những việc chẳng ngờ trong tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện: những
việc chẳng ngờ
1. Đầu năm nay, một công ty tư vấn mới thành lập tổ chức hội
thảo nhằm giới thiệu hoạt động của mình. Cho rằng việc này đơn
giản, công ty không thuê dịch vụ bên ngoài mà tự đứng ra lo liệu.
Do đặt chỗ ở một khách sạn sang nhất nhì ở Sài Gòn nên mọi
thứ cần thiết cho hội thảo đã được sắp đặt chu đáo.

Nhưng điều mà công ty không dự liệu trước là tính học thuật quá
sâu của hội thảo - nhiều giáo sư, tiến sĩ lên đọc những bài tham
luận dài lê thê - khiến người nghe khó tiếp thu, trong khi đó thời
gian dành cho phần thảo luận lại không còn. Hội thảo kéo dài đến
hơn một giờ chiều, khách tham dự bỏ về gần hết, buổi tiệc trưa
của công ty xem như thất bại. Vậy là chi hơn trăm triệu đồng để
quảng bá hình ảnh công ty nhưng hiệu quả lại không đạt như
mong muốn. Có thể công ty cho rằng một hội thảo được tổ chức
trang trọng - thuê địa điểm đắt tiền, nhiều bài phát biểu “nặng ký”,
chiêu đãi ăn trưa - sẽ hấp dẫn khách mời. Trong khi đó khách
tham dự lại muốn đặt câu hỏi và tranh luận để hiểu sâu về đề tài.
Lẽ ra, công ty nên báo cho diễn giả biết trước về đối tượng khách
tham dự, đồng thời kiểm soát được thời gian trình bày của các
diễn giả để không rơi vào tình thế bị động.
2. Cũng có những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp
hay nhà tổ chức chỉ vì không rành “luật lệ”. Đầu tiên là chuyện xin
phép tổ chức họp báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rất
rõ: thời gian cấp phép cho doanh nghiệp Việt Nam là một ngày,
doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy ngày. Ai lo tổ chức họp
báo cho doanh nghiệp nước ngoài mà không nắm quy định này,
cứ đợi đến sát ngày mới xin phép thì không chừng phải rơi vào
cảnh… hoãn họp! Kế đến là việc treo băng rôn quảng cáo cho sự
kiện. Nếu có công ty tổ chức sự kiện nào hứa với khách hàng là

sẽ treo băng rôn ít nhất trong một tuần, tại hơn 20 địa điểm “đắc
địa” trong thành phố thì chỉ là… hứa hão!
Bởi vì thời gian treo băng rôn tối đa thường chỉ được phép năm
ngày và chỉ được treo ở 20 địa điểm.
3. Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ
trao giải thưởng… doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu
chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn càng nhiều sao càng
được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ… Đã
có doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng tại một khách sạn
hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức
không chứa nổi số khách mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận thăm dò trước,
có thể doanh nghiệp sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể hơn.
Chẳng hạn, nếu lượng khách mời vượt quá 500 người thì tại
TPHCM chỉ có các khách sạn Equatorial, Sheraton và Park Hyatt
là có khán phòng đủ rộng; ở Hà Nội thì có khách sạn Melia và
Deawoo. Các khách sạn khác dù có nhiều “sao” nhưng sức chứa
chỉ tối đa 300-400 người. Nhiều doanh nghiệp đã “sốc” khi làm
chương trình mang tính chất giao lưu cộng đồng tại các sân vận
động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Hệ thống máy lạnh kém, ánh
sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ
sinh không đảm bảo… Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng
và chạy thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ được tính cho
thời gian diễn. Muốn được việc, doanh nghiệp phải bóp bụng trả
thêm từ một nửa đến nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và
diễn tập này.
4. Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương
trình cũng là một nguyên nhân gây trục trặc. Người mẫu không
thể diễn khi sân khấu cứ được thiết kế theo kiểu… đủng đỉnh. Ca
sĩ sẽ chịu trận nếu người phụ trách âm thanh không có sự chuẩn
bị chu đáo trước giờ diễn. Ánh sáng trong thiết kế sân khấu cũng

vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sắp
xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang phục màu sậm thì đứng ở
nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng xuất hiện ở chỗ tối hơn;
người mẫu diễn trang phục màu đỏ thì không đượcđể đèn xanh
“đánh” vào… Người dẫn chương trình (MC) cũng có khi gây ra
những cảnh “dở khóc dở cười”. Thông thường, bên làm chương
trình sẽ gửi bài nói của MC trước vài ngày để MC đọc và tập
dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng có khi lu bu quá nên quên,
hoặc do MC quá tự tin vào khả năng của mình nên không cần
xem trước. Đã có trường hợp MC chỉ nhận bài nói của mình
trước vài giờ, thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu. Kết quả là
nội dung một đàng, dẫn chương trình đi một nẻo!
Vấn nạn “sao” cũng làm đau đầu giới tổ chức sự kiện không kém.
“Sao” thì có nhiều chương trình mời chào, hoặc tự mình làm cao
nên thường không đến đúng giờ khiến ban tổ chức khốn khổ tìm
cách “chữa cháy” chương trình. Quản lý các “sao” hoặc phải thật
mềm mỏng, hoặc phải đúng người, đúng giới, “sao” mới chịu
nghe. Ở một chương trình thời trang theo phong cách hoài cổ,
đạo diễn yêu cầu người mẫu phải búi tóc cao để phù hợp với
chiếc áo dài có những họa tiết về cảnh làng quê xưa. Lúc tập thì
không có vấn đề gì, do chưa phải mặc trang phục diễn. Đến buổi
diễn thử, trong đội hình người mẫu mười mấy người tự nhiên có
hai cô tách ra đi làm đầu riêng - cô thì tóc duỗi, cô kia tóc xõa rẽ
ngôi giữa. Lý do là vì tóc búi làm khuôn mặt các cô… không hợp
với trang phục diễn! Dù đạo diễn đã cố giải thích rằng diễn thời
trang cần nhất là làm toát lên ý tưởng bộ trang phục nhưng các
cô vẫn không nghe. Nếu không kịp thời gọi ông bầu đến thì
chương trình đã có nguy cơ bị gián đoạn.
5. Trong tay luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm
bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng

không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến
các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra
một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Đó là những tâm niệm cơ
bản của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như doanh nghiệp
muốn tự đứng ra làm chương trình cho mình. Quan trọng hơn
hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như
chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa
trên bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị
khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ
chức không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ
thấy chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ!
Những việc linh tinh này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh
mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người
chịu trách nhiệm.
Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến
các giải pháp xử lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sẽ dự
đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ
thể từng trường hợp ra sao… Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố
gắng làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để
xảy ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây là điều không thể, có
khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ
hở mặt khác.
Đối với mỗi người, kinh nghiệm học được là do tự mình rút tỉa từ
những vấp váp của bản thân trong cuộc sống, nhưng đôi khi ta
cũng học được qua câu chuyện của người khác. Biết để không
phải đi vào vết xe đổ