10 điều cần biết khi giao tiếp thuyết trình

10 điều cần chú ý khi giao tiếp bằng ngôn ngữ
TS. Lê Thị Thu Hằng – Khoa QTKD – HVNH - - 0912040295
1. Âm điệu: dễ nghe, không cao giọng quá.
2. Âm lượng: vừa phải
3. Tốc độ: vừa phải
4. Sử dụng từ ngữ lịch sự và phát âm chuẩn.
5. Dùng từ: Cảm ơn, xin lỗi đúng lúc.
6. Nói rõ ràng và ngắn gọn.
7. Dùng lời hay ý đẹp.
NÊN
10 điều cần chú ý khi giao tiếp bằng ngôn ngữ
KHÔNG NÊN
1. Cướp lời người đang nói.
2. Nói thao thao bất tuyệt.
3. Quanh co, dài dòng.
4. Nói quá nhanh, quá chậm, quá to, quá nhỏ.
5. Thì thầm với người khác trong đám đông.
6. Vừa ăn vừa nói
7. Dùng ngôn ngữ quá bóng bảy, quá suồng sã, từ lóng.
8. Dùng những từ đệm không cần thiết.
9. Nhắn tin, nghe điện thoại để người khác phải chờ.
10. Giọng khích bác, chạm vào lòng tự ái của người khác.
10 điều cần chú ý khi giao tiếp phi ngôn ngữ
TS. Lê Thị Thu Hằng – Khoa QTKD – HVNH - - 0912040295
1. Ánh mắt
2. Nét mặt
3. Nụ cười
4. Ăn mặc, trang điểm và phụ trang
5. Tư thế và động tác
6. Khoảng cách
7. Vị trí

8. Kiểu bàn ghế
10 điều cần chú ý để lắng nghe hiệu quả
TS. Lê Thị Thu Hằng – Khoa QTKD – HVNH - - 0912040295
1. Tập trung các giác quan
2. Chú ý biểu lộ sự quan tâm
3. Hiểu đúng ý trong ngôn ngữ, cử chỉ, cảm xúc của người nói
4. Im lặng, dừng nói khi cần thiết
5. Nhắc lại đúng ý của đối tượng GT bằng ngôn ngữ của mình
6. Biết hỏi làm rõ ý
7. Ghi chép, tóm tắt cẩn thận thông tin thu thập được
8. Không ngắt lời người đang nói,
9. Biết xen vào giữa lời người nói các từ: dạ, vâng ạ, em hiểu…
10. Không tỏ ra nóng vội trong giao tiếp
10 điều cần chú ý khi đặt câu hỏi
TS. Lê Thị Thu Hằng – Khoa QTKD – HVNH - - 0912040295
1. Xác định rõ mục đích đặt câu hỏi
2. Đặt câu hỏi ngắn gọn, dễ hiểu
3. Tìm hiểu thông tin về đối tượng
4. Lắng nghe người trả lời
NÊN
10 điều cần chú ý khi đặt câu hỏi
1. Thuyết trình thay vì đặt câu hỏi
2. Hỏi để hạ phẩm giá của người khác
3. Hỏi nhằm khai thác và điều khiển đối tác
4. Không lắng nghe câu trả lời
5. Câu hỏi không phù hợp với đối tượng
6. Không nhằm mục đích lấy thông tin
7. Thời gian, không gian không hợp
8. Dài dòng không rõ mục đích
9. Hỏi theo suy nghĩ thắng – thua

KHÔNG NÊN
10 câu hỏi phỏng vấn thường gặp
Sử dụng mô hình 5W1H để đặt câu hỏi
TS. Lê Thị Thu Hằng – Khoa QTKD – HVNH - - 0912040295
10 điều cần chú ý khi giao tiếp qua điện thoại
TS. Lê Thị Thu Hằng – Khoa QTKD – HVNH - - 0912040295
1. Khi gọi điện thoại
2. Khi nghe điện thoại
3. Khi nhắn tin
Chú ý khi nghe điện thoại
TS. Lê Thị Thu Hằng – Khoa QTKD – HVNH - - 0912040295
1. Nhấc máy vào hồi chuông thứ 3.
2. Chào hỏi và tự xưng danh
3. Nếu phải chuyển cuộc gọi, cần chuyển đúng người
4. Nói ngắn gọn, rõ ràng, nhẹ nhàng
5. Tỏ ra nồng nhiệt, quan tâm
6. Đặt câu hỏi và trả lời chính xác.
7. Tỏ ra đang lắng nghe: Dạ, Vâng…
8. Xác nhận lại yêu cầu của người gọi
9. Hẹn trả lời (nếu không thể xử lí ngay)
10. Chào tạm biệt (nhớ gửi lời cảm ơn).
Chú ý khi gọi điện thoại
TS. Lê Thị Thu Hằng – Khoa QTKD – HVNH - - 0912040295
1. Quan tâm thời gian, thời điểm gọi
2. Chuẩn bị nhịp thở và giọng nói
3. Chào, giới thiệu bản thân
4. Lịch sự, khéo léo xác nhận tên, chức vụ người cần gặp
5. Chuẩn bị câu hỏi và lắng nghe
6. Ghi chép thông tin khi đàm thoại
7. Chú ý cách đặt câu hỏi

8. Nhắc lại nội dung chính đã được thống nhất
9. Thể hiện cảm xúc, chào và kết thúc đàm thoại
10. Để người nghe gác máy trước
Chú ý khi nhắn tin
TS. Lê Thị Thu Hằng – Khoa QTKD – HVNH - - 0912040295
1. Không nhắn tin khi đang nói chuyện
2. Ngôn ngữ trong sáng, lịch sự
3. Nội dung thông điệp rõ ràng, đầy đủ, ngắn gọn
4. Cách xưng hô phù hợp, lễ phép với người lớn tuổi
5. Chú ý thời gian gửi tin
6. Chú ý đối tượng nhận tin
7. Chú ý lỗi chính tả, lỗi câu
8. Nên nhắn tin có dấu
9. Đọc lại tin trước khi gửi
10. Trả lời tin nhắn sớm nhất có thể
10 điều cần chú ý dùng thư điện tử
TS. Lê Thị Thu Hằng – Khoa QTKD – HVNH - - 0912040295
1. Đặt tên địa chỉ email chuyên nghiệp
2. Trả lời email sớm nhất có thể
3. Đặt tiêu đề cho thư (bao quát được nội dung thư)
4. Nếu có file đính kèm phải đặt tên file rõ ràng
5. Cài chữ kí tự động
6. Chú ý cách sử dụng ngôn ngữ, cách trình bày, lỗi chính tả
7. Đọc lại thư trước khi gửi
8. Khi thay đổi địa chỉ email phải báo
9. Nên cài thư trả lời tự động
10. Tuân thủ cấu trúc cơ bản của 1 bức thư
10 điều cần chú ý để làm việc nhóm hiệu quả
TS. Lê Thị Thu Hằng – Khoa QTKD – HVNH - - 0912040295
1. Có 1 nhóm trưởng

2. Có mục tiêu chung
3. Các thành viên phải có sự tương tác hiệu quả
4. Nhóm phải hoạt động dựa trên quy tắc
5. Vai trò, trách nhiệm rõ ràng của các thành viên
6. Đặt ra các quy định trong truyền thông nhóm
7. Giải quyết xung đột
8. Có các tiêu chí đánh giá rõ ràng
Câu 1:
Ngôn ngữ cơ thể là một công cụ giao tiếp
quan trọng.
Đáp án: ĐÚNG.
Giải thích: Nêu các công cụ của giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể
và phân tích, chứng minh: Ngôn ngữ cơ thể là một công cụ giao
tiếp quan trọng
TS. Lê Thị Thu Hằng – Khoa QTKD – HVNH - - 0912040295
Câu 2:
Trong tổ chức, mạng đan chéo được sử dụng phổ
biến nhất.
Đáp án: SAI.
Giải thích: Nêu 5 mạng thông tin trong tổ chức. Giải thích: mạng
hỗn hợp được sử dụng phổ biến nhất vì là sự tổng hợp các mạng
giao tiếp khác như: dây chuyền, ngôi sao, hình tròn, đan chéo.
TS. Lê Thị Thu Hằng – Khoa QTKD – HVNH - - 0912040295
Câu 3:
Lối nói thẳng nên được sử dụng rộng rãi trong giao
tiếp vì nó giúp truyền tải những thông điệp ngắn
gọn, rõ ràng, tránh hiểu lầm.
Đáp án: SAI.
Giải thích: Nêu 4 phong cách ngôn ngữ. Giải thích: nói thẳng có
ưu điểm là tiết kiệm được thời gian, đối tượng rất nhanh chóng

hiểu được ý của người nói, người viết, tức là đảm bảo tính chính
xác của thông tin. Tuy nhiên, trong nhiều tình huống, nói thẳng
thiếu tế nhị và làm đối tượng khó chịu, khó chấp nhận thông tin
mà chúng ta đưa ra, nhất là khi thông tin đó là điều mà người
nghe không mong đợi.
TS. Lê Thị Thu Hằng – Khoa QTKD – HVNH - - 0912040295
Câu 4:
Kỹ năng bộc lộ sự quan tâm rất cần thiết
trong lắng nghe hiệu quả
Đáp án: ĐÚNG.
Giải thích: Qua tư thế, điệu bộ, cử chỉ, ánh mắt của mình, bạn
thể hiện sự quan tâm của mình đến người đối thoại và lời nói của
họ
+ Tư thế dấn thân: nghiêng người về phía người đối thoại
+ Tiếp xúc bằng mắt
+ Các động tác, cử chỉ đáp ứng như: gật đầu, động tác của tay
TS. Lê Thị Thu Hằng – Khoa QTKD – HVNH - - 0912040295
Câu 5:
Câu hỏi mở là câu hỏi mà người hỏi cung cấp sẵn
các phương án trả lời
Đáp án: SAI
Giải thích: Câu hỏi mở là câu hỏi là loại câu hỏi mà người được
hỏi tự đưa ra câu trả lời. Câu hỏi đóng là loại câu hỏi mà người
hỏi đưa sẵn các phương án trả lời cho người được hỏi lựa chọn.
TS. Lê Thị Thu Hằng – Khoa QTKD – HVNH - - 0912040295
Câu 6:
Tính hoàn chỉnh là một nguyên tắc quan trọng khi
viết thư
Đáp án: ĐÚNG
Giải thích: Nêu các nguyên tắc cơ bản khi viết thư. Phân tích cấu

trúc của một lá thư
TS. Lê Thị Thu Hằng – Khoa QTKD – HVNH - - 0912040295