cả kỳ).
Đến cuối kỳ kế toán cần xác định giá thực tế xuất cho nguyên vật liệu xuất
trong kỳ.
= x Hệ số giá
Trong đó:
Hệ số giá =
- Phơng pháp đích danh:
Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho sử dụng căn cứ vào đơn giá thực tế
của vật liệu nhập kho theo từng nhập tức là xuất lô hàng nào thì tính giá trị của
chính lô hàng đó.
Ưu điểm là xác định chính xác nhng công việc rất phức tạp.

II-/ Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:
4
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Khái niệm: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc theo dõi cho từng thức
vật t ở từng kho từng doanh nghiệp theo cả thớc đo giá trị và thớc đo hiện vật.
- Trên thực tế để hạch toán có 3 phơng pháp sau:
1-/ Phơng pháp thẻ song:
Quy trình ghi thẻ nh sau:
5
kế toán
tổng hợp
phiếu xuất
kho
bảng tổng
hợp N - X - T
thẻ hạch
toán chi
tiết
thẻ kho
phiếu nhập
kho
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2-/ Phơng pháp sổ số d:
3-/ Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Quy trình ghi thẻ:
6
kế toán
tổng hợp
bảng luỹ kế
N - X - T

phiếu giao
nhận chứng
từ xuất
phiếu gia
nhận chứng
từ nhập
sổ số dưthẻ kho
phiếu xuất
kho
phiếu nhập
kho
kế toán
tổng hợp
sổ đối chiếu
luân
chuyển
bảng kê
xuất
bảng kê
nhập
thẻ kho
phiếu xuất
kho
phiếu nhập
kho
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
Website: Email : Tel : 0918.775.368
III-/ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

A-/ Hạch toán theo phơng pháp KKTX:
1-/ Tài khoản sử dụng:
152 : Nguyên liệu, vật liệu.
153 : Công cụ, dụng cụ.
2-/ Hạch toán tăng nguyên vật liệu:
2.1 Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
a-/ Tr ờng hợp mua ngoài về nhập kho:
a.1. Nếu hàng và hoá đơn cùng về:
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận, phiếu nhập kho, ghi:
Nợ TK 152 : (Chi tiết từng loại) - Trị giá vật liệu mua ngoài.
Nợ TK 153 : (Chi tiết từng loại) - Trị giá công cụ dụng cụ mua ngoài.
Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Có TK liên quan (TK 331,111,112,...) : Tổng giá thanh toán.
a.2. Nếu hàng mua về trớc hoá đơn về sau:
Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ hàng cha có hoá đơn. Nếu trong
tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng nh bút toán (a.1). Nếu cuối tháng hoá
đơn cha về thì ghi sổ theo giá tạm tính nh sau:
Nợ TK 152 : (Chi tiết) - Trị giá vật liệu mua ngoài (giá tạm tính).
Nợ TK 153 : (Chi tiết) - Trị giá công cụ dụng cụ mua ngoài (giá tạm tính).
Có TK 331 : Phải trả ngời bán (giá tạm tính).
Sang tháng sau, khi hoá đơn về, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh theo một
trong các trờng hợp sau:
Trờng hợp giá hoá đơn bằng giá tạm tính, kế toán ghi thêm bút toán bổ sung
thuế:
Nợ TK 133 (1331) :
7
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Có TK 331 :
Trờng hợp giá hoá đơn khác với giá tạm tính, kế toán có thể dùng bút toán đỏ
hoặc bút toán ngợc để xoá bút toán tạm tính, sau đó ghi lại bút toán nh trờng hợp

(a.1). Hoặc tính mức chênh lệch:
Trị giá chênh lệch = Tổng giá thực tế - Tổng giá tạm tính.
Sau đó kế toán ghi bút toán điều chỉnh:
+ Điều chỉnh tăng : (Giá tạm tính < Giá thực tế).
Nợ TK 152,153 : - Trị giá chênh lệch.
Nợ TK 133 (1331) : - Thuế GTGT của hàng mua.
Có TK 331 : - Trị giá chênh lệch thuế GTGT.
+ Điều chỉnh giảm: (Giá tạm tính > Giá thực tế). Kế toán dùng bút toán đỏ
hoặc bút toán ngợc ghi giảm trị giá vật t, sau đó ghi thêm bút toán bổ sung thuế
GTGT đầu vào:
Nơ TK 133 (1331) :
Có TK 331 :
a.3. Nếu hoá đơn về trớc hàng về sau:
Kế toán lu hoá đơn, nếu trong tháng hàng về, làm thủ tục nhập kho và ghi bút
toán nh trờng hợp (a.1). Nếu cuối tháng hàng cha về kế toán ghi tăng hàng đang đi
đờng:
Nợ TK 151 : Trị giá hàng đang đi đờng.
Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT của hàng mua.
Có TK liên quan (TK 331,111,112,141).
Tháng sau, hàng về nhập kho, ghi định khoản:
Nợ TK 152,153 :
Có TK 151 :
a.4. Xử lý các trờng hợp thừa thiếu so với hoá đơn:
Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn: Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải
làm văn bản báo cho các liên quan để cùng xử lý. Về mặt kế toán ghi nh sau:
- Nếu nhập toàn bộ kế toán định khoản:
8
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Nợ TK 152,153 : Trị giá toàn bộ số hàng.
Nợ TK 133 (131) : Thuế GTGT tính theo số hoá đơn.

Có TK 331 : Trị giá thanh toán theo hoá đơn.
Có TK 3381 : Trị giá số hàng thừa cha có thuế GTGT.
Sau đó căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi:
+ Nếu trả lại cho ngời bán:
Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa đã xử lý.
Có TK 152,153 : Trị giá vật t thừa trả lại.
+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: kế toán ghi:
Nợ TK 3381 : - Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT.
Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng thừa.
Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa.
+ Nếu thừa không đáng kể do cân đo, vận chuyển, ghi tăng thu nhập:
Nợ TK 3381 : Trị giá hàng thừa không thuế.
Có TK 721 : Thu nhập bất thờng.
- Nếu nhập theo số hoá đơn: Kế toán ghi nhận số nhập nh trờng hợp (a.1). Số
thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi:
Nợ TK 002 : Trị giá hàng giữ hộ.
Khi có quyết định xử lý, ghi: Có TK 002 : Trị giá hàng giữ hộ.
Và căn cứ cách xử lý:
+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 152,153 : Nhập kho số hàng thừa.
Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT của số hàng thừa.
Có TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa.
+ Nếu thừa do cân, đo, vận chuyển, ghi tăng thu nhập:
Nợ TK 152 : Trị giá hàng thừa không thuế.
Có TK 721 : Thu nhập bất thờng.
Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn:
9
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhập, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm
nhận, thông báo cho bên bán biết và ghi sổ.

- Phản ánh trị giá hàng nhập:
Nợ TK 152,153 : - Trị giá số vật t thực nhập.
Nợ TK 1381 : - Trị giá số thiếu (không thuế GTGT).
Có TK 331 : - Trị giá thanh toán theo hoá đơn.
- Sau đó căn cứ vào xử lý kế toán định khoản:
+ Nếu ngời bán giao tiếp số hàng thiếu:
Nợ TK 152,153 : - Trị giá số vật t thiếu nhận tiếp.
Có TK 1381 : - Xử lý số thiếu.
+ Nếu ngời bán không còn hàng, trừ vào số tiền phải trả:
Nợ TK 331 : - Ghi giảm số tiền phải trả.
Có TK 1381 : - Xử lý trị giá hàng thiếu.
Có TK 133 (1331) : - Thuế GTGT của số hàng thiếu.
+ Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng:
Nợ TK 1388,334 : - Cá nhân phải bồi thờng.
Có TK 133 (1331) : - Thuế GTGT của số hàng thiếu.
Có TK 1381 : - Xử lý số thiếu.
+ Nếu thừa không đáng kể (do vận chuyển, cân đo,...), ghi tăng chi phí bất
thờng:
Nợ TK 821 : - Chi phí bất thờng.
Có TK 1381 : - Xử lý số thiếu.
a.5. Trờng hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo nh
hợp đồng, tuỳ theo cách xử lý của hai bên:
- Với hàng hoá kém phẩm chất trả lại ngời bán, ghi:
Nợ TK 331,111,112,... :
Có TK 152, 153 : - Trị giá vật t trả lại.
Có TK 133 (1331) : - Thuế GTGT của số hàng giao trả.
10
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Trờng hợp đợc ngời bán giảm giá, hoặc cho hởng chiết khấu, kế toán ghi
định khoản:

Nợ TK 331,111,112,...:
Có TK 152,153 :
b-/ Tr ờng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài
gia công chế biến, căn cứ trên các chứng từ liên quan, định khoản:
Nợ TK 152,153 : - Giá thành sản xuất thực tế.
Có TK 154 : - Vật t thuê ngoài gia công hoặc tự chế biến.
c-/ Các tr ờng hợp tăng vật liệu - công cụ dụng cụ khác:
Nợ TK 152,153 : - Giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ tăng thêm.
Có TK 411 : Nhận cấp phát, viện trợ, tặng biếu,...
Có TK 412 : Đánh giá tăng vật t.
Có TK 336 : Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ.
Có TK 642 : Thừa trong định mức tại kho.
Có TK 3381 : Thừa ngoài định mức chờ xử lý.
Có TK 621,641,642,154 : Dùng không hết nhập lại, phế liệu thu hồi.
Có TK 241 : Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB,
từ sửa chữa lớn TSCĐ.
Có TK 211 : TSCĐ mới chuyển thành CCDC.
2.2. Hạch toán tăng vật liệu - công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp
tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:
Đối với cơ sở kinh doanh không đủ điều kiện để tính thuế GTGT theo phơng
pháp khấu trừ, thì thuế GTGT đầu vào đợc ghi vào giá thực tế của vật liệu - công
cụ dụng cụ. Nh vậy, khi mua vật liệu - công cụ dụng cụ, thuế GTGT đầu vào đợc
tính vào giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ. Kế toán không sử dụng TK 133 -
Thuế GTGT đầu vào, còn phơng pháp hạch toán tơng tự nh trờng hợp tính thuế
GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
3-/ Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu - công cụ dụng cụ:
11