bài giảng môn quản lý dự án phần 2

HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
Phần 3
MỤC TIÊU
Kết thúc chủ đề này, học viên sẽ có
khả năng tốt hơn trong việc:
 Xác định được những lợi ích của việc
hoạch định dự án và khung hoạch định
cơ bản
 Sử dụng các công cụ kỹ thuật hoạch
định dự án để phát triển một kế hoạch
dự án chi tiết
 Phân biệt tiến trình hoạch định dự án
và kế hoạch dự án
 Đạt được sự chấp thuận các kế hoạch
dự án
KHÁI NIỆM
 Lập kế hoạch dự án là việc tổ chức
dự án theo một trình tự lôgic, xác
định công việc cần làm, nguồn lực
và thời gian làm những công việc
đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu
đã xác định của dự án.
LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
 Góp phần đạt được mục tiêu
 Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực
 Giúp cho việc kiểm soát và giám sát
tiến trình dự án
 Gia tăng sự giao tiếp/phối hợp
 Tạo động cơ thúc đẩy mọi người
 Đạt được sự tài trợ đối với dự án

Khung hoạch định cơ bản
Hoạch định
phạm vi
Hoạch định tổ
chức
Hoạch định
nguồn lực
Hoạch định
tiến độ
Hoạch định
kiểm soát
Hoạch định phạm vi dự án
Hoạch định phạm vi dự án
 Hoạch định phạm vi dự án là
mô tả các yêu cầu mà nhóm
dự án phải chịu trách nhiệm
thực hiện để đáp ứng kết
quả kỳ vọng.
 Hoạch định phạm vi dự án sẽ
phân định các công việc
thuộc và không thuộc dự
án, xác định điều gì cần làm
và điều gì không cần làm.
Qui trình hoạch định phạm vi dự án
THU THẬP
YÊU CẦU VÀ
XÁC LẬP
MỤC TIÊU
DỰ ÁN
XÁC ĐỊNH

PHẠM VI
CÔNG VIỆC
CỦA DỰ ÁN
THIẾT LẬP
WBS
Thu thập yêu cầu
 Thu thập yêu cầu
Là tiến trình thu thập và xác lập những
mong đợi của các bên liên quan đến
dự án.

 Các phương pháp thu thập
Phỏng vấn – Interviews
Thảo luận nhóm – Focus Groups
Kỹ thuật chuyên gia – The Delphi
technique



Thiết lập mục tiêu dự án
 Dưới dạng các kết quả cuối
cùng được mong đợi đáp
ứng kỳ vọng của các bên
liên quan
 Cân nhắc ba khía cạnh chính
của các mục tiêu dự án: chi
phí, thời gian và phạm vi

Phạm vi
 Specific Rõ ràng, cụ thể

 Measurable Có thể đo lường được
 Agreed upon Có thể thỏa thuận được
 Realistic Có thể thực hiện được
 Time-Bound Có giới hạn về thời gian
Yêu cầu đối với mục tiêu
Xác định mục tiêu dự án
Các câu hỏi đặt ra:

 Ai sẽ hưởng lợi từ kết quả này?
 Mục tiêu của các thành viên liên quan
sẽ khác nhau như thế nào?
 Tiêu chuẩn nào các thành viên có liên
quan sử dụng để đánh giá sự thành
công của dự án?
Các cấp độ mục tiêu dự án
 Mục tiêu tổng thể (Goal / Overall Objective / Long-term objective)
 Một mục tiêu thuộc cấp độ cao.
 Trình bày định hướng tổng quát để từ đó chỉ ra những mục đích,
những hoạt động và những nhiệm vụ
 Mục tiêu dự án (Project objective / Purpose)
 Là những mô tả chính xác cái gì được làm để hoàn thành mục tiêu
tổng thể
 Đây là điều chúng ta muốn đạt được sau khi dự án thực hiện có
kết quả.
 Kết quả dự án (Project outputs / Results)
 Sản phẩm trực tiếp và hữu hình của các hoạt động dự án
Xác định phạm vi công việc
 Tiến trình soạn thảo một bản mô tả
chi tiết công việc nào sẽ được làm để
đạt mục tiêu dự án.

 Phân biệt các hoạt động phải thực
hiện và các kết quả phải đạt được
tiếp theo các hoạt động đó.
 Làm rõ những công việc nào có liên
quan với nhau để có thể tiến hành
kiểm soát chúng trong suốt quá trình
thực hiện dự án.
 Mục tiêu cần đạt được là Bản Tuyên bố Phạm
vi dự án – Project Scope Statement nhằm mô tả
một cách chi tiết những kết xuất phải được tạo ra
từ dự án và các công việc cần thiết để tạo ra các
kết xuất đó
 Tuyên bố thường bao gồm: Mục tiêu dự án, Mô
tả đặc tính kết quả dự án; Các phần kết xuất công
việc; Các yêu cầu; Các tiêu chí đánh giá kết quả
dự án

Xác định phạm vi công việc
Thiết lập WBS
 WBS (Work Breakdown Structure) -
Cơ cấu phân chia công việc là một
cấu trúc phân chia theo thứ bậc các
công việc và các sản phẩm cuối cùng
phải được hoàn tất để kết thúc dự án.

Là công cụ quan trọng để xác định
các công việc cần và đủ để hoàn
thành dự án

 WBS là một tài liệu cơ bản để ước

lượng chi phí, tổ chức, lập tiến độ và
kiểm soát việc thực hiện phù hợp với
từng cấp độ dự án

 Thiết lập Cơ cấu phân chia công việc
– WBS là việc thực hiện tiến trình chia
những kết xuất của dự án và công việc
có qui mô lớn trong dự án thành nhiều
phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
 Từ điển cơ cấu phân chia công việc –
WBS Dicnationary là một tài liệu được
tạo ra từ qui trình thiết lập WBS và
nhằm mục đích hỗ trợ cho WBS và chi
tiết hóa nội dung WBS


Thiết lập WBS
 Tính hữu dụng của WBS
 Tránh bỏ sót các công việc
 Là cơ sở để phân công nhiệm vụ
cho từng bộ phận và cá nhân
 Là cơ sở để xây dựng kế hoạch
tiến độ và phân bổ nguồn lực
thực hiện dự án
 Là cơ sở để đánh giá kết quả
thực hiện dự án trong từng thời
kỳ

Thiết lập WBS
 Các nguyên lý cơ bản tạo WBS

 Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện một nơi
trong WBS.
 Nội dung công việc trong một mục WBS
bằng tổng các công việc dưới nó.
 Một mục WBS có một người chịu trách
nhiệm chính
 WBS phải nhất quán với cách thực hiện
công việc
 Các thành viên nhóm dự án phải tham gia
phát triển WBS
 Mỗi mục WBS phải có tài liệu đi kèm

Thiết lập WBS
Phát triển và ấn định mã số quản lý
Phân rã các WBS ở cấp độ cao thành chi tiết
Xác lập cấu trúc, phương thức tổ chức WBS
Xác định các kết xuất phải được chuyển giao
Thẩm định tính đầy đủ và hợp lý của WBS
Các bước thiết lập WBS

 Dạng Sơ đồ tổ chức – Dự án xây dựng nhà
Cấu trúc của WBS
Ngôi nhà
1.0.0
Công trình
xây dựng
1.1.0
HT điện
1.3.0
HT nước

1.2.0
Xây móng
1.1.1
Xây
Tường/trần
1.1.2
Cấp nước
1.2.1
Thoát nước
1.2.2
Lắp đặt
Thiết bị
1.3.2
Lắp đặt Dây
dẫn
1.3.1
 Dạng đề cương/đề mục/liệt kê. Outline – Ví dụ: Dự
án xây nhà:
Cấu trúc của WBS
1.0.0 Ngôi nhà
1.1.0 Công trình xây dựng
1.1.1 Đổ móng
1.1.2 Xây tường và trần
1.2.0 Hệ thống nước
1.2.1 Cấp nước
1.2.2 Thoát nước
1.3.0 Hệ thống điện
1.3.1 Lắp đặt dây dẫn
1.3.2 Lắp đặt Thiết bị

Cấu trúc WBS dự án trồng hoa trong khuôn
viên trường
1000 Hoàn thành việc trồng hoa
1100 Chuẩn bị đất trồng
1110 Lấy dụng cụ
1120 Làm tơi đất và làm sạch cỏ dại
1130 Chuẩn bị đất trồng
1199 M: Đất sẵn sàng cho việc trồng hoa
1200 Chọn và mua hoa
1210 Chọn hoa
1220 Xác định loại phân bón
1230 Mua hoa và phân bón
1240 Đem chúng về
1299 M: Sẵn sàng cho việc trồng hoa
1300 Trồng hoa
1310 Chuẩn bị bón phân cho đất
1320 Trồng hoa
1330 Tưới nước cho hoa
1339 M: Dự án hoàn thành
Dạng đề cương/đề mục/liệt kê. Outline
 Dạng Mind – Mapping
Cấu trúc của WBS
Công việc
chính 1
Công việc
chính 2
Công việc
chính 3
Công việc
chính 4

Kết quả chuyển giao 1
Kết quả chuyển giao 2
Dự
án
Tự điển WBS
WBS
CÔNG ViỆC
KẾT QuẢ
KỲ VỌNG
NGƯỜI CHỊU
TRÁCH
NHIỆM
CHÍNH
THỜI
GIAN
THỰC
HiỆN
NGÂN
SÁCH
YẾU TỐ
RỦI RO