Làm thế nào để số hóa vì mục đích bảo quản và mở rộng truy nhập di sản văn hóa và tài liệu địa phương cho rộng rãi công chúng

Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hội

36

LÀM THẾ ÀO ĐỂ SỐ HÓA VÌ MỤC ĐÍCH BẢO QUẢ VÀ MỞ RỘG
TRUY HẬP DI SẢ VĂ HÓA VÀ TÀI LIỆU ĐNA PHƯƠG
CHO RỘG RÃI CÔG CHÚG?

guyễn Thị Mỹ gọc - Phòng Địa chí Thư viện tỉnh Khánh Hòa

Khánh Hòa là một tỉnh ven biển Nam Trung Bộ, với số dân khoảng hơn 1 triệu
người. Những năm qua, thành tựu kinh tế, văn hóa, xã hội của Khánh Hòa đạt được có
sự đóng góp rất lớn của ngành văn hóa. Các hoạt động văn hóa đã trở thành nhân tố
quyết định, là nền tảng tinh thần, là mục tiêu, là đng lc thúc Ny s phát trin không
ngng ca tnh. i sng văn hóa tinh thn ca nhân dân trong tnh tng bưc ưc
nâng cao, môi trưng văn hóa ngày càng ưc ci thin. t ưc nhng kt qu này
có phn óng góp không nh ca h thng thư vin công cng tnh Khánh Hòa.
Là mt tnh ven bin, có tim năng và th mnh v kinh t, i sng tinh thn và
vt cht ca ngưi dân Khánh Hòa luôn  mc cao. Vì vy t l ngưi dân tnh Khánh
Hòa là c gi ca thư vin luôn cao. Chính h là nhân t, là ng lc  thư vin tnh
Khánh Hòa n lc hơn na xây dng h thng cơ s vt cht, trang thit b, tim lc
con ngưi , vn tài liu tt hơn  phc v ngưi dân.
I. guồn lực cơ sở vật chất và công tác địa chí tại Thư viện tỉnh Khánh Hòa
H thng thư vin công cng tnh Khánh Hòa cùng vi mng lưi thư vin 09
huyn và t sách cơ s ã trin khai nhiu hot ng phong phú, thit thc, tuyên
truyn cho ngưi dân mi ch trương, ưng li, chính sách ca ng và pháp lut
ca N hà nưc, phc v tt các nhim v chính tr, kinh t, văn hóa, xã hi ca tnh,
luôn hoàn thành và hoàn thành vưt mc các ch tiêu, k hoch ưc giao, áp ng
nhu cu c và thông tin ngày càng a dng ca mi tng lp nhân dân trong xã hi,
góp phn nâng cao dân trí, ào to nhân lc, bi dưng nhân tài, phát trin khoa hc

công ngh, kinh t - văn hóa, phc v cho công cuc công nghip hóa, hin i hóa ti
a phương.
N goài nhng loi sách ph thông như bt kỳ thư vin công cng nào trong c
nưc  phc v c gi. Thư vin tnh Khánh Hòa còn có nhim v c bit quan
trng hơn na ó là phát hin, sưu tm, x lý, bo qun, khai thác tài liu a chí, tin
hc hóa công tác a chí. ây là nhim v góp phn phn ánh y  mi mt ca a
phương, t lch s hình thành và phát trin v iu kin t nhiên và xã hi n tình
hình chính tr và nhng nhim v phát trin kinh t - xã hi trưc mt cũng như lâu dài
ca toàn tnh.
Vn sách trong thư vin tnh Khánh hòa hin nay: 292.452 (bn), trong ó tài liu
a chí (hơn 6.000 tài liu): tài liu a chí truyn thng (hơn 5.000 bn), tài liu ã
ưc s hóa (hơn 550 tài liu).

Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hội

37

 t ưc nhng thành tu như hin ti thư vin tnh Khánh Hòa ã n lc hoàn
thành xut sc d án thư vin in t nhm Ny nhanh vic ng dng công ngh thông
tin, t ng hóa các hot ng thư vin, góp phn ưa thư vin tr thành trung tâm
thông tin và ngân hàng tin ca toàn tnh, m rng vic trao i ngun lc thông tin
trc tuyn vi tt c thư vin tnh thành trong c nưc thông qua cng thông tin in t
trc tuyn ca thư vin, to iu kin thun li  bn c tip cn vi các ngun
thông tin mi nht, y  nht.
Vi tiêu chí ó, thư vin tnh Khánh Hòa ã lp t và chy thành công phn mm
qun lý thư vin PSC. ây là phn mm tích hp hin i hi  các tính năng mà mt
thư vin in t cn có. Kt hp vi h thng máy tính ca thư vin có cu hình mnh,
mng băng thông rng vi s lưng (50 máy tính, 02 máy photo có kh năng in mng,
03 máy in laser, 1 máy in màu, 3 máy Scan màu ) ã to iu kin thun li cho vic
s hóa vn tài liu ca thư vin, góp phn ưa ngun d liu ca thư vin không ch

phc v ti ch mà còn giúp vic lưu tr, truy xut, chia s, tìm kim thông tin mt
cách d dàng trên web cũng như trên phn mm qun lý d liu.
i vi thư vin thì
vic s hóa tài liu giúp linh hot trong vic chuyn i sang các loi d liu s khác
nhau như PDF, Word…; Gim chi phí ti a cho vic qun lý, không gian lưu tr, bo
qun tài liu và kh năng chnh sa, tái s dng d liu tt, lâu dài;
Vi ưu im, s cn thit v tm quan trng trong vic s hóa tài liu, thư vin
Khánh Hòa ã chn ngun tài liu a chí là ngun lc thông tin u tiên  s hóa ti
thư vin. ây là ngun tài liu quý giá, có giá tr lch s lâu bn cn ưc t chc bo
qun, chng nguy cơ hư hng, tht thoát tài liu lưu tr lch s ca tnh. Góp phn khai
thác, s dng, phát huy giá tr tài liu quý, him nhm phc v các yêu cu phát trin
kinh t, xã hi, an ninh quc phòng và nhu cu hc tp, nghiên cu ca các cơ quan,
t chc và nhân dân trong và ngoài tnh mt cách khoa hc nht trên c s ng dng
công ngh thông tin vi k thut tiên tin hin i, t chuNn.
Công tác sưu tm và x lý, bo qun tài liu a chí hin nay ca thư vin tnh
Khánh Hòa ch yu da vào ngun b sung trên báo, tp chí, ngun tài liu sưu tm t
các ban ngành và ngun biu tng quý giá t các cá nhân và dòng h trong toàn tnh.
Tuy nhiên vic thc hin mang tính riêng r, c lp do chưa có s h tr t các ban
ngành liên quan, nên các tài liu quý vn chưa sưu tm ưc nhiu, mà ch yu da
vào ngun mua i vi các tài liu có giá tr.
Vn  s hóa tài liu a phương ã ưc trin khai ti thư vin t năm 2010,
bưc u mang li hiu qu thit thc cho bn c, nhưng bên cnh ó thư vin còn
gp khó khăn trong vn  bn quyn tài liu và kinh phí  mua các phn mm h tr
cho công tác s hóa và phn mm chuyên dng phc v công tác s hóa.
II. Giải pháp và phương hướng số hóa tài liệu địa phương cho mục đích bảo quản
và mở rộng truy nhập di sản văn hóa và phát triển kinh tế - xã hội.
1. Giải pháp:

Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hội

38

Khánh Hòa là mt tnh  khu vc duyên hi N am Trung B, nm trong khu vc
khí hu nhit i gió mùa vi hai mùa mưa nng. N n khí hu khc nghit vi mùa
khô nng nóng kéo dài và mùa mưa chu nh hưng ca bão, áp thp nhit i gây 
Nm cao. ây là các nhân t khách quan e da thưng xuyên, làm hư hng, mt mát tài
liu và gây khó khăn trong quá trình lưu tr, bo qun tài liu.

Trong nhng năm qua ưc s quan tâm sâu sát và s ch o ca UBN D tnh
Khánh Hòa, B N i v, Cc Văn thư – Lưu tr N hà nưc kt hp vi s tham mưu
ca
S N i v tnh mà nòng ct là Chi Cc Văn thư – Lưu tr tnh Khánh Hòa thông
qua vic quy nh tiêu chuNn v kho bo qun lưu tr tài liu tnh i vi vic sưu tm,
bo qun và khai thác ngun tài liu a phương chí. Thư vin tnh Khánh hòa luôn
nhn ưc s quan tâm và h tr tích cc trong vn  sưu tm, bo qun và khai thác
tài liu a phương mà in hình là trong hi tho v xây dng  án “Sưu tầm, thu
thập, bảo quản, khai thác tài liệu có giá trị lịch sử, tài liệu quý, hiếm của tỉnh
Khánh Hòa” (tháng 10/2011), Thư vin tnh Khánh Hòa ưc chn là mt trong
nhng ban ngành ch cht i u trong vn  bo qun vn tài liu này trên cơ s ng
dng ngun lc thông tin, cơ s vt cht và tim năng hin có. Bng nghip v chuyên
môn và i sâu trong vn  bo qun vn tài liu trong nhiu năm qua, Thư vin tnh
Khánh Hòa ã tham mưu thêm cho  án ngoài vic lưu tr tài liu dưi dng truyn
thng thì hình thc lưu tr thông qua s hóa ngun tài liu quý là vn  thưng xuyên
và hu hiu nht i vi ngành lưu tr. Thông qua ó quá trình bo qun và phc v
ngun tài liu này tr nên d dàng, tránh ưc tình trng tht thoát ngun tài liu
nguyên bn.  xut ca Thư vin trong  án “sưu tm, thu thp, bo qun tài liu
quý him ca tnh Khánh Hòa” ã ưc chp thun và ưa vào trin khai trong thi
gian ti dưi s ch trì ca Chi Cc Văn thư – Lưu tr.
Trên cơ s thành tu ã và ang t ưc, Thư vin tnh Khánh hòa ưa ra nhng
gii pháp sau i vi vic s hóa ngun tài liu a phương:

- Vi tiêu chí s hóa vì mc ích phc v bo tn di sn và phát trin kinh t - xã
hi Thư vin tnh Khánh Hòa ã ch ng phi hp vi các ban ngành trong tnh 
ch ng trong vic sưu tm tài liu a chí.
- Gii pháp  s hoá và truy nhp tài liu a phương vì mc ích bo qun và
phát trin kinh t không ch là nhim v và trách nhim ca riêng thư vin tnh. ây là
trách nhim và có vai trò quan trng trong mc tiêu ca tnh, vì vy thư vin các tnh
thành phi hp vi các ban ngành như : trung tâm di tích, bo tàng, ban tuyên giáo tnh
u, cc văn thư lưu tr tnh, phòng văn hoá các huyn, th xã trong toàn tnh phi hp
cùng nhau sưu tm, x lý s hóa và tuyên truyn phc v vn tài liu rng rãi trong
tng lp nhân dân.
- V mt thc hin s hoá các ơn v s phân công nhim v theo tng ngành, to
iu kin thun li trong vic sưu tm tài liu vi tiêu chí không b sót tài liu  bt c
lĩnh vc nào, i vi tài liu mang tính tâm linh, vn  s hóa bn gc không d, do
ó cn nghiên cu k lưng phương án trin khai thc hin.

Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hội

39

- Vn tài liu gc quý him nht thit phi có ti kho cc văn thư lưu tr ca tnh
 tránh mt mát và hư hi. T ó Thư vin s nhn ưc vn tài liu s hóa thông qua
qui trình chia x ngun lc thông tin ti cng thông tin trc tuyn ca thư vin.
- i vi thư vin, có vai trò phc v rng rãi các loi hình i tưng, do ó tr
thành ch lc trong vn  tip cn, bo qun, chn lc tài liu  s hoá, ưa s lưng
tài liu này n gn ngưi dân hơn.
- V cơ s vt cht và k thut. S hoá tài liu ca b phn nghip v thư vin
không th tách ri vi b phn công ngh thông tin. ây là hai b phn liên kt cht
ch và gn bó h tr ln nhau trong quá trình thc thi.
- Vic ng dng công ngh thông tin trit  , tp hun tuyên truyn cho ngưi
dân có th truy nhp ưc vn tài liu s hóa ã ưc lưu thông phc v ti cng

thông tin trc tuyn ca thư vin và ca tnh .
- Thư vin các tnh thành cn thit phi có website riêng và liên kt vi cng
thông tin trc tuyn ca tnh và các ơn v .
2. Phương hướng:
 hot ng s hóa vn tài liu a phương có hiu qu nhm mc ích bo
qun và phc v rng rãi công chúng, Thư vin Khánh Hòa có mt s phương hưng
sau:
- V Thư vin, Thư vin Quc gia Vit N am cn t chc các lp tp hun, bi
dưng v chuyên môn k thut trong lĩnh vc s hóa trong các thư vin công cng.
-  chng tht thoát tài liu quý v a phương V Thư vin phi hp vi các
ban ngành liên quan như Chi cc Văn thư – Lưu tr tnh, Bo tàng tnh và Danh lam
thng cnh thuc S Văn hóa, Th thao và Du lch ti các tnh thành ra các văn bn
phi hp hot ng  tin hành vic kho sát, xác nh tài liu a chí có giá tr, vn
ng thuyt phc cá nhân, gia ình, các cng ng dân cư, các t chc xã hi hin
tng, ký gi tài liu vào lưu tr lch s tnh. Có s tha thun sao chép, lp bn sao và
bo him i vi tài liu ký gi.
- Xác nh trách nhim, quyn và nghĩa v ca t chc, cá nhân có tài liu quý
him i vi tài liu ký gi ưc mang ra s dng và phc v rng rãi theo quy nh
ca pháp lut.
- Xây dng cơ ch, chính sách khuyn khích giao np, hin tng tài liu gc có
giá tr v a phương.
- Xây dng cơ ch nh giá, mc phí i vi vic s dng tài liu s hóa
- Xây dng cơ ch h tr kinh phí, k thut, chia s ngun lc thông tin s hóa
gia các thư vin
VII. Kết luận
Tài liu a phương là loi hình tài liu mang giá tr lch s lâu dài i vi tng
a phương, phn ánh mi mt v i sng lch s, khoa hc, văn hóa, kinh t, xã hi
t quá kh n hin ti và tương lai. Vic gi gìn, bo qun và phc v rng rãi cho

Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hội

40

mi tng lp nhân dân nhm tuyên truyn nim t hào, truyn thng mi mt ca tnh
là trách nhim to ln ca h thng thư vin tnh. Vì vy vic s hóa vì mc ích bo
qun và m rng truy nhp di sn văn hóa và tài liu a phương cho rng rãi công
chúng cũng nhm mc ích m bo ưc vic bo toàn tài liu gc  dng truyn
thng trong quá trình phc v là mt hot ng mang tính lâu dài và cp thit trong
quá trình thc hin. Vn  s hóa nhm bo qun tài liu trong lĩnh vc a phương
chí ang là  tài ưc quan tâm nht trong k hoch ca thư vin và Chi cc Văn thư
– Lưu tr ti các tnh thành trong c nưc.