Slide môn khoa học quản lý: Chương 6: chức năng tổ chức

01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 1
CHƯƠNG 6
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

Chức năng tổ chức: Là chức năng thứ 2 của quá trình quản lý,
đó là nhà quản lý thực hiện việc sắp xếp và phân bổ nguồn lực
con người nhằm thực hiện các kế hoạch của tổ chức.

Chức năng tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một
cách khoa học nhằm tăng NSLĐ, tăng hiệu quả công việc.

Chức năng tổ chức được thực hiện bởi tất cả các nhà quản lý
(cấp cao, cấp trung, cấp cơ sở, nhà quản lý SX, nhà quản lý tài
chính,…)
01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 2

Các công việc của chức năng tổ chức trong quản lý:

Phân tích mục tiêu của tổ chức/của 1 bộ phận

Xác định và phân loại các hoạt động, các công việc cần thiết
để thực hiện mục tiêu

Phân chia tổ chức thành các bộ phận (hợp nhóm các công
việc)

Xác định vị trí, trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân; phân
cấp, phân quyền, xác định các mối quan hệ

Bảo đảm nguồn lực cho hoạt động của tổ chức
CHƯƠNG 6

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 3
Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức: là tập hợp các bộ phận (và cá nhân) có
mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa,
có những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm
nhất định, được bố trí theo những cấp khác nhau nhằm
thực hiện các hoạt động của tổ chức.
⇒
Cơ cấu tổ chức:
1) Các bộ phận và các cá nhân trong tổ chức
2) Mối quan hệ giữa các bộ phận và các cá nhân trong tổ chức
01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 4
Giám đốc
T.P
Marketing
T.P
Kỹ thuật
T.P
Sản xuất
T.P
Nhân sự
N/c và dự báo
t/trường
Quảng
cáo
Quản lý
bán hàng Kỹ thuật cơ khí
Kỹ thuật điện

Thiết kế sản
phẩm
Công cụ dụng
cụ
Phân
xưởng 2
Phân
xưởng 1
Tiền lương
Đào tạo
Tuyển dụng
Ví dụ cơ cấu tổ chức
01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 5

Thuộc tính chuyên môn hóa công việc

Thuộc tính phân chia tổ chức thành các bộ phận

Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ
chức

Thuộc tính xác định số cấp quản lý và tầm quản lý

Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý
trong tổ chức
Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức

Các công việc được chia nhỏ

Các hoạt động mang tính chất lặp lại


Một cá nhân hoặc một bộ phận thực hiện số lượng ít các
hoạt động, các công việc tương đồng nhau

Các cá nhân hoạt động tương đồng được hợp nhóm trong
1 đơn vị của cơ cấu tổ chức

Một nhân viên ko cần quá nhiều kỹ năng khác nhau
01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 6
Thuộc tính chuyên môn hóa của cơ cấu tổ chức
01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 7
Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức
Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và
quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với 1 vị trí (chức
vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. Quyền hạn gắn
liền với vị trí, ko gắn liền với cá nhân.
VD: Quyền hạn của Giám đốc, quyền hạn của T.Phòng, quyền
hạn của nhân viên
VD: Ko có quyền hạn của cá nhân Nguyễn Văn A

Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức

Quyền hạn trực tuyến

Quyền hạn tham mưu

Quyền hạn chức năng
Chú ý: Mối quan hệ quyền hạn ở các tổ chức khác
nhau là khác nhau
01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 8

Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức
Quyền hạn trực tuyến: là quyền hạn cho phép nhà quản
lý ra quyết định và giám sát trực tiếp cấp dưới.
VD: Mối quan hệ giữa T.Phòng với nhân viên trong phòng
01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 9
Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức
01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 10
Quyền hạn tham mưu: Là quyền hạn của nhà quản lý trong đó
họ thực hiện nghiên cứu, phân tích để đưa ra các ý kiến tư vấn
cho nhà quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm. Nhà quản lý
trực tuyến (cấp trên) ra quyết định trên cơ sở ý kiến tư vấn này,
còn bản thân ý kiến tư vấn không fải là quyết định cuối cùng.
VD: Trưởng phòng đề xuất tăng lương cho nhân viên trong
phòng của mình, đề xuất tuyển dụng thêm công nhân với Giám
đốc
Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức
01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 11
Quyền hạn chức năng: là quyền hạn được trao cho 1 cá
nhân (hoặc 1 bộ phận) được ra quyết định và kiểm soát
những hoạt động nhất định của các bộ phận khác.
VD: nhân viên phòng hành chính thực hiện kiểm soát việc
chấp hành giờ giấc đi làm của nhân viên của các phòng
ban khác
Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức
01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 12
Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý
Hai xu hướng phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản
lý trong tổ chức:
Tập trung: là xu hướng phân bổ quyền hạn trong đó mọi
quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất

của tổ chức.
Phân quyền: là xu hướng phân bổ quyền hạn trong đó quyền
ra quyết định được phân tán cho những cấp quản lý thấp
hơn.
01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 13

Khi xem xét 1 tổ chức A, làm thế nào để biết tổ chức đó có mức
độ phân quyền cao hay thấp?

Mức độ phân quyền cao khi:

Một tỷ trọng lớn các quyết định được thực hiện ở cấp quản lý thấp
(cấp trung và cấp cơ sở)

Các quyết định được đưa ra ở cấp quản lý thấp có vai trò quan
trọng, phạm vi ảnh hưởng lớn.

Tính độc lập trong quá trình RQĐ ở cấp quản lý thấp trong tổ chức
(ko fải xin ý kiến cấp trên)
Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý
01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 14

VD phân quyền cao: Trong doanh nghiệp, quản đốc phân
xưởng được quyền RQĐ về:

PA kỹ thuật thực hiện sản xuất

Chủng loại vật tư sử dụng

Máy móc thiết bị sử dụng


Lựa chọn công nhân….
Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý
01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 15
Tập trung cao Phân quyền cao
- Nhà quản lý cấp cao bị sa lầy
vào các QĐ tác nghiệp, các
công việc mang tính sự vụ
=> làm giảm chất lượng các QĐ
mang tính chiến lược
- Sự ko nhất quán trong các
QĐ quản lý, các chính sách
của các bộ phận
-
Tính cục bộ trong các QĐ
quản lý của các bộ phận
khác nhau
-
Ko thu hút cấp quản lý thấp
hơn vào quá trình RQĐ
=> giảm sự sáng tạo, sự quan
tâm và ủng hộ của cấp quản
lý thấp hơn đối với các QĐ
quản lý
- Mất khả năng kiểm soát của
cấp trên đối với cấp dưới
VD: Mỗi bộ phận trong tổ chức lại
có các QĐ, các chính sách
khác nhau, ko thống nhất
Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý

01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 16

Ủy quyền: là hành vi cấp trên trao cho cấp dưới một
số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện =>
chế độ trách nhiệm kép.
Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý
1) Người được ủy quyền phải là người hiểu biết công việc đó (có
năng lực để làm) và trực tiếp làm việc đó (tránh ủy quyền lại)
2) Việc ủy quyền phải ko làm giảm trách nhiệm của người ủy
quyền. Tức là vẫn phải theo dõi, kiểm tra quá trình thực hiện.
01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 17
Điều kiện để thực hiện ủy quyền hiệu quả
01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 18
3) Gắn chặt quyền hạn – trách nhiệm – lợi ích trong quá trình thực
hiện ủy quyền đối với cấp dưới

Quyền hạn để thực hiện trách nhiệm

Trách nhiệm để ko lạm dụng quyền hạn được giao

Lợi ích là động lực thúc đẩy cấp dưới t/hiện công việc được ủy
quyền
4) Ủy quyền phải là sự tự giác

Cấp trên tự giác trao quyền cho cấp dưới, chấp nhận những giải
pháp và quyết định của cấp dưới

Cấp dưới: tự giác, ko cảm thấy bị áp đặt trong quá trình thực hiện.
Điều kiện để thực hiện ủy quyền hiệu quả
01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 19

Thuộc tính phân chia tổ chức thành các bộ phận

Cơ cấu tổ chức: Phân chia tổ chức thành các bộ phận

Cơ cấu tổ chức theo bộ phận: bao gồm các bộ phận mang
tính độc lập tương đối, thực hiện những nhiệm vụ nhất
định
=> Việc phân chia tổ chức theo bộ phận cho phép mở rộng
hoạt động của tổ chức (khi quy mô tăng -> số lượng các
bộ phận tăng và nhà quản lý vẫn kiểm soát được mọi hoạt
động)
01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 20

Cơ cấu tổ chức trực tuyến (cơ cấu tổ chức đơn giản)
- Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất trong đó có 1 cấp
trên và một số cấp dưới.
- Người lãnh đạo trực tiếp điều hành mọi việc và chịu hoàn
toàn trách nhiệm về sự tồn tại của tổ chức.
- Cơ cấu này chỉ phù hợp với các tổ chức nhỏ.
Cơ cấu tổ chức theo bộ phận
01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 21
Giám đốc
Nhân
viên 1
Nhân
viên 2
Nhân
viên n
Cơ cấu tổ chức đơn giản
01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 22


Ưu điểm:

Thực hiện chế độ thủ trưởng

Ko chồng chéo mệnh lệnh

Chỉ 1 người chịu trách nhiệm

Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ
Cơ cấu tổ chức đơn giản
01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 23

Nhược điểm:

Người lãnh đạo phải có hiểu biết rộng, toàn diện ở các
lĩnh vực khác nhau

Không sử dụng được các chuyên gia ở các lĩnh vực

Sự phối hợp theo chiều ngang kém
Cơ cấu tổ chức đơn giản
01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 24
Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Là cơ cấu tạo nên các bộ phận trong đó các cá nhân hoạt
động tương đồng về chức năng sẽ được hợp nhóm trong 1
đơn vị cơ cấu.
Cơ cấu tổ chức theo chức năng
01/06/15 Th.S Nguyễn Quang Huy 25
Giám đốc

T.P
Marketing
T.P
Kỹ thuật
T.P
Sản xuất
T.P
Nhân sự
N/c và dự báo
t/trường
Quảng
cáo
Quản lý
bán hàng Kỹ thuật cơ khí
Kỹ thuật điện
Thiết kế sản
phẩm
Công cụ dụng
cụ
Phân
xưởng 2
Phân
xưởng 1
Tiền lương
Đào tạo
Tuyển dụng
Cơ cấu tổ chức theo chức năng