Bài giảng môn quản trị nhân lực Phân tích và mô tả công việc

Bài 2: Ph©n tÝch c«ng viÖc
Mỗi ng ời, ai đó, ng ời nào đó, không
ai cả

Một việc quan trọng cần phải làm. Vậy nên chúng
ta đã yêu cầu mỗi ng ời phải quan tâm đến nó.

Mỗi ng ời luôn nghĩ rằng chắc chắn sẽ có ai đó
làm việc đó.

Ng ời nào đó có thể làm điều đó, nh ng đã không
ai làm cả.

Ai đó đã nổi nóng lên vì cứ cho rằng công việc
này thuộc về trách nhiệm của mỗi ng ời.

Mỗi ng ời lại t ởng rằng ng ời nào đó có thể làm
việc đó, nh ng không ai nhận thấy rằng mỗi ng ời
đều không làm việc đó.
Mỗi ng ời, ai đó, ng ời nào đó,
không ai cả
Cuối cùng, mỗi ng ời đều chê
trách ai đó về việc đã không
có ai làm việc mà ng ời nào đó
lẽ ra phải làm
Khi kh«ng cã b¶n m« t¶ c«ng viÖc !!!
Yªu cÇu c«ng viÖc
Qu¶n lý cho r»ng
Nh©n viªn ph¶I lµm
Nh©n viªn nghÜ
M×nh ph¶I lµm

Sản phẩm PTCV

Bản mô tả công việc
: các nhiệm vụ cấu thành

Bản yêu cầu chuyên môn của công việc
: kỹ năng đặc thù cần
có để hoàn thành công việc

Bản tiêu chuẩn kết quả công việc
: th ớc đo đánh giá kết quả
công việc
K t qu PTCV

Định h ớng cho tuyển dụng

Sắp xếp, bố trí, bổ nhiệm và thuyên chuyển công
tác cho nhân viên

Xây dựng hệ thống đánh giá công việc và hệ
thống tiền l ơng

Xác định nhu cầu đào tạo và xây dựng ch ơng
trình đào tạo

Là cơ sở để đánh giá thực hiện công việc
Lợi ích của việc phân tích
Lợi ích của việc phân tích
công việc
công việc

1.
Đánh giá
sự tác động của môi trường tới từng công việc.
2. Loại bỏ
những yêu cầu công việc không cần thiết có thể gây ra sự
phân biệt.
3.
Tìm ra
những yếu tố thúc đẩy hoặc làm giảm chất lượng công việc.
4.
Lập kế hoạch
cho những yêu cầu về nguồn nhân sự trong tương lai.
5.
Tìm sự tương thích
giữa ứng viên và vị trí còn thiếu
6.
Quyết định
nhu cầu đào tạo cho nhân viên mới và cũ
7.
Lên kế hoạch
phát triển cho nhân viên có năng lực
8.
Đề ra
Kết quả làm việc tiêu chuẩn thực tế
9.
Lựa chọn
nhân viên vào vị trí mà họ có thể phát huy kỹ năng hiệu
quả nhất
10.
Có chế độ đãi ngộ

công bằng với NV
Thông tin từ phân tích
Thông tin từ phân tích


Công việc
Công việc
Trách nhiệm
(Responsibility)
Nhiệm vụ
(Tasks)
Phận sự
(Duties)
Mô tả
Công việc
Đặc điểm
Công việc
Phân tích
Công việc
Kỹ năngKiến thức Khả năng
Kế hoạch NNL
Đào tạo
Lựa chọn
Đào tạo &
Phát triển
Đánh giá kết quả
Làm việc
Chế độ dãI ngộ
và lợi ích
An toàn và

Sức khỏe
Quan hệ với NV
Phân tích công
Vvệc cho nhóm
Ứ
Ứ
ng dụng của bản phân tích
ng dụng của bản phân tích
công việc
công việc
1. Bản mô tả công việc
2. Bản chi tiết đặc điểm công việc
3. Phác thảo về công việc
4. Sơ đồ và hệ thống của tổ chức
5. Kế hoạch NNL
6. Tuyển dụng
7. Lựa chọn
8. Định hướng
9. Đánh giá kết quả làm việc
10. Đào tạo và phát triển
11. Kế hoạch và phát triển nghề nghiệp
12. Chế độ đãi ngộ và lợi ích
13. Sức khỏe và an toàn
14. Quan hệ ngành
Xác định công việc
Liên quan đến
Hoạt động NNL
Phân tích hoạt động
Phân tích hoạt động
tác nghiệp

tác nghiệp
Đầu vào
Quá trình
Đầu ra
Nguyên liệu đầu vào
•
Nguyên vật liệu
•
Thông tin
•
Dữ liệu
Thiết bị
•
Máy móc
•
Điều kiện làm việc
•
Hệ thống
Nguồn nhân lực
•
Kiến thức
•
Kỹ năng
•
Khả năng
Hoạt động
Nhiệm vụ của việc
sản xuất đầu ra là
gì?
Thành phẩm

•
Sản phẩm
•
Dịch vụ
•
Thông tin
Làm thế nào để đo/
đánh giá đầu ra?
Các yếu tố trong phân tích Công
Các yếu tố trong phân tích Công
v
v
iệc
iệc
Phân tích công việc
Thu thập thông tin về công việc được
Thực hiện tại một tổ chức.
Kiến thức (Knowlelge: K)
Mức hiểu biết cần có của nhân viên để nắm được những
yếu tố nhất định trong công việc.
Kỹ năng (Skills: S)
Khả năng sử dụng dụng cụ, thiết bị và máy móc để thực hiện
công việc thuộc nhiệm vụ
Khả năng (Abilities:A)
Khả năng tư duy và thể chất cần có để thực hiện nhiệm vụ mà
không cần sử dụng dụng cụ, thiết bị hay máy móc
Các b ớc tiến hành phân tích
Các b ớc tiến hành phân tích
công việc
công việc

Bớc1
Xác định mục đích của việc phân tích công việc
Bớc2
Xác định công việc sẽ đ ợc phân tích
Bớc3
Giải thích quy trình cho nhân viên và xác định
mức độ tham gia của họ vào việc phân tích
Bớc4
Quyết định ph ơng pháp thu thập dữ liệu và tiến hành
thu thập thông tin phân tích công việc
Bớc5
Xử lý thông tin phân tích công việc
Bớc6
Xem xét và cập nhật th ờng xuyên
Quá trình phân tích công việc
Quá trình phân tích công việc
Mụctiêuphântíchcôngviệc
Thu thập thông tin cho:

Bản mô tả công việc

Bản đặc điểm công việc

Bản phác thảo công việc

Kế hoạch nguồn nhân lực

Tuyển dụng, vv
Loạithôngtincầnthuthập:

Cái gì sẽ đ ợc thực hiện?

Sẽ đ ợc thực hiện ở đâu?

Sẽ đ ợc thực hiện nh thế nào?

Tại sao cần phảI thực hiện?

Khi nào sẽ thực hiện?
Nguồndữliệu

Ng ời giữ chức vụ

Cấp trên

Ng ời phân tích công việc

Chuyên gia

Tài liệu l u trữ

Kế hoạch và kế hoạch chi tiết

Hệ thống thông tin Nguồn nhân lực
Phơngphápphântích
Dữliệu

Quan sát

Phỏng vấn

Bản thăm dò ý kiến

Ghi chép/Nhật biên
Mẫuphântíchdữliệu

Định tính

Định l ợng
Mục đích của việc phân tích
Mục đích của việc phân tích
Công việc
Công việc
1. Tạisao công việc này tồn tại?
2. Nhữnghoạtđộngtduyvàthểchấtnào NV nắm giữ
vị trí này đảm nhận?
3. Công việc đ ợc thực hiện khinào?
4. Công việc đ ợc thực hiện ởđâu?
5. NV thực hiện công việc nhthếnào?
6. Bằngcấpnào cần có để thực hiện công việc?
7. Điềukiệnlàmviệc của công việc này nh thế nào?
8. Máymócvàthiếtbị nào đ ợc sử dụng trong công việc?
9. Việc thực hiện thành công công việc đ ợc thể hiện nh
thếnào?
Thông tin phân tích công việc
Thông tin phân tích công việc
Quen thuộc
với tổ chức và
loại công việc
Xác định

Công việc
Phát triển
Bản thăm dò
ý kiến
Thu thập
Dữ liệu
áp dụng

Mô tả công việc

Bản chi tiết đặc
điểm công việc

Tiêu chuẩn công
việc
Bổ sung cho
hệ thống
thông tin
Nguồn
nhân lực
Giaiđoạn1
Chuẩnbịcho
việcPTCV
Giaiđoạn2
Thuthậpthôngtin
choviệcPTCV
Giaiđoạn3
ápdụngnhữngthôngtin
củaPTCV
Thông tin nào tôi cần

Thông tin nào tôi cần
thu thập?
thu thập?

Các hoạt động của công việc.

Các hành vi về con người.

Máy móc, công cụ, trang thiết bị và thiết bị trợ giúp.

Các tiêu chuẩn trong công việc.

Hoàn cảnh làm việc.

Các đòi hỏi về nhân sự.
Các hoạt động của công việc
Các hoạt động của công việc

Lau dọn

Bán hàng

Giảng dạy

Sơn vẽ

Tiến hành các hoạt
động như thê nào, khi
nào và tại sao.
Các hành vi con người

Các hành vi con người

Tư duy

Giao tiếp

Quyết định

Viết

Các đòi hỏi của công việc

Nâng nhấc

Đi lại

Sử dụng máy tính
Máy móc, công cụ, trang thiết bị và
Máy móc, công cụ, trang thiết bị và
thiết bị trợ giúp công việc.
thiết bị trợ giúp công việc.

Sản phẩm tạo ra là
gì?

Vật liệu, dụng cụ
được sử dụng?

Kiến thức?


Dịch vụ hỗ trợ?
Bối cảnh công việc
Bối cảnh công việc

Điều kiện làm việc

Lịch trình

Bối cảnh tổ chức

Bối cảnh xã hội
Các yêu cầu về nhân sự
Các yêu cầu về nhân sự

Kiến thức và kĩ năng liên
quan đến công việc

Giáo dục

Đào tạo

Kinh nghiệm thực tiễn

Các thuộc tính cá nhân

Năng khiếu

Đặc điểm về thể chất

Tính cách


Sở thích
Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu
Quan sát
NV sẽ được quan sát cách họ
thực hiện công việc
Phỏng vấn nhóm/cá nhân
Những nhân viên có am hiểu sẽ được
Phỏng vấn về những hoạt động
công việc nhất định
Phiếu thăm dò ý kiến và bản liệt kê những mục
cần kiểm tra có cấu trúc sẵn
Những nhân viên am hiểu sẽ phải điền vào mẫu in sẵn
về những hoạt động trong công việc
Thảo luận chuyên môn
Những đặc điểm đặc trưng về công việc được các “chuyên gia”
đưa ra
Ghi chép/ Nhật ký/Nhật biên
Yêu cầu nhân viên phải ghi lại những hoạt động thường nhật của họ
Được sử dụng rộng rãi:
Được sử dụng rộng rãi:
Cuộc phỏng vấn
Cuộc phỏng vấn

Các cuộc phỏng vấn cá nhân đối
với mỗi nhân viên.

Các cuộc phỏng vấn nhóm đối
với những nhóm nhân viên có

cùng loại công việc

Các cuộc phỏng vấn cấp giám
sát viên đối với một hoặc nhiều
giám sát viên hiểu về công việc.
Các câu hỏi phỏng vấn mẫu
Các câu hỏi phỏng vấn mẫu
▲
Công việc đang thực hiện là gì?
▲
Những nhiệm vụ chính trong công việc của bạn
là gì? Chính xác thì bạn phải làm gì?
▲
Tại những địa điểm nào bạn phải tiến hành
công việc?
▲
Những yêu cầu về giáo dục, kinh nghiệm, kỹ
năng, và (nếu có thể) chứng chỉ và bằng cấp là
gì?
▲
Bạn tham gia vào các loại hoạt động nào?
▲
Trách nhiệm và nghĩa vụ của công việc là gì?
Các câu hỏi phỏng vấn mẫu
Các câu hỏi phỏng vấn mẫu
(tiếp)
(tiếp)
▲
Trách nhiệm chính hoặc các tiêu chuẩn tiến hành điển
hình ở công việc của bạn là gì?

▲
Trách nhiệm của bạn là gì? Các điều kiện công việc và
môi trường liên quan là gì?
▲
Những yêu cầu tự nhiên của công việc là gì? Các yêu
cầu tinh thần và tình cảm ra sao?
▲
Các điều kiện an toàn và sức khoẻ như thế nào?
▲
Bạn có tiếp xúc với sự độc hại nào hoặc điều kiện làm
việc bất thường nào không?