Các nhân tố ảnh hưởng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh ở xí nghiệp

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Phần I
Một số vấn đề lý luận về quản lý vật t kỹ thuật trong doanh
nghiệp
I. Khái niệm, đặc điểm, vai trò, phân loại, yêu cầu và nhiệm
vụ của công tác vật t kỹ thuật.
1. Khái niệm, đặc điểm của vật t kỹ thuật
Vật t kỹ thuật hay còn gọi là vật t đó là những sản phẩm của lao động bao
gồm nguyên vật liệu, năng lợng, thiết bị máy móc, dụng cụ, phụ tùng thay thế nó
đang vận động từ nơi sản xuất ra nó đến nơi tiêu thụ nó.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm mới, vật t đợc tiêu dùng
toàn bộ, tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị của nó đợc chuyển
toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới.
2. Vai trò của vật t kỹ thuật
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cấu thành nên quá trình sản xuất.
Nguyên vật liệu là nhân tố cấu thành nên thực thể sản phẩm, quyết định trực tiếp
đến chất lợng sản phẩm do chúng có đặc điểm chỉ dùng một lần và giá trị chuyển
hết sang giá trị thành phẩm.
Nguyên vật liệu bao gồm cả nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ đều ảnh h-
ởng không nhỏ đến quá trình sản xuất, nếu xét về mặt vật chất thì nguyên vật liệu
trực tiếp cấu thành thực thể của sản phẩm, chất lợng nguyên vật liệu ảnh hởng trực
tiếp đến chất lợng của sản phẩm. Do đó cũng có thể nói, đảm bảo chất lợng của
nguyên vật liệu cho sản xuất còn là một biện pháp quan trọng để nâng cao chất l-
ợng sản phẩm. Nếu xét về mặt giá trị thì tỷ trọng của yếu tố nguyên vật liệu chiếm
tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành. Xét về mặt tài chính ta còn thấy vốn bỏ ra mua
nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷ lệ lớn trong vốn lu động của doanh
nghiệp( khoảng từ 40%-60% trong tổng số vốn lu động). Nếu xét về chi phí quản
lý thì quản lý nguyên vật liệu cần một lợng chi phí tơng đối lớn trong tổng chi phí
1
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
quản lý. Đứng trên góc độ này ta có thể rút ra kết luận: nguyên vật liệu không

những giữ vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất mà nó còn giữ vai trò quan
trọng trong lĩnh vực quản lý giá thành và tài chính trong các doanh nghiệp.
3. Phân loại vật t kỹ thuật
Vật t sử dụng trong mỗi doanh nghiệp thờng rất đa dạng về chủng loại và mỗi
loại lại có những tính năng tác dụng riêng. Chính vì vậy, để đảm bảo cho việc
quản lý, sử dụng vật t có hiệu quả chúng ta phải tiến hành phân loại vật t.
a. Căn cứ vào nhóm vật t thuộc đối tợng lao động: vật t đợc chia thành:
- Nguyên vật liệu chính: là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào
quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất nh bông, sợi, quặng, gỗ...
- Vật liệu phụ: là các loại vật liệu đợc sử dụng để làm tăng chất lợng sản
phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất nh thuốc
nhuộm, sơn, dầu, chỉ khâu
- Nhiên liệu: là những thứ tạo nhiệt năng nh than, củi, xăng dầu Thực chất
nhiên liệu là một loại vật liệu phụ nhng do vai trò quan trọng của nhiên liệu đối
với nền kinh tế quốc dân và do yêu cầu kỹ thuật về bảo quản sử dụng, về đặc tính
sinh lý hóa hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ khác nên nhiên liệu đợc tách
riêng thành một loại.
- Bán thành phẩm: là sản phẩm đã đợc hoàn thiện ở một số giai đoạn nhất
định theo tiêu chuẩn nhng cha đợc hoàn thiện ở giai đoạn sản xuất cuối cùng.
- Phụ tùng thay thế: là các phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng thay thế, sửa chữa
các máy móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải của doanh nghiệp.
b. Căn cứ vào tính chất của việc sử dụng toàn bộ vật t kỹ thuật chia thành vật
t công dụng và vật t chuyên ngành.
Vật t công dụng: là vật liệu phổ biến cho các ngành nh sắt, thép, len...
Vật t chuyên ngành: là những loại vật liệu dùng riêng cho từng ngành, từng
doanh nghiệp nh hóa chất, điện, than...
2
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
4. Nhiệm vụ của công tác vật t kỹ thuật
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, trực tiếp cấu

tạo nên thực thể của sản phẩm. Thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất bị gián
đoạn hoặc không thể tiến hành đợc. Chất lợng nguyên vật liệu ảnh hởng trực tiếp
đến chất lợng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, đến
hiệu quả của việc sử dụng vốn. Vấn đề đặt ra với yếu tố này là phải thực hiện các
nhiệm vụ sau trong công tác quản lý vật t:
- Phải đảm bảo việc cung ứng vật t kĩ thuật đúng tiến độ, số lợng , chủng
loại, quy cách và đúng yêu cầu cho sản xuất.
- Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển vật
t cả về giá trị và hiện vật.tính toán đúng đắn giá trị vốnthực tế của vật t, nhập, xuất
kho,nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho việc lập báo cấotì
chính và quản lý doanh nghiệp.
- Giám sát chặt chẽ việc sủ dụng vật t .
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật t , kế hoạch
sử dụng vật t, kế hoạch sử dụng vật t cho sản xuất, tình hình kho tàng để kịp thời
báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khấc phục kịp thời.
- Chấp hành tốt chế đọ quản lý vật t và triệt để thực hành tiết kiệm vật t ảnh
hởnglớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp,ảnh hởng đến việc giảm giá
thành sản phẩm, tăng lợi nhuận.
- Phát hiện, ngăn chặn, đề xuất các biện pháp xử lý tình trạng thừa, thiếu, ứ
đọng kém chất lợng của vật t .
- Phân tích tình hình thu mua, bảo quả và sử dụng vật t nhằm hạ giá thành
sản phẩm.
- Phân tích bảo vận chuyển, tình hình xuất dùng vật t .
Tham gia kiểm kê và đánh giá vật t theo chế độ quy định, lập báo cáo về vật
t phục vụ cho công tác quản lý.
3
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
5. Yêu cầu của công tác tổ chức quản lý vật t kĩ thuật
Để đúng vững trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt thì các doanh
nghiệp phải quản lý chặt chẽ các chi phí quản lý của mình nhằm tối thiểu hóagiá

thành sản xuất. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải đặt nhiệm vụ hàng đầu là tiết
kiệm chi phí sản xuất, cụ thể là các chi phí liên quan đến nguyên vật liệu.Sử dụng
nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý, hiệu quả là việc làm cần thiết ở tất cả các khâu,
thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng
Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật t , sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả
và tiết kiệm.
Phải phục vụ đắc lực cho sản xuất, tổ chức cung ứng vật t kĩ thuật cho sản
xuất, phải đảm bảo về số lợng, chát lợng, chủng loại nhu cầu quy cách phẩm chất
của vật t đúng thời hạn góp phần hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất của doanh
nghiệp.
Phải chủ động đảm bảo vật t cho sản xuất nhằm khai thác triệt để mọi khả
năng vật t có sẵn, tích cực sử dụng vật t thay thế, những vật t khan hiếm hoặc phải
nhập khẩu.
Đáp ứng đầy đủ nhu cầu của sản xuất đồng thời phải đảm bảo hiệu quả kinh
tế của sản xuất và thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh tế.
4
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
II. Nội dung của công tác quản lý vật t kĩ thuật.
1. Xây dựng định mức tiêu dùng vật t kĩ thuật
1.1. Khái niệm và ý nghĩa của định mức tiêu dùng vật t kỹ thuật.
a. Khái niệm.
Mức tiêu dùng vật t là lợng vật t tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất một
đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành tốt công việc nào đó trong điều kiện tổ chức
và kĩ thuật nhất định.
b. Cơ cấu của định mức tiêu dùng vật t kĩ thuật.
Mức tiêu dùng đợc xác định cho từng loại nguyên vật liệu chính,vật liệu
phụ, động lực.Trong đó quan trọng và phức tạp hơn cả là xây dựng định mức tiêu
dùng nguyên vật liệu chính. Do vậy khi xây dựngmức tiêu dùng nguyên vật liệu
chính cần nghiên cứu cơ cấu của mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Cơ cấu đó bao
gồm:

- Mức tiêu dùng thuần túy có ích: là phần hao phí cần thiết cho việc sản xuất
sản phẩm.
- Mức phế liệu sinh ra do tính chất công nghệ chia làm hai phần: phế liệu còn
sử dụng đợc và phế liệu bỏ đi.
+ Phế liệu còn sử dụng đợc chia thành hai loại: loại đợc dùng để sản xuất ra
chính sản phẩm đó( phế liệu dùng lại) và loại để sản xuất ra sản phẩm khác.
+ Phế liệu bỏ đi: là những phế liệu không sử dụng lại đợc.
Lợng vật t hao tổn trong quá trình quản lý: là phần hao phí cần thiết cho việc
sản xuất sản phẩm.
Để tính mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính ngời ta căn cứ vào công thức
sau:
5
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
H = H
1
+ H
2
Trong đó:
H
1
: là lợng nguyên vật liệu tiêu dùng thuần túy có ích
H
2
là mức phế liệu nguyên vật liệu sinh ra do có tính chất công nghệ
H là mức tiêu dùng nguyên vật liệu chính
Nghiên cứu cơ cấu tiêu dùng nguyên vật liệu chính nhằm hạn chế mức tổn
thất của chúng trong quá trình sản xuất sản phẩm.
c. ý nghĩa
Định mức tiêu dùng vật t là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu,
điều hòa, cân đối lợng vật t cần dùng trong doanh nghiệp. Từ đó xác định đúng

đắn các mối quan hệ mua bán và ký kết hợp đồng giữa các doanh nghiệp với nhau
và giữa các doanh nghiệp với các đơn vị kinh doanh vật t.
Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là căn cứ trực tiếp để tiến hành kế hoạch
cung ứng và sử dụng vật t tạo tiền đề cho việc thực hiện chế độ hạch toán trong
doanh nghiệp.
Định mức tiêu dùng vật t là căn cứ trực tiếp để tổ chức cấp phát vật t hợp lý,
kịp thời cho các phân xởng, bộ phận sản xuất về nơi làm việc, đảm bảo cho quá
trình sản xuất đợc tiến hành cân đối, nhịp nhàng và liên tục.
Định mức tiêu dùng vật t là cơ sở để tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ, là cơ
sở để tính toán giá thành chính xác, đồng thời là cơ sở để tính toán nhu cầu về vốn
lu động và huy động các nguồn vốn một cách hợp lý.
Định mức tiêu dùng vật t là mục tiêu cụ thể để thúc đẩy cán bộ công nhân
viên sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật t, ngăn ngừa mọi lãng phí có thể xảy ra.
Định mức tiêu dùng vật t là thớc đo đánh giá trình độ tiến bộ khoa học, kỹ
thuật và ứng dụng kỹ thuật mới, công nghệ mới vào sản xuất. Ngoài ra, định mức
6
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
tiêu dùng vật t còn là cơ sở để xác định các mục tiêu cho các phong trào thi đua
hợp lý hóa sản xuất và cải tiến kỹ thuật trong các doanh nghiệp.
Ngoài những ý nghĩa quan trọng nêu trên còn một điều quan trọng nữa đối
với cán bộ công nhân viên chức trong doanh nghiệp là phải nhận thức đợc rằng:
định mức tiêu dùng vật t là một chỉ tiêu động, nó đòi hỏi phải thờng xuyên đợc đổi
mới và hoàn thiện theo sự tiến bộ của kỹ thuật, sự đổi mới và hoàn thiện của các
mặt quản lý, sự đổi mới công tác tổ chức sản xuất và trình độ lành nghề của công
nhân không ngừng đợc nâng cao. Nếu không nhận thức đợc vấn đề này thì ngợc lại
là sự cản trở và kìm hãm sản xuất.
1.2. Phơng pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật t
Các phơng pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật t bao gồm:
a. Phơng pháp thống kê kinh nghiệm.
Là phơng pháp xây dựng định mức từ những số liệu thống kê về mức tiêu

dùng vật t của những thời kỳ trớc. Phơng pháp này có u điểm là đơn giản, dễ vận
dụng, đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất. Song nó có nhợc điểm là cha thật sự
khoa học chính xác đôi khi chứa đựng các yếu tố lạc hậu của kỳ trớc. Trong thực
tế, phơng pháp này thờng áp dụng ở những doanh nghiệp mặt hàng sản xuất không
ổn định.
b. Phơng pháp thực nghiệm
Là phơng pháp đợc tiến hành trong phòng thí nghiệm hoặc tại hiện trờng. Sau
đó tiến hành nghiên cứu các điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi các
kết quả đã tính toán hoặc tiến hành sản xuất thử trong một thời gian. Phơng pháp
này có u điểm là chính xác, khoa học hơn. Tuy nhiên có nhợc điểm là cha tiến
hành phân tích toàn diện các nhân tố ảnh hởng đến mức trong chừng mực nhất
định, phơng pháp này còn phụ thuộc vào các điều kiện thí nghiệm cha phù hợp với
điều kiện sản xuất. Phơng pháp này áp dụng cho các xí nghiệp hóa chất, luyện
kim, thực phẩm...
7
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
II. Phơng pháp phân tích
Là phơng pháp khoa học nhất có đầy đủ căn cứ kỹ thuật do đó đợc coi là ph-
ơng pháp chủ yếu để xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Thực chất của
phơng pháp này là kết hợp việc tính toán về kinh tế và kỹ thuật với việc phân tích
toàn diện các điều kiện sản xuất, các nhân tố ảnh hởng đến lợng tiêu hao nguyên
vật liệu, quản lý tiên tiến và kết hợp với các biện pháp hoàn thiện tổ chức sản
xuất.
Về nội dung tiến hành, phơng pháp phân tích đợc tiến hành qua ba bớc:
- Bớc 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến mức, trong đó đặc
biệt chú ý tới các tài liệu về thiết kế sản phẩm, quy trình công nghệ chế tạo sản
phẩm, đặc tính kinh tế, kỹ thuật của nguyên vật liệu, chất lợng sản phẩm, chất l-
ợng máy móc, thiết bị, trình độ kỹ thuật của công nhân và các số liệu thống kê về
tình hình thực hiện mức của kỳ báo cáo.
- Bớc 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân tố ảnh

hởng tới nó để tìm giải pháp xóa bỏ mọi lãng phí, khắc phục các khuyết tật về
công nghệ, cải tiến thiết kế sản phẩm để tiết kiệm mức tiêu dùng nguyên vật liệu.
- Bớc 3: Tổng hợp các thành phần trong cơ cấu của mức, tính hệ số sử dụng
và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kỳ kế hoạch.
1. Xác định nhu cầu nguyên vật liệu
Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành
đợc đều đặn, liên tục thờng xuyên đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu, năng
lợng, thiết bị máy móc... đủ về số lợng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm
chất. Đấy là một vấn đề bắt buộc nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản
phẩm đợc.
Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, năng lợng...mới tồn tại đ-
ợc. Vì vậy, đảm bảo nguyên vật liệu, năng lợng...cho sản xuất là một tất yếu khách
quan, một điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội.
8
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Đảm bảo lợng nguyên vật liệu cần dùng, dự trữ và cần mua có tác động mạnh
mẽ đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Xác định lợng nguyên vật liệu cần dùng
Lợng nguyên vật liệu cần dùng là lợng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất
ra một khối lợng sản phẩm theo kế hoạch một cách hợp lý và tiết kiệm nhất. Lợng
nguyên vật liệu cần dùng phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm cả
về hiện vật và giá trị, đồng thời doanh nghiệp cũng cần phải tính đến nhu cầu vật
liệu để chế thử sản phẩm mới, t trang, tự chế, sửa chữa máy móc thiết bị.
Lợng nguyên vật liệu cần dùng không thể tính chung chung mà phải tính cho
từng loại nguyên vật liệu theo chủng loại, quy cách, cỡ, loại của nó sau đó tổng
hợp lại cho toàn xí nghiệp. Tính toán nguyên vật liệu dựa trên cơ sở định mức tiêu
dùng nguyên vật liệu của mỗi loại sản phẩm, nhiệm vụ sản xuất, chế thử sản phẩm
mới và sửa chữa trong kỳ kế hoạch.
2.1. Tính lợng nguyên vật liệu cần dùng( V
cd

)
Trong đó:
V
cd
lợng nguyên vật liệu cần dùng
S
i
số lợng sản phẩm loại i kỳ kế hoạch
D
vi
định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm loại i
P
i
số lợng phế phẩm cho phép của loại sản phẩm i kỳ kế hoạch
P
di
lợng phế liệu dùng lại của loại sản phẩm i
K
pi
tỷ lệ phế phẩm cho phép loại sản phẩm i kỳ kế hoạch
K
di
tỷ lệ phế liệu dùng lại loại sản phẩm i kỳ kế hoạch
2.2. Tính lợng nhiên liệu cần dùng
9

=
+
n
i

PdiPkixDviSixDvi
1
])()[(
Vcd =
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Để xác định lợng nhiên liệu thực tế mà doanh nghiệp sử dụng cần phải xác
định hệ số tính đổi( K)
K =
Trong đó:
N nhiệt lợng của loại nhiên liệu mà doanh nghiệp sử dụng
- Tính lợng nhiên liệu cần dùng cho quá trình công nghệ, áp dụng công thức.
NL
cd
=
Trong đó:
NL
cd
lợng nhiên liệu cần dùng cho quá trình công nghệ
D
m
định mức tiêu dùng nhiên liệu i cho một sản phẩm
S
i
sản lợng sản phẩm loại i
K
i
hệ số tính đổi loại nhiên liệu i
Lợng nhiên liệu cần dùng để chạy máy áp dụng công thức:
NL
cd

=
Trong đó:
NL
cd
nhiên liệu (xăng, dầu) cần dùng
C
s
công suất của máy móc thiết bị làm việc trong năm kế hoạch
D
m
định mức sử dụng xăng (dầu) cho một đơn vị công suất trong một giờ
G
hd
số giờ hoạt động của máy
S
m
số máy hoạt động trong năm
H
n
hệ số sử dụng nhiên liệu có ích
Lợng nhiên liệu cần dùng để sản xuất hơi nớc đợc tính theo công thức
NL
cd
=
10
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Trong đó:
NL
cd
lợng nhiên liệu( than) cần dùng ( tấn)

S
h
sản lợng hơi nớc doanh nghiệp cần sản xuất( m
3
)
N
1
nhiệt hàm của hơi nớc quá nhiệt (K
cal
)
N
2
nhiệt hàm của hơi nớc ban đầu( K
cal
)
H
dn
hệ số sử dụng nhiệt có hiệu quả của lò hơi
2.3. Xác định lợng nguyên vật liệu cần dự trữ
Trong điều kiện cơ chế thị trờng, dự trữ sản xuất là một đòi hỏi khách quan.
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc tiến hành liên tục, đạt hiệu qủa kinh
tế cao cần phải có một lợng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý. Lợng nguyên vật liệu dự
trữ hợp lý vừa đảm bảo sự lien tục cho quá trình sản xuất vừa tránh ứ đọng vốn
ảnh hởng đến tốc độ luân chuyển vốn và hiệu quả sử dụng vốn. Dự trữ nguyên vật
liệu hợp lý cũng có nghĩa là tiết kiệm chi phí quản lý nguyên vật liệu nh chi phí về
nhà kho, bến bãi, chi phí phát sinh do chất lợng nguyên vật liệu giảm, do giá thị tr-
ờng giảm.
Nếu lợng dự trữ quá lớn sẽ gây ra tình trạng ứ đọng vốn, tăng thêm chi phí
bảo quản. Đó lại là những yếu tố trực tiếp làm tăng chi phí sản xuất và đẩy giá bán
hàng lên cao, làm các doanh nghiệp gặp khó khăn trong tiêu thụ sản phẩm. Ngợc

lại, nếu lợng dự trữ quá ít, sẽ có thể dẫn đến nguy cơ làm gián đoạn sản xuất,
chậm trễ thời hạn đa sản phẩm của doanh nghiệp ra thị trờng và làm cho doanh
nghiệp mất khách hàng.
Lợng nguyên vật liệu dự trữ là lợng hàng tồn kho hợp lý đợc quy định trong
kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc tiến hành liên tục, bình thờng.
Căn cứ vào công dụng, tính chất của nguyên vật liệu , nguyên vật liệu dự trữ đợc chia
làm ba loại: dự trữ thờng xuyên, dự trữ bảo hiểm và dự trữ theo mùa.
a.Tính lợng nguyên vật liệu dự trữ thờng xuyên.
11
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Lợng nguyên vật liệu dự trữ thờng xuyên là bộ phận dự trữ chủ yếu của
doanh nghiệp, nó đảm bảo cho sản xuất tiến hành liên tục giữa hai đợt cung ứng
tiếp nhau. Trong điều kiện sản xuất ổn định thì lợng nguyên vật liệu dự trữ thờng
xuyên của mỗi loại nguyên vật liệu nào đó biến đổi từ tối đa (đầu kì cung ứng )
đến tối thiểu (cuối kỳ cung ứng) lợng nguyên vật liệu dự trữ tối đa đợc tính theo
công thức sau:
V
dtx
= V
nd
+ t
dtx
Trong đó:
V
dtx
lọng vật liệu dự trữ thòng xuyên lớn nhất
V
nd
lợng vật liệu cần dùng bình quân một ngày đêm
T

dtx
số ngày dự trữ thờng xuyên
b. Tính lợng nguyên vật liệu dự trữ bảo hiểm
Là lợng nguyên vật liệu dự trữ ngoài lợng dự trữ thờng xuyên nhằm khắc
phục trờng hợp thiếu nguyên vật liệu do những nguyên nhân nào đó gây nên, để
đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc tiến hành bình thờng liên tục.
Lợng vật liệu dự trữ bảo hiểm đợc tính theo công thức:
V
dbh
= V
nd
+ t
dbh
Trong đó:
V
dbh
lợng vật liệu dự trữ bảo hiểm
V
nd
số lợng vật liệu cần dùng bình quân một ngày đêm
t
dbh
số ngày dự trữ bảo hiểm
III. Tính lợng nguyên vật liệu dự trữ theo mùa (thời vụ)
Một số doanh nghiệp dựa vào nguyên vật liệu do nông nghiệp cung ứng nh xí
nghiệp đờng, thuốc lá... thì cần phải dự trữ theo mùa. Nguyên vật liệu dự trữ theo
mùa đợc tính theo công thức:
V
dtm
= V

nd
+ t
dtm
12
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Trong đó:
V
dtm
lợng nguyên vật liệu dự trữ theo mùa
V
nd
số lợng vật liệu cần dùng bình quan một ngày đêm
t
dtm
số ngày dự trữ theo mùa
1. Xác định lợng nguyên vật liệu cần mua
Trong sản xuất kinh doanh, việc xác định lợng nguyên vật liệu cần mua vào
nhiều hay ít ảnh hởng rất lớn đến kết quả sản xuất sản phẩm cũng nh tình hình sử
dụng vốn trong doanh nghiệp. Nh vậy việc xác định chính xác lợng nguyên vật
liệu cần mua giúp cho việc xây dựng kế hoạch vốn lu động đợc hợp lý hơn do chi
phí về mua sắm nguyên vật liệu chiếm phần đa trong vốn lu động. Trớc hết để có
đánh giá hợp lý thờng tiến hành kiểm tra kế hoạch cung ứng vật t trong doanh
nghiệp có phù hợp với nhu cầu sản xuất hay không. Nhu cầu mua nguyên vật liệu
phụ thuộc vào khả năng sản xuất, sự dồi dào về nguyên vật liệu trên thị trờng cung
ứng, khoảng cách từ nguồn cung ứng đến doanh nghiệp
Lợng nguyên vật liệu cần mua trong năm phụ thuộc vào các yếu tố sau:
Lợng nguyên vật liệu cần dùng
Lợng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ
Lợng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ
Công thức xác định nguyên vật liệu cần mua sắm nh sau

V
c
= V
cd
+ ( V
d2
- V
d1
)
Trong đó:
V
c
lợng nguyên vật liệu cần mua
V
cd
lợng nguyên vật liệu cần dùng
V
d1
lợng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ
V
d2
lợng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ
13
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
2. Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu
Sau khi xác định đợc lợng nguyên vật liệu cần dùng, cần dự trữ và cần mua
trong năm, chúng ta phải xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu. Xây dựng
kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu nghĩa là xác định số lợng, chủng loại, chất l-
ợng, thời điểm mua của mỗi lần xác định số lần mua trong năm.
2.1. Nuyên tắc và những căn cứ để xây dựng kế hoạch

Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu có vị trí rất quan trọng trong qúa trình sản
xuất và kinh doanh. Do đó, khi xây dựng phải xuất phát từ các nguyên tắc sau:
Không bị ứ đọng vốn ở khâu dự trữ
Luôn luôn phải đảm bảo lợng dự trữ về số lợng, chất lợng và quy cách
Góp phần nâng cao các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn
Khi tính toán phải tính riêng cho từng loại, mỗi loại tính riêng cho từng thứ
Xuất phát từ các nguyên tắc trên, khi xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật
liệu phải dựa vào căn cứ sau:
Kế hoạch sản xuất nội bộ
Hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm
Các họp đồng mua bán vật t và giao nộp sản phẩm cho khách hàng
Mức độ thuận tiện và khó khăn của thị trờng mua, bán vật t
Các chỉ tiêu của kế hoạch mua nguyên vật liệu trong năm
Phơng tiện vận chuyển và phơng thức thanh toán
Hệ thống kho tàng hiện có của đơn vị
2.2. Nội dung của kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu
Mua nguyên vật liệu để phục vụ cho sản xuất là một công việc vô cùng phức
tạp. Trong điều kiện vốn có hạn phải mua nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau và
ở nhiều thị trờng khác nhau. Các vấn đề đặt ra trong điều kiện: sản xuất tiến hành
14
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
liên tục và đạt hiệu quả cao. Do đó, về mặt nội dung, kế hoạch mua sắm phải
phản ánh rõ vấn đề sau:
Xác định chính xác từng loại nguyên vật liệu cần mua: lợng nguyên vật liệu
mua vào nhằm phục vụ cho yêu cầu sản xuất và dự trữ bảo đảm quá trình sản xuất
tiến hành bình thờng. Rõ ràng việc mua nguyên vật liệu quá nhiều hoặc quá ít đều
gây nên bất lợi trong kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Nếu lợng mua về quá nhiều so với nhu cầu sử dụng và do vậy lợng dự trữ
của doanh nghiệp quá lớn , sẽ gây lên tình trạng ứ đọng vốn. Mặt khác, điều đó
còn làm cho chi phí của doanh nghiệp tăng lên, do doanh nghiệp phải bỏ thêm chi

phí phục vụ cho việc bảo quản các loại nguyên vật liệu , cho kho bãi của doanh
nghiệp.
+ Trong việc đáp ứng yêu cầu về số lợng, doanh nghiệp phải xác định: với l-
ợng nguyên vật liệu cần mua nhất định, doanh nghiệp nên mua làm nhiều lần hay
mua một lần. Rõ ràng là việc mua làm nhiều lần theo tiến độ sử dụng có lợi hơn
mua một lần vì điều đó không gây lên tình trạng ứ đọng vốn và nguyên vật liệu ,
không tạo nên nhu cầu lớn đột biến về vốn lu động. Việc xác định lợng mguyên
vật liệu cần mua mỗi lần và số lần mua tơng ứng cần đảm bảo sao cho chi phí mua
một đơn vị khối lợng nguyên vật liệu là nhỏ nhất.
- Xác định đúng chủng loại và quy cách các loại nguyên vật liệu cần dùng: có
nghĩa là phải đảm bảo sự đồng bộ tất cả các loại nguyên vật liệu cần mua. Nguyên
vật liệu gồm nguuyên vật liệu chính và vật liệu phụ, nếu ta chỉ mua nguyên vật
liệu chính mà không có vật liệu phụ thì không thể tiến hành đợc quá trình sản xuất
hoặc không thể sản xuất độc một sản phẩm hoàn chỉnh. Vì vậy việc xác định đúng
chủng loại cần mua là rất cần thiết.
-Đúng chất lợng: có nghĩa là chất lợng phải phù hợp với yêu cầu chế tạo để
có đợc sản phẩm phù hợp với đòi hỏi của khách hàng trên thị trờng.
-Xác định rõ thời điểm mua: Trên thực tế, chúng ta thấy rằng việc mua sớm
quá hoặc muộn quá đều bất lợi.
15
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
+ Nếu mua sớm hơn thời điểm mong muốn dờng nh ngời quản lý cảm thấy
yên tâm hơn vì cái mình cần đã có sẵn. Song điều đó lại gây nên những bất lợi về
kinh tế: ứ đọng vốn lu động, tăng chi phí bảo quản nguyên vật liệu
+ Ngợc lại, nếu mua chậm hơn thời điểm mong muốn sẽ dẫn đến mất cơ hội
kinh doanh, làm cho quá trình sản xuất sẽ chậm hơn.
Vì vậy khi thực hiện việc mua hàng chúng ta phải chọn đúng thời điểm.
Khi kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu đợc xác định hợp lý sẽ giúp cho
doanh nghiệp không bị ứ đọng vốn, đảm bảo dự trữ hợp lý về sốlợng, đúng chất l-
ợng, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, đồng thời khi đáp ứng đợc các yêu cầu trên

sẽ giúp cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp sẽ diễn ra liên tục, bình thờng,
không bị ngừng trệ trong sản xuất.
2.3 Phơng pháp xây dựng kế hoạch mua sắm
Với nội dung kế hoạch mua sắm đã trình bày ở trên, việc tính toán các chỉ
tiêu kế hoạch đợc thực hiện theo hai phơng pháp:
- Đối với các loại nguyên vật liệu đã có định mức tiêu hao thì tính trực
tiếp: lấy số lợng sản phẩm nhân với định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một
đơn vị sản phẩm đó.
- Đối với những loại nguyên vật liệu cha xây dựng đợc định mức tiêu
hao thì dùng phơng pháp tính gián tiếp: lấy mức tiêu hao kỳ trớc làm gốc nhân với
tỷ lệ tăng sản lợng của kỳ cần mua sắm.
3. Tổ chức thu mua và tiếp nhận nguyên vật liệu
3.1. Tổ chức thu mua nguyên vật liệu
3.1.1. Tìm kiếm nhà cung cấp
Đối với mỗi doanh nghiệp, hạ giá thành sản phẩm luôn là một biện pháp tốt
nhất, tìm kiếm đợc một nhà cung cấp tin cậy có thể cung ứng lợng vật t có chất l-
ợng cao, giá cả phải chăng sẽ giúp cho công ty giảm đợc chi phí về nguyên vật
liệu, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh .
16
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Thực tế trên thị trờng có rất nhiều nhà cung cấp, họ ở những địa điểm khác
nhau, nhng đều có khả năng bảo đảmlợng nguyên vật liệu doanh nghiệp cần mua
với chất lợng theo yêu cầu và theo cùng một mặt bằng giá. Trong tình huống này,
doanh nghiệp cần phải có sự cân nhắc là mua của nhiều ngời hay tập trung mua
của một ngời. Mỗi một trong số các sự lựa chọn ấy có thể có lợi và có thể bất lợi,
tùy tính chất của loại nguyên vật liệu, lợng nguyên vật liệu cần mua, doanh nghiệp
cần có sự lựa chọn thích hợp.
Các doanh nghiệp có thể tìm kiếm nhiều nhà cung cấp điều này không những
tránh đợc độc quyền trong việc cung cấp nguyên vật liệu mà còn làm cho các nhà
cung ứng phải cạnh tranh để bán nguyên vật liệu, tìm ra những điều kiện mua

thuận lợi nhất. Có khả năng bảo đảm an toàn, phòng ngừa sự trục trặc từ nhà cung
cấp gây gián đoạn trong cung ứng, đồng thời còn mở rộng các mối quan hệ kinh tế
xã hội. Nh vậy doanh nghiệp sẽ mua đợc với giá u đãi hơn. Nhng lại khó khăn cho
việc theo dõi tiến độ, phức tạp về thanh toán và có thể làm tăng chi phí.
Ngợc lại các doanh nghiệp có thể chỉ tìm một nhà cung cấp điều này thuận
lợi về sự tập trung của luồng tiền tệ đi ra từ doanh nghiệp, có khả năng giảm cớc
phí vận tải nhờ ngời cung cấp gần, tận dụng phơng tiện vận tải, dễ theo dõi tiến độ
thực hiện. Và đợc sử dụng u đãi về giá nếu mua với khối lợng lớn. Nhng khó đảm
bảo an toàn có thể xảy ra tình trạng phụ thuộc.
Mời nhà cung cấp tin cậy chào hàng và đánh giá từng đơn đặt hàng một cách
toàn diện. Sau đó phân tích và so sánh các đơn chào hàng để lựa chọn chính xác
nhà cung cấp mà mình cần tìm.
3.1.2. Ký hợp đồng
Ký hợp đồng là một công việc quan trọng trong công tác mua sắm nguyên
vật liệu.
Hợp đồng phải đợc ký kết theo đúng quy định của pháp luật
Cả hai bên đều cố gắng cụ thể hóa các điều khoản, điều kiện, yêu cầu, nội
dung liên quan đến hợp đồng phải rõ ràng, chính xác về số lợng, chất lợng vật t,
17
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
quy cách, phẩm chất, chủng loại, giá cả, danh mục đặt hàng, phơng thức vận
chuyển giao nhận, thanh toán những ràng buộc thực hiện hợp đồng.
Hợp đồng sau khi ký là một văn bản mang tính chất pháp lý để quy định
trách nhiệm khi có phát sinh tranh chấp do vậy cần ký kết hợp đồng phải thận
trọng, phải có những ngời có trình độ xem xét và quyết định ký.
3.2. Tổ chức vận chuyển và tiếp nhận nguyên vật liệu
Sau khi ký hợp đồng mua nguyên vật liệu, công tác mua và vận chuyển về
kho của doanh nghiệp do phòng vật t đảm nhận. Giám đốc hoặc các phân xởng có
thể ký kết hợp đồng với phòng vật t về việc mua và vận chuyển nguyên vật liệu.
Phơng tiện vận chuyển dù ở doanh nghiệp hay đi thuê đều phải khoán chi phí vận

chuyển và phải cân đo đong đếm, kiểm tra về số lợng, chất lợng trớc khi nhập kho.
Việc vận chuyển nguyên vật liệu ảnh hởng lớn đến chi phí, chi phí nguyên
vật liệu tính vào giá thành sản phẩm. Nếu vận chuyển tốt vật liệu đa vào sản xuất
sẽ đảm bảo về chất lợng không để hiện tợng hao hụt quá mức xảy ra ảnh hởng đến
lao động xã hội và chi phí vật liệu của đơn vị.
Tiếp nhận nguyên vật liệu là bớc chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua,
vận chuyển với bộ phận quản lý nguyên vật liệu trong nội bộ doanh nghiệp, nó còn
là cơ sở để hạch toán chính xác. Chi phí lu thông và giá cả nguyên vật liệu tổ chức
tiếp nhận tốt sẽ giúp cho thủ kho lắm chắc đợc số lợng, chất lợng và chủng loại
nguyên vật liệu, phát hiện kịp thời tình trạng của nguyên vật liệu, hạn chế nhầm
lẫn tham ô, thất thoát. Tổ chức tiếp nhận phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ sau:
- Tiếp nhận chính xác số lợng, chủng loại và chất lợng nguyên vật liệu theo
đúng quy định trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển và
thời gian giao hàng.
- Đảm bảo chuyển nhanh chóng nguyên vật liệu từ điểm tiếp nhận vào kho
tránh h hỏng mất mát.
- Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ đó khi tiếp nhận phải thực hiện đầy đủ các
thủ tục sau:
18
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- Khi tiếp nhận phải có đủ các giấy tờ hợp lệ.
- Tất cả các loại nguyên vật liệu phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm
xác định chính xác số lợng, chất lợng, chủng loại. Sau khi kiểm tra phải có biên
bản xác nhận, khi tiếp nhận thủ kho phải ghi rõ số thực nhận theo đúng chủng loại,
kích cỡ, chất lợng từng loại vật t cùng với ngời giao hàng ký vào phiếu nhập kho
và bộ phận ký vào sổ giao chứng từ.
4. Tổ chức quản lý kho
4.1. Khái niệm và phân loại kho
4.1.1. Khái niệm
Để đảm bảo toàn vẹn về số lợng, chất lợng nguyên vật liệu ngăn chặn mất

mát, h hỏng cần phải tập trung dự trữ nguyên vật liệu trớc khi đi vào sản xuất. Nơi
tập trung dự trữ đó là kho. Kho không chỉ là nơi dự trữ bảo quản nguyên vật liệu
mà còn là nơi dự trữ thiết bị máy móc trớc khi sản xuất, tập trung thành phẩm trớc
khi tiêu thụ. Chính vì vậy trong doanh nghiệp có nhiều loại kho khác nhau để phù
hợp với từng đối tợng dự trữ.
4.1.2. Phân loại kho
- Nếu căn cứ vào công dụng của kho chia thành:
+ Kho nguyên vật liệu chính
+ Kho nguyên vật liệu phụ
+ Kho nhiên liệu
+ Kho nửa thành phẩm
+ Kho công cụ dụng cụ
+ Kho máy móc thiết bị, phụ tùng
+ Kho phế liệu
- Nếu căn cứ vào địa điểm và phơng pháp bảo quản chia thành:
+ Kho ngoài trời
19