tài liệu quy trình xuât nhập khẩu ủy thác tại công ty xuất nhập khẩu tại hà nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ
CHUYÊN NGÀNH KINH TẾ ĐỐI NGOẠI
BÁO CÁO THỰC TẬP
ĐỀ TÀI:
“Quy trình xuất nhập khẩu ủy thác tại công ty cổ
phần XNK tạp phẩm Hà Nội”
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Thành
Mã sinh viên: 0851020178
Lớp : Anh 13 – K47 – Kinh tế
Giáo viên hướng dẫn: Giảng viên Lê Quang Nhật
Hà Nội, tháng 07 năm 2011
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
1
LỜI MỞ ĐẦU
Trong quá trình học tập và rèn luyện tại khoa Kinh Tế và Kinh Doanh Quốc
Tế - Trường Đại Học Ngoại Thương, em đã được tiếp cận và trang bị cho mình
những lý luận, các học thuyết kinh tế và bài giảng của thầy cô về các vấn đề nghiệp
vụ như Xuất nhập khẩu, Vận tải và giao nhận cùng… cùng với một số vấn đề như
tài chính, nhân sự, marketing, sản xuất…. Tuy nhiên, để khỏi bỡ ngỡ sau khi ra
trường, nhà trường đã tạo điều kiện cho em được tiếp cận với thực tế, từ đó kết hợp
với lý thuyết mình đã học có nhận thức khách quan đối với các vấn đề xoay quanh
những kiến thức về các nghiệp vụ và chính sách quản lý và phát triển trong các
doanh nghiệp.
Kiến tập chính là cơ hội cho chúng em được tiếp cận với thực tế, được áp
dụng những lý thuyết mình đã học trong nhà trường, phát huy những ý tưởng mà
trong quá trình học chưa thực hiện được. Trong thời gian này, chúng em được tiếp
cận với tình hình hoạt động của doanh nghiệp, cũng như có thể quan sát học tập
phong cách và kinh nghiệm làm việc. Điều này đặc biệt quan trọng đôí với những
sinh viên năm thứ 3.

Khoảng thời gian thực tập 4 tuần tại Công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội –
TOCONTAP HANOI, được sự giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo, các anh chị ở
phòng XNK 2 của công ty và sự hướng dẫn của giảng viên Lê Quang Nhật, em đã
có điều kiện nắm bắt tổng quát chung về tình hình hoạt động của công ty và hoàn
thành được bài báo cáo thực tập của mình với đề tài:
“Quy trình xuất nhập khẩu ủy thác tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà
Nội”
Tuy nhiên bài viết của em còn nhiều thiếu sót, mong nhận được sự giúp đỡ và
nhận xét từ thầy.
Báo cáo được kết cấu gồm ba phần chính:
Chương I: Giới thiệu chung về công ty TOCONTAP HANOI – Tóm tắt
quá trình thực tập tại công ty
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
2
Chương II: Tình hình kinh doanh và hoạt động XNK ủy thác tại công ty
TOCONTAP
Chương III:
Những suy nghĩ, cảm nhận của bản thân sau khi thực
tập và nhận xét của Công ty nhận thực tập giữa khóa
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
3
NỘI DUNG
Chương I: Giới thiệu chung về công ty TOCONTAP HANOI – Tóm tắt quá
trình thực tập tại công ty.
I. Giới thiệu chung về công ty TOCONTAP HANOI:
1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần XNK tạp
phẩm Hà Nội:
Theo nghị định số 62/BTng-NĐ-KD ngày 5/3/1956 tổng công ty xuất nhập

khẩu tạp phẩm được thành lập, đây là tiền thân của công ty cổ phần xuất nhập khẩu
Hà Nội, đặt dưới sự quản lý của bộ Thương nghiệp (nay là bộ Thương Mại).
Công ty là doanh nghiệp Nhà nước, có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập,
có tài khoản tại ngân hang và có tài khoản riêng. Qua hơn 50 năm thành lập, theo
yêu cầu phát triển để phù hợp với sự thay đổi của nền kinh tế, công ty đã nhiều lần
tách các bộ phận hình thành nên các công ty khác.
- Năm 1964: Tách thành lập Aetexport
- Năm 1971: Tách thành lập Barotex
- Năm 1972: Giao cơ sở sản xuất của công ty cho bộ Thương mại quản lý
- Năm 1978: Tách thành lập Textimex
- Năm 1985: Tách thành lập Mecanimex
- Năm 1990: Giao chi nhánh phía Nam cho bộ Thương mại quản lý
- Năm 1993: Để phù hợp với nền kinh tế thị trường, Bộ Thương mại ra quyết
định Nhà nước số 333TM/TCCB chuyển tổng công ty XNK tạp phẩm thành doanh
nghiệp mang tên : Công ty XNK tạp phẩm
- Năm 2006: Theo quyết định số 2537/QD-BTM ngày 18/10/2005 và số
0206/QĐ-BTM ngày 13/2/2006 của bộ Thương mại công ty đã chuyển đổi cổ phần
hóa.
(trích giấy phép đăng ký kinh doanh)
1.1. Tên công ty: Công ty cổ phần XNK tạp phẩm
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
4
Tên giao dịch: VIET NAM NATIONAL SUNDRIES IMPORT AND
EXPORT JONT STOCK COMPANY . Tên viết tắt: TOCONTAP HANOI
1.2. Trụ sở chính: 36 Bà Triệu, phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, TP
Hà Nội
Điện thoại: 04 - 38254191/38254975 Fax: 04 - 38255017
Webside: www.tocontap-hanoi.vnn.vn Email:
1.3. Ngành nghề kinh doanh:

- Kinh doanh hàng nông sản, lâm sản, hải sản thực phẩm, thủ công mĩ nghệ,
tạp phẩm, công nghệ phẩm, sản phẩm dệt may da dầy (Trừ loại lâm sản nhà nước
cấm).
- Kinh doanh vật tư máy móc, thiết bị-nguyên liệu, vật liệu xây dựng, hóa chất
(trừ hóa chất nhà nước cấm), kim khí điện máy, phương tiện vận tải.
- Kinh doanh khách sạn và du lịch khách sạn, đại lý bán buôn bán lẻ hàng hóa
( Không bao gồm kinh doanh quán bar, phòng hát karaoke, vũ trường); Tổ chức gia
công chế biến, hợp tác đầu tư, liên doanh liên kết với các tổ chức trong và nước
ngoài.
1.4. Vốn điều lệ: 34.000.000.000 (Ba mươi tư tỷ đồng Việt Nam)
1.5. Danh sách cổ đông:
Số
TT
Tên cổ đông
Nơi đăng ký hộ khẩu
thường trú đối với cá
nhân hoặc trụ sở chính
đối với tổ chức
Loại cổ
phần
Số cổ
phần
Giá trị cổ phần
(VNĐ)
Tỷ lệ
(%)
1
Vốn nhà
nước đại
diện:

-Cao Văn
Thủy
-Trần Như
Sơn
-Căn 612 nhà CT4A2.
Phường đại kim quận
Hoàng Mai – Hà Nội
-Số 2 Điện Biên Phủ,
phường Cửa Nam,
Hoàn Kiếm, Hà Nội
Cổ phần
phổ thông
1.001.300 10.013.000.000 29,45
Tổng số 1.001.300 10.013.000.000 29,45
2
97 cổ đông
khác
Cổ phần
phổ thông
176.900 1.769.000.000 5,2
Tổng số 176.900 1.769.000.000 5,2
1.6. Người đại diện cho pháp luật của công ty:
Chức danh: Tổng giám đốc
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
5
Họ và tên: Cao Văn Thủy
Sinh ngày: 05/08/1963 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam
 Công ty là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực XNK sớm nhất,
qua nhiều năm phát triển trong điều kiện nền kinh tế có nhiều biến động về kinh tế

xã hội. Công ty TOCONTAP đã phấn đấu từng bước và trưởng thành. TOCONTAP
là công ty có bề dày lịch sử và buôn bán quốc tế lâu năm nhất Việt Nam.
 Hoạt động kinh tế quốc tế: TOCONTAP HANOI là một tròng những
công ty hàng đầu có quan hệ rộng rãi với các quốc gia khác trên thế giới. Hoạt động
của TOCONTAP HANOI, hiện nay không chỉ giới hạn trong lĩnh vực xuất nhập
khẩu mà còn bao gồm cả các lĩnh vực khác như đầu tư, hợp tác, liên doanh, sản xuất,
đại lý xuất nhập khẩu, vận tải, v.v
Trải qua hơn 50 năm hoạt động, TOCONTAP HANOI đã thiết lập quan hệ
kinh tế quốc tế và kinh doanh quốc tế với trên 100 nước và vùng lãnh thổ, là 1 trong
các công ty có chiều dài lịch sử phong phú và kinh nghiệm dồi dào trong lĩnh vực
kinh doanh quốc tế ở Việt Nam.
TOCONTAP HANOI đang phát triển quan hệ thương mại và hợp tác với các
bạn hàng trên Thế giới trên nguyên tắc bình đẳng cùng có lợi, tôn trọng hợp đồng,
giữ chữ tín.
2. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội:
Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty cổ phần XNK Hà Nội
Tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc
Phòng tổ chức cán bộ
Phòng kế toán tài
chính
Phòng hành
chính
Phòng tổng hợp
đối ngoại
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
6
2.1 Ban giám đốc :
- Giám đốc: là người đứng đầu công ty trực tiếp quản lý phần vốn góp của nhà

nước. Đại diện cho công ty trứơc pháp luật và điều hành mọi hoạt động của công ty
- Phó giám đốc: được giám đốc đề bạt, là người hỗ trợ cho giám đốc. Có nhiều
phó giám đốc, mỗi giám độc phụ trách 1 hoặc 1 số lĩnh vực và chịu trách nhiêm
trước giám đốc .
2.1 Các phòng quản lý :
Có chức năng tham mưu cho giám đốc các văn bản của các phòng ban phải
được giám đốc đồng ý trước khi có hiệu lực
- Phòng tổng hợp: có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình kinh tế quốc tế và trong
nước, tình hình kinh doanh, những biến động của thị trường. Từ đó đề xuất các
phương án thích ứng.
- Phòng Kế Toán: có nhiệm vụ lập kế hoạch và kiểm tra thực hiện kế hoạch tài
chính của các phòng kinh doanh; quản lý tài chính kế toán , bảo toàn và phát triển
vốn, thanh toán các hoá đơn…
- Phòng tổ chức cán bộ: phụ trách việc tổ chức bộ máy, sắp xếp đào tạo và bồi
dưỡng đội ngũ kinh doanh.
2.2 Các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu :
Các phòng kinh doanh thưc hiện các giao dịch thương mại quốc tế, các nghiệp
vụ xuất nhập khẩu. Mỗi phòng phụ trách các loại mặt hàng kinh doanh xuất nhập
khẩu riêng biệt .
Ban đầu công ty có 8 phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, đến năm 2000 phòng
5 đã sát nhập vào phòng 8. Do vậy hiện nay công ty có 7 phòng kinh doanh XNK
Các mặt hàng kinh doanh cụ thể của từng phòng :
Phòng
kinh
doanh
XNK 1
Phòng
kinh
doanh
XNK 2

Phòng
kinh
doanh
XNK3
Phòng
kinh
doanh
XNK5
Phòng
kinh
doanh
XNK6
Phòng
kinh
doanh
XNK7
Phòng
kinh
doanh
XNK8
Chi
nhánh
Hải
Phòng
Chi
nhánh
Hưng
Yên
Chi
nhánh

TP
HCM
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
7
- Phòng 1: giấy, bột giấy, nguyên liệu sản xuất giấy, sản phẩm giấy, 1 số mặt
hàng điện máy .
- Phòng 2: Đồ dùng học sinh, đồ dùng văn phòng, quần áo thể thao, dụng cụ
thể thao, đồ chơi trẻ em, săm lốp ô tô, xe máy, xe đạp
- Phòng 3: các sản phẩm dệt may, thủ công mỹ nghệ và các sản phẩm len da
- Phòng 5: Đồ điện tử, điện lạnh gia dụng, các loại rượu, sơn, nguyên liệu
sơn…
- Phòng 6: Cáp điện và dây điện, trang thiết bị điện, dụng cụ cầm tay, máy ảnh,
máy quay phim …
- Phòng 7: nông sản, gia vị, giày dép…
- Phòng 8: Gốm sứ mỹ nghệ, tranh ảnh nghệ thuật, đồ vệ sinh, trang thiết bị
phòng thí nghiệm, mây tre đan xuất khẩu…
2.3 Các đơn vị trực thuộc .
- Chi nhánh Hải Phòng: hoạt đông theo cơ chế khoán. Chủ yếu thực hiện các
hợp đồng xuất nhập khẩu qua cảng Hải Phòng
- Chi nhánh Hưng Yên: hoạt động theo cơ chế khoán. Thực hiện các hợp đồng
trên địa bàn Tỉnh Hưng Yên
- Chi nhánh TP HCM: hoạt động theo cơ chế khoán. Thực hiện các hợp đồng
trên địa bàn TP-HCM.
3. Chức năng và nhiệm vụ của công ty:
3.1 Chức năng:
Thông qua cá hoạt động xuất nhập khẩu, sản xuất và liên doanh hợp tác nhằm
khai thác nguồn vật tư, nguyên liệu, nhân lực, lợi thế của đất nước 1 cách có
hiêu quả để đẩy mạnh hoạt động sản xuất và xuất nhập khẩu, tăng nguồn thu ngoại
tệ cho ngân sách .

Các hoat động cụ thể :
- Xuất nhập khẩu các tạp phẩm và vật tư để phuc vụ nhu cầu sản xuất và tiêu
dùng trong nước. xuất khẩu các mặt hàng do công ty tự sản xuất.
- Nhận uỷ thác xuất khẩu, làm đại lý, mội giới mua bán cho các công ty trong
và ngoài nước
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
8
- Sản xuất, gia công hàng hoá xuất nhập khẩu, liên doanh liên kết, hợp tác, đầu
tư Sản xuất, tiêu thụ sản phẩm.
3.2 Nhiệm vụ của công ty:
Dựa trên khả năng của công ty, tình hình thị trường trong nước và quốc tế để
xây dựng những kế hoạch dài hạn và các kế hoạch ngắn hạn theo năm, theo quý về
tài chính, vận tải, vật tư…. Xác định phương hướng phát triển, các phương án kinh
doanh phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế.
Hợp tác với các đơn vị sản xuất kinh doanh trong nước nghiên cứu thị trường
xây dựng cơ sở vật chất kĩ thuật, tạo điều kiên thuận lợi cho sản xuất và kinh doanh
xuất nhập khẩu.
Dựa trên các hoạt động marketing, chủ động tìm kiếm khách hàng và kí kết
các hợp đồng kinh tế, dịch vụ với khách hàng ,các đơn vị vận tải, bảo hiểm, thực
hiện tốt các hoạt động xuất nhập khẩu, uỷ thác để thu lợi nhuận. Đồng thời xây
dựng, quảng bá hình ảnh, uy tín của công ty trên thị trường, tạo điêu kiện thuận lợi
phát triển.
Tuân thủ luật pháp và chính sách của nhà nước.
4. Tín dụng và Ngân hàng:
4.1 Ngân hàng:
TOCONTAP HANOI kể từ khi thành lập đến nay đã có mỗi quan hệ và mở tài
khoản tại rất nhiều ngân hàng có uy tín hoạt động tại Việt Nam. Hiện nay
TOCONTAP HANOI đang duy trì tài khoản tiền Việt Nam và tài khoản ngoại tệ tại
các ngân hàng:

- Sở giao dịch Ngân hàng Thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam
(Vietcombank H.O)
- Ngân hàng Ngoại thương Hải Phòng (Vietcombank – Haiphong Branch)
- Ngân hàng Ngoại thương TP Hồ Chí Minh (Vietcombank – Ho Chi Minh
Branch)
- Hội sở chính Ngân hàng Đầu tư và phát triển Vietnam (Vietindebank H.O)
- Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội (Vietindebank – Hanoi Branch)
- Ngân hàng Thương mại cổ phần Xuất nhập khẩu Hà Nội (Eximbank Hanoi)
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
9
- Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Đông Hà Nội (Agribank – Hanoi West
Branch)
- Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Thăng Long (Agribank – Thang Long
Branch)
- Ngân hàng Thương mại cổ phần Quân đội – chi nhánh Lý Nam Đế ( MB –
Ly Nam De Branch)
- Ngân hàng Thương mại cổ phần Quốc tế - chi nhánh Hoàng Quốc Việt
(VIBank – Hoang Quoc Viet Branch)
- Ngân hàng Công thương Hoàng Mai (Vietinbank – HoangMai Branch)
- Ngân hàng Thương mại cổ phần Liên Việt – chi nhánh Thăng Long.
4.2 Tín dụng:
- TOCONTAP HANOI hiện có vốn điều lệ là 34.000.000.000 đồng (ba mươi
tỷ đồng VN)
- TOCONTAP HANOI hiện có nguồn tín dụng ổn định hàng năm trước từ các
ngân hàng uy tín sau:
 Sở giao dịch Ngân hàng TM cổ phần Ngoại thương VN: 150.000.000.000
VND
 Hội sở chính Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam: 100.000.000.000
VND

 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Hà Nội: 100.000.000.000
VND
 Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Đông Hà Nội: 100.000.000.000
VND
 Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Thăng Long 75.000.000.000
VND
 Ngân hàng Công thương Hoàng Mai 75.000.000.000
VND
 Ngân hàng TMCP Quân đội – Chi nhánh Lý Nam Đế 50.000.000.000
VND
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
10
 Ngân hàng TMCP Quốc tế - chi nhánh Hoàng Quốc Việt 30.000.000.000
VND
 Ngân hàng TMCP Liên Việt – chi nhánh Thăng Long 20.000.000.000
VND
 Ngoài ra còn được các ngân hàng lớn cấp tín dụng không giới hạn trong các
trường hợp tham gia đấu thầu dự án lớn có tính khả thi.
 TOCONTAP HANOI liên tục hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu
quả và có bản cân đối kế toán lành mạnh.
 TOCONTAP HANOI hiện có cổ đông chiến lược, nằm trong Hội
đồng quản trị là Ngân hàng Thương mại cổ phần Quân đội (MCSB).
II. Tóm tắt quá trình kiến tập giữa khóa tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm
Hà Nội:
- 29/6 : Đến công ty liên hệ kiến tập
- 4/7 – 8/7: làm quen với môi trường làm việc tại công ty , tìm hiểu về cơ cấu
tổ chức của công ty , cơ cấu nhân sự trong phòng, chức năng và lĩnh vực hoạt động
của công ty
- 11/7-15/7: Lựa chọn đề tài kiến tập và thu thập các tài liệu cần thiết

- 18/7-22/7: được giới thiệu và hướng dẫn các công việc cụ thể . Quy trình làm
việc và phân công công việc trong phòng, tiếp xúc với các loại giấy tờ như đơn chào
hàng, L/C, các giấy tờ liên quan đến nghiệp vụ xuất nhập khẩu như vận đơn, giấy
gửi hàng, giấy chứng nhận xuất xứ…
- 25/7 – 28/7 : thu thập một số tài liệu phục vụ cho việc viết báo cáo và bắt đầu
viết báo cáo kiến tập.
-29/7 : xin giấy chứng nhận thực tập, nhận xét của phòng về quá trình thực tập
và những kết quả thu được, kết thúc thực tập.
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
11
Chương II: Tình hình kinh doanh và hoạt động XNK ủy thác tại công ty
TOCONTAP
I. Quy trình hoạt động XNK ủy thác tại công ty TOCONTAP:
1. Giao dịch:
Thông thường khi có một đơn vị kinh tế nào đó với điều kiện hàng hóa không
nằm trong danh mục hàng cấm XNK của Nhà nước thì đơn vị kinh tế đó đem 02 sản
phẩm mẫu đến công ty TOCONTAP đàm phán và yêu cầu công ty TOCONTAP
xuất khẩu hàng hóa cho họ, hoặc trong trường hợp nhập khẩu thì đơn vị kinh tế đó
cần đem những yêu cầu về mẫu mã thông số kỹ thuật về hàng hóa cần nhập để công
ty đàm phán yêu cầu công ty TOCONTAP nhập khẩu hàng hóa đó cho đơn vị mình.
2. Chào hàng, đặt hàng:
Trên cơ sở đơn yêu cầu ủy thác và mẫu mã cũn như các thông số kỹ thuật về
hàng hóa đó Công ty TOCONTAP sẽ thiết lập bản chào hàng, hoặc đơn đặt hàng để
gửi tới các bạn hàng của mình ở nước ngoài.
Thông thường nội dung đơn chào hàng của công ty bao gồm:
Tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, giá cả, điều kiện cơ sở giao hàng,
thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, bao bì, ký mã hiệu thể thức giao nhận
hàng…
Trong trường hợp bạn hàng nước ngoài của công ty đã có mối quan hệ mua,

bán với công ty lâu dài, hoặc có điều kiện chung giao hàng điều chỉnh thì giao hàng
khi cần thiết chỉ cần nêu những nội dung cần thiết cho lần giao dịch đó.
Ví dụ như tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, giá cả, thời hạn giao hàng.
Những điều kiện còn lại sẽ áp dụng những hợp đồng đã ký trước đó hoặc theo
điều kiện chung giao hàng giữa hai bên.
Tương tự như vậy trong đơn đặt hàng công ty TOCONTAP nêu cụ thể các yêu
cầu về mẫu mã, thông số kỹ thuật về hàng mà người ủy thác nhập khẩu yêu cầu như:
tên hàng, quy cách phẩm chất, giá cả, số lượng, thời hạn giao hàng và một số các
điều kiện khác.
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
12
3. Đàm phán:
Các loại hình đàm phán chủ yêu mà công ty TOCONTAP thường sử dụng là
các loại hình cơ bản sau:

Đàm phán trực tiếp:
Hình thức này thường do Phòng Thương mại giới thiệu hoặc do Tham tán
thương mại Việt Nam ở nước ngoài giới thiệu hoặc là do bạn hàng nước ngoài đã
làm việc nhiều với công ty trong thời gian sang Việt Nam để tìm hiểu thị trường
hoặc ký kết các hợp đồng mua hàng, mặt khác có thể đàn phán với các công ty đại
diện nước ngoài tại Việt Nam.
Trong quá trình đàm phán thỏa thuận việc mua bán, công ty đưa mẫu hàng cho
khách hàng xem đồng thời phát giá từng mặt hàng (với xuất khẩu) hoặc yêu cầu
chào hàng (với nhập khẩu). Giá cả này phải dựa trên giá cả thực tế của thị trường
trong nước cũng như thị trường giá cả quốc tế.
Qua đại diện hoặc qua các cơ sở mà có quan hệ mua bán từ trước với nước
ngoài, công ty sẽ chào hàng (hoặc đặt hàng) bằng cách lên những đơn chào hàng
(hoặc đặt hàng) với các điều khoản giống như một hợp đồng để giao cho khách
nước ngoài, nếu như khách hàng đồng ý thì coi như hợp đồng đã được ký kết.

Trên thực tế thì Công ty TOCONTAP đàm phán qua điện thoại rất có hiệu quả.
Đối với những khách hàng có quan hệ mua bán lâu dài thì phương thức này rất có
hiệu quả và được đáp ứng phổ biến, hai bên cùng tin tưởng lẫn nhau và mua bán
những mặt hàng được ký kết nhiều lần chỉ cần thay đổi một chút ít về giá cả quy
cách phẩm chất, thời gian giao hàng…

Đàm phán qua thưu từ, telex, fax
Đây là phương thức áp dụng phổ biến nhất ở Công ty TOCONTAP với hầu
hết các khách hàng của mình. Đàm phán giao dịch qua thư từ, telex, fax thì quá
trình ký kết hợp đồng nhanh chóng, ít tốn kém hơn đàm phán, giao dịch ký kết qua
điện thoại vả lại trong telex người ta có thể ghi rõ cụ thể, chi tiết yêu cầu của mình
tránh được nhầm lẫn.
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
13
4. Ký kết hợp đồng ngoại:
Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn tới việc ký kết hợp đồng ngoại
thương.
Các điều khoản trong bản hợp đồng ngoại phải dựa trên cơ sở về sự thông nhất
với bên A về chi tiết cụ thể từng điều khoản.
Ngôn ngữ dùng để xây dựng bản hợp đồng phải bằng tiếng Anh.
Tóm lại, công ty thay mặt bên ủy thác, ký kết hợp đồng ngoại như là việc ký
kết một bản hợp đồng xuất nhập khẩu thông thường và nó cũng bao gồm các phần
như.
 Số hợp đồng.
 Ngày và địa chỉ ký kết.
 Tên và địa chỉ của các bên ký kết.
Các điều khoản hợp đồng như:
 Tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng bao bì, kỹ mã hiệu.
Việc ghi như thế nào trong điều khoản này đều đã được thông qua sự thỏa

thuận, thống nhất với bên A. Ví dụ như về số lượng, phù hợp với số liệu nhu cầu
bên A cần nhập hoặc xuất.
 Giá cả - đơn giá, tổng trị giá:
Đơn giá và tổng giá ghi như thế nào thì cũng được ghi như vậy trong hợp đồng
nội.
 Thời hạn và địa điểm giao hàng – điều kiện giao nhận:
Thời hạn giao hàng được quy định trên cơ sở việc chuẩn bị hàng hóa xuất
khẩu của bên A như thế nào, và có thể giao trong khoảng thời gian nào trong tương
lai, như vậy sẽ được ghi vào hợp đồng ngoại.
Địa điểm giao hàng: Cảng Hải Phòng.
 Điều kiện thanh toán: bằng L/C trả ngay không hủy nganh.
 Điều kiện khiếu nại tàu.
 Điều kiện bất khả kháng.
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
14
5. Ký kết hợp đồng XNK ủy thác ( hay còn gọi là hợp đồng nội):
Sau khi ký kết hợp đồng ngoại xong, công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nội,
các điều khoản của hợp đồng nội và hợp đồng ngoại có mối liên quan chặt chẽ với
nhau, cho nên việc ghi thiếu, hoặc bỏ qua mà không xem xét cẩn thận, đối chiếu với
bản hợp đồng ngoại, đến khi xảy ra tranh chấp thì sẽ rất nguy hại và làm mất uy tín
cho Công ty, cho nên bản hợp đồng phải đề cập đến mọi vấn đề.
Công ty TOCONTAP sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nội với bên ủy thác.
Hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu của Công ty TOCONTAP ký kết với bên ủy
thác được làm bằng văn bản do công ty soạn thảo trên cơ sở được xem xét một cách
kỹ lưỡng cẩn thận, đối chiếu với những thỏa thuận đã đạt được trong đàm phán,
giao dịch trước đây. Hợp đồng nội là một cơ sở pháp lý rang buộc trách nhiệm của
hai bên.
Thông thường nội dung của hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu của Công ty
TOCONTAP như sau:

Bên bán: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm (gọi tắt là bên A)
Địa chỉ: số 36 Bà Triệu, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội.
Điện thoại: 04-38253571 Fax: 04-38255917
Mã số thuế: 0100106747
Tài khoản số: 102010000530817 tại Ngân hàng Công thương Việt Nam – chi
nhánh Hoàng Mai. Do…., chức vụ ….là đại diện.
Theo giấy ủy quyền ký hợp đồng số…
Bên mua:
 Tên đơn vị ủy thác (gọi tắt là bên B)
 Địa chỉ
 Điện thoại – fax
 Mã số thuế
 Tài khoản tiền Việt Nam
 Người đại diện
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
15
Hai bên thống nhất ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa theo các điều khoản
sau:
Điều 1: Tên hàng, số lượng, đơn giá, trị giá: giá cả thường được viết là
USD/CVR Hải Phòng hoặc USD/POB Hải Phòng và được ghi rõ giá của từng đơn
vị hàng hóa và tổng trị giá của chúng.
Điều 2: Quy cách phẩm chất:
Thường được quy định dựa vào mẫu mã và được quy định một cách chặt chẽ
nhằm rang buộc trách nhiệm của bên ủy thác về chất lượng của hàng hóa để giữ
vững uy tín và hình ảnh của công ty, ở điều khoản này được ghi rõ như sau:
 Quy cách phẩm chất: Bên A nhập khẩu lô hàng này để bán cho bên B
trên cơ sở bên B đã xác nhận với khách hàng nước ngoài về chủng loại, quy cách
phẩm chất. Vì vậy bên B phải tự chịu trách nhiệm về quy cách phẩm chất hàng mà
mình đã xác nhận.

 Bao bì đóng gói: Hàng đóng gói theo tiêu chuẩn xuất khẩu của nhà
sản xuất.
Điều 3: Bao bì đóng gói và ký mã hiệu.
Thường được quy định tùy thuộc vào hợp đồng ngoại mà bên A đã ký với
khách hàng nước ngoài, ví dụ:
 Bao bì đóng gói: phụ lục với tiêu chuẩn xuất khẩu
 Ký mã hiệu: mỗi một hộp phải có etickets đính kèm. Nội dung
etickets sẽ do bên A cung cấp cho bên B.
+ Trên mỗi kiện hàng phải ghi bằng mực không phai như sau:
 Một mặt: (nơi đến)
 Một mặt: kiện số, mã hàng, số lượng, trọng lượng.
Điều 4: Phương thức giao hàng.
Nội dung thường ghi rõ:
 Địa điểm giao hàng.
 Thời hạn giao hàng.
 Phương thức giao hàng.
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
16
 Kiểm tra hàng hóa: bên B cùng bên A tiếp nhận hàng tại cảng HP. Khi
nhận hàng bên B phải mời SGS giám định hàng hóa cả về số lượng và chất lượng.
Nếu có thiếu hụt về số lượng và/ hoặc chất lượng hàng không đúng hợp đồng thì hai
bên phối hợp cùng nhau khiếu nại khách bán hàng. Trường hợp bên B không mời
SGS giám định hàng thì bên A không chịu trách nhiệm về sự cố.
Điều 5: Phí ủy thác.
Trong trường hợp này thông thường quy định phí ủy thác và tất cả các loại phí
khác có thể phát sinh. Trong điều khoản này thông thường tùy vào từng lô hàng mà
công ty tính phí ủy thác và các phí khác một cách khác nhau. Nếu lô hàng có giá trị
lớn thì phí suất ủy thác nhỏ. Nhưng thông thường mức phí ủy thác là 1% trị giá lô
hàng chưa kể các chi phí khác.

Điều 6: Thanh toán.
Thông thường trong điều khoản này, hai bên xác định trước những vấn đề về:
 Đồng tiền tính toán.
 Đồng tiền thanh toán
 Phương thức thanh toán.
 Chứng từ thanh toán.
Ngay sau khi ký hợp đồng, bên B đặt cọc 1 khoản tiền cho bên A để bên A mở
L/C cho khách hàng bán hàng nước ngoài. Số tiền hàng còn lại bên B sẽ thanh toán
cho bên A trong vòng 03 tháng kể từ ngày bên A thanh toán tiền hàng cho khách
hàng bán hàng nước ngoài, riêng trong tháng đầu tiên bên B phải thanh toán một
phần tiền hàng tối thiểu bằng số thuế nhập khẩu và thuế VAT do Hải quan thông
báo. Trường hợp bên B trả trước thời hạn 03 tháng thì trị giá hợp đồng sẽ được điều
chỉnh giảm 1,04%/tháng cho số tiền trả sớm. Quá thời hạn trên mà bên B không
thanh toán thì bên B phải chịu phạt 1,56%/tháng trên số tiền trả chậm, nhưng không
được chậm thêm quá 30 ngày.
Điều 7: Điều khoản khác:
Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ các điều khoản ghi trong hợp đồng. Nếu một
trong hai bên cần thay đổi hoặc bổ sung hợp đồng thì phải thông báo kịp thời cho
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
17
bên kia biết và hai bên gặp nhau bàn bạc giải quyết. Mọi thay đổi bổ sung hợp đồng
đều phải được làm thành văn bản.
Mọi tranh chấp phát sinh sẽ được giả quyết bằng thương lượng hoặc đưa ra
toàn án kinh tế. Thông thường các bên sẽ thương lượng với nhau để đi đến thỏa
thuận thống nhất.
Hợp đồng thường làm thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản, có hiệu lực kể từ
ngày ký.
6. Thuê tàu lưu cước:
Thông thường việc thuê tàu lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có

thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu, vì vậy
công ty ủy thác cho các công ty hàng hải như: Công ty thuê tàu và môi giới hàng hải
Vietfacht.
7. Làm thủ tục hải quan:
Thông thường mỗi khi có hàng công ty thường cử người xuống tận cảng để
tiến hành các thủ tục hải quan về giao nhận hàng hóa. Tuy nhiện, ngày nay, công
nghệ phát triển, các doanh nghiệp không cần phải xuống tận cảng để tiến hành các
thủ tục mà chỉ cần ngồi ngay tại văn phòng để làm. TOCONTAP cũng vậy, các
nhân viên chỉ cần ngồi tại bàn làm việc, vào webside của cục hải quan để làm các
thủ tục theo mẫu.
Sau khi nộp thuế hàng, người của công ty sẽ nhận được lệnh giao hàng và sẽ
giao lệnh này cho công ty vận chuyển Contener mà công ty thuê để chở đến tận
phân xưởng cho bên A.
8. Giao nhận hàng với tàu:
Trước khi giao nhận hàng công ty phải thông báo cho đơn vị ủy thác biết về
dự kiến ngày giờ hàng về.
Theo dõi, đôn đốc việc giao nhận và lập những biên bản nếu cần về hàng hóa
và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao hàng.
Công ty thanh toán các khoản chi phí trong việc giao nhận và thanh toán chi
phí vận chuyển hàng từ cảng về phân xưởng bên giao ủy thác.
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
18
9. Giải quyết tranh chấp khiếu nại (nếu có)
Khi có khiếu nại công ty thường hợp tác cùng bên B làm các thủ tục khiếu nại
và có sự xác nhận của công ty, luôn tiến hành các thủ tục khiếu nại một cách kịp
thời nhằm tránh bỏ lỡ thời hạn khiếu nại và thương lượng, đấu tranh tích cực với
khách hàng nước ngoài để bảo vệ quyền lợi của người ủy thác.
10. Thanh lý hợp đồng:
Hai bên phải có trách nhiệm thanh lý hợp đồng trong vòng 10 ngày kể từ khi

hai bên hoàn thành các thủ tục thanh toán liên quan đến việc thực hiện hợp đồng
xuất nhập khẩu ủy thác.
Biên bản thanh lý hợp đồng xuất nhập khẩu ủy thác phải được làm bằng văn
bản có chữ ký đóng dấu của hai bên và được làm thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.
II. Tình hình hoạt động của công ty trong những năm gần đây.
Ta có bảng sau:
Chỉ tiêu Năm 2008(VND) Năm 2009 (VND) Năm 2010 (VND)
Lợi nhuận gộp về hàng
bán và cung cấp dịch vụ
51.762.162.931 65.932.769.635 102.207.955.897
Lợi nhuận thuần từ hoạt
động kinh doanh
7.845.206.550 16.200.624.226 18.121.191.041
Lợi nhuận khác 25.656.034.089 15.959.710 218.832.685
Tổng lợi nhuận kế toán
trước thuế
33.501.240.639 16.216.583.936 18.340.023.726
Lợi nhuận sau thuế thu
nhập doanh nghiệp
30.210.357.684 14.808.673.690 16.447.706.810
Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2008, 2009, 2010 của công
ty TOCONTAP HANOI.
Từ bảng trên ta có thể thấy rằng tình hình kinh doanh của TOCONTAP trong
những năm gần đây (cụ thể là 2008-2010) rất tốt và đều có lãi.
Có thể dễ dàng nhận thấy rằng năm 2008 là năm tình hình kinh doanh của
công ty không được tốt lắm. Đây cũng là điều tất yếu vì năm 2008 là năm nền kinh
tế thế giới khủng hoảng nghiêm trọng, cũng không nằm ngoài tầm ảnh hưởng, các
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
19

doanh nghiệp Việt Nam nói chung và TOCONTAP nói riêng cũng chịu ảnh hưởng
khá rõ nét. Tuy nhiên, công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong thời gian
này, không những không bị thiệt hại do tác động của nền kinh tế mà công ty vẫn
khiến cho hoạt động kinh doanh của mình có lãi trong thời gian này. Trong các năm
tiếp theo, công ty TOCONTAP HANOI đã tăng trưởng nhanh chóng và có thể thấy
rõ nét điều này ở các chỉ tiêu lợi nhuận từ năm 2008 – 2010.
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
20
Chương III: Những suy nghĩ, cảm nhận của bản thân sau khi thực tập và
nhận xét của Công ty nhận thực tập giữa khóa
I. Nhận xét, đánh giá của bản thân:
Trong quá trình kiến tập ngắn ngủi tại phòng xuất nhập khẩu 2, thuộc công ty
TOCONTAP HANOI em đã có cơ hội tiếp cận được với môi trường văn hóa của
một doanh nghiệp, và không những thế tôi còn học được khá nhiều điều khi kiến tập
ở đây.
Trong quá trình kiến tập, em đã được tìm hiểu về quy trình xuất nhập khẩu ủy
thác một mặt hàng nào đó. Và em cũng nhận thấy một số điều về hoạt động xuất
nhập khẩu này.
Trong bất kỳ một hoạt động nào cũng có những ưu điểm và nhược điểm. Hoạt
động xuất nhập khẩu ủy thác này cũng vậy.

Ưu điểm:
Hoạt động XNK ủy thác giúp các công ty mở thêm các mối quan hệ với các
công ty kinh doanh XNK trong và ngoài nước.
Mang lại các khoản lợi nhuận không nhỏ từ phí ủy thác thu được. Thúc đẩy
quá trình XNK của các công ty được diễn ra nhanh chóng hơn, dễ dàng và thuận
tiện mau chóng hoàn vốn nhằm đảm bảo yếu tố thời cơ đối với các công ty kinh
doanh, hoặc kịp thời tái xuất đối với những đơn vị sản xuất.
Củng cố và xây dựng uy tín cho công ty trong và ngoài nước giúp các đơn vị

sản xuất kinh doanh trong nước thâm nhập vào thị trường thế giới nhanh chóng, kịp
thời, tìm đúng thị trường mà mình cần. Vì là động lực để kích thích các đơn vị sản
xuất kinh doanh trong nước sản xuất các mặt hàng xuất khẩu để đem về cho đất
nước nhiều ngoại tệ hơn nhằm phục vụ cho công cuộc đổi mới đất nước, hướng theo
công nghiệp hóa hiện đại hóa, góp phần phát triển kinh tế một cách nhanh chóng ổn
định.
Giúp Nhà nước điều chỉnh cán cân thanh toán mậu dịch nhằm tránh sự mậu
dịch do nhập siêu gây ra. Tạo sự tin tưởng ở các đơn vị nhập khẩu máy móc, thiết bị,
nguyên vật liệu phục vụ cho công nghiệp hóa và hiện đại hóa sản xuất trong nước
nhờ có các công ty nhận ủy thác nhập khẩu có trình độ nghiệp vụ cao, khả năng
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
21
chuyên môn tốt và nhất là về khả năng giao dịch, đàm phán với nước ngoài và kinh
nghiệm hiểu biết sâu rộng, cặn kẽ, có quan hệ bạn hàng với nước ngoài, uy tín với
nước ngoài. Do vậy, họ có khả năng cung ứng dịch vụ một cách tốt nhất, hiệu quả
nhất mà các đơn vị ủy thác đòi hỏi

Nhược điểm
Đây cũng là hoạt động hay xảy ra khiếu nại tranh chấp vì đồng bộ thống nhất
giữa đơn vị nhận ủy thác và đơn vị ủy thác cũng như phía nước ngoài. Tính đồng bộ,
thống nhất được thể hiện trong khi thanh toán và giao nhận hàng giữa các bên. Nếu
như các bên không thực hiện một cách nghiêm chỉnh hoạt động ủy thác xuất nhập
khẩu thì sẽ dẫn đến việc điều chỉnh hoạt động xuất nhập khẩu ủy thác vẫn còn chưa
được hoàn thiện thống nhất, các văn bản của các cơ quan Bộ, Ngành liên quan vẫn
chồng chéo lên nhau, vẫn còn nhiều thủ tục và nhiều giấy tờ phụ thuộc vào nhiều cơ
quan khác nhau.
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
22

II. Nhận xét, đánh giá của công ty:
CÔNG TY CỔ PHẦN
XNK TẠP PHẨM HÀ NỘI
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
GIẤY CHỨNG NHẬN THỰC TẬP
Kính gửi: Trường Đại học Ngoại thương
Khoa KT&KDQT
Công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội chứng nhận:
Sinh viên: Nguyễn Minh Thành
Lớp: A13-Kinh tế Khóa: 47
Chuyên ngành: Thương Mại Quốc Tế
Đã tham gia thực tập giữa khóa tại công ty TOCONTAP HANOI từ ngày
01/07/2011.đến ngày 01/08/2011.
Nhận xét chung: Trong thời gian thực tập, sinh viên Nguyễn Minh Thành đã chấp
hành đầy đủ nội quy của công ty, luôn cố gắng học hỏi trau dồi kiến thức và hoàn
thành tốt mọi việc được giao.
Đánh giá kết quả thực tập đạt loại:
Tốt Khá Trung bình Kém
Hà Nội, ngày 29 tháng 07năm 2011
THAY MẶT CÔNG TY
Trưởng phòng:
Nguyễn Thị Giáng Hương
X
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
23
KẾT LUẬN:
Trong thời gian kiến tập bốn tuần vừa qua tuy còn rất bỡ ngỡ với cách thức

làm việc của các doanh nghiệp ngoài thực tế, mà những kiến thức đó không thể học
hỏi hết được trên sách vở, tuy vậy em đã rất cố găng để học hỏi, làm quen dần với
môi trường thực tế tại doanh nghiệp. Nhờ vậy em đã học được rất nhiều kinh
nghiệm làm việc, cụ thể tôi xin được liệt kê những bài học ban đầu rất quí giá má
tôi đã tiếp thu được.
Ban đầu khi mới vào công ty em đã làm quen dần với những anh chị thành
viên trong phòng ban xuất nhập khẩu 2 của công ty TOCONTAP HANOI. Và thông
qua việc giao tiếp, học hỏi và quan sát cách làm việc của anh chị trong phòng em đã
hiểu biết nhiều hơn về văn hóa doanh nghiệp, cách thức phân công phân bổ công
việc của từng thành viên trong phòng. Ngoài ra em còn giúp anh chị trong phòng
xuất nhập khẩu tập hợp tài liệu, hồ sơ thuộc bộ hồ sơ xuất nhập khẩu của công ty.
Em đã giúp các anh chị lập bộ hồ sơ xuất nhập khẩu bằng cả tiếng Việt và
tiếng Anh và nhờ vậy em đã hiểu thêm về một quy trình xuất nhập khẩu của công ty
xuất nhập khẩu thực tế mà thông qua sách vở em chưa hiểu hết được.
Em đã học cách photo, in ấn tài liệu vì đây là một kỹ năng không thể thiếu
khi đi làm thực tế.
Ngoài ra em đã học hỏi các anh chị về cách tự học, tự nghiên cứu và tìm tòi
kiến thức trong doanh nghiệp nhằm trau dồi kiến thức để phát triển bản thân, nghề
nghiệp trong tương lai.
Tuy thời gian tham gia kiến tập chỉ một tháng nhưng em cảm thấy đây là một
cơ hội hết sức quý giá và thiết thực giúp cho em học hỏi được rất nhiều bài học mới
bổ ích và hiểu được sâu sắc hơn các bài học đã được học trong trường. Hơn thế nữa
còn được tiếp cận thực tế với môi trường doanh nghiệp, hiểu đựơc cách thức tổ
chức làm việc của doanh nghiệp và đó là bài học rất bổ ích với em và phù hợp với
chuyên nghành em đang theo học.
Báo cáo kiến tập giữa khóa
SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47Page
24
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình của giảng
viên Lê Quang Nhật và các anh chị trong phòng XNK 2 – công ty TOCONTAP

HANOI đã giúp đỡ để em có thể hoàn thành bài báo cáo thực tập giữa khóa này.
Tuy nhiên do trình độ lý luận và thực tiễn còn nhiều hạn chế nên bài viết không
tránh khỏi những sai sót và khiếm khuyết, em rất mong nhận được sự đóng góp ý
kiến của thầy cô và các bạn để bài viết được hoàn thiện hơn nữa.