xây dựng trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access, bằng cách kết hợp giữa việc sử dụng các công cụ của Access

LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay không ai không thừa nhận vai trò to lớn của thông tin trong đời sống,
trong kinh doanh cũng như mọi mặt, mọi lĩnh vực của xã hội. Việc nắm bắt thông
tin nhanh, nhiều, chính xác trở nên vô cùng quan trọng. Cùng với sự phát triển của
xã hội, thông tin ngày càng phong phú với nhiều yếu tố hợp thành, nhiều mối quan
hệ. Để có thể khai thác được nguồn tài nguyên quí giá ấy đòi hỏi phải có những
phương pháp và công cụ mới. Tin học đã cung cấp cho ta những phương pháp và
những công cụ đó.
Chương trình là một ứng dụng đặt ra trên yêu cầu thực tế của Công ty Hỗ trợ Phát
triển Tin học 23 - Quang Trung - Hà Nội. Nhằm giảm bớt các khâu trung gian ,các
công việc làm bằng tay rất tốn thời gian, tạo điều kiện lưu trữ, nắm bắt được càng
nhiều thông tin càng tốt, phục vụ cho quá trình phân công công việc được nhanh
chóng, chính xác, hỗ trợ cho kinh doanh của công ty.
Chương trình được xây dựng trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access, bằng
cách kết hợp giữa việc sử dụng các công cụ của Access với lập trình Access Basic
nhằm đáp ứng các đòi hỏi đặt ra của bài toán.
Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng do thời gian và trình độ kinh nghiệm có hạn, đồng
thời việc tiếp cận với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access chưa được bao lâu nên chắc
rằng chương trình còn có nhiều sai sót, khiếm khuyết. Rất mong nhận được sự góp
ý của các thầy cô, các bạn bè đồng nghiệp để có thể hoàn thiện chương trình được
tốt hơn.
Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo hướng dẫn: PTS Tôn Quốc
Bình. Các thầy cô trong khoa Toán - Cơ - Tin học Trường ĐHKHTN - Đại Học
Quốc Gia Hà Nội cùng các anh, chị trong công ty HiPT đã tận tình giúp đỡ tác giả
hoàn thành luận văn này đúng hạn.

Hà nội, ngày 20 tháng 05 năm 1999
Nghiêm Trung Hiếu
1
MỤC LỤC

Trang
LỜI NÓI ĐẦU 1
CHƯƠNG I: BÀI TOÁN
1. Đặt bài toán 3
2. Phân tích bài toán 11
CHƯƠNG II: CẤU TRÚC DỮ LIỆU
1. Sơ đồ chức năng 23
2. Sơ đồ dòng thông tin 33
3. Mô hình dữ liệu 34
CHƯƠNG III: CÔNG NGHỆ SỬ DỤNG
1. Giới thiệu cơ sở dữ liệu Access 47
2. Giới thiệu công cụ của Access 48
1. Bảng 49
2. Truy Vấn 51
3. Mẫu biểu 53
4. Báo biểu 57
5. Macro 61
6. Đơn thể 62
3. Lập trình Access Basic 64
CHƯƠNG IV: GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH
I. Tổ chức dữ liệu của chương trình trên Access 71
II. Đặc tả chương trình. 79
III. Giới thiệu một vài giao diện của chương trình 109
KẾT LUẬN 116
TÀI LIỆU THAM KHẢO 117
CHƯƠNG I : BÀI TOÁN
2
I. BÀI TOÁN VÀ CÁC YÊU CẦU
Bài toán đặt ra là hỗ trợ công việc kinh doanh tại một cửa hàng kinh doanh sản
phẩm. Tại cửa hàng một qui trình kinh doanh diễn ra như sau:

+ Cửa hàng nhận các Báo giá sản phẩm của Nhà cung cấp sản phẩm. Nội
dung của các báo giá này ghi rõ giá bán của từng loại sản phẩm. Sau khi
nhận các báo giá của Nhà cung cấp sản phẩm, cửa hàng sẽ tiến hành làm
các báo giá sản phẩm cho những khách hàng có nhu cầu đặt mua sản
phẩm.
+ Sau khi gửi các báo giá cho các khách hàng, cửa hàng sẽ tiếp nhận các đơn
đặt hàng của Khách hàng gửi tới. Căn cứ vào các đơn đặt hàng của khách hàng,
cửa hàng sẽ tiến hành làm các đơn đặt hàng gửi tới Nhà cung cấp sản phẩm, yêu
cầu cung cấp loại Sản phẩm và số lượng cụ thể cho từng loại sản phẩm đó.
+ Nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu cung cấp Sản phẩm của cửa hàng bằng việc
chuyển giao hàng cho cửa hàng theo đơn đặt hàng và làm hóa đơn thanh toán. Sản
phẩm mà Nhà cung cấp chuyển đến sẽ được Cửa hàng xác nhận, kiểm tra theo một
đơn đặt hàng mà cửa hàng đã gửi tới Nhà cung cấp. Sản phẩm mua về từ Nhà cung
cấp có thể được cửa hàng chuyển vào Kho hàng dự trữ.
Sau khi nhận hàng từ Nhà cung cấp sản phẩm Cửa hàng sẽ tiến hành chuyển giao
Sản Phẩm cho từng Khách hàng đã gửi đơn đặt hàng và làm hóa đơn thanh toán.
+ Các Nhân viên của cửa hàng sẽ thực hiện công việc chuyển giao Sản phẩm
cho Khách hàng. Khách hàng sẽ xác nhận các Sản phẩm được chuyển tới theo một
bản sao của đơn đặt hàng đã gửi tới Cửa hàng. Sau khi đã xác nhận hàng hóa đã nhận
được, Khách hàng sẽ tiến hành công việc chuyển tiền mua hàng cho Cửa hàng.
Trong một qúa trình kinh doanh sản phẩm Cửa hàng phải quản lý các đối tượng
sau :
+ Sản Phẩm
+ Nhà Cung Cấp Sản Phẩm
+ Khách Hàng
+ Nhân Viên
+ Kho hàng
+ Các Loại Chứng Từ
3
Bài toán ở đây đặt ra là phải quản lý các đối tượng này theo các yêu cầu sau:

1. Yêu cầu đối với đối tượng Sản Phẩm
Quản lý đối tượng Sản phẩm được thực hiện sao cho luôn có thể đưa ra được các
thông tin sau:
- Các thông tin mô tả chi tiết về một Sản phẩm cụ thể như:
+ Tên gọi
+ Cấu hình
+ Tên hãng sản xuất ra Sản Phẩm
+ Đơn vị tính
+ Đơn vị giá
. . . . . . . .
- Sản phẩm được lưu trữ ở đâu, kho nào. . .
- Thông tin về số lượng của một Sản Phẩm, Giá mua vào, Giá bán ra
Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới, hoặc bổ sung vào
trong Danh Sách Sản Phẩm tên và các thông tin về một Sản Phẩm mới.
2. Yêu cầu đối với đối tượng Khách Hàng
Phải đưa ra được các thông tin cần thiết về một Khách Hàng khi có yêu cầu. Các
thông tin chi tiết về Khách Hàng gồm có:
+ Tên gọi của Khách Hàng
+ Địa chỉ liên hệ
+ Số điện thoại
+ Số Fax
+ Một số các thông tin khác:
- Lĩnh vực hoạt động của Khách Hàng
- Tên Ngân hàng mà Khách Hàng mở tài khoản.
- Số tài khoản của Khách Hàng
- Các ghi chú cần thiết khác
Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới, hoặc bổ sung vào
trong Danh Sách Khách Hàng tên và các thông tin về một Khách Hàng mới.
4
3. Yêu cầu đối với đối tượng Nhà Cung Cấp Sản Phẩm

Thực hiện, tổ chức lưu trữ các thông tin chi tiết về từng Nhà Cung Cấp Sản Phẩm.
Khi có yêu cầu xem thông tin của một Nhà Cung Cấp Sản Phẩm nào đó, phải đưa
ra được các thông tin chi tiết của Nhà Cung Cấp đó. Các thông tin phải đưa ra cụ
thể là:
+ Tên gọi của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm
+ Địa chỉ liên hệ
+ Số điện thoại
+ Số Fax
+ Một số các thông tin khác
- Lĩnh vực hoạt động của Nhà cung cấp sản phẩm
- Tên Ngân hàng mà Nhà Cung Cấp Sản Phẩm mở tài khoản
- Số tài khoản của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm
- Các ghi chú cần thiết khác
Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới, hoặc bổ sung vào
trong Danh Sách Nhà Cung Cấp Sản Phẩm tên và các thông tin về một Nhà Cung
Cấp Sản Phẩm mới.
4. Yêu cầu đối với đối tượng Nhân Viên
Nhân Viên là những người làm trong cửa hàng, là đối tượng tham gia vào tất cả
các hoạt động, công việc trong cửa hàng.
Các yêu cầu :
- Khi có yêu cầu xem thông tin về một Nhân Viên nào đó, cần phải lấy được
các thông tin chi tiết về Nhân Viên đã yêu cầu. Các thông tin đưa ra gồm:
+ Tên gọi của Nhân Viên
+ Ngày sinh
+ Giới tính
+ Địa chỉ liên hệ
+ Số điện thoại
+ Số chứng minh thư
+ Chức vụ của Nhân viên đó
+ Đơn vị quản lý nhân viên đó

5
+ Địa chỉ liên hệ hiện nay
+ Địa chỉ thường trú
+ Các thông tin ghi chú đặc biệt về bản thân của Nhân Viên
- Quá trình công tác
- Gia đình
. . . . . . . . .
- Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới về một
Nhân Viên nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Nhân Viên tên và các thông
tin về một Nhân Viên mới.
5) Các yêu cầu với đối tượng Kho hàng
Kho hàng là nơi lưu trữ hàng hóa sản phẩm dự trữ của cưa hàng
Các thông tin về Kho Hàng bao gồm:
+ Tên gọi của Kho Hàng
+ Địa chỉ của Kho Hàng
+ Người quản lý Kho Hàng
+ Các thông tin phụ khác mô tả Kho Hàng
- Chiều dài
- Rộng
- Diện Tích.
. . . . . . . . .
Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới về một Kho Hàng
nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Kho Hàng tên và các thông tin về một
Kho Hàng mới.
6) Các yêu cầu đối với đối tượng Các loại chứng từ
Các chứng từ phát sinh gồm có :
+ Các Báo Giá Sản Phẩm
+ Các Đơn Đặt Hàng
+ Các Hóa Đơn Thanh Toán
+ Các Phiếu Xuất ,Nhập Kho

+ Các Xác Nhận Nhận Hàng
6
+ Các báo cáo tình hình kinh doanh của cửa hàng
Các yêu cầu chung:
- Đảm bảo hoàn thành công việc thiết lập các loại chứng từ khi có một yêu
cầu đòi hỏi nào đó.
- Khi có yêu cầu cho thông tin về một loại chứng từ nào, phải đưa ra được
các thông tin của loại chứng từ đó và nội dung cảu chứng từ.
Các yêu cầu đối với mỗi loại chứng từ khác nhau
6.1. Các Báo Giá Sản Phẩm
Báo giá cũng có hai chiều :
- Chiều đến,đó là các báo giá của Nhà cung cấp gửi báo giá cho cửa hàng
- Chiều đi, đó là các báo giá của Cửa hàng gửi tới các Khách Hàng
Các thông tin cần đưa ra cho mỗi Báo Giá gồm :
+ Báo giá cho ai, cho khách hàng nào ?
+ Nhà cung cấp là ai
+ Ngày bắt đầu có hiệu lực của báo giá
+ Ngày hết hiệu lực của báo giá.
+ Tên của Nhân viên làm báo giá
+ Các thông tin chi tiết của các Sản Phẩm được báo giá.
- Tên gọi của sản phẩm.
- Giá bán , thuế . . .
- Số lượng
+ Các thông tin phụ khác của bao giá
- Hình thức thanh toán
- Điều kiên giao hàng
- Thời gian bảo hành
. . . . . .
Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới về một Báo Giá
nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Báo Giá các thông tin về một Báo Giá

mới.
6.2. Các Đơn Đặt Hàng
7
Các Đơn Đặt Hàng bao gồm cả Đơn Đặt Hàng của Cửa Hàng gửi tới Nhà Cung
Cấp Sản Phẩm và các Đơn Đặt Hàng của Khách Hàng gửi tới Cửa Hàng.
Các yêu cầu về Đơn Đặt Hàng là việc kết xuất các thông tin về đặt hàng.
Thông tin của một Đơn Đặt Hàng gồm:
+ Tên gọi của Khách Hàng gửi đơn đặt hàng. Thông tin về Địa chỉ
liên hệ của Khách Hàng . .
+ Tên của Nhà cung cấp Sản phẩm (Địa chỉ liên hệ với Nhà cung
cấp.)
+ Ngày đặt hàng.
+ Ngày phải chuyển giao hàng ( ngày đòi hỏi phải chuyển hàng).
+ Địa chỉ chuyển hàng đến
+ Họ tên của Nhân Viên làm đơn hàng
+ Thông tin chi tiết về từng Sản Phẩm đặt hàng
- Tên Sản phẩm
- Số lượng đặt hàng.
- Giá bán.
- Thuế VAT
. . . . . .
+ Cước phí thực hiện chuyên chở hàng hoá (Vận chuyển hàng)
+ Giá trị của đơn hàng.
+ Các ghi chú cần thiết về đơn đặt hàng
Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới về một Đơn Đặt
Hàng nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Các Đơn Đặt Hàng các thông tin
về một Đơn Đặt Hàng mới.
6.3. Các Hóa Đơn Thanh Toán
Hóa Đơn Thanh Toán xác định Sản Phẩm được bán cho Khách Hàng.
Các thông tin về một hóa đơn thanh toán cần có là:

+ Thông tin về Nhà cung cấp sản phẩm ( Tên gọi, Địa chỉ liên hệ )
+ Thông tin về Khách hàng (Tên gọi, Địa chỉ liên hệ )
+ Thông tin về Nhân viên làm hóa đơn thanh toán.
8
+ Thông tin chi tiết về từng Sản Phẩm được thanh toán
- Tên Sản phẩm
- Số lượng thanh toán
- Giá bán.
. . . . . .
Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới về một Hóa đơn
thanh toán nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách các Hóa đơn thanh toán các
thông tin về một Hóa đơn thanh toán mới.
6.4. Các Xác Nhận Nhận Hàng
Các thông tin cần đưa ra trên một Xác Nhận Nhận Hàng gồm có các thông tin sau:
+ Thông tin về đơn đặt hàng đã gửi
+ Thông tin về Khách Hàng
+ Thông tin về Nhà Cung Cấp
+ Thông tin chi tiết về từng loại Sản Phẩm được Khách Hàng xác
nhận, bao gồm:
- Tên gọi của Sản Phẩm
- Giá bán
- Số lượng

Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới về một Xác Nhận
Nhận Hàng nào đó, hoặc bổ sung vào trong Danh Sách các Xác Nhận Nhận Hàng
các các thông tin về một Xác Nhận Nhận Hàng mới.
6.5. Các Hóa Đơn Xuất Kho
Thông tin cần đưa ra trên một hóa đơn xuất kho là
+ Thông tin về kho hàng nơi thực hiện các hóa đơn xuất kho
+ Ngày thực hiện xuất kho

+ Tên của người nhận hàng
+ Xuất kho cho ai, khách hàng là ai ?
+ Chi tiết các thông tin về San Phẩm Xuất kho
` - Tên gọi của Sản Phẩm
9
- Giá bán
- Số lượng
. . . . . .
Thực hiện các yêu cầu tìm kiếm một hóa đơn xuất kho, cập nhật thông tin trên các
hóa đơn xuất kho, hoặc đưa vào trong danh sách các hóa đơn xuất kho một hóa
đơn xuất kho mới.
6.6. Các Hóa Đơn Nhập Kho
Thông tin cần đưa ra trên một hóa đơn nhập kho là
+ Thông tin về kho hàng nơi thực hiện các hóa đơn nhập kho
+ Ngày thực hiện nhập kho
+ Tên của người nhận hàng
+ Nhập kho cho ai, khách hàng là ai ?
+ Chi tiết các thông tin về Sản Phẩm Nhập kho
` - Tên gọi của Sản Phẩm
- Giá bán
- Số lượng
. . .
Thực hiện các yêu cầu tìm kiếm một hóa đơn nhập kho, cập nhật thông tin trên các
hóa đơn nhập kho, hoặc đưa vào trong danh sách các hóa đơn nhập kho một hóa
đơn nhập kho mới.
6.7. Các báo cáo về tình hình kinh doanh
Các báo cáo cần thực hiện gồm có
+ Báo cáo Xuất - Nhập - Tồn kho trong một khoảng thời gian nào đó
do người sử dụng yêu cầu
+ Báo cáo bán hàng: Thực hiện tổng kết tình hình bán hàng của cửa

hàng trong một khoảng thời gian .
+ Bảng kê hóa đơn bán hàng
+ Bảng kê hóa đơn mua hàng
+ Bảng kê các chứng từ mua vào
+ Bảng kê các chứng từ bán ra
10
+ Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh trong một khoảng thời gian
II. PHÂN TÍCH BÀI TOÁN
Để đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi của bài toán, cần làm sáng tỏ, phân tích kỹ hơn để
thấy đượcc các đặc điểm tính chất của các đối tượng đã nêu ở phần trên.
1. Sản phẩm
Kinh doanh sản phẩm hàng hoá dựa trên công việc chuyển giao sản phầm từ cửa
hàng tới các đối tượng khách hàng. Do vậy cửa hàng luôn cần thiết có các thông
tin về sản phẩm, hàng hoá. Cửa hàng luôn luôn có thể có ngay được các thông tin
mô tả chi tiết về một loại sản phẩm bất kỳ, về số lượng sản phẩm.
Các thông tin mô tả chi tiết về sản phầm gồm:
- Các thông tin mô tả sản phẩm
+ Tên gọi của sản phẩm.
+ Cấu trúc, công dụng của sản phẩm, hãng sản xuất ra sản phẩm
+ Đơn vị tính
+ Đơn vị giá
- Thông tin về nguồn cung cấp sản phẩm: Sản phẩm đã được mua về từ Nhà
cung cấp nào.
- Sản phẩm được lưu trữ ở đâu. Nằm trong kho nào
- Số lượng sản phẩm hiện có trong cửa hàng.
- Giá mua vào của Sản Phẩm.
- Giá bán ra của Sản phẩm thể hiện trên các báo giá gần nhất.
Tại cửa hàng kinh doanh sản phẩm, sản phẩm được bán cho khách hàng lấy ra từ:
- Kho dự trữ hàng hoá của cửa hàng.
- Lấy ra từ phòng trưng bầy (Showroom)

Nguồn bổ xung sản phẩm cho cửa hàng được lấy từ:
- Thông qua Nhập Khẩu hàng hoá, các công ty đại lý nước ngoài.
- Lấy từ các công ty, xí nghiệp trong nước.
Thông tin kết xuất đưa ra là thông tin chi tiết về từng loại sản phẩm, về mỗi một
sản phẩm cụ thể. Các thông tin đó phục vụ cho:
- Đáp ứng yêu cầu thông tin về sản phẩm của khách hàng (khách hàng yêu
cầu cho biết thông tin chi tiết về một sản phẩm nào đó).
11
- Phục vụ cho quá trình lên đơn đặt hàng gửi tới Nhà Cung Cấp Sản Phẩm.
2. Khách hàng
Khách hàng là một nhân tố quan trọng quyết định sự sống còn trong công việc
kinh doanh của cửa hàng. Khách hàng là người đưa ra các đơn đặt hàng mua sản
phẩm và là nơi để cho cửa hàng thực hiện chuyển giao sản phẩm, hàng hoá.
Cửa hàng cần phải lưu trữ các thông tin về khách hàng, các thông tin này bao
gồm:
+ Tên của khách hàng.
+ Địa Chỉ liên hệ
+ Số điện thoại, số Fax.
+ Đại diện của khách hàng.
+ Lĩnh vực hoạt động của Khách Hàng
+ Tài khoản.
+ Ngân hàng
+ Các ghi chú cần thiết khác.
* Thông tin Ngân hàng, Tài khoản là thông tin về tài khoản của khách hàng đã mở
tại một Ngân hàng nào đó.
Kết xuất, đưa ra các thông tin về khách hàng là đưa ra các thông tin này. các thông
tin về khách hàng qua thời gian có thể bị thay đổi, như vậy ngoài việc đưa ra các
thông tin chi tiết về khách hàng, còn phải đáp ứng các yêu cầu sửa đổi thông tin về
khách hàng hoặc bổ sung thông tin về một khách hàng mới vào danh sách khách
hàng của cửa hàng.

3. Nhà Cung Cấp Sản Phẩm.
Nhà Cung Cấp Sản Phẩm là nơi cung cấp cho cửa hàng các sản phẩm bổ sung cho
các sản phẩm đã bị chuyển giao ( bán ) cho khách hàng. Cửa hàng cần phải lưu trữ
các thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm. Các thông tin này sẽ được lấy ra trong
quá trình lên các đơn đặt hàng, các hoá đơn thanh toán và các Xác nhận đã nhận
hàng khi Nhà Cung Cấp chuyển giao hàng.
Các thông tin mà cửa hàng cần lưu trữ gồm có:
+ Tên của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm.
+ Địa chỉ.
+ Đại diện của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm.
12
+ Lĩnh vực hoạt động của Nhà cung cấp sản phẩm
+ Số điện thoại, số Fax.
+ Số tài khoản.
+ Ngân hàng
+ Các ghi chú cần thiết khác về Nhà cung cấp Sản Phẩm
Yêu cầu đưa ra các thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm là quá trình đưa ra các
thông tin trên.
Quản lý thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm không những phải đáp ứng các yêu
cầu đòi hỏi thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm mà còn đáp ứng cả công việc bổ
sung, thay thế các thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm.
4. Nhân viên.
Nhân viên, là những người lập nên các chứng từ :
+ Báo giá sản phẩm
+ Các hoá đơn thanh toán
+ Các xác nhận chuyển giao hàng
+ Các hóa đơn xuất ,nhập kho
+ Các báo cáo
Quản lý đối tượng Nhân Viên đòi hỏi phải đưa ra được các thông tin cụ thể của
mỗi nhân viên, khi nảy sinh các yêu cầu cần có sự xác minh, phân công công

việc , các yêu cầu này cần một số thông tin về bản thân của Nhân Viên.
Các thông tin về nhân viên cần lưu trữ gồm:
+ Họ và Tên của Nhân Viên.
+ Địa chỉ, liên hệ (nơi ở hiện nay)
+ Địa chỉ thường trú.
+ Số chứng minh thư
+ Giới tính
+ Ngày sinh
+ Số điện thoại.
+ Chức vụ công tác.
+ Tên đơn vị quản lý Nhân viên
13
+ Các ghi chú khác về Nhân Viên.
- Trình độ học vấn
- Chuyên môn
- Quá trình công tác
. . . . . . . .
Các thông tin về Nhân Viên cũng có thể bị thay đổi, hoặc thông tin về Nhân viên
nào đó không còn cần thiết ( chẳng hạn như đã thôi việc) thì Cửa hàng sẽ tiến
hành bổ sung thông tin về Nhân viên đó, hoặc loại bỏ, hoặc cũng có thể đưa vào
danh sách Nhân Viên của cửa hàng các thông tin về một Nhân Viên mới
Kết xuất thông tin về đối tượng này là việc đưa ra các thông tin chi tiết về mỗi
Nhân viên cụ thể khi có yêu cầu.
5. Kho Hàng
Kho hàng là nơi lưu trữ hàng hóa sản phẩm dự trữ của Cửa hàng
Các thông tin về Kho Hàng bao gồm:
+ Tên gọi của Kho Hàng
+ Địa chỉ của Kho Hàng
+ Người quản lý Kho Hàng
+ Các thông tin phụ khác mô tả Kho Hàng

- Chiều dài
- Rộng
- Diện Tích.
. . . . . . . . . .
Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới về một Kho Hàng
nào đó , hoặc bổ sung vào trong Danh Sách Kho Hàng tên và các thông tin về một
Kho Hàng mới.
6. Các loại chứng từ
Từ quy trình kinh doanh đã nêu, có các loại chứng từ sau:
6.1. Báo giá Sản Phẩm
Khi có yêu cầu của khách hàng, cần biết thông tin về giá bán của một số sản phẩm,
cửa hàng đáp ứng yêu cầu đó bằng việc gửi các báo giá sản phẩm cho họ.
14
Trong cửa hàng tồn tại hai loại báo giá:
- Báo giá của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm. Lúc này cửa hàng có vai trò là
Khách hàng của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm, các Báo giá sản phẩm được gửi đến
theo yêu cầu của Cửa hàng, nội dung của các báo giá là thông tin về giá của
những Sản phẩm cụ thể nào đó ( các Sản phẩm mà Khách Hàng yêu cầu cho biết
giá ).
- Báo giá của Cửa hàng cho Khách hàng.
Khách hàng cũng có yêu cầu biết giá bán của các Sản phẩm mà mình sắp mua.
Khách hàng sẽ yêu cầu Cửa hàng gửi đến các báo giá sản phẩm. Cửa hàng sau khi
tiếp nhận các báo giá sản phẩm của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm sẽ tiến hành làm các
báo giá sản phẩm gửi tới các khách hàng có yêu cầu:
* Đặc điểm yêu cầu của các loại báo giá
+ Các báo giá chỉ có hiệu lực trong một thời gian nhất định sau thời gian
này có báo giá sẽ được làm lại.
+ Giữa các báo giá của Nhà Cung Cấp Sản Phẩm gửi tới cửa hàng gửi tới
cửa hàng và các báo giá mà Cửa hàng gửi đến khách hàng là khác nhau ( khác
nhau về giá của Sản Phẩm ). Do các Báo giá phải phụ thuộc vào các yêu cầu của

Khách hàng (sản phẩm nào cần báo giá).
+ Báo giá Sản Phẩm cũng cần có sự thống nhất, chính xác. Các báo giá được
gửi tới cùng một khách hàng trong thời gian các báo giá vẫn còn hiệu lực phải
giống nhau về nội dung thông tin của các Sản phẩm báo giá.
* Các thông tin mà Báo giá cần chứa là:
+ Tên khách hàng nhận Báo Giá
+ Tên Nhà Cung Cấp Sản Phẩm ( nơi gửi Bao Giá )
+ Ngày báo giá.
+ Ngày hết hiệu lực của báo giá .
+ Hình thức thanh toán.
+ Điều kiện giao hàng.
+ Thời gian bảo hành sản phẩm sau khi mua
+ Tên nhân viên làm báo giá.
+ Các sản phẩm cụ thể được báo giá. Thông tin ở phần này gồm:
- Tên sản phẩm được báo giá.
- Số lượng
15
- Giá bán
- Thuế sản phẩm.
Các thông tin mà báo giá chứa cũng chính là các thông tin cần đưa ra khi có yêu
cầu xem báo giá.
Các thao tác đối với đối tượng này:
- Làm mới một báo giá.
- Sửa, bổ sung thông tin.
- Xoá các báo giá.
6.2. Các đơn đặt hàng
Có hai loại đơn đặt hàng:
- Đơn đặt hàng của Cửa hàng gửi tới Nhà Cung Cấp Sản Phẩm. Chúng là
các đơn đặt mua hàng của Cửa hàng, nội dung của các đơn đặt mua hàng này là
các sản phẩm theo yêu cầu cần mua của Cửa hàng.

- Đơn đặt hàng của Khách hàng gửi tới Cửa hàng. Nội dung của đơn đặt
hàng là các sản phẩm mà khách hàng cần mua.
Các đơn đặt hàng sẽ là các chứng từ có liên quan đến việc xác nhận hàng hoá
chuyển giao. Khách hàng sẽ xác nhận hàng hoá theo một bản sao của đơn đặt hàng
mà trước đó đã được gửi tới Nhà Cung Cấp Sản Phẩm.
Nội dung thông tin giữa đơn đặt hàng và xác nhận đã nhận hàng hoá có thể khác
nhau. Sự sai khác phát sinh trong khâu chuyên chở hàng hoá ( hàng hóa có thể bị
hỏng, vỡ, mất ).
Các thông tin mà một Đơn Đặt Hàng chứa sẽ là:
+ Tên khách hàng
+ Tên Nhà Cung Cấp Sản Phẩm
+ Địa chỉ chuyển hàng đến
+ Ngày đặt hàng
+ Ngày giao hàng (đòi hỏi chuyển hàng)
+ Tên các loại sản phẩm
+ Số lượng từng loại Sản phẩm đặt mua.
+ Giá sản phẩm.
+ Thuế VAT đối với từng loại Sản phẩm
16
+ Tổng số tiền của Đơn đặt hàng.
+ Tên nhân viên làm Đơn đặt hàng( Nhân viên của Cửa hàng).
+ Ghi chú đơn đặt hàng ( lưu trữ các thông tin phụ về đơn đặt hàng )
Các thông tin này cũng là các thông tin cần đưa ra khi có yêu cầu thông tin về một
đơn đặt hàng nào đó.
6.3. Các hoá đơn thanh toán.
Trước khi hàng hoá được tiến hành chuyên chở, chuyển giao cho khách hàng. Nhà
Cung Cấp Sản Phẩm sẽ phải làm các hoá đơn thanh toán. Hoá đơn thanh toán xác
nhận thực tế số lượng Sản phẩm sẽ được chuyên chở. Sản phẩm được chuyển cho
Khách hàng theo một đơn Đặt hàng nào đó, hoặc có Hóa đơn thanh toán nội bộ
không theo một đơn hàng nào .

Hóa đơn thanh toán trong cửa hàng tồn tại hai loại:
+ Hóa đơn thanh toán giữa Cửa hàng với Nhà cung cấp sản phẩm, nó xác
nhận từng loại Sản Phẩm được mua về.
+ Hóa đơn thanh toán giữa Cửa hàng với Nhà cung cấp sản phẩm, nó xác
nhận từng loại Sản Phẩm được mua về.
Các thông tin mà Hoá đơn thanh toán lưu trữ là:
+ Tên khách hàng.
+ Địa chỉ khách hàng.
+ Tên Nhà Cung Cấp Sản Phẩm
+ Địa chỉ liên hệ với nhà cung cấp
+ Tên người nhận hàng
+ Tên người giao hàng
+ Ngày làm hóa đơn thanh toán
+ Chi tiết về các sản phẩm, nội dung gồm có
- Tên sản phẩm
- Số lượng
- Giá
- Thuế VAT
- Đơn vị tính
+ Tổng số tiền thanh toán.
17
+ Chiết khấu
+ Nhân viên làm hoá đơn thanh toán.
+ Các ghi chú cần thiết ( các thông tin phụ về hóa đơn thanh toán )
Thông tin cần kết xuất ra cũng chính là nội dung thông tin mà hoá đơn thanh toán
lưu trữ. Do số lượng các hóa đơn thanh toán là rât nhiều do vậy có thể đưa vào một
số tiêu chí để giới hạn số lượng các hoá đơn thanh toán để có thể dễ dàng đưa ra
một hoá đơn cần thiết.
6.4. Các xác nhận chuyển giao sản phẩm
Sau khi làm các Hoá đơn thanh toán, hàng hoá sẽ được chuyển tới Khách hàng

nhờ các Nhân viên của Nhà cung cấp. Trong quá trình chuyên chở số lượng Sản
phẩm được chuyển đến tay Khách hàng có thể khác với số lượng sản phẩm thanh
toán (do sản phẩm có thể hỏng, vỡ, mất ). Khách hàng cần xác nhận lại thực tế số
lượng sản phẩm nhận được để làm cơ sở cho việc thanh toán tiền với Nhà Cung
Cấp Sản Phẩm, chính điều này đã làm xuất hiện một chứng từ gọi là chứng từ Xác
nhận đã nhận hàng.
Xác nhận giao hàng ( đã nhận hàng ) dựa trên cơ sở một bản sao của đơn đặt hàng
mà khách hàng đã gửi tới Nhà Cung Cấp Sản Phẩm. Số lượng sản phẩm theo yêu
cầu trong đơn đặt hàng và số lượng sản phẩm nhận được sau khi chuyển giao sản
phẩm ( trong chứng từ xác nhận nhận hàng ) có thể khác nhau.
Cửa hàng phải quản lý 2 loại xác nhận:
+ Xác nhận của Cửa hàng với tư cách là Khách hàng, xác nhận các sản
phẩmchuyển đến từ Nhà cung cấp sản phẩm.
+ Xác nhận của Khách hàng đối với các sản phẩm do Nhân viên của Cửa
hàng chuyên chở đến (Cửa hàng đóng vai trò là Nhà cung cấp sản phẩm).
Nội dung của mỗi Xác nhận gồm có:
+ Tên khách hàng: Khách hàng nhận sản phẩm theo yêu cầu đặt hàng
+ Tên người nhận hàng
+ Tên Nhà Cung Cấp: Nhà cung cấp chuyển sản phẩm đến theo đặt hàng
+ Tên người giao hàng
+ Tên nhân viên làm Xác nhận nhận hàng
+ Ngày Xác nhận được lập.
+ Chi tiết hàng hoá xác nhận đã nhận được
- Tên sản phẩm.
18
- Giá
- Số lượng
- Thuế VAT cho mỗi loại sản phẩm
+ Tổng số tiền phải trả cho người cung cấp
+ Chiết khấu

+ Các ghi chú cần thiết ( các ghi chú cần thiết về Xác nhận)
Nội dung của Xác nhận cũng là các thông tin của mỗi Xác Nhận cần đưa ra khi có
yêu cầu xem một xác nhận đã nhận hàng.
6.5. Các hóa đơn Xuất kho
Xuất kho khi có một yêu cầu cần có một lượng hàng hóa để chuyển giao cho
Khách hàng, nhưng cũng có thể chỉ là lưu chuyểu hàng hóa giữa các kho trong cửa
hàng. Bên cạnh các hóa đơn thanh toán còn có các hóa đơn Xuất kho, hóa đơn
xuất kho làm giảm lượng hàng hóa trong kho.
Nội dung của các Hóa đơn xuất kho gồm:
+ Thông tin về kho hàng nơi thực hiện xuất kho, xuất tại kho hàng nào
+ Ngày thực hiện xuất kho
+ Tên của người nhận hàng
+ Xuất kho cho đối tượng nào, khách hàng là ai ?
+ Chi tiết các thông tin về San Phẩm Xuất kho
` - Tên gọi của Sản Phẩm
- Giá bán
- Số lượng
- Thuế VAT
. . . . . . .
+ Tổng giá trị hàng hóa xuất kho
Các thông tin của mỗi hóa đơn xuất kho cũng chính là các thông tin mà người sử
dụng cần biết, yêu cầu.
6.6. Các hóa đơn Nhập kho
Thông tin cần đưa ra trên một hóa đơn nhập kho là:
19
+ Thông tin về kho hàng nơi thực hiện nhập kho, nhập sản phẩm vào kho
nào ?
+ Ngày thực hiện nhập kho
+ Tên của người giao hàng
+ Tên nhà cung cấp

+ Chi tiết các thông tin về Sản Phẩm Nhập kho
` - Tên gọi của Sản Phẩm
- Giá bán
- Số lượng
. . . . . . . .
+ Tổng giá trị nhập kho
6.7. Các báo cáo
Các báo cáo gồm có:
- Báo cáo Xuất - Nhập - Tồn hàng hoá trong cửa hàng trong một thời gian
nào đó. Nội dung báo cáo gồm có:
+ Tên sản phẩm
+ Số lượng Nhập vào
+ Số lượng Xuất đi
+ Số lượng tồn đọng trong cửa hàng
+ Giá trị xuất, nhập, tồn sản phẩm
- Báo cáo Tồn kho: Các sản phẩm còn lại trong kho, nội dung của báo cáo
này gồm:
+ Tên sản phẩm
+ Số lượng Tồn kho
+ Doanh số Tồn.
- Các báo cáo bán hàng: Báo cáo bán hàng tổng kết tình hình của cửa hàng
trong một khoảng thời gian nào đó. Nội dung báo cáo gồm:
+ Tên sản phẩm
+ Số lượng
+ Đơn vị tính
20
+ Tiền vốn
+ Doanh số
+ Lãi gộp
+ Các tỷ số Lãi gộp/Doanh số (%)

+ Lãi gộp / Vốn (%)
- Bản kê hoá đơn bán hàng ( hoá đơn thanh toán): Đây là một bảng ghi lại
các hoá đơn thanh toán trong một khoảng thời gian nào đó. Nội dung gồm có:
+ Ngày đầu
+ Ngày cuối
+ Tên khách hàng
+ Tên nhà cung cấp
+ Tên sản phẩm
+ Số lượng sản phẩm bán
+ Giá mua
+ Giá bán
+ Tiền vốn
+ Doanh thu
+ Tổng cộng của báo cáo bán hàng về doanh thu
- Bảng kê hoá đơn mua hàng
Bảng tổng kết của các Xác nhận mua hàng trong một khoảng thời gian nào đó. Nội
dung bảng tổng kết gồm:
+ Ngày đầu
+ Ngày cuối
+ Tên Khách hàng
+ Tên Nhà Cung Cấp Sản Phẩm
+ Số lượng sản phẩm mua vào
+ Tên sản phẩm mua vào
+ Giá mua của mỗi sản phẩm
+ Tổng số tiền phải trả cho mỗi loại sản phẩm.
+ Tổng số tiền cho cả bảng sản phẩm mua vào
21
- Bảng kê chứng từ mua vào. Nội dung:
+ Tên Nhà Cung Cấp.
+ Tên Khách hàng

+ Mã chứng từ ( xác nhận )
+ Thuế VAT đầu vào
+ Ghi chú về các chứng từ
- Bảng kê chứng từ bán ra
+ Mã chứng từ(Mã hoá đơn thanh toán)
+ Tên khách hàng
+ Doanh số bán
+ Thuế VAT
+ Các ghi chú cần thiết
+ Giá trị tổng cộng của Doanh số và Thuế VAT
- Kết quả hoạt động kinh doanh. Cho kết quả kinh doanh của cửa hàng.
Tổng kết doanh thu kinh doanh của cửa hàng theo quý. Nội dung gồm:
+ Tổng Vốn
+ Tổng Doanh thu bán ra
+ Lãi trong quý.
22
CHƯƠNG II: THIẾT KẾ - TỔ CHỨC CHƯƠNG TRÌNH
I. CHỨC NĂNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH
1. Sơ đồ chức năng
Từ yêu cầu của bài toán đặt ra. Đáp ứng các yêu cầu về quản lý các đối tượng, các
thông tin kết xuất của từng đối tượng. Thiết kế một hệ thống có các chức năng:
Sơ đồ chức năng của hệ thống ( Trang bên )
2. Mô tả chi tiết các chức năng
2.1. Hệ thống
Hệ thống bao gồm các chức năng sau:
a. Khách hàng
Đây là chức năng của hệ thống để quản lý đối tượng khách hàng. Ở chức năng này
người sử dụng có thể lấy thông tin chi tiết về bất cứ một khách hàng nào trong
danh sách khách hàng. Các thông tin về khách hàng được đưa ra là các thông tin
đã phân tích ở phần trên về đối tượng này.

Do các thông tin về khách hàng có thể bị biến đổi, sai khác nên trong phần chức
năng này người sử dụng cũng có thê thực hiện các thao tác:
- Bổ xung vào danh sách khách hàng đã có, một khách hàng mới cùng với
các thông tin mô tả chi tiết về khách hàng đó
- Sửa thông tin, cập nhật thông tin về một khách hàng bất kỳ
- Xoá trong danh sách khách hàng, một khách hàng đã lựa chọn
- Có thể tổ chức tìm kiếm khách hàng theo những tiêu chuẩn đưa vào như:
+ Tên
+ Địa chỉ
+ Những khách hàng có tài khoản ở ngân hàng nào?
b. Nhà Cung Cấp
Chức năng này làm nhiệm vụ quản lý các thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm.
Cũng như công việc quản lý đối tượng khách hàng người sử dụng có thể lấy thông
tin chi tiết của bất kỳ một Nhà Cung Cấp Sản Phẩm nào trong danh sách các Nhà
Cung Cấp Sản Phẩm cho cửa hàng. Các thông tin được đưa ra về Nhà Cung Cấp là
các thông tin đã được phân tích trong phần I về đối tượng này.
23
Các thông tin về Nhà Cung Cấp Sản Phẩm cũng có thể bị thay đổi (do các điều
kiện khách quan đem lại như: chuyển địa chỉ, ) cho nên trong phần chức năng này
cũng cho phép người sử dụng tiến hành các thao tác:
- Cập nhật các thông tin về một Nhà Cung Cấp bất kỳ đã được đưa vào
trong danh sách các Nhà Cung Cấp Sản Phẩm cho cửa hàng.
24

Hình 1
Sơ đồ chức năng của chương trình
- Bổ sung vào danh sách các Nhà Cung Cấp Sản Phẩm một Nhà Cung Cấp
mới cùng với các thông tin chi tiết về Nhà Cung Cấp đó.
- Xoá tên một Nhà Cung Cấp Sản Phẩm trong danh sách các Nhà Cung Cấp
Sản Phẩm.

- Tổ chức lọc ra một danh sách các Nhà Cung Cấp Sản Phẩm theo một yêu
cầu định trước. Cụ thể như theo các tiêu chí:
+ Địa chỉ
+ Lĩnh vực kinh doanh.
+ Có tài khoản ở trong một Ngân hàng nào đó?
c. Nhân viên
Chức năng này quản lý đối tượng Nhân Viên trong cửa hàng. Khi cần, người sử
dụng có thể tổ chức tìm kiếm và đưa ra các thông tin chi tiết (như đã phân tích các
thông tin của đối tượng này ở phần I) về một người nhân viên bất kỳ nào trong
danh sách các nhân viên.
Ngoài thao tác đó, chức năng này còn cung cấp các thao tác:
- Bổ xung vào danh sách Nhân Viên của cửa hàng một tên Nhân Viên mới
kèm theo các thông tin mô tả cần quản lý về nhân viên đó (Trong trường hợp lấy
vào thêm nhân viên mới).
- Cập nhật các thông tin về một nhân viên bất kỳ trong danh sách các nhân
viên.
- Xoá tên một nhân viên trong danh sách nhân viên (nhân viên này thôi việc
), loại bỏ các thông tin về nhân viên đó.
d. Sản phẩm
Đối tượng Sản Phẩm được quản lý trong phần chức năng này.
Các sản phẩm sẽ được đưa ra theo từng nhóm do người sử dụng lựa chọn. Ở mỗi
nhóm sản phẩm là danh sách các Sản Phẩm thuộc nhóm đó. Trong chức năng này
người sử dụng có thể thực hiện các thao tác:
25