MỘT SỐ LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ
KHOẢN PHẢI THU
1.1. Khái niệm, định nghĩa cơ bản về quản trị khoản phải thu
1.1.1. Khái niệm khoản phải thu
Khoản phải thu là bộ phận tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị hoặc cá
nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi.
Khoản phải thu có liên quan đến các đối tác có quan hệ kinh tế đối với doanh
nghiệp bao gồm các khoản:
• Khoản phải thu từ khách hàng.
• Khoản ứng trước cho người bán.
• Khoản phải thu nội bộ.
• Khoản tạm ứng cho công nhân viên.
• Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ.
• Các khoản phải thu khác.
1.1.2. Nội dung khoản phải thu
• Khoản phải thu từ khách hàng là những khoản cần phải thu do doanh nghiệp
bán chịu hàng hóa, thành phẩm hoặc do cung cấp dịch vụ cho khách hàng
• Khoản ứng trước cho người bán là khoản tiền doanh nghiệp phải thu từ
người bán, người cung cấp do doanh nghiệp trả trước tiền hàng cho người
bán để mua hàng hóa, thành phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp chưa được
giao.
• Khoản phải thu nội bộ là các khoản thu phát sinh giữa đơn vị, doanh nghiệp
hạch toán kinh tế độc lập với các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng
hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau.
• Khoản tạm ứng cho công, nhân viên là những khoản tiền hoặc vật tư do
doanh nghiệp được giao cho các cán bộ công nhân viên để thực hiện một
nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết một số công việc như mua hàng hóa, trả
phí công tác….
• Khoản thế chấp, ký cược, ký quĩ khác….
1.2. Lý thuyết về quản trị khoản phải thu
1.2.1 Chính sách tín dụng và các nhân tố ảnh hưởng đến chính sách tín dụng

 Nội dung chính sách tín dụng
Bán chịu hàng hóa là một hình thức DN cấp tín dụng cho khách hàng của
mình và là nguyên nhân phát sinh các khoản phải thu. Chính sách tín dụng của DN
được thực hiện thông qua việc kiểm soát các biến số sau:
• Tiêu chuẩn tín dụng (tiêu chuẩn bán chịu):
Nguyên tắc chỉ đạo là phải xác định được tiêu chuẩn tín dụng, tức là sức
mạnh tài chính tối thiểu và uy tín hay vị thế tín dụng có thể chấp nhận được của
các khách hàng mua chịu. Nếu khách hàng có sức mạnh tài chính hay vị thế tín
dụng thấp hơn những tiêu chuẩn đó thì sẽ bị từ chối cấp tín dụng theo hình thức
bán chịu hàng hóa để đảm bảo an toàn cho hoạt động kinh doanh của mình.
Tiêu chuẩn bán chịu nói riêng và chính sách bán chịu nói chung có ảnh
hưởng đáng kể đến doanh thu của doanh nghiệp. Nếu đối thủ cạnh tranh mở rộng
chính sách bán chịu, trong khi chúng ta không phản ứng lại điều này, thì nỗ lực
tiếp thị sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, bởi vì bán chịu là yếu tố ảnh hưởng rất lớn
và có tác dụng kích thích nhu cầu.
Về mặt lý thuyết, doanh nghiệp nên hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu đến mức có
thể chấp nhận được, sao cho lợi nhuận được tạo ra do gia tăng doanh thu. Ở đây có
sự đánh đổi giữa lợi nhuận tăng thêm và chi phí liên quan đến khoản phải thu tăng
thêm, do hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu. Vấn đề đặt ra là khi nào doanh nghiệp nên
nới lỏng tiêu chuẩn bán chịu và khi nào doanh nghiệp không nên nới lỏng tiêu
chuẩn bán chịu? Chúng ta xem xét một số mô hình ra quyết định trong quản trị các
khoản phải thu.
MH1 - Mô hình nới lỏng(Thắt chặt) chính sách bán chịu
• Chiết khấu thanh toán: là biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền sớm
bằng cách thực hiện việc giảm giá đối với các trường hợp mua hàng trả tiền
trước thời hạn.
• Thời hạn bán chịu (thời hạn tín dụng): Là việc quy định độ dài thời gian của
các khoản tín dụng đồng thời chỉ rõ hình thức khoản tín dụng.
Ví dụ: Trong hợp đồng mua bán hàng hóa có quy định thời hạn tín dụng là
3/10 net 60 điều này có nghĩa là doanh nghiệp áp dụng tỷ lệ chiết khấu 3% nếu hóa

đơn bán hàng được thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng, hoặc
khách hàng sẽ phải thanh toán 100% tiền hàng trong vòng 60 ngày
Chính sách thu tiền: bao gồm các quy định về cách thức thu tiền như thu 1 lần hay
nhiều lần, hay trả góp và biện pháp xử lý đối với các khoản tín dụng quá hạn.
Chính sách tín dụng không chỉ liên quan đến tiêu chuẩn bán chịu như vừa xem xét
mà còn liên quan đến điều khoản bán chịu. Thay đổi điều khoản bán chịu lại liên
quan đến thay đổi thời hạn bán chịu và thay đổi tỷ lệ chiết khấu
MH3 - Mô hình mở rộng( rút ngắn) thời hạn bán chịu
Tăng
(Giảm)doanh
thu
Tăng(Giảm)
lợi nhuận
Ra quyết
định
Nới lỏng(Thắt
chặt) chính sách
bán chịu
Tăng(Giảm)
KPT
Tăng( Giảm)chi
phí KPT
Tăng (Giảm)LN
có đủ bù đắp tăng
CP?
• Thay đổi tỷ lệ chiết khấu: Điều khoản chiết khấu liên quan đến hai vấn đề: thời
hạn chiết khấu và tỷ lệ chiết khấu.
- Thời hạn chiết khấu là khoảng thời gian mà nếu người mua thanh toán trước
hoặc trong thời gian đó thì người mua sẽ được nhận tỷ lệ chiết khấu.
- Tỷ lệ chiết khấu là tỷ lệ phần trăm của doanh thu hoặc giá bán được khấu trừ

nếu người mua trả tiền trong thời hạn chiết khấu.
MH5 - Mô hình Tăng(Giảm) tỷ lệ chiết khấu
Tăng(Giảm)
kỳ thu tiền bình
quân
Mở rộng (Rút
ngắn)thời hạn
bán chịu
Ra quyết định
Tăng(Giảm) LN
đủ bù đắp chi phí
không?
Tăng(Giảm)chi
phí vào KPT
Tăng(Giảm)
KPT
Tăng(Giảm)
doanh thu
Tăng(Giảm)
lợi nhuận
 Mô hình tổng quát:

 Các nhân tố ảnh hưởng đến chính sách tín dụng
• Điều kiện của doanh nghiệp: Đặc điểm về sản phẩm, ngành nghề kinh doanh và
tiềm lực tài chính là những yếu tố tác động trực tiếp đến chính sách tín dụng
của doanh nghiệp.
• Điều kiện của khách hàng : điều kiện của khách hàng được đánh giá dựa vào
các phán đoán sau:
Tăng tỷ lệ
chiết khấu

Ra quyết
định
Tiết kiệm(Tăng) LN
đủ bù đắp chi phí
không?
Tiết kiệm (Tăng)chi
phí vào KPT
Giảm
(Tăng)KPT
Giảm(Tăng)
doanh thu ròng
Giảm(Tăng)
lợi nhuận
Giảm( Tăng) kỳ
thu tiền bình quân
- Vốn hay sức mạnh tài chính : là thước đo về tình hình tài chính của
doanh nghiệp, nó ảnh hưởng đến rủi ro thanh toán. Yếu tố này được xác
định dựa vào quy mô vốn chủ sở hữu, tổng giá trị tài sản của doanh
nghiệp khả năng sinh lời từ hoạt động kinh doanh.
- Khả năng thanh toán: được đánh giá qua hệ số thanh toán chung, hệ số
thanh toán nhanh, hệ số thanh toán lãi vay… của khách hàng.
- Tư cách tín dụng: là thái độ tự giác đối với việc thanh toán nợ của khách
hàng. Yếu tố này được coi là rất quan trọng vì mỗi giao dịch tín dụng
được ngầm hiểu là một sự hứa hẹn thanh toán.
- Vật thế chấp: là tài sản khách hàng dùng bảo đảm cho món nợ của mình.
- Điều kiện kinh tế: là sự phát triển của nền kinh tế nói chung và mức độ
phát triển của nhiều vùng địa lý nói riêng có ảnh hưởng đến việc thanh
toán của khách hàng đối với món nợ.
• Lợi ích kinh tế đạt được khi thực hiện chính sách tín dụng.
Để đánh giá lợi ích kinh tế đạt được khi thực hiện chính sách tín dụng, doanh

nghiệp cần dự báo, tính toán các thông số sau:
- Số lượng và giá bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ dự kiến tiêu thụ.
- Các chi phí phát sinh do tăng các khoản nợ: chi phí quản lý nợ phải thu, chi
phí thu hồi nợ, chi phí rủi ro.
- So sánh lợi nhuận gộp do doanh số bán tăng lên với những chi phí tăng thêm
do sự thay đổi của chính sách tín dụng gây ra.
1.2.1. Phân tích, đánh giá các khoản phải thu
Để công tác quản lý khoản phải thu dễ dàng và thuận tiện cho việc theo dõi đạt
hiệu quả cao, doanh nghiệp nên phân loại, phân tích và đánh giá các khoản phải
thu một cách chi tiết, cụ thể. Một số phương pháp phân tích các khoản phải thu
gồm:
• Xếp hạng nhóm nợ của doanh nghiệp
- Nhóm 1 (nợ loại A): là các khoản nợ có độ tin cậy cao hay đủ tiêu chuẩn
thường bao gồm các khoản nợ trong hạn mà doanh nghiệp đánh giá có khả
năng thu hồi đúng hạn. Các khách nợ này thường là những doanh nghiệp
vững chắc về tài chính, về tổ chức và có uy tín cao.
- Nhóm 2 ( nợ loại B ): là những loại nợ có mức độ rủi ro thấp hay nợ cần chú
ý. Nhóm này thường bao gồm các khoản nợ quá hạn dưới 90 ngày và các
khoản nợ đã cơ cấu lại thời hạn nợ. các khách nợ thường là những doanh
nghiệp có tình hình tài chính khá tốt, là khách nợ truyền thống, có độ tin cậy.
- Nhóm 3 ( nợ loại C): là những khoản nợ quá hạn có thể thu hồi được hay nợ
dưới tiêu chuẩn thường bao gồm những khoản nợ đã quá hạn từ 90 ngày đến
180 ngày và các khoản nợ đã cơ cấu lại nhưng lại quá hạn dưới 90 ngày theo
thời hạn cơ cấu lại. Những khách nợ này thường là những khách hàng có
tình hình tài chính không ổn định, hiện tại có khó khăn nhưng có triển vộng
phát triển hoặc cải thiện.
- Nhóm 4 ( nợ loại D); là nợ ít có khả năng thu hồi và nợ quá hạn khó đòi,
thường bao gồm những khoản nợ đã quá hạn từ 181 ngày đến 360 ngày và
các khoản nợ đã cơ cấu lại thời hạn trả nợ quá hạn từ 90 ngày đến 180 ngày
theo thời hạn cơ cấu lại. Khách hàng nợ thường có tình hình tài chính xấu,

không có triển vọng rõ ràng hoặc khách hàng cố ý không thanh toán nợ.
- Nhóm 5 ( nợ loại E): là những khoản nợ không thể thu hồi được hay nợ có
khả năng mất vốn. Các khách nợ thường là những doanh nghiệp phá sản
hoặc chuẩn bị phá sản, không có khả năng trả nợ hoặc không tồn tại.
• Kỳ thu tiền bình quân:
Kỳ thu tiền bình quân (còn gọi là số ngày của một vòng quay các khoản phải thu)
phản ánh số ngày cần thiết bình quân để thu được các KPT. Nó được tính bằng
cách lấy số dư bình quân khoản phải thu nhân với 360 ngày rồi chia cho tổng
doanh thu bán chịu trong kỳ.
Ví dụ: Số dư KPT của TCT chè Việt Nam ngày 1/1/2010 là 550 triệu đồng,
ngày 1/12/2010 là 700 triệu đồng. Doanh thu bán chịu năm 2010 của công ty là
5850 triệu đồng. Kỳ thu tiền bình quân năm 2010 của công ty là:
Kỳ thu tiền =
5850
2:)700550(
+
x 360 = 38,46 ngày
Kỳ thu tiền bình quân ngắn chứng tỏ doanh nghiệp không bị đọng vốn trong
khâu thanh toán. Ngược lại, nếu kỳ thu tiền bình quân dài chứng tỏ thời gian thu
hồi khoản phải thu chậm. tuy nhiên để đánh giá thực trạng này tốt hay xấu còn phụ
thuộc vào chính sách tín dụng thương mại và thực tế thanh toán nợ của từng khoản
phải thu. Trong nhiều trường hợp do công ty muốn chiếm lĩnh thị trường thông qua
bán hàng trả chậm, hay tài trợ cho các chi nhánh đại lý nên dẫn đến kỳ thu tiền
bình quân tăng lên.
• Phân tích tuổi các khoản phải thu
Phương pháp phân tích này dựa trên thời gian biểu về tuổi của các khoản phải
thu tức là khoảng thời gian có thể thu được tiền của các khoản phải thu để phân
tích.
Các bước phân tích tuổi của các khoản phải thu.
- Xác định doanh số bán chịu các tháng.

- Xác định cơ cấu tuổi các khoản phải thu chưa thu được tiền.
- Xác định tổng các khoản phải thu đến ngày thu.
- Xác định tuổi các khoản phải thu với dãn cách 15 ngày tương ứng với %
trong tổng các KPT.
- Phát triển các phân tích.
Ví dụ: Doanh số bán chịu của TCT chè Việt Nam trong 3 tháng cuối năm 2010
lần lượt là 18,5 triệu đồng; 30,5 triệu đồng; 20,6 triệu đồng. Đến ngày 31/12, giá trị
hóa đơn bán chịu chưa thu được tiền bao gồm: 15% doanh số tháng 10, 40% doanh
số tháng 11, 60% doanh số tháng 12.
Tổng giá trị các khoản phải thu ngày 31/12 là:
0,15 × 18,5 + 0,4 × 30,5 + 0,6 × 20,6 = 2,775 + 12,2 + 12,36 = 27,335 trđ
Dựa vào các số liệu ở bảng dưới đây ta có thể biết được tuổi của các khoản phải
thu tính đến ngày 31/12.
Nợ phát sinh
trong tháng
Tuổi của các KPT
(ngày)
Tỷ lệ % (làm tròn số) so với tổng số
tiền phải thu tính đến ngày 31/12
12 0-30 45%
11 31-60 44%
10 61-90 11%
Việc xác định tuổi của các khoản phải thu cho phép đánh giá một cách chi tiết
hơn quy mô và độ dài thời gian tương ứng của các khoản phải thu đó tại một thời
điểm nhất định. Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp lựa chọn các biện pháp
quản lý và chính sách thu tiền hợp lý.
• Phân tích số dư khoản phải thu
Phương pháp này đo lường quy mô doanh số bán chịu chưa thu được tiền tại
thời điểm cuối các tháng do kết quả bán hàng của tháng và các tháng trước đó.
Thưc tế cho thấy, khối lượng hàng bán chịu phụ thuộc nhiều vào đặc điểm của

ngành và mặt hàng kinh doanh, điều kiện của khách hàng từng khu vực địa lý. Do
đó, cách tốt nhất là nên phân loại và theo dõi số dư nợ của từng nhóm khách hàng
theo tập quán thanh toán của họ.
Bảng dưới đây là một ví dụ cho phương pháp mô hình số dư khoản phải thu.
Tháng bán
hàng
Tỷ lệ % khoản phải thu còn tồn đọng ở cuối tháng
9 10 11 12
Tháng hiện tại 30% 15% 40% 60%
Trước 1 tháng 16% 11% 15% 40%
Trước 2 tháng 12% 10% 10% 15%
Mỗi cột trong bảng cho thấy các KPT vẫn còn tồn đọng ở thời điểm cuối tháng bao
gồm những KPT của tháng đó và cả những khoản nợ của tháng trước chuyển sang.
1.2.3 Phòng ngừa rủi ro và xử lý đối với khoản phải thu khó đòi
 Phòng ngừa rủi ro
Khi DN nới lỏng chính sách tín dụng thường góp phần làm mở rộng thị trường
tiêu thụ, tăng doanh thu nhưng cũng chứa đựng nhiều rủi ro tiềm ẩn. Vì vậy, phòng
ngừa rủi ro đối với KPT là nhu cầu cần thiết đối với mọi DN để ổn định tình hình
tài chính, tăng hiệu quả của chính sách tín dụng. Rủi ro đối với khoản phải thu
thường bao gồm:
- Rủi ro do không thu hồi được nợ (rủi ro tín dụng).
- Rủi ro tác động của sự thay đổi tỷ giá, lãi suất,…
Phòng ngừa rủi ro tín dụng.
Để phòng ngừa rủi ro tín dụng, trước hết DN cần phải tìm hiểu kỹ khách hàng
về tình hình tài chính, khả năng thanh toán,… của khách hàng để xác định giới hạn
tín dụng phù hợp với từng khách hàng. Bên cạnh đó, căn cứ vào kết quả phân loại
nợ phải thu DN cần phải lập dự phòng đối với những khoản phải thu khó đòi. Việc
lập dự phòng có thể xác định theo những tỷ lệ % nhất định trên từng loại KPT,
hoặc theo khách nợ đáng ngờ. Cách thức này giúp DN có thể chủ động đối phó khi
rủi ro xảy ra.

Phòng ngừa rủi ro thay đổi hối đoái
Đối với các rủi ro do tác động của tỷ giá, lãi suất có thể lựa chọn các nghiệp
vụ kinh doanh trên thị trường ngoại hối và thị trường tiền tệ như: nghiệp vụ kỳ hạn,
quyền chọn, hoán đổi tiền tệ và lãi suất, lựa chọn loại tiền vay…
Bên cạnh đó còn các biện pháp khác như phòng ngừa rủi ro bằng hợp đồng kỳ hạn,
bằng quyền chọn bán tiền tệ, thông qua thị trường tiền tệ….