Chuyên đề tốt nghiệp Ứng dụng tin học trong công tác văn thư lưu trữ tại Công ty CP Đầu tư phát triển Du lịch biển Tiên Sa

Cọng taùc vn thổ lổu trổợ
LèI M ệU
óứ Doanh nghióỷp khọng chỏỷm chỏn trong vióỷc họỹi nhỏỷp vồùi nóửn
kinh tóỳ thở trổồỡng cuợng nhổ caùc õồn vở haỡnh chờnh sổỷ nghióỷp khọng lỏm vaỡo
tỗnh traỷng trỗ tróỷ vaỡ laỷc hỏỷu õoỡi hoới caùc cồ quan cỏửn coù mọỹt mọ hỗnh quaớn lyù
chỷt cheợ bũng vn baớn, vn baớn coù vai troỡ rỏỳt quan troỹng trong lộnh vổỷc vn
phoỡng noù bao gọửm thọng tin chờnh trở, kinh tóỳ, xaợ họỹi, phaùp lyù vaỡ quaớn lyù.
Moỹi cồ quan õóửu sổớ duỷng vn baớn nhổ mọỹt phổồng tióỷn hổợu hióỷu õóứ thổỷc
hióỷn vaỡ truyóửn õaỷt caùc quyóỳt õởnh thổỷc hióỷn tọỳt cọng taùc vn thổ lổu trổợ.
Cọng taùc vn thổ laỡ mọỹt mỷt gừn lióửn vồùi bọỹ quaớn lyù vaỡ nọỹi dung
quan troỹng trong hoaỷt õọỹng cuớa cồ quan. Nhổ vỏỷy, cọng taùc vn thổ coù aớnh
hổồớng trổỷc tióỳp õóỳn chỏỳt lổồỹng quaớn lyù Nhaỡ nổồùc cuớa cồ quan, tọứ chổùc.
Cọng taùc lổu trổợ laỡ lốnh vổỷc hoaỷt õọỹng quaớn lyù Nhaỡ nổồùc bao gọửm tỏỳt
caớ nhổợng vỏỳn õóử lión quan õóỳn lyù luỏỷn thổỷc tióựn vaỡ phaùp chóỳ cuớa vióỷc thổỷc
hióỷn caùc khỏu nghióỷp vuỷ nhũm thu nhỏỷp, baớo quaớn vaỡ sổớ duỷng coù hióỷu quaớ
taỡi lióỷu lổu trổợ.
Cuỡng vồùi sổỷ phaùt trióứn cuớa khoa hoỹc kyợ thuỏỷt, hióỷn nay maùy vi tờnh
õaợ trồớ thaỡnh cọng cuỷ cỏửn thióỳt cho hỏửu hóỳt caùc lộnh vổỷc. ọỳi vồùi cọng taùc
vn thổ lổu trổợ maùy tờnh giuùp chuùng ta thu thỏỷp, xổớ lyù thọng tin mọỹt caùch
nhanh choùng, chờnh xaùc, baớo quaớn vaỡ sổớ duỷng taỡi lióỷu coù hióỷu quaớ. Vỗ vỏỷy
vióỷc tin hoỹc hoùa trong cọng taùc vn phoỡng laỡ rỏỳt cỏửn thióỳt. Tin hoỹc hoùa laỡm
tng nng suỏỳt lao õọỹng, nỏng cao hióỷu quaớ cọng vióỷc vaỡ laỡ cọng cuỷ quaớn lyù
hióỷu quaớ cho caùc hóỷ thọỳng quaớn lyù thọng tin. Nhỏỷn bióỳt õổồỹc tỏửm quan
troỹng naỡy em õaợ choỹn õóử taỡi ặẽng duỷng tin hoỹc trong cọng taùc vn thổ lổu
trổợ õóứ nghión cổùu trong thồỡi gian thổỷc tỏỷp ồớ Cọng ty CP ỏửu tổ phaùt trióứn
Du lởch bióứn Tión Sa.
SVTH: aỡo Thở Thuớy - Lồùp : 80TCV
Trang
1
Cọng taùc vn thổ lổu trổợ
Nghión cổùu õóử taỡi ặẽng duỷng tin hoỹc trong cọng taùc vn thổ lổu trổợ

vồùi muỷc õờch xỏy dổỷng chổồng trỗnh bũng ngọn ngổợ Access giuùp ngổồỡi sổớ
duỷng coù thóứ cỏỷp nhỏỷt, thọỳng kó, tỗm kióỳm, lổu trổợ, cọng vn õi õóỳn mọỹt caùch
nhanh choùng vaỡ chờnh xaùc nhũm tióỳt kióỷm thồỡi gian, nỏng cao hióỷu quaớ
cọng vióỷc. Bón caỷnh õoù em coù õióửu kióỷn taùc nghióỷp nhổợng kióỳn thổùc õaợ
õổồỹc hoỹc ồớ trổồỡng, õỷc bióỷt laỡ nghióỷp vuỷ vn thổ lổu trổợ vaỡo thổỷc tóỳ vaỡ tổỡ
thổỷc tóỳ õoù cho em ruùt ra õổồỹc nhổợng kinh nghióỷm vóử chuyón mọn nghióỷp vuỷ
cuớa mọỹt nhỏn vión vn phoỡng.
óử taỡi õổồỹc nghión cổùu trong phaỷm vi cuớa mọỹt õồn vở Cọng ty CP
ỏửu tổ phaùt trióứn Du lởch bióứn Tión Sa vồùi phổồng phaùp hoỹc hoới kinh
nghióỷm thổỷc tóỳ, tọứng hồỹp caùc kióỳn thổùc õaợ õổồỹc hoỹc õóứ hoaỡn thaỡnh õóử taỡi
thổỷc tỏỷp.
Thổỷc tỏỷp tọỳt nghióỷp laỡ khoaớng thồỡi gian cuọỳi cuỡng trong quyợ thồỡi
gian õaỡo taỷo cuớa khoùa hoỹc. Khoaớng thồỡi gian õoù õaợ giuùp em tỏỷp laỡm quen
vồùi thổỷc tóỳ, bióỳn lyù thuyóỳt thaỡnh thổỷc haỡnh. ỏy laỡ cồ sồớ giuùp em reỡn luyóỷn
kyợ nng nghóử nghióỷp sau naỡy.
Baùo caùo thổỷc tỏỷp tọỳt nghióỷp cuớa em gọửm nhổợng phỏửn chờnh sau õỏy:
Phỏửn I. Cồ sồớ lyù luỏỷn chuyón õóử.
Phỏửn II: Thổỷc traỷng hoaỷt õọỹng cọng taùc vn thổ lổu trổợ taỷi Cọng ty
CP ỏửu tổ phaùt trióứn Du lởch bióứn Tión Sa.
Em xin chỏn thaỡnh caớm ồn Cọ Dổồng Thỗn cuỡng caùc cọ chuù trong
vn phoỡng Cọng ty CP ỏửu tổ phaùt trióứn Du lởch bióứn Tión Sa õaợ giuùp õồợ
em trong thồỡi gian thổỷc tỏỷp.
aỡ Nụng, ngaỡy thaùng nm 2010
Sinh vión
thổỷc hióỷn
SVTH: aỡo Thở Thuớy - Lồùp : 80TCV
Trang
2
Cäng taïc vàn thæ læu træî
Âaìo Thë Thuíy-Låïp

08 TCV
SVTH: Âaìo Thë Thuíy - Låïp : 80TCV
Trang
3
Cọng taùc vn thổ lổu trổợ
PHệN I
C S LYẽ LUN CUA CHUYN ệ
A. Cọng taùc vn thổ lổu trổợ.
I. Cọng taùc vn thổ.
Cọng taùc vn thổ laỡ hoaỷt õọỹng baớo õaớm thọng tin bũng vn baớn phuỷc
vuỷ cọng taùc quaớn lyù, gọửm toaỡn b caùc cọng vióỷc vóử xỏy dổỷng vn baớn, ban
haỡnh vn baớn vaỡ tọứ chổùc quaớn lyù, giaới quyóỳt vn baớn hoaỡn thaỡnh trong hoaỷt
õọỹng cuớa caùc cồ quan tọứ chổùc. Bón caỷnh õoù, cọng taùc vn thổ coỡn laỡ hoaỷt
õọỹng baớo quaớn vaỡ sổớ duỷng con dỏỳu.
Cọng taùc vn thổ bao gọửm nhổợng nọỹi dung dổồùi õỏy:
1. Xỏy dổỷng vaỡ ban haỡnh vn baớn.
a. Quy trỗnh soaỷn thaớo van baớn.
* Quaù trỗnh chuỏứn bở.
óứ soaỷn thaớo mọỹt vn thaớo chuùng ta cỏửn phaới chuỏn bở nhổợng cọng
vióỷc nhổ sau:
- Xaùc õởnh vỏỳn õóử: ỏy laỡ cọng vióỷc õỏửu tión õóứ xaùc õởnh nọỹi dung
cuớa vn baớn õổồỹc soaỷn thaớo, khi xaùc õởnh vỏỳn õóử cỏửn phaới xaùc õởnh muỷc
õờch ban haỡnh vn baớn; thồỡi gian ban haỡnh vn baớn; vỏỳn õóử giaới quyóỳt trong
vn baớn; õọỳi tổồỹng giaới quyóỳt trong vn baớn; hióỷu lổỷc cuớa vn baớn.
- Xaùc õởnh tón loaỷi vn baớn: óứ xaùc õởnh muỷc õờch ban haỡnh vn baớn,
chuùng ta phaới choỹn õổồỹc loaỷi vn baớn phuỡ hồỹp vồùi muỷc õờch giaới quyóỳt cọng
vióỷc.Mọựi vn baớn coù mọỹt tón rióng , mọỹt taùc duỷng vaỡ keỡm theo laỡ mọỹt mỏựu
cuỷ thóứ cuớa vn baớn õoù. Vỗ vỏỷy xaùc õởnh õổồỹc tón loaỷi cuớa vn baớn cuợng coù
nghộa laỡ xaùc õởnh õổồỹc khung vaỡ kóỳt cỏỳu cuớa vn baớn thờch hồỹp vồùi muỷc
õờch ban haỡnh vn baớn giuùp cho vióỷc giaới quyóỳt cọng vióỷc õaỷt hióỷu quaớ cao

vaỡ õuùng muỷc õờch.
SVTH: aỡo Thở Thuớy - Lồùp : 80TCV
Trang
4
Cọng taùc vn thổ lổu trổợ
- Thu thỏỷp thọng tin: Mọựi vn baớn õóửu phaới coù sọỳ lióỷu, chổùng tổỡ, sổỷ
vióỷc, cn cổù phaùp lyù. où laỡ nhổợng thọng tin cỏửn thióỳt cho vióỷc soaỷn thaớo vn
baớn. Caùc thọng tin õoù phaới õổồỹc thu thỏỷp mọỹt caùch õỏửy õuớ, khaùch quan,
chờnh xaùc.
Coù 3 loaỷi thọng tin cỏửn thu thỏỷp:
+ Thọng tin nguyón từc: Laỡ nhổợng quy õởnh coù tờnh phaùp lyù trong caùc
vn baớn phaùp quy vóử mọỹt vỏỳn õóử cuỷ thóứ naỡo õoù.
+ Thọng tin tióỳn õọỹ: Thu thỏỷp tổỡ nhổợng họử sồ cọng vióỷc cuớa ngổồỡi
theo gioới trổỷc tióỳp õóứ tióỳp tuỷc tióỳn trỗnh cọng vióỷc õang thổỷc hióỷn vaỡ xaùc
õởnh nọỹi dung tióỳp theo cuớa vn baớn phaới soaỷn thaớo. Loaỷi thọng tin naỡy õaớm
baớo cho nọỹi dung vn baớn khọng truỡng lỷp vồùi caùc vn baớn õaợ ban haỡnh
trổồùc hay õaớo lọỹn quaù trỗnh giaới quyóỳt cọng vióỷc hióỷn taỷi.
+ Thọng tin thổỷc tóỳ: Laỡ nhổợng hoaỡn caớnh, yóỳu tọỳ, sổỷ vióỷc chuớ quan
hay khaùch quan seợ taùc õọỹng vaỡo vỏỳn õóử hay cọng vióỷc coù lión quan õóỳn vn
baớn khi õổồỹc ban haỡnh. Nhổợng thọng tin naỡy seợ taùc õọỹng vaỡo cọng vióỷc hay
vỏỳn õóử maỡ vn baớn õổồỹc soaỷn thaớo ra.
- Hỗnh thaỡnh õóử cổồng chi tióỳt: Vióỷc vióỳt õóử cổồng chi tióỳt trổồùc khi
soaỷn thaớo vn baớn seợ taỷo õóứ ngổồỡi vióỳt sừp xóỳp yù tổù, nọỹi dung õóứ vn baớn
õổồỹc soaỷn thaớo ra õuùng muỷc õờch ban haỡnh vn baớn, õóứ truyóửn õaỷt nọỹi dung,
õaớo baớo cồ sồớ phaùp lyù cho caùc vỏỳn õóử trong nọỹi dung cuớa vn baớn.
* Quaù trỗnh soaỷn thaớo vn baớn:
- Soaỷn thaớo vn baớn.
- Duyóỷt laỷi hỗnh thổùc vaỡ nọỹi dung cuớa vn baớn.
- aùnh maùy vaỡ sao in vn baớn.
- Trỗnh kyù vn baớn.

- oùng dỏỳu hióỷu lổỷc vn baớn.
SVTH: aỡo Thở Thuớy - Lồùp : 80TCV
Trang
5
Cäng tạc vàn thỉ lỉu trỉỵ
b. Thãø thỉïc vàn bn.
Thãø thỉïc vàn bn l táûp håüp cạc thnh pháưn ca mäüt vàn bn âỉåüc
trçnh by theo mäüt cáúu trục nháút âënh v mang mäüt nghéa thäng tin ph
håüp, nhàòm tảo âiãưu kiãûn thûn låüi cho viãûc sỉí dủng vàn bn v thãø hiãûn giạ
trë phạp l v hiãûu lỉûc thi hnh ca vàn bn.
Thãø thỉïc vàn bn hnh chênh âỉåüc quy âënh tải Thäng tỉ Liãn tëch säú
55/TTLT-BNV-VPCV ngy 06/5/2005 ca Bäü Näüi vủ v Vàn phng Chênh
ph vãư viãûc hỉåïng dáùn thãø thỉïc v k thût soản tho vàn.
Máùu chỉỵ v thãø thỉïc vàn bn:
1. Qúc hiãûu: Qúc hiãûu thãø hiãûn tãn nỉåïc, chãú âäü chênh trë v
mủc tiãu cạch mảng ca âáút nỉåïc.
2. Tãn cå quan, täø chỉïc ban hnh vàn bn: L tạc gi ca
vàn bn, l cå quan ban hnh vàn bn.
3. Säú, k hiãûu ca vàn bn: L tạc gi ca vàn bn phủc vủ cho
ban hnh, âàng k v tra tçm vàn bn.
+ Säú vàn bn l säú thỉï tỉû ca mäùi vàn bn âỉåüc ban hng v âàng k
trong mäüt cå quan trong nàm;
+ K hiãûu vàn bn l chỉỵ viãút tàõt ca tãn loải vàn bn v chỉỵ viãút ca
tãn âån vë täø chỉïc hồûc cå quan ban hnh vàn bn.
4. Âëa danh v ngy, thạng, nàm ban hnh vàn bn: Biãøu
thë cå quan lm ra vàn bn âọng åí âáu, vàn bn âỉåüc ban hnh ngy no.
+ Âëa danh l nåi cå quan lm ra vàn bn.
+ Ngy thạng l ngy phạt hnh vàn bn.
5. Tãn loải v trêch úu näüi dung ca vàn bn: Biãøu thë hiãûu
lỉûc qun l v näüi dung váún âãư m vàn bn cáưn âãư cáûp âãún; trạch nhiãûm ca

cå quan nháûn vàn bn âäúi våïi váún âãư m vàn bn âãư cáûp âãún.
+ Tãn loải v tãn gi ca mäùi vàn bn.
+ Trêch úu l mäüt cáu ngàõn gn phn ạnh chênh xạc näüi dung ca
vàn bn.
SVTH: Âo Thë Thy - Låïp : 80TCV
Trang
6
Cäng tạc vàn thỉ lỉu trỉỵ
6. Näüi dung vàn bn:
L pháưn dng âãø trçnh by cạc váún âãư âỉåüc âãư cáûp âãún trong vàn bn.
7. Chỉỵ k:
L thnh pháưn biãøu thë hiãûu lỉûc phạp l ca vàn bn v ngỉåìi chëu
trạch nhiãûm vãư näüi dung vàn bn.
8. Dáúu ca cå quan, täø chỉïc:
L thnh pháøn bo âm tênh håüp phạp ca vàn bn.
9. Nåi nháûn:
L thnh pháưn ghi r cå quan hồûc cạ nhán nháûn vàn bn v cọ trạch
nhiãûm thi hnh hồûc gii quút vàn bn.
10. Âëa chè liãn lảc ca cå quan täø chỉïc:
L cạc thäng tin vãư âëa chè, âiãûn thoải, säú fax, email v website ca
cå quan.
*
Så âäư bäú trê cạc thnh pháưn thãø thỉïc vàn bn.
Theo thäng tỉ Liãn tëch säú: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngy
06/5/2005 ca Bäü Näüi Vủ v Vàn phng Chạnh ph.
(Trãn mäüt trang A4: 210mm x 297 mm).
*
Ghi chụ: - Âäúi våïi vàn bn cọ tãn loải khi khäng xút hiãûn mủc
(5b).
- Âäúi våïi vàn bn khäng cọ tãn loải thç khäng xút hiãûn

mủc (5a).
SVTH: Âo Thë Thy - Låïp : 80TCV
Trang
7
Cọng taùc vn thổ lổu trổợ
SVTH: aỡo Thở Thuớy - Lồùp : 80TCV
Trang
8
TN C QUAN BAN HAèNH
(2)
QUC HIU (1)
Sọỳ, kyù hióỷu (3)
ởa danh, ngaỡy thaùng nm (4)
Trờch yóỳu (5b)
ọỹ mỏỷt, õọỹ
khỏứn (nóỳu coù)
Nồi nhỏỷn (9a)
Tón loaỷi vaỡ trờch yóỳu nọỹi dung vn baớn (5a)
NĩI DUNG
Nồi nhỏỷn: (9b)
* Tón ngổồỡi õaùnh
sọỳ maùy vaỡ sọỳ baớn
(nóỳu coù)
Quyóửn haỷn, chổùc vuỷ ngổồỡi kyù (7)
Dỏỳu cồ
quan
(8)
Chổợ kyù
Hoỹ vaỡ tón ngổồỡi kyù
ởa chố, sọỳ õióỷn thoaỷi, sọỳ Fax. Email, Website cuớa cồ quan, tọứ chổùc (10)

20-25 mm
mm
35
-
30
mm
20
-
15
20-25 mm
Cọng taùc vn thổ lổu trổợ
c. Thỏứm quyóửn ban haỡnh vn baớn.
*
ọỳi vồùi vn baớn quy phaỷm phaùp luỏỷt.
Cn cổù vaỡo Hióỳn phaùp vaỡ Luỏỷt ban haỡnh caùc vn baớn quy phaỷm phaùp
luỏỷt hióỷn haỡnh, caùc cồ quan Nhaỡ nổồùc õổồỹc ban haỡnh caùc hỗnh thổùc vn baớn
quy phaỷm phaùp luỏỷt dổồùi õỏy.
- Quọỳc họỹi: Hióỳn phaùp, luỏỷt vaỡ Nghở quyóỳt (ióửu 84, ióửu 115 Hióỳn
phaùp 1992).
- Uyớ ban thổồỡng vuỷ quọỳc họỹi: Phaùp lóỷnh vaỡ nghở quyóỳt (ióửu
91, õióửu 93 Hióỳn phaùp 1992).
- Chuớ tởch nổồùc: Lóỷnh, Quyóỳt õởnh (ióửu 106 Hióỳn phaùp 1992).
- Chờnh phuớ: Nghở quyóỳt, Nghở õởnh (ióửu 115 Hióỳn phaùp 1992).
- Thuớ tổồùng chờnh phuớ: Quyóỳt õởnh, Chố thở (ióửu 115 Hióỳn phaùp 1992).
- Bọỹ trổồớng, Thuớ trổồớng cồ quan ngang Bọỹ vaỡ cồ quan thuọỹc
Chờnh phuớ: Quyóỳt õởnh, Chố thở, Thọng tổ (ióửu 116 Hióỳn phaùp 1992).
- Họỹi õọửng nhỏn dỏn caùc cỏỳp: Quyóỳt õởnh, Chố thở thi haỡnh
trong phaỷm vi õởa phổồng (ióửu 124 Hióỳn phaùp 1992).
- Họỹi õọửng Thỏứm phaùn Toaỡ aùn nhỏn dỏn tọỳi cao: Nghở quyóỳt
(ióửu 17 luỏỷt baỡn haỡnh vn baớn quy phaỷm phaùp luỏỷt ngaỡy 23/11/1996).

- Vióỷn trổồớng vióỷn kióứm soaùt nhỏn dỏn tọỳi cao: Quyóỳt õởnh, Chố thở,
Thọng tổ.
* ọỳi vồùi vn baớn haỡnh chờnh.
Tỏỳt caớ caùc cồ quan õóửu coù thỏứm quyóửn ban haỡnh caùc vn baớn nhổ:
Quyóỳt õởnh (caùc bióỷt), Chố thở (caù bióỷt), Thọng caùo, Thọng baùo, Chổồng
trỗnh, Kóỳ hoaỷch, Phổồng aùn, óử aùn, Baùo caùo, Bión baớn, Tồỡ trỗnh, Hồỹp õọửng,
Cọng vn, Cọng õióỷn, Giỏỳy chổùng nhỏỷn, Giỏỳy uyớ nhióỷm, Giỏỳy mồỡi, Giỏỳy
giồùi thióỷu, Giỏỳy nghố pheùp, Giỏỳy bión nhỏỷ họử sồ, Phióỳu gổới, Phióỳu chuyóứn.
SVTH: aỡo Thở Thuớy - Lồùp : 80TCV
Trang
9
Cọng taùc vn thổ lổu trổợ
2. Tọứ chổùc quaớn lyù bn baớn õi.
Tỏỳt caớ caùc loaỷi vn baớn do cồ quan ban haỡnh ra õóứ quaớn lyù, õióửu haỡnh
cọng vióỷc theo chổùc nng, nhióỷm vuỷm quyóửn haỷn cuớa mỗnh õổồỹc gổới õóỳn
caùc õọỳi tổồỹng lión quan goỹi laỡ vn baớn õi.
óứ quaớn lyù tióỳn õọỹ hoaỷt õọỹng cuớa cồ quan, taỷo õióửu kióỷn thuỏỷn lồỹi
cho vióỷc tra tỗm thọng tin chuùng ta phaới tọứ chổùc quaớn lyù vn baớn õi mọỹt
caùch chờnh xaùc kởp thồỡi. Nghióỷp vuỷ quaớn lyù vn baớn õi õổồỹc thổỷc hióỷn theo
trỗnh tổỷ sau:
a.Trỗnh kyù vn baớn:
Cọng vióỷc naỡy õổồỹc thổỷc hióỷn sau khi vn baớn õaợ õổồỹc õaùnh maùy,
sao chuỷp, in dỏỳu cho vn thổ hoỷc chuyón vión caùc phoỡng ban thổỷc hióỷn tuyỡ
thuọỹc vaỡo thỏứm quyóửn, chổùc nng cuớa mọựi ngổồỡi.
b. Kióứm tra thóứ thổùc, hỗnh thổùc vaỡ kyợ thuỏỷt trỗnh baỡy, ghi sọỳ, kyù hióỷu,
ngaỡy thaùng cuớa vn baớn.
* Kióứm tra thóứ thổùc, hỗnh thổùc vaỡ kyợ thuỏỷt trỗnh baỡy vn baớn.
ỏy laỡ cọng vióỷc bừt buọỹc phaới thổỷc hióỷn trổồùc khi chuyóứn giao vn
baớn õóỳn caùc õọỳi tổồỹng lión quan. Cọng vióỷc naỡy giao cho bọỹ phỏỷn vn thổ
thổỷc hióỷn nhióỷm vuỷ laỡ raỡ soaùt laỷi lỏửn cuọỳi caùc thóứ thổùc vn baớn theo quy

õởnh hióỷn haỡnh.
Cồ sồớ õóứ kióứm tra thóứ thổùc vn baớn dổỷa vaỡo Thọng tổ Lión tởch sọỳ
55/2005/TTLT - BNV -VPCP ngaỡy 06/5/2005 cuớa Bọỹ Nọỹi vuỷ vaỡ Vn
phoỡng Chờnh Phuớ vóử vióỷc hổồùng dỏựn thóứ thổùc vaỡ kyợ thuỏỷt soaỷn thaớo vn baớn
vaỡ Nghở õởnh sọỳ 110/2004/N-CP ngaỡy 8/4 cuớa Vn phoỡng Chờnh phuớ vóử
cọng taùc vn thổ.
SVTH: aỡo Thở Thuớy - Lồùp : 80TCV
Trang
10
Cọng taùc vn thổ lổu trổợ
* Ghi sọỳ, kyù hióỷu, ngaỡy thaùng cuớa vn baớn.\
Mọựi vn baớn õổồỹc ghi mọỹt sọỳ vaỡ mọỹt ngaỡy nhỏỳt õởnh, tờnh tổỡ sọỳ 01
ngaỡy 01 thaùng 01õóỳn sọỳ cuọỳi cuỡng laỡ ngaỡy 31 thaùng 12 haỡng nm.
Nóỳu ồớ cồ quan, õồn vở vióỷc õng kyù vaỡ quaớn lyù vn baớn theo tổỡng thóứ
loaỷi thỗ thổỷc hióỷn vióỷc õaùnh sọỳ rióng theo tổỡng thóứ loaỷi vn baớn. Chúng haỷn,
tồỡ trỗnh bừt õỏửu tổỡ sọỳ 01 ngaỡy 01 thaùng 01
- ọỳi vồùi vn baớn quy phaỷm phaùp luỏỷt vióỷc õaùnh sọỳ õổồỹc quy õởnh
nhổ sau:
Sọỳ: /nm ban haỡnh/tón loaỷi vn baớn - Tón cồ quan ban haỡnh.
Vờ duỷ: Sọỳ 12/TB-VT
Cồ sồớ õóứ ghi sọứ cho vn baớn phuỷ thuọỹc vaỡo sọỳ trong sọứ quaớn lyù vn
baớn õi.
Ngaỡy thaùng vn baớn laỡ ngaỡy vn baớn õổồỹc kyù chờnh thổùc, laỡ ngaỡy vn
baớn coù hióỷu lổỷc.
Caùch ghi ngaỡy thaùng vn baớn: Ghi sọỳ vn baớn tổỡ sọỳ 01 õóỳn 09,
ngaỡy 01 õóỳn ngaỡy 09 vaỡ thaùng 01 õóỳn thaùng 02 õóửu phaới thóm sọỳ 0 trổồùc
caùc sọỳ, ngaỡy vaỡ thaùng õoù õóứ traùnh nhỏửm lỏựn coù thóứ xaớy ra nhổ ngaỡy 01 thaỡnh
ngaỡy 11 thaùng 02 thaỡnh thaùng 12
c. aùnh dỏỳu cồ quan vaỡ dỏỳu mổùc õọỹ khỏứn, mỏỷt nóỳu coù.
Caùc cồ quan õổồỹc sổớ duỷng con dỏỳu nhũm khúng õởnh giaù trở phaùp lyù

cuớa vn baớn, thuớ tuỷc haỡnh chờnh trong quan hóỷ giao dởch giổợa caùc cồ quan,
caùc tọứ chổùc vaỡ cọng dỏn.\
Tỏửm quan troỹng, nguyón từc õoùng dỏỳu vaỡ vióỷc banro quaớn sổớ duỷng
dỏỳu õổồỹc trỗnh baỡy roợ ồớ phỏửn quaớn lyù vaỡ sổớ duỷng con dỏỳu.
SVTH: aỡo Thở Thuớy - Lồùp : 80TCV
Trang
11
Cäng tạc vàn thỉ lỉu trỉỵ
d. Âàng k vàn bn âi.
Trỉåïc khi chuøn giao vàn bn âi bàõt büc phi thỉûc hiãûn viãûc âàng
k vàn bn. Cọ thãø âàng k vàn bn vo säø hồûc âàng k vo mạy tênh.
Thäng thỉåìng vàn bn âi âỉåüc âàng k vo mäüt säú thäúng nháút trỉåìng
håüp nhỉỵng cå quan låïn, säú lỉåüng vàn bn nhiãưu v do giạ trë phạp l ca
tỉìng vàn bn thç cọ thãø âàng k riãng nhỉ säø âàng k vàn âi (máût), säø âàng
k vàn bn âi (thỉåìng), säø âàng k vàn bn quy phảm phạp lût. Vç váûy tu
theo säú lỉåüng vàn bn âi ca cå quan êt hay nhiãưu m láûp säø âàng k cho
ph håüp.
Vãư ngun tàõc, táút c cạc vàn bn âi âãưu âỉåüc âàng k vo säø theo
máùu in sàơn mäüt cạch r rng, âụng v âáưy â cạc cäüt mủc theo quy âënh.
Khi âàng k khäng dng bụt chç, bụt â, khäng dáûp xoạ hồûc viãút tàõt nhỉỵng
tỉì êt thäng dủng, dãù gáy nãn cho viãûc nháưm láùn, khọ cho viãûc tra tçm
* Âàng k vo säø:
* Bça säø âỉåüc trçnh by nhỉ máùu sau:
SVTH: Âo Thë Thy - Låïp : 80TCV
Trang
12
TÃN CÅ QUAN CH QUN
TÃN CÅ QUAN BAN
HNH
Nàm

SÄÚ ÂÀNG K VÀN BN
ÂI
Tỉì säú: âãún säú
Tỉì ngy: âãún ngy
Cäng tạc vàn thỉ lỉu trỉỵ
* Näüi dung bãn tong ca säø âàng k vàn bn âi nhỉ sau:
Ngy
thạng
vàn
bn
Säú v
k hiãûn
vàn
bn
Tãn
loải v
trêch
úu näüi
dung
vàn
bn
Nåi
nháûn
vàn
bn
Säú
lỉåüng
vàn
bn
Nåi giỉỵ

vàn
bn
Ghi
chụ
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
- Cäüt (1): Ghi ngy thạng nàm vàn bn âỉåüc k, âọng dáúu v âàng
k vo säø;
- Cäüt 2: Ghi säø v k hiãûu ca vàn bn theo cạch âạnh säú ca cå quan.
- Cäüt 3: Ghi tãn gi, trêch úu näüi dung ca vàn bn â âỉåüc ghi trãn
vàn bn.
- Cäüt 4: Ghi tãn cå quan, âån vë hồûc cạ nhán nháûn vàn bn â âỉåüc
ghi trãn vàn bn.
- Cäüt 5: Ghi säú lỉåüng vàn bn âỉåüc ban hnh.
- Cäüt 6: Ghi r tãn âån vë hồûc cạ nhán nháûn vàn bn.
- Cäüt 7: Ghi cạc dáúu hiãûu thäng tin khạc ngoi cạc úu täú â ghi åí cäüt 6.
Âäúi våïi cạc vàn bn máût thç phi âàng k v bo qun riãng. Säø âàng
k vàn bn máût giäúng nhỉ säø âàng k vàn bn thỉåìng chè thãm cäüt “Mỉïc
âäü máût” sau cäüt “Tãn loải v trêch úu näüi dung vàn bn”. Trỉåìng håüp cå
quan cọ säú lỉåüng êt vàn bn thç cọ thãø âàng k vàn bn máût vo säø chung
våïi vàn bn thỉåìng nhỉng phi ghi åí cäüt ghi chụ dáúu hiãûu máût âãø tiãûn theo
di, kiãøm tra v bo qun.
*
Âàng k vàn bn bàòng mạy vi tênh.
Viãûc âàng k qun l vàn bn bàòng mạy vi tênh hiãûn nay âỉåüc thỉûc
hiãûn theo cäng vàn säú 608/TLTN-TTNC, ngy 19/11/1999 ca Củc Lỉu trỉỵ
SVTH: Âo Thë Thy - Låïp : 80TCV
Trang
13
Cọng taùc vn thổ lổu trổợ
Nhaỡ nổồùc ban haỡnh Hổồùng dỏựn ổùng duỷng Cọng nghóỷ Thọng tin trong cọng

taùc vn thổ lổu trổợ.
SVTH: aỡo Thở Thuớy - Lồùp : 80TCV
Trang
14
Cọng taùc vn thổ lổu trổợ
C. Chuyóứn giao vn baớn õi.
Nguyón từc khi chuyóứn giao vn baớn õi.
- Chuyóứn giao vn baớn õuùng vồùi nồi nhỏỷn vn baớn.
- Nhổợng vn baớn coù dỏỳu hióỷu chố mổùc õọỹ khỏứn phaới õổồỹc chuyóứn trổồùc;
- Nhổợng vn baớn coù nọỹi dung quan troỹng phaới keỡm phióỳu õóứ kióứm tra.
*
Chuyóứn giao vn baớn õi theo caùc bổồùc sau:
Bổồùc 1:
Choỹn bỗ vn baớn.
Tuyỡ vaỡo sọỳ lổồỹng tồỡ vn baớn nhióửu hay ờt õóứ lổỷa choỹn phong bỗ cho
phuỡ hồỹp.
*
Mỏựu phong bỗ õổồỹc trỗnh baỡy nhổ sau:
Ghi chuù:
- Khi gỏỳp vn baớn vaỡo bỗ thổ thỗ gỏỳp laỡm 4, mỷt chổợ gỏỳp vaỡo bón trong.
- ọỳi vồùi vn baớn mỏỷt phaới laỡm 2 bỗ.
+ Bỗ trong: Ghi roớ sọỳ, kyù hióỷu vn baớn, tón ngổồỡi nhỏỷn vn baớn, õoùng
dỏỳu chố mổùc õọỹ mỏỷt.
+ Bỗ ngoaỡi: Ghi nhổ gổới taỡi lióỷu thổồỡng nhổng phaới õoùng dỏỳu chố kyù
hióỷu mổùc õọỹ mỏỷt dổồùi sọỳ vaỡ kyù hióỷu vn baớn.
SVTH: aỡo Thở Thuớy - Lồùp : 80TCV
Trang
15
Tón cồ quan:
ởa chố:

Sọỳ, kyù hióỷu vn baớn
Kờnh gổới: - Tón cồ quan, õồn vở, caù nhỏn nhỏỷn vn baớn
- ởa chố cuớa ngổồỡi nhỏỷn
Dỏỳu mỏỷt, khỏứn, hoaớ tọỳc( nóỳu coù)
Tem
A B
Dỏỳu kyù hióỷu mổùc õọỹ tuyóỷt mỏỷt Dỏỳu kyù hióỷu mổùc õọỹ tọỳi mỏỷt Dỏỳu kyù hióỷu mổùc õọỹ mỏỷt
C
Cọng taùc vn thổ lổu trổợ
Bổồùc 2: Gổới vn baớn õi
ng kyù vaỡo sọứ chuyóứn giao vn baớn õi vaỡ thổỷc hióỷn vióỷc chuyóứn
vn baớn õi.
Khi õng chuyóứn vn baớn õi cỏửn lỏỷp sọứ chuyóứn giao vn baớn.
Sọứ chuyóứn giao vn baớn õi trong cồ quan:
Bỗa sọứ õổồỹc trỗnh baỡy giọỳng nhổ bỗa sọứ õng kyù õi chố õọứi tỏn tổỡ sọứ
õng kyù sọứ vn baớn õi thaỡnh sọứ chuyóứn giao vn baớn õi trong cồ quan .
Nọỹi dung bón trong cuớa sọứ chuyóứn giao vn baớn õi
trong cồ quan nhổ sau:
Ngaỡy
thaùng
chuyóứ
n
Sọỳ vaỡ kyù
hióỷu vn baớn
(hoỷc sọỳ
phióỳu gổới
chuyóứn phióỳu
)
Sọỳ lổồỹng
vn baớn

(hoỷc sọỳ
lổồỹng
bỗ )
Nồi nhỏỷn
vn baớn
hay bỗ
Kyù
nhỏỷn
Ghi chuù
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Caùch ghi caùc cọỹt nhổ sau:
- Cọỹt 1 :Ghi ngaỡy thaùng nm chuyóứn vn baớn ;
- Cọỹt 2 :Ghi sọứ vaỡ kyù hióỷu vn baớn coù trón vn baớn hoỷc sọỳ lổồỹng
phong bỗ vn baớn;
- Cọỹt 3 :Ghi sọỳ lổồỹng vn baớn ;
- Cọỹt 4 :Ghi tón õồn vở hoỷc caù nhỏn nhỏỷn vn baớn;
- Cọỹt 5 :Caù nhỏn trổỷc tióỳp nhỏỷn vn baớn kyù nhỏỷn vaỡo cọỹt naỡy ;
- Cọỹt 6 :Ghi caùc dỏỳu hióỷu thọng tin khaùc ngoaỡi yóỳu tọỳ ghi ồớ 5 cọỹt trón ;
Chuù yù: ọỳi vồùi nhổợng vn baớn coù nọỹi dung quan troỹng hoỷc coù
dỏỳu hióỷu mỏỷtkhi chuyóứn õi nhỏỳt thióỳt phaới keỡm phióỳu giổớ õóứ tióỷn cho
vióỷc kióứm tra ,theo doợi trong quaù trỗnh xổớ lyù ,giaới quyóỳt .
Mỏựu phióỳu gồới:
SVTH: aỡo Thở Thuớy - Lồùp : 80TCV
Trang
16
:.
TAẽC GIA
Sọỳ : (1) /PG (2)
QUC HIU
(3) ngaỡy thaùng nm

PHIU GặI
Kờnh gổới: (4)
Nọỹi dung: (5)
Ngổồỡi kyù nhỏỷn:
Ngaỡy : (7) (6)
Cọng taùc vn thổ lổu trổợ
(1):Sọỳ phióỳu gổới;
(2):Tón cồ quan ban haỡnh phióỳu gổới;
(3):ởa danh;
(4):ồn vở ,caù nhỏn nhỏỷn vn baớn ;
(5):Nọỹi dung vn baớn;
(6):Thỏứm quyóửn kyù vaỡ õoùng dỏỳu;
(7):Ngaỡy thaùng nm nhỏỷn phióỳu gổới.

Gồới vn baớn õi qua bổu õióỷn
Bỗa sọứ õổồỹc trỗnh baỡy giọỳng nhổ bỗa sọứ õổồỹc chuyóứn giao vn
baớn õi trong cồ quan chố õọứi tón tổỡ Sọứ chuyóứn giao vn baớn õi trong cồ
quan thaỡnh Sọứ chuyóứn giao vn baớn õi trong bổu õióỷn.
Nọỹi dung bón trong sọứ chuyóứn giao vn baớn õi trong
bổu õióỷn:
Ngaỡy thaùng
chuyóứn
Sọỳ vaỡ kyù hióỷu
bũng vn baớn
Sọỳ lổồỹng bỗ
vn baớn
Kyù nhỏỷn
(1) (2) (3) (4)
Cọỹt 1 : Ghi roợ ngaỡy thaùng chuyóứn giao vn baớn .
Cọỹt 2 :Ghi sọứ ,kyù hióỷu vn baớn hoỷc sọứ kyù gổới.

Cọỹt 3 :Ghi sọỳ lổồỹng bỗ vn baớn.
Cọỹt 4 :Caùn bọỹ nhỏn vión bổu õióỷn kyù vaỡ õoùng dỏỳu bổu õióỷn.
f. Sừp õỷt vaỡ quaớn lyù vn baớn lổu:
- Sừp xóỳp: Cỏửn sừp xóỳp caùc vn baớn lổu mọỹt caùch khoa hoỹc, dóự tra
tỗm. Vn baớn naỡo coù sọỳ nhoớ, ngaỡy thaùng trổồùc thỗ sừp xóỳp lón trón vn baớn
naỡo coù sọỳ lồùn, ngaỡy thaùng sau thỗ sừp xóỳp xuọỳng dổồùi.
SVTH: aỡo Thở Thuớy - Lồùp : 80TCV
Trang
17
Cọng taùc vn thổ lổu trổợ
- Baớo quaớn: Nhỏn vión vn thổ coù traùch nhióỷm baớo quaớn caùc tỏỷp vn
baớn lổu õóỳn khi nọỹp vaỡo lổu trổợ cồ quan.
SVTH: aỡo Thở Thuớy - Lồùp : 80TCV
Trang
18
Cäng tạc vàn thỉ lỉu trỉỵ
3. Täø chỉïc qun l v gii quút vàn bn âãún:
Vàn bn âãún l táút c cạc vàn bn tỉì cå quan ngoi gỉíi âãún bàòng con
âỉåìng trỉûc tiãúp hay nhỉỵng ti liãûu quan trng do cạ nhán mang tỉì häüi nghë
vãư hồûc qua con âỉåìng bỉu âiãûn.
a. Ngun tàõc chung khi tiãúp nháûn vàn bn âãún:
- Táút c cạc vàn bn âãún âãưu phi âàng k vo säø qun l thäúng nháút åí vàn thỉ.
- Sau khi tiãúp nháûn vàn bn âãún vàn thỉ chuøn cho th trỉåíng
Phng täø chỉïc Hnh chênh hồûc th trỉåíng cå quan sng lc thäng tin.
- Vàn thỉ phi xỉí l vàn bn nhanh chọng, chênh xạc v bê máût.
b. Näüi dung v nghiãûp vủ täø chỉïc qun l gii quút vàn
bn âi.
* Tiãúp nháûn vàn bn âãún:
- Kiãøm tra: Khi nháûn vàn bn âãún ngỉåìi trỉûc tiãúp nháûn vàn bn kiãøm tra
xem cọ âụng vàn bn gỉíi cho cå quan mçnh khäng, phong bç cọ cn ngun vẻn

khäng.
- Phán loải så bäü: Sau khi nháûn vàn bn vàn thỉ cáưn phán ra xem loải
no phi âàng k, loải no khäng phi âàng k.
+ Loải phi âàng k: Táút c cạc vàn bn, giáúy tåì gỉíi cho cå quan (ghi
tãn cå quan, tãn âån vë täø chỉïc trong cå quan) gỉíi cho Th trỉåíng cå quan
hồûc nhỉỵng ngỉåìi cọ chỉïc vủ lnh âảo trong cå quan (ghi chỉïc danh hồûc
ghi âêch danh ca h).
+ Loải khäng phi âàng k: Táút c cạc thỉ tỉì riãng, sạch bạo, tảp chê, bn
tin
- Bọc bç vàn bn:
SVTH: Âo Thë Thy - Låïp : 80TCV
Trang
19
Cäng tạc vàn thỉ lỉu trỉỵ
+ Nhỉỵng phong bç cọ dáúu hiãûu chè mỉïc âäü “kháøn” phi âỉåüc bc
ngay sau khi nháûn. Khi bọc bç thç xọc vàn bn vãư phêa cå quan ban hnh,
càõt vàn bn åí phêa âáưu tem.
+ Vàn bn thỉåìng: Sau khi phán loải vàn bn, tiãưn hnh bọc bç, láúy
vàn bn ra phi nhẻ tay khäng lm rạch vàn bn, âäúi chiãúu säú, k hiãûu vàn
bn â âỉåüc ghi åí ngoi phong bç, k hiãûu â âỉåüc ghi trãn tỉìng vàn bn.
+ Vàn bn máût: Sau khi bọc bç ngoi tháúy dáúu hiãûu chè mỉïc âäü máût,
nãúu âỉåüc cå quan phán cäng bọc bç, âàng k vàn bn máût thç tiãún hnh bọc
bç nhỉ âäúi våïi vàn bn thỉåìng. Nãúu cå quan khäng phán cäng nhiãûm vủ
bọc bç, âàng k vàn bn máût thç chè bọc bç ngoi, bç trong giỉỵ ngun,
khäng âỉåüc bọc, v phi chuøn c bç cho ngỉåìi cọ trạch nhiãûm bọc bç
âàng k vàn bn máût
+ Âàng k vàn bn âãún:
- Âọng dáúu âãún, ghi säø âãún, ghi ngy âãún.
* Máùu dáúu âãún:
Tãn cå quan nháûn vàn bn

ÂÃÚN
Säú âãún:
Ngy âãún:
Chuøn:
Lỉu häư så säú:
* Dáúu âãún gäưm cạc pháưn nhỉ sau:
+ Säú âãún: L säú thỉï tỉû âàng k ca cạc vàn bn âãún cå quan (vàn bn
m cå quan nháûn âỉåüc) trong 01 nàm hồûc 01 nhiãûm k, säú âãún âỉåüc ghi
liãn tủc tỉì 01 cho vàn bn no âãún cå quan såïm nháút v âãún säú cúi cng
cho vàn bn no âãún cå quan mün nháút trong 01 nàm hồûc 01 nhiãûm k.
+ Ngy âãún: L ngy cå quan nháûn âỉåüc vàn bn v âàng k.
SVTH: Âo Thë Thy - Låïp : 80TCV
Trang
20
5 cm
3 cm
Cọng taùc vn thổ lổu trổợ
+ Chuyóứn: Thuớ trổồớng hoỷc ngổồỡi õổồỹc giao phuỷ traùch cọng taùc vn
thổ cuớa cồ quan ghi yù kióỳn phỏn phọỳi vn baớn õóỳn õồn vở (hoỷc caù nhỏn) coù
traùch nhióỷm giaới quyóỳt.
+ Lổu họử sồ sọỳ: Vn baớn õổồỹc lổu taỷi họử sồ maùy.
Caùch õoùng dỏỳu õóỳn: oùng dỏỳu õóỳn cỏửn õoùng roợ raỡng, thọỳng nhỏỳt
vaỡo khoaớng giỏỳy phờa trón goùc traùi, phỏửn lóử vn baớn, dổồùi phỏửn sọỳ vaỡ kyù
hióỷu (vồùi nhổợng vn baớn coù tón loaỷi) hoỷc õoùng ồớ khoaớng giỏỳy trừng giổợa
taùc giaớ vn baớn vaỡ Quọỳc hióỷu phờa trón.
* ng kyù vn baớn õóỳn: Tuyỡ theo sọỳ lổồỹng vn baớn õóỳn cuớa cồ quan
nhióửu hay ờt maỡ lỏỷp caùc sọứ õng kyù cho phuỡ hồỹp. Nóỳu cồ quan coù sọỳ lổồỹng
vn baớn õóỳn nhióửu thỗ lỏỷp caùc sọứ õng kyù vn baớn õóỳn nhổ sau:
- Sọứ õng kyù caùc vn baớn quy phaỷm phaùp luỏỷt.
- Sọứ õng kyù vn baớn mỏỷt.

- Sọứ õng kyù vn baớn thổồỡng cuớa caùc cồ quan gổới õóỳn.
- Sọứ õng kyù õồn thổ.
Nóỳu cồ quan coù sọỳ lổồỹng vn baớn õóỳn ờt thỗ chố cỏửn lỏỷp caùc sọứ vn
baớn õóỳn nhổ sau:
- Sọứ õng kyù vn baớn mỏỷt.
- Sọứ õng kyù chung cho tỏỳt caớ caùc vn baớn gổới õóỳn cồ quan.
Sau õỏy laỡ mỏựu õng kyù vn baớn õóỳn do Cuỷc lổu trổợ nhaỡ nổồùc quy õởnh.
Bỗa sọứ õổồỹc trỗnh baỡy giọỳng nhổ sọứ õng kyù vn baớn õi chố õọứi tón
thaỡnh: Sọứ õng kyù vn baớn õóỳn.
SVTH: aỡo Thở Thuớy - Lồùp : 80TCV
Trang
21
Cäng tạc vàn thỉ lỉu trỉỵ
* Näüi dung bãn trong säø gäưm cọ cạc cäüt mủc sau:
Ng
y
âãún
Säú
âãú
n
Nå
i
gỉíi
và
n
b
n
Säú
k
hiãû

u
vàn
bn
Ng
y
thạn
g
vàn
bn
Tãn loải
v trêch
úu näüi
dung
vàn bn
Lỉ
u
häư
så
säú
Nåi
nháûn
hồûc
ngỉåì
i
nháûn
Ngy
chuøn
giao
Ngỉåìi
nháûn k

Ghi chụ
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10
)
(11
)
Cạch ghi cạc cäüt trong säø:
- Cäüt 1: Ghi ngy nháûn vàn bn v âàng k.
- Cäüt 2: Ghi säú thỉï tỉû vàn bn âãún.
- Cäüt 3: Ghi tạc gi ca vàn bn, khäng phi ghi tãn cå quan ch qun.
- Cäüt 4: Ghi theo säú v k hiãûu â ghi trãn vàn bn.
- Cäüt 5: Ghi theo ngy, thạng, nàm â ghi trãn vàn bn.
- Cäüt 6: Ghi tãn hồûc trêch úu näüi dung â ghi trãn vàn bn.
- Cäüt 7: Ghi häư så lỉu theo danh mủc häư så ca cå quan âån vë.
- Cäüt 8: Ghi tãn âån vë (cạ nhán) nháûn vàn bn theo kiãún phán phäúi
ca ngỉåìi phủ trạch cäng tạc vàn thỉ ca cå quan.
- Cäüt 9: Ghi ngy, thạng chuøn giao vàn bn.
- Cäüt 10: Ngỉåìi trỉûc tiãúp nháûn vàn bn k nháûn, sau khi â nháûn vàn bn.
- Cäüt 11: Ghi chẹp nhỉỵng âiãưu cáưn thiãút khạc (vàn bn khäng cọ säú v k
hiãûu, khäng cọ ngy, thạng, khäng cọ trêch úu, vàn bn l bn sao ).
* Säø âàng k vàn bn âãún máût: Giäúng nhỉ säø âàng k vàn bn âãún
thỉåìng chè thãm cäüt mỉïc âäü “máût” sau cäüt “tãn loải v trêch úu näüi dung
vàn bn”. Bça säø giäúng nhỉ bça säø âàng k vàn bn âãún thỉåìng.
* Säø âàng k âån thỉ âỉåüc trçnh by theo máùu sau:
SVTH: Âo Thë Thy - Låïp : 80TCV
Trang
22
Cọng taùc vn thổ lổu trổợ
Bỗa sọứ giọỳng nhổ sọứ õng kyù vn baớn, chố õọứi tón thaỡnh Sọứ õng kyù õồn, thổ.
SVTH: aỡo Thở Thuớy - Lồùp : 80TCV
Trang

23
Cọng taùc vn thổ lổu trổợ
* Phỏửn õng kyù bón trong cuớa sọứ õng kyù õồn, thổ gọửm 8
cọỹt:
Ngaỡ
y
õóỳn
Sọỳ
õóỳ
n
Hoỹ tón,
õởa chố
cuớa ngổồỡi
gổới
Ngaỡy
thaùng
cuớa õồn
thổ
Trờch yóỳu
nọỹi dung
cuớa õồn
thổ
ồn vở
(ngổồỡi) nhỏỷn
giaới quyóỳt
Nọỹi dung
giaới quyóỳt/
sọỳ kyù hióỷu
cọng vn traớ
lồỡi

Ghi
chuù
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Caùch ghi caùc cọỹt trong sọứ õng kyù õồn thổ:
- Cọỹt 1: Ghi ngaỡy nhỏỷn õổồỹc õồn, thổ vaỡ õng kyù.
- Cọỹt 2: Ghi sọỳ thổù tổỷ cuớa caùc õồn, thổ maỡ cồ quan nhỏỷn õổồỹc.
- Cọỹt 3: Ghi roợ raỡng, chờnh xaùc, õỏửy õuớ hoỹ tón, õởa chố ngổồỡi gổới õồn thổ.
- Cọỹt 4: Ghi theo ngaỡy, thaùng, nm õaợ õổồỹc ghi trón õồn thổ.
- Cọỹt 5: Ghi theo trờch yóỳu nọỹi dung õaợ ghi trón õồn thổ.
- Cọỹt 6: Ghi tón, õồn vở (caù nhỏn) nhỏỷn õồn, thổ õóứ giaới quyóỳt.
- Cọỹt 7: Ghi toùm từt nọỹi dung cuớa vn baớn giaới quyóỳt õồn, õoù (nóỳu coù
trờch yóỳu thỗ ghi trờch yóỳu) vaỡ sọỳ, kyù hióỷu vn baớn traớ lồỡi.
- Cọỹt 8: Ghi nhổợng õióửu cỏửn thióỳt khaùc, vờ duỷ: õồn, thổ lỏửn thổù mỏỳy
c. Phỏn phọỳi vaỡ chuyóứn giao vn baớn õóỳn:
* Trỗnh xin yù kióỳn phỏn phọỳi:
Sau khi boùc bỗ, õoùng dỏỳu õóỳn lón vn baớn nhỏn vión vn thổ õng kyù
mọỹt phỏửn vaỡo sọứ rọửi trỗnh lón cho thuớ trổồớng õóứ xin yù kióỳn phỏn phọỳi vn baớn.
* Chuyóứn giao vn baớn õóỳn:
- Tỏỳt caớ caùc vn baớn sau khi õaợ coù yù kióỳn laợnh õaỷo phaới chuyóứn ngay
õóỳn ngổồỡi coù traùch nhióỷm giaới quyóỳt.
- Vn baớn khỏứn phaới chuyóứn ngay õóỳn ngổồỡi nhỏỷn chỏỷm nhỏỳt laỡ 30
phuùt trong giồỡ haỡnh chờnh vaỡ 1 giồỡ ngoaỡi giồỡ haỡnh chờnh.
- Khi chuyóứn giao cỏửn phaới coù kyù nhỏỷn vaỡ õng kyù vaỡo sọứ chuyóứn
giao vn baớn theo mỏựu sau:
SVTH: aỡo Thở Thuớy - Lồùp : 80TCV
Trang
24
Cọng taùc vn thổ lổu trổợ
Bỗa sọứ giọỳng nhổ bỗa sọứ õng kyù vn baớn õi chố õọứi tón tổỡ Sọứ õng
kyù vn baớn õi thaỡnh sọứ chuyóứn giao vn baớn õóỳn.

SVTH: aỡo Thở Thuớy - Lồùp : 80TCV
Trang
25