Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý cho các dự án đầu tư xây dựng cơ bản tại công ty điện thoại hà nội 3

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THÔNG




Nguyễn Xuân Tú




HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHO CÁC DỰ ÁN ĐẦU
TƢ XÂY DỰNG CƠ BẢN TẠI CÔNG TY ĐIỆN THOẠI HÀ NỘI 3


Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
Mã số: 60.34.05


TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ

HÀ NỘI – 2013



Luận văn được hoàn thành tại:
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THÔNG


Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Phú Hưng



Phản biện 1: GS.TS. Từ Quang Phương

Phản biện 2: TS Hoàng thị Tuyết




Luận văn sẽ được bảo vệ trước Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ tại Học viện Công nghệ Bưu chính
Viễn thông
Vào lúc: 14 giờ 30 ngày 11 tháng 5 năm 2013

Có thể tìm hiểu luận văn tại:

- Thư viện của Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
1



MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hàng năm, Công ty Điện thoại Hà Nội 3 (ĐTHN3) phải triển khai rất nhiều dự án
ĐTXDCB (dự án đầu tư) như xây dựng nhà trạm chuyển mạch, nâng cấp mở rộng mạng
ngoại vi, mua sắm trang thiết bị công nghệ và phụ trợ để phục vụ sản xuất, nâng cao hiệu
quả mạng lưới, chiếm lĩnh thị trường, phát triển sản xuất kinh doanh. Đi kèm theo đó, Công
ty còn phải thực hiện công tác lập kế hoạch vốn, kế hoạch vật tư, công tác lập báo cáo phục
vụ quản lý như báo cáo tiến độ, báo cáo khối lượng thực hiện, báo cáo tình hình thanh quyết
toán, báo cáo giám sát và đánh giá đầu tư, các báo cáo thường kỳ, đột xuất theo yêu cầu
quản lý…
Thực tế hiện nay ở Công ty ĐTHN3 chất lượng báo cáo chưa được chính xác và kịp
thời, kế hoạch vốn, kế hoạch vật tư chưa sát với thực tế. Điều này đã gây ra nhiều khó khăn
trong việc điều hành, QLDA của Ban Lãnh đạo, giám sát và đánh giá dự án của Chủ đầu tư.
Vì vậy việc nghiên cứu vấn đề “Hoàn thiện HTTTquản lý cho các dự án ĐTXDCB
tại Công ty ĐTHN3” là hết sức cần thiết có ý nghĩa cả về lý luận và thực tiễn. Kết quả
nghiên cứu sẽ góp phần giúp công tác QLDA đầu tư, giám sát và đánh giá dự án đầu tư
được thuận lợi và hiệu quả.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về đầu tư, QLDA và HTTT quản lý
- Đánh giá đúng thực trạng của HTTT QLDA ĐTXDCB của Công ty ĐTHN3, nhận
dạngcác vấn đề trong hoạt động QLDA của đơn vịđể tìm ra nguyên nhân của những vấn đề
này.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện HTTTQLDA ĐTXDCB của Công ty
ĐTHN3 để nâng cao hiệu quả công tác quản lý ĐTXDCB.
3. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu về hoạt động quản lýĐTXDCB trong lĩnh vực viễn thông của
Công ty ĐTHN3 thuộc giai đoạn 2008-2012. Tập trung nghiên cứu và phân tích sâu về
HTTTQLDA ĐTXDCB.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
+ Phương pháp tiếp cận hệ thống
+ Phương pháp thu thập thông tin
2



+ Phương pháp tổng hợp
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
+ Đề tài đã đưa ra một số giải pháp tương đối cụ thể về công tác QLDA ĐTXDCB và
cụ thể hóa hoàn thiện HTTTQLDA ĐTXDCB, từ đó hoàn thiện quy trình QLDA ĐTXDCB
hiện tại Công ty.
+ Giúp người làm công tác phân tích thiết kế HTTT xây dựng mô hình vật lý ngoài
và mô hình logic của hệ thống trong giai đoạn phân tích chi tiết về hệ thống.
6. Cấu trúc của đề tài
Đề tài được cấu trúc thành 3 chương:
Chương 1:Đánh giá công tác QLDA ĐTXDCB và hệ thống thông tin QLDA
ĐTXDCB tại Công ty ĐTHN3 – VNPT Hà Nội
Chương 2: Những vấn đề cơ bản về đầu tư, QLDA và HTTT QLDA ĐTXDCB
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện HTTT QLDA ĐTXDCB




3

CHƢƠNG 1.
ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QLDA ĐTXDCB TẠI CÔNG TY ĐIỆN
THOẠI HÀ NỘI 3 – VNPT HÀ NỘI
1.1 Tổng quan Công ty ĐTHN3
1.1.1 Chức năng nhiệm vụ của Công ty ĐTHN3
Công ty ĐTHN3 có chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh và phục vụ chuyên
ngành viễn thông – công nghệ thông tin, cụ thể:
● Tổ chức lắp đặt, quản lý, vận hành, khai thác, bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống
chuyển mạch, hệ thống truyền dẫn và thiết bị nguồn điện phụ trợ kèm theo của mạng viễn
thông và công nghệ thông tin trên địa bàn thành phố Hà Nội.
● Quản lý, kinh doanh và cung cấp các dịch vụ viễn thông và công nghệ thông tin
● Sản xuất, kinh doanh, cung ứng, đại lý vật tư, trang thiết bị chuyên ngành viễn
thông, công nghệ thông tin.
● Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo dưỡng các công trình viễn thông – công
nghệ thông tin.
● Kinh doanh các dịch vụ quảng cáo, dịch vụ truyền thông.
● Tổ chức phục vụ thông tin đột xuất theo yêu cầu của cấp ủy Đảng, chính quyền địa
phương và của cấp trên.
● Kinh doanh các ngành nghề khác khi được VNPT HÀ NỘI cho phép và phù hợp
với quy định của pháp luật.
1.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty ĐTHN3
Công ty ĐTHN3, cơ cấu tổ chức của đơn vịgồm ba bộ phận chính, đó là Ban Giám
đốc, 07 phòng chức năng và 14 đơn vị sản xuất kinh doanh. Các đơn vị sản xuất, hoạt động
theo quy chế làm việc của Công ty.
Tình hình lao động của Công ty ĐTHN3 tính đến hết ngày 31/12/2012 được thể hiện
trong Bảng 1-1.
Bảng 1-1: Số lƣợng lao động và trình độ chuyên môn của Công ty ĐTHN3 năm 2012
TT
Trình độ

Số lượng (người)
Tỷ lệ (%)

Tổng số
692

1
Trên Đại học
12
2
2
Đại học, cao đẳng
395
56
3
Trung cấp, sơ cấp
285
42
4



1.1.3 Kết quả kinh doanh của Công ty ĐTHN3 giai đoạn 2008– 2012
Kết quả một số chỉ tiêu chủ yếu đạt được trong giai đoạn 2008-2012 được thể hiện
trong Bảng 1-2
Bảng 1-2: Kết quả kinh doanh của Công ty ĐTHN3 từ năm 2008-2012
TT
Chỉ tiêu
Năm 2008
Năm 2009

Năm 2010
Năm 2011
Năm 2012
I
Tổng DT
(tỷ đồng)
352
400
475
471
477

DT VT-CNTT
(không thẻ )
315
291
289
289
301
II
Tổng chi phí (tỷ
đồng)
245
242
300
302
477
III
Tổng TB thực
tăng(TB)

61.850
86.357
34.179
38.850
34.137

Thuê bao
MegaVNNN
15.500
23.018
20.918
27.840
23.867

Vinaphone trả
sau
2.050
4.204
5.875
5.135
5.499

Gphone
12.300
49.268
2.985
2.835
2.091

ĐTCĐ

32.000
9.867
2.619
2.042
2.003

My TV


1.782
998
668
1.2 Thách thức của Công ty ĐTHN3
1.2.1 Thách thức về giá trị
Một số dịch vụ truyền thống (như điện thoại cố định, telex, nhắn tin) nay không còn
nhiều giá trị với người dân và xã hội. Chúng đang ở vào cuối vòng đời, quy mô sử dụng và
doanh thu sụt giảm.
Dịch vụ điện thoại di động chỉ trong vài năm đã chiếm lĩnh trở thành dịch vụ được
người dân đánh giá cao nhất về mặt hữu ích, trở thành nguồn thu chính nhưng cũng đã sớm
đạt đỉnh bão hòa.
Sự lấn lướt của băng rộng di động đối với băng rộng cố định ADSL.
Hội tụ di động - cố định - Internet sẽ trở thành xu hướng phát triển chung của hầu hết
các nhà khai thác viễn thông
Sắp tới, các dịch vụ nội dung được dự đoán sẽ thay thế dịch vụ điện thoại di động để
trở thành nguồn thu chính của các doanh nghiệp viễn thông. Dịch vụ Internet của VNPT tuy
phát triển mạnh nhưng phần lớn lưu lượng đi quốc tế do nội dung trong nước chưa có nhiều.
Giá trị hình ảnh của VNPT với xã hội đang ngày càng giảm sút do ngày càng nhiều
doanh nghiệp tham gia vào thị trường viễn thông này.
5

1.2.2 Thách thức từ thị trường
Thị trường bão hòa về thuê bao
Thị trường bão hòa nhà cung cấp dịch vụ
Thị trường đã bão hòa về giá cước
1.2.3 Thách thức đến từ thể chế
Các quyết định của VNPT đều nằm dưới sự điều tiết của Chính phủ, Quốc hội, dẫn
tới một số chính sách không thực hiện được do chịu sự can thiệp từ phía Nhà nước.
Sau khi gia nhập WTO, các tập đoàn viễn thông lớn trên thế giới sẽ đổ bộ vào Việt
nam, các doanh nghiệp này có khả năng sẽ gây khó cho VNPT.
Xu hướng phát triển của các dịch vụ viễn thông hiện nay đang không ổn định và khó
đoán do bước tiến quá nhanh của công nghệ và quá trình toàn cầu hóa.
Các sản phẩm thay thế đang được giới thiệu (như gọi điện thoại miễn phí hay giá rẻ
qua viber, qua skyper) đã chặn đà phát triển của các sản phẩm hiện tại, dẫn tới các doanh
nghiệp viễn thông phải giảm giá bán dịch vụ, ảnh hưởng tới tỷ suất lợi nhuận, sự tích lũy lợi
nhuận để tái đầu tư.
1.3 Thực trạng công tác QLDA ĐTXDCB và HTTT QLDA ĐTXDCB của Công
ty ĐTHN3
1.3.1 Về công tác QLDAĐTXDCB
1.3.1.1 Đặc điểm và tình hình ĐTXDCB
Giám đốc Công ty ĐTHN3 được VNPT HÀ NỘIủy quyền quyết định phê duyệt các
dự án đầu tư xây dựng thuộc nhóm C, có tổng mức đầu tư dưới 5 tỷ đồng, các dự án kiến
trúc dưới 500 triệu đồngthuộc các các lĩnh vực xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin di động,
mạng cáp quang truy nhập, đầu tư mạng viễn thông và công nghệ thông tin trong các khu đô
thị, khu công nghiệp và làng nghề, xây dựng nhà trạm,mua sắm thiết bị
Trong giai đoạn từ năm 2008 đến 2012, Công ty ĐTHN3 đã triển khai mới 353 dự án
đầu tư với tổng mức đầu tư bình quânlà 822 triệu đồng/dự án.
1.3.1.2 Cơ cấu tổ chức và quy trình QLDA ĐTXDCB của Công ty ĐTHN3
Mô hình tổ chức Công ty sử dụng để quản lý là mô hình chủ đầu tư trực tiếp QLDA,

có thành lập Ban QLDA.
Sự phối hợp giữa các bộ phận trong mô hình theo quy trình như sau:
6



Công ty ĐTHN3
(Phòng KTNV): Đề
xuất nhu cầu đầu tư
lên VTHN
VTHN xem xét
nhu cầu
Kết quả
Công ty ĐTHN3:
Thuê tư vấn khảo
sát lập dự án, báo
cáo KTKT
Phòng ĐTXDCB:
Thẩm định dự án,
báo cáo KTKT
trình Giám đốc
Công ty ra quyết
định
Kết quả
Ban QLDA: Triển
khai kế hoạch
thầu được duyệt:
Lập HSMT, tổ
chức xét thầu
Phòng ĐTXDCB: Thẩm định trong quá

trình triển khai KHT: Thẩm định, trình
duyệt HSMT, thẩm định, trình duyệt kết
quả xét thầu
Kết quả
Ban QLDA: Đàm phán, thương thảo
hoàn thiện hợp đồng
Phòng ĐTXDCB, KTTC: Thẩm định hồ
sơ, kết quả thương thảo hợp đồng
Kết quả
Ban QLDA: Trình
Giám đốc ký hợp
đồng chính thức
Kết quả
Ban QLDA: Triển khai hợp đồng, tổ chức
nghiệm thu bàn giao, thực hiện các thủ tục
thanh toán, lập báo cáo quyết toán
Phòng KTTC: Thực hiện soát xét, thẩm
định và trình duyệt hồ sơ thanh quyết
toán
Kết quả
Kết thúc, đánh giá hiệu quả đầu tư,
chất lượng công việc

Hình 1-1: Lƣu đồ quy trình phối hợp giữa các đơn vị trong công tác ĐTXDCB
1.3.1.3 Các vấn đề trong công tác QLDA ĐTXDCB của Công ty ĐTHN3
a. Về công tác lập kế hoạch vốn
Công tác lập kế hoạch vốn là chưa hiệu quả. Có đủ vốn để giải ngân nhưng không thể
giải ngân được. Nguyên nhân chủ yếu do không nắm được thông tin về tiến độ triển khai
của dự án.
b. Về công tác quản lý vật tƣ

Việc nắm thông tin về quản lý vật tư rất lỏng lẻo, không được tổ chức thành hệ thống
đã khiến cho đơn vị phải mất nhiều thời gian và công sức để lập và điều chỉnh dự án, ảnh
hưởng không nhỏ tới tiến độ thực hiện.
c. Về công tác quyết toán
Do HTTT quản lý ĐTXDCB chưa hoàn chỉnh đã khiến cho công tác quyết toán các
dự án ĐTXDCB gặp nhiều khó khăn, tiến độ quyết toán chậm.
d. Về công tác quản lý tiến độ, lập báo cáo thƣờng kỳ và đột xuất
7



Tại Công ty ĐTHN3, việc quản lý tiến độ chưa có một phương thức quản lý hữu
hiệu, báo cáo mới chỉ dừng ở mức định tính, các thông tin định lượng phục vụ hoạt động tác
nghiệp (khối lượng thực hiện, giá trị, những tồn tại và nguyên nhân…) chưa chính xác, đầy
đủ và cụ thể.
Khi thực hiện báo cáo đột xuất, Công ty đã phải mất rất nhiều thời gian và nhân lực
để tìm lại hồ sơ lưu trữ của các năm trước, những hồ sơ này không nằm tập trung mà giải
rác ở các bộ phận, chọn lọc, phân tích và xử lý.
1.3.2 Về HTTT QLDA ĐTXDCB của Công ty ĐTHN3
1.3.2.1 Các kênh thông tin trong quy trình
a.Thông tin lên xuống:
● Thông tin giữa VNPT HÀ NỘI với Công ty ĐTHN3
● Thông tin giữa các đơn vị cơ sở (các Trung tâm) với Công ty ĐTHN3
● Thông tin giữa các Trưởng phòng ban và Ban giám đốc của Công ty ĐTHN3
● Thông tin giữa chuyên viên và quản lý:
b. Thông tin theo chiều ngang
Đây là hình thức trao đổi thông tin giữa các trưởng phòng ban (thông tin giữa các bộ
phận trong tổ chức), giữa các nhân viên trong bộ phận.
c. Thông tin chéo:
Đây là hình thức thông tin truyền đạt theo chiều mở rộng:

Chuyên viên kế hoạch vốn cần nhận thông tin về nhu cầu vốn cần thanh toán cho
khối lượng đã được thực hiện từ Ban QLDA và phòng KTTC
Chuyên viên quản lý vật tư cần thông tin về chủng loại, số lượng vật tư tồn kho từ
phòng KTTC.
1.3.2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình
Ở Công ty ĐTHN3, 100% chuyên viên làm việc ở các bộ phận có liên quan đến
ĐTXDCB có trình độ cơ bản về tin học văn phòng và được trang bị máy vi tính và một số
thiết bị công nghệ thông tin - truyền thông khác: Máy in laser,máy chiếu và máy scan chủ
yếu dùng ở phòng Hành chính.
Phần mềm đang sử dụng: Công ty hiện đang sử dụng phần mềm văn phòng điện tử
Eoffice.Trong công việc chuyên môn, phần mềm thông dụng nhất là các phần mềm văn
phòng word, excel chạy trên hệ điều hành Windown XP.
8



Nhận xét:
● Công ty chưa tận dụng triệt để các tính năng của công nghệ thông tin
● Chưa xây dựng được phần mềm quản lý ĐTXDCB đặc thù cho đơn vị.
1.3.2.3 Các vấn đề về HTTT QLDA ĐTXDCB của Công ty ĐTHN3
Qua nghiên cứu những vấn đề trong quy trình QLDA ĐTXDCB có liên quan đến
HTTT quản lý của Công ty ĐTHN3, tác giả nhận thấy xuất phát từ một số nguyên nhân sau:
a. Thiếu sự quan tâm của Lãnh đạo đối với việc phát triển HTTT
b. Thiếu một cơ chế chính sách rõ ràng, cụ thể trong việc thu thập và cập nhật
thông tin, số liệu
Vì không có quy chế nên tình trạng báo cáo chậm, chất lượng báo cáo không cao,
mất thời gian cho công tác báo cáo là tất yếu.
c. Thiếu một CSDL thống nhất và đẩy đủ trong lĩnh vực ĐTXDCB
Do chưa có một CSDL thống nhất, chung trong lĩnh vực ĐTXDCB nên việc tìm
kiếm thông tin về dự án rất khó khăn

Do các chỉ số thống kê chưa đầy đủ nên khi có những báo cáo đột xuất về một nội
dung nào đó, đơn vị mất rất nhiều thời gian để làm báo cáo
d. Chƣa có một chƣơng trình phần mềm dùng chung về công tác QLDA
ĐTXDCB cho các bộ phận liên quan
e. Về đội ngũ cán bộ làm công tác thông tin
Trình độ ứng dụng công nghệ thông tin của các chuyên viên làm việc trong lĩnh vực
ĐTXDCB còn thực hiện thủ công, chưa chuyên nghiệp.
Các cán bộ xây dựng phần mềm quản lý dự án còn thiếu những kiến thức về nghiệp
vụ đầu tư, quản lý dự án vì vậy, phần mềm quản lý tiến độ dự án do đơn vị xây dựng đã
không hiệu quả khi ứng dụng vào thực tế công việc.
9



CHƢƠNG 2.
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ ĐẦU TƢ, QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ HỆ
THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐTXDCB
2.1. Tổng quan về đầu tƣ, dự án và QLDA ĐTXDCB
2.1.1 Các khái niệm
Đầu tư là hoạt động sử dụng các nguồn lực tài chính, nguồn lực vật chất, nguồn lực
lao động và trí tuệ để sản xuất kinh doanh trong một thời gian tương đối dài nhằm thu về
lợi nhuận và lợi ích kinh tế xã hội.
Hoạt động đầu tư có những đặc điểm chính sau đây:
- Trước hết phải có vốn.
- Một đặc điểm khác của đầu tư là thời gian tương đối dài, thường từ 2 năm trở lên,
có thể đến 50 năm, nhưng tối đa cũng không quá 70 năm.
- Lợi ích do đầu tư mang lại được biểu hiện trên hai mặt: lợi ích tài chính (biểu hiện
qua lợi nhuận) và lợi ích kinh tế xã
Theo nội dung kinh tế, đầu tư được chia thành 3 loại:
● Đầu tư vào lực lượng lao động.

● Đầu tư vào tài sản lưu động.
● ĐTXDCB nhằm tạo ra hoặc nâng cao mức độ hiện đại tài sản cố định của doanh
nghiệp.
Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc một dịch vụ duy
nhất.
Dự án đầu tư xây dựng công trình theo quy định của Luật Xây dựng: Là tập hợp các
đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công
trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản
phẩm, dịch vụ trong một thời hạn xác định.
QLDA:Là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá
trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi
ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm
dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.
10



2.1.2 Đặc điểm của dự án đầu tư
- Dự án đầu tư trong ngành BCVT thường là các dự án đầu tư lớn, có giá trị cao và
thời gian thu hồi vốn nhanh.
- Ngành BCVT là một trong những ngành đòi hỏi trình độ kỹ thuật công nghệ cao vì
vậy công nghệ luôn phải là công nghệ mới nhất, hiện đại nhất và tiên tiến nhất.
- Thực chất của dự án đầu tư BCVT là ĐTXDCB,
- Tổng thể một dự án BCVT bao gồm các trang thiết bị, kỹ thuật đồng bộ cấu thành
các hệ thống và mạng đòi hỏi có sự phối hợp chặt chẽ, thực thi trong một tổng thể các đơn
vị, bộ phận chức năng khác nhau.
- Các dự án đầu tư BCVT thường là các dự án đòi hỏi vốn đầu tư lớn, cho nên ngoài
nguồn vốn của BCVT cần phải huy động các nguồn vốn khác.
2.1.3 Quy trình và các lĩnh vực QLDA
Chuẩn PMBOK 2004 định nghĩa 42 quy trình QLDA được tập hợp trong 5 nhóm:

Nhóm quy trình khởi sự dự án, Nhóm quy trình lập kế hoạch, Nhóm quy trình thực thi,
Nhóm quy trình kiểm soát vànhóm quy trình kết thúc dự án.
PMBOK 2004 cũng định nghĩa 09 lĩnh vực cần thiết trong QLDA, bao gồm: Quản lý
sự hợp nhất của dự án, Quản lý phạm vi dự án, Quản lý thời gian dự án, Quản lý chi phí dự
án, Quản lý chất lượng, Quản lý nhân lực dự án, Quản lý HTTT dự án, Quản lý rủi ro dự án,
Quản lý mua bán, thầu khoán trong dự án.
2.2 Tổng quan HTTT QLDA ĐTXDCB
2.2.1 Các khái niệm
Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử, có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau
và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung.
HTTT là một tập hợp những con người, những thiết bị phần cứng, phần mềm và
những dữ liệu để thực hiện các hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin
trong một tập hợp các ràng buộc của môi trường.
HTTT quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Nó
bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những
thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ
chức.
11



HTTTQLDA ĐTXDCB là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác QLDA
ĐTXDCB của tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích,
đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn
thảo các quyết định về đầu tư XDCB, QLDA trong tổ chức.
2.2.2 Các loại thông tin trong QLDA
Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ công tác quản lý
của tổ chức. Có 3 loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là thông tin chiến lược, thông
tin chiến thuật, và thông tin điều hành.
Theo tài liệu QLDA ODA, những thông tin cần thiết không chỉ bao gồm các dữ liệu

được thu thập, cập nhật trong quá trình thực hiện dự án mà thông thường nó bao gồm 5
nhóm thông tin như sau: Nhóm tài liệu dự án, nhóm tài liệu hợp tác với các bên liên đới,
nhóm tài liệu về hoạt động dự án, nhóm các dữ liệu thu thập trong quá trình triển khai dự án,
nhóm hệ thống báo cáo.
2.2.3 Cấu trúc HTTT quản lý
Mọi HTTT đều có bốn bộ phận: Bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu
và bộ phận đưa dữ liệu ra.
Nếu không kể con người và thiết bị, thì HTTT quản lý trong doanh nghiệp có hai
thành phần cơ bản: Các dữ liệu ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp và các xử lý cho phép
biến đổi các dữ liệu.
2.2.4 Phân loại HTTT quản lý
Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp
quản lý, chúng lại được phân chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ và có thể cần có một hệ
thông thông tin quản lý riêng của mình. Một tổ chức điển hình có thể có 4 cấp là chiến lược,
chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp. Vì thế, trong một tổ chức có thể có 4 HTTT quản lý
cho 4 cấp này. Các cấp có thể có những bộ phận chung.
2.2.5 Các nguồn thông tin quản lý
Thông tin cung cấp cho doanh nghiệp có các nguồn chủ yếu sau:
● Thông tin của Nhà nước và cấp trên.
● Thông tin về khách hàng.
● Thông tin về doanh nghiệp cạnh tranh.
● Thông tin về nhà cung cấp
12



2.2.6 Vai trò và tác động của HTTT trong doanh nghiệp
● Đầu tư vào công nghệ thông tin giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp trở nên
hiệu quả hơn.
● Xây dựng HTTT sẽ giúp doanh nghiệp có được ưu thế cạnh tranh

● Một tác dụng khác của HTTT là khuyến khích các hoạt động sáng tạo trong doanh
nghiệp.
● Tạo thành các chi phí chuyển đổi trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách
hàng hoặc người cung cấp của nó.

13



CHƢƠNG 3.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QLDA
ĐTXDCB CỦA CÔNG TY ĐTHN3
3.1 Mục tiêu
+ Xây dựng mô hình HTTTquản lý đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ QLDA ĐTXDCB,cho
phép người dùng làm việc từ xa, truy cập vào hệ thống tại bất kỳ địa điểm nào có kết nối
internet.
+ Tạo lập một cơ chế đưa HTTT QLDA ĐTXDCB vào trong công việc hàng ngày.
Thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở đảm bảo vận hành đúng quy chế. Tạo môi trườnglàm việc
hiện đại, dễ dàng chia sẻ thông tin giữa các phòng ban chuyên môn, tăng tính minh bạch và
giảm nguồn lực cho hoạt động của doanh nghiệp.
+ Thiết lập đầy đủ kho CSDL trong lĩnh vực quản lý đầu tư. Tạo lập bộ hồ sơ dự án
điện tử thay thế bộ hồ sơ giấy tại kho dữ liệu của Công ty.
+ Thường xuyên duy trì, hỗ trợ kỹ thuật và cập nhật chức năng theo điều chỉnh văn
bản Luật về lĩnh vực đầu tư và xây dựng.
Với những mục tiêu trên, tác giả đề xuất một số giải pháp sau nhằm hoàn thiện
HTTTQLDA ĐTXDCB tại Công ty ĐTHN3.
3.2 Nhóm giải pháp
Các nhóm giải pháp được phát triển theo trình tự logic như trong hình 3-1.

Các giải pháp đề xuất

hoàn thiện HTTT QLDA
Nâng cao nhận thức về HTTT
trong quản lý ĐTXDCB
Thay đổi nhận thức về quản lý
thông tin
Đổi mới lề lối làm việc
Nâng cao trình độ, nhận thức và
kỹ năng ứng dụng CNTT
Nâng cao chất lượng các hoạt
động thu thập thông tin
Chuẩn hóa và bổ sung chi tiết
quy trình ĐTXDCB
Hoàn thiện quy chế cung cấp
và chia sẻ thông tin
Hoàn thiện CSDL dự án và phần mềm ứng
dụng
Liên tục cải thiện chất lượng quản lý điều
hành thông qua một hệ thống thông tin quản
lý hữu hiệu hơn
Nâng cao hiệu quả công tác truyền đạt thông
tin đầu ra của hệ thống
14



Hình 3-1. Sơ đồ các giải pháp hoàn thiện HTTT QLDA ĐTXDCB
Theo mối quan hệ giữa vấn đề đặt ra và giải pháp hoàn thiện, thì những vấn đề về
HTTT QLDA ĐTXDCB được đưa ra ở chương I và nhóm giải pháp tác giả đề xuất được bố
trí theo mô hình như sau:

Hình 3-2. Mô hình về mối liên hệ giữa các vấn đề về HTTT QLDA ĐTXDCB và giải pháp đề
xuất
3.2.1 Nâng cao nhận thức về HTTT trong công tác quản lý ĐTXDCB
3.2.1.1 Thay đổi nhận thức về quản lý thông tin
Hiện nay, khi nói về quản lý thông tin người ta thường liên hệ ngay tới các phần
mềm quản lý, đến máy tính hay rộng hơn là tới công nghệ quản lý thông tin.
Thực ra quản lý thông tin có nội dung rộng hơn nhiều so với công nghệ quản lý
thông tin. Quản lý thông tin thực chất là quá trình hoạt động nhằm tạo ra thông tin, sử dụng
và chia sẻ thông tin. Còn các phần mềm máy tính hay công nghệ thực chất vẫn chủ yếu phục
Sự quan tâm của lãnh đạo
Thay đổi nhận thức về quản lý thông tin
Cơ chế trong việc thu thập và
cập nhật thông tin
Chuẩn hóa và bổ sung chi tiết quy trình ĐTXDCB
Hoàn thiện quy chế cung cấp và chia sẻ thông tin
CSDL thống nhất, đầy đủ và
phần mềm dùng chung
Hoàn thiện CSDL dự án và phần mềm ứng dụng
Vấn đề con người
Đổi mới lề lối làm việc
Nâng cao trình độ, nhận thức và kỹ năng ứng dụng
CNTT
Vấn đề về tổ chức quản lý và
công cụ quản lý
Liên tục cải thiện chất lượng quản lý điều hành
thông qua một hệ thống thông tin quản lý hữu
hiệu hơn
Nâng cao hiệu quả công tác truyền đạt thông tin
đầu ra của hệ thống
15

vụ cho hoạt động lưu trữ, xử lý thông tin chứ chưa phải là quản lý thông tin theo đúng nghĩa
của nó.
3.2.1.2 Đổi mới lề lối làm việc
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty ĐTHN3 có một thuận lợi là thường
xuyên được tiếp cận, làm việc với môi trường công nghệ hiện đại. Tuy nhiêntrong hoạt động
quản lý thì lề lối làm việc vẫn chưa thoát ra khỏi những nề nếp, thói quen đã được hình
thành từ trong quá khứ. Đó là lối làm việc thủ công, mang nặng tính hành chính.
Đổi mới lề lối làm việc trước hết là làm việc có kế hoạch, làm việc theo kế hoạch;
phải khắc phục bằng được hiện tượng tùy tiện, tắc trách trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
của từng đơn vị.
Với các chế độ báo cáo định kỳ, cấp dưới phải tuân thủ nghiêm ngặt việc báo cáo lên
cấp trên. Nội dung báo cáo phải có số liệu cụ thể và chính xác để phản ánh đúng tình hình
thực tiễn.
Đổi mới lề lối làm việc trong hoạt động quản lý còn thể hiện ở khía cạnh đổi mới
công cụ lao động quản lý.Đổi mới công cụ quản lý này, đòi hỏi mọi chủ thể, khách thể trong
công tác quản lý thuộc Khối quản lý của Công ty ĐTHN3 phải sử dụng máy tính điện tử để
cập nhật thông tin, xử lý thông tin; để biết mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng, cá nhân hoặc cơ
quan, đơn vị phải tham gia những hoạt động nào của Công ty và phải thực hiện những
nhiệm vụ cụ thể nào.
3.2.1.3 Nâng cao trình độ nhận thức và kỹ năng ứng dụng CNTT
Tổ chức nhiều khóa học bồi dưỡng kiến thức tin học, kỹ năng tác nghiệp bằng máy
tính điện tử cho tất cả cán bộ tham gia công tác quản lý ĐTXDCB.
Nội dung các khóa đào tạo, bồi dưỡng nên gồm những mảng kiến thức sau:
● Kỹ năng kiến thức về quản lý, QLDA
● Kiến thức cơ bản về quy trình và logic trong việc thu thập và xử lý số liệu
● Kiến thức về khai thác dữ liệu trên các hệ thống mạng; kiến thức về bảo mật dữ
liệu; về việc sử dụng các chương trình phần mềm chuyên dụng được sử dụng trong công tác

quản lý
● Khả năng áp dụng các kiến thức, kỹ năng được học vào công việc thực tế đòi hỏi.
Các kiến thức này nên bồi dưỡng, đào tạo thông qua thảo luận, thực hành tại chỗ, bài tập
tình huống và nhiều hình thức khác.
16



Để thực hiện được các giải pháp nâng cao nhận thức về HTTT trong công tác quản lý
ĐTXDCB, Lãnh đạo Công ty và phòng Tổ chức - Cán bộ cần phải có kế hoạch và biện
pháp cụ thể để thực hiện nhiệm vụ này.
3.2.2 Nâng cao chất lượng thu thập thông tin
Việc nâng cao chất lượng thông tin phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như công cụ thu
thập số liệu (mẫu, bảng, biểu ), tri thức và kỹ năng của cán bộ, công nghệ, các quy định,
quy chế thu thập số liệu và nhiều yếu tố khác nữa. Vì vậy, Công ty cần phải có những giải
pháp hữu hiệu để nâng cao chất lượng thông tin và hoạt động thu thập thông tin.
3.2.2.1 Chuẩn hóa và bổ sung chi tiết quy trình QLDA ĐTXDCB
Qua quá trình nghiên cứu và phân tích, tác giả đã tiến hành xây dựng mô hình chi tiết
quy trình QLDA ĐTXDCB. So với mô hình hiện tại, mô hình này có các ưu điểm sau:
+ Thể hiện đầy đủ chức năng của từng phòng ban trong quy trình QLDA ĐTXDCB.
+ Mô hình đã tách công tác lập và thẩm định báo cáo KTKT, để Ban QLDA thực
hiện nhiệm vụ lập báo cáo KTKT còn phòng ĐTXDCB thực hiện nhiệm vụ thẩm định báo
cáo.
+ Mô hình đã bổ sung nhiệm vụ đăng ký kế hoạch vốn với VNPT Hà Nội
+ Mô hình có bổ sung nhiệm vụ lập tiến độ thi công, kế hoạch sử dụng nguồn lực
(vật tư, vốn).
+ Mô hình giúp cho lãnh đạo công ty có một cái nhìn hệ thống, từ đó có thể đưa ra
những giải pháp để cải tiến quy trình nâng cao hiệu quả công tác QLDA.
3.2.2.2 Hoàn thiện quy chế cung cấp chia sẻ thông tin
Nội dung cơ bản của một bản quy ước chia sẻ thông tin bao gồm:

● Mục đích yêu cầu:
Mục đích là tạo ra các quy trình, tiêu chuẩn và cơ chế chia sẻ thông tin giữa các bộ
phận có liên quan đến lĩnh vực ĐTXDCB
● Đối tượng, vai trò và trách nhiệm của các thành viên: Trong quy ước sẽ xác định rõ
cán bộ đầu mối của các bộ phận, đây là người chịu trách nhiệm cập nhật, lưu trữ và công bố
các thông tin.
● Hình thức và kỳ hạn thông tin báo cáo: Các cán bộ làm công tác thông tin cập nhật
trực tiếp trên hệ thống khi có những biến động và định kỳ hàng tuần, hành tháng kết xuất
báo cáo để Lãnh đạo Công ty nắm được tình hình.
17



3.2.3 Hoàn thiện CSDL dự án ĐTXDCB và phần mềm ứng dụng
CSDL dự án ĐTXDCB bao gồm các thông tin:
+ Thông tin phục vụ tổng hợp, lập kế hoạch phân bổ vốn đầu tư hàng năm;
+ Thông tin phục vụ việc theo dõi quá trình triển khai thực hiện dự án;
+ Thông tin về kiểm tra đánh giá các dự án đầu tư;
+ Các quy định, hướng dẫn về quản lý đầu tư sử dụng vốn nhà nước.
Phần mềm ứng dụng có các chức năng chính: Cập nhật, tra cứu thông tin quy định,
hướng dẫn về quản lý đầu tư sử dụng vốn nhà nước; cập nhật thông tin về dự án đầu tư; tích
hợp thông tin thành kho dữ liệu tập chung; tra cứu, khai thác thông tin về các dự án đầu tư;
lập báo cáo tổng hợp phục vụ công việc tổng hợp, lập kế hoạch phân bổ vốn đầu tư hàng
năm; theo dõi, kiểm tra và đánh giá các dự án đầu tư; thực hiện công khai hóa thông tin và
các dự án đầu tư sử dụng vốn nhà nước theo quy định của pháp luật.
Ở đây, tác giả đề xuất mô hình quản lý trực tuyến có thể nghiên cứu ứng dụng trong
việc hoàn thiện HTTT QLDA ĐTXDCB tại Công ty ĐTHN3.
+ Công cụ xây dựng chương trình quản lý trực tuyến: Visual Studio.net
+ Giao diện: Được thiết kế và xây dựng trên nền tảng công nghệ website
+ Các dòng dữ liệu luân chuyển trên hệ thống quản lý trực tuyến: Trên hệ thống quản

lý trực tuyến được thiết kế các kênh truy cập dữ liệu khác nhau. Người sử dụng được phân
quyền truy cập
+ Chức năng quản trị dữ liệu: Chức năng quản trị dữ liệu được thực hiện bởi các hệ
quản trị cơ sở dữ liệu. Trong hệ thống quản lý trực tuyến, các hệ quản trị cơ sở dữ liệu có
thể cài đặt trên cùng máy chủ cài đặt chương trình quản lý trực tuyến nhưng sẽ an toàn hơn
nếu nó được cài đặt trên một máy chủ khác và có kết nối với một máy chủ backup.
+ Bảo mật và an toàn dữ liệu: Ở mức thấp nhất, các máy tính được kết nối mạng đều
có thể truy cập vànhững thành viên có nhiệm vụ cập nhật dữ liệu được cấp quyền với các
mức khác nhau để can thiệp vào từng module của hệ thống quản lý trực tuyến. Ở mức cao
hơn, khi hệ thống kết nối với Internet, vấn đề bảo mật được thực hiện qua tường lửa của hệ
thống mạng nội bộ. Tất cả các loại mật khẩu truy cập hệ thống quản lý trực tuyến đều được
mã hóa ít nhất là hai lần.
Một đặc điểm quan trọng của hệ thống quản lý trực tuyến là khả năng tích hợp và
đồng bộ dữ liệu.
18



+ Điều kiện để ứng dụng giải pháp xây dựng chương trình quản lý trực tuyến, nhiệm
vụ duy nhất phải thực hiện là khảo sát, thiết kế và xây dựng chương trình phần mềm quản lý
trực tuyến. Sau khi được xây dựng, chạy thử nghiệm, lấy ý kiến của các đơn vị để hoàn
thiện thì chương trình đã có thể đưa vào khai thác, sử dụng. Trong quá trình khai thác, sử
dụng, chương trình này vẫn có thể tiếp tục được mở rộng, bổ sung, sửa đổi, hoàn thiện.
3.2.4 Liên tục cải thiện chất lượng quản lý điều hành thông qua một hệ thống
thông tin quản lý hữu hiệu hơn
● Tạo cơ hội và điều kiện để người dùng tham gia nhiều hơn vào quá trình xây
dựng và phát triển HTTT quản lý.
Việc có sự tham dự sâu rộng của người dùng vào quá trình thiết kế và vận hành
HTTT làm cho người dùng và cấp quản lý có nhiều cơ hội hơn để lên khuôn hệ thống tương
ứng với ưu tiên của họ và các yêu cầu nghiệp vụ. Bên cạnh đó, họ có thể phản ứng tích cực

với hệ thống được hoàn thành, bởi vì họ là thành viên tích cực trong tiến trình xây dựng và
phát triển hệ thống.
Những hình thức sau có thể được lựa chọn áp dụng:
+ Người dùng có thể được chọn làm người lãnh đạo hay sếp phó của tổ dự án xây
dựng và phát triển HTTT;
+ Ban chỉ đạo người dùng có thể được tạo ra để đánh giá thiết kế hệ thống và làm
việc quản lý toàn diện dự án;
+ Người dùng có thể trở thành thành viên tích cực của tổ dự án;
+ Dự án có thể yêu cầu việc xét duyệt chính thức và chấp thuận đặc tả của người
dùng;
+ Biên bản của tất cả các cuộc họp thiết kế chủ chốt có thể phân phối rộng rãi cho
người dùng;
+ Người dùng có thể được trao trách nhiệm huấn luyện và thiết đặt;
+ Người dùng có thể chịu trách nhiệm kiểm soát thay đổi, dừng lại tất cả những thay
đổi vô nghĩa với hệ thống một khi đặc tả thiết kế cuối cùng đã được hoàn tất.
● Vượt qua sự chống đối của người dùng
Một vài giải pháp vượt qua sự chống đối của người dùng bao gồm:
+ Sự tham dự của người dùng (để khêu gợi ra cam kết, cải tiến thiết kế);
+ Đào tạo người dùng (huấn luyện);
19



+ Bó buộc quản lý (đưa ra các chỉ thị, chính sách);
+ Khuyến khích người dùng
3.2.5 Nâng cao hiệu quả công tác truyền đạt thông tin
Trong quá trình truyền thông có thể xảy ra trường hợp thiếu thông tin, điều này
không phải do thiếu nguồn mà do thông tin không được truyền đạt, hoặc truyền đạt không
đầy đủ, kịp thời, thông tin không được phản hồi hoặc phản hồi méo mó, xuyên tạc. Điều này
dẫn tới làm giảm hiệu quả của công tác quản lý, gây nên những phản ứng trái chiều trong tổ

chức.
Để công tác truyền đạt thông tin được hiệu quả, nhà quản lý có thể thực hiện một số
biện pháp sau:
● Tăng cường thông tin phản hồi
● Thiết lập kênh thông tin rõ ràng.
● Nhắc nhở.
● Sử dụng ngôn ngữ đơn giản.
● Biện pháp hạn chế sự quá tải thông tin: Tăng khả năng xử lý thông tin, giảm lượng
thông tin cung cấp hoặc kết hợp cả hai phương án.
Hiện tại, ở Công ty ĐTHN3 đang sử dụng phần mềm hệ thống văn phòng điện tử
Eoffice. Đây là phần mềm ứng dụng được áp dụng trong công tác điều hành SXKD quản
lý văn bản, quản lý công việc của Lãnh đạo VNPT Hà Nội và các đơn vị trực thuộc.Tuy
nhiên, với sự phát triển mạnh về thông tin di động trên nền tảng hệ thống công nghệ 3G,
thiết bị smartphone cùng với những ứng dụng đi kèm, phần mềm cần được cải tiến nâng
cấp để có thể sử dụng được trên thiết bị di động này. Làm được điều này sẽ giúp cho thông
tin được cập nhật và xử lý tức thời (realtime), không bị gián đoạn, nâng cao hiệu quả của
công tác quản lý.

20



KẾT LUẬN
Công tác ĐTXDCB tại Công ty ĐTHN3 trong những năm vừa qua đã gặp phải một
số vấn đề về kế hoạch vốn, quản lý vật tư, tiến độ và quyết toán công trình. Nguyên nhân
chủ yếu của những vấn đề này có liên quan đến HTTT quản lý. Trong khuôn khổ của một
đề tài nghiên cứu khoa học, với sự giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo TS.
Nguyễn Phú Hưng, tác giả đã mô tả và xây dựng khái quát bức tranh toàn cảnh về công tác
QLDA ĐTXDCB và HTTT QLDA ĐTXDCB tại Công ty ĐTHN3, mà chưa có công trình
nào nghiên cứu một cách tổng thể về vấn đề này, xác định một số nguyên nhân chính ảnh

hưởng đến công tác ĐTXDCB tại Công ty ĐTHN3, đó là:
● Sự quan tâm của Lãnh đạo đối với việc phát triển HTTT QLDA ĐTXDCB;
● Thiếu một cơ chế chính sách rõ ràng trong việc thu thập và cập nhật thông tin, số
liệu;
● Thiếu một CSDL thống nhất và đầy đủ trong lĩnh vực ĐTXDCB
● Chưa có một chương trình phần mềm dùng chung về ĐTXDCB cho các bộ phận
liên quan
● Đội ngũ cán bộ làm công tác thông tin
Bằng cách tìm hiểu những vấn đề lý luận cơ bản về đầu tư, QLDA và HTTT quản lý
và xem xét kinh nghiệm xây dựng và vận hành HTTT của một số đơn vị, tác giả đề xuất một
số nhóm giải pháp về nâng cao nhận thức về HTTT quản lý trong công tác quản lý
ĐTXDCB, nâng cao chất lượng thu thập thông tin, hoàn thiện CSDL dự án và phần mềm
ứng dụng, giải pháp đối với người dùng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác truyền đạt
thông tin
Luận văn tuy được nghiên cứu với đối tượng là HTTT QLDA ĐTXDCB tại Công ty
ĐTHN3, nhưng những kết quả mà đề tài nghiên cứu đề xuất có thể được ứng dụng rộng rãi
tại các công ty của VNPT HÀ NỘI cũng như cho VNPT HÀ NỘI trong lĩnh vực ĐTXDCB.