skkn ứng dụng cntt trong công việc quản lý thu – chi ( kế toán quỹ) tại trung tâm giáo dục thường xuyên tỉnh

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
TRUNG TÂM GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN TỈNH ĐỒNG NAI
Mã số:
(Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi)
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG VIỆC QUẢN LÝ THU –
CHI ( KẾ TOÁN QUỸ) TẠI TRUNG TÂM GIÁO DỤC
THƯỜNG XUYÊN TỈNH
Người thực hiện: TRẦN THỊ HIỀN
Lĩnh vực nghiên cứu:
- Lĩnh vực khác : Kế toán Quỹ
Năm học: 2012-2013
SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1. Họ và tên: Trần Thị Hiền
2. Ngày tháng năm sinh: 24 -03-1977
2
3. Nam, nữ: Nữ
4. Địa chỉ: số 2, tổ 39A, KP 4, phường Bình Đa, Biên Hòa – Đồng
Nai
5. Điện thoại:0613829837 (CQ)/ (NR); ĐTDĐ :
0918864500
6. Fax: 0613829837 E-mail :
7. Chức vụ: Chuyên viên
8. Đơn vị công tác: Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh Đồng Nai
II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Cử nhân
- Năm nhận bằng : 2005
- Chuyên ngành đào tạo: công nghệ thông tin
III. KINH NGHIỆM KHOA HỌC
- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm : Thủ quỹ

Số năm có kinh nghiệm: 06 năm
- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 6 năm gần đây:
− Ứng dụng CNTT trong quản lý văn thư lưu trữ ở Trung tâm GDTX
tỉnh Đồng Nai
− Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản hành chính tại Trung tâm
GDTX tỉnh Đồng Nai
3
ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG VIỆC QUẢN LÝ THU – CHI (
KẾ TOÁN QUỸ) TẠI TRUNG TÂM GIÁO DỤC THƯỜNG
XUYÊN TỈNH
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Thúc đẩy ứng dụng và phát triển Công nghệ thông tin là một trong
những nội dung cốt lõi của Đề án “Đưa Việt Nam sớm trở thành nước
mạnh về Công nghệ thông tin – truyền thông và Chương trình Quốc gia
về ứng dụng Công nghệ thông tin – truyền thông trong các cơ quan nhà
nước giai đoạn 2011 – 2015” đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt
năm 2010. Kết quả triển khai năm 2011 tại các cơ quan, đơn vị cho thấy
phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin nói chung và trong cơ quan
nhà nước nói riêng đã được đẩy mạnh và triển khai một cách bài bản.
Việc này tiếp tục khẳng định vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin
trong đời sống xã hội; giúp các tổ chức, doanh nghiệp nâng cao hiệu quả
hoạt động, tiết kiệm chi phí; giúp chính quyền các cấp nâng cao hiệu quả
4
hoạt động chỉ đạo, góp phần nâng cao công khai minh bạch và chống
tham nhũng, lãng phí.
Công nghệ thông tin và truyền thông là động lực quan trọng góp
phần bảo đảm sự tăng trưởng và phát triển bền vững của đất nước, nâng
cao tính minh bạch trong các hoạt động của cơ quan nhà nước, tiết kiệm
thời gian, kinh phí cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và người dân
Nhận thức được tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin

trong cơ quan nhà nước đối với hoạt động quản lý thu - chi ở Trung
tâm, trong những năm qua Trung tâm đã tập trung hoàn thành công tác
quản lý thu –chi ngày càng có nề nếp, để tiện bề theo dõi.
Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ
thông tin, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và
sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh đó nâng cao trình độ quản lý, góp
phần tạo thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết
công việc của cán bộ, công chức với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần
mềm hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực hiện cải cách hành
chính
II.TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
1. Cơ sở lý luận
Về cơ bản có thể hiểu, công tác quản lý thu -chi là công tác nhằm
đảm bảo minh bạch, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan,
tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm về quản lý tiền mặt và theo dõi
các thu –chi được chia ra làm 2 quỹ : quỹ cung ứng dịch vụ và quỹ công
đoàn ở trung tâm; quản lý thu - chi bằng công nghệ thông tin được hình
5
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; Trên thực tế, công việc
của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan
liêu là do các quỹ được quản lý rõ ràng, chính xác trên giấy tờ và trong
thực tế hay không… Như vậy, thực hiện tốt công tác quản lý thu -chi
sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác quản lý quỹ( kế toán quỹ)
Trong hoạt động quản lý thu - chi ở trong các cơ quan nhà nước
hiện nay, đều thực hiện bằng tay, có nghĩa là dựa vào sổ sách . Do đó,
vai trò của công nghệ thông tin giúp người quản lý quỹ theo dõi con số
được nhanh chóng rõ ràng và chính xác.
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung
cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy nahn chóng phục vụ các
mục đích kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin

quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản
lý của Trung tâm và cho học viên và sinh viên
- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và
giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của các tổ
chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra
công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm
tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý:
năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc ngày càng nâng cao và đây
cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước
ở nước ta hiện nay.
2. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài
6
Từ những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận
thấy. Để làm tốt công việc quản lý thu -chi đòi hỏi người làm công tác
này cần phải hiểu công tác kế toán quỹ là toàn bộ công việc liên quan
về tiền bạc và rõ ràng minh bạch , tổ chức giải quyết và quản lý thu- chi
trong phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị một cách nhanh
chóng, chính xác, nhẹ nhàng. Người làm công tác này phải luôn năng
động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác thu -chi nhằm giúp cho
việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính xác, đúng
đường lối, đúng chế độ. Đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và
kiểm tra công việc trong cơ quan được chặt chẽ Góp phần tiết kiệm
được công sức, thời gian.
Ngoài ra người làm nhiệm vụ quản lý thu –chi cần nắm vững mẫu
quản lý quỹ chung.
+Theo dõi học phí các lớp ( nôp kho bạc va chuyển về trường)
+ Phân loại quỹ
− Ngày tháng ghi sổ
− Ngày tháng chứng từ
− Số hiệu chứng từ ( Thu, Chi)

− Diễn giải
− Số tiền ( thu, chi, tồn)
− Ghi chú
Từ chổ nắm được những nội dung cũng như yêu cầu cơ bản của công tác
thu -chi tôi đã mạnh dạn áp dụng vào thực tiễn công tác trong công việc
hàng ngày như tổ chức quản lý các quỹ như sau:
+ Dùng nhiều hình thức biện pháp tổ chức tuyên truyền đến các cán
bộ giáo viên, công nhân viên của trường biết trong thời kỳ hội nhập đất
7
nước theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì vấn đề tin học hóa
đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của nền kinh tế nước ta
hiện nay. Đặc biệt, với sự phát triển nhanh chóng của ngành công nghệ
thông tin đã giúp con người xử lý khối lượng nghiệp vụ khổng lồ trong
nền kinh tế .
+ Hay nói cách khác tin học hóa đã giúp trung tâm đơn giản hóa hệ
thống công việc và các thủ tục, nhưng vẫn phù hợp với môi trường pháp
lý và bắt kịp với sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế đất nước.
Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
kế toán của trung tâm, nhằm hỗ trợ công tác kế toán trong việc thu
nhận, xử lý, tổng hợp, lưu trữ, tìm kiếm và cung cấp thông tin về tình
hình tài chính của trung tâm trong quá trình hoạt động.
+ Tổ chức nhiều cuộc Hội nghị tuyên truyền giáo dục ý nghĩa, lợi
ích và tầm quan trọng của việc “Thực hiện tốt nề nếp làm việc trong văn
phòng” bằng nhiều phương pháp, hình thức đa dạng, phong phú nhằm
nâng cao sự nhận thức, hiểu biết sâu sắc trong mọi tổ chức tư tưởng cá
nhân. Từ đó phát huy mạnh mẽ, nâng cao chất lượng và hiệu quả công
tác trong tình hình mới.
1. Như chúng ta đã biết đất nước ta còn nghèo, đang trong thời kỳ hội
nhập. Việc đầu tư cho ngành giáo dục còn thấp, còn nhiều thiếu thốn.
Các năm gần đây Đảng, Nhà nước ta có đẩy mạnh việc đầu tư cho giáo

dục ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc . Xây dựng nhiều điểm
trường khang trang đủ phục vụ cho công tác giảng dạy Trước tình hình
đó là chuyên viên làm công tác quản lý quỹ. Bàn ghế để ngăn nắp, tủ,
bàn vi tính sắp xếp đúng vị trí thuận tiện khi làm việc… Sau khi sắp xếp
8
văn phòng trở nên ngăn nắp đã tạo được không khí thoải mái, khi có
khách đến liên hệ công tác cũng tạo được tâm lý tin tưởng nơi làm việc.
2. Về chuyên môn nghiệp vụ quản lý quỹ. Là một chuyên viên kiêm
nhiệm thêm công tác quản lý quỹ để công việc ngày càng trôi chảy tôi
phải ứng dụng chuyên môn mình đã học vào công việc thực tế để công
việc trôi chảy, nhanh chóng và học tập rút kinh nghiệm những đơn vị
trường bạn đã làm tốt rồi về áp dụng ở đơn vị mình.
3. Thực trạng việc tiếp nhận, quản lý các loại tiền với những mục
đích khác nhau. Qua thời gian tìm hiểu, tôi đã lên kế hoạch phân tích các
vấn đề còn tồn động để từ đó có hướng giải quyết. Cụ thể như sau:
a. Theo dõi học phí các lớp :
- Căn cứ theo phiếu thu biết tổng số tiền để nộp vào kho bạc được theo
dõi trên sổ sách.
b.Theo dõi các loại quỹ :
- Các loại quỹ của các năm được lập trong 1 file gọi là sotheodoiquy.doc
9

Ở đó các quỹ được dùng Hyperlink liên kết đến các file excel chứa các
con số thực tế theo dõi theo từng năm, khi cần kiểm tra ở mục quỹ nào
thì chỉ cần nhấn chức năng liên kết là có thể kiểm rtra được con số thực
tế. Sau đây có 2 ví dụ để kiểm tra
Ví dụ 1: . Ở mục quỹ Công đoàn được theo dõi làm 2 đợt trong năm ( 6
tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm ). Quỹ Công đoàn khi cần kiểm tra,
ta đưa con trỏ chuột vào mục công đoàn năm 2012, kết quả hiển thị trên
màn hình là 6 tháng cuối năm 2012

10
Ví dụ 2 : ở mục quỹ cung ứng dịch vụ được theo dõi theo từng tháng
của năm( mười hai tháng có được lưu trên 12 sheet khác nhau, khi
cần kiểm tra, ta đưa con trỏ chuột vào mục cung ứng dịch vụ năm
2012 trên màn hình cho ta thấy 12 sheet, khi cần kiểm tra sheet nào
thì nhắp chuột vào sheet đó khi đó sẽ hiện lên kết quả cần kiểm
tra , hiện tại trên màn hình hiện lên tháng 12.
11
III.HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI
Thời đại ngày nay là thời đại phát triển rực rỡ của công nghệ thông
tin Những công cụ và sự kết nối kỹ thuật số cho phép chúng ta dễ dàng
thu thập, chia sẻ thông tin và hành động trên cơ sở những thông tin này
theo phương thức hoàn toàn mới, kéo theo hàng loạt sự thay đổi về các
quan niệm, các tập tục, các thói quen truyền thống, thậm chí cả cách
nhìn các giá trị trong cuộc sống. công nghệ thông tin trở thành một trong
các động lực quan trọng nhất của sự phát triển nhằm góp phần giải
phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy
công cuộc đổi mới, tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự
nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
12
Ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động quản lý nhà nước
đang hình thành và ngày càng trở nên phổ biến. thực tế như ứng dụng
công nghệ thông tin tại Trung tâm Giáo dục Thường xuyên tỉnh Đồng
nai vào quản lý thu – Chi giúp cho các quyết định của lãnh đạo được
thực hiện nhanh chóng, kịp thời, chính xác và tiết kiệm thông qua các
hoạt động sinh hoạt hàng ngày nâng cao chất lượng công việc, đóng góp
vào việc phát triển giáo dục – đào tạo.
Từ khi ứng dụng Công nghệ thông tin vào công việc quản lý thu- chi,
tôi nhận thấy kết quả cộng các con số rõ ràng, chính xác, nhanh chóng ,
tiết kiệm được chi phí về giấy, mực cho việc nhập vào sổ.

− Số liệu nhận được trong năm 2012 : đã nộp kho bạc
5.990.000.000, đã chuyển đến các trường liên kết 4.756.000.000đ.
− Về quỹ Công đoàn tồn 6thansg cuối năm là 5.446.915đ, quỹ Cung
ứng dịch vụ tồn cuối năm 104.212đ
VI. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG
Qua thực tế công việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản
lý Thu-Chi tại trung tâm có kết quả tốt, để việc ứng dụng đạt kết quả tốt
cho các đơn vị khác trong ngành giáo dục . Trên cơ sở đó, đề xuất:
− Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán ở cơ quan giáo dục có
ý nghĩa hết sức quan trọng để nâng cao chất lượng và hiệu quả trong
công tác quản lý và là một nhu cầu khách quan, có tính hiệu quả lâu
dài. Vấn đề còn lại là bản thân các nhà quản lý phải có nhận thức và
tầm nhìn phù hợp với yêu cầu quản lý hiện đại và khả năng ứng dụng
công nghệ tin học để xử lý và cung cấp thông tin, từ đó có kế hoạch
đầu tư phù hợp với khả năng thực tế của các cơ quan giáo dục
13
− Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, năng
lực ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ, giáo viên, nhân viên,
tập trung vào một số nội dung chính.
− Đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác quản lý, điều hành, nâng cao nhận thức về cơ quan
điện tử, chính quyền điện tử cho cán bộ, công chức.
− Tổ chức tham quan học tập các đơn vị điển hình về ứng dụng công
nghệ thông tin trong và ngoài nước, tổ chức hội nghị, hội thảo về
ứng dụng công nghệ thông tin trong trường học;
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Quyết đinh 1755/QĐ-TTg về việc “ Phê duyệt Đề án “Đưa Việt
Nam sớm trở thành nước mạnh về công nghệ thông tin và truyền
thông”
2. Quyết định 1605/QĐ-TTg về việc “phê duyệt Chương trình quốc

gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan
nhà nước giai đoạn 2011 – 2015”
NGƯỜI THỰC HIỆN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
14
SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI
TRUNG TÂM GDTX TỈNH

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Đồng Nai, ngày 30 tháng 5 năm 2013
PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Năm học: 2012-2013
–––––––––––––––––
15
Tên sáng kiến kinh nghiệm: .Ứng dung CNTT trong công việc quản
lý Thu –chi ( kế toán quỹ) tại trung tâm giáo dục thường xuyên
tỉnh.
Họ và tên tác giả: .Trần Thị Hiền. Chức vụ: Chuyên viên phòng Hành
chính
Đơn vị: Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh Đồng Nai
Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào các ô tương ứng, ghi rõ tên bộ môn hoặc
lĩnh vực khác)
- Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học bộ
môn: 
- Phương pháp giáo dục  - Lĩnh vực khác: Kế toán quỹ.
. 
Sáng kiến kinh nghiệm đã được triển khai áp dụng: Tại đơn vị 
Trong Ngành 

1. Tính mới (Đánh dấu X vào 1 trong 2 ô dưới đây)
- Có giải pháp hoàn toàn mới 
- Có giải pháp cải tiến, đổi mới từ giải pháp đã có 
2. Hiệu quả (Đánh dấu X vào 1 trong 4 ô dưới đây)
- Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu
quả cao 
- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển
khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao 
- Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả cao

16
- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển
khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả 
3. Khả năng áp dụng (Đánh dấu X vào 1 trong 3 ô mỗi dòng dưới
đây)
- Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối,
chính sách: Tốt  Khá 
Đạt 
- Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn,
dễ thực hiện và dễ đi vào cuộc sống: Tốt  Khá 
Đạt 
- Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp
dụng đạt hiệu quả trong phạm vi rộng: Tốt 
Khá  Đạt 
Sau khi duyệt xét SKKN, Phiếu này được đánh dấu X đầy đủ các ô
tương ứng, có ký tên xác nhận và chịu trách nhiệm của người có thẩm
quyền, đóng dấu của đơn vị và đóng kèm vào cuối mỗi bản sáng kiến
kinh nghiệm.
XÁC NHẬN CỦA TỔ CHUYÊN
MÔN

(Ký tên và ghi rõ họ tên)
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký tên, ghi rõ họ tên và đóng
dấu)
17