Quản trị học - chương 9: Kiểm tra

Chương 9
KIỂM TRA
Khái niệm, mục đích và tác dụng của kiểm tra.
Các nguyên tắc để xây dựng cơ chế kiểm tra.
Quy trình kiểm tra.
Các điểm kiểm tra trọng yếu.
Các công cụ chủ yếu để kiểm tra.
NỘI DUNG
d12qt06
Khái niệm, mục đích và tác dụng của kiểm tra.
Các nguyên tắc để xây dựng cơ chế kiểm tra.
Quy trình kiểm tra.
Các điểm kiểm tra trọng yếu.
Các công cụ chủ yếu để kiểm tra.
NỘI DUNG
d12qt06
Khái niệm, mục đích và tác dụng của kiểm tra.
Các nguyên tắc để xây dựng cơ chế kiểm tra.
Quy trình kiểm tra.
Các điểm kiểm tra trọng yếu.
Các công cụ chủ yếu để kiểm tra.
NỘI DUNG
d12qt06
Khái niệm, mục đích và tác dụng của kiểm tra.
Các nguyên tắc để xây dựng cơ chế kiểm tra.
Quy trình kiểm tra.
Các điểm kiểm tra trọng yếu.
Các công cụ chủ yếu để kiểm tra.
NỘI DUNG
d12qt06
Khái niệm, mục đích và tác dụng của kiểm tra.

Các nguyên tắc để xây dựng cơ chế kiểm tra.
Quy trình kiểm tra.
Các điểm kiểm tra trọng yếu.
Các công cụ chủ yếu để kiểm tra.
NỘI DUNG
d12qt06
I. Khái niệm, mục đích và tác dụng của kiểm tra.
1. Khái niệm:
Kiểm tra là thực hiện
một quy trình đo lường,
đánh giá sai lệch và
điều chỉnh việc thực
hiện nhằm đạt được các
mục tiêu đã dự kiến.
d12qt06
Kiểm tra quản trị: là một
nỗ lực có hệ thống nhằm
thiết lập những tiêu chuẩn,
những hệ thống phản hồi
thông tin, nhằm so sánh
những thành tựu thực hiện
với định mức đã đề ra, và
đảm bảo rằng những nguồn
lực đã và đang được sử
dụng có hiệu quả nhất, để
đạt mục tiêu của tổ chức.
I. Khái niệm, mục đích và tác dụng của kiểm tra.
d12qt06
Bảo đảm các
nguồn lực của

tổ chức được
sử dụng một
cách hiệu
quả.
I. Khái niệm, mục đích và tác dụng của kiểm
tra.
2. Mục đích của kiểm tra quản trị:
Bảo đảm kết
quả đạt được
phù hợp với
mục tiêu của
tổ chức.
Làm sáng tỏ
và đề ra
những kết
quả mong
muốn chính
xác hơn theo
thứ tự quan
trọng.
Xác định và
dự đoán
những chiều
hướng chính
và những
thay đổi cần
thiết.
Phát hiện kịp
thời những
vấn đề và

những đơn vị
bộ phận chịu
trách nhiệm
để sửa sai.
Làm đơn giản
hóa các vấn
đề ủy quyền,
chỉ huy,
quyền hành
và trách
nhiệm.
Phát thảo các
tiêu chuẩn
tường trình
báo cáo để loại
bớt những gì ít
quan trọng hay
không cần
thiết.
Phổ biến
những chỉ
dẫn cần thiết
một cách liên
tục.
d12qt06
I. Khái niệm, mục đích và tác dụng của kiểm
tra.
3. Tác dụng của công tác kiểm tra:
Sự theo dõi thường xuyên công việc và sử dụng các
biện pháp kiểm tra sẽ làm nhẹ bớt gánh nặng của cấp

chỉ huy phải thường xuyên theo dõi và giải thích các
báo cáo và các số liệu hàng ngày.
Sự theo dõi thường xuyên công việc và sử dụng các
biện pháp kiểm tra sẽ làm nhẹ bớt gánh nặng của cấp
chỉ huy phải thường xuyên theo dõi và giải thích các
báo cáo và các số liệu hàng ngày.
Kiểm tra là khâu sau cùng trong khâu hoạch định, cơ
cấu tổ chức thực hiện và điều khiển nhân viên và
động viên họ. Một nhà quản trị hữu hiệu cần phải
theo dõi để biết chắc những công việc mà nhân viên
phải làm, những mục tiêu mà họ phải đạt thực sự họ
được làm và đã đạt.
Kiểm tra là khâu sau cùng trong khâu hoạch định, cơ
cấu tổ chức thực hiện và điều khiển nhân viên và
động viên họ. Một nhà quản trị hữu hiệu cần phải
theo dõi để biết chắc những công việc mà nhân viên
phải làm, những mục tiêu mà họ phải đạt thực sự họ
được làm và đã đạt.
Song công tác kiểm tra không phải là viên thuốc thần
chữa được bách bệnh, giải quyết được mọi vấn đề.
Tự nó không giải quyết được gì cả mà chỉ phát huy
tác dụng nếu có được nhà quản trị sử dụng một cách
khéo léo, nghĩa là phải có năng lực giải thích các số
liệu thống kê và các bảng biểu mà hình thức nội
dung đã được phát họa một cách cẩn thận.
Song công tác kiểm tra không phải là viên thuốc thần
chữa được bách bệnh, giải quyết được mọi vấn đề.
Tự nó không giải quyết được gì cả mà chỉ phát huy
tác dụng nếu có được nhà quản trị sử dụng một cách
khéo léo, nghĩa là phải có năng lực giải thích các số

liệu thống kê và các bảng biểu mà hình thức nội
dung đã được phát họa một cách cẩn thận.
d12qt06
II. Các nguyên tắc để xây dựng cơ chế kiểm tra.
Giáo sư Koontz và O’Donnell đã liệt kê các nguyên tắc mà
các nhà quản trị nên tuân theo để xây dựng cơ chế kiểm tra.
1. Cơ chế kiểm tra căn cứ
Hoạt động
của doanh nghiệp
Cấp bậc
của đối tượng
2. Công việc kiểm tra phải được thiết kế
theo đặc điểm cá nhân của nhà quản trị.
3. Sự kiểm tra phải được thực hiện tại
những điểm trọng yếu.
d12qt06
12
II. Các nguyên tắc để xây dựng cơ chế kiểm tra.
4. Việc kiểm tra phải khách quan.
5. Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với đặc
điểm của tổ chức.
6. Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm, và công
việc kiểm tra phải tương xứng với chi phí.
7. Việc kiểm tra phải đưa đến hành động.
III. Quy trình kiểm tra.
1. Thiết lập các tiêu chuẩn:
Tiêu chuẩn là cơ sở để đo lường kết quả có thể được
diễn tả bằng các chỉ tiêu định lượng như số giờ
công, số lượng phế phẩm, hoặc đơn vị tiền tệ như
chi phí, doanh thu hoặc bằng bất cứ khái niệm nào

dùng để đo lường thành quả kể cả những khái niệm
tâm lý như vui lòng của khách hàng.
1. Thiết lập các tiêu chuẩn:
Tiêu chuẩn là cơ sở để đo lường kết quả có thể được
diễn tả bằng các chỉ tiêu định lượng như số giờ
công, số lượng phế phẩm, hoặc đơn vị tiền tệ như
chi phí, doanh thu hoặc bằng bất cứ khái niệm nào
dùng để đo lường thành quả kể cả những khái niệm
tâm lý như vui lòng của khách hàng.
2. Đo lường thành quả:
Việc đo lường chỉ dễ dàng, nếu các tiêu chuẩn được
xác định đúng đắn và thành quả của nhân viên được
xác định chính xác. Việc đo lường là khó khăn đối
với một số công việc, vì khó xác định tiêu chuẩn.
2. Đo lường thành quả:
Việc đo lường chỉ dễ dàng, nếu các tiêu chuẩn được
xác định đúng đắn và thành quả của nhân viên được
xác định chính xác. Việc đo lường là khó khăn đối
với một số công việc, vì khó xác định tiêu chuẩn.
3. Sửa chữa sai:
- Có thể sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân
viên…
- Việc sửa chữa sai lầm là nơi mà chức năng kiểm tra
gặp gỡ các chức năng quản trị khác.
3. Sửa chữa sai:
- Có thể sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân
viên…
- Việc sửa chữa sai lầm là nơi mà chức năng kiểm tra
gặp gỡ các chức năng quản trị khác.
d12qt06

3. Sửa chữa sai:
Tiến trình này có thể được diễn tả trong sơ đồ:
3. Sửa chữa sai:
Tiến trình này có thể được diễn tả trong sơ đồ:
Hoạt động
Phát hiện sai lầm
Sửa chữa
Thông tin
phản hồi
(Feedback)
Hoạt động
sửa chữa
III. Quy trình kiểm tra.
d12qt06
III. Quy trình kiểm tra.
- Lý do của sự nhấn mạnh đến việc kiểm tra mang
tính dự phòng là do tiến trình lâu dài của hoạt động
kiểm tra cho dù mọi bước trong tiến trình đó đều
được thực hiện một cách nhanh chóng.
- Tiến trình kiểm tra mang tính dự phòng có thể
được diễn tả như sau:

- Lý do của sự nhấn mạnh đến việc kiểm tra mang
tính dự phòng là do tiến trình lâu dài của hoạt động
kiểm tra cho dù mọi bước trong tiến trình đó đều
được thực hiện một cách nhanh chóng.
- Tiến trình kiểm tra mang tính dự phòng có thể
được diễn tả như sau:

Xác định

sai lầm
So sánh thực tế
với tiêu chuẩn đề
ra
Đo lường
kết quả
thực tế
Kết quả
thực tế
Phân tích
nguyên
nhân sai
lầm
Thiết lập chương
trình sửa chữa
Thực hiện
việc sửa
chữa
Kết quả
mong
muốn
d12qt06
IV. Các điểm kiểm tra trọng yếu.
- Các điểm được chọn để kiểm tra phải là các điểm trọng yếu.
- Cần lưu ý rằng không có quy tắc nào để giúp nhà quản trị lựa
chọn những điểm kiểm tra trọng yếu này.
- Tuy nhiên, để có tự mình tìm ra các điểm trọng yếu để kiểm
tra, nhà quản trị nên tự hỏi mình các câu hỏi:
d12qt06
IV. Các điểm kiểm tra trọng yếu.

1. Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất mục tiêu của đơn
vị mình?
2. Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất tình trạng không
đạt mục tiêu?
3. Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất sự sai lạc?
4. Những điểm nào là điểm cho nhà quản trị biết ai là người
chịu trách nhiệm về sự thất bại?
5. Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất?
6. Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập thông tin cần thiết
mà không phải tốn kém nhiều quá?
d12qt06
IV. Các điểm kiểm tra trọng yếu.
Các tiêu chuẩn kiểm tra trọng yếu có thể là các tiêu chuẩn vật
chất, tiêu chuẩn phí tổn, tiêu chuẩn tư bản, tiêu chuẩn doanh
thu, tiêu chuẩn chương trình và tiêu chuẩn vô hình (sự tín
nhiệm, ủng hộ, ưa thích…)
d12qt06
V. Các công cụ chủ yếu để kiểm tra.
1. Kiểm tra tài chính:
Mục đích cơ bản của mọi tổ chức kinh doanh là
kiếm được một lợi nhuận.
Có 4 phương cách chính về kiểm soát tài chính:
Phân tích
trường hợp
hòa vốn
Phân tích
trường hợp
hòa vốn
Ngân sách
Ngân sách

Phân tích
tài chính
Phân tích
tài chính
Kiểm toán
Kiểm toán
d12qt06
V. Các công cụ chủ yếu để kiểm tra.
1. Kiểm tra tài chính:
Mục đích cơ bản của mọi tổ chức kinh doanh là
kiếm được một lợi nhuận.
Có 4 phương cách chính về kiểm soát tài chính:
Phân tích
trường hợp
hòa vốn
Phân tích
trường hợp
hòa vốn
Ngân sách
Ngân sách
Phân tích
tài chính
Phân tích
tài chính
Kiểm toán
Kiểm toán
d12qt06
V. Các công cụ chủ yếu để kiểm tra.
a) Ngân sách: ngân sách là một kế hoạch bằng số.
Ngân sách

Ngân sách
Ngân sách chi tiêu
Ngân sách chi tiêu
Ngân sách lợi nhuận
Ngân sách lợi nhuận
Ngân sách tiền mặt
Ngân sách tiền mặt
Tất cả những ngân sách ở trên đều gọi là cố định.
d12qt06
V. Các công cụ chủ yếu để kiểm tra.
b) Phân tích tài chính:
Những phân tích tài chính là những cách kiểm
soát cung cấp tin trở lại.
- Bảng cân đối (quyết đoán): được coi là như một tấm hình
về tình hình tài chính của một tổ chức hay đơn vị trong
một thời điểm nào đó.
- Bảng kết toán thu nhập: phân tích hoạt động tài chính của
tổ chức trong một thời kỳ, ba tháng, sáu tháng, hay một
năm.
d12qt06
V. Các công cụ chủ yếu để kiểm tra.
- Phân tích tỉ lệ: so sánh số liệu hiện nay với số liệu của
những thời kỳ trước hay của những tổ chức khác.
- Tỷ số thanh toán: đo lường khả năng của một tổ chức có
thể đổi được những tài sản của mình ra tiền mặt để thanh
toán những món nợ.
- Tỷ số bình thường (hiện có): tỷ số giữa tài sản với những
món nợ.
- Tỷ số thử nghiệm giá trị trọng yếu: giống như tỷ số bình
thường, nhưng số liệu kiểm kê không có trong tử số.

d12qt06
V. Các công cụ chủ yếu để kiểm tra.
- Tỷ số nợ với tài sản: vào thời kỳ kinh tế lành mạnh, với
những lãi suất thấp, thì một tỷ số nợ với tài sản cao có thể
mang lại nhiều lợi nhuận cho tổ chức và ngược lại.
- Tỷ số hoạt động: mô tả quản lý đang sử dụng một cách
hiệu quả như thế nào nguồn lực tổ chức.
- Tỷ số xác suất: dùng để đo hiệu quả và hiệu suất của một
tổ chức.
d12qt06
V. Các công cụ chủ yếu để kiểm tra.
c) Phân tích trường hợp hòa vốn:
Đó là trường hợp không có lời hay lỗ với một số
sản phẩm nhất định. Trên số đó là lời, dưới là lỗ.
Công thức tính:
(Điểm hòa vốn) =
d12qt06