tổng hợp tài liệu ôn thi học phần quản trị học

1
HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HỌC
 

: Tại sao nói họat động quản trị lại mang tính phổ biến? Hãy cho biết nội dung tính phổ biến
của quản trị là gì? Trên thực tế điều này đã trở thành nguyên lý, anh (chị) hiểu nguyên lý đó như
thế nào? Minh họa bằng ví
dụ

thực
tế.
♦ Họat động quản trị mang tính phổ biến vì cho dù tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển đều
phải thực hiện tiến trình quản trị và áp dụng các phương pháp khoa học quản trị vào trong qúa trình
điều hành của tổ chức. Vì vậy, lên những cấp bậc càng cao thì nội dung chuyên môn hóa càng có
nhiều tính phổ biến.
♦ Nội dung tính phổ biến của quản trị là lên những cấp quản trị càng cao thì các nhà quản trị
càng phải làm nhiều công việc đặc trưng của quản trị như: hoạch định, tổ chức, kiểm tra, và càng ít
tham gia vào những vấn
đề

có
tính chất kỹ thuật, chuyên môn và tác nghiệp hàng ngày.
Từ hình bên dưới cho thấy khả năng quản trị càng lấn dần khả năng kỹ thuật chuyên môn
của nhà quản trị khi thăng tiến lên những bậc cao hơn. Vì thế có thể nói: công việc của những nhà
quản trị ở cấp càng cao càng có xu hướng giống nhau, mặc dù những tổ chức của họ có những mục
tiêu hoàn toàn khác nhau. Điều này lý giải vì sao lên những cấp quản trị càng cao thì càng dễ thuyên
chuyển và ngược lại xuống những cấp
bậc

quản
trị càng thấp thì càng khó thuyên chuyển. Trên thực

tế điều này đã trở thành nguyên lý và được áp dụng
rộng rãi trong các tổ chức từ các cơ quan trung ương đến các sở ban ngành địa phương trong việc
thuyên chuyển
cán

bộ.
Khả
n
ă
ng
quản
t
r
ị
♦ Minh hoa băng vi du thưc tê.
2
 

Anh (chị) hãy nêu vai trò, nhiệm vụ trọng tâm của mỗi chức năng quản trị. Hãy giải thích vì
sao các
chức

năng
quản trị lại có mối quan hệ tác động qua lại gắn bó với nhau không thể tách rời.
Cho ví dụ minh họa.
♦ Vai trò, nhiệm vụ trọng tâm của mỗi chức năng:
* Chức năng hoạch định:
+ Vai trò của hoạch định là mở đường tiên phong mà nhà quản trị phải
làm trong tiến trình quản trị.
+ Hoạch định bao gồm những nhiệm vụ chủ yếu như: nhằm: Xác định những mục tiêu của tổ chức,

xây dựng các chiến lược tổng thể để đạt được mục tiêu và thiết lập các kế hoạch hành động để phối
hợp các hoạt động của tổ chức.
+ Chức năng hoạch định là nền tảng, là cơ sở để nhà quản trị thực hiện các chức
năng khác.
* Chức năng tổ chức:
+ Đây là chức năng tất yếu trong quản trị, có vai trò nhằm biến những mục tiêu đã hoạch định trở thành
hiện thực. Chức năng tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo cho tổ chức có cơ cấu hợp lý để thực hiện tốt
mục tiêu đã đề ra. Làm tốt chức năng tổ chức là điều kiện để đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của tổ
chức.
+ Chức năng tổ chức bao gồm những nhiệm vụ như: Thiết lập cơ cấu tổ chức, mô tả nhiệm vụ của
từng bộ phận, cá nhân, xây dựng tiêu chuẩn công việc và phân chia thẩm quyền trách nhiệm cũng
như việc xác định các tiêu chuẩn phối hợp giữa các bộ phận và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó
được thiết lập ra sao.
Để đáp ứng những yêu cầu trên, nhà quản trị cần phải tuyển mộ, tuyển chọn, hướng dẫn, huấn
luyện, bố trí, sử dụng, đánh giá, đào tạo con người trong tổ chức
* Chức năng điều khiển:
+ Vai trò của điều khiển là vận hành bộ máy. Nó giúp nhà quản trị thực hiện sự kích thích, động
viên, chỉ huy, phối hợp các thành viên để thực hiện các mục tiêu quản trị. Nhằm đảm bảo cho tổ chức
đi đúng hướng mục tiêu đã định.
+ Chức năng điều khiển bao gồm những nhiệm vụ nhưHướng dẫn, chỉ huy mọi người tiến hành hoạt
động như thế nào, dùng các thuyết động viên thích hợp, sử dụng các phong cách lãnh đạo phù hợp
đối với từng đối tượng và từng thời điểm nhằm kêu gọi tinh thần tự giác và đề cao tinh thần trách
nhiệm của mọi người.
* Chức năng kiểm tra:
+ Kiểm tra là chức năng có tác dụng đảm bảo cho công việc quản trị và hoạt động của tổ chức
3
được thực hiện một cách tốt nhất.
+ Chức năng kiểm tra bao gồm những nhiệm vụ như: Xây dựng các tiêu chuẩn để đánh giá kết quả
hoạt động, thực hiện kiểm soát các hoạt động, so sánh đánh giá kết quả đạt được và thực hiện các hoạt
động điều chỉnh cần thiết những sai lệch và sự chưa phù hợp nhằm đưa tổ chức theo đúng qũy đạo.

♦ Minh hoa băng vi du thưc tê.
 

Hãy lý giải vì sao chức năng họach định lại đuợc coi là cơ sở và nền tảng cho việc thực hiện
các chức năng quản trị khác? Nêu ví dụ minh họa. Hãy bình lụân câu nói: “Chỉ khi nào con người ta
quan tâm đến hiệu qủa thì mới quan tâm đến hoạt động quản trị”.
♦ Sở dĩ chức năng họach định đuợc coi là cơ sở và nền tảng cho việc thực hiện các chức năng quản
trị

khác
mà không phải bất kỳ chức năng quản trị nào khác là vì: Để thực hiện tiến trình quản trị,
cho dù nhà quản
trị

ở
cấp bậc nào, tổ chức nào cũng đều phải bắt đầu từ công việc đầu tiên có vai
trò mở đường, định hướng cho mọi hoạt động của từng cá nhân và bộ phận trong tổ chức một cách
đúng đắn đó là hoạch định. Nếu hoạch định sai thì dẫn tới mục tiêu được thiết lập sẽ thiếu chính xác
(cao quá hoặc thấp quá), không khả thi, và quan trọng hơn cả là nếu hoạch định tồi sẽ vạch ra một
hướng đi sai và chệch hướng cho tổ chức dẫn đến phí phạm nguồn lực và tổ chức sẽ không đạt
được mục tiêu, hiệu quả như mong muốn cho dù các chức năng quản trị khác có thực hiện tốt đến
mấy đi chăng nữa. Vì vậy, chức năng hoạch định luôn được coi là nền tảng, cơ sở cho mọi hoạt động
và các chức năng còn lại của tổ chức. Các chức năng quản trị này có thực hiện được tốt và mang lại
hiệu quả cho tổ chức hay không đều phải
dựa

vào
nền tảng ban đầu là chức năng hoạch định được
thực hiện như thế nào.
♦ Minh hoa băng vi du thưc tê.

♦ Bình lụân câu nói: “Chỉ khi nào con người ta quan tâm đến hiệu qủa thì mới quan tâm đến hoạt động
quản trị”:
Nhiệm vụ của nhà quản trị là không chỉ làm việc có kết qủa, mà phải làm việc sao cho kết qủa đạt
được với chi phí tài nguyên thấp nhất. Tức là có hiệu qủa.
Bởi lẽ, do sự hạn chế của các nguồn lực bên trong tổ chức, áp lực cạnh tranh, sự thỏa mãn của người
tiêu dùng, sự quan tâm của chính quyền….Do đó, vấn đề hiệu qủa trong kinh doanh luôn được đặt
ra như một tiền đề cho sự tồn tại của doanh nghiệp. Như vậy, trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt
là trong một nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt và khốc liệt, thì các nhà quản trị phải tìm
cách hạn chế chi phí và tăng kết qủa, có nghĩa là phải luôn luôn tìm cách gia tăng hiệu qủa. Trong
thực tế, hoạt động quản trị sẽ đạt hiệu quả khi tiến hành thực hiện với các biện pháp như:
+ Giảm các chi phí đầu vào mà vẫn giữ nguyên được giá trị ở đầu ra.
4
+ Giữ nguyên các yếu tố đầu vào nhưng gia tăng giá trị đầu ra.
+ Vừa tiết kiệm chi phí đầu vào, vừa tăng giá trị đầu ra.
+ Cả giá trị đầu vào và giá trị đầu ra đều tăng nhưng giá trị đầu ra tăng với tỷ lệ cao hơn. Từ đó có
thể nói rằng: Lý do tồn tại của hoạt động quản trị chính là vì muốn có hiệu qủa; và chỉ khi nào người ta
quan tâm đến hiệu qủa thì mới quan tâm tới hoạt động quản trị.
Câu

4 : Anh (chị) hãy cho biết nhà quản trị trong công việc hằng ngày của mình cần phải thực hiện
tốt những
va
i
trò
gì? Để trở thành một nhà quản trị thành công, các nhà quản trị cần phải có những
phẩm chất cần thiết nào? Minh hoa băng vi du thưc tê.
♦ Nhà quản trị trong công việc hằng ngày của mình cần phải thủ diễn tốt 3 nhóm vai
trò với 10 vai trò
cụ thể sau đây:
* Nhóm các vai trò quan hệ với con người:

- Vai trò đại diện: Nhà quản trị đại diện cho tổ chức, là biểu tượng cho một tập thể khi quan hệ với
bên ngoài
- Vai trò lãnh đạo: Thực hiện các chức năng quản lý, chỉ huy, điều khiển nhân viên dưới quyền, kích
thích động viên họ hăng hái làm việc để hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
- Vai trò liên lạc, giao dịch: Đóng vai trò giao dịch trong và ngoài tổ chức. Là gạch nối giữa các
thành viên trong tổ chức, tìm kiếm mọi sự ủng hộ để đảm bảo sự thành công
của tổ chức.
* Nhóm các vai trò thông tin:
- Vai trò tìm kiếm, thu thập, đánh giá các thông tin giúp nhà quản trị thường xuyên xem xét, phân
tích môi trường họat động của tổ chức làm cơ sở cho việc đưa ra các quyết định quản trị.
- Vai trò phát ngôn và cung cấp thông tin cho các bên có quan hệ với tổ chức
- Vai trò phổ biến và truyền đạt thông tin cho các cá nhân, bộ phận bên trong tổ chức.
* Nhóm các vai trò quyết định:
- Vai trò nhà kinh doanh
- Vai trò người giải quyết các xáo trộn và xung đột trong tổ chức. nhằm đưa tổ chức sớm trở lại ổn
định, đảm bảo tạo được môi trường nội bộ thuận lợi để doanh nghiệp ổn định và phát triển
5
- Vai trò người quản lý, phân phối, sử dụng các nguồn lực.
- Vai trò nhà thương thuyết: Nhà quản trị phải thương lượng đàm phán với đối tác để thực hiện các
hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho có lợi, đem lại những hợp đồng kinh tế, tạo công ăn việc làm
cho người lao động trong
tổ
chức.
♦ Để thành công các nhà quản trị cần hội đủ những phẩm chất cần thiết sau:
Nhà quản trị thành công là người có tri thức và đạt được sự cân bằng giữa tính cách cá nhân và kỹ
năng quản
trị,

thường
hội đủ cả ba yếu tố là năng lực, động cơ và thời cơ.

* Năng lực:ăng lực quản trị là khả năng điều hành để thực hiện các mục tiêu của tổ chức một cách có
hiệu quả. Do đó cần phải hội đủ các kỹ năng quản trị.
* Động cơ:
Các động cơ thúc đẩy một nhà quản trị vươn lên để đạt thành công bao gồm :
- Có ham muốn đạt được một địa vị quyền lực nào đó.
- Sẵn sàng chấp nhận cạnh tranh và ham muốn chiến thắng.
- Mong muốn được tự khẳng định bản thân và dám chịu trách nhiệm.
Các động cơ trên là động lực từ bên trong thúc đẩy các nhà quản trị hành động để đạt mục đích của
họ.
* Thời cơ:
Tính thời cơ đối với nhà quản trị gồm ba yếu tố:
- Được giao công việc quản trị thích hợp
- Được sự ủng hộ của những người xung quanh
- Biết chớp thời cơ, tận dụng mọi cơ hội.
♦ Minh hoa băng vi du thưc tê.
Câu

5: Để hoàn thành tốt vai trò quản trị của mình, các nhà quản trị cần phải thực hiện những kỹ
năng cần t
hiết

nào?
Tầm quan trọng của từng kỹ năng đó có thay đổi theo từng
cấp bậc quản trị hay không? Giải thích vì sao? Cho ví dụ minh họa.
♦ Để hoàn thành tốt vai trò quản trị của mình, các nhà quản trị cần phải có những kỹ năng cần thiết
sau:
* Kỹ năng kỹ thuật
- Nhà quản trị phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức hiểu biết về một ngành nghề, một
lĩnh vực hoạt động cụ thể
- Kỹ năng kỹ thuật giúp nhà quản trị có thể hướng dẫn về mặt kỹ thuật, biết cách giám sát, kiểm tra,

đánh giá đúng kết quả, năng suất, chất lượng của nhân viên.
* Kỹ năng nhân sự
- Liên quan đến khả năng cùng làm việc, tổ chức động viên, điều khiển con người trong tổ chức.
- Kỹ năng nhân sự thể hiện ở khả năng quản trị nguồn nhân lực.
Một nhà quản trị có kỹ năng nhân sự cao là người nhìn nhận đánh giá đúng về phẩm chất, năng lực,
sở trường của người dưới quyền mình, biết giao tiếp tốt với mọi người để tạo được các mối quan hệ
6
tốt đẹp, biết cách dùng người và điều khiển, chỉ huy tổ chức một cách tốt nhất.
* Kỹ năng nhận thức hay tư duy
Đây là kỹ năng quan trọng đối với nhà quản trị, đặc biệt là nhà quản trị cấp cao. Bởi vì mọi hoạt động
của tổ
chức

đều
liên quan đến trình độ nhận thức, kỹ năng tư duy của nhà quản trị.
♦ Các nhà quản trị cho dù cấp bậc nào cũng đều cần cả ba loại kỹ năng trên, nhưng tầm quan trọng
của mỗi kỹ năng tùy thuộc vào các cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức.
Điều này được thể hiện trong sơ đồ sau
Nhìn vào sơ đồ ta thấy rằng: Ở cấp bậc quản trị càng cao thì càng đòi hỏi nhà quản trị phải cần nhiều
kỹ năng về tư duy sáng tạo cao.
- Ngược lại, xuống những cấp quản trị càng thấp, thì càng cần nhiều kỹ năng về kỹ thuật. Bởi vì ở
cấp cơ sở nhà quản trị phải tham gia trực tiếp vào những công việc có tính chất kỹ thuật chuyên môn và
tác nghiệp hàng ngày, do đó nhà quản trị cấp cơ sở cần phải có kỹ năng kỹ thuật thành thạo để có khả
năng hướng dẫn kèm cặp cho nhân viên.
Kỹ năng về nhân sự thì cho dù ở cấp nào cũng cần thiết và đều quan trọng đối với tất cả mọi
nhà

quản
trị. Bởi vì các nhà quản trị dù ở cấp bậc nào cũng đều phải hiểu và biết cách làm việc với mọi người
Minh hoa băng vi du thưc tê.

 



: Hãy nêu nội dung các bước để ra quyết định quản trị sao cho hiệu quả? Nêu ví dụ minh họa.
♦ Để quyết định quản trị đưa ra đảm bảo chất lượng, hiệu quả nhà quản trị cần phải tuân thủ 6 bước
về qui trình ra quyết định đó là:
- Bước 1: Xác định vấn đề cần giải quyết:
Ở bước này nhà quản trị cần xem xét vấn đề cần giải quyết là gì, mục đích và mục tiêu cần đạt được
của việc giải quyết vấn đề đó.
Bước 2: Xác định các tiêu chuẩn để đánh giá và lựa chọn phương án.
Các tiêu chuẩn đưa ra cần phù hợp với vấn đề cần giải quyết và phải gắn với mục tiêu. Các
tiêu chuẩn cần cụ thể, cần sắp xếp thứ tự ưu tiên theo mức độ quan trọng.
- Bước 3: Xây dựng các phương án
Đây là bước rất quan trọng, quyết định đến chất lượng của các quyết định ban hành. Vì vậy cần xây
7
dựng nhiều phương án từ dễ đến khó và thu thập, xử lý thông tin làm cơ sở cho việc ra quyết định.
♦ - Bước 4: Đánh giá các phương án
Cần chỉ rõ những ưu, nhược điểm đánh giá tính khả thi, sự phù hợp của từng phương án.
Bước 5: lựa chọn phương án tối ưu: Nêu vào 3 tình huống
Bước 6ra quyết định trên cơ sở phương án tối ưu đã chọn lựa.
♦ Minh hoa băng vi du thưc tê
 

: Anh (chị), hãy nêu và phân tích các bước nào cần tiến hành trong 
 để mang lại hiệu quả? Nêu ví dụ minh họa.
♦ Để quyết định quản trị tổ chức được thành công nhà quản trị cần phải tuân theo 4
bước sau đây trong qui trình tổ chức thực hiện quyết định:
- Bước 1: Phổ biến, truyền đạt nội dung quyết định đến các bộ phận, các thành viên
liên quan có trách nhiệm thi hành. Khi truyền đạt nội dung quyết định cần:

+ Giải thích rõ mục đích, tầm quan trọng, tinh thần và nội dung của quyết định cho các đối tượng có
liên quan. Xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng thành viên đối với việc thực hiện những
công việc trong qúa trình thi hành quyết định.
+ Để cho các quyết định được truyền đạt một cách tốt nhất và nâng cao tính hiệu lực của nó thì các
quyế
t
định
nên thể hiện bằng văn bản với nội dung dễ hiểu, rõ ràng và giảm tối đa những quyết định
bằng miệng.
- Bước 2: Lập kế hoạch và triển khai tổ chức thực hiện quyết định. Bước này được thực hiện qua 2
giai đoạn:
+ Giai đoạn 1: Lập kế hoạch thực hiện quyết định. Việc thực hiện quyết định có thành công hay
không, tùy thuộc rất lớn vào kế hoạch tổ chức này.
Ở giai đoạn này cần có sự phối hợp giữa các nhà quản trị để làm rõ những vấn đề sau: Những việc
cần làm; giao việc cụ thể cho từng bộ phận, cá nhân; xác định rõ thời gian, tiến độ thực hiện từng công
việc; và chuẩn bị đầy đủ mọi điều kiện và phương tiện cần thiết cho việc thực hiện quyết định.
+ Giai đoạn 2: Tổ chức thực hiện kế hoạch đã xây dựng:
Giao nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể cùng với những điều kiện, phương tiện và nguồn lực cần thiết
cho các đơn vị, cá nhân có liên quan thực hiện quyết định. Bảo đảm các điều kiện vật chất đủ để triển
khai các giải pháp đã chọn.
♦ + Bước 3: Kiểm tra và điều chỉnh.
Bước này là cần thiết để đảm bảo tính hợp lý và tính khả thi của quyết định. Nếu phát hiện có sai sót
cần điều chỉnh kịp thời, mức độ điều chỉnh tùy thuộc vào mức độ sai lầm của quyết định. Nếu ở
mức độ nặng, có thể
phải

ngưng
toàn bộ việc thực hiện quyết định và phải tìm những giải pháp mới.
+ Bước 4: Tổng kết, đánh giá và rút kinh nghiệm.
Đây là bước cần thiết để nhà quản trị rút ra những bài học kinh nghiệm trong việc ra quyết định và tổ

chức thực hiện quyết định. Việc tổng kết đánh giá rút kinh nghiệm cần tập trung vào các mặt:
8
- Đánh giá chất lượng của quyết định.
- Phát hiện ra những tiềm năng chưa được huy động, và từ đó có kế hoạch để khai thác và sử dụng tốt
hơn, với hiệu qủa cao hơn các nguồn lực và các tiềm năng của tổ chức.
-Nhanh chóng đánh giá các kết qủa từ việc thực hiện quyết định để rút ra các kết luận và bài học kinh
nghiệm nhằm làm cho các vòng quyết định sau có hiệu qủa hơn.
♦ Minh hoa băng vi du thưc tê
 

: Hãy so sánh và phân tích ưu nhược điểm hai hình thức ra quyết định cá nhân và tập thể? Theo
anh (chị), ra quyết định cá nhân và tập thể thường được áp dụng trong những trường hợp nào? Giải
thích ? Minh họa bằng ví dụ thực tế.
♦ So sánh và phân tích ưu nhược điểm hai hình thức ra quyết định cá nhân và tập thể: Mỗi hình
thức ra quyết định đều có mặt ưu và nhược điểm của nó được thể hiện trong
bảng sau:
Hình
thức ra
QĐ
Ưu điểm Nhược điểm
Quyết
định cá
nhân
- Thời gian ra quyết định ngắn
- Tiết kiệm được chi phí và thời gian
- Nêu cao cao vai trò trách nhiệm cá nhân
- Mang tính độc đoán.
- Không lôi kéo và tận dụng được sự góp ý
của người khác trong việc ra quyết định
Quyết

định tập
thể
- Tận dụng được những kiến thức và kinh
nghiệm của người khác
- Lôi kéo được nhiều người tích cực tham gia vào
qúa trình ra quyết định
- Chất lượng quyết định được đảm bảo, nếu đó là
vấn đề phức tạp và mang tính chiến lược.
- Tốn kém thời gian
- Khuynh hướng nhượng bộ, thỏa hiệp cao
- Trách nhiệm cá nhân không thể hiện rõ.
♦ Ra quyết định cá nhân và tập thể thường được áp dụng trong những trường hợp sau
- Để ra quyết định cá nhân, đòi hỏi người ra quyết định phải hội đủ các điều kiện cần
và đủ đó là:
+ Có đủ thẩm quyền
+ Có khả năng giải quyết những vấn đề nảy sinh
+ Có tính trách nhiệm cao.
- Sau đây là một số trường hợp có thể ra quyết định tập thể:
+ Có đủ thời gian cần thiết
+ Mỗi thành viên tham dự có đủ thông tin như mong muốn
+ Ra quyết định không theo chương trình có sẵn nhằm giải quyết những vấn đề có cấu trúc xấu, tiềm
ẩn nhiều bất trắc rủi
ro.
+ Muốn huấn luyện cấp dưới trong việc ra quyết định.
♦ Minh hoa băng vi du thưc tê.
9
 

 Anh (chị) hãy trình bày và phân tích các yếu tố được coi là cơ sở cho việc họach định các
mục tiêu

và

chiến
lược của tổ chức? Tiến trình hoạch định được thực hiện như thế nào?Cho cho ví dụ
minh họa.
♦ Các yếu tố sau đây được coi là cơ sở cho việc họach định các mục tiêu và chiến lược của tổ chức:
- Sứ mạng của tổ chức
Sứ mạng của tổ chức là lý do để tổ chức tồn tại. Bản công bố sứ mạng của một tổ chức thường trả
lời rõ những câu hỏi như:
+ Tại sao tổ chức tồn tại?
+ Tổ chức hoạt động, kinh doanh trong lĩnh vực nào?
+ Tổ chức sẽ đi đến đâu?
Vì vậy, sứ mạng của một tổ chức luôn chỉ rõ những nhiệm vụ tổng quát mà một tổ chức phải làm
để đảm
bảo

cho
sự tồn tại của nó. Đồng thời nó còn là nền tảng, là cơ sở để xác định mục tiêu chiến
lược hoạt động lâu dài của tổ chức.
- Môi trường hoạt động của tổ chức
Hoạt động của tổ chức chịu sự tác động, ảnh hưởng thường xuyên của môi trường. Môi trường lại
thường xuyên biến động, do đó để hoạch định đúng và phù hợp một kế hoạch tổng thể nhằm định
hướng phát triển lâu dài cho tổ chức cần phải phân tích môi trường hoạt động của tổ chức thật thấu đáo
và cặn kẽ.
Nghiên cứu và phân tích môi trường hoạt động sẽ giúp cho nhà quản trị dự báo, dự đoán được
tương lai của tổ chức tốt hơn, sát với thực tế hơn. Việc nghiên cứu phân tích môi trường giúp nhà
quản trị tận dụng được những điểm mạnh, hạn chế được những điểm yếu để khai thác tốt các cơ hội và
chủ động phòng ngừa rủi ro.
- Tiềm lực của tổ chức
Hoạch định nhằm mục đích khai thác sử dụng có hiệu quả các nguồn lực bên trong của tổ chức. Do

đó hoạch định tất yếu phải dựa trên tiềm lực thực có của tổ chức và khả năng phát triển trong tương lai.
Nhà quản trị khi hoạch định cần phải dựa vào tiềm lực vốn có của tổ chức để tránh ảo tưởng, đưa ra
những mục tiêu quá cao hoặc quá thấp không kích thích được sự vươn lên của mọi thành viên trong
tổ chức.
♦ Tiến trình hoạch định được thực hiện theo 5 bước sau đây:
- Bước 1: Xác định mục
tiêu
+ Mỗi một tổ chức thường có nhiều mục tiêu khác nhau. Vì thế, ở bước này đòi hỏi phải xác định
được các mục tiêu với các kết qủa cụ thể cần đạt được tại từng thời điểm nhất định.
+
+
Cần
Cần
xác
xác
lập
lập
c
c
á
á
c
c
m
m
ụ
ụ
c
c
tiêu

tiêu
theo
theo
thứ
thứ
tự
tự
ư
ư
u
u
t
t
iên
iên
v
v
à
à
chỉ
chỉ
rõ
rõ
n
n
h
h
ữ
ữ
ng

ng
mục
mục
tiêu
tiêu
cần
cần
đạt đ
đạt đ
ư
ư
ợc,
ợc,
từ
từ
đó
đó
giúp
giúp
n
n
hà
hà
q
q
uản
uản
trị
trị
có

có
t
t
h
h
ể
ể
phân
phân
bổ
bổ
v
v
à
à
sử
sử
dụng
dụng
tài
tài
n
n
g
g
u
u
y
y
ên

ên
m
m
ột
ột
cách
cách
h
h
ợ
ợ
p
p
lý.
lý.
- Bước 2: Xác định những điểm mạnh, điểm yếu bên trong nội bộ tổ chức và những yếu tố thuận
lợi,cơ
hội

và
khó khăn, thách thức từ môi trường bên ngoài:
10
- Bước 3: Xác định các phương án có khả năng thực hiện:
Đối với những vấn đề và tình huống phức tạp quan trọng ở mỗi tổ chức, đòi hỏi các nhà quản trị
phải lập nhiều phương án khác nhau để có nhiều khả năng lựa chọn khác nhau, từ đó có thể lựa chọn
được phương án tối ưu.
- Bước 4: Đánh giá và so sánh các phương án:
Sau khi đã xây dựng được các phương án thực hiện mục tiêu khác nhau, chúng ta cần phải xem xét
những điểm mạnh và yếu của từng phương án trên cơ sở các mục tiêu phải thực hiện.
- Bước 5: Lựa chọn phương án tối ưu và thực hiện kế họach

Sau khi đánh giá, so sánh các phương án, sẽ chọn phương án tối ưu. Đó là phương án tốt nhất để
triển khai hành động.
♦ Minh hoa băng vi du thưc tê.
 

Anh (chị) hãy cho biết thế nào là quản trị theo mục tiêu? Giải thích lý do vì sao các doanh
nghiệp lại
thường

áp
dụng phương thức quản trị theo mục tiêu? Tíến trình thực hịên quản trị theo mục
tiêu là gì? Cho ví dụ minh họa.
♦ - Quản trị theo mục tiêu là cách quản trị thông qua việc để các thành viên tự quản: Tự mình
xác định mục tiêu và tự quản lý thực hiện các mục tiêu do chính họ đặt ra.
- Sở dĩ các doanh nghiệp thường áp dụng phương thức quản trị theo mục tiêu là vì nó
đem lại một số tác dụng sau đây:
+ Quản trị theo mục tiêu có tác dụng kích thích, nâng cao tính tự giác, tinh thần hăng hái làm việc và
trách nhiệm của các bộ phận các thành viên trong tổ chức.
+ Cách quản trị này tạo ra sự gắn bó giữa các thành viên, các bộ phận, đảm bảo sự thống nhất giữa
lợi ích riêng với lợi ích chung của tổ chức.
+ Quản trị theo mục tiêu tạo cơ hội để các thành viên phát huy tính tích cực, chủ động sáng tạo
+ Quản trị theo mục tiêu giúp các nhà quản trị thấy rõ năng lực của cấp dưới, thấy rõ khiếm khuyết
trong công tác tổ chức của mình từ đó có thể điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức cho hợp lý hơn.
+ Quản trị theo mục tiêu cũng đóng góp tích cực vào việc nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác
hoạch định vì trên cơ sở mục tiêu của các cá nhân các bộ phận nhà quản trị
có thể kiểm tra lại tính hợp lý của hoạch định và các quyết định quản trị.
♦ Tiến trình quản trị theo mục tiêu được thực hiện theo 4 bước sau:
- Bước 1: Giao nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cho các bộ phận, các
thành viên.
Bước 2: Trên cơ sở mục tiêu chung của tổ chức, các cấp, bộ phận, các thành viên tự đề ra mục tiêu.

Như vậy khi mục tiêu của từng cá nhân, bộ phận hoàn thành thì mục tiêu
chung của tổ chức cũng được hoàn thành.
- Bước 3: Các bộ phận, các thành viên đề ra các biện pháp thực hiện mục tiêu đã ấn định
- Bước 4: Dự đoán, đánh giá mức độ đạt kết quả
♦ Minh hoa băng vi du thưc tê.
11
 

: Anh (chị) hiểu thế nào về chức năng tổ chức? Hãy giải thích vì sao trong tiến trình quản trị
nhà quản trị phải thực hiện chức năng tổ chức? Hãy cho biết nội dung, mục tiêu và
công việc của chức năng tổ chức là gì? Minh hoa băng vi du thưc tê.
♦ Tổ chức là một trong những chức năng chung của quản trị, liên quan đến việc thành lập nên
các bộ phận để đảm nhiệm những nhiệm vụ cần thiết và xác định mối quan hệ về chức năng, quyền
hành, trách nhiệm giữa các bộ phận đó nhằm đảm bảo cho tổ chức hoạt động với hiệu quả cao nhất.
Trong tiến trình quản trị nhà quản trị phải thực hiện chức năng tổ chức bởi vì đây là bước kế tiếp, cần
thiết để đảm bảo cho tổ chức thực hiện được mục tiêu đã vạch ra sau khi hoạch
định.
- Công tác tổ chức giúp nhà quản trị hình thành cơ cấu tổ chức hợp lý để các cơ chế quản trị vận hành
thông suốt đảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu.
- Thiết lập được cơ cấu tổ chức hợp lý tạo điều kiện để nhà quản trị tác động có hiệu quả đến các hoạt
động của doanh nghiệp nhờ đó có thể nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh
doanh.
- Làm tốt chức năng tổ chức, tạo điều kiện sử dụng tốt nhất nguồn nhân lực
- Bố trí cơ cấu hợp lý tạo điều kiện thuận lợi để ứng dụng khoa học, kỹ thuật công nghệ tiên tiến
vào sản xuất kinh doanh tạo điều kiện nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả kinh doanh.
- Thực chất của chức năng tổ chức là tiến hành phân công lao động hợp lý để thiết lập được môi
trường nội bộ tốt nhất cho việc thực hiện mục tiêu của tổ chức.
♦ Nội dung, mục tiêu và công việc của chức năng tổ chức:
* Nội dung của chức năng tổ chức bao gồm:
-Xác định những công việc cần phải làm.

-Phân công công việc, hợp lý hóa lao động.
-Xác định rõ quyền hành, trách nhiệm và những nguyên tắc phối hợp giữa các thành viên các bộ phận để
đảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu.
* Mục tiêu của chức năng tổ chức nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân và
bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình để đóng góp tốt nhất cho việc hoàn thành mục
tiêu chung của tổ chức.
* Công việc của chức năng tổ chức gồm 3 mảng công việc sau:
- Tổ chức bộ máy
- Tổ chức công việc
- Tổ chức nhân sự
Ba mặt này có mối liên quan chặt chẽ với nhau và thể hiện trên 2 nhiệm vụ cơ bản đó là:
- Thiết kế bộ máy hoạt động hiệu quả
- Thiết lập hệ thống quyền lực và phân quyền
♦ Minh hoa băng vi du thưc tê.
12
 

 

: Anh (chị) hãy cho biết để có được một cơ cấu tổ chức linh họat và hiệu qủa, khi thiết kế
bộ máy cần tuân theo những yêu cầu và nguyên tắc nào? Minh hoa băng vi du thưc
tê.
♦ Để có được một cơ cấu tổ chức linh họat và hiệu qủa, khi thiết kế nhà quản trị cần tuân theo những
yêu cầu sau:
+ Cơ cấu tổ chức quản trị cần đảm bảo tính tối ưu. Tính tối ưu của một cơ cấu tổ chức thể hiện:
-Phân công, chuyên môn hóa lao động khoa học, hợp lý.
- Số lượng các thành viên, các bộ phận hợp lý
- Mối liên hệ, quan hệ giữa các bộ phận đảm bảo sự phối hợp tốt.
- Chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của mỗi bộ phận cụ thể, rõ ràng và phù hợp.
- Số cấp quản trị hợp lý, bộ máy gọn nh•, hiệu quả.

+ Cơ cấu tổ chức quản trị cần đảm bảo tính linh hoạt, tức là đảm bảo tính thích nghi với môi trường và
phù hợp với sứ mạng, mục tiêu của đơn vị trong từng thời kỳ.
+ Cơ cấu tổ chức cần đảm bảo độ tin cậy trong hoạt động: Phải đảm bảo cho tổ chức hoạt động
tốt, thông tin thông suốt, các nguồn thông tin đảm bảo độ tin cậy, trung
thực.
+ Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính kinh tế: Chi phí quản lý hành chính tiết kiệm mà vẫn đảm bảo
hoạt động của tổ chức đạt hiệu quả.
♦ Khi thiết kế cơ cấu bộ máy tổ chức nhà quản trị cần tuân theo những nguyên tắc
sau:
- Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất chỉ huy – nguyên tắc một thủ
trưởng. Mỗi thành
viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm trước một nhà quản trị trực tiếp của mình.
- Cơ cấu tổ chức phải gắn với mục tiêu hoạt động của tổ chức. Thiết lập cơ cấu tổ chức là để đảm
bảo cho tổ chức đạt được mục tiêu đã định, do đó cơ cấu tổ chức phải gắn với mục tiêu. Phân chia
nhiệm vụ, phân công lao động, phân chia quyền hành, trách nhiệm, tầm hạn quản trị đều phải hướng
vào việc thực hiện mục tiêu.
- Nguyên tắc hiệu quả: Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc tiết kiệmchi phí quản lý
nhưng phải đảm bảo hoạt động có hiệu quả.
- Nguyên tắc cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các bộ
phận, các thành viên với nhau.
- Nguyên tắc linh hoạt: Bộ máy quản trị cần linh hoạt để đảm bảo tính thích nghi.
♦ Minh hoa băng vi du thưc tê.
 

Anh (chị) hãy cho biết để hình thành cơ cấu tổ chức cần tiến hành qua những giai đọan
nào? Phân tích nội dung của từng giai đọan. Hãy lý giải vì sao trong giai đọan xây dựng lại luôn
gắn liền với những sửa đổi và điều chỉnh cơ cấu tổ chức. Minh họa bằng ví dụ thực tế.
♦ Thiết lập cơ cấu tổ chức là quá trình xác định cơ cấu và các mối quan hệ về quyền hạn trong một tổ
chức để đảm bảo mọi hoạt động nhằm đạt được mục tiêu, chiến lược của tổ chức.
13

Để thiết lập cơ cấu tổ chức cần tiến hành qua 3 giai đọan. Mỗi giai đoạn cần tập trung vào những
công việc chủ yếu sau đây:
* Giai đọan phân tích: Là giai đọan quan trọng quyết định đến chất lượng của cơ cấu tổ chức. Ở giai
đoạn
này

chú
trọng vào việc phân tích và tổng hợp các mối liên hệ giữa mục tiêu và mô hình đáp ứng.
Giai đọan này cần tập trung giải quyết các vấn đề sau:
- Mô hình cơ cấu tổ chức nào sẽ đáp ứng được mục tiêu và chiến lược họat động của tổ chức.
- Quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các bộ phận, các cấp được thiết kế ra sao? Hệ thống
thông tin tổ chức như thế nào?
* Giai đọan thiết kế:
- Nhằm chi tiết hóa các phân tích và tính tóan các thông số cần thiết cho các bộ phận.
- Tiến hành xây dựng những quy chế, những nguyên tắc họat động cho các bộ phận.
- Xác định khối lượng công việc.
- Tập trung tính tóan số lượng các bộ phận, các nhân viên và yêu cầu trình độ chuyên môn.
- Xây dựng bảng phân tích công việc.
- Xây dựng các biểu mẫu cung cấp thông tin.
* Giai đọan xây dựng:
- Chính thức ban hành mô hình cơ cấu tổ chức.
- Bổ nhiệm các chức vụ quản lý
- Tiến hành phân chia công việc và giao nhiệm vụ cho các cá nhân, bộ phận.
- Hình thành mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm.
- Chính thức vận hành công việc.
- Gắn liền với những sửa đổi và điều chỉnh cơ cấu tổ chức cho phù hợp với
thực tế.
♦ Trong giai đọan xây dựng luôn gắn liền với những sửa đổi và điều chỉnh cơ cấu tổ chức bởi
vì: Trong quá trình thiết lập cơ cấu bộ máy tổ chức nhà quản trị không lường trước hết được những
biến động về môi trường hoạt động của tổ chức. Vì thế trong giai đoạn xây dựng khi bộ máy tổ chức

bắt đầu vận hành đi vào hoạt động chắc
chắn

sẽ
bộc lộ những sự không phù hợp trong thực tiễn từ số
lượng các bộ phận cho đến số lượng và chất lượng nguồn nhân lực trong việc đáp ứng trước yêu cầu
công việc …Do vậy ở giai đoạn này sau một thời gian bộ máy vận hành nhà quản trị cần sớm phát
hiện những khiếm khuyết trong bộ máy tổ chức để đưa ra những điều chỉnh, bổ sung cần thiết nhằm
làm cho bô máy tổ chức thích ứng được với tình hình thực tế của môi trường hoạt động , từ đó đạt được
hiệu quả cao
nhất.
♦ Minh hoa băng vi dụ thực tế.
 



: Anh (chị) hãy phân tich nôi dung về tầm hạn kiêm soat . Nêu cac
ưu
, nhươc điêm của tầm
hạn kiểm soát rộng và hẹp trong công tác tổ chức của hệ thống. lây môt vi du minh họa về tầm han
kiêm soat.
♦ Tầm hạn quản trị là tầm hạn kiểm sóat, biểu thị số lượng bộ phận hay thuộc cấp mà nhà quản trị có
14
thể điều khiển, quản trị một cách trực tiếp và có hiệu quả một cách hữu hiệu nhất.
Tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số lượng các tầng nấc trung gian trong tổ chức, ảnh hưởng
đến số cấp quản lý. Nếu tầm hạn quản trị h•p sẽ làm tăng số cấp quản lý, nhiều tầng nấc trung gian.
Ngược lại, nếu tầm hạn quản trị rộng sẽ giảm được số cấp quản lý trung gian.
Bộ máy ít tầng nấc trung gian là bộ máy tổ chức thấp và ngược lại. Tổ chức chọn tầm hạn quản trị rộng
sẽ có ít tầng nấc trung gian, bộ máy tổ chức sẽ có dạng thấp và ngược lại. Đối với mỗi loại tầm hạn
quản trị đều có những ưu, nhược điểm nhất định.

* Tầm hạn quản trị rộng có những ưu điểm sau:
- Giảm bớt tầng nấc trung gian, giảm số nhân viên quản lý tiết kiệm được chi phí
qu
- Nâng cao tinh thần chủ động làm việc, phát huy tính tự giác của nhân viên.
.
Nhược điểm của tầm hạn quản trị rộng là:
- Có ngnguy cơ quá tải ở cấp trên, dễ dẫn đến việc đưa ra các quyết định không kịp thời
- Nhà quản trị khó kiểm soát được tất cả các hoạt động của các nhân viên dẫn đến
tình trạng buông lỏng kiểm soát
- Tầm hạn quản trị rộng đòi hỏi nhà quản trị phải có năng lực và trình độ, phải có kiến thức và hiểu
biết toàn diện.
* Tầm hạn quản trị h•p có những ưu điểm
sau:
- Nhà quản trị giám sát nhân viên chặt chẽ.
- Thông tin nhanh giữa cấp trên và cấp dưới.
- Nhà quản trị sâu sát công việc và nhân viên, ra quyết định kịp thời.
* Nhược điểm của tầm hạn quản trị h•p là:
- Nhiều tầng nấc trung gian, tăng số lượng quản trị viên nên tăng chi phí quản lý.
- Cấp trên thường can thiệp quá sâu vào công việc của cấp dưới trực tiếp.
- Nhà quản trị cấp cao có khoảng cách khá xa với những người thừa hành ở các cấp dưới dễ
dẫn đến quan liêu.
* Căn cứ để xác định tầm hạn quản trị hợp lý: Khi xác định tầm hạn quản trị của một quản trị viên cần
căn cứ vào:
- Năng lực, trình độ, khả năng quản lý của nhà quản trị.
- Trình độ và khả năng tự chủ của cấp dưới.
- Kỹ thuật và phương tiện thông tin liên lạc trong tổ chức.
* !"#$%&
 

' 


Anh (chị) hãy cho biết tại sao trong hoạt động quản trị nhà quản trị cần phải ủy quyên? Phân
tich cac nguyên tăc uy
quyên
. Minh hoa băng vi du thưc tê.
♦ * Trong hoat đông quan tri nha quan tri cân phai uy quyên là vì:
Trước hết cần hiểu ủy quyền là việc tạo cho cấp dưới quyền hành và trách nhiệm để thực hiện một số
hoạt động nhất định. Thông thường, khi cấp trên trao cho cấp dưới quyền được quyết định về một số
15
vấn đề nào đó thì đó là sự ủy quyền. Nhà quản trị tiến hành việc ủy quyền không ngoài mục đích đó
là:
- Ủy quyền nhằm huy động tối đa sức lực, trí tuệ của cấp dưới vào việc thực hiện mục tiêu của tổ chức .
- Góp phần giảm bớt gánh nặng cho nhà quản trị cấp cao và nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhà quản
trị cấp dưới.
- Tạo cho cấp dưới được rèn luyện trong nhiệm vụ mới.
- Là cơ sở để lựa chọn, đề bạt những người có năng lực vào bộ máy
quản trị.
♦ Phân tich cac nguyên tăc va nghê t
huâ
t uy
quyên
.
* Nguyên tắc ủy quyền: Khi ủy quyền phải đảm bảo các nguyên tắc
sau:
- Người được ủy quyền phải là cấp dưới trực tiếp làm những công việc đó.
- Sự ủy quyền không làm giảm hay làm mất đi trách nhiệm của người ủy quyền.
- Quyền và nghĩa vụ của người được ủy quyền và người ủy quyền phải được đảm bảo và phải gắn bó
với nhau.
- Ủy quyền phải tự giác, không áp đặt.
- Nội dung ranh giới trách nhiệm đối với công việc được ủy quyền phải được xác định rõ ràng cụ thể

- Người được ủy quyền phải được thông tin đầy đủ trước khi bắt đầu thực hiện công việc được ủy
quyền.
- Giao quyền phải gắn với kết quả mong muốn.
- Trong quá trình ủy quyền cho cấp dưới thi hành nhiệm vụ, nhà quản trị phải thường xuyên theo dõi
kiểm tra.
♦ Minh hoa băng vi du thưc tê.