quy trình chứng từ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và những giải pháp phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại công ty tnhh honour lane logistics việt nam

Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
QUY TRÌNH CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG HÓA
XUẤT NHẬP KHẨU VÀ NHỮNG GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN
HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG QUỐC TẾ
BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI
CÔNG TY TNHH HONOUR LANE LOGISTICS VIỆT NAM
GVHD: ThS. Nguyễn Phi Khanh
SVTH: Đặng Thị Ngọc Ánh
MSSV: 12H4010010
TP. Hồ Chí Minh, Tháng 6 Năm 2014
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 1
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên xin gửi đến quý thầy cô đang giảng dạy và làm việc tại trường
Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh, quý thầy cô khoa quản trị kinh doanh
cùng tập thể Bna Lãnh Đạo và cán bộ nhân viên Công ty TNHH Honour
Lane Logistics Việt Nam (Honour Lane Logistics Co., Ltd) lời chức sức
khỏe.
Em xin cảm ơn tất cả các thầy cô giáo trong trường đã dạy dỗ, giúp đỡ
và hướng dẫn tận tình cho em trong suốt thời gian em theo học tại trường.
Em xin cảm ơn thầy Nguyễn Phi Khanh đã hướng dẫn và giúp đỡ em
trong suốt quá trình thực tập để em có thể hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập
cuối khóa theo đúng thời gian và quy định của trường.
Em xin chân thành cảm ơn Công ty TNHH Honour Lane Logistics
Việt Nam, đơn vị đã nhận em vào thực tập và hướng dẫn tận tình cho em
trong suốt quá trình thực tập tại công ty.

Một lần nữa em xin chúc tất cả mọi người sức khỏe dồi dào và luôn
thành công trong công việc cũng như trong cuộc sống.
Em xin trân trọng kính chào !
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 2
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP




















Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 3
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 4
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
MỤC LỤC
Đề mục Trang
MỤC LỤC 5
LỜI MỞ ĐẦU 7
Chương 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH
HONOUR LANE LOGISTICS VIỆT NAM 9
1.1 Giới thiệu chung về công ty 9
1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Honour Lane
Logistics Việt Nam 9

1.3 Lĩnh vực hoạt động 10
1.4 Cơ cấu tổ chức các phòng ban chức năng 10
1.5. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 10
1.6. Thị trường của công ty 12
1.7. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 14
Chương 2: QUY TRÌNH CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG HÓA
XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH
HONOUR LANE LOGISTICS VIỆT NAM 16
2.1. Vai trò của bộ phận chứng từ trong công ty 16
2.2. Vai trò của bộ phận chứng từ với những cơ quan, doanh nghiệp ngoài
công ty 18
2.2.1 Quy trình nhập khẩu hàng hóa 19
2.2.2 Quy trình xuất hàng hóa nguyên container (FCL) 21
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 5
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
2.3. Nhiệm vụ của sinh viên thực tập 23
Chương 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG GIAO
NHẬN HÀNG HÓA QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
TNHH HONOUR LANE LOGISTICS VIỆT NAM 25
3.1. Giải pháp về thị trường 25
3.2. Giải pháp về loại hình dịch vụ giao nhận 27
3.3. Nâng cao chất lượng dịch vụ 28
3.4 Giải pháp về xúc tiến thương mại 28
3.5. Đào tạo và nâng cao nguồn nhân lực 29
3.6. Giải pháp về tổ chức quản lý 30
3.7. Hạn chế sự ảnh hưởng của tính thời vụ 30
Chương 4: KẾT LUẬN 33
TÀI LIỆU THAM KHẢO 34
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 6
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd

LỜI MỞ ĐẦU
Trong xu hướng hội nhập toàn cầu hiện nay, vận tải quốc tế đang ngày
càng thể hiện rõ vai trò là tiền đề, là điều kiện tiên quyết trong sự ra đời và
phát triển của thương mại quốc tế.
Với ưu thế là một trong số ít các quốc gia có tới 3260 km bờ biển
thuận tiện cho hoạt động vận tải quốc tế bằng đường biển, Việt Nam đã, đang
và ngày càng chú trọng phát triển các hoạt động này.
Là một ngành quan trọng trong vận tải quốc tế ra đời cách đây gần 500
năm tại Thụy Sỹ, có thể nói ngành giao nhận, đặc biệt là giao nhận bằng
đường biển đã có bề dày lịch sử và khẳng định sự tồn tại cũng như vai trò của
mình trong sự phát triển của kinh tế thế giới. Như chúng ta đều biết hoạt
động xuất nhập khẩu là một quá trình diễn ra đòi hỏi các doanh nghiệp phải
nắm vững nghiệp vụ và trình độ chuyên môn, từ khâu giao dịch đàm phán
đến khâu thực hiện giao nhận. Tất cả đều rất quan trọng và nó quyết định đến
sự thành công hay không của doanh nghiệp. Nhập khẩu đóng vai trò thúc đẩy
xuất khẩu, tạo đầu vào cho sản xuất hàng xuất khẩu, tạo điều kiện thuận lợi
để hang xuất khẩu Việt Nam vươn ra thị trường nước ngoài. Ngược lại, xuất
khẩu tạo nguồn vốn cho nhập khẩu, phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa –
hiện đại hóa đất nước. Một phần không thể thiếu trong nghiệp vụ xuất nhập
khẩu là quy trình giao nhận hang hóa. Đây là một khâu rất quan trọng đối với
những công ty xuất nhập khẩu. Thiếu nghiệp vụ này thì coi như hoạt động
mua bán trong nước cũng như ngoài nước không thể thực hiện được.
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Honour Lane Logistics
Việt Nam, nhận thức được tầm quan trọng của khâu giao nhận trong hoạt
động xuất nhập khẩu, cũng như muốn nâng cao kiến thức của bản thân để khi
tốt nghiệp có thể làm việc trong lĩnh vực này, em đã chọn đề tài “Quy trình
chứng từ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và những giải pháp phát triển
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 7
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển tại công ty TNHH

Honour Lane Logistics Việt Nam” để làm báo cáo thực tập.
Với phương pháp nghiên cứu là kết hợp các cơ sở lý luận và thực tế về
quy trình chứng từ xuất nhập khẩu bằng đường biển cùng với các phương
pháp so sánh, thống kê, phân tích,…Nhằm mục tiêu phân tích quy trình
chúng từ xuất nhập khẩu này tại công ty, từ đó đưa ra một số giải pháp để
phát triển hoạt động giao nhận này.
Trong quá trình thực tập, do kiến thức và thời gian có hạn nên chắc
chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót trong khi thực hiện báo cáo này. Vì
vậy, em rất mong nhận được sự giúp đỡ của quý thầy cô hướng dẫn thực tập,
cũng như các anh chị trong công ty TNHH Honour Lane Logistics Việt Nam,
để em có thể hoàn thành báo cáo một cách tốt nhất. Em xin chân thành cảm
ơn.
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 8
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH
HONOUR LANE LOGISTICS VIỆT NAM
1.1. Giới thiệu chung về công ty
ξ Tên công ty: công ty TNHH Honour Lane Logistics Việt Nam
ξ Tên tiếng Anh: Honour Lane Logistics Co., Ltd
ξ Địa chỉ: Phòng 12B3 Tòa nhà International Plaza, 343 Phạm Ngũ
Lão, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh
ξ Mã số thuế: 0305724550
ξ Số điện thoại: 84. 8. 6299 6299
ξ Fax: 84. 8. 6266 0988
ξ Website: www.hlsholding.com
ξ Email:
ξ Vốn điều lệ: 1.500.000.000 VND
1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Honour Lane
Logistics Việt Nam
Công ty Honour Lane Việt Nam là một công ty liên doanh, thuộc tập

đoàn Honour Lane Shipping của Hồng Kông. Đây là một trong những nhà
cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu trong ngành mậu dịch xuyên Thái Bình
Dương được thành lập năm 1997.
Địa chỉ trụ sở chính: Tower 2, Nina Tower, 8 Yeung Uk, Tsuen, N.T.,
Hong Kong
Tháng 5 năm 2008, Honour Lane Shipping mở chi nhánh tại Việt Nam
với tên gọi là công ty TNHH Honour Lane Việt Nam
Lúc mới thành lập, công ty chủ yếu làm hàng chỉ định từ công ty mẹ
và dịch vụ giao nhận hàng hóa cho các doanh nghiệp xuất khẩu tại Việt Nam
(xuất theo loại hình FOB), chưa có bộ phận kinh doanh hàng free-hand.
Tháng 10 năm 2008, công ty tuyển dụng bộ phận kinh doanh free-
hand.
Hiện nay công ty đang trên đà phát triển với nguồn nhân lực trẻ, năng
động và đầy tiềm năng.
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 9
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
1.3. Lĩnh vực hoạt động
Chuyên cung cấp các dịch vụ thu gom, hàng rời, hàng vận tải đường
biển và đường hàng không cả về xuất và nhập khẩu. Bên cạnh đó còn nhận
làm thủ tục hải quan, đại lý tàu biển và môi giới thuê tàu, dịch vụ chuyển tải,
chuyển phát nhanh, dịch vụ giao hàng từ cảng tới cảng (CY/CY), từ cảng tới
bờ (CY/RAMP), từ cảng tới cửa (CY/DR).
1.4. Cơ cấu tổ chức các phòng ban chức năng
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 10
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 11
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
1.5. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
 GIÁM ĐỐC:
Là người đứng đầu công ty, là đại diện pháp nhân của công ty trong quan

hệ làm ăn với đối tác, bạn hàng trong và ngoài nước. Xây dựng và thực hiện
chiến lược và kế hoạch phát triển của công ty. Điều hành hoạt động của công
ty và chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của công ty, quyết định mọi
chính sách và mục tiêu chiến lược, trực tiếp chỉ đạo công tác tài vụ, sử dụng
vốn, tố chức nhân sự,…của công ty tại Việt Nam theo chỉ thị của công ty mẹ.
 BỘ PHẬN KINH DOANH:
Trực tiếp thực hiện các kế hoạch kinh doanh của công ty. Xây dựng và
theo dõi thực hiện hoàn thành các chỉ tiêu đề ra. Thực hiện hợp đồng đại lý
và đưa ra chính sách phù hợp để thu hút khách hàng. Bộ phận này quản lý
quan hệ khách hàng, chăm sóc tìm kiếm khách hàng mới, giới thiệu và bán
giá cước vận chuyển quốc tế cho khách hàng. Thống kê tổng hợp, lưu trữ
thông tin các khách hàng hiện hữu và khách hàng tiềm năng có nhu cầu về
dịch vụ của công ty. Đồng thời, báo cáo chính xác và kịp thời tình hình kinh
doanh của bộ phận, đưa ra nhận xét và đánh giá cũng như đề xuất các biện
pháp ứng phó với các tình huống xảy ra trong giao dịch hằng ngày.
 BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH - KẾ TOÁN:
Chịu trách nhiệm cân đối tài chính kế toán. Kiểm tra các chứng từ kế toán có
lien quan đến hoạt động của các phòng ban. Xây dựng báo cáo tài chính về tình
hình thực tế thực hiện kế hoạch tài chính của công ty, cân đối lỗ/lãi,…. Thực hiện
xây dựng các mức chi phí của công ty. Quan hệ với ngân hàng và các tổ chức tài
chính.
Quản lý chung về trang thiết bị, tài sản cố định, cấp phát văn phòng phẩm, chịu
trách nhiệm quản lý hồ sơ, ký kết hợp đồng lao động, bảo hiểm, xây dựng kế hoạch
tiền lương, tiền thưởng cho nhân sự của công ty.
 BỘ PHẬN DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG:
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 12
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
Thường xuyên chăm sóc khách hàng , đặc biệt là khách hàng trung thành
phải có những chế độ ưu đãi hợp lý để họ yên tâm và hài lòng khi sử dụng
dịch vụ của công ty.

Tư vấn cho khách hàng về các hãng tàu/hãng hàng không tốt nhất, thường
xuyên kiểm tra giá tốt hoặc cập nhật giá mới nhất trong bảng giá cước tàu.
Cập nhật thông tin khách hàng cho đại lý và báo giá cho đại lý.
 BỘ PHẬN GIAO NHẬN - CHỨNG TỪ:
o Trưởng bộ phận chứng từ: Sẽ quản lý chung về chứng từ liên quan đến
nghiệp vụ giao nhận ngoại thương, gửi và nhận chứng từ hàng xuất và nhập
khẩu cho tất cả văn phòng hệ thống đại lý trong tập đoàn. Đào tạo và quản lý
nhân viên trong bộ phận, quản lý hệ thống chứng từ.
o Nhân viên làm bill: Phụ trách về phát hành bill cho khách hàng, hang tàu và
đại lý, gửi điện giao nhận hàng, gửi file ISF (Impor Security Filling)
o Nhân viên khai báo dữ liệu: Dành cho hàng xuất vào thị trường Mỹ, chịu
trách nhiệm khai báo AMS (Auto Manifest System) – hệ thống truyền dữ liệu
đến hải quan Mỹ, gửi Debit Note cho khách hàng (đề nghị thanh toán).
o Nhân viên booking: Liên hệ với các bộ phận booking để đặt chỗ trên tàu hay
máy bay khi có yêu cầu từ khách hàng, lấy booking gửi cho các bộ phận liên
quan.
1.6. Thị trường của công ty
Thị trường của công ty bao gồm:
Quảng Đông –
Trung Quốc
- Diên Điền - Xà Khẩu
- Hoàng Phố - Quảng Châu
- Nam Hải - Thuận Đức
- Phật Sơn - Trung Sơn
- Giang Môn
Các cảng biển
chính và các
thành phố khác
của Trung Quốc
- Hạ Môn - Phúc Châu

- Thượng Hải - Ninh Ba
- Thiên Tân - Thanh Đảo
- Đạt Liên
Châu Mỹ
- Canada - Nam Mỹ
- Trung Mỹ - Caribbean
- Panama - …
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 13
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
Châu Á – Thái
Bình Dương
- Hàn Quốc - Nhật Bản
- Thái Lan - Singapore
- Malaysia - Indonesia
- Philipines - Úc
- New Zealand
Các khu vực khác của châu Âu, Địa Trung Hải, Trung Đông,
Scandinavia, lục địa Ấn Độ, châu Phi, Pakistan,…
Với kinh nghiệm và lực lượng bán hàng tài năng của công ty, Honour
Lane đã tạo dựng và thiết lập mối quan hệ than thiết với nhiều hang tàu trên
thế giới, có thể kể đến như:
Tuyến đường
mậu dịch Châu
Mỹ
- MSC - MAERSK - COSCO
- EMC - UASC - WANHAI
- PIL - ZIM - HANJIN
- CSCL - APL - K-LINE
- YML - …
Tuyến đường

mậu dịch các
nước Châu Á
- MOL - CNC - WANHAI
- OOCL - APL - PIL
- CSCL - …
Tuyến đường
mậu dịch Viễn
Đông
- HANJIN - MAERSK - ZIM
- EMC - COSCO - APL
- PIL - CSCL - …
Nhờ vào hệ thống đại lý có mặt ở hầu hết các nước trên thế giới, với
giá cước cạnh tranh hơn so với những công ty khác, cùng với việc liên lạc
hằng ngày qua e-mail, điện thoại nên việc giao hàng đến tận nơi của người
nhận được thực hiện dễ dàng và thuận tiện. Với tiêu chí hàng hóa của khách
hàng luôn được công ty chăm sóc cho dù đó là chuyến hàng có số lượng lớn,
vài container hay chỉ là một vài khói hàng lẻ. Vì vậy nếu có xảy ra bất cứ rắc
rối nào, công ty đều sẽ tiến hành giải quyết nhanh nhất nhất có thể theo
hướng hạn chế tối đa những thiệt hại do các vấn đề đó gây ra.
1.7. Kết quả hoạt động kinh doanh
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2012 – 2013:
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 14
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
STT Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013
1 Doanh thu thuần về cung cấp dịch vụ
44.121.652.425
49.210.038.519
2 Giá vốn hàng bán
41.190.983.501
45.184.100.273

3 Lợi nhuận gộp
2.930.668.924
4.025.938.246
4 Chi phí
2.200.488.302
2.961.105.281
5 Lợi nhuận từ cung cấp dịch vụ
730.180.622
1.064.832.965
6 Doanh thu bất thường
6.123.450
5.002.174
7 Chi phí bất thường
936.000
721.000
8 Lợi nhuận bất thường
5.187.450
4.281.174
9 Tổng lợi nhuận trước thuế
735.368.072
1.069.114.139
10 Thuế thu nhập doanh nghiệp
183.842.018
267.278.535
11 Lợi nhuận sau thuế
551.526.054
801.835.604
(Nguồn: Phòng Hành chính – Kế toán)
Qua bảng số liệu trên ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công
ty ngày càng phát triển và mang lại hiệu quả rõ rệt.

Tổng lợi nhuận năm sau so với năng trước tăng 250.309.550 VND (tăng
45.38%) .
- Tổng doanh thu hằng năm tăng
- Đóng góp ngân sách nhà nức tăng
- Thu nhập bình quân đầu người của lao động trong công ty tăng, góp
phần gải quyết việc làm cho người lao động trong độ tuổi lao động
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 15
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG HÓA
XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH
HONOUR LANE LOGISTICS VIỆT NAM
2.1. Vai trò của bộ phận chứng từ trong công ty
Vai trò của bộ phận này là quản lý chung tất cả cấc vấn đề chứng từ
liên quan đến nghiệp vụ giao nhận ngoại thương. Bên cạnh đó, quản lý hệ
thống chứng từ cho hàng xuất và hàng nhập cho tất cả các văn phòng, đại
lý trong hệ thống tập đoàn.
ξ Nhân viên làm bill: phụ trách phát hành bill cho khách hàng,
hang tàu và đại lý, gửi điện giao nhận hàng và gửi file ISF
(Import Sercurity Filling – Kê khai an ninh dành cho nhà nhập
khẩu đến Mỹ)
ξ Nhân viên khai báo dữ liệu: Dành cho các mặt hàng xuất khẩu
vào thị trường Mỹ, chịu trách nhiệm khai báo AMS (Auto
Manifest System – Hệ thống truyền dữ liệu đến hải quan Mỹ);
gửi Debit Note (đề nghị thanh toán) cho khách hàng.
ξ Nhân viên booking: Liên hệ với các bộ phận booking để đặt chỗ
trên tàu hay máy bay khi có yêu cầu từ khách hàng, lấy booking
gửi cho các bộ phận liên quan.
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 16
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
Hình 1: Quy trình thực hiện công việc tại công ty:

Thông qua quy trình và cách thức công việc tại công ty (Hình 1) có thể
nhận thấy rõ hơn vai trò của bộ phận cũng như mối quan hệ giữa bộ phận này
với bộ phận khác trong công ty.
• Bước 1: Bộ phận kinh doanh bán giá cước tàu cho người bán (ở đây là
khách hàng). Khi thỏa thuận đã được chấp thuận thì sẽ ký kết hợp đồng
thực hiện dịch vụ.
• Bước 2: Bộ phận khách hàng nhận thông tin từ bộ phận kinh doanh về
người bán sẽ lien lạc với họ để gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking Request).
Người bán lúc này xem xét thời gian đóng hàng coi có kịp với thời
gian ghi trên Booking Request hay không. Nếu đồng ý thì sẽ gửi lại
thư xác nhận đặt chỗ (Booking Comfirm) cho bộ phận khách hàng. Tại
công ty Honour Lane, sẽ có 3 người chịu trách nhiệm làm công việc
này. Hai người phụ ttrachs những chuyến hàng đi Mỹ do số lượng
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 17
Bộ phận kinh
doanh
8
Bộ phận
chứng từ
5
3
6
94
72
1
1
4
Bộ phận
kế toán
Đại

lý
Hãng
tàu
Bộ phận
khách hàng
Người nhậnNgười
bán
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
hàng đi tuyến này rất nhiều. Còn một người phụ trách những tuyến
hàng đi đến những nơi khách ngoài Mỹ.
• Bước 3: Bộ phận khách hàng dựa trên yêu cầu của người bán, gửi cho
hang tàu một Booking Request để được sắp xếp chỗ trên tàu. Nếu phù
hợp với lịch trình tàu chạy thì sẽ gửi lại một Booking Comfirm xác
nhận đồng ý giữ chỗ cho hàng hóa đó.
• Bước 4: Khi người bán đóng hàng hóa xong chuẩn bị đưa lên tàu, sẽ
gửi SI (Shipment Instruction – Bnagr chỉ dẫn người giao hàng về thông
tin hàng hóa được đưa lên tàu) cho bộ phận chứng từ để họ có cơ sở
làm vận đơn. Sauk hi phát hành House B/L và nhận được Master B/L
từ hang tàu, bộ phận chứng từ sẽ cấp phát lại cho người bán.
• Bước 5: Bộ phận chứng từ gửi thông tin chi tiết hàng hóa cho hang tàu
để làm cơ sở phát hàng Master B/L gửi trả lại cho bộ phận chứng từ.
Tại công ty, các công việc trong bước 4 và bước 5 do hai nhân viên
thực hiện. Hai người này cũng phụ trách việc giao vận đơn cho khách
hàng khi họ tới công ty lấy.
• Bước 6: Bộ phận kế toán lấy thông tin xuất hóa đơn cho khách hàng
(tên, địa chỉ, mã số thuế). Kiểm tra trên hệ thống tài khoản ngân hàng
tự động về tình trạng thanh toán. Dựa trên hóa đơn do bộ phận kế toán
xuất, bộ phận chứng từ mới phát hành vận đơn (ở bước 5) cho khách
hàng đã thanh toán hóa đơn.
• Bước 7: Người bán sau khi giao hàng và nhận được bộ chứng từ từ

hãng tàu sẽ mâng bộ chứng từ đó gửi cho phía người mua để được
thanh toán (Hoặc mang tới ngân hàng hoặc gửi điện , tùy thuộc vào
thỏa thuận thanh toán giữa hai bên)
• Bước 8: Bộ phận chứng từ gửi thông tin lô hàng đã xuất đi cho đại lý
của mình ở nước của người mua để họ chuẩn bị nhận hàng hoặc khai
báo những thông tin cần thiết khác như AMS, FMC, ISF,…đối với
những lô hàng xuất quan Mỹ. Hai bên cũng dựa trên những thỏa thuận
để phận chia chi phí và lợi nhuận với nhau.
• Bước 9: Khi hàng hóa cập bến, đại lý sẽ gửi D/O tới người mua. Lúc
này người mua sẽ tới đại lý làm thủ tục để đi lấy hàng.
2.2. Vai trò của bộ phận chứng từ với những cơ quan, doanh nghiệp
ngoài công ty
Mối liên hệ giữa bộ phận chứng từ với khách hàng của công ty, hãng tàu,
Chi cục Hải quan, được thể hiện thông qua quy trình xuất, nhập hàng hóa tại
công ty.
2.2.1. Quy trình nhập khẩu hàng hóa
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 18
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
Hình 2: Quy trình nhập khẩu hàng hóa
ξ Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi hợp đồng được ký kết, bộ chứng từ sẽ được phía đối tác gửi
trực tiếp cho công ty để chuẩn bị làm thủ tục Hải quan. Tùy vào từng
loại mặt hàng sẽ có từng bộ chứng từ phù hợp, nhưng về cơ bản bộ
chứng từ người bán gửi cho công ty thường bao gồm:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa: 02 bản chính
- Hóa đơn thương mại: 03 bản chính
- Phiếu đóng gói hàng hóa: 03 bản chính
- Vận đơn đường biển: 01 bản chính
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): 01 bản chính
Sau khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên giao nhận của công ty sẽ

tiến hành kiểm tra về các điều khoản trong hợp đồng có giống với
những điều khoản đã thỏa thuận giữa công ty với khách hàng về tên
hàng, đơn giá, số lượng, phương thức thanh toán, phương tiện vận
chuyển,…Ngoài ra còn phải kiểm tra tính thống nhất của bộ chứng từ,
tính chính xác, rõ ràng, phù hợp với hợp đồng về tên hàng, số lượng,
giá trị, tên người nhận, người gửi, đơn giá, số kiện, trọng lượng, đơn vị
cấp C/O,…
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 19
Lấy lệnh
giao hàng
Khai báo
hải quan
điện tử
Nhận và
kiểm tra
bộ
chứng từ
Mở
tờ khai
Hải quan
Thông
quan và
nhận hàng
nhập khẩu
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
ξ Khai hải quan điện tử
Sau khi đã kiểm tra xong bộ chứng từ, nhân viên giao nhận tiến
hành khai báo hải quan điện tử. Tùy từng mặt hàng và loại hình nhập
khẩu mà trước khi khai báo, nhân viên giao nhận sẽ bổ sung thêm các
loại chứng từ và giấy phép theo yêu cầu của Tổng cục Hải quan Việt

Nam.
ξ Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)
Để lấy được hàng hóa, ngoài việc khai đúng thủ tục hải quan thì
còn cần có lệnh giao hàng do hãng tàu cung cấp. D/O là căn cứ quan
trọng bên cạnh tờ khai Hải quan để làm thủ tục lấy hàng. Vì vậy, ngay
khi nhận được thông báo hàng đến của hãng tàu, nhân viên phải nhanh
chóng lấy lệnh giao hàng để sau khi làm xong thủ tuch Hải quan thì có
thể lấy hàng ngay, giúp tránh được các khoản phí không cần thiết như
lưu container, lưu kho bãi,…
Các giấy tờ cần thiết để lấy D/O gồm: Giấy giwosi thiệu của nhà
nhập khẩu, vận đơn gốc hoặc Surrender B/L.
Khi nhân viên đến lấy lệnh, tùy từng hãng tàu mag đại lý hãng tàu
sẽ giao 3 đến 4 D/O và lưu lại một bản có chữ ký nhận của nhân viên
nhận lệnh sau khi nhân viên này đã đóng đầy đủ các khoản phí cần
thiết như phí chứng từ, phí vệ sinh container, phí xếp dỡ,…
Nhân viên của công ty sẽ viết giấy mượn nguyên container và đóng
tiền cược container theo bảng giá mượn container của hãng tàu. Sau
khi đã viết giấy mượn container thì hãng tàu sẽ đóng dấu “Giao thẳng”
lên D/O và đưa “Giấy hạ rỗng”. Phí container được hãng tàu thu trong
trường hợp khi lấy hàng hóa mà chủ hàng làm container bị hư hỏng thì
hãng tàu sẽ căn cứ vào mức độ hư hỏng mà yêu cầu bồi thường hoặc
trừ vào phí cược container (thường là khi mức bồi thường nhỏ hơn
hoặc bằng với phí cược container).
ξ Mở tờ khai tại chi cục Hải quan
Nhân viên giao nhận chuẩn bị hồ sơ đầy đủ làm thủ tục Hải quan
mởi tờ khai. Sau khi khai hải quan điện tử, người khai báo sẽ dựa trên
kết quả phân luồng của lô hàng mà tiến hành lấy hàng.
Đối với lô hàng bị phân luồng đỏ, tức là kiểm hóa thực tế chi tiết lô
hàng, cũng có 3 mức độ: Chỉ kiểm 5% lô hàng, kiểm 10% lô hàng hoặc
cũng có thể kiểm tra toàn bộ lô hàng tùy thuộc vào mức độ nghi ngờ

của nhân viên kiểm hóa về lô hàng. Lúc này nhân viên giao nhận sẽ
lien hệ với cán bộ kiểm hóa của Hải quan để tiến hành kiểm hóa kiểm
tra lô hàng. Đầu tiên, xác nhận vị trí container của mình trong bãi
container bẵng cách kiểm tra trên hệ thống máy tính ở khu vực phía
trước cổng Hải quan và làm thủ tục chuyển bãi, hạ kiểm. Sau đó xin
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 20
GIÁM
ĐỐC
BỘ PHẬN KINH DOANHBỘ PHẬN HÀNH CHÍNH - KẾ TOÁNBỘ PHẬN DỊCH VỤ KHÁCH HÀNGBỘ PHẬN GIAO NHẬN - CHỨNG TỪ
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
phiếu cắt seal ở phòng điều độ. Cuối cùng lien hệ với cán bộ kiểm hóa
sắp xếp thời gian để xuống kiểm lô hàng của mình.
Lãnh đạo chi cục hoặc hệ thống máy tính sẽ lữa chọ ngẫu nhiên các
kiện hoặc container dựa trên mức độ % kiểm hóa và được thể hiện cụ
thể trên hồ sơ Hải quan (kiểm hóa container ở vị trí số mấy hoặc kiện
hàng ở đầu, cuối hay giữa,…). Trường hợp nếu không có ý kiến của
lãnh đạo thì cán bộ kiểm hóa có quyền lựa chọn bất kỳ container hay
kiện nào để kiểm. Nếu thấy nghi ngờ về lô hàng thì cán bộ kiểm hóa có
thể đề nghị kiểm tra toàn bộ lô hàng trên.
Sau khi kiểm hóa xong, nhân viên giao nhận sẽ đến khu vực làm
thủ tục hải quan chờ đóng phí lấy tờ khai có dấu xác nhận thông quan.
Trường hợp nếu tờ khai được khai ở nơi khác ngoài cảng Cát Lái thì
phải đối chiếu Manifest. Hồ sơ để đối chiếu bao gồm: 02 bản so tờ
khai điện tử, 01 bản chính lệnh giao hàng, 01 bản sao B/L đính kèm tờ
khai bản chính để đối chiếu.
ξ Thông quan và nhận hàng nhập khẩu
Sau khi được đóng dấu thông quan trên tờ khai thì nhân viên giao
nhận dùng D/O có dấu “Giao thẳng” đến phòng thương vụ để đóng
tiền in phiếu EIR (Equipment Intercharge Receipt – phiếu giao nhận
container ). Có phiếu này thì hàng giao nguyên container mới được ra

khỏi cổng. Khoản phí này đã bao gồm các khoản phí cần thiết như
nâng hạ container tại bãi,…
Sau cùng là thanh lý cổng, tức là nhân viên giao nhận chuẩn bị các
giấy tờ cần thiết bao gồm: tờ khai điện tử (01 bản gốc và 01 bản sao),
lệnh giao hàng (01 bản chính), phiếu EIR. Cán bộ hải quan thanh lý sẽ
kiểm tra số container, số seal trên tờ khai và phiếu EIR. Nếu hợp lệ sẽ
được đóng dấu hải quan trên mục “Xác nhận hàng đã qua khu vực
giám sát” của tờ khai bản chính, phiếu EIR. Hải quan sẽ giữ lại tờ khai
bản sao và D/O bản chính để đối chiếu lại khi cần thiết.
2.2.2. Quy trình xuất hàng hóa nguyên container (FCL)
ξ Bước 1: đăng ký chỗ trên tàu
o Về phía khách hàng: Honour Lane Việt Nam cung cấp lịch trình tàu chạy
cho khách hàng theo yêu cầu của họ. Qua đó, khách hàng có thể biết được
thời gian tàu chạy và thời gian tàu đến để chuẩn bị hàng và đặt chỗ cho số
hàng cần xuất. Công ty cũng tư vấn cho khách hàng về việc chuyên chở
hàng hóa như xem xét tuyến đường, phương thức vận chuyển cho phù
hợp. Lịch tàu này do các hãng tàu cung cấp, thường là theo lịch trình hàng
tháng.
Người giao nhận yêu cầu chủ tàu cung cấp “Bảng danh mục
hàng hóa” nhằm chứng tỏ chủ hàng sẵn sàng có hàng để xuất và công ty
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 21
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
nắm được các chi tiết về hàng hóa để cung cấp cho hãng tàu. Đồng thời
thỏa thuận các yêu cầu và điều kiện theo từng hình thức giao nhận như
kho hàng, dịch vụ từ cửa đến cửa, đóng cước phí, làm thủ tục xuất hàng,
…Sau đó chủ hàng sẽ lưu cước với công ty.
o Về phía hãng tàu: Honour Lane Việt Nam sẽ liên hệ với hãng tàu và quyết
định lựa chọn hãng tàu sẽ đi. Việc lựa chọn hãng tàu nào tùy thuộc vào
nhiều yếu tố như: giá cước, chất lượng dịch vụ, tuyến đường, thời gian
vận chuyển (theo yêu cầu của chủ hàng) và mối quan hệ giữa công ty và

hãng tàu đó.
Công ty tiến hành đăng ký chỗ trên tàu sau khi đã thỏa thuận
chi phí vận chuyển. Trong phần này công ty cần nghiên cứu phân tích thị
trường thuê tàu để đưa ra những quyết định đúng đắn khi thuê tàu có hiệu
quả.
Hãng tàu sẽ căn cứ vào bảng danh mục hàng hóa và khả năng
thực tế của con tàu để giữ chỗ cho hàng hóa và cấp lệnh giao vỏ container
cho công ty. Thời gian lưu container tại kho đóng hàng và hạ bãi tùy
thuộc vào từng hãng tàu. Thông thường, vỏ container được mượn miễn
phí đem về kho đóng hàng khoảng 3 đến 5 ngày. Sau khi làm xong thủ tục
xuất hàng container được lưu tại bãi khoảng 7 ngày cho đến ngày tàu
chạy. Thời hạn này cũng tùy thuộc vào từng hãng tàu và tùy từng cảng lấy
và hạ container. Chủ hàng nhận container rỗng và đóng hàng vào
container tại kho riêng hay tại bãi container tùy vào sự lựa chọn hình thức
đóng hàng của chủ hàng.
ξ Bước 2: Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Nhân viên phải hiểu rõ tất cả thông tin trong bảng danh mục hàng hóa
để có thể giải đáp thắc mắc của cán bộ Hải quan. Mặt khác, đay cũng là cơ sở
để công ty sắp xếp việc đó gói và đóng hàng vào container. Đồng thời hãng
tàu sẽ lấy bảng danh mục này làm căn cứ giữ chỗ cho hàng hóa trên tàu.
ξ Bước 3: Tiến hành các thủ tục Hải quan
o Khai hải quan điện tử: Nhân viên giao nhận tiến hành khai báo hải quan
điện tử. Quy trình khai báo tương tự với quy trình hải quan hàng nhập, chỉ
khác là khi chọn loại hình khai báo công ty sẽ chọn “Đăng ký mới tờ khai
xuất khẩu” và không có mục số 10 “Vận tải đơn” như bên hàng nhập. Ở
bước này sẽ biết được lô hàng phải qua kiểm hóa hay miễn kiểm để tiến
hành các thủ tục tiếp theo. Việc kiểm hóa cũng tương tự như hàng nhập.
Khi đã có số tiếp nhận, số tờ khai, phân luồng và mã vạch thì nhân viên
tiến hành lập bộ chứng từ phù hợp hoặc do chủ hàng cung cấp. Nhưng về
cơ bản, mỗi bộ chứng từ xuất khẩu hoàn chỉnh khi làm thủ tục hải quan

bao gồm: Tờ khai Hải quan (02 bản chính), hợp đồng (01 bản chính, 01
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 22
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
bản sao), hóa đơn thương mại (01 bản chính, 01 bản sao), phiếu đóng gói
hàng hóa (01 bản chính, 01 bản sao), giấy giới thiệu (01 bản chính), giấy
chứng nhận xuất xứ hàng hóa (01 bản chính, 01 bản sao), giấy chứng nhận
phun trùng/khử trùng (01 bản chính, 01 bản sao). Tùy từng mặt hàng mà
nhân viên bổ sung them các chứng từ cần thiết khác nữa.
o Mở tờ khai tại chi cục Hải quan: Tương tự như mở tờ khai hàng nhập đã
nêu trên; đồng thời them bước dán tem Hải quan lên tờ khai.
ξ Bước 4: Thanh lý Hải quan
Sau khi kiểm hóa xong (nếu tờ khai được phân luồng đỏ), nhân viên
giao nhận sẽ tiến hành thanh lý Hải quan cổng. Trên tờ khai phải ghi đầy đủ
số container, số seal, tên tàu, số chuyến và chuẩn bị một tờ khai photo để cán
bộ Hải quan thanh lý lưu hồ sơ.
ξ Giao hàng cho hãng tàu
Sauk hi thanh lý Hải quan, nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai đến bộ
phận vào sổ tàu để tiến hành vào sổ tàu cho hàng hóa. Đây là khâu cuối cùng
trong quy trình xuất hàng tại cảng nhưng cũng là khâu rất quan trọng. Vì sau
khi vào sổ tàu, nghĩa là lô hàng mới được xếp lên tàu để xuất đi.
2.3. Nhiệm vụ của sinh viên thực tập
 Ban đầu do còn chưa quen với chứng từ nên công việc là tìm hiểu những bộ
chứng từ của tháng trước. Qua đó phân biệt được người gửi, người bán, đại
lý, hãng tàu và người giao nhận hàng hóa. Cần phân biệt đâu là Master B/L,
đau là House B/L và các loại giấy tờ cần có trong bộ chứng từ. Đối với
những lô hàng đi thẳng không qua đại lý thì có thể dễ dàng nhận biết ai là
người thực sự gửi và nhận. Nhưng có những lô hàng qua nhiều trung gian
nên rất dễ nhầm lẫn.
 Nhập dữ liệu lưu thông tin những lô hàng của tháng trong hệ thống máy tính
của công ty. Công việc này yêu cầu cao về độ chính xác của các con số,

thông tin trong khi làm việc.
 Khi đã quen dần với các loại chứng từ, tập phát hành thử House B/L. Đăng
nhập phần mền DTS. Net Sea Freight System và dựa trên số booking có sẵn,
tìm kiếm số Job cũng như số House B/L cho lô hàng trên booking đó. Phần
mền này là một sản phẩm công nghệ thông tin mang lại nhiều tiện ích cho
việc đang tải dữ liệu. Tuy nhiên khi đã đăng nhập vào hệ thống, nếu xảy ra
sai sót sẽ gặp khó khăn trong việc sửa chữa, thường phải đăng nhập lại từ
đầu.
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 23
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
 Cuối cùng là sao chép những chứng từ mà công ty gửi cho khách hàng hoặc
đại lý. Lưu giữ lại những bản sao đó và đóng chúng theo từng lô hàng, từng
loại và từng tháng cụ thể. Cụ thể, từng loại công việc có từng mã viết tắt khác
nhau như sau:
A Hàng xuất khẩu sang Mỹ G Hàng lẻ xuất khẩu
B
Hàng xuất khẩu sang Mỹ La-
tinh
H
Hàng xuất khẩu bằng đường
hàng không
C Hàng xuất khẩu sang Châu Á I Hàng nhập khẩu
D Hàng xuất khẩu sang Australia J
Hàng xuất khẩu từ nước thứ ba
(không qua cảng tại Việt Nam)
E Hàng xuất khẩu sang Châu Âu Q Hàng xuất khẩu sang Canada
Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 24
Báo cáo thực tập cuối khóa Honour Lane Logistics Co., Ltd
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG
GIAO NHẬN HÀNG HÓA QUỐC TẾ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI

CÔNG TY HONOUR LANE LOGISTICS VIỆT NAM
3.1. Giải pháp về thị trường
Trong tình hình cạnh tranh gay gắt trên thị trường giao nhận như hiện nay,
muốn gia nhập, tồn tại và phát triển đồng thời mở rộng, nâng cao thị phần,
công ty TNHH Honour Lane Logistics Việt Nam cần tìm kiếm khách hàng,
mở rộng thị trường giao nhận. Đây là một biện pháp hữu hiệu để đạt được
mục tiêu về lợi nhuận, mục tiêu củng cố, tăng cường vị thế và mục tiêu an
toàn. Khi thì trường đã có, được mở rộng thì cho dù một khu vực thì trường
nào đó có biến động cũng sẽ không gây ra ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn
bộ công ty (phân tán rủi ro). Có mở rộng được thị trường mới đảm bảo được
lợi ích lâu dài của công ty cũng như các cán bộ nhân viên, mới nâng cao triển
vọng phát triển của công ty.
Mở rộng thị trường không phải là công việc đơn giản, bởi mỗi thị trường
lại có những đặc điểm về kinh tế - xã hội, pháp luật, văn hóa, phong tục tập
quán không giống nhau. Điều này tác động rất lớn đến môi trường kinh
doanh, tới tâm lý tiêu dùng xã hội, từ đó ảnh hưởng rất nhiều đến việc thâm
nhập, mở rộng thị trường của các doanh nghiệp nước ngoài. Vì vậy muốn mở
rộng thị trường công ty cần tiến hành các công việc như:
Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường: Tìm hiểu nghiên cứu thị
trường là công việc cần làm trước tiên bởi “biết người biết ta, trăm trận trăm
thắng”. Mỗi doanh nghiệp không thể thành công nếu không am hiểu về thị
trường mà mình định thâm nhập, Thực tế cho thấy, nhiều thua thiệt thậm chí
thất bại của công ty là do không tìm hiểu kỹ về luật pháp, tập quán của thị
trường.
Khi tiến hành nghiên cứu thị trường cần tìm hiểu rõ các thông tin sau:
Trước hết công ty cần tìm hiểu rõ về phong tục tập quán, quy định luật
pháp ở thị trường đó có gì khác so với thì trường mà công ty đã và đang hoạt
động. Những điểm khác biệt đó có gawy khó khăn trở ngại gì ccho công tác
thâm nhập thị trường và thực hiện công việc giao nhận vận chuyển hàng hóa
ở đó không. Chẳng hạn như thị trường Mỹ - thị trường mà công ty đang có

Đặng Thị Ngọc Ánh Trang 25