xây dựng hệ thống thông tin quản lý ngân sách dự án đầu tư xây dựng cơ bản

Hà Nội, ngày 20/09/2012.
ĐỀ CƯƠNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ TÀI CHÍNH KẾ TOÁN BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN
QUẢN LÝ THIÊN TAI VIỆT NAM (WB)
1. Hiểu biết về dự án:
Dự án Quản lý thiên tai Việt Nam (WB5) là dự án tiếp nối Dự án Quản lý rủi ro thiên tai
dựa vào cộng đồng (WB4) đã được thực hiện ở 1 số tỉnh miền Trung từ năm 2005 đến 2010. Mục
tiêu chính của dự án WB5 là hỗ trợ triển khai chiến lược phòng tránh ứng phó giảm nhẹ thiên tai
của Việt Nam bằng cách tăng cường khả năng phòng tránh, ứng phó thiên tai từ các giải pháp
công trình và phi công trình. Dự án có tổng vốn đầu tư trên 150 triệu USD từ vốn vay của Ngân
hàng Thế giới và được thực hiện tại 10 tỉnh miền Trung bao gồm: Thanh Hóa, Nghệ An, Hà Tỉnh,
Quảng Bình, Quảng Trị, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Bình Định, Ninh Thuận và TP Đà Nẵng. Dự
án được thực hiện từ năm 2012 đến năm 2016.
2. Đề xuất đầu tư:
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tài chính kế toán cho dự án Quản lý thiên tai Việt
Nam.
3. Mục tiêu đầu tư:
Mục tiêu của dự án là xây dựng hệ thống thông tin quản lý tài chính kế toán áp dụng Ban Quản lý
dự án Quản lý thiên tai Việt Nam và các ban QLDA thành phần thuộc phạm vi dự án nhằm
nâng cao năng lực quản lý tài chính dự án hướng tới việc sử dụng hiệu quả các nguồn vốn ODA
từ ngân hàng thế giới
- Mô hình hệ thống:
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 606 - CT2A - Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Từ
Liêm,
TP Hà Nội;
ĐT: (04) 3787 1064; Fax: (04) 3787 1636
DĐ: 093 633 4366;
Email:
website:
Văn phòng đại diện tại TP.HCM:

Phòng 7.30 Lô B, Chung cư Cửu Long 351/31 Nơ
Trang Long, phường 13, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí
Minh
Tel: (08) 54453751; Fax: (08)54453752
Mobile: 091 280 8822
Email :
1
- Hệ thống bao gồm 02 thành phần chính:
(1) – Phần mềm quản lý điều hành trực tuyến SmartBooks Project Manager online (SPM
Online)
+ SPM Online là cổng thông tin được cài đặt trên mạng internet hoặc mạng Intranet của
riêng đơn vị, cung cấp các thông tin về báo cáo quản lý điều hành dự án, bao gồm: tin tức
chung về dự án, tình hình xử lý công văn, tra cứu khai thác hồ sơ pháp lý dự án, tình hình
thực hiện hợp đồng, theo dõi đấu thầu, tiến độ dự án, công tác giải phóng mặt bằng, tình
hình thực hiện, giải ngân và quyết toán dự án hoàn thành.
+ SPM Online tích hợp báo cáo tài chính theo quyết định số 803/2007/QĐ-BKH của Bộ
kế hoạch đầu tư quy định về báo cáo tình hình thực hiện các chương trình dự án ODA.
+ SPM Online tích hợp báo cáo tài chính theo yêu cầu của nhà tài trợ WordBank
+ SPM Online xây dựng tuân thủ theo các qui định của Chính phủ Việt Nam, bao gồm
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 606 - CT2A - Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Từ
Liêm,
TP Hà Nội;
ĐT: (04) 3787 1064; Fax: (04) 3787 1636
DĐ: 093 633 4366;
Email:
website:
Văn phòng đại diện tại TP.HCM:
Phòng 7.30 Lô B, Chung cư Cửu Long 351/31 Nơ
Trang Long, phường 13, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí

Minh
Tel: (08) 54453751; Fax: (08)54453752
Mobile: 091 280 8822
Email :
2
quyết định 214/2000/QĐ-BTC ngày 28/12/2000 về chế độ kế toán chủ đầu tư, quyết định số
803/2007/QĐ-BKH của Bộ kế hoạch đầu tư quy định về báo cáo tình hình thực hiện các
chương trình dự án ODA, cho phép cập nhật và kết xuất các báo cáo của từng BQLDA
thành phần và báo cáo hợp nhất chung của toàn dự án.
+ SPM Online cho phép người sử dụng có thể nhập dữ liệu trực tiếp qua trình duyệt web
hoặc tự động tổng hợp dữ liệu được kết xuất từ hệ thống phần mềm quản lý tài chính dự án.
(2) Hệ thống phần mềm quản lý tài chính kế toán dự án
( 2.1) Phần mềm kế toán chủ đầu tư SmartBooks Project Financial (PFS):
+ SmartBooks PFS áp dụng cho các ban quản lý dự án thành phần tại các địa phương
thuộc phạm vi dự án, phần mềm bao gồm các chức năng cho phép nhập các chứng từ gốc
phát sinh hàng ngày, tự động ghi sổ kết toán và lập các báo cáo tài chính. SmartBooks PFS
xây dựng tuân thủ theo theo chế độ kế toán chủ đầu tư theo quyết định số 214/2000/QĐ-
BTC ngày 28/12/2000 của Bộ tài chính và nhiều thông tư khác theo qui định của Chính Phủ
Việt Nam.
+ SmartBooks PFS cài đặt tại các PMU, chạy trên mạng cục bộ cho phép cập nhật và
kết xuất dữ liệu báo cáo ra tệp mềm hoặc mã vạch gửi Ban Quản lý dự án Quản lý thiên tai
Việt Nam tổng hợp tự động vào hệ thống hợp nhất báo cáo tài chính dự án SmartBooks
PFS+. Máy tính của các PMU được kết nối internet để trao đổi dữ liệu với Ban Quản lý dự
án Quản lý thiên tai Việt Nam.
(2.2) Phần mềm hợp nhất báo cáo tài chính SmartBooks project Financial Plus (PFS+):
+ SmartBooks PFS+ bao gồm các chức năng cho phép tổng hợp các chỉ tiêu báo cáo tài
chính tuân thủ qui định theo các qui định của Chính phủ Việt Nam. Cho phép in các báo
cáo tài chính của từng dự án thành phần và báo cáo hợp nhất của tất cả các dự án thành
phần.
+ SmartBooks PFS+ cài đặt tại một máy tính cá nhân thông thường (không yêu cầu cài

đặt trên máy chủ) của Ban Quản lý dự án Quản lý thiên tai Việt Nam, hệ thống chạy trên
mạng cục bộ (Local) cho phép nhiều người dùng cùng làm việc. Máy tính của Ban Quản lý
dự án Quản lý thiên tai Việt Nam được kết nối internet để trao đổi dữ liệu với các PMU.
+ Phương thức tổng hợp số liệu được thực hiện theo một trong ba phương án sau: 1 -
tổng hợp tự động bằng tệp mềm; 2 - tổng hợp tự động bằng mã vạch; 3 - nhập trực tiếp
trên phần mềm. Đối với phương án 1 & 2 tổng hợp tự động từ tệp mềm hoặc mã vạch
kết xuất từ phần mềm quản lý tài chính kế toán SmartBooks PFS cài đặt tại các PMU.
3. Yêu cầu kỹ thuật phần mềm
Phần mềm phải dựa trên các qui định kế toán hiện hành và tham chiếu tới các tiêu chuẩn sau
để thiết kế và sản xuất phần mềm phù hợp đáp ứng các yêu cầu của dự án.
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 606 - CT2A - Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Từ
Liêm,
TP Hà Nội;
ĐT: (04) 3787 1064; Fax: (04) 3787 1636
DĐ: 093 633 4366;
Email:
website:
Văn phòng đại diện tại TP.HCM:
Phòng 7.30 Lô B, Chung cư Cửu Long 351/31 Nơ
Trang Long, phường 13, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí
Minh
Tel: (08) 54453751; Fax: (08)54453752
Mobile: 091 280 8822
Email :
3
3.1. Tiêu chuẩn phần mềm kế toán.
• Phần mềm kế toán phải có khả năng xử lý tự động tác thông tin kế toán trên máy tính, bắt
đầu từ bước nhập số liệu giao dịch gốc, phân loại giao dịch, xử lý thông tin của các giao
dịch này theo hệ thống qui trình kế toán tới bước in sổ kế toán và báo cáo tài chính, các báo

cáo kế toán quản lý.
• Phần mềm đáp ứng toàn bộ các quy ước trong việc mở các mã số ngân sách, mã số tài
khoản kế toán của Ban Quản lý dự án theo tùy chọn [người dùng định nghĩa (setup) hệ
thống bảng biểu tài khoản, mã số ngân sách theo tùy chọn hoặc theo các quy định trong
Hiệp định tài chính] hoặc tuân thủ theo các quy định Hiệp định Tài chính và trong Hệ thống
bảng biểu kế toán phù hợp của dự án.
• Giải pháp được thiết kế linh hoạt nhằm phục vụ yêu cầu kiểm tra, đối chiếu số liệu, phục vụ
công tác kiểm toán trong các kỳ, niên độ kế toán. Chỉ trên 1 phần mềm duy nhất, kế toán
đơn vị Chủ đầu tư/Ban quản lý dự án có thể mở số liệu kế toán ở nhiều niên độ, hoặc giai
đoạn khác nhau hoặc có thể mở số liệu kế toán của nhiều tiểu dự án/hợp phần.
• Phần mềm kế toán phải có khả năng kết xuất số liệu ra Excel để kiểm tra, hiệu chỉnh.
• Phần mềm kế toán phải có khả năng hỗ trợ người sử dụng trong việc tuân thủ các qui định
kế toán của Chính phủ; khi sử dụng phần mềm kế toán, phải không thay đổi bản chất kế
toán, nguyên tắc và phương pháp đã được điều chỉnh trong tài liệu về luật kế toán hiện nay.
• Phần mềm kế toán phải đảm bảo các yêu cầu của luật kế toán hiện hành theo các nội dung
sau:
a. Có chứng từ kế toán: Nếu chứng từ kế toán được định mẫu và in từ phần mềm thì phải
đảm bảo rằng chứng từ này theo đúng qui định của Điều 17 của Luật Kế toán và các
qui định cụ thể khác về các loại chứng từ kế toán khác nhau trong một hệ thống kế
toán và có thể bổ sung thêm các mục khác vào hệ thống ghi chứng từ do máy tính tạo
ra theo yêu cầu của dự án, trừ khi yêu cầu các chứng từ kế toán phải tuân thủ các mẫu
đã qui định cố định. Chứng từ kế toán điện tử được dùng để đưa vào sổ sách kế toán
trên phần mềm phải tuân theo các qui định về chứng từ kế toán cũng như các qui định
cụ thể về chứng từ điện tử.
b. Có phương pháp kế toán và tài khoản: Hệ thống tài khoản kế toán đã dùng và phương
pháp kế toán đã phát triển trong phần mềm kế toán phải tuân thủ các qui định về hệ
thống kế toán hiện tại và phải phù hợp với tính chất của hoạt động và yêu cầu quản lý
của dự án. Qui trình mã hoá tài khoản trong hệ thống kế toán và đối tượng kế toán phải
đảm bảo tính chất nhất quán, hệ thống và phù hợp cho qui trình thu thập và phân tích
thông tin cho dự án và cho chuyên môn, có khả năng phân tích kết xuất thông tin đa

chiều, một tài khoản có thể theo dõi đồng thời gần 20 yếu tố khác nhau.
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 606 - CT2A - Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Từ
Liêm,
TP Hà Nội;
ĐT: (04) 3787 1064; Fax: (04) 3787 1636
DĐ: 093 633 4366;
Email:
website:
Văn phòng đại diện tại TP.HCM:
Phòng 7.30 Lô B, Chung cư Cửu Long 351/31 Nơ
Trang Long, phường 13, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí
Minh
Tel: (08) 54453751; Fax: (08)54453752
Mobile: 091 280 8822
Email :
4
c. Có hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán đã phát triển trong phần mềm kế toán phải đảm bảo
những yêu cầu này khi in ra: đảm bảo sổ kế toán hoàn chỉnh, đảm bảo đầy đủ mối
quan hệ giữa các sổ kế toán; đảm bảo khả năng kiểm tra và so sánh số liệu giữa các sổ;
phải có đầy đủ nội dung chính theo qui định sổ kế toán trong hệ thống kế toán hiện tại;
số liệu phản ánh trong các sổ kế toán phải được lấy từ số liệu kiết xuất từ phần đánh
giá chứng từ; đảm bảo tính chính xác khi chuyển cân đối từ quyển này sang quyển kia.
Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các tiêu chuẩn khác vào sổ kế toán khi cơ quan
quản lý đơn vị yêu cầu.
d. Có báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính đã phát triển trong phần mềm kế toán khi in ra
phải tuân thủ mẫu, nội dung và phương pháp tính toán của các tiêu chuẩn theo các qui
định của Việt Nam về hệ thống kế toán hiện nay. Qui trình mã hoá để báo cáo tiêu
chuẩn phải đảm bảo tính nhất quán và thuận tiện cho quá trình thu thập số liệu kế toán
giữa các đơn vị trực thuộc và các đơn vị liên quan.

e. Chữ và số trong kế toán: Chữ và số trong kế toán từ cửa sổ phần mềm và khi in ra phải
tuân theo qui định của Luật Kế toán
f. In và ghi số liệu kế toán: Số liệu kế toán được in từ phần mềm kế toán phải có đầy đủ
yếu tố pháp lý theo qui định; đảm bảo sự thống nhất giữa số liệu kế toán đã ghi trong
máy và số liệu kế toán trong sổ kế toán, báo cáo tài chính in ra qua máy tính để lưu trữ.
Thời gian lưu số liệu kế toán trên máy tính sẽ tuân theo qui định hiện hành về thời gian
lưu số liệu kế toán. Trong thời gian lưu, phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để có thể
đọc được số liệu đã lưu.
• Phần mềm kế toán phải có khả năng cập nhật, có thể thay đổi, hoặc có thể bổ sung tiếp để
phù hợp với những thay đổi nhất định của hệ thống kế toán và chính sách tài chính nhưng
không được ảnh hưởng tới hệ thống số liệu hiện có. Phần mềm phải cho phép hệ thống truy
cập kép để hoạt động ở cấp dự án trong khi vẫn đảm bảo được là hệ thống tự cân đối.
a. Phải có khả năng đảm bảo bước báo cáo số liệu ban đầu, kể cả hiện trạng khi bổ sung
thêm các chứng từ kế toán mới, phương pháp ghi các mẫu và nội dung của một số
chứng từ kế toán đã sử dụng thay đổi. Có thể loại bỏ một số chứng từ kế toán không sử
dụng nhưng không làm ảnh hưởng tới hệ thống.
b. Có thể bổ sung tài khoản mới hoặc thay đổi nội dung và phương pháp chuyển các tài
khoản đang sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ một số tài khoản kế toán không sử
dụng nhưng không làm ảnh hưởng tới hệ thống.
c. Có thể bổ sung mẫu sổ kế toán mới hoặc thay đổi mẫu, nội dung, hình thức ghi chép
của các sổ kế toán đang dùng trong hệ thống nhưng phải đảm bảo tính chất nhất quán
một cách hệ thống với các sổ kế toán khác. Có thể loại bỏ một số sổ kế toán không sử
dụng nhưng không làm ảnh hưởng tới hệ thống.
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 606 - CT2A - Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Từ
Liêm,
TP Hà Nội;
ĐT: (04) 3787 1064; Fax: (04) 3787 1636
DĐ: 093 633 4366;
Email:

website:
Văn phòng đại diện tại TP.HCM:
Phòng 7.30 Lô B, Chung cư Cửu Long 351/31 Nơ
Trang Long, phường 13, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí
Minh
Tel: (08) 54453751; Fax: (08)54453752
Mobile: 091 280 8822
Email :
5
d. Có thể bổ sung hoặc thay đổi mẫu, nội dung, các thiết lập và trình bày các báo cáo tài
chính đang sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ một số báo cáo tài chính không sử
dụng nhưng không làm ảnh hưởng tới hệ thống.
• Phần mềm kế toán phải có thể xử lý thông tin tự động và đảm bảo tính chính xác của số
liệu kế toán.
a. Qui trình tự động và ghi chép số liệu dựa vào sự tuân thủ nguyên tắc kế toán cũng như
phương pháp tính toán đối với các tiêu chuẩn trong báo cáo tài chính theo các qui định
hiện hành.
b. Đảm bảo tính phù hợp và đồng nhất giữa các số liệu kế toán.
c. Có khả năng tự dự báo, phát hiện và ngăn chặn lỗi khi nhập số liệu và trong giai đoạn
xử lý thông tin kế toán.
• Phần mềm kế toán cần đảm bảo tính bảo mật và an toàn số liệu.
a. Có khả năng phân quyền cho từng người sử dụng theo chức năng, từng báo cáo.
b. Có khả năng lưu những dấu vết trong sổ kế toán về thay đổi số liệu kế toán đã truy cập
chính thức trong hệ thống là phù hợp với từng phương pháp đổi sổ kế toán theo qui
định; đảm bảo chỉ những người được uỷ quyền có quyền chỉnh lỗi có thẩm quyền
chuyên môn đã truy cập chính thức trong hệ thống.
c. Có khả năng khôi phục số liệu và thông tin kế toán trong tình trạng lỗi kỹ thuật đơn
giản trong thời gian hoạt động.
d. Có khả năng sao lưu tự động và sao lưu theo yêu cầu của người sử dụng đến vị trí
người sử dụng chỉ định hoặc sao lưu lên CD-ROM./ phương tiện lưu trữ điện tử khác.

3.2 Tiêu chuẩn của phần mềm hợp nhất báo cáo tài chính
• Phần mềm phải có mô đun tổng hợp tự động báo cáo tài chính từ các ban quản lý dự án
thành phần để hợp nhất báo cáo tổng hợp tại Ban Quản lý dự án Quản lý thiên tai Việt Nam
, đáp ứng các yêu cầu:
a. Đa dạng các phương thức tổng hợp dữ liệu: 1 - tổng hợp tự động bằng mã vạch; 2 -
tổng hợp tự động bằng tệp mềm; 3 - nhập trực tiếp trên phần mềm.
b. Tự động nhập dữ liệu bằng mã vạch, mã vạch này được các PMU in trực tiếp trên giấy
thông thường.
c. Tự động nhập dữ liệu bằng tệp mềm, tệp này được các PMU kết xuất tự động bằng
phần mềm kế toán đặt tại ban quản lý dự án thành phần.
d. Cho phép in báo cáo tổng hợp toàn dự án và in báo cáo cho từng ban quản lý dự án
thành phần.
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 606 - CT2A - Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Từ
Liêm,
TP Hà Nội;
ĐT: (04) 3787 1064; Fax: (04) 3787 1636
DĐ: 093 633 4366;
Email:
website:
Văn phòng đại diện tại TP.HCM:
Phòng 7.30 Lô B, Chung cư Cửu Long 351/31 Nơ
Trang Long, phường 13, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí
Minh
Tel: (08) 54453751; Fax: (08)54453752
Mobile: 091 280 8822
Email :
6
• Giao diện trực quan, dễ sử dụng, có khả năng thêm bớt, sắp xếp các thông tin đầu vào phù
hợp với nhu cầu của người sử dụng . Chức năng trợ giúp, hướng dẫn thao tác và quy trình

hạch toán trực quan. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt nam và các văn bản pháp lý về quản
lý đầu tư và XDCB được cài đặt tự động nằm trong chức năng trợ giúp (help) để người
dùng tra cứu tài liệu nghiệp vụ trong quá trình kế toán.
3.3. Những đặc điểm chính của phần mềm quản lý tài chính.
• Mô đun Sổ cái tổng hợp. Mô đun này phải hoạt động trên các nguyên tắc truy cập kép, lấy
báo cáo trực tiếp, nhận thông tin và số liệu phi tài chính, giữ số liệu ngân sách, số liệu cam
kết tài trợ, cấp ngân sách, phân tích số liệu tài trợ theo nguồn tài trợ. Sổ cái tổng hợp cần
tạo được bản cân đối kiểm tra, nguồn và yêu cầu kinh phí, sản xuất các Báo cáo tài chính
tạm thời trước khi cân đối kiểm tra, sản xuất bảng cân đối từ bản cân đối kiểm tra, phân
tích chi phí và phân loại chi phí theo hạng mục hoặc theo loại.
• Bảo mật – các yêu cầu cơ bản:
- Truy cập vào hệ thống cần được qua mật khẩu có phân quyền kiểm soát bảo mật.
- Kiểm soát người sử dụng truy cập tại cấp menu, từng báo cáo;
- Đọc và biên tập kiểm soát truy cập
• Tổng hợp, Lưu trữ và sao lưu
- Có khả năng sao lưu, truy vấn các chi tiết giao dịch, hạch toán.
- Lưu trữ trung tâm các số liệu và khả năng chuyển giao số liệu từ các vị trí ở xa, có thể
cho phép chuyển số liệu điện tử và không yêu cầu khoá lại/vào lại số liệu để tổng hợp
thông tin.
- Các tính năng sao lưu, khôi phục và lưu lại.
• Tích hợp
- Hệ thống phải tích hợp tất cả các mô đun và dựa trên truy cập số liệu đơn có chuyển
giao số liệu yêu cầu giữa các mô đun chức năng của hệ thống và để báo cáo.
• Loại tiền
- Chức năng nhập liệu được thiết kế có khả năng qui đổi từ đồng USD sang VND và
ngược lại.
• Nghiệp vụ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng:
- Có thể giải quyết nhiều tài khoản ngân hàng, với nhiều loại tiền tệ.
- Theo dõi thu, chi tiền mặt theo nhiều loại tiền tệ, tình hình thu chi theo từng dự án,
từng nguồn vốn, theo hoạt động, công trình, hạng mục công trình. Theo dõi thanh

toán thu chi tiền mặt, tiền gửi theo khách hàng và theo các khoản mục phí,
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 606 - CT2A - Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Từ
Liêm,
TP Hà Nội;
ĐT: (04) 3787 1064; Fax: (04) 3787 1636
DĐ: 093 633 4366;
Email:
website:
Văn phòng đại diện tại TP.HCM:
Phòng 7.30 Lô B, Chung cư Cửu Long 351/31 Nơ
Trang Long, phường 13, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí
Minh
Tel: (08) 54453751; Fax: (08)54453752
Mobile: 091 280 8822
Email :
7
- In trực tiếp chứng từ phân hệ tiền vốn: Phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, giấy rút
vốn đầu tư trên máy theo số thứ tự và loại chứng từ do người dùng định nghĩa.
• . Nghiệp vụ tiền lương:
- Tự động tính chi phí và hạch toán tiền lương
• Nghiệp vụ hàng tồn kho (Vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa) :
- Quản lý danh mục hàng hoá, vật tư, được cấp phát cho từng dự án công trình, theo dõi
chi tiết theo số lượng giá cả các mặt hàng được lưu trữ trong nhiều kho, Theo dõi
nhập xuất vật tư, điều chuyển, phân bổ vật tư cho sản xuất, Theo dõi chi phí mua
hàng như thuế, vận chuyển, hải quan…,
- Hệ thống chứng từ hàng tồn kho được in trực tiếp trên máy, tự động tính giá tồn kho
theo các phương pháp tính giá hàng tồn kho do người dùng tùy chọn.
• Nghiệp vụ Tài sản cố định:
- Theo dõi tình hình TSCĐ theo từng nhóm tài sản, bộ phận sử dụng, nguồn vốn hình

thành, tự động tính khấu hao tài sản cố định theo một trong các phương pháp khấu
hao được người dùng tùy chọn.
• Nghiệp vụ thanh toán tạm ứng với Kho bạc Nhà nước:
- Đối với nguồn ngân sách nhà nước, phần mềm phải có các tính năng đối chiếu và
thanh toán tình hình tạm ứng, thanh toán và thu hồi tạm ứng với KBNN.
- Kết xuất các chứng từ theo đúng biểu mẫu qui định hiện hành của KBNN.
• Nghiệp vụ quản lý hợp đồng, tình hình thanh toán, công nợ:
- Quản lý theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng, thanh toán, công nợ của các nhà thầu,
theo dõi công nợ theo gói thầu, công trình xây dựng, hạn thanh toán, quản lý chi tiết
các khoản đặt cọc của các nhà thầu.
- Quản lý chi tiết tình hình thanh toán nội bộ, theo dõi công nợ với các nhà cung cấp
trong và ngoài nước, ghi nhận và quản lý các chứng từ phải thanh toán với các nhà
cung cấp.
- Phần mềm phải có khả năng Tiếp nhận, quét và lưu trữ hợp đồng dưới dạng file ảnh,
PDF, Word, Excel
- Tìm kiếm, tra cứu, xem và in hợp đồng dưới các định dạng file dạng file ảnh, PDF,
Word, Excel trên một giao diện của phần mềm.
• Nghiệp vụ quản lý văn bản dự án:
- Phần mềm phải có khả năng tiếp nhận, quét và lưu trữ văn bản, hồ sơ pháp lý, sang
dạng file ảnh, PDF, Word, Excel.
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 606 - CT2A - Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Từ
Liêm,
TP Hà Nội;
ĐT: (04) 3787 1064; Fax: (04) 3787 1636
DĐ: 093 633 4366;
Email:
website:
Văn phòng đại diện tại TP.HCM:
Phòng 7.30 Lô B, Chung cư Cửu Long 351/31 Nơ

Trang Long, phường 13, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí
Minh
Tel: (08) 54453751; Fax: (08)54453752
Mobile: 091 280 8822
Email :
8
- Tìm kiếm, tra cứu, xem và in văn bản dự án dưới các định dạng file dạng file ảnh,
PDF, Word, Excel trên một giao diện của phần mềm.
• Nghiệp vụ quản lý tiến độ:
- Báo cáo tiến độ theo tuần, tháng, quý, năm, tổng thể
- Báo cáo khối lượng nghiệm thu
- Báo cáo khối lượng quyết toán
• Quyết toán dự án:
- Phần mềm hỗ trợ công tác quyết toán từng dự án công trình hoàn thành bàn giao theo
từng khoản mục chi phí theo các quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam và Nhà
tài trợ.
• Nghiệp vụ ngân sách
- Có thể ghi chép và báo cáo tình hình ngân sách của các hạng mục dự án và các mục
chi tiêu
- Có thể báo cáo các chi tiêu thực tế theo ngân sách phân bổ theo hàng tháng, hàng quí
và hàng năm và luỹ kế trong dự án.
- Có thể ghi chép tổng mức đầu tư, tổng dự toán, kế hoạch vốn theo các hạng mục dự
án, nguồn vốn và các mục chi tiêu.
• Phân hệ kế toán khác:
- Quản lý và theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng, các khoản chi phí Ban quản lý dự án.
Thực hiện các bút toán điều chỉnh khấu hao, chi phí, công nợ cuối kỳ.
- Thực hiện nghiệp vụ kết chuyển số dư cuối kỳ;
- Thực hiện tự động chuyển đổi số liệu và số dư kế toán sang năm tài chính mới
- Cho phép nhập các số liệu lũy kế từ khi khởi công của từng dự án, hạng mục công
trình chi tiết theo nguồn vốn, khoản mục chi

• Sổ sách, báo cáo:
- Có đầy đủ các mẫu sổ sách, báo cáo theo quy định của Bộ Tài chính tại Quyết định
214/2000/QĐ-BTC ngày 28/12/2000, thông tư 19/2011/TT- BTC ngày 14/02/2011 do
Bộ Tài chính ban hành Quy định về quyết toán dự án hoàn thành thuộc nguồn vốn
Nhà nước; thông tư số: 10/2011/TT-BTC ngày ngày 26 tháng 01 năm 2011; Thông tư
số 86/2011/TT-BTC ngày 17/06/2011 của Bộ Tài chính quy định về quản lý, thanh
toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn ngân sách nhà
nước.
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 606 - CT2A - Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Từ
Liêm,
TP Hà Nội;
ĐT: (04) 3787 1064; Fax: (04) 3787 1636
DĐ: 093 633 4366;
Email:
website:
Văn phòng đại diện tại TP.HCM:
Phòng 7.30 Lô B, Chung cư Cửu Long 351/31 Nơ
Trang Long, phường 13, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí
Minh
Tel: (08) 54453751; Fax: (08)54453752
Mobile: 091 280 8822
Email :
9
- Sổ cái phải cung cấp các phân mảng kế toán về: Nguồn kinh phí, Dự án, Địa điểm,
Đơn vị, hạng mục/tiểu mục chi tiêu…
• Thông tin kế toán quản trị chi tiết và đa dạng
- Quản lý chi tiết các nguồn vốn được cấp phát cho các dự án, công trình, hạng mục
công trình…
- Quản lý các dự án, công trình, hạng mục công trình, các chi phí phát sinh liên quan

tới từng công trình, hạng mục công trình trong kỳ kế toán theo các khoản mục chi phí,
dự toán được duyệt.
- Chi phí được theo dõi và quản trị tới từng dự án, công trình, hạng mục công trình.
- Quản lý nguồn vốn được cấp phát ở các đơn vị chủ đầu tư theo con số luỹ kế từ ngày
khởi công cho đến ngày kết thúc.
- Các báo cáo quản trị tổng hợp và chi tiết về tiền vốn (Ngoại tệ từ các nguồn vốn của
nhà tài trợ), nguồn vốn đầu tư (vốn viện trợ, vốn vay, vốn đối ứng các nguồn vốn
khác), quá trình thực hiện đầu tư, công nợ phải thu, phải trả, doanh thu hoạt động
chạy thử, chi phí xây dựng cơ bản lấy theo các tiêu thức tuỳ chọn tại các thời điểm bất
kỳ.
- Hệ thống báo cáo quản trị so sánh tỉ lệ giải ngân giữa kế hoạch và thực hiện được
phân loại chi tiết theo từng hoạt động của Ban quản lý dự án theo từng giai đoạn,
công trình, hạng mục công trình sẽ giúp cho Chủ đầu tư/Ban quản lý dự án có tầm
nhìn tổng thể về tiến độ thực hiện làm căn cứ điều hành và quản trị dự án.
- Mô đun Hệ thống cho phép người dùng lựa chọn và sửa đổi biểu mẫu báo cáo.
- Mô đun Hợp nhất báo cáo cho phép người dùng tổng hợp số liệu của toàn dự án hoặc
từng tiểu dự án/hợp phần, nhóm công trình, hạng mục công trình.
- Các mô đun xử lý vào cuối kỳ kế toán, cuối năm và kết chuyển số dư sang kỳ sau.
4. Qui mô đầu tư
Xây dựng và lắp đặt phần mềm quản lý tài chính cho Ban quản lý dự án Quản lý thiên tai Việt
Nam và 08 ban quản lý dự án thành phần các tỉnh tham gia dự án, bao gồm: Cà Mau, Sóc Trăng,
Khánh Hòa, Phú Yên, Bình Định, Hà Tĩnh, Nghệ An và Thanh Hóa.
- Xây dựng và lắp đặt 01 bộ phần mềm hợp nhất cáo cáo tài chính áp dụng cho Ban Quản lý dự
án Quản lý thiên tai Việt Nam.
- Thực hiện tại Ban quản lý dự án Quản lý thiên tai Việt Namvà các BQLDA thành phần.
5. Kinh phí thực hiện:
5.1. Kinh phí mua phần mềm trọn gói:
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 606 - CT2A - Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Từ
Liêm,

TP Hà Nội;
ĐT: (04) 3787 1064; Fax: (04) 3787 1636
DĐ: 093 633 4366;
Email:
website:
Văn phòng đại diện tại TP.HCM:
Phòng 7.30 Lô B, Chung cư Cửu Long 351/31 Nơ
Trang Long, phường 13, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí
Minh
Tel: (08) 54453751; Fax: (08)54453752
Mobile: 091 280 8822
Email :
10
Kinh phí cho hệ thống phần mềm được mô tả chi tiết theo bảng dưới đây. Kinh phí này được xây
dựng dựa trên từng yêu cầu báo cáo cụ thể.
STT
Nội dung công việc Số lượng Đơn giá (*)
(VND)
Thành tiền
(VND)
Phần mềm quản lý điều hành trực
tuyến Smartbooks Project Manager
Online (SPM Online), đáp ứng:
- Chạy trên Internet
- Tích hợp quản lý thông tin dự án,
điều hành dự án, tra cứu văn bản hồ
sơ, hợp đồng
- Tổng hợp báo cáo theo quyết định
214/2000/QĐ-BTC
- Tổng hợp báo cáo tài chính theo

quyết định 803/2007/QĐ-BKH
- Báo cáo theo quy định của nhà tài trợ
WordBank
01 300.000.000 300.000.000
Phần mềm hợp nhất báo cáo tài chính
dự án SmartBooks Project Financiel
Plus (PFS +), đáp ứng theo:
01 bộ 106.000.000 106.000.000
- Báo cáo theo qui định củaBộ tài
chính: Chế độ kế toán chủ
đầu
tư:
214/2000/QĐ-BTC và Các thong tư:
+ TT 210/2010/TT-BTC
+ TT 10/2011/TT-BTC
+ TT 19/2011/TT-BTC
+ TT86/2011/TT-BTC
36.000.000 36.000.000
- Báo cáo tài chính theo qui định củaBộ
kế hoạch Đầu tư: Quyết định số
803/2007/QĐ-BKH, bao gồm:
+ Thông tin cơ bản về dự án
+ Báo cáo tóm tắt tình hình thực hiện
+ Báo cáo tiến độ giải ngân vốn ODA
+ Báo cáo về tài khoản đặc biệt hoặc
tài khoản tạm ứng
+ Báo cáo tiến độ giải ngân vốn đối
ứng
+ Thực hiện hợp đồng
32.000.000 32.000.000

Trụ sở chính:
Địa chỉ: 606 - CT2A - Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Từ
Liêm,
TP Hà Nội;
ĐT: (04) 3787 1064; Fax: (04) 3787 1636
DĐ: 093 633 4366;
Email:
website:
Văn phòng đại diện tại TP.HCM:
Phòng 7.30 Lô B, Chung cư Cửu Long 351/31 Nơ
Trang Long, phường 13, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí
Minh
Tel: (08) 54453751; Fax: (08)54453752
Mobile: 091 280 8822
Email :
11
STT
Nội dung công việc Số lượng Đơn giá (*)
(VND)
Thành tiền
(VND)
+ Tiến độ chi vốn thực hiện phương
án/ Kế hoạch giải phóng mặt bằng và
TĐC
- Báo cáo theo quy định của nhà tài trợ
WB, bao gồm:
+ Tổng hợp nguồn vốn và sử dụng
nguồn vốn
+ Sự dụng nguồn vốn theo hợp phần
dự án

+ Sử dụng nguồn vốn theo khoản mục
chi tiêu
+ Báo cáo chi tiêu chi tiết theo hợp
phần dự án
+ Báo cáo chi tiêu chi tiết theo khoản
mục chi tiêu
+ Báo cáo tình hình thực hiện hợp
đồng
38.000.000 38.000.000
Xây dựng phần mềm kế toán áp dụng
cho các ban QLDA thành phần
SmartBooks PFS 2011 đáp ứng các quy
định của Bộ tài chính, bao gồm:
10 bộ 32.000.000 320.000.000
- Quyết định số 214/2000/QĐ-BTC ngày
28 tháng 12 năm 2000 về chế độ kế toán
chủ đầu tư
- Thông tư số 19/2010/TT-BTC ngày 03
tháng 02 năm 2010 về quyết toán dự án
hoàn thành.
- Thông tư số 10/2010/TT-BTC ngày 18
tháng 01 năm 2010 về quản lý và sử
dụng chi phí quản lý dự án.
- Thông tư số 86/2011/TT-BTC ngày
17/06/2011 về thanh toán VĐT và vốn
sự nghiệp.
10 bộ 15.000.000 150.000.000
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 606 - CT2A - Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Từ
Liêm,

TP Hà Nội;
ĐT: (04) 3787 1064; Fax: (04) 3787 1636
DĐ: 093 633 4366;
Email:
website:
Văn phòng đại diện tại TP.HCM:
Phòng 7.30 Lô B, Chung cư Cửu Long 351/31 Nơ
Trang Long, phường 13, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí
Minh
Tel: (08) 54453751; Fax: (08)54453752
Mobile: 091 280 8822
Email :
12
STT
Nội dung công việc Số lượng Đơn giá (*)
(VND)
Thành tiền
(VND)
- Báo cáo tài chính theo Quyết định số
803/2007/QĐ-BKH ngày
30/07/2007cuar Bộ Kế hoạch đầu tư về
Chế độ báo cáo tình hình thực hiện các
chương trình, dự án ODA, gồm:
+ Thông tin cơ bản về dự án
+ Báo cáo tóm tắt tình hình thực hiện
+ Báo cáo tiến độ giải ngân vốn ODA
+ Báo cáo về tài khoản đặc biệt hoặc
tài khoản tạm ứng
+ Báo cáo tiến độ giải ngân vốn đối
ứng

+ Thực hiện hợp đồng
+ Tiến độ chi vốn thực hiện phương án/
Kế hoạch giải phóng mặt bằng và TĐC
10 bộ 8.000.000 80.000.000
- Báo cáo theo yêu cầu của nhà tài trợ
vốn WB, gồm:
+ Tổng hợp nguồn vốn và sử dụng
nguồn vốn
+ Sự dụng nguồn vốn theo hợp phần
dự án
+ Sử dụng nguồn vốn theo khoản mục
chi tiêu
+ Báo cáo chi tiêu chi tiết theo hợp
phần dự án
+ Báo cáo chi tiêu chi tiết theo khoản
mục chi tiêu
+ Báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng
10 bộ 9.000.000 90.000.000
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 606 - CT2A - Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Từ
Liêm,
TP Hà Nội;
ĐT: (04) 3787 1064; Fax: (04) 3787 1636
DĐ: 093 633 4366;
Email:
website:
Văn phòng đại diện tại TP.HCM:
Phòng 7.30 Lô B, Chung cư Cửu Long 351/31 Nơ
Trang Long, phường 13, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí
Minh

Tel: (08) 54453751; Fax: (08)54453752
Mobile: 091 280 8822
Email :
13
STT
Nội dung công việc Số lượng Đơn giá (*)
(VND)
Thành tiền
(VND)
4. Dịch vụ hỗ trợ: (15% giá trị phần
mềm)
- Tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật và nghiệp vụ
- Gỡ rối sổ sách báo cáo tài chính cho
các đơn vị sử dụng phần mềm
- Hỗ trợ gián tiếp qua điện thoại, fax,
thư thường. Sử dụng công cụ
TeamViewer thông qua mạng internet
truy cập trực tiếp vào máy tính của
khách hàng để hỗ trợ trong trường hợp
các phương thức hỗ trợ gián tiếp khác
không thực hiện được.
- Hỗ trợ trực tiếp tại địa điểm của khách
hàng khi phương thức hỗ trợ gián tiếp
không thực hiện được, trong trường hợp
này khách hàng trả thêm chi phí đi lại,
ăn, ở.
04 năm 108.900.000 435.600.000
5. Các dịch vụ kèm theo:
+ Chuyển giao 10 đĩa CD-ROM
bản quyền và 01 bộ tài liệu hướng dẫn

cài đặt, hướng dẫn sử dụng và bài tập
thực hành cho mỗi đơn vị.
+ Cài đặt và hướng dẫn sử dụng
tập trung tại Hà or Thành Phố Hồ Chí
Minh: 05 ngày
Bảo hành sản phẩm miễn phí trong
thời hạn 01 năm
Tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật và nghiệp vụ
miễn phí qua điện thoại, fax, internet
trong thời hạn bảo hành
5 ngày Kèm theo giá
trên
Thuế GTGT: Không chịu thuế
Tổng cộng:
1.161.600.000
Bằng chữ: Một tỷ một trăm sáu mươi mốt triệu sáu trăm ngàn đồng.
*) Ghi chú:
6. Thời gian thực hiện:
- Chậm nhất là 15 ngày kể từ khi ký hợp đồng.
- Báo giá này có hiệu lực từ ngày 01/09/2012
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 606 - CT2A - Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Từ
Liêm,
TP Hà Nội;
ĐT: (04) 3787 1064; Fax: (04) 3787 1636
DĐ: 093 633 4366;
Email:
website:
Văn phòng đại diện tại TP.HCM:
Phòng 7.30 Lô B, Chung cư Cửu Long 351/31 Nơ

Trang Long, phường 13, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí
Minh
Tel: (08) 54453751; Fax: (08)54453752
Mobile: 091 280 8822
Email :
14
Trụ sở chính:
Địa chỉ: 606 - CT2A - Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Từ
Liêm,
TP Hà Nội;
ĐT: (04) 3787 1064; Fax: (04) 3787 1636
DĐ: 093 633 4366;
Email:
website:
Văn phòng đại diện tại TP.HCM:
Phòng 7.30 Lô B, Chung cư Cửu Long 351/31 Nơ
Trang Long, phường 13, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí
Minh
Tel: (08) 54453751; Fax: (08)54453752
Mobile: 091 280 8822
Email :
15