Báo cáo thực tập Thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tân Phát

Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
LỜI NÓI ĐẦU
Thế kỷ 21 được coi là thế kỷ của công nghệ thông tin (CNTT), điều
này đã được khẳng định bằng sự phát triển không ngừng của CNTT.khoa học
công nghệ, nhân loại ngày càng đạt được những bước tiến quan trọng trên tất
cả các lĩnh vực: kinh tế, y học, văn hoá, chính trị, quân sự…Ứng dụng thành
tựu công nghệ thông tin vào lĩnh vực kinh tế đã mang lại hiệu quả vô cùng to
lớn, Việt Nam cũng không nằm ngoài trường hợp này.Nền kinh tế Việt Nam
đã và đang từng bước thay da đổi thịt, để bắt kịp với cơ chế kinh tế thị trường
đòi hỏi mỗi doanh nghiệp Việt Nam phải có một cách tổ chức và quản lý phù
hợp. Bởi vậy, các doanh nghiệp Việt Nam ngày càng mạnh dạn đầu tư những
máy móc, thiết bị có công nghệ hiện đại vào sản xuất các loại hàng hoá có
chất lượng cao, sử dụng phần mềm vào quản lý. Các nhà quản lý không
những muốn thực hiện công việc một cách đơn thuần mà còn muốn nắm bắt
thông tin một cách nhanh nhất, chính xác nhất để đem lại hiệu quả kinh tế tối
đa.Trong khi đó việc quản lý cả công ty là một vấn đề rất lớn và phức tạp nên
công tác tổ chức và quản lý ở bất kỳ công ty nào cũng cần phải tin học hoá,
giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin một cách nhanh nhất để kịp thời đưa ra
các quyết sách phù hợp cho từng giai đoạn cụ thể.
Nước ta trong vài thập kỷ gần đây, CNTT được Nhà nước ưu tiên phát
triển hàng đầu với nhiều dự án lớn đầu tư phát triển CNTT. Nhờ sự ưu đãi đặc
biệt đó, ngành CNTT đã và đang phát triển cả về chất lượng và quy mô.
Trong nước có khoảng 30%-40% các trường đại học, cao đẳng có chuyên
ngành đào tạo CNTT. Nhiều ngành nghề nhờ áp dụng những tiến bộ của
CNTT đã thu được nhiều thành tựu đáng kể, tạo nên những thuận lợi trong
công việc hàng ngày, tiết kiệm thời gian, nhân lực và tiền bạc.
1
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Nói đến CNTT có rất nhiều phân hệ nhỏ. Một trong những phân
hệ CNTT được áp dụng rộng rãi trong thực tiễn đó là tin học quản lý. Tin học
quản lý được áp dụng trong nhiều ngành nghề ở nước ta như cơ quan, công

sở, trường học và đặc biệt là ở các doanh nghiệp.
Hiện nay tin học có rất nhiều ngôn ngữ lập trình cơ sở dữ liệu
như SQL, ACCESS, FOXPRO…Em đã chọn ngôn ngữ lập trình VisualBasic
liên kết với CSDL Access để thực hiện đề tài này vì nó có ưu điểm là người
dùng được cung cấp đầy đủ các chức năng quản lý CSDL, chúng có thể hoạt
động linh hoạt nhờ công cụ phát triển tổng quát. Công cụ VisualBasic có thể
truy xuất tới điều khiển, có thể lập trình được, và có khả năng xác định được
hỏi – đáp, tạo và cập nhật cơ sở dữ liệu.
Dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Trần Công Uẩn trong quá trình
phân tích và thiết kế hệ thống để em có thể hoàn thành được bẳn báo cáo tốt
nghiệp này. mặc dù đã rất cố gắng nhưng chắc không thể tránh được những
lầm lẫn và sai sốt. vì vậy kính mong nhận dược những ý kiến đóng góp của
thầy cô và các bạn để cuốn báo cáo tốt nghiệp được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà nội ngày 08 tháng 06 năm 2008
Sinh viên thực hiện

Võ Đức Dương
2
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
M ục l ục
Lời nói đầu 1
Chương 1: Khảo sát thực trạng quản lý nhân sự tại công ty máy tính
Tân Phát
1: Khái quát về công ty máy tính Tân Phát 3
1.1 Sự hình thành và phát triển công ty 3
1.2 Chức năng và nhiệm vụ công ty 4
1.3 Bộ máy tổ chức công ty 5
2. Thực trạng quản lý nhân sự tại công ty máy tính Tân Phát 7
2.1 Công tác Quản lý nhân sự tại công ty 7

3. t ính cấp thiết của việc xây dựng bài toán quản lý nhân sự 10
4. Mục tiêu của việc xây dựng chương trình quản lý nhân sự 12
5.Tính khả thi của Phần mềm Quản lý nhân sự 12
6. những công việc đã làm được và chưa làm được 13
Chương 2. Cơ Sở Phương pháp luận 14
1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 14
2. Chọn hệ quản trị và cơ sở dữ liệu lập trình 14
3. Giới thiệu về Visual Basic 14
4. Giới thiệu về Access 16
5. Giới thiệu về ASP 25
6. Giới thiệu về ngôn ngữ kịch bản Vbscript 30
3
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
7. Tìm hiểu về Internet Information Server (IIS) 31
Chương 3: phân tích hệ thông quản lý nhân sự tại công ty Tân Phát
1. Biểu đồ phân cấp chức năng 38
2.biểu đồ luồng dữ liệu 41
2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh 41
2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 43
2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 45
3. Các bảng cơ sở dữ liệu 52
4. Mô hình liên kết thực thể 58
5. Các giao diện của form trong trương trình 60
Kết luận 68
Các sách tham khảo 70
Nhận xét của giáo viên 71
Ph ụ l ục 73
4
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Chương 1

KHẢO SÁT THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG
TY TNHH TÂN PHÁT
1. Khái quát về công ty TNHH TÂN PHÁT
1.1 Sự hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH thành lập và hoạt động được 6 năm, Công ty Tân
Phát đã trở thành một công ty dẫn đầu trong lĩnh vực phân phối linh kiện máy
tính, máy tính nguyên chiếc và các thiết bị ngoại vi.
Tân Phát bắt đầu hoạt động kinh doanh phân phối từ đầu năm 2001,
trong 6 tháng đầu, công ty Tân Phát đã đạt được danh hiệu đại lý phân phối
uỷ quyền của sản phẩm Intel, ổ cứng Maxtor, Samsung, bo mạch chủ Intel,
Gigabyte, MSI, máy in HP và Canon; và nhiều đối tác khác: LG, Samsung.
Với sự nỗ lực không ngừng trong quản lý cùng với các chính sách hỗ trợ
khách hàng, sau 12 tháng hoạt động, công ty Tân Phát đã đạt được niềm tin
với người tiêu dùng và các bạn hàng trong nước, độ tin cậy với các đối tác
nước ngoài đặt mối quan hệ làm ăn lâu dài với công ty.
Với một hệ thống bán hàng vững chắc được thiết lập tại hầu hết các
tỉnh thành phía Bắc, các tỉnh miền Trung và miền Nam bộ, công ty Tân Phát
đã phân phối hàng trăm chủng loại mặt hàng linh kiện máy tính của các hãng
lớn trên thế giới.
Hiện này công ty Tân Phát có một đội ngũ cán bộ hơn 40 người đạt trên
90% đã tốt nghiệp đại học và trên đại học chuyên ngành kỹ thuật và kinh tế.
Với một đội ngũ cán bộ trẻ năng động và chuyên nghiệp Công ty Tân Phát đã
xây dựng được một cơ cấu tổ chức vững mạnh.
5
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Trên bước đường phát triển, Công ty Tân Phát không chỉ mở rộng hệ
thống phân phối bán buôn mà còn xây dựng một hệ thống bán lẻ cho người
tiêu dùng một cách chuyên nghiệp.
Khi mua hàng của Tân Phát, khách hàng sẽ hoàn toàn yên tâm về mọi
mặt, bởi Tân Phát đáp ứng được tất cả những mong muốn mà khách hàng cần

như:
- Giá cả tốt nhất: Giá cả các sản phẩm Tân Phát bán ra được
niêm yết đúng theo báo giá. Giá bán lẻ được áp dụng theo giá
bán buôn, vì vậy khách hàng yên tâm không sợ mua phải hàng
sai giá.
- Chất lượng được đảm bảo: Công ty Tân Phát chỉ cung cấp
những sản phẩm có nguồn gốc xuất xứ từ chính hãng, do vậy
khách hàng không lo mua phải hàng nhái kém phẩm chất.
- Dịch vụ hậu mãi sau bán hàng chu đáo: Tất cả khách hàng đến
với công ty Tân Phát được hưởng chế độ dịch vụ bảo hành 1
đổi 1 trong 6 tháng đầu tiên.
- Dịch vụ bảo trì miễn phí vào tất cả các ngày trong tuần tại công
ty.
Đó chính là lý do để Công ty Tân Phát ngày càng phát triển lớn mạnh
hơn.
1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Chức năng chính của công ty là phân phối linh kiện máy tính, máy tính
nguyên chiếc và các thiết bị ngoại vi.
Là một công ty được thành lập và hoạt động chưa lâu, số cán bộ nhân
viên viên chưa nhiều, song công ty đã và đang gây được uy tín trên thị trường.
6
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Công ty đang lập chiến lược mở rộng thị phần, chiếm lĩnh thị trường miền
Trung và một phần miền Nam. Với doanh thu hàng năm lớn, công ty đã đóng
góp 1 phần đáng kể thuế cho Nhà nước, góp phần tạo công ăn, việc làm cho
người lao động.
Hiện nay, công ty đã có đầy đủ những cơ sở vật chất cần thiết phục vụ
cho hoạt động phân phối kinh doanh : Công ty có trụ sở chính đặt tại
Showroom số 20 và số 86 Chùa Bộc, Quận Đống Đa, Hà Nội.
1.3. Bộ máy tổ chức của công ty

1.3.1. Sơ đ ồ tổ chức công ty
Gi¸m §èc

Phã Gi¸m §èc
Kinh Doanh
Phã Gi¸m §èc
KÜ ThuËt
Phßng
Kinh Doanh
Phßng
KÕ To¸n
Phßng
KÜ ThuËt
Phßng
B¶o Hµnh
7
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
1.3.2. Bộ máy quản lý của công ty được phân thành 2 cấp :
Đứng đầu là Giám đốc; giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc và các
phòng chức năng.
Ban giám đốc: Phụ trách chung cho toàn công ty, gồm giám đốc và Phó
giám đốc.
Ban giám đốc ban hành các văn bản quy định về quy mô, cơ cấu, điều
lệ hoạt động tiêu chuẩn, … nhằm thiết lập tổ chức và xác định những mối
quan hệ trong hoạt động trong nội bộ công ty, đồng thời đưa ra những chỉ thị,
mệnh lệnh hành chính bắt buộc các phòng ban, những đơn vị cấp dưới thực
hiện những nhiệm vụ nhất định hoặc hoạt động theo những phương thức nhất
định nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong hệ thống hoạt động ăn khớp và
đúng hướng…Giám đốc là người quản lý chung, là người có thẩm quyền ban
hành các văn bản, đưa ra những quyết định chung cho toàn thể công ty.

Phó giám đốc : Quản lí nhân sự các phòng ban, chịu trách nhiệm trước
giám đốc về tình hình hoạt động kinh doanh của các sản phẩm của công ty
trên thị trường.
Phòng kinh doanh: Đứng đầu là trưởng phòng, phó phòng và các nhân
viên.
8
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Nhiệm vụ chính của phòng kinh doanh là tìm hiểu và tiếp cận thị
trường với mục đích là thu thập các thông tin cần thiết về báo cáo với trưởng
phòng, phó phòng.
Trong quá trình kinh doanh, trưởng- phó phòng có nhiệm vụ quản lý và
phân công công việc đối với nhân viên trong phòng mình, cụ thể là doanh số
bán hàng, chi phí bán hàng, quảng cáo, việc thực hiện chỉ tiêu bán hàng đối
với từng nhân viên, sự thoả mãn của người tiêu dùng.
Phòng kĩ thuật: Tiếp nhận những chỉ thị, quyết định của ban giám đốc
và phổ biến, phân công đến từng người trong đơn vị mình, cụ thể là: loại sản
phẩm, chất lượng sản phẩm, số lượng, chi phí cho sản phẩm.
Phòng Kế toán: Đứng đầu là Kế toán trưởng và các kế toán viên.
Nhiệm vụ chính của phòng là quản lý tài sản của công ty, kết quả kinh
doanh, dự trữ lưu chuyển tiền tệ, phân phát tiền lương cho toàn thể công ty, đồng
thời thực hiện các công tác kế toán xử lý chứng từ ghi sổ, lập báo cáo kế toán, phân
tích tình hình hoạt động của công ty, tham mưu cho các cấp lãnh đạo, ban giám đốc
về công việc sử dụng hiệu quả vốn, nguồn tài chính. Đồng thời đưa ra đầy đủ,
chính xác quá trình hình thành, huy động vốn của công ty.
Phòng Bảo Hành : nhiệm vụ chính của phòng là bảo hành các sản
phẩm mà công ty đã bán ra theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất.
2. Thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Tân Phát
2.1. Công tác quản lý nhân sự của công ty
Công ty TNHH Tân Phát là một doanh nghiệp tư nhân hạch toán độc
lập và có tư cách pháp nhân.

9
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Là một doanh nghiệp kinh doanh, công ty có nhiệm vụ tổ chức việc
kinh doanh sao cho có lợi nhất. Vì vậy công ty phải xây dựng, tổ chức quản lý
nhân sự một cách có hệ thống và đày đủ từ trên xuống dưới.
Đối tượng quản lý là tất cả nhân viên viên trong công ty. Tổng số nhân
viên viên trong công ty là 55 người, trong đó có nhiều người có trình độ Thạc
sỹ, đại học, cao đẳng, trung cấp.
Nội dung quản lý tương đối rộng, do có sự biến đổi khá thường xuyên
về nhân viên viên trong công ty. Cụ thể :
Tuyển nhân sự: Hàng năm do một số cán bộ chuyển công tác, thôi
việc, hết hợp đồng… thì phòng Hành chính - Tổ chức có nhiệm vụ tuyển
thêm, bổ sung, thay thế nhân viên viên. Sau khi thu hồ sơ xin việc, công ty sẽ
triệu tập những người được tuyển và thử việc họ trong vòng 03 tháng, hồ sơ
tiếp nhận được lưu vào tệp Hồ sơ hợp đồng. Toàn bộ công việc này diễn ra
trong phòng Hành chính-Tổ chức.
Sau 03 tháng thử việc, nếu đạt tiêu chuẩn, công ty sẽ chính thức ký hợp
đồng dài hạn với nhân viên và phân vào các vị trí cần thiết. Khi đó Hồ sơ hợp
đồng sẽ được chuyển lưu vào tệp Hồ sơ nhân viên. Hồ sơ nhân viên gồm:
Sơ yếu lý lịch
Đơn xin việc
Giấy khám sức khoẻ
Văn bằng, chứng chỉ
Quyết định tiếp nhận của Giám đốc
Quyết định bổ nhiệm của Giám đốc(Nếu có)
Hợp đồng lao dộng
Quyết định nâng lương của giám đốc(nếu có)
10
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Bản tự kiểm điểm cá nhân sau 03 tháng công tác

Trong quá trình quản lý nhân sự công ty, phòng Tổ chức –Hành chính
có trách nhiệm thêm, cập nhật Hồ sơ nhân viên, sửa các thông tin thay đổi
bằng tay. Nếu thêm hồ sơ thì tìm vào tệp Hồ sơ nhân viên, sau đó xếp lại theo
đúng vần. Nếu sửa thông tin của nhân viên như thêm bậc lương, thâm niên …
thì nhân viên phòng nhân sự phải tìm đến tệp Hồ sơ nhân viên, tra cứu theo
đúng tên, sửa lại, đón dấu vào chỗ sửa và xếp lại vào chồng hồ sơ đó.
Việc thuyên chuyển, điều động cán bộ nhân viên viên cũng diễn
ra hàng năm. Có 2 trường hợp:
Thuyên chuyển giữa các phòng, ban trong công ty
Nghỉ chế độ, nghỉ việc, chuyển công tác
Việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho cán
bộ nhân viên viên cũng được công ty quan tâm. Hàng năm công ty có tổ chức
tập huấn, bồi dưỡng ngắn hạn cho nhân viên viên.
Việc khen thưởng- kỉ luật : Cuối mỗi năm, nhân viên phòng
Hành chính dựa vào những báo cáo thành tích, năng suất lao động, được tổng
hợp từ phòng kế toán, từ các xưởng sản xuất sẽ lập danh sách đề nghị khen
thưởng gửi lên ban Giám đốc. Ban giám đốc sẽ xem xét và ra quyết định khen
thưởng cho từng cá nhân hoặc tập thể. Việc khen thưởng kịp thời từng cá
nhân hay tập thể sẽ khuyến khích sức làm việc, lao động của nhân viên viên
trong toàn công ty.
Điều này hoàn toàn tương tự đối với việc kỷ luật cán bộ nhân viên viên.
Tuỳ vào mức độ mà mức kỉ luật có thể là khiển trách hoặc đuổi việc.
Việc nâng lương cho cán bộ nhân viên viên cũng khá đa dạng.
Hàng năm, từ tất cả các phòng ban trong công ty : Phòng Giám đốc, phòng
11
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Kế toán, phòng Kinh doanh, … đều được xem xét, xét duyệt nâng lương tuỳ
vào thâm niên và thành tích, năng suất lao động, năng lực làm việc.
Trong quá trình quản lý, nếu có quyết định sa thải, buộc thôi việc của
nhân viên thì phòng Tổ chức – Hành chính sẽ tìm và trả lại Hồ sơ nhân viên.

Cuối mỗi năm, Phòng Hành chính - Tổ chức có nhiệm vụ kiểm kê, báo
cáo danh sách nhân viên đủ năm lao động để xét nghỉ chế độ. Sau khi có
quyết định của ban giám đốc, phòng hành chính sẽ trả lại Hồ sơ nhân viên cho
những người nghỉ việc.
Hồ sơ nhân viên được sắp xếp theo phòng ban, Nếu có sự điều chuyển
từ phòng này sang phòng khác về mặt nhân sự thì phòng hành chính sẽ tìm và
chuyển Hồ sơ tương ứng.
Phòng hành chính cũng cập nhật bảng lương, mức lương của từng
nhân viên từ phòng kế toán và lưu vào tệp Bảng lương. Cuối năm, phòng Tổ
chức – Hành chính phải có báo cáo về tình hình nhân sự của từng phòng ban,
báo cáo về việc luân chuyển giữa các phòng ban, báo cáo lương.
Nhìn chung công việc quản lý nhân sự của phòng Hành chính được tổ
chức tương đối đầy đủ và chặt chẽ. Xong công việc này còn hoàn toàn thủ
công mặc dù việc sử dụng máy vi tính của công ty được trang bị hoàn thiện:
Toàn công ty đã trang bị hệ thống máy tính cho tất cả các phòng, ban chức
năng, cụ thể là : phòng Giám đốc, phòng Hành chính, phòng Kế toán, phòng
Kinh doanh, phòng Vật tư, phòng Kế hoạch, Phòng Kỹ thuật, phòng KCS.
Quy trình quản lý nhân sự của công ty mới chỉ được tin học hoá từng
phần. Quá trình quản lý hồ sơ lí lịch được quản lý bằng phần mềm quản lý
của công ty, chủ yếu là việc lưu trữ hồ sơ trên đĩa từ. Còn công việc cập nhật
và tìm kiếm hồ sơ vẫn còn thủ công. Hiện nay hồ sơ của tất cả 55 cán bộ nhân
viên viên trong công ty đều được lưu trữ bằng văn bản, với số lượng nhiều.
12
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Mặt khác không gian lưu giữ rất chật hẹp, điều này nếu kéo dài sẽ rất dễ xảy
ra trường hợp mÊt mát và sai lệch về thông tin trong hồ sơ, gây khó khăn
trong quản lý.
3. Tính cấp thiết của việc xây dựng bài toán Quản lý nhân sự tại công ty
TNHH Tân Phát
Trong thực tế công tác quản lý nhân sự của Công ty TNHH Tân Phát

còn có một số bất cập.Việc cập nhật và xử lý hồ sơ còn chồng chéo, thủ công.
Nếu số lượng hồ sơ lớn sẽ rất dễ bị sai sót, nhầm lẫn thông tin.
Hơn nữa việc xử lý thông tin như vậy đòi hỏi rất nhiều thời gian và
nhân lực, tốc độ lại chậm. Việc lưu trữ hồ sơ nhân viên bằng văn bản như đã
trình bày ở trên sẽ gây ra mất mát và hư tổn thông tin, gây nhiều phiền toái
cho công tác quản lý nhân sự.
Từ thực tế trên đòi hỏi công tác quản lý nhân viên viên cần phải có sự
đổi mới về kĩ thuật, nghiệp vụ, về quy trình, công nghệ. Việc áp dụng công
nghệ thông tin vào phục vụ công tác quản lý nhân sự đang là yêu cầu cấp
thiết. Vì vậy đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý nhân sự thống nhất, được
cài đặt chung cho toàn công ty nhằm nâng cao trình độ quản lý, tính nhất
quán trong dữ liệu, thực hiện việc quản lý hồ sơ và cập nhật dữ liệu trên máy
tính một cách đồng bộ, đáp ứng nhu cầu thống kê, báo cáo.
Vì những lý do trên, em thấy rằng việc xây dựng một phần mềm quản
lý nhân sự là rất cần thiết.Em quyết định xây dựng xây dựng phần mềm quản
lý nhân sự của công ty với mong muốn thúc đẩy quá trình ứng dụng tin học
vào hoạt động kinh doanh của công ty.
Nếu xây dưng thành công phần mềm Quản lý nhân sự sẽ có ích lợi sau:
13
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Đảm bảo việc cập nhật chính xác với số lượng không hạn chế
Tiết kiệm thời gian, nhân lực và tiền bạc.
Tránh sự chồng chéo trong quá trình quản lý
Nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nhân sự của công ty
4. Mục tiêu của việc xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự công ty TNHH
Tân Phát
Phần mềm Quản lý nhân sự được xây dựng nhằm mục đích giải phóng
một phần sức lao động của con người, giúp cho hệ thống quản lý nhân sự của
công ty hoạt động tốt và hiệu quả. Với mục đích đó phần mềm quản lý nhân
sự tại Công ty TNHH Tân Phát gồm các chức năng :

Quản lý nhân viên
Cập nhật danh mục quản lý
Tra cứu tìm kiếm nhân viên
Thống kê, báo cáo.
5. Tính khả thi của phần mềm Quản lý nhân sự
Chương trình được thực hiện trong phạm vi công ty TNHH Tân Phát,
được xây dựng để quản lý về Hồ sơ các nhân viên theo phòng ban, chức vụ,
bảng lương… Toàn bộ các thông tin này ta có thể thu thập được dễ dàng từ
các phòng ban trong công ty.
14
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Hơn nữa, chương trình được phát triển trong môi trường Visual Basic kết
hợp với CSDL Access, giao diện dễ sử dụng và quen thuộc với người dùng.
Và đặc biệt, dựa trên cơ sở chương trình quản lý nhân sự sẵn có của
công ty.
Vì vậy việc xây dựng và phát triển phần mềm Quản lý nhân sự chạy
trên máy tính là việc hoàn toàn có thể thực hiện được. Hay nói cách khác là
đề tài này có tính khả thi cao.
6. Những công việc đã làm được và hạn chế
Qua một thời gian chưa dài thực tập trong công ty, được tìm hiểu về kế
hoạch sản xuất, hoạt động của công ty chứng tỏ sự hoàn thiện từng bước của
công ty về cơ sở vật chất, cũng như cơ cấu tổ chức và quản lý.
Công ty đã xây dựng đầy đủ các phòng ban chức năng cần thiết như Phòng
Giám đốc, Phòng kế toán, Phòng hành chính, phòng kinh doanh…
Hệ thống nhân sự của các phòng ban cũng được sắp đặt đầy đủ.
Công việc quản lý nhân sự, quản lý sản xuất và các hoạt động kinh
doanh khác cũng được lên kế hoạch và thực hiện theo đúng nguyên tắc, chức
năng. Công ty đã xây dựng được phần mềm quản lý, hệ thống kế toán và kiểm
tra chất lượng sản phẩm.
Xong bên cạnh những việc đã làm được vẫn còn những hạn chế. Cụ thể là:

Phần mềm quản lý chưa đầy đủ, chưa hoàn thiện và đồng bộ.
Các tài liệu, văn bản giấy tờ, việc quản lý còn chồng chéo, chưa
thống nhất, dễ gây tình trạng thất thoát, nhầm lẫn thông tin.
15
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Chương 2
Cơ sở phương pháp luận
1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
1.1. Chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình
Dựa trên thực trạng quản lý tại công ty TNHH Tân Phát - nơi đang thực
tập và những ngôn ngữ lập trình đã được học, em thấy Visual Basic là ngôn
ngữ lập trình rất hữu ích, thân thiện với người dùng và đặc biệt là phù hợp với
khả năng của mình. Đây là lý do chính để em quyết định chọn Visual Basic
làm ngôn ngữ khi thiết kế chương trình của mình.
Một trong những ngôn ngữ hữu ích trợ giúp về cơ sở dữ liệu cho Visual
Basic là Microsoft Access. Em chọn Microsoft Access là ngôn ngữ trợ giúp về
khâu thiết kế cơ sở dữ liệu.
Cài đặt cơ sở dữ liệu bằng phần mềm ứng dụng Microsoft Access của
bộ Microsoft office, đây l à một hệ thống cở sở dữ liệu quan hệ chạy trong
môi trường Windows dùng để tạo xử lý cơ sở dữ liệu Hệ thống định nghĩa
khoá một bảng và sau đó tự động kiểm tra sự trùng khoá mà không cần phải
lập chương trình kiểm tra. Nó cho phép xây dựng biểu thức quy định tính hợp
lệ đối với những dữ liệu nhập vào cho một vùng trong bảng và sau đó thông
qua biểu thức này kiểm tra sự ràng buộc toàn vẹn về giá trị của dữ liệu.
16
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Access cung cấp hai công cụ Form wizard và Report wizard giúp dễ
dàng thiết kế cở sở dữ liệu. Một cơ sở dữ liệu của Access là một tập tin duy
nhất có phần mở rộng là MDB chứa tất cả các đối tượng của cơ sở dữ liệu.
Lựa chọn Access để cài đặt cơ sở dữ liệu bởi khả năng trao đổi dữ liệu

với nhiều ứng dụng khác thông qua khả năng nhập, gắn và xuất dữ liệu đặc
biệt là trên môi trường có nhiều người sử dụng, nó cho phép nhiều người
cung truy xuất đến một cơ sở dữ liệu trong môi trường máy tính được nối
mạng và đồng thời có khả năng tổ chức người sử dụng theo từng nhóm.
Các khả năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho chúng ta quyền
kiểm soát hoàn toàn bằng cách định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và
chia sẻ dữ liệu với người khác. Một hệ cơ sở dữ liệu có ba khả năng chính:
Định nghĩa dữ liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu.
Toàn bộ các chức năng trên đều nằm trong các tính năng mạnh mẽ của
Microsoft Access.
+ Định nghĩa dữ liệu:
+ Xác định cơ sở dữ liệu nào sẽ lưu giữ trong một cơ sở dữ liệu, loại dữ liệu
và mối quan hệ giữa các dữ liệu.
+ Xử lý dữ liệu:
Có sáu đối tượng công cụ mà Access cung cấp để xử lý đối tượng là:
Bảng (Table), truy vấn (query), mẫu biểu (form), báo biểu (report), macro và
đơn thể (module).
; Bảng (table):
Bảng là đối tượng được dùng để định nghĩa và lưu giữ dữ liệu, mỗi
bảng chứa các thông tin về một chủ thể xác định.
; Truy vấn:
Truy vấn là công cụ mạnh của Access dùng để tổng hợp, sắp xếp, tìm
kiếm dữ liệu trên các bảng. Khi thực hiện truy vấn sẽ nhận được một tập hợp
kết quả thể hiện trên màn hình dưới dạng bảng, gọi là Dynaset. Dynaset chỉ là
bảng kết quả trung gian, không được ghi lên đĩa và nó sẽ bị xoá khi kết thúc
truy vấn. Tuy nhiên có thể sử dụng một Dynaset như một bảng để xây dựng
các truy vấn khác. Chỉ với một truy vấn đã có thể giải quyết khá nhiều dạng
toán trong quản trị cơ sở dữ liệu.
; Mẫu biểu:
Mẫu biểu thường dùng để tổ chức cập nhật dữ liệu cho các bảng và

thiết kế giao diện chương trình. Tuy có thể nhập liệu trực tiếp vào các bảng,
17
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
nhưng mẫu biểu sẽ cung cấp nhiều khả năng nhập liệu tiện lợi như: Nhận dữ
liệu từ một danh sách, nhận các hình ảnh, nhập dữ liệu đồng thời trên nhiều
bảng. Mẫu biểu còn cho phép nhập các giá trị riêng lẻ (không liên quan đến
bảng) từ bàn phím. Mẫu biểu còn có khả năng quan trọng khác là tổ chức giao
diện chương trình dưới dạng một bảng nút lệnh hoặc một hệ thống menu.
; Báo biểu:
Báo biểu là công cụ tuyệt vời phục vụ công việc in ấn, nó cho các khả năng:
- In dữ liệu dưới dạng bảng
- In dữ liệu dưới dạng biểu
- Sắp xếp dữ liệu trước khi in
- Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu tới 10 cấp. Cho phép thực hiện các phép toán
để nhận dữ liệu tổng hợp trên mỗi nhóm. Ngoài ra, dữ liệu tổng hợp nhận
được trên các nhóm lại có thể đưa vào các công thức để nhận được sự so
sánh, đối chiếu trên các nhóm và trên toàn báo cáo.
- In dữ liệu của nhiều bảng có quan hệ trên một báo cáo.
Cũng cần nói thêm, việc chọn Font chữ, cỡ chữ, kiểu in và việc trình
bầy trên báo cáo được tiến hành rất đơn giản.
Macro bao gồm một dẫy các hành động (Action) dùng để tự động hoá một
loạt các thao tác, macro thường dùng với mẫu biểu để tổ chức giao diện
chương trình.
; Đơn thể
Đơn thể là nơi chứa các hàm, thủ tục viết bằng ngôn ngữ Access Basic.
Mặc dù các công cụ mà Access cung cấp khá đầy đủ, nhưng lẽ dĩ nhiên không thể
bao quát được mọi vấn đề đa dạngcủa thực tế. Các hàm, thủ tục của Access Basic
sẽ trợ giúp giải quyết những phần việc hó mà công cụ không thể làm nổi.
Bởi những tính năng ưu việt của ngôn ngữ Microsoft Access, nên em đã
quyết định chọn ngôn ngữ này để cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý

nhân sự
Microsoft Access là một trong 4 phần mềm ứng dụng của Microsoft
Office, Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu chạy trong môi trường Windows
dùng để tạo và xử lý các cơ sở dữ liệu mà không cần phải lưu trữ các dữ liệu
có liên quan đến nhau nhiều lần trong những bản dữ liệu khác nhau. Nhờ vào
mối liên kết giữa các bảng dữ liệu, những thông tin bổ xung cần thiết sẽ được
18
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
tạo ra. Trong số những tính năng mạnh nhất của Access là các thuật đồ có thể
dùng để tạo ra các bảng và các danh sách câu hỏi và để tuỳ biến theo kiểu
biểu mẫu, biểu báo hoặc trong việc truy nhập dữ liệu bằng cách sử dụng các
thiết bị chuột, bàn phím để xử lý.
Một số đặc điểm của Microsoft Access
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access được biết đến với những ưu điểm
sau:
Hệ định nghĩa khoá của một bảng và sau đó tự động kiểm tra sự trùng lặp mà
không cần phải viết chương trình để kiểm.
- Cho phép xây dựng biểu thức quy định tính hợp lệ đối với những dữ liệu
nhập vào cho một vùng bảng, sau đó thông qua biểu thức này hệ kiểm tra sự
ràng buộc toàn vện của dữ liệu.
- Trường hợp 2 bảng có cùng chung một vùng và trong cơ sở dữ liệu có mối
ràng buộc toàn vẹn dạng phụ thuộc trên vùng này, Access sẽ tự động kiểm tra
mối ràng buộc này mỗi khi thực hiện thao tác cập nhật trên vùng chung ấy
hoặc khi xoá bỏ mật khẩu tin của vùng thứ hai.
- Khả năng vấn tin bằng ví dụ, cung cấp một công cụ gọi là QBE, thực hiện
mô tả vấn tin trên cơ sở đồ hoạ.
- Cung cấp 2 công cụ đa năng là Form Wizard và Report Wizard giúp người
sử dụng chương trình đơn giản hơn trong thiết kế.
- Cung cấp một vùng có kiểu OLE để có thể nhúng hoặc liên kết các đối
tượng tạo ra những ứng dụng khác.

- Một cơ sở dữ liệu của Access là một tập duy nhất có phần mở rộng MDB
chứa tất cả các đối tượng của cơ sở dữ liệu.
19
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
- Có khả năng trao đổi dữ liệu với những ứng dụng khác thông qua 3 tính
năng : “Nhặt - Gắn - Xuất”
- Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường nhiều người dùng, Access
cho phép nhiều người cùng truy xuất đến một cơ sở dữ liệu gốc trong một môi
trường mạng, có thể tổ chức người sử dụng theo từng nhóm ,cụm.
2. Các quy tắc đặt tên bảng
Qui tắc 1: Mỗi trường trong bảng phải mô tả một loại thông tin duy nhất
Qui tắc 2: Mỗi bảng phải có một số trường tối thiểu nhờ nó mà không có
các bản ghi trùng nhau ( Số trường tối thiểu đó được gọi là khoá )
Qui tắc 3: Các trường trong bảng phải đầy đủ và liên quan đến khoá cơ
bản hay gọi là liên quan đến chủ thể của bảng( đều này gọi là phụ thuộc hàm)
Theo qui tắc trên phải đạt hai yêu cầu:
Yêu cầu thứ nhất là phải đầy đủ các trường
Yêu cầu thứ hai là các trường đó phỉ liên quan đến các khoá cơ bản
Qui tắc 4: Có thể thay đổi được một trường bất kỳ (trừ các khoá cơ bản)
mà không làm ảnh hưởng đến mọi trường. Sau khi thiết kế các bảng
chúng ta chỉ có cấu trúc các bảng chưa có các thông tin quan hệ giữa các bảng
với nhau .Do đó việc thiết lập quan hệ giữa các bảng sẽ giúp cho Microsoft
access quản lý các dữ liệu được hợp lý hơn và đồng thời thông qua các mối
quan hệ chúng ta có thể trao đổi qua lại giữa các thông tin trong các bảng có
quan hệ .
3.Các bảng được xây dựng (trong một chủ thể) phải có mối quan hệ
Nếu ta thiết kế tôt thì các bảng sẽ có mối quan hệ , nhờ mối quan hệ đó
mà ta lần ra kết quả khi có yêu cầu.
3.1.Quan hệ 1-n : Là quan hệ mà mỗi bản ghi bất kỳ trong bảng thứ nhất có
quan hệ với nhiều bản ghi trong bảng thứ hai.

20
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
3.2.Quan hệ 1-1: Là quan hệ mỗi bản ghi bất kỳ trong bảng thứ nhất có quan
hệ với một bản ghi trong bảng thứ hai .
Các bước thực hiện tạo quan hệ
Mở cửa sổ quan hệ : Tool/Relataonship
Thêm các bảng vào cửa sổ quan hệ bằng cách :
Relationship/Show tables
Chọn các bảng truy vấn muốn tạo quan hệ trong cửa sổ hiện thì bảng (show
table) nhấn nút add để chèn các bảng hoặc truy vấn vào cửa sổ quan hệ
Bằng thao tác kéo thả để thiết lập quan hệ cho các bảng : kéo chuột tại
cột cần tạo quan hệ của bảng thứ nhất sang cột quan hệ của bảng thứ hai . Xác
định các qui tắc rằng buọc toàn vẹn ( Enforce referential,Intergrity).Sau đó
xác định sẽ chọn qui tắc kiểm tra dữ liệu.
5.Qui tắc đặt tên mã các trường và các trường khác
5.1.Cách đánh mã các trường
- MaCC : Xác định các cấp Khen thưởng - Kỷ luật
- MaHT : Xác định hình thức Khen thưởng - Kỷ luật
- MaCV : Xác định chức vụ cho Nhân viên viên
- MaCM : Xác định chuyên môn cho Nhân viên viên
- MaHE : Xác định hệ đào tạo của Nhân viên viên
- MaHV : Xác định học vấn của Nhân viên
- MaNN : Xác định trình độ Ngoại ngữ của Nhân viên
- MaPB : Xác định tên Phong ban mà Nhân viên làm việc
- MaTT: Xác định Nguyên quán , nơi cấp số CMND…
- MaTG : Xác định Tôn giáo của Nhân viên
- MaDT : Xác định mã Dân tộc của Nhân viên
Tên bảng quá trình =’ Quatrinh+ vietdaydu ‘
Tên bảng danh mục = Vietđaydu
21

Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Trừ bảng Khen thưởng - Kỷ luật = Viettat
Đối với các bảng đươi đây đều có khoá là các khoá đơn trường đầu tiên
của bảng là khoá của bảng trường đó
Cơ sở dữ liệu của trương trình quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Ti ến
Minh gồm có các bảng trong đó có một bảng chính chứa đầy đủ thông tin về
sơ yếu lý lịch của nhân viên( bảng Hoso)
Các bảng dữ liệu được chia thành hai nhóm
Nhóm bảng mô tả quan hệ hoặc quá trình công tác: Quá trình công
tác, quá trình khen thưởng, quá trình đào tạo.
Nhóm bảng con thứ hai : gồm các bảng mô tả kiểu của một
trường dữ liệu như : Caccap , Dantoc . Tongiao.
6. Cài đặt và tạo lập cơ sở dữ liệu cho chương trình
Khi khởi động chương trình Microsoft Access, ta thấy màn hình xuất hiện:
22
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
23
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Nhìn vào màn hình giao diện ta có thể chọn lựa các chế độ làm việc khác
nhau. Đối với bài này ta chọn cách tạo lập 1 hệ CSDL mới và ghi lại với tên
QLNS.mdb
3.2. Giới thiệu ASP:
ASP là cụm từ được viết tắt từ :Active Server Page, là môi trường kịch
bản trên máy server (server side scripting) cho phép tạo và xây dựng web
mạnh chứa các thẻ HTML, VB và các lệnh script hay các ứng dụng web động
tạo ra giao tiếp giữa Client và Server hiệu quả.
Nhờ các đối tượng có sẵn (build- in object) với các tính năng phong
phú, khả năng hỗ trợ Vbscript, Javascript cùng một số thành phần ActiveX
khác kèm theo. ASP không phải là một kỹ thuật mới nhưng nó sử dụn dễ dàng
và nhanh chóng.

ASP sẽ tham vấn trực tiếp vào Browser nào gửi dữ liệu đến Web Serverr
và từ đây sẽ đưa lên mạng.Trong khi ASP thực thi trên máy mà nó hỗ trợ dùng
thì ta có thể xem ASP từ bất kỳ máy tính nào và với bất kỳ Browser nào.
ASP cung cấp giao diện lập trình nhanh và dễ dàng triển khai ứng dụng.
ASP chạy trên môi trường Internet Information Server 4.0 (IIS) và
Personal Web Server 4.0. Nó cho phép ta quản lý việc truyền nối giữa một
Browser, Web server, hình thức động của trang web và phản hồi lại cho người
24
Báo Cáo Thực Tập Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
dùng. Nó có thể cho phép ta truy cập đến cơ sở dữ liệu và quay về với kết quả
ngắn nhất trên website, cập nhật nội dung trên website khi thay đổi.
CGI (Common gateway interface ): là một quy trình quản lý tương tác
giữa phần mềm web server và trình Browser.
CGI làm việc dựa vào phương thức gửi yêu cầu (request) đến cho
server, CGI script sẽ sử lý thông tin này bằng cách dùng các phương thức
post, get, head và trả kết quả cho server.
Prossess request (quá trình yêu cầu)
Tại sao lại chọn ASP?
Sự khác biệt giữa ASP và các kỹ thuật mới khác là ASP thực thi trên
Web Server trong khi các trang lại được phát sinh từ những kỹ thuật khác
được biên dịch bởi Browser (hay Client). Những lợi điểm mà ASP dùng thích
hợp hơn là dùng CGI và Pert .
Tầm quan trọng của Web Server:
Những người sử dụng Internet hay các mạng cục bộ Intranet thường
xuyên phải đánh địa chỉ của trang web (URL). Vậy web server là gì?
Đơn giản đó chỉ là một máy tính dùng để cung cấp các dịch vụ web trên
Internet hay Intranet. Web server chủ yếu được thiết kế vị trí, địa chỉ và gửi
đến trang HTML. Web server tạo ra trang web hiển thị lên tất cả cho người
dùng có thể dùng truy cập đến các trang này.
Những sự kiện xảy ra trong ASP :

- Đọc những yêu cầu từ Browser .
- Tìm trang cần thiết trong Browser.
- Thực hiện bất cứ những giới thiệu đã cung cấp trong ASP để cập nhật
vào trang web.
- Gửi trả kết quả về cho Browser.
- Lợi ích của việc sử dụng ASP:
- Tập trung tại Brower:
- Tất cả các ứng dụng đều có thể thực thi với phần điều khiển hoàn tất
những gì được gửi đến cho Browser.
ASP không phải là ngôn ngữ mới, có thể ghi vào ngôn ngữ Vbscript,
Javascript.
25