sáng kiến kinh nghiệm quy trình cấp bản sao

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
Đơn vị: Sở Giáo dục & Đào tạo Đồng Nai
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
Mã số: Nai
Đơn vị: Sở Giáo dục & Đào tạo Đồng ................................

(Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi)

Mã số: ................................
(Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi)

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Người thực hiện: HOÀNG CAO THIÊN HƯƠNG
Người nghiên cứu:
Lĩnh vựcthực hiện: HOÀNG CAO THIÊN HƯƠNG
Lĩnh vựclý giáo dục
- Quản nghiên cứu:



- Quản pháp dạy học bộ môn: .............................

- Phươnglý giáo dục



- Phương pháp dạy học bộ môn: (Ghi rõ tên bộ môn)
.............................
(Ghi rõ tên bộ môn)

- Lĩnh vực khác: ....................................................... 
(Ghi rõ tên lĩnh vực)
- Lĩnh vực khác: ....................................................... 
(Ghi rõ tên lĩnh vực)

Có đính kèm: Các sản phẩm khơng thề hiện trong bản in SKKN
 Mơ Có đính kèm:Phầnsản phẩmPhim ảnh hiện trong bản invật khác
hình
 Các mềm  khơng thề
 Hiện SKKN
 Mơ hình

 Phần mềm  Phim ảnh

Năm học: 2013 – 2014
Năm học: 2013 – 2014

 Hiện vật khác




SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC

BM02LLKHSKKN

I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1. Họ và tên: HOÀNG CAO THIÊN HƯƠNG
2. Ngày tháng năm sinh: 06/ 07/ 1967
3. Nam, nữ: Nữ

4. Địa chỉ: 101 Hưmg Đạo Vương – Phường Quyết Thắng – Biên Hòa – Đồng Nai
5. Điện thoại: 0918191467
6. Fax:

(CQ): 3845443

(NR); ĐTDĐ: 0613 827217

E-mail:

7. Chức vụ: Chuyên viên
8. Đơn vị cơng tác: Phịng KTKĐCLGD
II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
-

Học vị (hoặc trình độ chun mơn, nghiệp vụ) cao nhất: Thạc sĩ

-

Năm nhận bằng: 2013

-

Chuyên ngành đào tạo: Quản lý giáo dục

III. KINH NGHIỆM KHOA HỌC
-

Lĩnh vực chun mơn có kinh nghiệm: 24
Số năm có kinh nghiệm: 23

-

Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây:
 Năm học 2010 – 2011: KINH NGHIỆM DẠY NGHE MÔN TIẾNG ANH
 Năm học 2011 – 2012: XÁC MINH VĂN BẰNG CHỨNG CHỈ
 Năm học 2012 – 2013: QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DẠY HỌC MÔN
TIẾNG ANH Ở CÁC TRƯỜNG THPT THÀNH PHỐ BIÊN HỊA TỈNH
ĐỒNG NAI

Người thực hiện: Hồng Cao Thiên Hương

Trang 2


BM03-TMSKKN

Tên SKKN: QUY TRÌNH CẤP BẢN SAO
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Do nhu cầu của người dân cần cấp bản sao để đi học tiếp, đi làm hoặc thẩm
tra xác minh văn bằng.
II. NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
Khi nghiên cứu đề tài này, tôi cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
1. Nghiên cứu công văn, thông tư, nghị định, quyết định của Chính phủ và
Bộ giáo dục và tiêu chuẩn ISO.
2. Kiểm tra, đánh giá kết quả việc thực hiện, để từ đó có sự điều chỉnh bổ
sung hợp lý.
III. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
Cấp bản sao bằng tốt nghiệp THPT cho của công dân đã thi đỗ trong các
kỳ thi tốt nghiệp THPT do Sở GD&ĐT tổ chức.

IV. PHẠM VI ÁP DỤNG
- Việc cấp bản sao bằng tốt nghiệp THPT được thực hiện theo yêu cầu của
công dân đã thi đỗ trong các kỳ thi tốt nghiệp THPT do Sở GD&ĐT tổ chức.
- Đối với các kỳ thi tốt nghiệp THCS từ năm 2005 trở về trước sẽ không
thực hiện việc cấp bản sao mà sử dụng Giấy xác nhận kết thi tốt nghiệp theo Quy
trình QT-KT&GDTX.06 – Cấp Giấy xác nhận kết quả thi tốt nghiệp. Lý do: Bộ
GD&ĐT không phát hành mẫu bản sao Bằng tốt nghiệp THCS do Giám đốc Sở
GD&ĐT ký.
- Từ năm 2006 trở về sau, việc cấp bản sao bằng tốt nghiệp THCS do Phịng
GD&ĐT cấp huyện thực hiện.
- Quy trình này áp dụng tại Phịng Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo
dục, Phòng Giáo dục thường xuyên, bộ phận Một cửa thuộc Sở GD&ĐT.
3. TÀI LIỆU LIÊN QUAN VÀ TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Tiêu chuẩn ISO 9001:2008;
- Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về
cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;
- Nghị định số 04/2012/NĐ-CP của Chính phủ ngày 20 tháng 01 năm 2012
về sửa đổi Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 18 tháng
Người thực hiện: Hoàng Cao Thiên Hương

Trang 3


5 năm 2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực
chữ ký;
- Quyết định số 33/2007/QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 6 năm 2007 của Bộ
Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống
giáo dục quốc dân;
- Thông tư số 22/2012/TT-BGDĐT ngày 20 tháng 6 năm 2012 của Bộ Giáo
dục và Đào tạo về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế văn bằng, chứng

chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân ban hành kèm theo Quyết định số 33/2007/
QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 6 năm 2007 của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
- Công văn số 4367/BGDĐT-PC ngày 23 tháng 7 năm 2010 của Bộ Giáo
dục và Đào tạo về việc hướng dẫn một số nội dung về văn bằng chứng chỉ của giáo
dục phổ thông.
V. ĐỊNH NGHĨA/TỪ VIẾT TẮT
1. Định nghĩa (không áp dụng)
2. Từ viết tắt
THPT: Trung học phổ thông
THCS: Trung học cơ sở
GD&ĐT: Giáo dục và Đào tạo
GDTX: Giáo dục thường xuyên
KH&KĐCLGD: Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục
UBND: Uỷ ban nhân dân
VI. NỘI DUNG
Vị trí trong tài
Nội dung sửa đổi
liệu
BM-QT14/6/2013
Thay toàn bộ biểu mẫu
KT&GDTX.07.03
Bộ phận một cửa của Văn phịng được tích
14/6/2013 Ghi chú
hợp tại phịng chuyên môn
Ngày

14/6/2013

Bước 1 – Diễn
giải lưu đồ

Ghi
chú

Bước 1: Bộ phận “Một cửa” tiếp
nhận yêu cầu cấp bản sao văn bằng tốt
nghiệp từ hồ sơ gốc của công dân (trực
tiếp, đơn hoặc thông qua đường bưu điện).
* Trường hợp trực tiếp, cơng dân có thể
nêu u cầu bằng 1 trong các cách sau:
- Điền thông tin vào biểu mẫu BM-QTKT&GDTX.07.01;

Người thực hiện: Hoàng Cao Thiên Hương

Trang 4


- Tự viết đơn nêu rõ các thông tin: Họ và
tên, ngày sinh, nơi sinh, khóa thi, hội
đồng…;
- Cung cấp bản photo của văn bằng hay
giấy chứng nhận tạm thời.
* Trường hợp thông qua đường bưu điện,
công dân phải cung cấp số điện thoại, Họ
và tên, ngày sinh, nơi sinh, khóa thi, hội
đồng…
14/6/2013

BM-QTGhi chú
KT&GDTX.07.02

PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

Cá nhân/Đơn vị

Phân
phối

Phân
phối

Cá nhân/Đơn vị

1. Giám đốc Sở

9. Thanh tra

2. Phó Giám đốc

10. Phịng Cơng tác Học sinh - Sinh
viên

3. Phó Giám đốc

11. Phịng Khảo thí và Kiểm định
CLGD

4. Phó Giám đốc

12. Phịng Giáo dục mầm non

5. Văn phòng

13. Phòng Giáo dục tiểu học

6. Phòng Tổ chức cán bộ

14. Phòng Giáo dục trung học

7. Phịng Kế hoạch - Tài
chính

15. Phịng Giáo dục thường xun

8. Ban Quản lý dự án

16. Phòng Giáo dục chuyên nghiệp

1. Lưu đồ
Các
bước

Trách nhiệm

Bộ phận “Một cửa” tiếp nhận,
sau đó chuyển hồ sơ đến Phịng
Bước KT&KĐCLGD hoặc Phịng
1
GDTX. Trường hợp cơng dân
yêu cầu photocoppy và chứng

thực sao y từ bản chính thì chỉ
Người thực hiện: Hồng Cao Thiên Hương

Trình tự cơng việc

Nhận yêu cầu

Mô tả tài liệu liên
quan

- Yêu cầu trực tiếp
hay thông qua đơn
(tự viết) của công
dân
- Bản photocoppy do
Trang 5


thực hiện tại bước 1 – Trong giờ
hành chính

Cán
bộ
của
KT&KĐCLGD hoặc
Bước
GDTX – 1 ngày

Sở GD&ĐT chứng
thực sao y

Phòng
Phòng

Sổ gốc cấp văn bằng
(BM-QTKT&GDTX.02.02)
và các hồ sơ của
Bước 1

Cán
bộ
của
Phòng
hoặc Phòng
Bước KT&KĐCLGD
3
GDTX – Trong giờ hành chính

Phơi bản sao văn
bằng tốt nghiệp
(theo mẫu của Bộ
GD&ĐT)

Cán bộ của Phịng KT&KĐCLGD

Phơi bản sao văn
bằng tốt nghiệp
(theo mẫu của Bộ
GD&ĐT)

2

Bước hoặc Phịng GDTX trình, Ban
4
Giám đốc ký – 2 ngày

Bộ phận “Một cửa” của Văn

Bản sao văn bằng tốt
nghiệp (theo mẫu
của Bộ GD&ĐT)

Văn

Theo Mục VI của
Quy trình này

Bước
phịng - Trong giờ hành chính
5

phịng

và
Phịng
hoặc Phịng
GDTX - Trong giờ hành chính

Bước
KT&KĐCLGD

6

Tổng thời gian tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả trong ngày theo ngày, giờ làm việc
hành chính. Trường hợp đặc biệt thì hẹn trả kết quả trong vịng thời gian khơng q 03
ngày.
2. Diễn giải lưu đồ
Bước 1: Bộ phận “Một cửa” của Văn phòng tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao
văn bằng tốt nghiệp từ hồ sơ gốc của công dân (trực tiếp, đơn hoặc thông qua
đường bưu điện); lập Phiếu tiếp nhận hồ sơ theo mẫu BM-QT-KT&GDTX.07.01
và cập nhật vào Sổ tiếp nhận và trả kết quả của bộ phận Một cửa theo mẫu BMQT-VP.01.03C. Hồ sơ gồm:
- Đơn xin cấp bản sao bằng tốt nghiệp có dán ảnh 3 x 4 và xác nhận của nhà
trường về ảnh dán trong đơn.
- Đơn cớ mất có dán ảnh được Cơng an điạ phương xác nhận (trường hợp
mất bản chính văn bằng, xin cấp lại bản sao từ hồ sơ gốc).
- Bản chính văn bằng tốt nghiệp do Sở GD&ĐT tỉnh Đồng Nai cấp (trường
hợp xin photocoppy, chứng thực sao y bản chính).
Trường hợp xin photocoppy, chứng thực sao y bản chính văn bằng tốt
nghiệp do Sở GD&ĐT tỉnh Đồng Nai cấp, chuyên viên bộ phận Một cửa thực hiện
Người thực hiện: Hoàng Cao Thiên Hương

Trang 6


theo yêu cầu của công dân; cập nhật vào Sổ cấp bản sao văn bằng tại bộ phận Một
cửa theo mẫu BM-QT-KT&GDTX.07.02.
Trường hợp mất hoặc bị hư hỏng bản chính văn bằng tốt nghiệp, xin cấp lại
bản sao từ hồ sơ gốc, nếu chưa có đơn, u cầu cơng dân lập Phiếu yêu cầu cấp
bản sao văn bằng tốt nghiệp từ hồ sơ gốc theo mẫu BM-QT-KT&GDTX.07.03 và
chuyển hồ sơ đến bộ phận quản lý văn bằng của Phòng KT&KĐCLGD đối với văn
bằng tốt nghiệp hệ Phổ thông hoặc của Phòng GDTX đối với hệ GDTX.

Bước 23: Cán bộ của Phòng KT&KĐCLGD hoặc Phòng GDTX căn cứ sổ
gốc cấp văn bằng của các khóa thi và u cầu của cơng dân để kiểm tra, trích lọc
các thơng tin, in bản sao và lưu thông tin vào Sổ cấp phát bản sao văn bằng theo
mẫu BM-QT-KT&GDTX.07.04.
Nếu yêu cầu không phù hợp với nội dung của Sổ gốc cấp văn bằng sẽ hoàn
chuyển cho Bộ phận “Một cửa” để trả lại cho cơng dân.
Bước 4: Cán bộ của Phịng KT&KĐCLGD hoặc Phịng GDTX trình Ban
Giám đốc ký Bản sao văn bằng, làm thủ tục phát hành theo quy định.
Bước 5: Chuyên viên bộ phận Một cửa thu lại Phiếu tiếp nhận hồ sơ; cập
nhật vào Sổ tiếp nhận và trả kết quả của bộ phận Một cửa theo mẫu BM-QTVP.01.03C; trả kết quả gồm Bản sao văn bằng tốt nghiệp cho công dân yêu cầu.
Bước 6: Chuyên viên Phòng KT&KĐCLGD, Phòng GDTX và chuyên viên
phụ trách bộ phận Một cửa lưu hồ sơ phát sinh trong q trình giải quyết cơng việc
theo thủ tục Kiểm soát hồ sơ. Sau khi kết th c hồ sơ 01 năm gửi về bộ phận lưu trữ
trực thuộc Văn phòng Sở.
3. LƯU HỒ SƠ
ST
T

Tên hồ sơ

1

Đơn xin cấp bản sao
bằng tốt nghiệp

2

Sổ cấp bản sao văn bằng
tại bộ phận Một cửa

3

Sổ gốc cấp văn bằng,
chứng chỉ của các khóa
thi

4

Phiếu yêu cầu cấp bản
sao văn bằng tốt nghiệp
từ hồ sơ gốc

Mã số

Nơi lưu

Thời
hạn lưu

Phịng
Cơng dân KT&KĐCLG
20 năm
tự soạn D hoặc Phòng
GDTX
BM-QTBộ phận Một Vĩnh
KT&GDT
cửa
viễn
X.07.02
Phòng

BM-QTKT&KĐCLG Vĩnh
KT&GDT
D hoặc Phòng viễn
X.02.02
GDTX
Phịng
BM-QTKT&KĐCLG
KT&GDT
20 năm
D hoặc Phịng
X.07.03
GDTX

Người thực hiện: Hồng Cao Thiên Hương

Phươn
g pháp
hủy
Xén
vụn
Lưu
kho
Lưu
kho

Xén
vụn

Trang 7

5

Sổ cấp bản sao văn bằng
tại Phịng Khảo thí và
Phịng GDTX

6

Phiếu tiếp nhận hồ sơ

7

Sổ tiếp nhận và trả kết
quả của bộ phận Một cửa

Phòng
BM-QTKT&KĐCLG
KT&GDT
D hoặc Phòng
X.07.04
GDTX
BM-QTBộ phận Một
KT&GDT
cửa
X.07.01
BM-QTBộ phận Một
VP.01.03
cửa
C

Vĩnh
viễn

Lưu
kho

20 năm

Xén
vụn

Vĩnh
viễn

Lưu
kho

4. PHỤ LỤC/MẪU BIỂU ĐÍNH KÈM
STT
Tên tài liệu
1 Phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bằng hoặc đơn
hoặc bản photo văn bằng
2
Sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ
3

Sổ cấp bản sao văn bằng

Mã số

BM-QTKT&GDTX.07.01
BM-QTKT&GDTX.07.02
BM-QT-KT&GDTX.07.03

NGƯỜI THỰC HIỆN

HOÀNG CAO THIÊN HƯƠNG

Người thực hiện: Hoàng Cao Thiên Hương

Trang 8


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do- Hạnh phúc

SỐ:

PHIẾU YÊU CẦU CẤP BẢN SAO BẰNG TỐT NGHIỆP
Họ và tên thí sinh:
………………………………………………………………………….
Sinh ngày ………….. tháng …………. năm ………….
Giới tính: nam – nữ
Nơi sinh:………………………………………………
Dân tộc:
…………..
Học sinh
trường:…………………………………………………………………………….
Đã tr ng tuyển kỳ thi tốt nghiệp THPT (cấp 3)
Năm tốt nghiệp: …………

Tại Hội đồng coi thi:
…………………………………………………………………..
Xếp loại tốt nghiệp: …………………………………………………………………
Họ và tên người làm thay: ……………………………………. Số CMND:
………………
Tơi chịu hồn toàn trách nhiệm về nội dung lời khai trên.
Số hiệu bản sao:
Ngày tháng
năm 20
Chữ ký người khai
Số bản sao xin cấp: ………
Tôi đã nhận đủ số bản sao xin cấp.
Lưu ý:
- Điều 22 Quy chế văn bằng, chứng chỉ của Bộ Giáo dục & Đào tạo quy định văn bằng, chứng chỉ bị thu hồi, hủy
bỏ nếu bị tẩy xóa, sữa chữa hoặc bị phát hiện cho người khác sử dụng;
- Khi nhận cần mang theo bản chính CMND; người nhận thay cũng phải xuất trình bản chính CMND.

Người thực hiện: Hoàng Cao Thiên Hương

Trang 9


SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH ĐỒNG NAI
PHÒNG …………………………………………….
SỔ GỐC CẤP BẰNG CỦA GIÁO DỤC PHỔ THÔNG (GIÁO DỤC THƯỜNG XUN)
Họ và
Ngày
Học
Hội
Năm

Số
Giới Nơi Dân
Kỳ Khóa
tên người
tháng
sinh
đồng
tốt
TT
tính sinh tộc
thi
thi
học
năm sinh
trường
thi nghiệp

Xếp
loại tốt
nghiệp

Hình
thức
đào tạo

Số hiệu
của văn
bằng

Vào sổ

cấp văn
bằng số

Người nhận
văn bằng ký
nhận, ghi rõ
họ tên

Ghi
chú

* Ghi chú: Hình thức của sổ cấp bằng được qui định bởi Qui chế thi TN và Chương trình quản lý thi. Về cơ bản phải đảm bảo các thông tin
nêu trên.


SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH ĐỒNG NAI
PHÒNG ….
SỔ THEO DÕI CẤP BẢN SAO VĂN BẰNG TỐT NGHIỆP

Số
TT

Số
hiệu
bản
sao

Bậc

Ngày cấp Họ và tên Ngày tháng

bảng sao người học năm sinh

Người thực hiện: Hồng Cao Thiên Hương

Giới
tính

Nơi
sinh

Dân
tộc

Học sinh
trường

Trang 2

Xếp
Khố
loại tốt
thi
nghiệp

Hình
thức
đào
tạo

Người nhận

bản sao văn
bằng ký nhận,
ghi rõ họ tên

Ghi
chú


BM04-NXĐGSKKN

SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI
Đơn vị PHỊNG
KTKĐCLGD

CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Biên Hòa, ngày 16 tháng 05 năm 2011

PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Năm học: 2013 – 2014
–––––––––––––––––
Tên sáng kiến kinh nghiệm:

QUI TRÌNH CẤP SAO

Họ và tên tác giả: HỒNG CAO THIÊN HƯƠNG Chức vụ: Chun viên
Đơn vị: Phịng KTKĐCLGD
Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào các ô tương ứng, ghi rõ tên bộ môn hoặc lĩnh vực khác)
- Quản lý giáo dục



- Phương pháp dạy học bộ môn: ............................... 

- Phương pháp giáo dục



- Lĩnh vực khác: ........................................................ 

Sáng kiến kinh nghiệm đã được triển khai áp dụng: Tại đơn vị 

Trong Ngành 

1. Tính mới (Đánh dấu X vào 1 trong 2 ơ dưới đây)
-

Có giải pháp hồn tồn mới

-

Có giải pháp cải tiến, đổi mới từ giải pháp đã có




2. Hiệu quả (Đánh dấu X vào 1 trong 4 ơ dưới đây)
-

Hồn tồn mới và đã triển khai áp dụng trong tồn ngành có hiệu quả cao 

- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng
trong tồn ngành có hiệu quả cao 
-

Hồn tồn mới và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả cao 

- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng tại
đơn vị có hiệu quả 
3. Khả năng áp dụng (Đánh dấu X vào 1 trong 3 ô mỗi dòng dưới đây)
- Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chính sách:
Tốt 
Khá 
Đạt 
- Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn, dễ thực hiện và
dễ đi vào cuộc sống:
Tốt 
Khá 
Đạt 
- Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp dụng đạt hiệu quả
trong phạm vi rộng:
Tốt 
Khá 
Đạt 
Phiếu này được đánh dấu X đầy đủ các ơ tương ứng, có ký tên xác nhận của người
có thẩm quyền, đóng dấu của đơn vị và đóng kèm vào cuối mỗi bản sáng kiến kinh
nghiệm.
XÁC NHẬN CỦA TRƯỞNG PHÒNG
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký tên và ghi rõ họ tên)

(Ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu)