Số hóa tài liệu địa chí tại thư viện tỉnh Gia Lai

Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hội

54


SỐ HÓA TÀI LIỆU ĐNA CHÍ TẠI THƯ VIỆ TỈH GIA LAI

Trần Tiến Sỹ - Thư viện tỉnh Gia Lai

Hiện nay trên thế giới, xu thế phát triển Thư viện số đã trở thành một phần
chủ đạo trong toàn cảnh hoạt động thông tin thư viện. Thư viện số là một thư viện
hiện đại đáp ứng mọi nhu cầu thông tin của người sử dụng một cách dễ dàng và
nhanh chóng. Vì thế trong thời đại bùng nổ thông tin ngày nay, khi nói đến thư viện
người ta không nói đến một thư viện đơn độc mà nói đến một hệ thống thư viện hay
là mạng lưới thư viện.
Thư viện tỉnh là trung tâm công tác địa chí ở tỉnh. Đây chính là hoạt động mũi
nhọn mang tính đặc thù của Thư viện tỉnh, thể hiện sự khác biệt giữa Thư viện tỉnh với
bất cứ thư viện chuyên ngành nào ở địa phương. Trong đường lối phát triển kinh tế -
xã hội ở địa phương, Đảng và Nhà nước ta bao giờ cũng lấy đơn vị tỉnh, thành phố làm
chủ chốt, làm trung tâm. Bởi vì quy mô và phạm vi một tỉnh có sự ổn định về địa lý,
về kinh tế, về nhân văn. Đó là khu vực địa lý - hành chính mang đặc thù riêng về các
mặt. Do vậy, công tác địa chí của thư viện tỉnh gồm nhiều khâu như: sưu tầm, tập hợp,
lựa chọn, khai thác, tổ chức cung cấp những thông tin tư liệu địa chí của tỉnh. Thư viện
tỉnh là nơi lưu trữ và cung cấp nguồn thông tin phong phú và đa dạng, tạo điều kiện
cho người đọc phát triển toàn diện, đặc biệt là tư duy sáng tạo. Để thư viện thật sự là
nơi truyền bá tri thức của loài người, đòi hỏi thư viện tỉnh phải tăng cường vốn tài liệu,
đảm bảo về nội dung. Đặc biệt là chất lượng tài liệu phải đảm bảo phù hợp, đáp ứng
được yêu cầu sử dụng của người dùng tin.
Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ cùng với xu thế hội nhập là
những đòi hỏi và thách thức cho ngành Thông tin - Thư viện, cần phải có những đổi

mới hoạt động, bắt kịp những tiến bộ của thời đại phục vụ đắc lực cho sự nghiệp CNH,
HĐH đất nước. Chúng tôi thiết nghĩ giải pháp xây dựng các Bộ sưu tập tài liệu số tại
các thư viện tỉnh là một việc làm cần thiết.
Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống thư viện Việt Nam đã đặt
ra nhiều vấn đề cần giải quyết, trong đó có công tác địa chí. Các Thư viện hòa vào
mạng thông tin - tư liệu quốc gia, có thể tra tìm tư liệu từ các thư viện khác nhau trong
cả nước, tạo nên nguồn lực thông tin - tư liệu Việt Nam; Nhu cầu của người dùng tin
v sn phNm và dch v thông tin ngày mt tăng theo chiu hưng phát trin ca ngun
lc thông tin. Vì th bên cnh sn phNm thông tin truyn thng như: h thng mc lc
phích, các loi thư mc a chí, kho các tài liu tra cu, cơ s d liu a chí (c trên
máy vi tính) thư vin tnh phi cn phi sưu tp, biên son và phát hành các sn
phNm thông tin như: thư mc toàn văn chuyên , n phNm tóm tt, tng quan cũng
như dch v thông tin mi như: phc v theo ch  hi áp, nói chuyn chuyên ,
dch v tra cu thông tin qua mng Các sn phNm và dch v này s giúp ngưi

Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hội

55

dùng tin tìm và chn lc thông tin phù hp vi nhu cu ca mình mt cách d dàng,
thun tin và nhanh chóng.
Vic s hóa tài liu a chí ti Thư vin tnh Gia Lai nhm mc ích bo qun
và quy t các ngun tài liu quý v mt mi nhm giúp bn c và các nhà nghiên cu
tip cn ưc thông tin v xut bn phNm a phương, nhân vt lch s a phương, s
kin a phương, vn  dân tc hc và bn sc văn hóa truyn thng ca Gia Lai mt
cách y , thun tin nht.
T năm 1995 n nay, trong iu kin Thư vin tnh Gia Lai còn nhiu khó
khăn, chúng tôi ã giành mt phn kinh phí ca ngân sách nhà nưc  sưu tm, sao
chp, lưu tr các tài liu a chí,  n lúc có iu kin thì s hóa làm thành b sưu
tp s phc v kp thi nhu cu ngày càng cao ca ngưi dùng tin.

Trên cơ s kho tư liu a chí truyn thng, t năm 2008 n nay, mi năm
chúng tôi ã dành t 50 n 100 triu ng tng bưc thc hin s hóa tài liu a chí
ca Gia Lai.
Gii pháp s hóa tài liu a chí là s kt hp thông minh gia h thng máy
quét, h thng máy vi tính và h thng qun lý khai thác tài liu giúp thư vin tnh:
Làm ch ưc khi lưng ln thông tin, tit kim không gian lưu tr do tài liu sách,
báo, tp chí ưc chuyn t dng giy sang nhng dng lưu tr khác như JPEG, TIFF,
PDF, DOC thun tin trong quá trình qun lý, khai thác thông tin. c bit cho bn
quét có cht lưng tt hơn ban u. Tránh vic mt, nhàu nát tài liu trong quá trình
lưu tr, qun lý tài liu có thi hn bo qun lâu dài và vĩnh vin. Gim thi gian tìm
kim tài liu. Có th chnh sa thông tin mt cách d dàng trên bn quét. T ng lp
ch mc làm cho quá trình truy xut thông tin ca ngưi s dng tr nên nhanh chóng
và d dàng. N âng cao hiu qu công vic do tp hp các thông tin ưa n mt cách
nhanh chóng và kp thi. N âng cao tính bo mt thông tin v quá trình x lý công vic
ca ngưi s dng và bo v nguyên vn d liu.
V trang thit b, phn ln các thit b chúng tôi mua sm, s dng u phc v
ti a cho vic s hóa tài liu a chí. Các trang thit b bao gm:
+ 02 máy scan HP scanjet 8300, 01 máy scan HP scanjet 3500
+ 01 máy nh k thut s
+ 05 máy tính có cu hình cao
+ 01 u ĩa ghi CD/DVD
+ 01  lưu d liu
S hóa tài liu a chí là mt công vic phc tp yêu cu s cNn thn, t m qua
nhiu giai on: chn la tài liu, scan, chnh sa bn quét và lưu tr thông tin vào
máy ch, ĩa cng, ĩa DVD. Các phn mm ưc s dng bao gm:
+ Phn mm x lý nh: Abobe Photoshop
+ Phn mm kt ni file pdf: PDFill PDF Tools (kt các file nh thành mt file pdf)
+ Phn mm ghi ĩa CD/DVD: N ero 7.0

Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hội

56

+ S hóa các tài liu ting Anh, Pháp s dng phn mm ScanSoft PaperPort 11
+ S hóa tài liu ting Vit thì s dng phn mm: VnDOCR 4.0
+ Hai phn mm nhn dng ch dân tc Bahnar và Jrai
Scan tài liu không phi là công vic yêu cu k thut cao nhưng li òi hi
nhiu thi gian và công sc.  m bo tính nht quán và thun tin cho vic x lý t
ng mt s lưng ln các file hình nh sau khi scan, chúng tôi ã  ra các nguyên
tc x lý. Tt c các nguyên tc này, t cơ bn như v  phân gii, màu chuNn, nh
dng file, cách t tên, cách lưu file, n nhng nguyên tc òi hi thao tác t m như
hiu chnh kích thưc, căn chnh các l trái, phi hay ct gim dung lưng v.v u
phi ưc tuân th cht ch trong sut quá trình thc hin.
Trong thi gian qua, chúng tôi ã n lc ht mình  thc hin tt nht quá
trình s hóa tài liu a chí và ã t ưc mt s thành qu như sau:
- S CSDL a chí: 01
- S biu ghi thư mc: 9.156 biu
- S hóa toàn văn: 7.239 biu ghi
- S lưng trang tài liu s: 47.200 trang
- S lưng CD/VCD/DVD: 657
Các CSDL s hóa, tài liu s hóa toàn văn chúng tôi ã upload lên website:
thuvientinhgialai.vn  phc v bn c trong và ngoài tnh. áp ng ưc nhu cu
dùng tin ca bn c và các nghiên cu sinh. Các tài liu s hóa ưc chúng tôi biên
mc, cp bo mt theo tng cp  t 0 n 8, tùy vào mc  quý him ca tài liu,
tùy vào tng i tưng bn c khác nhau mà Thư vin tnh Gia Lai có th cho phép
truy cp mc  tài liu khác nhau.
Còn các tài liu quý him khác liên quan n Gia Lai, mà phn ln nhng tài
liu này hin trong tình trng xung cp và ang ưc lưu gi tn mác  các gia ình
và cơ quan văn hóa trên toàn quc thì chúng tôi chưa  nhân lc và vt lc  thc
hin sưu tm và s hóa ưc.

Khó khăn gp phi trong quá trình s hóa tài liu a chí:
Tài liu v a phương/a chí thưng là cũ, có loi ưc quay rônio ã bc
màu, ch ã bay màu, phi c và oán, do ó máy quét Scan không th nhn dng
ưc, b mã hóa nên buc phi chn gii pháp ánh máy.
Vưng mc vì vi phm bn quyn: không phi tài liu nào khi s hóa xong u
có th ưa lên mng cho bn c s dng.
Các tài liu có ngôn ng chính văn là ch Jarai, Bahnar chúng tôi phi tham kho ý
kin các chuyên gia văn hóa v các th loi dân ca, tc ng, truyn thuyt ca các dân tc
thiu s  hiu chnh ngôn t ca tài liu cho chính xác, trung thành vi chính văn ca tài
liu a chí. Mt khó khăn na là tc  ánh máy, s dng máy tính, máy scan ca mt
s cán b, viên chc chưa nhun nhuyn nên ít nhiu nh hưng n thi gian hi c, tc
 nhp máy, ưa thông tin lên Web t hiu qu chưa cao.

Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hội

57

Chúng tôi có mt s kin ngh sau:
i vi các tài liu quý him mà không phi là tài liu a chí, a phương thì
nhà nưc u tư kinh phí cho Thư vin Quc gia Vit N am và Thư vin KHTH TP. H
Chí Minh thc hin s hóa, t ó các thư vin a phương mua li vi giá thp hơn t
các thư vin s hóa.
i vi bn quyn tác gi:  ngh V Thư vin tham mưu cho các ngành  có
văn bn dưi lut, có hưng cho phép các thư vin ưc s dng các tài liu ã ưc
cp phép xut bn  phc v bn c mà không vì mc ích kinh doanh.
Qua bài vit này chúng tôi mong mun chia s nhng kin thc và kinh nghim
ã thu ưc trong quá trình thc hin vic s hóa ti Thư vin tnh Gia Lai vi hy
vng s giúp các thư vin khc phc nhng khó khăn như chúng tôi ã gp phi trong
quá trình thc hin s hóa ti ơn v mình.