Kỹ năng tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo

Kỹ năng Tổ chức
Hội nghị – Hội thảo
Tâm Việt Group
1
Nội dung
1. Tổng quan
2. Quy trình tổ chức
3. Lập kế hoạch
4. Chuẩn bị
5. Điều khiển
6. Tổng kết
2
Nội dung
1. Tổng quan
2. Quy trình tổ chức
3. Lập kế hoạch
4. Chuẩn bị
5. Điều khiển
6. Tổng kết
3
Cuộc họp là gì?

Cuộc họp xảy ra khi hai hay nhiều người:

trực tiếp gặp mặt nhau;

thông qua phương tiện điện tử;

thông qua điện thoại

để:


chia sẻ thông tin;

ra quyết định, kế hoạch hay hành động.
4
Phân loại

Theo cấp độ:

Cấp tỉnh/ thành phố/ địa phương.

Cấp bộ.

Cấp chính phủ.

Cấp quốc gia.

Cấp quốc tế.
5
Phân loại

Theo mục đích

Cung cấp thông tin.

Trao đổi thông tin.

Đào tạo.

Thu nhận ý kiến.


Ra quyết định.

Yêu cầu trợ giúp.
6
Phân loại

Theo cách thức:

Gặp mặt trực tiếp.

Tele-conference.

Video conference.
7
Khâu tổ chức quan trọng?

Tạo khả năng truyền tải nội dung hiệu quả.

Tạo khả năng lĩnh hội nội dung hiệu quả.

Tạo ấn tượng và thiện cảm.
8
Thách thức khi tổ chức?

Phối hợp.

Xử lý tình huống bất thường.
9
Nội dung

1. Tổng quan
2. Quy trình tổ chức
3. Lập kế hoạch
4. Chuẩn bị
5. Điều khiển
6. Tổng kết
10
Quy trình tổ chức
Bước 1. Lập kế hoạch.
Bước 2. Chuẩn bị.
Bước 3. Điều khiển.
Bước 4. Tổng kết.
11
Nội dung
1. Tổng quan
2. Quy trình tổ chức
3. Lập kế hoạch
4. Chuẩn bị
5. Điều khiển
6. Tổng kết
12
Lập kế hoạch
1. Mục tiêu.
2. Thành phần.
3. Thời gian.
4. Chương trình.
5. Địa điểm.
6. Trang bị & tài liệu.
7. Nguồn lực.
13

Lập kế hoạch
1. Mục tiêu.
2. Thành phần.
3. Thời gian.
4. Chương trình.
5. Địa điểm.
6. Trang bị & tài liệu.
7. Nguồn lực.
14
Mục tiêu

Xác định mục tiêu là gì?

Điều cần đạt được sau hội nghị – hội thảo

Tại sao phải xác định mục tiêu?

Định hướng cho tất cả các hoạt động khác.
15
Mục tiêu

Các loại mục tiêu:

Cung cấp thông tin.

Trao đổi thông tin.

Đào tạo.

Thu nhận ý kiến.


Ra quyết định.

Yêu cầu trợ giúp.
16
Mục tiêu

Cách đặt mục tiêu:

Rõ ràng.

Ngắn gọn, súc tích.

Trọng tâm.

Ví dụ:

Thông báo tiến độ giải ngân vốn XDCB

Tập huấn kỹ năng phòng chống sốt rét

Thông qua luật đất đai sửa đổi
17
Lập kế hoạch
1. Mục tiêu.
2. Thành phần.
3. Thời gian.
4. Chương trình.
5. Địa điểm.
6. Trang bị & tài liệu.

7. Nguồn lực.
18
Thành phần

Xác định thành phần là gì?

Những cá nhân, tổ chức được mời
tham gia vào hội nghị – hội thảo

Tại sao phải xác định thành phần?

Giúp đạt mục tiêu đề ra.

Truyền tải nội dung.

Tiếp nhận nội dung.
19
Thành phần

Các thành phần chủ yếu:

Tham dự.

Thuyết trình.

Điều khiển/ dẫn chương trình.

Ban tổ chức.

Thư ký.


Hỗ trợ.

Truyền thông báo chí.
20
Thành phần

Cách xác định thành phần – gắn với mục tiêu:

Nội dung thông tin cần truyền đạt và thu nhận.

Khả năng đề xuất ý kiến.

Quyền hạn và ảnh hưởng đến việc ra quyết định.

Quyền hạn và ảnh hưởng đến việc trợ giúp.

Quyền hạn và ảnh hưởng đến cung cấp nguồn
lực cho việc tổ chức hội nghị – hội thảo.
21
Lập kế hoạch
1. Mục tiêu.
2. Thành phần.
3. Thời gian.
4. Chương trình.
5. Địa điểm.
6. Trang bị & tài liệu.
7. Nguồn lực.
22
Thời gian


Xác định thời gian là gì?

Xác định thời điểm tổ chức

Xác định khoảng thời gian phù hợp

Tại sao phải xác định thời gian?

Truyền tải thông tin.

Thu nhận và xử lý thông tin.

Ra quyết định.
23
Thời gian

Các phân loại thời gian:

Ban ngày.

Buổi tối.

Ngày làm việc.

Ngày nghỉ.
24
Thời gian

Xác định thời gian gắn với mục tiêu, thành phần:


Tạo thuận lợi cho truyền tải thông tin.

Tạo thuận lợi cho thu nhận thông tin/ quyết định.

Tối đa không quá 6 tiếng/ ngày, chia làm 4 phần.

Đạt mục tiêu, phù hợp với thành phần tham dự.

Lưu ý phương án dự phòng cho thời gian.

Sử dụng kinh nghiệm quá khứ.
25