Thư viện KHTH TPHCM – Bước đầu xây dựng CSDL toàn văn các tài liệu địa phương phục vụ công chúng và các nhà nghiên cứu

Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hội

17

THƯ VIỆ KHTH TPHCM – BƯỚC ĐẦU XÂY DỰG CSDL TOÀ VĂ
CÁC TÀI LIỆU ĐNA PHƯƠG PHỤC VỤ CÔG CHÚG VÀ CÁC HÀ
GHIÊ CỨU

Bùi Xuân Đức – GĐ Thư viện KHTH TPHCM
Trần Thị Hoàn Anh – Trưởng phòng Thông tin Tư liệu

Mặc dù với vị trí hiện tại Thư viện KHTH TPHCM là một thư viện của tỉnh
thành phố nằm trong hệ thống thư viện công cộng và hoạt động dưới sự chỉ đạo nghiệp
vụ của thư viện Quốc gia Việt Nam, tuy nhiên nó lại có bề dày lịch sử hình thành và
hoạt động khá đặc biệt khi tiền thân thư viện là Thư viện Quốc gia của miền Nam Việt
Nam. Chính vì mang chức năng và nhiệm vụ của một thư viện tầm quốc gia nên trong
quá khứ, thư viện lưu giữ một số lượng tài liệu rất có giá trị. Thư viện đã nhận thức
được vai trò, chức năng và nhiệm vụ của mình trong bối cảnh tài liệu điện tử phát triển
trong khi khả năng bảo quản, duy trì và gìn giữ số tài liệu giấy quý hiếm này cũng giới
hạn. Chúng ta không thể nào gin giữ số tài liệu giấy này mãi mãi, và liệu chúng ta có
thể phục vụ được nhiều độc giả cùng một lúc ở nhiều nơi khác nhau không? Vì thế,
thư viện Khoa học Tổng hợp TPHCM cũng đã bắt đầu thực hiện việc số hóa các tài
liệu không chỉ để giữ gìn, bảo quản vốn tài liệu quý hiếm này mà còn có thể chia sẻ
được ra cộng đồng những bộ sưu tập tài liệu số.
Bài phát biểu sẽ trình bày với hội nghị những hoạt động của thư viện với vai trò
là trung tâm bảo quản khu vực, đã thực hiện việc xây dựng và phân phối nguồn lực
thông tin địa phương như thế nào phục vụ việc bảo tồn di sản và phát triển kinh tế xã
hội. Thông qua việc giới thiệu với hội nghị vốn tài liệu quý hiếm của thư viện và
những hoạt động bước đầu thực hiện các dự án số hóa tài liệu cũng như các kết quả đã
đạt được, chúng tôi sẽ có những đề xuất, giải pháp và kế hoạch để tiếp tục thực hiện

việc kết nối và chia sẻ nguồn tài liệu quý giá này cũng như một số nguồn tài liệu điện
tử mới đến với cộng đồng.
GIỚI THIỆU VỀ VỐ TÀI LIỆU QUÝ HIẾM CỦA THƯ VIỆ
- KHO TÀI LIỆU QUÝ HIẾM: Gồm các tài liệu quý hiếm được xuất bản từ thế kỷ
16, 17, 18, 19, 20
-Sách: 1.381 cuốn.
- Bản đồ: 56 cuốn + 589 tờ.
- Tạp chí: 168 nhan đề/ 8.553 số / 11.041 bản.
- Báo: 03 nhan đề / 398 bản.

- KHO ĐÔG DƯƠG: Bao gồm những tài liệu về 3 nước: Việt am, Lào,
Campuchia được xuất bản từ thế kỷ 19, 20.
SÁCH: 4.158 cuốn.
TẠP CHÍ: 108 nhan đề / 18.920 bản.

Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hội

18


-CÁC KHO KHÁC:
Các tạp chí gọai văn, và một số sách ngoại văn, sách Việt xuất bản trước năm 1975
* TẠP CHÍ GOẠI VĂ: 2840 nhan đề/ 141.170 bản.


* SÁCH: 9.941 cuốn

Công báo Pháp, Công báo Việt am Cộng hoà, nhạc xuất bản trước năm 1975. Một
số tạp chí Việt xuất bản trước năm 1975. Một số tạp chí Việt xuất bản tại hải ngoại.
Công báo Việt Nam Cộng Hòa:14 nhan đề/ 6.520 bản

Công báo Pháp: 57 nhan đề/ 68.835 bản
Tạp chí Việt: 472 nhan đề/ 35.607 bản.
Tạp chí Việt hải ngoại: 29 nhan đề/ 433 bản.
Nhạc: 5.080 tờ + 5 cuốn.

Báo Việt, goại văn( Anh, Pháp, ngôn ngữ khác) xuất bản trước năm 1975, một số
báo ngoại văn xuất bản sau năm 1975 và một số các luận văn Quốc gia hành chánh.
BÁO VIỆT VÀ GOẠI VĂ XUẤT BẢ TRƯỚC ĂM 1975:
Báo Việt: 258 nhan đề/ 157.440 bản
Báo ngoại văn:149 nhan đề/ 174.518 bản
BÁO GOẠI VĂ XUẤT BẢ SAU ĂM 1975:
Báo ngoại văn: 17 nhan đề / 3.758 bản.
LUẬ VĂ QUỐC GIA HÀH CHÁH: đây là các luận văn được viết trước năm
1975
Tổng cộng: 3.808 cuốn
Tiếng Việt: 2.608 cuốn
Tiếng Anh: 04 cuốn
Tiếng Pháp: 1.196 cuốn

Đó là những quyển tự điển Việt Bồ La khởi đầu cho việc sử dụng chữ quốc ngữ, Đại
Nam Quốc Âm tự vị, quyển từ điển Việt đầu tiên do người Việt đầu tiên biên soạn,
những sách báo tiếng Pháp từ thế kỷ 15-16 về Việt Nam và 3 nước Đông Dương.
Nguồn tài liệu công báo bao gồm các sắc lệnh, nghị định, quy định của chính phủ Pháp
và Việt Nam cộng hòa ban hành, hướng dẫn tất cả các vấn đề và hoạt động ở từng địa
phương của cả 3 miền Bắc Trung Nam. Từ nguồn tài liệu này, chúng ta có thể tìm hiểu
và nghiên cứu về các vấn đề quản lý, điều hành luật pháp cũng như việc quản lý hành
chính trong từng lĩnh vực của đời sống xã hội lúc bấy giờ. Bên cạnh đó, nguốn tài liệu
chữ Hán Nôm cũng được xem là rất quý được lưu giữ trong thư viện.

Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hội

19

Các nguồn tài liệu nêu trên mặc dù đưc bo qun cNn thn trong các kho vi nhng
ch  c bit v nhit  và  Nm. Tuy nhiên, do tui th các tài liu quá cao, qua
thi gian và nhng tác ng ca thi tit, s tài liu này có nguy cơ hư hng và b phá
hy rt nng. Trong khi ó, ngưi c vn có nhu cu nghiên cu tìm hiu li nhng
vn  ca lch s, và, các i tưng này hàng ngày phi tip xúc vi nhng tài liu
này trong tình trng tài liu ã quá dòn nát. Trung bình mi tháng thư vin phc v
khong 6,400 lưt tài liu hn ch. N hư vy, nu tăng s vòng quay tài liu, có nghĩa
là nu mt tài liu phc v cho rt nhiu lưt bn c, s tài liu này còn có nguy cơ
hư hng càng cao.
BƯỚC ĐẦU XÂY DỰG CSDL TOÀ VĂ
Sự cần thiết phải tổ chức xây dựng các CSDL toàn văn
Trong bi cnh chung ca môi trưng xung quanh, Internet phát trin và Web 2.0 xut
hin mang n nhng tin ích cho các thư vin và cơ quan thông tin, cho phép các cơ
quan có th chia s thông tin tài liu vi nhau. Vy thì chúng ta chia s nhng gì vi
nhau ngoài nhng tp tin ính kèm trên email, trên h thng mc lc tra cu ch có
nhan  ca tài liu? c gi lúc này có nhng yêu cu cao hơn, ngoài vic cung cp
nhng biu ghi thư mc th hin thông tin vt lý như ngun tài liu có  âu, bao
nhiêu trang, ni dung tóm tt ca tài liu… h cn c chính văn ca tài liu.
Bên cnh ó, ngun tài liu quý him ca thư vin a phn là nhng tài liu có tui th
rt cao, ưc xut bn t hàng chc, hàng trăm năm trưc. S tài liu này nu em ra
phc v rng rãi cho nhiu lưt i tưng, ngưi s dng thì kh năng hư hao tài liu
s rt nhanh và hiu qu không cao. Chúng ta ch có th phc v mt ngưi cho mt
tài liu ngay cùng mt thi im. Tuy nhiên, mc dù chúng ta vn rt quan tâm n
vic bo qun vn tài liu này, nhưng  tài liu ưc lưu gi lâu hơn na, ưc chia
s n nhiu nghưi hơn na thì cn phi s hóa. S hóa  không ch mt ngưi  ti
thư vin, ti thành ph H Chí Minh, trên lãnh th Vit N am mà các a phương khác,
thư vin khác hay c gi  mt quc gia nào ó trên th gii vn có th truy cp và s

dng ưc. Hiu qu ca vic s hóa tài liu, rõ ràng là rt ln so vi vic phc v
nhng tài liu in n truyn thng.
S tài liu c có giá tr văn hóa như các câu i, thn tích, sc phong, chiu ch, nhng
tài liu bng ch N ôm có giá tr như là di sn ca dân tc hin còn lưu gi trong nhân
dân, nm ri rác  các gia ình, dòng h hin ang có nguy cơ hư hng và mt mát
cao. N guyên nhân ch yu là do ngưi dân thiu kin thc và iu kin cơ bn  bo
qun ngun tài liu này và cũng có th là do yu t thi gian, thi tit và thiên tai. Tài
liu ưc bo qun trong các t sách gia ình không th  iu kin v nhit , 
Nm và cũng không th nào có iu kin  ph bin rng rãi n mi ngưi. S hóa 
bo tn và ph bin n vi cng ng là iu cn thit.
Hơn na, nhu cu chia s thông tin gia các thư vin ang là vn  cp thit, c bit
là nhu cu s dng thông tin dng toàn văn trong các gii nghiên cu. Tuy nhiên hu
ht các thư vin u gi riêng vn tài liu/b sưu tp mình ang có hoc ch quan tâm

Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hội

20

n nhng hot ng bên trong ca cá nhân trong khi kh năng s hóa  t chc
CSDL toàn văn thì gii hn. N him v chung ca các thư vin, iu cn thit lúc này
là phi tăng cưng chung tay chia s tài nguyên mà mi thành viên thư vin có ưc
nhm phát huy ti a hiu qu s dng tài liu, tha mãn nhu cu tài liu cho bn c.
Trưc thc t nhu cu và vai trò trách nhim ca mt thư vin thành ph, chính xác là
t năm 1998 thư vin KHTH ã có chương trình s hóa u tiên vi các sn phNm u
tiên là s hóa khong 10 nhan  sách kho ông Dương, chương trình nhân k nim
300 năm Sài Gòn – TP. H Chí Minh. n năm 2003, thư vin KHTH TPHCM tht s
bt u bt tay vào vic lp k hoch s hóa tài liu, xây dng mt s CSDL toàn văn
 phc v c gi thành ph và có kh năng chia s vi các cơ quan thông tin thư
vin khác.
T năm 2007 n nay, ngoài công tác s hóa tài liu theo k hoch năm, thư vin

KHTH ã phi hp vi thư vin Tha Thiên Hu tp trung thc hin d án sưu tm, s
hóa các tài liu Hán N ôm ca các dòng h ti các Tnh Bc min trung c bit là Hu.
hững tài liệu ưu tiên
- Xây dng CSDL a chí ca Thư vin KHTH; lun án có ti TV
- Xây dng CSDL sách ông Dương - D án Valease ca Tng Lãnh s quán
Pháp
- Xây dng CSDL tung c Hán N ôm
- Xây dng CSDL Hán N ôm tài liu các dòng h ti Hu và các Tnh Bc Min
Trung
- Xây dng các B sưu tp ca các nhà nghiên cu: Vương Hng Sn, Trn Văn
Khê,
Bt u bng vic xây dng cơ s d liu tài liu a chí TPHCM phc v trong rãi
trong nhân dân và nhng ai quan tâm n thành ph, nhng bài báo, nhng chương,
phn vit v lch s hình thành và quá trình phát trin ca thành ph ưc sưu tm, s
hóa và ưa vào cơ s d liu. N gưi dùng có th tra cu toàn văn theo t khóa, ch ,
nhan  hay tên tác gi ca tài liu. Bên cnh ó, ngun lun văn lun án trưc 1975
ưc lưu gi trong thư vin vi nhiu  tài và ch  a dng cũng ang ưc xem
xét tin hành s hóa.
Song song ó, mt d án phi hp vi Tng lãnh s quán Pháp s hóa s tài liu
gm sách báo, tranh nh, bn , tp chí, công báo… quý him bng ting Pháp và
c ting Vit nói v 3 nưc ông Dương ưc tin hành. S tài liu này, nu không
ưc quan tâm bo qun và s hóa kp thi, nguy cơ mt mát, hư hng và không
ưc phc v ngưi dùng s rt cao. Trong s nhng tài liu này cũng có th xem xét
 ưc in li mi.
K n là xem xét nhng tài liu c, quý him và có giá tr văn hóa tin hành s hóa 
bo tn, lưu gi và chia s. Thư vin ã thng kê ngun tài liu ch Hán N ôm và tìm
kim ngun tài tr  thc hin. Mt s tiu d án dch thut và s hóa, t chc tra cu
s tài liu Hán N ôm v tung c có trong thư vin do thư vin Vương quc Anh tng

Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hội

21

ưc thc hin t ngun tài tr ca Liên hiêp các hi khoa hoc k thut TPHCM. Tip
theo sau ó là vic s hóa s tài liu Hán N ôm còn li trong thư vin, t chc thu thp
các ngun tư liu  thư vin Tha Thiên Hu và các tài liu hin còn lưu gi trong các
gia ình, dòng h ch yu  các tnh min Trung. ó là các câu i, tác phNm văn hc,
sách ng y, sc phong, chiu ch… nm ri rác trong các t sách gia ình.
Cùng vi vic thc hin các d án s hóa tài liu c và quý him, các thư mc, CSDL
toàn văn các ch  lch s văn hóa và các vn  thi s cũng ưc chú ý b sung và
xây dng  phc v vic tra cu ca c gi thư vin và mt s cơ quan thông tin thư
vin có nhu cu.
Các kết quả đạt được
CSDL toàn văn a chí SG-TPHCM bt u thc hin t năm 2003, hin ang phc v
bn c rng rãi thông qua cng thông tin ca TV
www.gslhcm.org.vn với khong
18,000 bài toàn văn bao gm các bài báo, hình nh và nhng chương phn trong sách
ưc s hóa và t chc  dng thư mc. Thư mc này hin ti vn ưc cp nht và b
sung hàng năm vi các ch  kinh t, chính tr, văn hóa, xã hi, lch s, các nhân vt
in hình ca SG trong lch s vi hy vng cung cp mt ngun thông tin áng k và
hu ích cho nhng ai quan tâm nghiên cu n lch s hình thành và phát trin ca
vùng t mt thi ưc mnh danh là Hòn N gc Vin ông cũng như mt Thành ph
H Chí Minh năng ng, sáng to và luôn i u trong các hot ng ca t nưc.
CSDL này cho phép tt c mi ngưi có th truy cp thông tin t xa và min phí thông
qua trang web thư vin. Thư vin cũng ang tin hành lp k hoch t chc s hóa kho
lun văn lun án trưc 1975 trong năm sau.
D án VALEASE do thư vin phi hp vi Tng lãnh s quán Pháp s hóa các tài liu
bng ting Pháp và ting Vit nói v 3 nưc ông Dương ưc tin hành theo nhiu
bưc. ây là d án ưc trin khai theo hình thc outsourcing (thuê ngoài). S lưng
tài liu là sách ông Dương khong 540.000 trang sasch, báo tp chí và công báo.

Trong s ó, quyn sách Technique du Peuple Annamitte ưc in li và dch sang 4
ngôn ng N ôm - Vit – Anh – Pháp cho tin vic gii thiu vi c gi Vit và c th
gii v nn văn hóa Vit, nhng phong tc tp quán và cách thc sinh hot, các k
thut ca ngưi An N am. Bn c có nhu cu c có th n thư vin và tra cu
CSDL Bibliotheca Vietnamica do công ty Dirox thc hin.
Kt qu thc hin xây dng b sưu tp toàn văn v 26 tung c Hán N ôm ưc t
chc CSDL ã ưc dch thut, nhm phc v cho các nhà nghiên cu trong và ngoài
nưc. Tip ni vi thành công ca các tiu d án, mc dù chưa ưc s h tr nhiu t
phía ơn v ch qun cp trên là S Văn hóa Th thao & Du lch, nhưng ã thay i
ưc cách nhìn cũng như s ng thun ng h ca S, thư vin tip tc thc hin d
án s hóa nhng tài liu Hán N ôm còn li trong kho, ng thi thu thp các ngun
khác. Kt hp vi Thư vin tnh Tha Thiên Hu cùng vi vic sưu tp nhng tài liu
c bit như các văn bn, sc phong, chiu ch… còn lưu gi trong nhân dân, các nhà
th dòng h  các tnh min Trung là s chn la tip theo ca thư vin. Sau 3 năm

Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hội

22

thc hin, n nay, thư vin ã xây dng ưc CSDL gm 50,000 trang tài liu Hán
N ôm ti thư vin, 45,000 trang tài liu ca 31 dòng h, gm các sách c, văn bn hành
chính, hương ưc, sc phong, chiu ch… ca triu ình t thi phong kin. Tài liu s
ưc tra cu trên các DVD ti thư vin và chuyn giao li cho các gia ình mt bn 
lưu gi. D án s ưc tip tc thc hin vi mong mun bo tn và duy trì mt loi
ch vit c, các văn bn c, qua ó có th hiu ưc hot ng, i sng văn hóa ca
dân tc trong mt khong thi gian ca lch s.
B sưu tp tài liu v c hc gi Vương Hng Sn vi hơn 100.000 trang tài liu, b
sưu tp v GS TS âm nhc Trn Văn Khê vi hơn 5.000 trang tài liu.
Các CSDL thư mc toàn văn vi nhiu ch , v các nhân vt ni ting như H Chí
Minh, Sơn N am, Trn Văn Khê, các thư mc nhân vt lch s Sài Gòn, thư mc k

nim 40 năm cuc tng tin công và ni dy xuân Mu Thân và chin thng 30-4-
1975, các ch  Quyn tr em, Ph n và vn  bình ng gii, m thc Hà N i,
TPHCM – 35 năm xây dng và phát trin, môi trưng và cht thi công nghip… là
nhng sn phNm thông tin phc v kp thi và hu ích n bn c.

KẾ HOẠCH – ĐỀ XUẤT
Kết nối các trung tâm, tìm kiếm và huy động nguồn lực thông tin
Thư vin rt mong mun nhn ưc s quan tâm chia s và ng hành t các ơn v
bn, các thư vin và trung tâm thông tin. Các thư vin có th phát hin, trao i vn tài
liu in t ca mình vi thư vin KHTH hoc hoc phi hp vi thư vin KHTH
bng nhiu hình thc nhm s dng hiu qu kinh phí u tư. Mc ích cui cùng gii
thiu ngun tài liu này n vi c gi ca các thư vin  các tnh hay các thư vin
trưng i hc, cơ quan thông tin không phân bit gii hn v a lý.
Huy động nguồn tài trợ và đầu tư
Thư vin cũng ang tìm kim và vn ng s h tr t cơ quan ch qun, các Tng
lãnh s, các ơn v, nhà tài tr, các t chc phi chính ph trong và ngoài nưc. N goài
n lc ca thư vin trong vic kt hp,  xut xin kinh phí t các t chc khác, hin
thư vin ã xây dng  án cho bưc u xây dng thư vin s, vi k hoch t ây
n 2015 thư vin c gng s hóa và t chc CSDL cho 100% vn tài liu quí him
ca thư vin. ưc s phê duyt ca y ban nhân dân TP, thư vin ang tin hành làm
th tc nhp 9 máy scan cht lưng cao (2 máy scan kh Ao chp bn , 2 máy scan
kh A1 chp báo kh ln và 5 máy scan A2 chp các tài liu khác) tr giá 17 t ng
phc v cho vic s hóa các tài liu ti ch và các cơ quan ơn v nu có yêu cu.
Tập huấn và chia sẻ kinh nghiệm
Bng vic t chc các lp tp hun chia s kinh nghim v s hóa và xây dng
CSDL cho các thư vin và cơ quan khác, thư vin mong mun không ch ơn thân
thc hin các hot ng riêng l mà cng ng các thư vin và cơ quan thông tin có

Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế - xã hội

23

th sát cánh cùng nhau xây dng và chia s ngun thông tin ca tng ơn v, nâng
cao hiu qu tài liu.
Bên cnh ó, thư vin cũng chú ý nâng cao trình  ca cán b thc hin công tác này
thông qua vic t chc tham d mt s lp tp hun v s dng nhng trang thit b
hin i, bo qun và x lý ngun tài liu c bit. Sau khi nhn các máy san hin i
mi, thư vin s c nhân viên sang c  tham kho kinh nghim và cách s dng
nhng loi máy scan c bit và chuyên dng này.

Kết luận:
N hn thc ưc vai trò ca thông tin trong nn kinh t th trưng nh hưng xã hi
ch nghĩa và hi nhp quc t, trưc tình hình thc t ca thư vin và nhu cu ca c
gi cũng như nhim v, chc năng là vai trò trung tâm bo qun khu vc, thư vin
KHTH TP ang tn dng nhng ngun lc, tim năng và kh năng có th  có th
bo tn, lưu gi nhng ngun tài liu quý him và chia s ưc vi cng ng nhng
sn phNm thông tin, nhng tài nguyên s hóa có giá tr. Tuy nhiên,  thc hin ưc
nhim v chung ln lao ó, rt cn nhng s ng h t phía cơ quan ch qun, các ơn
v cơ quan thông tin và bn bè khu vc.