Mẹo nhỏ và hay làm việc nhóm

KỸ NĂNG
LÀM VIỆC NHÓM
ThS Nguyễn Thị Ngọc Hương

I/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÓM

I/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÓM
1. Khái niệm nhóm
2. Phân loại
3. Các giai đoan hình thành nhóm.
4. Các vị trí trong nhóm

1.1 Khái niệm nhóm

Nhóm là: “ Hai hay nhiều người làm việc
với nhau để cùng hoàn thành một mục
tiêu chung” (Lewis-McClear)

Nhóm là: “ Một số người với các kỹ năng
bổ sung cho nhau, cùng cam kết làm
việc, chia sẻ trách nhiệm vì một mục
tiêu chung" (Katzenbach và Smith)

Nhóm là: " Nó như một chiếc xe Ferrari,
hoạt động cực kì mạnh mẽ, nhưng tốn
rất nhiều tiền của/công sức để bảo
dưỡng

1.1 Khái niệm nhóm


Là một nhóm người có những kỹ năng khác nhau,
những nhiệm vụ khác nhau, nhưng làm việc chung
với nhau, bổ sung các chức năng và hỗ trợ cho
nhau để đạt được mục tiêu chung.

Đặc điểm:
- Là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ
sung cho nhau
- Cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục
tiêu chung.
- Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và
với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung.
- Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin
của nhau để thực hiện phần việc của mình

1.2. Các thuận lợi khi làm việc nhóm
1.2.1. Thuận lợi đối với cá nhân:
1. Ít áp lực hơn so với làm việc cá nhân
2. Giảm sự hốt hoảng và tính vô dụng khi
đương đầu với những mục tiêu lớn
3. Đúc kết thêm nhiều kinh nghiệm khi làm
việc với người khác
4. Tăng cường tính hợp tác và xây dựng
trong một tổ chức

1.2. Các thuận lợi khi làm việc nhóm
1.2.1. Thuận lợi đối với cá nhân:
7. Đánh giá cao phần thưởng tinh thần
(internal awards) khi hoàn thành công
việc nhóm

8. Có nhiều động lực hơn đến hoàn thành
công việc
9. Năng suất công việc hiệu quả hơn so với
làm việc cá nhân
10.Để giải quyết các công việc ngoài khả
năng của cá nhân

1.2. Các thuận lợi khi làm việc nhóm
1.2.1. Thuận lợi đối với cá nhân:
9. Để đạt được kết quả lớn hơn, tốt hơn và
có nhiều ý tưởng hơn
10.Cải thiện môi trường làm việc, giải tỏa
căng thẳng
11.Tăng lòng tin, tự tin thông qua các lời
động viên khuyến khích.
12.Học hỏi được nhiều hơn

1.2. Các thuận lợi khi làm việc nhóm
1.2.2. Thuận lợi đối với cấp quản lý:

Ít căng thẳng và áp lực để hoàn thành mục tiêu vì làm
việc nhóm giúp tăng năng suất, hiệu qủa, sự trung thành và
xóa bỏ căng thẳng trong nội bộ

Công tác quản lí nhóm dễ dàng hơn quản lí từng cá nhân
vì nhóm thường hoạt động theo kiểu bán phân quyền
(semi-autonomy

1.2. Các thuận lợi khi làm việc nhóm
1.2.3. Thuận lợi đối với tổ chức:


Đóng góp đáng kể trong việc tăng năng suất, hiệu quả
và giúp tổ chức phát triển

Tạo dựng hình ảnh tích cực đối với khách hàng bên
ngoài và những nhân viên tiềm năng

1.3. Kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng tương tác giữa các
thành viên trong một nhóm, nhằm thúc đẩy hiệu quả công
việc ,phát triển tiềm năng của tất cả các thành viên.
Một mục tiêu lớn thường đòi hỏi nhiều người làm việc
với nhau, vì thế làm việc nhóm trở thành một định nghĩa
quan trọng trong tổ chức cũng như trong cuộc sống.

1.3.1. Kỹ năng làm việc nhóm bao gồm các kỹ
năng nhỏ

Xây dựng vai trò chính trong nhóm

Kỹ năng quản lý hội họp.

Phát triển quá trình làm việc nhóm

Sáng tạo và kích thích tiềm năng

Những vấn đề nảy sinh trong mô hình
làm việc theo nhóm



Nhiệm vụ và ranh giới của nhóm được xác định rõ ràng,

quyền hạn được phân chia cụ thể để quản lý các quy
trình làm việc,

cần phải có một sự ổn định về các thành viên của nhóm
trong một khoảng thời gian nhất định
1.4. Kỹ năng làm việc nhóm
1.4.1.Đặc điểm cần thiết của nhóm

1.5. Phân loại nhóm
1.5.1 Các nhóm chính thức

Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ
chức. Chúng thường cố định, thực hiện công
việc có tính thi đua, và có phân công rõ
ràng. Họ có cùng chung tay nghề chuyên
môn để giải quyết các vấn đề và điều hành
các đề án.

Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo
chuyên môn và mang tính chất lâu dài để
đảm đương các mục tiêu chuyên biệt. Các
nhóm chức năng chính thức thường đưa ra
những ý kiến chuyên môn theo các lĩnh vực
riêng của họ.

1.5.2 Các nhóm không chính thức

Những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường để

làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải
quyết nhiều nhu cầu, như:

các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ,

các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn
xếp từng vụ việc,

các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những đề án
cần nhiều sáng tạo,

những lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rút
những vấn đề đặc biệt trong thời gian ngắn

1.5.3 So sánh các nhóm chính thức và không
chính thức

Nhóm càng chính thức càng cần được huấn luyện
về khả năng lãnh đạo của nó về các mặt như: các
quy tắc của công ty và các quy trình phải tuân theo,
thực hiện các báo cáo, ghi chép tiến độ, và các kết
quả đạt được trên cơ sở thông lệ.

Cũng thế, các nhóm không chính thức tuân theo
những quy trình thất thường. Những ý kiến và
những giải pháp có thể được phát sinh trên cơ sở
tùy thời và các quy trình ít nghiêm ngặt hơn.

Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay không
chính thức, việc lãnh đạo nhóm luôn phải hướng về

các thành quả và có sự phối hợp giữa các nhóm với
nhau.

II. Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm

Hình thành

Xung đột

giai đoạn bình thường hóa

giai đoạn hoạt động trôi chảy

Các giai đoạn phát triển nhóm
Xung đột
Hình thành
Bình thường hóa
Vận hành
4 giai đoạn phát triển nhóm
Coming together is a beginning, staying together is progress,
and working together is success.
- Henry Ford
Phụ thuộc
Tương thuộc
Độc lập
Thái độ
t
Tín nhiệm

1 Hình thành nhóm


Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi
người đều rất giữ gìn và rụt rè.

Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực
tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn
là tiêu cực.

Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi
những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép
kín.

Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém
quan trọng và lo âu quá.

Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi
trội lên như một người lãnh đạo.

1 Hình thành nhóm
Cần làm gì ở giai đoạn này?

Thiết lập và ổn định cơ cấu của nhóm

Nên đặt ra một số điều lệ và nguyên tắc
hoạt động của nhóm

Thường xuyên trao đổi một cách cởi mở về
chuyên môn, nguyện vọng, sở thích, sở
trường hoặc những kinh nghiệm tích lũy
được trước đây hơn là lao vào làm các dự

án

Phân công vai trò và nhiệm vụ các thành
viên

Xác định mục tiêu chung

2 Xung đột

Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó, các bè phái được
hình thành, các tính cách va chạm nhau, không ai chịu
lùi một bước.

Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai
lắng nghe và một số người vẫn không sẵn sàng nói
chuyện cởi mở.

.Có thể thấy những lời mỉa mai, ám chỉ

2 Xung đột
Cần làm gì ở giai đoạn này?

Vai trò của trưởng nhóm được phát huy tối
đa trong việc định hướng hoạt động và giải
quyết các xung đột cá nhân

Hướng mọi hành vi vào nhiệm vụ

Không nên tham gia vào các dự án lớn
hoặc các công việc đòi hỏi sự phối hợp và

đồng bộ cao

Cần có sự quyết đoán ở một mức độ nhất
định

Cần chấp nhận một số thất bại để rút kinh
nghiệm và xem đó như một tất yếu trong
quá trình phát triển nhóm

3 Giai đoạn bình thường hóa

Sau đó là giai đoạn bình thường hóa. Ở giai đoạn
này, nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của
việc cộng tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung
đột nội bộ.

Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành
viên bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ
quan điểm của mình và những vấn đề này được
thảo luận cởi mở bên với toàn bộ nhóm.

Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu
lắng nghe nhau. Những phương pháp làm việc
được hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết
được điều đó.

3 Giai đoạn bình thường hóa
Cần làm gì ở giai đoạn này?

Vai trò và nhiệm vụ của trưởng nhóm

được chuyển dần vào các thành viên

Phát huy tính dân chủ, tiếng nói của
tập thể là quan trọng nhất

Quy trình và biểu mẫu cần được đặt
nặng, hướng mọi người làm việc theo
chuẩn và thể hiện tính chuyên nghiệp

Không nên phân tán lực lượng

Nên tham gia vào các dự án có khách
hàng và có ràng buộc về thời gian

4 Giai đoạn hoạt động trôi chảy

Và cuối cùng là giai đoạn hoạt động trôi chảy.

Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định
trong một hệ thống cho phép trao đổi những quan điểm
tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm
đối với mỗi thành viên và với các quyết định của nhóm.