QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KIỂM ĐỊNH VIỆT NAM (VISCO)

Quy trình Xuất nhập khẩu. 1

. QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA
TẠI CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KIỂM ĐỊNH VIỆT NAM (VISCO)










A. MỤC ĐÍCH:
Đảm bảo cho Nhân viên XNK thực hiện đúng và đầy đủ theo trình tự các bước để đạt được hiệu quả tốt nhất trong công việc.
B. PHẠM VI ÁP DỤNG:
Áp dụng cho Phòng Xuất nhập khẩu thuộc Công ty TNHH Giải pháp kiểm định Việt Nam (VISCO).
C. NỘI DUNG:
Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa:
1. Xuất phi mậu dịch
2. Tạm xuất, tái nhập
3. Xuất khẩu tại chỗ
4. Nhập phi mậu dịch
5. Tạm nhập, tái xuất
6. Nhập kinh doanh

CÁC LOẠI HÌNH
XUẤT NHẬP KHẨU
XUẤT KHẨU
NHẬP KHẨU

XUẤT
PHI MẬU DỊCH
TẠM XUẤT,
TÁI NHẬP
XUẤT
KHẨU TẠI CHỖ
NHẬP
PHI MẬU DỊCH
TẠM NHẬP,
TÁI XUẤT
NHẬP
KINH DOANH
Quy trình Xuất nhập khẩu. 2


QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA
[IMPORT/ EXPORT PROCESS]
…
XUẤT PHI MẬU DỊCH
TẠM XUẤT, TÁI NHẬP
XUẤT KHẨU TẠI CHỖ
NHẬP PHI MẬU DỊCH
TẠM NHẬP, TÁI XUẤT
NHẬP KINH DOANH
Điều kiện áp dụng
VISCO xuất hàng với
mục đích không phải
là thương mại
(hàng
quà tặng, hàng

mẫu )

VISCO xuất hàng đi
để sửa chữa, bảo
hành… sau khi hoàn
thành việc sửa chữa,
bảo hành VISCO tiến
hành tái nhập.
VISCO xuất bán cho
đối tác
(xuất vào Khu
chế xuất hoặc Khu
công nghiệp)

VISCO nhập hàng với
mục đích không phải
là thương mại
(hàng
mẫu, hàng quà tặng,
khuyến mãi )

VISCO nhập hàng với
mục đích không phải
là thương mại
(hàng
mượn cho hội thảo,
hội nghị )

VISCO nhập hàng
với mục đích thương

mại
(nhập bán cho
các đối tác)

Quy trình
1/ Thỏa thuận về
việc giao hàng;
2/ Xuất kho;
(1)
3/ Thông quan;
(2)

4/ Lưu chứng từ.
(9)

1/ Thỏa thuận về việc
giao hàng;
2/ Xuất kho;
(1)
3/ Thông quan;
(2)
4/ Tái nhập;
(7)

5/ Lưu chứng từ.
(9)

1/ Xuất kho;
(1)

2/ Thông quan;
(2)

3/ Lưu chứng từ.
(9)

1/ Thỏa thuận về việc
giao hàng;
2/ Thông quan;
(6)
3/ Nhập kho;
(8)
4/ Lưu chứng từ.
(9)

1/ Thỏa thuận về việc
giao hàng;
2/ Thông quan;
(6)

3/ Nhập kho;
(8)

4/ Tái xuất;
(7)

5/ Lưu chứng từ.
(9)

1/ Hỏi giá;

(3)

2/ Đặt hàng;
(4)
3/ Thanh toán;
(5)

4/ Thông quan;
(6)
5/ Nhập kho;
(8)
6/ Lưu chứng từ.
(9)

Biểu mẫu
- Các biểu mẫu và quy trình Hỏi giá, Báo giá, Đặt hàng, Xuất nhập kho, Lưu trữ chứng từ… do VISCO quy định;
- Các biểu mẫu và quy trình Thanh toán do Ngân hàng quy định;
- Các biểu mẫu và quy trình Thông quan hàng hóa do Bộ tài chính và Tổng cục Hải quan quy định. Theo:
 Thông tư 194/2010/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2010;
 Thông tư số 205 /2010/TT-BTC ngày 15/12/2010;
 Quyết định số 1257/TCHQ-QĐ ngày 14/12/2001;
 Công văn số 3640/TCHQ-GSQL ngày 22/06/2009.
Chú ý
Xem nội dung các biểu dưới đây để biết thêm chi tiết các quy trình.
(1) - Biểu 1 - Xuất kho
(2) - Biểu 2 - Thông quan hàng xuất khẩu
(3) - Biểu 3 - Hỏi giá
(4) - Biểu 4 - Đặt hàng
(5) - Biểu 5 - Thanh toán
(6) - Biểu 6 - Thông quan hàng nhập khẩu

(7) - Biểu 7 – Thông quan hàng tái nhập, tái
xuất
(8) - Biểu 8 - Nhập kho
(9) - Biểu 9 - Lưu chứng từ
Quy trình Xuất nhập khẩu. 3


Biểu 1
XUẤT KHO
[NOTICE OF DELIVERY]
Quy trình
1/ Nhân viên XNK đề nghị Bộ phận quản lý kho xuất hàng.
2/ Phải kiểm tra hàng hóa đảm bảo xuất hàng đúng theo yêu cầu.
3/ Sau khi thông quan, tiến hành bàn giao hàng cho công ty dịch vụ vận tải hoặc trực tiếp bàn giao hàng cho đối tác.
Biểu mẫu
- … /

Chú ý
… /


Quy trình Xuất nhập khẩu. 4




Biểu 2
THÔNG QUAN HÀNG XUẤT KHẨU
[EXPORT CUSTOMS DECLARATION]
…

XUẤT PHI MẬU DỊCH
TẠM XUẤT
XUẤT KHẨU TẠI CHỖ
Quy trình
1/ Chuẩn bị hàng để xuất khẩu.
2/ Tiến hành truyền dữ liệu bằng phần mềm qua mạng và làm thủ tục thông quan tại chi cục Hải quan nơi xuất hàng đi.
3/ Thông báo cho các bên liên quan về việc hoàn thành thủ tục xuất hàng.
Hồ sơ chứng từ
- Giấy giới thiệu: 02 bản;
- TKHQ: 02 bản gốc
(Form 1.1)
;
-
> Nếu TK được phân luồng vàng/ đỏ cần bổ
sung các chứng từ sau:

- Hóa đơn: 01 bản gốc ;
- Thông báo hoặc quyết định hoặc thoả
thuận biếu, tặng hàng hóa: 01 bản sao;
- Công văn xin mở tờ khai phi mậu dịch: 01
bản gốc;
- Vận đơn: 01 bản gốc
- Chứng từ khác (nếu cần).
- Giấy giới thiệu: 01 bản;
- TKHQ: 02 bản gốc
(Form 1.1)
;
-
> Nếu TK được phân luồng vàng/ đỏ cần bổ
sung các chứng từ sau:

- Hóa đơn thương mại: 01 bản gốc;
- Hợp đồng cho mượn, cho thuê/ thỏa thuận
xuất để sửa chữa, bảo hành… : 01 bản sao;
- Công văn xin mở tờ khai phi mậu dịch: 01
bản gốc;
- Vận đơn: 01 bản gốc
- Chứng từ khác (nếu cần).
- Giấy giới thiệu: 01 bản;
- TKHQ: 02 bản gốc
(Form 1.2)
;
- Phụ lục TKHQ: 02 bản gốc (nếu cần)
(Form
3)
;
-
> Nếu TK được phân luồng vàng/ đỏ cần bổ
sung các chứng từ sau:

- TKTGTT: 02 bản gốc
(Form 3.*)
; -
trường hợp
xuất không nhiều hơn 08 mục hàng hóa
; 04
bản gốc -
trường hợp xuất nhiều hơn 08
mục hàng hóa
…

- Hóa đơn thương mại: 01 bản gốc;
- Packinglist: 01 bản gốc;
- Hợp đồng ngoại thương: 01 bản sao;
- Chứng từ khác (nếu cần).
Biểu mẫu
- Form 1.1: HQ/2002-PMD
- Form 1.1: HQ/2002-PMD


- Form 1.2: HQ/2009-TC
- Form 2.1: PLTKHQ/2009-TC
- Form 3.*:
Quy trình Xuất nhập khẩu. 5


Biểu 3
HỎI GIÁ
[INQUIRY]
…
Đối với các sản phẩm phân phối độc quyền
Đối với các sản phẩm khác
Quy trình
Sản phẩm quen thuộc
Sản phẩm mới
Một số nhà cung cấp VISCO thường liên hệ:

Đã có Bảng giá dành cho Nhà phân
phối chính thức tại Việt Nam.

Liên hệ với nhà cung cấp để hỏi giá:

1/ Nhân viên XNK điền đầy đủ thông tin vào form RFQ
(Form 4.1)
và gửi email cho NCC để yêu cầu báo giá (CC email cho những người có liên
quan).
2/ Sau khi nhận được báo giá từ NCC, tập hợp lại các thông tin làm cơ sở báo giá cho phòng Kinh doanh.
Báo giá được coi là đầy đủ khi thể hiện được các thông tin sau:
* Mô tả hàng hóa: Tên, Model, Thông số kỹ thuật… * Số lượng
* Đơn giá * Điều kiện giao hàng * Điều kiện thanh toán
3/ Tính toán các chi phí nhập khẩu và gửi báo giá cho phòng Kinh doanh (CC email cho những người có liên quan).
4/ Lưu báo giá vào file tài liệu.
Biểu mẫu
- Form 4.1: RFQ
Chú ý
- Khi yêu cầu báo giá, nhân viên XNK nên đề nghị NCC báo giá với điều kiện giao hàng là EXW hoặc FCA. Với các điều kiện này VISCO có thể
chủ động tính mức cước phí vận tải và sử dụng dịch vụ vận tải có lợi nhất để tiết kiệm chi phí nhập khẩu (Fedex, UPS, DHL, Forwarder )
Quy trình Xuất nhập khẩu. 6


[Biểu 4]
ĐẶT HÀNG
[ORDER]
Điều kiện
- Hợp đồng đầu ra đã được ký;
- Khách hàng chuyển tiền đặt cọc
(tùy thuộc vào điều kiện thanh toán của HĐ đầu ra);

- Trong trường hợp cần thiết phải đặt hàng sớm
(VD: Khách hàng chưa chuyển tiền đặt cọc, hợp đồng đầu ra chưa ký xong …)
thì

cần phải có xác nhận của Giám đốc, Phó giám đốc hoặc người có thẩm quyền khác trong công ty để tiến hành đặt hàng.
Quy trình
1/ Lập Đơn đặt hàng P/O
(Form 4.2)
và gửi email cho NCC để đặt hàng (CC email cho những người có liên quan).
2/ Sau khi nhận được xác nhận đặt hàng từ NCC thì lưu P/O vào file tài liệu.
Biểu mẫu
- Form 4.2: P/O
Chú ý
- Đối với các NCC khác mới: phải cố gắng thương thảo các điều kiện thương mại một cách phù hợp và tối ưu nhất.
- Khi có các đơn đặt hàng mà thời điểm đặt hàng gần nhau, phải kiểm tra nơi NCC sẽ giao hàng để kết hợp các đơn hàng với nhau
sao cho có lợi khi làm thủ tục thông quan Hải quan để hạn chế tối đa việc bị áp thuế suất cao và giảm chi phí thông quan hàng
hóa.
- Nhân viên XNK phải cân nhắc giữa thời gian NCC có thể giao hàng, thời gian cần giao hàng cho đối tác trong nước, thời hạn thanh
toán để chọn được ngày giao hàng có lợi nhất, tránh giữ hàng trong kho quá lâu và thanh toán quá sớm cho NCC.
- Nhân viên XNK nên đề nghị NCC giao hàng theo điều kiện EXW hoặc FCA và cung cấp trọng lượng, kích thước hàng hóa để VISCO
tự chủ động về cước phí vận tải và sử dụng dịch vụ vận tải (Fedex, UPS, DHL, Forwarder ) có lợi nhất nhằm tiết kiệm chi phí
nhập khẩu.

Quy trình Xuất nhập khẩu. 7


[Biểu 5]
THANH TOÁN
[PAYMENT]
…
Đối với hãng phân phối độc
quyền
Đối với các nhà cung cấp khác
Nội dung

- VISCO được trả chậm 60 ngày kể từ ngày
NCC giao hàng
(ngày lập hóa đơn thương mại
/ ngày lập vận tải đơn)
. Thanh toán bằng T/T.
- Đối với những nhà cung cấp đã có mối quan hệ tốt
từ trước: khuyến khích thanh toán bằng T/T để tiết
kiệm chi phí và thời gian.
- Đối với những nhà cung cấp lần đầu hoặc có
mối quan hệ chưa tốt: khuyến khích thanh toán
bằng L/C để đảm bảo sự an toàn cho VISCO.
Quy trình
Thanh toán bằng T/T
Thanh toán bằng L/C
1/ Phòng XNK kết hợp với Phòng Kế toán để chọn ngày thanh toán phù hợp (theo thời hạn thanh toán và
theo tình hình tài chính).
2/ Nhân viên XNK lập bộ chứng từ thanh toán gửi tới NH và theo dõi quá trình thanh toán cho đến khi
tiền được chuyển cho đối tác.
3/ Thông báo cho đối tác và các bên liên quan về việc đã hoàn thành thanh toán.
1/ Mở L/C (liên hệ NH để biết chi tiết về thủ tục
mở L/C).
2/ Yêu cầu NH Ký hậu vận đơn hoặc phát hành
Bảo lãnh nhận hàng.

Chứng từ
Vietcombank
Phòng TTQT: Ms Hiền/Ms Trà (04.3755.6380)
Techcombank
Phòng TTQT: Ms Hoài Linh (04.2220.8989/133),
Phòng QHKH: Ms Hiền (04.2220.8989/139)

- Thư yêu cầu Ký hậu vận đơn/ Thư yêu cầu phát
hành Bảo lãnh nhận hàng: 01 bản gốc;
- Invoice: 01 bản sao
- Vận tải đơn: 01 bản gốc (nếu y/c ký hậu vận
đơn); 01 bản sao (nếu y/c phát hành bảo lãnh
nhận hàng);
- Khế ước nhận nợ (nếu thanh toán bằng vốn
vay) / Hợp đồng mua bán ngoại tệ (nếu thanh
toán bằng vốn tự có): 01 bản gốc.
- Lệnh chuyển tiền: 02 bản gốc
(Form 5.1)
;
- Đơn xin mua ngoại tệ: 01 bản gốc
(Form 5.2)
;
- Invoice: 01 bản sao;
- TKHQ: 01 bản gốc;
- P/O: 01 bản sao.
- Lệnh chuyển tiền : 02 bản gốc
(Form 6.1)
;
- HĐ mua bán ngoại tệ : 01 bản gốc
(Form 6.1)
;
- TKHQ: 01 bản gốc ;
- P/O: 01 bản sao;
- Invoice: 01 bản gốc .

Biểu

mẫu
- Form 5.1: VCB-LCT
- Form 5.2: VCB-DXMNT
- Form 6.1: TCB-LCT
- Form 6.2: TCB-HDMBNT
- /
Chú ý
- Đối với trường hợp VISCO chuyển tiền bằng nguồn vốn vay thì phòng XNK phải liên hệ với cán bộ tín dụng của ngân hàng để lập 01 bộ chứng từ vay vốn
Ngân hàng.
- Phòng XNK chú ý đến thời hạn thanh toán để làm thủ tục chuyển tiền cho Olympus kịp thời, tránh ảnh hưởng đến uy tín của Công ty.
- Đối với VISCO HN liên hệ với Ngân hàng sau:
Quy trình Xuất nhập khẩu. 8


[Biểu 6]
THÔNG QUAN HÀNG NHẬP KHẨU
[IMPORT CUSTOMS DECLARATION]
…
NHẬP PHI MẬU DỊCH
TẠM NHẬP
NHẬP KINH DOANH
Quy trình
1/ Nhận thông báo hàng về.
2/ Lập bộ chứng từ để khai báo Hải quan.
3/ Truyền khai báo dữ liệu điện tử bằng phần mềm để lấy số tờ khai.
4/ Tiến hành thông quan hàng hóa tại Chi cục Hải quan nơi hàng về.
5/ Thông báo cho các bên liên quan về việc hoàn thành thủ tục nhập hàng.
Chứng từ
- Giấy giới thiệu: 02 bản;
- Phiếu tiếp nhận, bàn giao hồ sơ Hải quan:

01 bản;
- TKHQ: 02 bản gốc
(Form 1.1)
; (nếu luồng
xanh)
- >
Nếu TK được phân luồng vàng/ đỏ cần bổ
sung các chứng từ sau:
- Invoice: 01 bản gốc;
- Packing List: 01 bản gốc –
trường hợp nhập
nhiều hơn 01 kiện hàng
;
- Vận đơn: 01 bản gốc;
- Thông báo hoặc quyết định hoặc thoả
thuận biếu, tặng hàng hóa: 01 bản sao;
- Công văn xin mở tờ khai phi mậu dịch: 01
bản gốc;
- Chứng từ khác (nếu cần).
- Giấy giới thiệu: 02 bản;
- Phiếu tiếp nhận, bàn giao hồ sơ Hải quan: 01
bản;
- TKHQ: 02 bản gốc
(Form 1.1)
; (nếu luồng
xanh)
-
> Nếu TK được phân luồng vàng/ đỏ cần bổ
sung các chứng từ sau:

- Invoice: 01 bản gốc;
- Packing List: 01 bản gốc –
trường hợp nhập
nhiều hơn 01 kiện hàng
;
- Vận đơn: 01 bản gốc;
- Hợp đồng mượn, thuê… : 01 bản sao;
- Công văn xin mở tờ khai phi mậu dịch: 01
bản gốc;
- Chứng từ khác (nếu cần).
- Giấy giới thiệu: 02 bản;
- Phiếu tiếp nhận, bàn giao hồ sơ Hải quan:
01 bản
(Form 7.*)
;
- TKHQ: 02 bản gốc
(Form 1.3)
; (nếu luồng
xanh)
- Phụ lục TKHQ: 02 bản gốc
(Form 2.2)
–
trường
hợp nhập nhiều hơn 03 mục hàng hóa
;
-
> Nếu TK được phân luồng vàng/ đỏ cần bổ
sung các chứng từ sau:

- TKTGTT: 02 bản gốc -

trường hợp nhập
không nhiều hơn 08 mục hàng hóa
; 04 bản
gốc -
trường hợp nhập nhiều hơn 08 mục
hàng hóa
…
- PL TKTGTT: 02 bản gốc (nếu cần)
(Form 3.2)
;
- Invoice: 01 bản gốc;
- Packing List: 01 bản gốc –
trường hợp nhập
nhiều hơn 01 kiện hàng
;
- Vận đơn: 01 bản gốc;
- P/O: 01 bản sao;
- Chứng từ khác (nếu cần).
Quy trình Xuất nhập khẩu. 9

Biểu mẫu
- Form 1.1: HQ/2002-PMD
- Form 1.1: HQ/2002-PMD


- Form 1.3: HQ/2002-NK
- Form 2.2: PL TK/2002-NK
- Form 3.1: HQ/2008-TGTT
- Form 3.2: HQ/2008-PLTG
- Form 7.1: Phieu tiep nhan Fedex

- Form 7.2: Phieu tiep nhan UPS
- Form 7.3: Phieu tiep nhan HSHQ
Chú ý
- Nhân viên XNK phải chú ý khai báo TKHQ sao cho máy chính và các phụ kiện được chấp nhận là đồng bộ để hưởng mức thuế NK thấp nhất.
- Chuẩn bị P/O, Invoice, Packing List, Vận tải đơn sao cho các thông tin trên toàn bộ các chứng từ thống nhất với nhau và phù hợp với mục
đích khai báo trên TKHQ.
Hướng dẫn khai TKHQ:
 Khai báo tên hàng hóa một cách dễ hiểu. Tên hàng phải đầy đủ, chi tiết ký mã hiệu, nhãn hiệu, xuất xứ hàng hoá, phù hợp với các tiêu
chí trên tờ khai trị giá. Cụ thể: Tên hàng khai báo là tên thương mại thông thường kèm theo các đặc trưng cơ bản về hàng hoá, như:
Cấu tạo, vật liệu cấu thành, thành phần, hàm lượng, công suất, kích cỡ, kiểu dáng, công dụng, nhãn hiệu, xuất xứ,…
(theo Khoản
1.3.1.1, Điều 24, Phần II, Chương III, Thông tư 205/2010/TT-BTC ngày 15/12/2010)

 Phần địa chỉ người xuất khẩu: chỉ cần ghi tên quốc gia, không cần ghi địa chỉ chi tiết.
 Chú ý các phần: Tỷ giá tính thuế (thường xuyên thay đổi), Điều kiện giao hàng và Xuất xứ hàng hóa (theo P/O và Invoice), nếu là đơn
hàng giao hàng từng phần (cần thể hiện thông tin này trên P/O), nếu Invoice + Packing List do bên thứ 3 phát hành (cần thể hiện
thông tin này trên P/O).
Quy trình Xuất nhập khẩu. 10


[Biểu 7]
THÔNG QUAN HÀNG TÁI NHẬP, TÁI XUẤT
[IMPORT CUSTOMS DECLARATION]
…
TÁI NHẬP
TÁI XUẤT
Quy trình
1/ Nhận thông báo hàng về.
2/ Lập bộ chứng từ để khai báo Hải quan.
3/ Truyền khai báo dữ liệu qua mạng để có kết quả thông quan.

4/ Tiến hành thông quan hàng hóa tại Chi cục Hải quan nơi hàng về.
5/ Thông báo cho các bên liên quan về việc hàng về.
1/ Chuẩn bị hàng để tái xuất.
2/ Lập bộ chứng từ để khai báo Hải quan.
3/ Truyền khai báo dữ liệu qua mạng để có kết quả thông quan.
4/ Tiến hành thủ tục thông quan tại Chi cục Hải quan nơi xuất hàng đi.
5/ Thông báo cho các bên liên quan về việc hoàn thành thủ tục xuất
hàng.
Chứng từ
- Giấy giới thiệu: 02 bản;
- TKHQ PMD: 02 bản gốc
(Form 1.1)
;
- >
Nếu TK được phân luồng vàng/ đỏ cần bổ sung các chứng từ
sau:
- Invoice: 01 bản gốc;
- Packing List: 01 bản gốc –
trường hợp nhập nhiều hơn 01 kiện
hàng
;
- Vận đơn: 01 bản gốc;
- TKHQ tạm xuất trước đây: 01 bản sao;
- Công văn xin mở tờ khai phi mậu dịch: 01 bản gốc;
- Chứng từ khác (nếu cần).
- Giấy giới thiệu: 02 bản;
- TKHQ PMD: 02 bản gốc
(Form 1.1)
;
- >

Nếu TK được phân luồng vàng/ đỏ cần bổ sung các chứng từ sau:
- Invoice: 01 bản gốc;
- Packing List: 01 bản gốc –
trường hợp nhập nhiều hơn 01 kiện hàng
;
- Vận đơn: 01 bản gốc;
- TKHQ tạm nhập trước đây: 01 bản sao;
- Công văn xin mở tờ khai phi mậu dịch: 01 bản gốc;
- Chứng từ khác (nếu cần).
Biểu mẫu
- Form 1.1: HQ/2002-PMD

Chú ý
- …/
Quy trình Xuất nhập khẩu. 11


[Biểu 8]
NHẬP KHO
[NOTICE OF ARRIVAL]
Quy trình
1/ Sau khi thông quan hàng hóa xong, nhân viên XNK phải kiểm tra hàng hóa đảm bảo hàng đã nhập đúng theo đơn đặt hàng.
2/ Tiến hành bàn giao hàng cho Bộ phận quản lý kho để nhập kho.
Biểu mẫu
- …/

Chú ý
- …/

Quy trình Xuất nhập khẩu. 12

BIỂU 9
LƯU CHỨNG TỪ
[ARCHIVE DOCUMENTS]
Quy trình
1/ Sau khi hoàn thành thủ tục thông quan cho lô hàng xuất nhập khẩu, nhân viên XNK tiến hành lưu trữ hồ sơ chứng từ vào file tài liệu.
2/ Bộ hồ sơ lưu trữ theo thứ tự bao gồm:
 TKHQ: 01 Bản lưu người khai HQ
 PL TKHQ: 01 Bản lưu người khai HQ (nếu có)
 TGTT: 01 bản gốc
 P/O: 01 bản sao
 Vận tải đơn: 01 bản gốc / 01 bản sao
 Invoice: 01 bản gốc
 Packing List: 01 bản gốc
 C/O, C/Q: bản gốc + các bản sao
 Các chứng từ khác nếu cần thiết.
3/ Nhập các số liệu về lô hàng vào Sổ theo dõi hàng Xuất nhập khẩu và file Excel theo dõi hàng xuất nhập khẩu.
Biểu mẫu
- …/

Chú ý
- Ngoài bản gốc các chứng từ, có thể lưu thêm bản sao tùy mục đích sử dụng.