Đề tài quản. Lý thư viện

I.

GIỚI THIỆU CHUNG
I.1
Lý do chọn đề tài:
-Công việc quản lý thư viện là một công việc khá vất vả. Ngườ i thủ thư phải chịu nhiều
áp lực từ công việc. Và để phần nào giảm bớ t gánh nặng công việcđó thì phần mềm
quản lý thư viện sẽ giúp họ giảm bớt phần nào áp lựcđó.
-Nhóm được hỗ trợ khảo sát các thong tin về thư viện trong trường trung học
phổ thôngTam Phước, huyện Long Thành – Đồng Nai
- Phần mềm thư viện hỗ trợ các chức năng thông dụng mà nhiệm vụ của thủ thư hay
làm như cập nhật Sách (bao gồm thêm các sách mới, hay xóa đi các sách bị thanh lý ra
khỏi thưviện), quản lý đọc giả, thống kê tình hình mượn trả sách
-Ưu điểm của hệ thống:
1.Giảm tải công việc cho công tác quản lý thư viện
2. Tăng tốc độ việc mượn, trả sách và thống kê
3. Tăng tính chính xác trong việc kiểm kê sách, quản lý độc giả và tình hình mượn trả
sách.
- Nhược điểm: không thực hiện quản lý nhân viên, các vấn đề liên quan đến tài
chính,và các cơ sở vật chất khác.
II.GIAI ĐOẠN KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
II.1 Nội dung:
II.1.1Các quy trình xử lý nghiệp vụ
II.1.1.1Nhập sách mới:
Do bộ nhân viên thủ kho thực hiện. Theo định kỳ khoảng 2 tháng một lần, thư viện
có bổ sung sách mới về cho kho, việc đặt mua sách được thực hiện như sau:
o Nhà xuất bản sẽ đăng thông tin sách mới ra trên trang web của mình,NXB sẽ gửi các
danh mục sách kèm theo giá về cho thư viện ở các trường,Trưởng quản lý thư viện
xem xét các thông tin về sách mới và kiểm tra sách trong kho để chọn những sách cần
mua và lập một danh mục các sách cần mua gửi cho Hiệu trưởng, Hiệu trưởng xem xét
sau đó kí phê duyệt danh mục sách đó. Sau khi được Hiệu trưởng thông qua danh

mục sách thì Trưởng quản lý thư viện sẽ tiến hành lập hợp đồng với NXB. Hóa đơn
sẽ được gửi cho bộ phận tài vụ(thủ quỹ)của nhà trường thanh toán. Sau đó thư viện
nhận sách về.
Trong trường hợp sách nhận về không đạt yêu cầu, thư viện sẽ gửi trả lại sách cho
NXB theo điều khoản đã có trong hợp đồng.
Ngoài ra nếu nhà sách nào đáp ứng được nhu cầu của thư viện thì thư viện cũng
đăng kí hợp đồng với họ.
Sách sau khi mua về sẽ được bộ phận quản lý thủ thư tiến hành phân loại. Việc phân
các đầu sách vào các kho tùy theo loại sách, kích cỡ sách để đưa vào các kho khác
nhau và lập thẻ quản lý cho sách.
Trong quá trình phân loại thì bộ phận quản lý thủ thư có trách nhiệm rà xét xem số
sách đó đã có hay chưa, nếu chưa có thì tiến hành tạo lập thẻ quản lý và cho mã số
mới.Còn đã có rồi thì ta chỉ việc cập nhật số lượng thêm.
II.1.1.2 Cấp thẻ độc giả:
Hàng năm thư viện tiến hành làm thẻ thư viện cho các học sinh mới trong trường theo
khóa học (mỗi khóa học chỉ cấp thẻ một lần cho học sinh, trừ trường hợp bị mất).
Thư viện dựa vào danh sách yêu cầu làm thẻ của các lớp để tiến hành làm thẻ cho học
sinh. Saukhi hoàn thành thủ tục đăng ký, học sinh sẽ được thủ thư cấp thẻ thu viện (than
độ
c). Nếu là cán bộ hoặc giáo viên của trường thì thẻ thư viện cũng được cấ p dài hạn
trong suốt quá trình công tác ở trường.o Thẻ thư viện gồm các thuộc tính:Số thẻ, họtên,
ngày sinh, niên khóa(đối với giáo viên thì không xét niên khóa),ngày cap thẻ , ngày hết
hạn (đối với giáo viên thì khôngxét ngày hết hạn).doi
i nh
ữ
ng
độ
c gi
ả
m

ấ
t th
ẻ
, mu
ố
n làm l
ạ
i thì ph
ả
i có
đơ
n yêu c
ầ
u. Th
ẻ

đượ
cc
ấ
p v
ớ
i mã m
ớ
i.
o

Đố
i v
ớ
i h

ọ
c sinh
ở
l
ạ
i l
ớ
p, khi h
ế
t th
ờ
i h
ạ
n s
ử
d
ụ
ng th
ẻ
. H
ọ
c sinh ph
ả
i làm l
ạ
i th
ẻ
n
ế
u mu

ố
n m
ượ
n sách.
o

Đố
i v
ớ
i giáo viên, nhân viên trong tr
ườ
ng và cán b
ộ
th
ư
vi
ệ
n mu
ố
n m
ượ
n sách h
ọ
c
ũ
ng ph
ả
i làm th
ủ
t

ụ
c nh
ư
sinh viên.


Nh
ậ
p Môn Công Ngh
ệ
Ph
ầ
n M
ề
m - Ph
ầ
n M
ề
m Qu
ả
n Lý Th
ư
Vi
ệ
n

Nguy
ễ
n V
ă

n Ban – Nguy
ễ
n Th
ị
Minh
Trang 8
II.1.1.3

M
ượ
n tr
ả
sách:
M
ỗ
i m
ộ
t cu
ố
n sách trong kho
đượ
c th
ủ
th
ư
g
ọ
i là m
ộ
t

đầ
u sách.
Để
m
ượ
n
đượ
c sách,
độ
c gi
ả
có th
ể
vào kho t
ự
tìm sách mình c
ầ
n ho
ặ
c nh
ờ
th
ủ
th
ư
hay th
ủ
kho tìm giúp v
ớ
i

đ
i
ề
u ki
ệ
n
độ
c gi
ả
s
ẽ
ph
ả
i cung c
ấ
p các thông tin nh
ư
tên sách, tác gi
ả
thì th
ủ
th
ư
s
ẽ
tìmgiúp. Khi tra c
ứ
u
độ
c gi

ả
có th
ể
bi
ế
t
đượ
c
đầ
u sách
đ
ó còn trong kho hay
đ
ã
đượ
c m
ượ
n r
ồ
id
ự
a vào tr
ạ
ng thái c
ủ
a m
ỗ
i
đầ
u sách. Sau

đ
ó, s
ẽ

đ
i
ề
n các thông tin c
ầ
n thi
ế
t vào phi
ế
u yêuc
ầ
u m
ượ
n sách.
Nhân viên ph
ụ
c v
ụ
(th
ủ
th
ư
)
b
ạ
n

độ
c c
ă
n c
ứ
vào phi
ế
u này
để
cho m
ượ
nhay không
để
cho
độ
c gi
ả
m
ượ
n.
o

Phi
ế
u yêu c
ầ
u bao g
ồ
m các thông tin: S
ố

th
ẻ
, H
ọ
tên,
l
ớ
p
, tên sách1, tên sách2, kýhi
ệ
u, ngày m
ượ
n, ký tên c
ủ
a ng
ườ
i giao sách và c
ủ
a ng
ườ
i m
ượ
n.
o

Khi m
ượ
n sách
đọ
c t

ạ
i ch
ỗ
, m
ỗ
i
độ
c gi
ả
ch
ỉ

đượ
c m
ượ
n 2 cu
ố
n/l
ầ
n (Vì s
ố
l
ượ
ngh
ọ
c sinh
đ
ông mà l
ượ
ng sách trong th

ư
vi
ệ
n còn h
ạ
n ch
ế
)
o

Khi m
ượ
n sách v
ề
nhà , M
ỗ
i
độ
c gi
ả
ch
ỉ

đượ
c m
ượ
n t
ố
i
đ

a 2 cu
ố
n/l
ầ
n.
o

Độ
c gi
ả
là giáo viên, nhân viên, cán b
ộ
th
ư
vi
ệ
n thì có th
ể
m
ượ
n
đượ
c nhi
ề
u sáchvà th
ờ
i h
ạ
n m
ượ

n có th
ể
lâu h
ơ
n
độ
c gi
ả
là h
ọ
c sinh .
o

Các hình th
ứ
c x
ử
ph
ạ
t c
ủ
a th
ư
vi
ệ
n:


Khi
độ

c gi
ả
tr
ả
sách,
th
ủ
th
ư
s
ẽ
xem trên phi
ế
u tr
ả
sách, n
ế
u quá 1 ngày thì
độ
cgi
ả
b
ị
x
ử
ph
ạ
t
500
đồ

ng /1 ngày
. Th
ư
vi
ệ
n c
ũ
ng có hình th
ứ
c x
ử
ph
ạ
t thích
đ
áng cho nh
ữ
ng
độ
c gi
ả
tr
ả
sách không còn nguyên v
ẹ
n.


Tr
ườ

ng h
ợ
p làm m
ấ
t sách,
độ
c gi
ả
ph
ả
i mua
đề
n
đ
úng sách
đ
ó, n
ế
u không có sáchthì
độ
c gi
ả
ph
ả
i
đề
n b
ằ
ng ti
ề

n theo giá sách,
đồ
ng th
ờ
i ch
ị
u m
ộ
t m
ứ
c ph
ạ
t theo quy
đị
nh.


Đố
i v
ớ
i nh
ữ
ng h
ọ
c sinh không tr
ả
sách cho th
ư
vi
ệ

n thì cu
ố
i khóa th
ư
vi
ệ
n s
ẽ
g
ử
idanh sách cho phòng giám th
ị
.Phòng giám th
ị
s
ẽ
có hình th
ứ
c x
ử
ph
ạ
t v
ớ
i h
ọ
c sinh
đ
ó.
II.1.1.4

Đă
ng ký ch
ờ
m
ượ
n sách:
N
ế
u b
ạ
n
độ
c mu
ố
n m
ượ
n m
ộ
t cu
ố
n sách, nh
ư
ng cu
ố
n này b
ạ
n
độ
c khác

đ
ang m
ượ
n, thìng
ườ
i này có th
ể

đă
ng ký và ch
ờ
. Khi cu
ố
n sách
đ
ó
đượ
c tr
ả
v
ề
, thì th
ủ
th
ư
ph
ả
i thông báo
đế
n b

ạ
n
đọ
c
đă
ng ký tr
ướ
c nh
ấ
t trong danh sách nh
ữ
ng b
ạ
n
đọ
c
đ
ang ch
ờ
m
ượ
n sách
đ
ó.Th
ủ
th
ư
, t
ạ
i m

ộ
t th
ờ
i
đ
i
ể
m b
ấ
t k
ỳ
, có th
ể
xác
đị
nh có bao nhiêu b
ả
o sao
ứ
ng v
ớ
i m
ộ
t
đầ
usách
đ
ang
đượ
c m

ượ
n hay
đ
ang
đă
ng ký.
II.1.1.5

H
ủ
y
đầ
u sách:
Hàng n
ă
m, có ki
ể
m tra
đị
nh k
ỳ
các kho sách. Các sách b
ị
h
ư
h
ỏ
ng (không dùng
đượ
cn

ữ
a) ho
ặ
c sách không có
độ
c gi
ả
m
ượ
n
đượ
c l
ậ
p thành danh sách. Quy
ế
t
đị
nh h
ủ
y sách doh
ộ
i
đồ
ng (có tr
ưở
ng qu
ả
n lý th
ư
vi

ệ
n, các thành viên nhà tr
ườ
ng)
đư
a ra. Sách có quy
ế
t
đị
nh h
ủ
y
đượ
c l
ấ
y ra kh
ỏ
i kho và giao cho
b
ộ
ph
ậ
n qu
ả
n lý kho sách x
ử
lý. B
ộ
ph
ậ

n th
ủ
th
ư
lo
ạ
i các
đầ
u sách này ra kh
ỏ
i CSDL (thong qua
ứ
ng d
ụ
ng qu
ả
n lý)
II.1.1.6

H
ủ
y
độ
c gi
ả
:
Đố
i v
ớ
i

độ
c gi
ả
là h
ọ
c sinh,
th
ẻ
có giá tr
ị
s
ử
d
ụ
ng trong su
ố
t khóa h
ọ
c
. H
ế
t th
ờ
i h
ạ
ntrên, th
ẻ
s
ẽ
b

ị
h
ủ
y.
Đố
i v
ớ
i giáo viên công nhân viên c
ủ
a tr
ườ
ng khi chuy
ể
n công tácsang
đơ
n v
ị
khác c
ũ
ng ti
ế
n hành h
ủ
y th
ẻ
nh
ư
h
ọ
c sinh.

Nh
ậ
p Môn Công Ngh
ệ
Ph
ầ
n M
ề
m - Ph
ầ
n M
ề
m Qu
ả
n Lý Th
ư
Vi
ệ
n

Nguy
ễ
n V
ă
n Ban – Nguy
ễ
n Th
ị

Minh
Trang 9
II.1.1.7

Báo cáo th
ố
ng kê:
Đố
i v
ớ
i công tác th
ư
vi
ệ
n ngoài công vi
ệ
c ph
ụ
c v
ụ
b
ạ
n
đọ
c,
đị
nh k
ỳ
hàng tháng haytheo t
ừ

ng quý nhân viên còn ph
ả
i th
ố
ng kê, l
ậ
p báo cáo v
ề
s
ố
sách
đ
ã m
ượ
n, hi
ệ
n tr
ạ
ngc
ủ
a sách,
độ
c gi
ả
, danh sách các sách c
ầ
n mua b
ổ
sung (c
ă

n c
ứ
vào phi
ế
u yêu c
ầ
u c
ủ
a
độ
c gi
ả
) g
ử
i lên ban tr
ưở
ng qu
ả
n lý th
ư
vi
ệ
n.
II.1.2

Các bi
ể
u m
ẫ
u bi

ể
u, th
ố
ng kê

STT Mã bi
ể
u m
ẫ
u Tên bi
ể
u m
ẫ
uDi
ễ
n gi
ả
i1
BM1 Nh
ậ
p sách m
ớ
i Nhân viên c
ủ
a b
ộ
ph
ậ
n kho s
ẽ

nh
ậ
n sách.
2
BM2 L
ậ
p th
ẻ

độ
c gi
ả
L
ậ
p th
ẻ
cho