385 Nâng cao hiệu quả công tác quản lí tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty SANOFI – SYNTHELABO Việt Nam

ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA SAU ĐẠI HỌC
---0O0---



CHƯƠNG MŨI LỸ





NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY SANOFI – SYNTHELABO VIỆT NAM









GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
NGUYỄN THỊ BÍCH CHÂM

TP. HCM, NĂM 2007



- 2 -
MỤC LỤC

Lời cảm ơn
Lời cam đoan
Mục lục
Danh mục các hình, bảng sử dụng
MỞ ĐẦU:
Tính cấp thiết của đề tài
Mục đích nghiên cứu
Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu

Nguồn số liệu của luận văn
Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Kết cấu của luận văn

PHẦN NỘI DUNG:
Trang
1. Chương I: Cơ sở lý luận
1.1. Tổng quan về tồn kho
1.1.1. Khái niệm về hàng tồn kho
1.1.2. Chức năng, vai trò, các nhân tổ ảnh hưởng đến tồn kho
1.1.3. Sử dụng kỹ thuật phân tích A, B, C để phân loại hàng tồn kho
1.1.4. Các loại chi phí tồn kho
1.2. Các phương pháp hoạch định nhu cầu hàng tồn kho
1.2.1. Các mô hình tồn kho
1.2.2. Hệ thống tồn kho kịp thờ
i JIT
1.3. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả tồn kho
1.3.1. Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng
1.3.2. Chỉ tiêu đánh giá mức độ đầu tư cho hàng tồn kho
1.3.3. Chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác báo cáo tồn kho
Kết luận chương I

1
1
2
5
8
10
10
14

16
16
16
17
18

- 3 -
2. Chương II: Thực trạng công tác quản lý tồn
kho nguyên vật liệu tại Công ty SSV
2.1. Giới thiệu về Công ty SSV
2.1.1. Lịch sử hình thành
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phương hướng phát triển
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
2.1.4. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty và tình hình hoạt
động của Công ty trong những năm gần đây
2.2.
Các yếu tố tác động đến quản lý tồn kho nguyên vật liệu
tại SSV
2.3. Phân tích tình hình thực hiện công tác quản lý tồn kho
nguyên vật liệu tại SSV
2.3.1. Cơ cấu tổ chức quản lý hàng tồn kho
2.3.2. Phân tích tình hình xác lập và kiểm soát các mức tồn kho
2.3.2.1. Xác định thời gian đặt hàng lại (ROP)
2.3.2.2. Kiểm soát mức tồn kho
2.3.2.3. Khối lượng đặt hàng
2.3.2.4. Dự trữ b
ảo hiểm
2.3.3. Công tác quản lý dự trữ hàng tồn kho
2.3.3.1. Mã hóa, phân loại hàng tồn kho
2.3.3.2. Bố trí, sắp đặt dự trữ

2.3.3.3. Sổ sách quản lý tồn kho
2.3.4. Công tác luân chuyển hàng tồn kho
2.3.4.1. Về mặt số lượng
2.3.4.2. Về mặt giá trị các hàng hóa dự trữ
2.3.5. Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho
2.3.5.1. Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng
2.3.5.2. Ch
ỉ tiêu về giá trị tồn kho, bao bì, nguyên liệu
2.3.5.3. Chỉ tiêu về khả năng đáp ứng thành phẩm
2.4. Đánh giá chung về hệ thống quản lý tồn kho nguyên vật
19
19
20
21
25
29
35
35
40
40
45
46
47
54
54
55
58
59
60
61

62
62
63
64

- 4 -
liệu tại SSV
2.4.1. Ưu điểm
2.4.2. Hạn chế
Kết luận chương II
3. Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản
lý tồn kho nguyên vật liệu tại Sanofi-
Synthelabo Việt Nam
3.1. Hoàn thiện kỹ thuật phân tích ABC để phân loại hàng tồn
kho
3.2. Giảm kích cỡ lô hàng sản xuất để giảm lượng hàng tồn kho
và chi phí tồn kho cho mặt hàng có mức bán hàng tháng
thấp.
Kết luậ
n chương III
Kết luận

65
65
65
67
68
68
74
76

77

PHẦN PHỤ LỤC:

1. Sơ đồ tổ chức của Sanofi-Synthelabo Việt Nam
2. Sơ đồ tổ chức của nhà máy Sanofi-Synthelabo Thủ Đức
3. Hoá đơn nguyên vật liệu của ANTIDOL viên
4. Toa Fluor Corbiere
5. Mẫu Quota Nhập Khẩu
6. Bảng dự báo tiêu thụ của Công ty năm 2006
7. Bảng dự báo tiêu thụ của Công ty tháng 10/2006
8. Dự toán mua Nguyên liệu cho năm 2006
9. Dự toán mua Bao Bì cho năm 2006
10. Dự
toán mua Nguyên liệu cho tháng 10/2006
11. Dự toán mua Bao Bì cho tháng 10/2006
12. Danh sách yêu cầu tồn trữ nguyên liệu cho tất cả các mặt hàng của Công ty
13. Danh sách yêu cầu tồn trữ bao bì cho tất cả các mặt hàng của Công ty

- 5 -
14. Danh sách thanh lý nguyên liệu
15. Danh sách thanh lý bao bì
16. Thống kê các đơn đặt hàng cho bao bì từ 1/1/2003 đến 31/12/2005
17. Thống kê các đơn đặt hàng cho nguyên liệu từ 1/1/2003 đến 31/12/2005
18. Mẫu hợp đồng mua nguyên liệu
19. Mẫu quản lý nguyên liệu áp dụng trong chương trình Scala
20. Danh sách yêu cầu tồn trữ nguyên liệu cho tất cả các mặt hàng của Công ty đề
nghị

TÀI LIỆU THAM KHẢO

- 6 -
DANH MỤC BẢNG
:
Trang
1.1. Các loại chi phí tồn kho 9
2.1 . Cơ cấu nhân lực tại công ty năm 2006 25
2.2 . Bảng thống kê tài sản cố định 27
2.3 . Bảng kết quả kinh doanh qua các năm 27
2.4 . Tồn kho mặt hàng Fluor Corbiere ngày 15/8/2006 32
2.5 . Hóa đơn nguyên vật liệu của mặt hàng Fluor Corbiere 33
2.6 . Yêu cầu tồn trữ chung cho nguyên liệu và bao bì 47
2.7 . Bảng báo cáo tồn kho (Global Stock) ngày 15/8/2006 48
2.8 . Hóa đơn nguyên vật liệu của mặt hàng Allerlene 50
2.9 . Yêu cầu tồ
n trữ nguyên liệu cho mặt hàng Allerlene 50
2.10 Tiêu chuẩn và nguồn gốc (xuất xứ) của các nguyên liệu chỉ có
một nhà sản xuất đáp ứng được yêu cầu của công ty
51
2.11 Thông tin về dự trữ bảo hiểm nguyên liệu 52
2.12 Yêu cầu tồn trữ bao bì cho mặt hàng Allerlene 53
2.13 Thông tin về dự trữ bảo hiểm bao bì 53
2.14 Chỉ tiêu đáp ứng yêu cầu khách hàng năm 2006 63
2.15 Chỉ tiêu v
ề trị giá tồn kho bao bì năm 2006 63
2.16 Chỉ tiêu về trị giá tồn kho nguyên liệu năm 2006 64
3.1. Danh sách các nguyên liệu được vận chuyển bằng đường hàng
không
70
3.2. Mô hình POQ cho mặt hàng Fluor Corbiere 74

- 7 -
DANH MỤC SƠ ĐỒ
:
Trang
Sơ đồ 1.1: Phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật ABC 5
Sơ đồ 1.2: Những nhân tố tác động đến nhu cầu 6
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ Kênh phân phối 26
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức quản lý hàng tồn kho 35
Sơ đồ 2.3: Sự phối hợp giữa các bộ phận trong công tác quản trị tồn kho
nguyên vật liệu
39
Sơ đồ 2.4: Sự phối hợp giữa các bộ
phận trong việc lập các dự toán 42
Sơ đồ 2.5: Phân loại, mã hóa hàng tồn kho 54
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ lưu chuyển nguyên vật liệu 56


- 8 -
Mở Đầu

1. Tính cấp thiết của đề tài:
Trong xu thế hiện nay, Việt Nam đã gia nhập vào Tổ chức Thương mại Thế giới
(WTO) thì môi trường cạnh tranh của các doanh nghiệp diễn ra hết sức sôi động.
Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp buộc phải thay đổi phương thức quản lý
để nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, bảo đảm tính cạnh tranh
cho sản phẩm của mình.
Đối với doanh nghiệp sản xuấ
t thì công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu là một
vấn đề hết sức quan trọng và có ý nghĩa đặc biệt vì công tác quản lý tồn kho
nguyên vật liệu được thực hiện tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí cho
việc tồn trữ nguyên vật liệu, tránh được việc chiếm dụng nhiều vốn cho tồn kho,
giảm chi phí cho việc thuê mướn mặt bằng, thuê kho để chứa nguyên vật liệu,
đồng thời
đảm bảo việc cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, tránh thiếu
hụt nguyên vật liệu dẫn đến đình trệ dây chuyền sản xuất, thiếu hụt thành phẩm
cung ứng cho thị trường dẫn đến giảm lợi nhuận hay mất khách hàng, mất thị
trường.
Hiện nay, công tác quản lý tồn kho tuy rất quan trọng nhưng chưa thực sự được
quan tâm đúng mức t
ại các doanh nghiệp Việt Nam nói chung cũng như các
doanh nghiệp dược Việt Nam nói riêng. Do đó, tác giả chọn “Nâng cao hiệu quả
công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại công ty Sanofi-Synthelabo Việt Nam
” làm đề tài để viết luận văn thạc sĩ kinh tế.
Xuất phát từ yêu cầu khách quan nêu trên, việc nghiên cứu đề tài của luận văn có
ý nghĩa khoa học, mang tính thực tiễn và rất cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh
doanh củ
a Công ty Sanofi-Synthelabo Việt Nam; đồng thời đây cũng là tài liệu
góp phần nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý tồn kho
nguyên vật liệu của các công ty dược Việt Nam.

- 9 -

2. Mục đích nghiên cứu

Hiện nay chúng ta không có nhiều công trình nghiên cứu về công tác quản lý tồn
kho nói chung và trong ngành dược nói riêng. Với đặc điểm là một công ty con
của tập đoàn mẹ Sanofi-Synthelabo Pháp và là một doanh nghiệp hàng đầu về sản
xuất dược phẩm tại Việt Nam, trong luận văn này chúng tôi sẽ trình bày cách thức
quản lý tồn kho nguyên vật liệu vừa mang đặc điểm chung của ngành dược Việt
Nam, vừa mang những yếu tố riêng của công ty m
ẹ. Qua đó, chúng tôi sẽ mô tả
một mô hình tồn kho của một công ty dược làm chuẩn mực mà hiện nay hầu như
chưa ai nói rõ, đồng thời chúng tôi chỉ rõ những hạn chế của công tác này và đưa
ra được các giải pháp để khắc phục những hạn chế đó, góp phần nâng cao hiệu
quả hoạt động quản lý tồn kho nguyên vật liệu cũng như hiệu quả hoạt động sản
xu
ất kinh doanh của Công ty.
3. Đối tương, phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là Công ty Sanofi-Synthelabo Việt Nam.
Phạm vi nghiên cứu của luận văn là các vấn đề liên quan đến công tác quản lý tồn
kho nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất của Công ty Sanofi-
Synthelabo Việt Nam.

4. Phương pháp nghiên cứu:

Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp hệ thống và phương pháp tổng hợp để nghiên cứu đầy đủ các đối

tượng khác nhau, có mối quan hệ với nhau cùng tác động đến thực thể doanh
nghiệp.
- Phương pháp thống kê, phân tích, so sánh và suy luận logic để tổng hợp các số
liệu, dữ kiện nhằm xác định những phương án, giải pháp được lựa chọn.
5.
Nguồn số liệu của luận văn:
Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả sử dụng nguồn số liệu thứ cấp từ hoạt
động sản xuất kinh doanh của Công ty Sanofi-Synthelabo Việt Nam, độ tin cậy
của số liệu cao.

- 10 -

6. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài

- Về phía Công ty Sanofi-Synthelabo Việt Nam: việc quản lý tồn kho hiệu quả
sẽ góp phần rất lớn trong việc tránh lãng phí vốn đồng thời đảm bảo cung ứng
nguyên vật liệu một cách kịp thời đối với quá trình sản xuất của công ty. Mục
đích của đề tài là nhằm đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác
quản lý tồn kho nguyên vật liệu của Công ty.
- Về phía bả
n thân: đây là cơ hội rất tốt để tác giả có thể vận dụng những lý
thuyết mà mình đã học vào thực tế công việc nhằm mục đích cải tiến hoặc
khắc phục những vấn đề còn tồn tại, đồng thời còn là dịp để tác giả kiểm
nghiệm lại kiến thức của mình. Ngoài ra, quá trình nghiên cứu sẽ giúp tác giả
hiểu rõ hơn, sâu hơn quy trình sản xu
ất và cung ứng nguyên vật liệu tại công
ty. Những kinh nghiệm rút ra từ quá trình nghiên cứu sẽ rất hữu ích với tác giả
trong công việc. Bên cạnh đó, kết quả nghiên cứu hy vọng sẽ làm cho các nhà
quản trị cao cấp tại công ty sẽ có cái nhìn đúng đắn hơn về tầm quan trọng của
công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu. Từ đó, họ sẽ có kế hoạch khắc phục

những đi
ểm yếu còn tồn tại trong quá trình xây dựng chiến lược phát triển lâu
dài của công ty.
7. Kết cấu của luận văn:
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, phụ lục và tài liệu tham khảo, luận văn
gồm có 3 chương:
Chương I: Cơ sở lý luận.
Chương II: Thực trạng công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại Sanofi-
Synthelabo Việt Nam.
Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả
quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại
Sanofi-Synthelabo Việt Nam.

- 11 -
1. Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1. Tổng quan về tồn kho
1.1.1. Khái niệm về hàng tồn kho
Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS số 2, hàng tồn kho là những tài sản:
- Được giữ để đem bán trong kỳ sản xuất kinh doanh thông thường
- Đang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán
- Dưới hình thức nguyên vật liệu hoặc vật dụng mà chúng được sử dụng trong quá
trình sản xuất hoặc cung cấp các dịch v
ụ.
Trong trường hợp cung cấp dịch vụ, hàng tồn kho gồm những chi phí dịch vụ mà
khoản doanh thu tương ứng với nó chưa được công nhận. (Ví dụ như các công việc
đang tiến hành của kiểm toán viên hay luật sư)
Khái niệm về hàng tồn kho trong chuẩn mực kế toán Việt Nam có nội dung khá
tương đồng với chuẩn mực kế toán quốc tế. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 2
v
ề hàng tồn kho được ban hành theo quyết định số 194/2001/QĐ-BTC ngày

31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chánh thì hàng tồn kho là những tài sản:
- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường
- Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh
doanh hoặc cung cấp các dịch vụ.
Hàng tồn kho thường xuất hiện ở dạ
ng sau:
- Hàng hoá mua về để bán: hàng mua để nhập kho, hàng mua đang đi đường.
- Hàng gửi đi bán, hàng gửi đi gia công chế biến.
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán.
- Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành nhưng
chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế bi
ến và đã
mua đang đi trên đường.
- Chi phí dịch vụ dở dang.

- 12 -
1.1.2. Chức năng, vai trò, các nhân tố ảnh hưởng đến tồn kho
1.1.2.1. Chức năng của hàng tồn kho
- Chức năng liên kết: Chức năng chủ yếu nhất của quản trị tồn kho là liên kết giữa
quá trình sản xuất và cung ứng. Khi cung và cầu của một loại hàng tồn kho nào đó
không đều đặn giữa các thời kỳ thì việc duy trì thường xuyên một lượng tồn kho
nh
ằm tích lũy đủ cho thời kỳ cao điểm là một vấn đề hết sức cần thiết. Thực hiện
tốt chức năng liên kết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục, tránh sự thiếu hụt gây lãng
phí trong sản xuất.
- Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát: Nếu doanh nghiệp biết trước
được tình hình tăng giá nguyên vật liệu hay hàng hóa, họ có th
ể dự trữ tồn kho để

tiết kiệm chi phí. Như vậy, tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt.
- Chức năng khấu trừ theo số lượng: Việc mua hàng với số lượng lớn có thể đưa
đến việc giảm phí tổn sản xuất do nhà cung ứng sẽ chiết khấu cho đơn hàng với số
lượng lớn. Tuy nhiên, điều này l
ại dẫn đến chi phí tồn trữ cao do đó trong quản trị
tồn kho người ta cần xác định một lượng đặt hàng tối ưu để hưởng được giá khấu
trừ mà chi phí tồn trữ tăng không đáng kể.
1.1.2.2. Vai trò của hàng tồn kho
- Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường theo đúng kế
hoạch dự kiến: quá trình phân công lao động xã hội đã dẫn đế
n chuyên môn hoá
sản xuất. Kết quả của chuyên môn hoá sản xuất là hình thành nên các ngành, các
doanh nghiệp, các đơn vị kinh tế tương đối tách biệt nhau. Mặt khác, do đặc điểm
của sản xuất nên tiến độ và thời gian sản xuất sản phẩm không ăn khớp và đồng
nhất với tiến độ và thời gian tiêu dùng sản phẩm. Vì thế phải có quá trình dự trữ
hay tồn kho hàng hoá.
- Đảm bảo cho hoạt độ
ng sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục khi có biến cố ngẫu
nhiên ngoài dự kiến: do sự vận động khách quan của tự nhiên và của sản xuất mà
có nhiều vấn đề doanh nghiệp không thể dự báo được từ trước như thiên tai, địch
họa, rủi ro….Chính vì thế mà trong mỗi trường hợp, để đảm bảo quá trình sản
xuất kinh doanh liên tục phải có dự trữ cho an toàn, hạn chế rối loạn sản xu
ất kinh
doanh và đời sống dân cư.

- 13 -
- Góp phần giảm chi phí nâng cao hiệu quả kinh doanh và ổn định thị trường hàng
hoá.
- Việc quy định đúng đắn mức tồn kho có ý nghĩa vô cùng to lớn. Nó cho phép bảo
quản hàng hoá, giảm hao hụt mất mát, bảo đảm cho các doanh nghiệp có đủ

những vật tư, hàng hoá cần thiết trong sản xuất kinh doanh để thực hiện nhiệm vụ
đề ra. Dự trữ vừa đủ để cho quá trình sản xuất kinh doanh liên tục, v
ừa hợp lý để
nâng cao hiệu quả khâu dự trữ và tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Dự
trữ còn nhằm đề phòng các bất trắc xảy ra, việc tồn kho một lượng hàng hoá nhằm
đảm bảo cho quá trình kinh doanh thương mại diễn ra liên tục và có hiệu quả, góp
phần vào việc ổn định thị trường hàng hoá.
1.1.2.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho
• Nhu cầu thị trường
Mục đích tồn kho nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất là để đảm bảo cung ứng
bình thường, liên tục đáp ứng nhu cầu sản xuất. Do vậy nhu cầu của sản xuất của
thị trường có ảnh hưởng rất lớn đến số lượng, chủng loại của hàng tồn. Cụ thể:
- Vào các ngày lễ, tết, nhu cầu hàng tiêu dùng tăng lên đáng kể vì thế số lượ
ng,
chủng loại của hàng tồn cũng tăng lên.
- Nhu cầu thị trường đối với hàng vật liệu xây dựng vào mùa khô và mùa mưa
rất khác nhau nên mức tồn cũng phải tăng lên.
• Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp
Nhà cung cấp là người cung ứng nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất của
doanh nghiệp. Nếu trên thị trường có nhiều nhà cung cấp, các nhà cung cấp có khả
nă
ng cung ứng điều đặn, kịp thời theo yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp thì
không cần đến tồn kho nhiều và ngược lại.
• Hệ thống và chu kỳ vận chuyển
Đây cũng là nhân tố cần tính đến khi xác định nhu cầu tồn kho nguyên vật liệu.
Bởi lẽ nếu một doanh nghiệp nằm trong khu vực có điều kiện vận chuyển khó
khăn hiểm trở thì phải tính toán lượng hàng t
ồn kho như thế nào đó để hạn chế
việc đi lại, không thể vận chuyển mua bán thường xuyên như các doanh nghiệp
khác được. Nếu không doanh nghiệp sẽ rất bị động trong hoạt động kinh doanh

- 14 -
của mình. Tuy nhiên, với sự phát triển của hệ thống giao thông vận tải nói chung
và các phương tiện vận chuyển nói riêng như hiện nay đã tạo điều kiện thuận lợi
hơn rất nhiều cho công tác vận chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ,
từ kho của công ty đến các cửa hàng, các đơn vị trực thuộc…, giảm bớt trở ngại
trong giao nhận, vận chuy
ển, rút ngắn thời gian hàng hoá nằm trong lĩnh vực lưu
thông, góp phần đảm bảo chất lượng hàng hoá lưu thông, tăng hiệu quả kinh
doanh của doanh nghiệp.
• Đặc điểm, tính chất thương phẩm của hàng hoá
Mỗi loại hàng có đặc điểm, tính chất thương phẩm khác nhau, yêu cầu về việc bảo
quản khác nhau, do đó ảnh hưởng đến số lượng hàng tồn và thời gian tồn kho.
-
Đối với hàng thực phẩm tươi sống: có đặc điểm, tính chất thương phẩm phức
tạp: dễ hư hỏng, là mặt hàng tiêu dùng hàng ngày, khách mua thường xuyên
nên mức tồn kho thường đủ để bán trong 1- 2 ngày, thời gian tồn kho 1-2
ngày.
- Đối với hàng thực phẩm đóng hộp: từng loại có thời hạn sử dụng khác nhau
nhưng với điều kiện bảo quản dễ dàng hơn hàng t
ươi sống nên thời gian tồn
kho lâu hơn.
- Đối với ngành dược, ngành công nghiệp hóa chất của Việt Nam chưa phát
triển, nguyên liệu sử dụng trong sản xuất gần như là 100% nhập khẩu cho nên
thời gian vận chuyển dài cho nên tồn kho thường được dự trữ tương đối cao.
• Quy mô kinh doanh, khả năng về vốn, điều kiện dự trữ của doanh nghiệp:
Quy mô kinh doanh của doanh nghiệp l
ớn hay nhỏ, mạng lưới kinh doanh rộng
hay hẹp, khả năng bán ra thị trường nhiều hay ít, khả năng về vốn mạnh hay hạn
chế, điều kiện về diện tích kho cũng như trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo

quản tốt hay không tốt…tất cả đều ảnh hưởng đến hàng tồn kho. Ví dụ như một
doanh nghiệp với khả năng vốn hạ
n chế thì không thể tồn trữ quá nhiều hàng hoá
trong kho, vì điều đó cũng có nghĩa rằng họ đang chôn vốn của mình, điều kiện để
xoay trở vốn dưới dạng hàng hoá sẽ khó khăn hơn so với vốn dưới dạng tiền tệ.
Hay như một doanh nghiệp có điều kiện về kho dự trữ hàng hoá không tốt, không

- 15 -
đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật trong bảo quản hàng sẽ làm tăng thiệt hại do hàng tồn
bị hư hỏng…
1.1.3. Sử dụng kỹ thuật phân tích ABC để phân loại hàng tồn kho
 Khái niệm về kỹ thuật phân tích ABC, tiêu chuẩn phân loại:
Kỹ thuật phân tích ABC được đề xuất dựa vào nguyên tắc Pareto
1
. Kỹ thuật này phân
tổng số loại hàng hóa tồn kho thành 3 nhóm: A, B, C dựa vào giá trị hàng năm của
chúng. Các giá trị hàng năm này được xác định bằng công thức sau:
Giá trị hàng năm = Nhu cầu hàng năm * Giá mua mỗi đơn vị
Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng tồn kho được xác định như sau:
- Nhóm A: bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm cao nhất, chúng
có giá trị từ 70-80% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng v
ề mặt số lượng
chúng chỉ chiếm 15% tổng số hàng tồn kho.
- Nhóm B: bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức trung bình,
chúng có giá trị 15-25% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về sản lượng
chúng chiếm khoảng 30% tổng số hàng tồn kho.
- Nhóm C: bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị hàng năm chỉ
chiếm khoảng 5% tổng giá trị các loại hàng tồ
n kho, tuy nhiên số lượng chúng
chiếm khoảng 55% so với tổng số loại hàng tồn kho.

Sơ đồ 1.1: Phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật ABC

1
Pareto là một nhà kinh tế Italia vào thế kỷ thứ 19
% giá trị
hàng năm
Nhóm A
Nhóm B
Nhóm C
80
20
40
60
% tổng số hàng tồn kho

- 16 -
Trong điều kiện quản lý hiện nay việc sử dụng phương pháp phân tích ABC được

thực hiện thông qua hệ thống quản lý tồn kho tự động hóa bằng máy tính. Tuy nhiên,
trong một số doanh nghiệp chưa có điều kiện tự động hóa quản trị tồn kho việc phân
tích ABC được thực hiện bằng thủ công mặc dù mất thêm thời gian nhưng nó đem lại
những lợi ích nhất định. Trước h
ết, việc áp dụng đúng đắn phương pháp này sẽ giúp
doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống quản lý tồn kho của mình, mặt hàng nào quan trọng
cần tồn trữ nhiều sẽ trữ nhiều, cần ít sẽ trữ ít tránh việc tồn trữ quá mức không cần
thiết, áp lực cho việc xây dựng kho bãi, tiết kiệm chi phí vốn lưu động cho doanh
nghiệp.
 Các tiêu chuẩn phân loại khác:
Ngoài việc dựa vào giá trị hàng nă
m của chúng để phân nhóm người ta còn xét đến
các tiêu chuẩn khác như:
- Những thay đổi về kỹ thuật dự đoán
Các nhân tố ảnh hưởng đến dự đoán là luật pháp, thực trạng nền kinh tế, chu kỳ kinh
doanh, sự cạnh tranh, quy mô dân cư,… có thể xem xét qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2: những nhân tố tác động đến nhu cầu
Để dự báo nhu cầu ta có các phương pháp định tính hoặc định lượng. Đối với phương
pháp định tính ta có thể lấy ý kiến ban điều hành, lấy ý kiến của người bán hàng,
người tiêu dùng hay sử dụng phương pháp chuyên gia. Đối với phương pháp định
Nhân tố ngẫu nhiên
Sự cạnh tranh
Quy môdân cư
Cảm giác củangười tiêu dùng

Nhân tố
thị
trường
Chu kỳ kinh doanh

Thực trạng nền kinh tế
Luật lệ
Môi
trường
kinh tế
Giá cả
Chất lượng
Phục vụ khách hàng

Nhân tố
bên
trong
Thiết kế
Nhu cầu
Thời gian

- 17 -
lượng ta có thể dự báo theo dãy số thời gian, phương pháp bình quân di động, phương
pháp san bằng số mũ có điều chỉnh xu hướng, dự báo theo đường khuynh hướng hay
dự báo theo các mối liên hệ tương quan. Tùy thuộc vào tình hình cụ thể mà doanh
nghiệp chọn lựa phương pháp và kỹ thuật dự báo cho mình.
- Vấn đề cung ứng
Các nguyên nhân sau đây gây ra biến đổi làm tác động đến lượng tồn kho trong
các giai đoạn của quá trình hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:
• Các nhân tố về lao động, thiết bị, nguồn vật tư của người cung ứng không đảm
bảo các yêu cầu, do đó có những sản phẩm sản xuất ra không đạt yêu cầu về
tiêu chuẩn, hoặc số lượng sản xuất không đủ cho lô hàng phải giao.
• Thiết kế công nghệ, kỹ thuật, sản phẩm không chính xác.
• Các bộ phận s

ản xuất thực hiện hoạt động chế tạo trước khi có bản vẽ kỹ thuật
hay thiết kế chi tiết hoàn thiện.
• Không nắm chắc yêu cầu của khách hàng.
- Chất lượng hàng tồn kho
Chất lượng hàng tồn kho có giảm sút qua thời gian lưu trữ không cũng là một
trong nhân tố quan trọng mà doanh nghiệp phải lưu ý đến trong việc phân nhóm
hàng tồn kho theo ABC.
- Giá cả của các loại hàng t
ồn kho
Giá cả hàng hóa tồn kho cao dẫn đến chi phí dự trữ cao. Ngoài ra, giá hàng hóa
cao, tồn kho lớn dẫn đến rủi ro cao trong nền kinh tế có lạm phát. Đây cũng là yếu
tố quan trọng khi phân loại hàng tồn kho.
Như vậy, những tiêu chuẩn này có thể làm thay đổi vị trí xếp loại các hàng tồn kho.
Việc phân nhóm hàng tồn kho là cơ sở để đề ra các chính sách hoạt động kiểm soát
riêng biệt những loại hàng tồn kho.
 Tác dụng c
ủa kỹ thuật phân tích ABC trong công tác quản lý tồn kho:
Kỹ thuật phân tích ABC có những tác dụng trong công tác quản lý tồn kho như sau:
- Các nguồn tiềm lực dùng mua hàng nhóm A cần phải cao hơn nhiều so với nhóm
C, do đó cần đầu tư thích đáng.

- 18 -
- Các loại hàng thuộc nhóm A cần có một kiểm soát tồn kho chặt chẽ về hiện vật,
việc thiết lập những báo cáo chính xác về hàng tồn kho thuộc nhóm A phải thực
hiện thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất.
- Trong dự báo nhu cầu vật tư chúng ta có thể áp dụng các phương pháp dự báo
khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau. Nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn
các nhóm khác.
- Nhờ
có kỹ thuật phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho sẽ không ngừng

được nâng lên, do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm toán của từng
nhóm hàng.
Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho chúng ta những kết quả tốt hơn trong dự báo,
kiểm soát hiện vật nhằm tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hóa lượng dự trữ
hàng tồn kho.
1.1.4. Các loại chi phí tồn kho
Khi thực hiện tồn kho người ta ph
ải tính 3 loại chi phí sau:
 Chi phí tồn trữ
Là những loại chi phí có liên quan đến việc tồn trữ hay hoạt động thực hiện tồn
kho, những chi phí này có thể thống kê theo bản dưới đây:














- 19 -
Bảng 1.1. Các loại chi phí tồn kho:
Nhóm chi phí Tỷ lệ với giá trị tồn kho
1. Chi phí về nhà cửa hoặc kho hàng:
- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa

- Chi phí hoạt động vận chuyển hàng
- Thuế nhà đất
- Bảo hiểm nhà cửa, kho hàng
Chiếm 3 – 10%
2. Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện
- Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị dụng cụ
- Năng lượng
- Chi phí vận hành thiết bị
Chiếm 1 – 3,5%
3. Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát
quản lý

Chiếm 3 – 5%
4. Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho:
- Phí tổn hàng việc vay mượn
- Thuế đánh vào hàng tồn kho
- Bảo hiểm cho hàng tồn kho
Chiếm 6 – 24%
5. Thiệt hại của hàng tồn kho do mất mát hư
hỏng không sử dụng được

Chiếm 2 – 5%

Tỷ lệ từng loại chi phí chỉ có ý nghĩa tương đối, chúng lệ thuộc vào từng loại
doanh nghiệp, địa điểm phân bố, tỷ lệ lãi hiện tại. Thông thường một tỷ lệ phí tổn
tồn trữ hàng năm xấp xỉ 40% giá trị hàng tồn kho.
 Chi phí đặt hàng
Bao gồm những phí tổn trong việc tìm kiếm các nguồn hàng, các nhà cung ứng,
hình thức đặt hàng, thực hiện quy trình đặt hàng, h
ỗ trợ cho các hoạt động văn

phòng…. Khi đơn hàng được thực hiện phí tổn đặt hàng vẫn còn tồn tại, những
lúc đó chúng được hiểu như phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng.
Phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng là những chi phí cho việc chuẩn bị máy móc
hay công nghệ để thực hiện đơn hàng. Do đó chúng ta cần xác định thời điểm và
số lượng cho m
ỗi lần đặt hàng thật chi tiết để cố gắng tìm những biện pháp giảm
bớt chi phí chuẩn bị cũng như phí tổn đặt hàng.

- 20 -
Trong nhiều tình huống chi phí chuẩn bị có mối quan hệ rất mật thiết đối với thời
gian chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Nếu chúng ta giảm được thời gian này là một
giải pháp hữu hiệu để giảm lượng đầu tư cho tồn kho và cải tiến được năng suất.
 Chi phí mua hàng
Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn hàng.
Thông thường, chi phí mua hàng không ảnh hưở
ng đến việc lựa chọn các mô hình
tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo sản lượng.
1.2. Các phương pháp hoạch định nhu cầu hàng tồn kho:
1.2.1. Các mô hình tồn kho:
Thực tế có khá nhiều mô hình tồn kho như mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản
(EOQ), mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM), mô hình lượng tồn kho để lại
(BOQ), mô hình đặt hàng theo sản xuất (POQ), mô hình xác suất với thời gian không
đổi.
Tuy nhiên, trong phạm vi đề tài này chúng tôi xin trình bày mô hình EOQ và mô hình
POQ.
1.2.1.1.
Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (The Basic Economic Order
Quantity Model – EOQ)
Mô hình được xây dựng dựa trên 6 giả thiết cơ bản là:
- Nhu cầu cả năm phải biết trước và không thay đổi

- Phải biết trước chu kỳ đặt hàng, chu kỳ đặt hàng ngắn và không thay đổi
- Lượng hàng của một đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng ở một thời
điểm đã định tr
ước
- Sự thiếu hụt trong tồn kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng thực hiện
đúng thời gian
- Không tiến hành khấu trừ theo sản lượng
- Duy nhất chỉ có 2 loại chi phí là chi phí đặt hàng (bao gồm các chi phí như tìm
nguồn cung ứng, chuẩn bị sản xuất thử… và các định phí khác) và chi phí tồn trữ
(chi phí kho bãi, lãi trả ngân hàng… và các biến phí khác)

- 21 -
Với 6 giả thiết trên, mô hình này đưa ra công thức tính toán sản lượng đơn hàng
tối ưu của mỗi đơn hàng (ký hiệu Q*) theo công thức (1) và tổng chi phí tồn kho
tối thiểu (ký hiệu C*) theo công thức (2) sau đây:
Q*=
H
SD2
(1) C* = S
Q
D
*
+
H
Q
2
*
(2)
Trong đó:
D: nhu cầu nguyên vật liệu cả năm

S: chi phí đặt hàng cho mỗi đơn hàng
H: chi phí tồn trữ tính cho một đơn vị sản phẩm










Mô hình này còn có những đại lượng sau:
- Số đơn hàng trong năm (ĐH): là tỷ số giữa nhu cầu cả năm (D) với lượng đặt
hàng tối ưu (Q*)
- Chu kỳ đặt hàng (T): là khoảng cách thời gian giữa 2 lần đặt hàng liên tiếp nhau,
được tính bằng cách lấy tổng số ngày làm việc bình quân trong năm (N) chia cho
số đơn hàng (ĐH).
- Nhu cầu bình quân một ngày đêm (d): là tỷ số giữa nhu cầu cả n
ăm (D) với số
ngày làm việc bình quân trong năm (N).
- Điểm đặt hàng lại (ROP): là lượng tồn kho tối thiểu cần thiết ở điểm đặt hàng.
ROP được xác định trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng nhưng không được
nhận hàng ngay, nghĩa là thời điểm đặt hàng không trùng với thời điểm nhận hàng

D
Qb
Q*
Q
D A B

MÔ HÌNH EOQ
Mô hình 1.1: mô hình EOQ

- 22 -
ROP = d.L

Trong đó, L là thời gian phân phối, là khoảng cách từ thời điểm đặt hàng đến thời
điểm nhận hàng.
Trên đồ thị ROP được biểu diễn như sau:








1.2.1.2. Mô hình lượng đặt hàng theo sản xuất (POQ – Production Order
Quantity Model)
Mô hình này được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một cách liên
tục, hàng được tích lũy dần trong một thời kỳ sau khi đơn đặt hàng được ký kết; khi
những sản phẩm vừa được sản xuất vừa được bán ra một cách đồng thời. Trong
những trường hợp như thế chúng ta phải quan tâm đến mức sản xuất hàng ngày củ
a
nhà sản xuất và nhà cung ứng.
Vì mô hình này đặc biệt thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của người đặt
hàng nên nó được gọi là mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất.
Trong mô hình này được xây dựng trên các giả thiết sau:
- Nhu cầu cả năm phải biết trước và không thay đổi
- Phải biết trước chu kỳ đặt hàng, chu kỳ đặt hàng ngắn và không thay đổi

- Lượng hàng của một đơ
n hàng có thể được thực hiện trong nhiều chuyến hàng ở
những thời điểm đã định trước
- Sự thiếu hụt trong tồn kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng thực hiện
đúng thời gian
- Không tiến hành khấu trừ theo sản lượng
Q*
ROP

- 23 -
- Duy nhất chỉ có 2 loại chi phí là chi phí đặt hàng (bao gồm các chi phí như tìm
nguồn cung ứng, chuẩn bị sản xuất thử… và các định phí khác) và chi phí tồn trữ
(chi phí kho bãi, lãi trả ngân hàng… và các biến phí khác)
Nếu ta gọi:
Q: sản lượng của đơn hàng
H: chi phí tồn trữ cho 1 đơn vị tồn kho mỗi năm
P: mức độ sản xuất (cũng là mức độ cung ứng hàng ngày)
d: nhu cầu sử dụng hàng ngày
t: độ dài của thời k
ỳ sản xuất để tạo đủ số lượng cho đơn hàng (thời gian cung cấp đủ
số lượng đơn hàng)

Mô hình POQ có dạng như sau:

Chúng ta biết rằng:
Chi phí tồn trữ hàng năm = mức tồn kho trung bình * chi phí tồn trữ mỗi đơn vị tồn
kho trong năm
Mức tồn kho trung bình =
2
1
mức tồn kho tối đa
Mức tồn kho tối đa = tổng số đơn vị hàng được cung ứng trong thời gian t - tổng số
đơn vị hàng được sử dụng trong thời gian t
t
Q*
t
T
T
Mô hình POQ:

- 24 -
Vậy:
Mức tồn kho tối đa = P.t – d.t
Mặt khác chúng ta có: Q = P.t (sản lượng một đơn hàng bằng tích số của số ngày
cung ứng với lượng cung ứng trong mỗi ngày)
Từ đó chúng ta suy ra:
t =
P
Q

Chúng ta thế vào biểu thức tính mức tồn kho tối đa:
Mức tồn kho tối đa = P.
P
Q
- d .
P
Q
= Q(1-
P
d
)
Như đã trình bày ở trên chúng ta có thể tính chi phí tồn trữ hàng năm (bằng tích số
của mức tồn kho tối đa chia 2 và nhân với chi phí tồn trữ cho 1 đơn vị hàng trong
năm) như sau:
Chi phí tồn trữ hàng năm =
2
Q
( 1-
P
d
).H
Để tìm được sản lượng tối ưu chúng ta cho:
Chi phí tồn trữ hàng năm = chi phí đặt hàng hàng năm
Có nghĩa :
2
*Q
( 1-
P
d
).H =

Q
D
.S
Q* =
)1(
..2
P
d
H
SD
−

TC = Cđh + Ctt = S
Q
D
+
2
)/1( PdQ
−
H

1.2.2. Hệ thống tồn kho kịp thời (Just In Time inventory system – J.I.T)
Một doanh nghiệp tiến hành thực hiện hệ thống tồn kho J.I.T chỉ phải mua mỗi ngày
một lượng hàng đủ dùng trong ngày. Mọi hàng hoá mua trong ngày sẽ được giao lập
tức cho khách hàng, do vậy sẽ không có gì cần phải để trong kho hàng hoá. Vậy “kịp
thời”có nghĩa nguyên vật liệu được nhận đúng lúc để sử dụng cho sản xuất và được
giao bán đúng lúc cho khách hàng. Để tránh tồ
n đọng hàng mà vẫn đảm bảo sự vận
chuyển nhẹ nhàng của hàng hoá trong doanh nghiệp sản xuất khi áp dụng hệ thống
J.I.T thì bộ phận bán sẽ đưa ra tín hiệu để xác định hàng hoá cần bán trong thời gian

- 25 -
tới, tín hiệu sẽ được truyền đến bộ phận phụ trách việc cung ứng hàng để đáp ứng yêu
cầu. Và như vậy các bộ phận sẽ đáp ứng được “sự kéo” của bộ phận bán-bộ phận
cuối cùng của hoạt động thương mại.
Có 3 yếu tố chủ yếu để thực hiện thành công hệ thống J.I.T:
- Một là, doanh nghiệp phải bi
ết gắn liền với nhà cung cấp có quan hệ với doanh
nghiệp bằng các hợp đồng dài hạn. Bởi lẽ có 1 hệ thống J.I.T, một doanh nghiệp
sẽ bị tổn hại nặng nề nếu sự cung cấp dừng đột ngột. Các nhà cung cấp thiếu trách
nhiệm cũng phải bị loại trừ.
- Hai là, những nhà cung cấp được chọn phải sẵn sàng thực hiện việc cung cấ
p
thường xuyên nhu cầu của doanh nghiệp dù là lượng hàng lớn hoặc nhỏ. Người
cung cấp phải sẵn sàng thực hiện việc cung cấp nhiều lần trong một ngày với số
lượng chính xác như yêu cầu của người mua thay cho việc cung cấp hàng tuần hay
hàng tháng.
- Ba là, doanh nghiệp phải triển khai hệ thống kiểm tra chất lượng hàng hoá. Do
hàng hoá được tiêu thụ ngay nên chất lượng phải được đảm bảo ngay từ khâu
mua. Bên cạnh việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời, chính xác thì chất lượng
nguyên vật liệu cũng phải đáp ứng yêu cầu.
Bản chất của hệ thống J.I.T là một dòng sản phẩm đi qua hệ thống với lượng tồn kho
nhỏ nhất và có xu hướng tiến sát mức đơn vị, tối ưu nhất là lượng tồn kho bằng 0. Do
đó, nhược điểm của phươ
ng pháp này là doanh nghiệp có lịch tiếp nhận nguyên vật
liệu và phân phối thành phẩm rất phức tạp, hệ thống kiểm soát, điều hành hoạt động
rất khó khăn và đòi hỏi rất cao với nhiều điều kiện. Mặc dù đòi hỏi của hệ thống J.I.T
có vẻ quá mức nghiêm ngặt nhưng việc áp dụng đã đem lại một số lợi ích cho các
doanh nghiệp như:
- Tồn kho của nhiều loại nguyên vật liệu và thành phẩm giảm đáng kể, tiết kiệm chi

phí do không phải ứ đọng vốn, số tiền đầu tư hàng tồn kho cũng giảm do đó có thể
được sử dụng cho mục đích khác của doanh nghiệp.
- Giảm nhu cầu về mặt bằng, kho bãi dùng để chứa hàng tồn nay có thể dùng vào
việc khác.
- Có tính linh động cao trong phối hợp mua bán.