GIỚI THIỆU CHUNG ĐỀ TÀI QUẢN LÝ THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG CẤP III NĂNG KHIẾU TỈNH THÁI BÌNH

GIỚI THIỆU CHUNG
1.1. Quản lý và ứng dụng tin học trong công tác quản lý
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về quản lý

Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thường được dùng
không chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội....
Trong công tác quản lý người ta phân chia ra làm 2 loại hình lao động:
- Lao động mang tính máy móc, lặp đi lặp lại nhiều lần như việc thống kê
danh sách, bảng biểu.
- Lao động mang tính chất sáng tạo, như việc đề ra các phương pháp mới,
các công việc kiểm tra, hướng dẫn .
Trong thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm 3/4 thời gian, chỉ còn
1/4 thời gian dành cho loại hình thứ hai .
1.1.2 Ứng dụng tin học trong công tác quản lý :
Ngày, nay cùng với sự phát triển của tin học phần cứng cũng như phần
mềm, việc ứng dụng của tin học trong mọi lĩnh vực trở lên phổ biến. Ở nước ta tin
học đã và đang khẳng định vai trò của mình trong các công tác quản lý mọi lĩnh
vực như kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội ....Việc áp dụng tin học vào công việc
quản lý trước hết giải phóng cho cho các nhà lãnh đạo khỏi các công việc nặng
nhọc, các công việc mất nhiều thời gian mà hiệu quả lại không cao, đồng thời tạo
điều kiện, thời gian dốc sức vào trong công tác quản lý cho họ chặt chẽ hơn, khoa
học, làm tăng tốc độ về xử lý thông tin đạt hiệu quả hơn. Tuy nhiên từng công việc
cụ thể mà ta có thể tin học hoá từng phần hoặc tin học hoá toàn phần.
a. Tin học hoá toàn bộ :
Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hoá đồng thời các chức năng
quản lý và thành lập một cấu trúc hoàn toàn tự lập động thay thế cho các cấu trúc
tổ chức của cơ quan quản lý.
Ưu điểm: Của chức năng này là các chức năng quản tin học một cách triệt để
nhất, hệ thống đảm bảo tính nhất quán và tránh trùng lặp thừa thông tin. Nhưng
nhược điểm của thông tin này là thực hiện công việc rất lâu, khó khăn và các
chi phí ban đầu rất lớn.

b. Tin học hoá từng phần :
Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hoá từng phần chức năng
hoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận. Việc thiết kế các phân hệ quản lý
của hệ thống được thực hiện một cách độc lập và tách biệt với các giải pháp
được chọn cho các phân hệ khác nhau .
Ưu điểm : Của phương pháp này là tính đơn giản khi thực hiện vì các ứng dụng
được phát triển tương đối độc lập với nhau, vốn đầu tư ban đầu không lớn .
Nhược điểm : Của phương pháp này không đảm bảo tính nhất quán cao trong
toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự dư thừa và trùng lặp thông tin. Cả hai
phương pháp trên còn tuỳ thuộc vào từng cơ sở vào từng cơ quan cụ thể.
Cho dù áp dụng theo phương pháp nào đi chăng nữa thì việc tin học hoá phải
được xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất .
c. Những đặc điểm của hệ thống quản lý :
c.1. Phân cấp quản lý :
Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên
xuống dưới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống
nhất trong toàn bộ hệ thống .
Hệ thống được phân làm nhiều cấp thông tin phải được tổng hợp từ dưới lên
trên và truyền từ trên xuống dưới .
c.2. Luồng thông tin vào :
Ở mỗi công việc khối lượng thông tin cần xử lý thường nhất là rất lớn, đa
dạng cả về chủng loại về cách xử lý hay tính toán .

Có thể phân thông tin ra làm 3 loại :
- Thông tin dùng cho tra cứu : Là loại thông tin được dùng chung cho hệ
thống và ít thay đổi. Các thông tin này thường được cập nhật một lần và
chỉ dùng cho tra cứu cho việc xử lý thông tin sau này .
- Thông tin luân chuyển chi tiết : Là loại thông tin chi tiết về các hoạt động
của một đơn vị, khối lượng thông tin rất lớn cần phải được xử lý kịp
thời .

- Thông tin luân chuyển tổng hợp : Là loại thông tin được tổng hợp về hoạt
động của các cấp thấp hơn thông tin này thường được cô đọng xử lý theo
kỳ, xử lý theo lô và mang nhiều thông tin .
+ Xử lý theo lô(batch processing) : Mỗi khi thông tin đến (hay yêu cầu xử lý
xuất hiện ), thì chưa được đem xử lý ngay, mà được gom lại cho đủ một số
lượng nhất định (một lô hay một mẻ ) mới được đem xử lý một cách tập thể .
+ Xử lý theo kỳ : Mỗi khi thông tin được chuyễn đến, thì chưa được đem xử
lý ngay, mà phải đợi đến kỳ nhất định thông tin mới được đem xử lý.
c.3. Luồng thông tin ra:
- Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc
vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể.
Thông tin ra là việc truy cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm: Ví
dụ như thông tin về sách, độc giả , mượn trả, đồng thời phải đảm bảo
chính xác kịp thời .
- Các thông tin đầu ra chủ yếu là các bài toán quản lý là báo cáo tổng hợp,
thống kê, báo cáo. Các mẫu báo biểu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ
thể trực tiếp, sát với một đơn vị.
- Ngoài những yêu cầu được cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống,
luồng thông tin ra phải được thiết kế mềm dẻo. Đây là
chức năng thể hiện tính mở của hệ thống, tính giao diện của hệ thống thông
tin đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tuỳ ý theo yêu cầu của bài toán cụ thể, từ
đó ta có thể lọc bớt thông tin thừa trong quá trình xử lý .
2.1. Nguyên tắc xây dựng mô hình thông tin quản lý
2.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý
Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành
của một doanh nghiệp (Hay nói rộng ra là của một tổ chức ). Hạt nhân của hệ
thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình
trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp . Hệ thống
thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp phối hợp với
các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần,

đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để dữ cho các thông tin ở đó luôn
phản ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp (Hay tổ chức )
Các hệ thống thông tin quản lý thường được phân loại theo hai mức :
+ Mức thấp, hay còn gọi là mức tác nghiệp, hệ thống chỉ có nhiệm vụ
in ra một số bảng biểu, chứng từ giao dịch theo khuôn mẫu của cách xử lý
bằng tay truyền thống . Bấy giờ hệ thống còn được gọi là hệ thống xử lý dữ
liệu (Data processing systems); đó thường là hệ xử lý các đơn hàng; hệ quản
lý nhân sự; hệ quản lý thiết bị , hệ kế toán v.v...
+ Mức cao, hay còn gọi là mức điều hành, hệ thống phải đưa ra các
thông tin có tính chất chiến lược và kế hoạch giúp cho người lãnh đạo doanh
nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn trong công tác điều hành sự hoạt
động của doanh nghiệp. Bấy giờ hệ thống thường được gọi là hệ hỗ trợ
quyết định (Decision support systems). Đặc điểm của hệ hổ trợ quyết định là
bên cạnh cơ sở dữ liệu, còn có thêm một cơ sở mô hình chứa các mô hình,
các phương pháp mà khi được chọn lựa để vận dụng nên các dữ liệu sẽ cho
các kết quả theo yêu cầu đa dạng của người dùng đặt ra khi chọn lựa các
quyết định của mình .

2.1.2. Nhu cầu tin học hoá thông tin quản lý :
Trong thời gian gần đây ngành công nghiệp hoá máy tính đã có những bước
tiến nhanh chóng và đạt được những thành tựu to lớn. Tin học đã và đang
thâm nhập vào mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống con người. Các hệ
thống và phần mềm xử lý thông tin chuyên dụng ngày nay đã trở nên một
phần không thể thiếu trong các hoạt động của cơ quan, đơn vị , xí nghiệp,
trường học, từ mô hình nhỏ đến mô hình lớn....Vì tin học có khả năng lưu
trữ, xử lý thông tin và phân tích tổng hợp thông tin hoàn hảo nhất .
Bước đầu tiên cần thực hiện khi triển khai một đề tài tin học là phải khảo sát
hệ thống. Hệ thống được ta xét tới ở đây là hệ thống quản lý. Đây là một hệ
thống rất sống động, nó không chỉ bao gồm các thông tin về quản lý mà còn
góp phần vào việc điều hành một hoạt động của một tổ chức kinh tế, xã hội

nào đó. Xem xét thông tin quản lý chúng ta cần xác định các yếu tố đặc thù,
những nét khái quát cũng như những mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho
việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý, để từ đó giúp ra các phương
pháp cũng như các bước thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tin quản lý,
để từ đó rút ra các phương pháp cũng như các bước thiết kế, xây dựng một
hệ thống thông tin quản lý được tin học hoá .
Trước kia, khi tin học chưa được ứng dụng rộng rãi trong các cơ quan, nhà
trường, xí nghiệp, thư viện..... Các hồ sơ, các mẫu bảng biểu, các loại hoá
đơn, chứng từ, văn bản ....Thường được lưu dưới dạng những tập hồ sơ và
khi tìm người quản lý phải tìm
theo cách tổ chức sắp xếp của mình một cách thủ công, mất thời gian mà
hiệu quả làm việc không cao. Chính vì thế và các nhà nghiên cứu máy tính
đã nghĩ ra biện pháp khắc phục nhược điểm trên. Việc quản lý các loại hồ
sơ, hoá đơn, tài liệu ......đang được vi tính hoá nhằm đáp ứng nhu cầu quản
lý, tìm kiếm thông tin nhanh chính xác và kịp thời mà con người đưa ra các
nhu cầu trên. Việc lưu trữ và quản lý và quản lý trong máy tính sẽ giải quyết
được các khó khăn trên, giúp con người quản lý cập nhật dữ liệu, bổ xung
thống kê các bảng biểu và nhất là có thể tìm
được một hay nhiều hồ sơ, hoá đơn, tài liệu.....với bất kỳ một nào một cách
nhanh chóng và thuận tiện.
2.1.3. Phương án xây dựng một mô hình thông tin :
Để tin học ứng dụng một cách tối ưu chúng ta cần xem xét các phương án
xây dựng mô hình thông tin
a. Cách xây dựng mô hình hệ thống thông tin :
* Các bước tiến hành .
- Xây dựng chiến lược của hệ thống từ đó có thể xác định mục tiêu của hệ
thống, bao gồm :
+ Phạm vi của việc quản lý
+ Lưu lượng thông tin .