chương ii tổ chức quản lý thực hiện dự án (môn học quản lý dự án)

T

Chương 2
CH C QU N LÝ TH C HI N D

ÁN

N i du n g ch ươn g 2 :
2.1. LÝ LU N V T
2.2. T

CH C D

CH C

ÁN VÀ NGUYÊN T C LÀM VI C

2.3. THI T K CƠ C U T

CH C D

2.4. L A CH N K T C U T
2.5. CÁC HÌNH TH C T

8/14/2013

ÁN

CH C D

ÁN

CH C QU N LÝ TH C HI N D

QU N LÝ D

ÁN

ÁN

1


2.1. LÝ LU N V T

CH C

2.1.1. Đ nh nghĩa t ch c

T ch c là m t cơ c u nó bao
g m 4 n i dung cơ b n: Quy n
h n, ch c trách, trách nhi m và sơ
ñ h th ng t ch c.

1. Quy n h n: là ch quy n l c nh t ñ nh ñ i v i m t c p b c, m t
ch c v nào đó, ch khơng ph i quy n l c c a con ngư i
2. Ch c trách: Trong qu n lý, quy n l c và ch c trách là hai y u t
tương ng v i nhau, nh n quy n l c nào thì ph i có trách nhi m
tương ng v i quy n l c đó
3. Trách nhi m: Ph n ánh m i quan h c p trên và c p dư i. C p
dư i có nhi m v ph i báo cáo lên c p trên nhi m v và k t qu

công vi c mà mình đ m nh n. C p trên ph i có trách nhi m ch
đ o cho c p dư i ti n hành cơng vi c.
4. Sơ đ h th ng: Là sơ ñ chi ti t ph n ánh m i liên h gi a các
ch c v và v trí khác nhau trong cơ c u t ch c.
8/14/2013

QU N LÝ D

ÁN

2


2.1.2. Quá trình
t ch c

G m 3 bư c: phân ñ nh, chia lo i
và hình thành k t c u t ch c

1. Phân đ nh cơng vi c
Là nhi m v chính c a t ch c là phân chia m c tiêu
chung thành các nhi m v c th đư c g i là phân
đ nh cơng vi c. Phân đ nh theo ngun t c:
• Ngun t c m c tiêu nh t quán
• Nguyên t c hi u qu

8/14/2013

QU N LÝ D

ÁN

3


2. Phân lo i cơng vi c
Sau phân đ nh nhi m v và m c tiêu chung s ti p t c ti n
hành phân lo i các công vi c: có liên quan ho c g n gi ng
nhau làm căn c cơ b n ñ thi t k cơ c u t ch c.
1. Phân chia b ph n theo ch c năng
2. Phân chia b ph n theo s n ph m (ho c theo d án)
3. Phân chia b ph n theo khu v c

8/14/2013

QU N LÝ D

ÁN

4


3. Hình thành cơ c u t ch c
Là xây d ng cơ c u t ch c phù h p v i k ho ch và m c
tiêu, ñây chính là h t nhân và m u ch t c a công tác t
ch c, g m nh ng y u t sau:
1. Nhân viên
2. Cương v ch c v
3. Ch c trách và quy n h n

8/14/2013

QU N LÝ D

ÁN

5


2.1.3. T ch c qu n lý thông tin
Phương pháp liên h ch y u trong h th ng là b ng thông tin. T
ch c qu n lý hi n ñ i là m t h th ng m .
Nguyên t c mang tính t ng th c a h th ng
Đó là quy t đ nh mang tính b n ch t c a qu n lý t ch c. M t t p
th bao gi cũng có s c m nh hơn m t cá nhân
Nguyên t c ch huy th ng nh t
Nguyên t c ch huy th ng nh t là nguyên t c cơ b n c a qu n lý t
ch c. T ch c qu n lý hi n ñ i l i có ý nghĩa ch đ o chung. Ngun
t c ch huy th ng nh t đư c hình thành b ng ñư ng dây ch huy
gi a c p trên và c p dư i.
Nguyên t c tương x ng gi a quy n h n và ch c trách
Nguyên t c tương x ng gi a quy n h n và ch c trách là ph m vi
ñư c phân ñ nh rõ ràng gi a quy n h n và ch c trách trong qu n lý.
Trong q trình ho t đ ng c a t ch c qu n lý, do tình hình và
nhi m v ln thay đ i nên ph QUlàm t Dt cơng vi c y quy n
i N LÝ ÁN
8/14/2013
6

2.1.4. Tác d ng c a t ch c trong qu n lý
Khái ni m “t ch c” bao g m hai ý nghĩa: (1) Ch ch c
năng c a t ch c ; (2) Là ch m t ñơn v trong xã h i.
Mu n th c hi n ch c năng c a t ch c thì ph i d a vào
ñơn v xã h i, b t kỳ m t ñơn v nào trong xã h i cũng
ñ u ph i s d ng ch c năng t ch c. T ch c có v trí
trung tâm trong các ho t ñ ng qu n lý và là căn c ñ s
d ng các ch c năng qu n lý khác.

8/14/2013

QU N LÝ D

ÁN

7


2.1.5. Trình t ch c năng c a t ch c
Thi t k : Xác ñ nh cơ c u t ch c, b trí ch c v , quy n h n
và phân ñ nh ch c trách… nh m xây d ng h th ng t
ch c có hi u qu .
V n d ng: Là ch ngư i lãnh ñ o s d ng quy n h n ñư c t
ch c quy ñ nh, s d ng ch c năng c a t ch c ñ ñôn ñ c
ch ñ o nhân viên c p dư i cùng nhau th c hi n công vi c.
Đi u ch nh: D a theo nh ng thay ñ i c a nhi m v cơng
vi c và đi u ki n khách quan ñ ñi u ch nh h th ng t
ch c, làm cho t ch c ngày m t hoàn ch nh hơn.

8/14/2013

QU N LÝ D

ÁN

8


2.2. T

CH C D

ÁN VÀ NGUYÊN T C LÀM VI C

2.2.1. T ch c d án
T ch c d án mang tính nh t th i và
ng u nhiên, đư c hình thành do ph i
th c hi n m t d án nào đó.
Gi ng v i các t ch c khác: T ch c DA
có ngư i lãnh ñ o t c là giám ñ c d án,
trư ng b ph n, có nhân viên, trang thi t
b , có ch đ quy đ nh c a t ch c,…
T ch c d án không ph i là m t t ch c
khơng n đ nh khơng đ i mà có q trình
phát tri n và gi i th . Nó có nhi u đi m
khác các t ch c khác.
8/14/2013

QU N LÝ D

ÁN

9


2.2.2. Nguyên t c làm vi c c a t ch c d án
1. Nguyên t c th ng nh t m c tiêu
Là vi c thi t k cơ c u t ch c d án và hình th c t ch c
ph i có l i cho vi c th c hi n m c tiêu. M i m t b ph n
trong t ch c ñ u ph i liên quan t i m c tiêu ñã ñ nh c a t
ch c. M i cá nhân ñ u nh n th c rõ nhi m v mà mình
ph i hồn thành m c tiêu t ng th .

8/14/2013

QU N LÝ D

ÁN

10


2. Nguyên t c ch huy th ng nh t
Là các b ph n và cá nhân trong t
ch c ñ u ph i tuân theo nh ng
m nh l nh và ch ñ o c a c p trên,
ch th c a c p trên ñư c truy n ñ t
cho c p dư i, nhưng không ñư c
phép ñưa ra nh ng ch th vư t c p.
C p dư i ch ch u s ch ñ o, ch

báo cáo và ch u s qu n lý c a m t
c p trên. Như v y, gi a c p trên và
c p dư i s hình thành m t “tuy n
ch ñ o”.

8/14/2013

QU N LÝ D

ÁN

11


3. Nguyên t c phân công h p tác
Phân công là s phân chia m c tiêu c a t ch c thành
nhi m v và m c tiêu c a m i cá nhân trong các c p. Có phân
cơng s ph i có h p tác. H p tác bao g m s h p tác gi a các b
ph n v i nhau và h p tác trong n i b b ph n. Nguyên t c phân
cơng h p tác có th hi u là, n u thi t k cơ c u t ch c và l a
ch n hình th c cơ c u t ch c ph n ánh ñư c các nhi m v và
công vi c theo yêu c u c a m c tiêu thì vi c y quy n và phân
công trách nhi m càng tr nên phù h p v i kh năng c a ngư i
ñ m nh n công vi c

8/14/2013

QU N LÝ D

ÁN

12


4. Nguyên t c ph m vi qu n lý h p lý
Ngư i qu n lý ch có th giám sát ch ñ o m t cách hi u
qu ñ i v i m t s lư ng nhân viên c p dư i. Do gi i h n c a qu n
lý có nh hư ng và có tính quy t đ nh t i m t s v n ñ trong t
ch c như các t ng qu n lý trong t ch c, s lư ng nhân viên qu n
lý nên m i ngư i qu n lý ñ u ph i xác ñ nh m t cách th n tr ng
ph m vi qu n lý c a mình.

8/14/2013

QU N LÝ D

ÁN

13


5. Nguyên t c k t h p gi a t p trung quy n l c và phân quy n
Đ đ m b o qu n lý có hi u qu , b t bu c ph i có ch ñ lãnh ñ o
t p trung và phân chia quy n l c. Như v y m i có th tăng cư ng
s linh ho t và thích ng c a t ch c. Ngư i qu n lý ph i bi t y
quy n cho nhân viên c p dư i ñ m nhi m nh ng ch c v và trách
nhi m tương ng khi n h phát huy h t kh năng, trí sang t o, tính
tích c c, đ m b o nâng cao hi u qu qu n lý, đ ng th i có th gi m
b t gánh n ng cho các c p qu n lý, giúp ngư i qu n lý t p trung
tinh th n, s c l c làm nh ng vi c l n hơn.

8/14/2013

QU N LÝ D

ÁN

14


6. Nguyên t c tương x ng gi a quy n h n và ch c trách
Quy n h n và ch c trách ph i th ng nh t và tương
x ng v i nhau, ng v i m t ch c v thì ph i có quy n h n
tương ng. Ch có ch c v mà khơng có quy n h n, ho c ít
quy n h n thì s khơng phát huy đư c tính tích c c và tính ch
đ ng c a ngư i ñ m nh n ch c v ñó. Ngư c l i, n u ch có
ch c quy n mà khơng có trách nhi m ho c có ít trách nhi m
thì s gây ra hi n tư ng l m d ng quy n l c, ñưa ra ch ñ o sai
l m, phát sinh ch nghĩa quan liêu…

8/14/2013

QU N LÝ D

ÁN

15


8/14/2013

QU N LÝ D

ÁN

16


8. Nguyên t c k t h p gi a tính
đ nh và tính thích ng

n

Cơ c u t ch c d án v a ph i có
tính n đ nh tương đ i, khơng th thay
đ i m t cách d dàng, nhưng cũng ph i
có s đi u ch nh phù h p tương ng v i
m c tiêu lâu dài và s thay ñ i c a ñi u
ki n bên trong và bên ngoài t ch c. B t
c m t t ch c nào bao g m c t ch c
d án cũng ñ u n m trong m t hoàn c nh
xã h i nh t ñ nh, là m t h th ng con
n m trong h th ng l n, do đó h th ng
t ch c d án là m t h th ng t ch c
m .
8/14/2013

QU N LÝ D

ÁN

17


9. Nguyên t c mang tính cân b ng
Ý nghĩa c a nguyên t c này là: trong cơ c u t ch c, nhân
viên có ch c v ngang nhau đ m nh n nh ng cơng vi c, trách
nhi m, quy n h n như nhau. Nguyên t c tương x ng gi a
quy n h n và trách nhi m là nguyên t c cơ b n trong qu n lý
h c, n u quy n h n l n hơn ch c trách thì s x y ra hi n
tư ng ch ñ o sai l ch, đưa ra quy t sách khơng đúng đ n, t t
c ñ u nh hư ng t i hi u qu ch c năng c a t ch c d án,
nh hư ng t i tích c c và hi u qu công vi c c a các nhân
viên trong t ch c.

8/14/2013

QU N LÝ D

ÁN

18


2.3. THI T K CƠ C U T

CH C D

ÁN

2.3.1. Cơ s ñ thi t k cơ c u t ch c d án
B t kỳ cơ c u t ch c nào cũng t n t i ba v n đ
có liên quan v i nhau đó là: làm th nào ñ phân
ñ nh các c p qu n lý, xác l p b ph n và phân
ñ nh ch c quy n.
Thi t k cơ c u t ch c d án có nghĩa là th c
hi n ph m vi công vi c mà m c tiêu c a t ch c
d án yêu c u, phân ñ nh nhi m v công vi c
thành các công vi c v i nghi p v khác nhau, sau
đó, xác l p các b ph n khác nhau d a theo tính
ch t c a cơng vi c, đ ng th i xác ñ nh quy n h n
và ch c trách c a các b ph n khác nhau.

8/14/2013

QU N LÝ D

ÁN

19


2.3.2. Phân ñ nh t ng l p qu n lý d án
Ph m vi qu n lý là ch m t ngư i qu n lý d án có th
giám sát, qu n lý m t cách hi u qu m t s lư ng nhân viên
c p dư i gi i h n có th . Như v y, khi ngư i qu n lý ph i
qu n lý s lư ng ngư i vư t qua gi i h n cho phép thì b t
bu c ph i tăng thêm c p qu n lý.
Nguyên lý v ph m vi qu n lý và c p b c qu n lý cho
th y, ph m vi qu n lý l n nghĩa là có ít t ng qu n lý, ngư c

l i ph m vi qu n lý nh nghĩa là có nhi u t ng qu n lý.

8/14/2013

QU N LÝ D

ÁN

20


T ch c c a qu n lý d án có hai cơ c u cơ b n nh t:
đó là cơ c u ngang b ng và cơ c u tr c tuy n

* Cơ c u ngang b ng có ưu đi m là rút ng n kho ng cách
gi a c p qu n lý, thông tin đư c truy n đ t nhanh chóng,
chi phí qu n lý th p, ph m vi qu n lý l n, d hình thành
hình th c qu n lý n m tồn quy n, giám đ c d án có
quy n t quy t đ nh th c hi n m i v n ñ . Nhưng do s
lư ng nhân viên ph i qu n lý nhi u nên khó có th giám
sát m i ho t đ ng c a c p dư i m t cách hi u qu , khơng
có m i quan h giao lưu gi a c p trên và c p dư i.

8/14/2013

QU N LÝ D

ÁN

21

* Cơ c u tr c tuy n có đ c đi m là qu n lý phân cơng cơng
vi c cho c p dư i m t cách rõ ràng ch t ch , c p trên và c p
dư i có th cùng nhau h p tác. Đó là b i vì có nhi u t ng qu n
lý, s lư ng nhân viên ñ m nh n trách nhi m qu n lý cũng
tăng lên, s h p tác ch t ch trong công vi c cũng tăng theo.
Do gia tăng s lư ng c p qu n lý nên chi phí, th i gian, s c
l c, t c đ truy n đ t thơng tin cũng ch m ñi, m nh l nh
truy n ph i thông qua hàng lo t các t ng qu n lý c p dư i,
nhi u khi khơng cịn ñúng v i nguyên b n, nh hư ng t i tính
ch đ ng và sáng t o c a c p dư i.

8/14/2013

QU N LÝ D

ÁN

22


1. Y u t gây nh hư ng t i ph m vi qu n lý
* T ch t và năng l c c a ngư i qu n lý và c p
dư i
* Đ i di n v i nhi u v n ñ khác nhau
* Ph i h p cơng vi c
* y quy n
* M c đ hoàn thi n c a k ho ch
* Kênh giao ti p c a t ch c

8/14/2013

QU N LÝ D

ÁN

23


2. S phân công và m i quan h gi a các t ng trong t ch c

Các c p qu n lý thư ng ñư c phân chia thành ba t ng:
T ng trên: Th c hi n ch ñ o và qu n lý t ng th , xác ñ nh rõ m c
tiêu c a t ch c và m t s phương châm, chính sách đ th c
hi n m c tiêu.
T ng gi a có nhi m v chính là đ m nh n vi c xây d ng m c tiêu
và l a ch n phương án, trình t th c hi n k ho ch.
T ng cơ s có nhi m v chính là d a theo k ho ch và trình t ñã
ñ nh, ph i h p th c hi n v i các nhân viên hoàn thành m i k
ho ch và nhi m v .
Cho dù phân ñ nh t ng c p ra sao thì v n ln t n t i m i liên h
gi a các t ng c p v i nhau. Trong đó, t ng qu n lý c p trên có
quy n giám sát và ch đ o đ i v i tồn b t ch c. Quy n h n
c a ngư i qu n lý t ng th p ñư c ngư i qu n lý t ng c p
cao hơn giao cho.
8/14/2013

QU N LÝ D

ÁN

24


3. Phân đ nh các b ph n
M c đích: Xác ñ nh rõ ràng nhi m v và trách nhi m trong t ch c,
t đó ti n hành phân công h p lý, ch c trách rõ ràng. Ngun
t c phân cơng phân đ nh sau:
u c u duy trì b ph n v i s lư ng ít nh t
Cơ c u t ch c nên có tính co giãn
Đ m b o th c hi n m c tiêu
Các công vi c trong t ng b ph n đư c b trí cân b ng
Ki m tra s phân công công vi c trong b ph n
8/14/2013

QU N LÝ D

ÁN

25