Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận dụng máy vi tính tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
MỤC LỤC
Lời mở đầu
LỜI CẢM ƠN
MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU
PHẦN MỞ ĐẦU Error: Reference source not found
1. Tính cấp thiết, ý nghĩa của đề tài Error: Reference source not found
2. Mục tiêu nghiên cứu Error: Reference source not found
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Error: Reference source not found
4. Phương pháp nghiên cứu Error: Reference source not found
5. Kết cấu của khóa luận Error: Reference source not found
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI
DOANH NGHIỆP Error: Reference source not found
1. Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản về tổ chức công tác kế toán tại doanh
nghiệp Error: Reference source not found
2. Nguyên tắc và nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Error:
Reference source not found
2.1. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán Error: Reference source not found
2.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán Error: Reference source not found
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán Error: Reference source not found
2.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán Error: Reference source not found
2.2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Error: Reference source not found
2.2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Error: Reference source not found
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU
KIỆN ỨNG DỤNG MÁY VI TÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ
THƯƠNG MẠI VÀ XÂY LẮP THIÊN THAI Error: Reference source not found
2.1 Tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến tổ chức công
tác kế toán Error: Reference source not found
2.1.1. Tổng quan tình hình về tổ chức công tác kế toán ở Việt nam hiện nay Error:

Reference source not found
Phùng Thị Mùi – K45D3
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
2.1.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác kế toán Error: Reference source not
found
2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần đầu tư thương mại
và xây lắp Thiên Thai Error: Reference source not found
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán Error: Reference source not found
2.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán Error: Reference source not found
2.2.3. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán Error: Reference source not found
2.2.4. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán của doanh
nghiệp Error: Reference source not found
CHƯƠNG 3: CÁC KÊT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ
TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ XÂY LẮP
THIÊN THAI Error: Reference source not found
1. Các phát hiện qua nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty
cổ phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai Error: Reference source not
found
1.1. Những ưu điểm trong bộ máy kế toán Error: Reference source not found
1.2. Những hạn chế trong bộ máy kế toán khi ứng dụng máy vi tính Error:
Reference source not found
2. Quan điểm giải quyết vấn đề nghiên cứu Error: Reference source not found
3. Các đề xuất, kiến nghị về tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần đầu tư
thương mại và xây lắp Thiên Thai Error: Reference source not found
Kết luận Error: Reference source not found
Tài liệu tham khảo Error: Reference source not found
Phùng Thị Mùi – K45D3
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
Lời mở đầu
Ngày nay, công việc tổ chức kế toán trong mỗi doanh nghiệp dù nhỏ hay lớn

vẫn có khối lượng công việc rất lớn. Vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác quản lý nói chung và trong tổ chức công tác kế toán nói riêng là một nhu cầu tất
yếu của doanh nghiệp. Để hoạt động kế toán có hiệu quả cũng như xử lý các thông tin
chính xác kịp thời thì hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng máy vi tính. Tùy thuộc
đặc thù mỗi doanh nghiệp mà doanh nghiệp sử dụng máy vi tính cũng như sắp xếp lực
lượng kế toán hợp lý, đầy đủ và tiết kiệm nhất. Khi có máy vi tính thì hầu hết các công
việc của kế toán đều làm việc với máy tính. Từ khâu lập chứng từ, xử lý đến khâu
cuối cùng là lập báo cáo tài chính.Tuy vậy, không phải công ty nào cũng biết cách ứng
dụng máy vi tính sao cho có hiệu quả trong công tác kế toán. Do đó chúng ta cần tổ
chức công tác kế toán thế nào để tận dụng các lợi thế của công nghệ thông tin trong
quá trình xử lý, cung cấp thông tin kế toán một cách hữu hiệu và hiệu quả. Cũng như
việc sử dụng máy tính để triển khai một hệ thống kế toán máy và chọn phần mềm phù
hợp với tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp.
Phùng Thị Mùi – K45D3
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian thực tập em đã tìm hiểu khá kỹ về công tác kế toán tại công ty cổ
phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai. Tuy vậy, trong quá trình làm bài thực
sự em đã gặp khá nhiều khó khăn cả về nội dung và hình thức. Nhưng với sự hướng
dẫn tận tình của thầy Đào Ngọc Hà phần lớn những khó khăn đó đã được tháo gỡ. Bởi
vậy em thực sự cảm ơn thầy đã giúp chúng em hoàn thiện được bài cũng như hoàn cả
quá trình học tập tại trường.
Bên cạnh đó em cũng cảm ơn các anh chị không chỉ các anh chị bộ phận kế
toán mà cả ở các bộ phận khác đã giúp em trong quá trình làm bài với những thông tin
về công ty rất hữu ích.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy Hà cùng toàn thể nhân viên công ty
cổ phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai đã giúp em hoàn hiện bài khóa luận
cuối khóa này.
Phùng Thị Mùi – K45D3
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
BCTC: Báo cáo tài chính
TK : tài khoản
SXKD: Sản xuất kinh doanh
QLDN: Quản lý doanh nghiệp
VKD: Vốn kinh doanh
TNDN: Thu nhập doanh nghiệp
TNCN: Thu nhập cá nhân
Phùng Thị Mùi – K45D3
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Biểu số 01: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Biểu số 02: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Biểu số 03: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Biểu số 04: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần đầu tư-thương
mại và xây lắp Thiên Thai
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán công ty CP đầu tư-thương mại và xây lắp Thiên Thai
Phùng Thị Mùi – K45D3
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết, ý nghĩa của đề tài
Hiện nay, công tác kế toán tại các công ty ngày càng có ý nghĩa quan trọng và
cầng được chú trọng trong nền kinh tế thị trường. Tổ chức công tác kế toán là một
trong những nhân tố thể hiện việc quản lý của công ty có tính khoa học, hợp lý như
thế nào. Bởi vậy bộ máy kế toán cũng phần nào quyết định đến việc kinh doanh thành
công của doanh nghiệp.
Hiểu được vấn đề này, nhiều công ty trong đó có công ty cổ phần đầu tư thương
mại và xây lắp Thiên Thai đã chú trọng vào tổ chức công tác kế toán. Tuy vậy sau thời
gian thực tập và tìm hiểu về công ty phát hiện một số tồn tại căn bản như sau:

- Bộ máy khá gọn nhẹ nhưng phân công công việc, trách nhiệm của từng nhân
viên chưa rõ ràng gây chồng chéo, nhầm lẫn, thiếu xót.
- Việc thu thập dữ liệu,thông tin kế toán ban đầu, chứng từ, luân chuyển chứng
từ còn chậm chễ, thủ tục rườm rà
- Công tác kiểm tra kế toán còn mang nặng tính hình thức, không chú trọng
đến chất lượng công việc của nhân viên.
Như vậy, trong công tác kế toán của công ty cổ phần đầu tư thương mại và xây
lắp Thiên Thai tưởng chững khá hiệu quả, gọn nhẹ nhưng vẫn còn tồn tại khá nhiều
bất cập. Và đây cũng là nhưng bất cập trong nhiều doanh nghiệp hiện nay.
Bên cạnh đó, khi công nghệ thông tin phát triển thì cũng đòi hỏi công ty bắt kịp
với xu hướng, đầu tư trang bị kỹ thuật. Tuy vậy khi áp dụng một nền công nghệ mới
nó cũng đòi hỏi một trình độ mới. Đây lại là một vấn đề nóng trong mỗi doanh nghiệp.
Vì vậy từ đây đặt ra một vấn đề quan trọng để nghiên cứu tại doanh nghiệp là tổ
chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận trong đó đi sâu vào quá trình vận dụng của
máy vi tính trong hệ thống tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp.
- Tìm hiểu, nghiên cứu, đánh giá thực tiễn trong tổ chức công tác kế toán tại
công ty cổ phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai.
- Từ đó đưa ra phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tại công ty.
Phùng Thị Mùi – K45D3
1
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
Thông qua đề án cho ta thấy được công tác kế toán trong điều kiện vận dụng
máy vi tính rất có giá trị thực tiễn trong sự phát triển và bùng nổ của công nghệ thông
tin ngày nay phù hợp với sự phát triển của thời đại. Qua đó khẳng định vai trò của
công nghệ thông tin trong nền kinh tế thế giới cũng như trong công tác kế toán tại
doanh nghiệp. Nên công tác kế toán trong doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện
và không ngừng nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin tại đơn vị cho phù hợp với sự
phát triển của nền kinh tế ngày nay.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: những vấn đề lý luận và thực tiễn tổ chức
công tác kế toán trông diều kiện ứng dụng tại các doanh nghiệp.
Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu các nội dụng công tác kế toan tại công ty cổ
phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai.
Đề tài nghiên cứu về vấn đề “Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện vận
dụng máy vi tính tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai”.Đây là
hình thức kế toán thông dụng hiện nay phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế thế
giới. Nội dung đề án tập trung vào nghiên cứu cách tổ chức bộ máy kế toán và phần
hành kế toán tại đơn vị, hình thức và chế độ kế toán, hệ thống báo cáo tại đơn vị
nghiên cứu
4. Phương pháp nghiên cứu
Đề án nghiên cứu sử dụng nhiều phương pháp trong đó chủ yếu là: phân tích,
tổng hợp, thu thập, so sánh dựa trên tài liệu hiện có tại công ty, những thống kê đã
được công bố, thông tin trên mạng internet kết hợp với suy luận cùng với hướng dẫn
của giáo viên bộ môn tạo nên phương pháp nghiên cứu của đề tài
Để thu thập thông tin có sử dụng nhiều phương pháp:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: đây là một phương pháp phổ biến để
nghiên cứu vấn đề. Để hiểu vấn đề thì trước tiên phải tìm hiểu vân đề. Bởi vậy em đã
bắt đàu nghiên cứu vấn đề em quan tầm bằng cách tham khảo một số tài liệu như sách
nguyên lí kế toán, luận văn, tạp chí,…
- Phương pháp điều tra: là phương pháp thu thập số liệu thông tin thống nhất
trong nghiên cứu thông qua việc phát các phiếu khảo sát tới các bộ phận, nhân viên
của công ty. Với phương pháp này cùng với sự trợ giúp của giáo viên hướng dẫn để
Phùng Thị Mùi – K45D3
2
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
thiết kế câu hỏi trong phiếu khảo sát sao cho phù hợp với nội dung, mục đích cần
nghiên cứu nhất. Em đã đưa phiếu điều tra cho đối tượng cần điều tra. Ở đây điển hình
để biết thông tin về bộ máy kế toán, em chủ yếu điều tra chị kế toán trưởng: Nguyễn

Thu Hương
- Phương pháp quan sát thực tế: là phương pháp sử dụng các giác quan và các
thiết bị hỗ trợ để tìm hiểu một cách chính xác về tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ
phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai. Trong quá trình thưc tập tại công ty em
có cơ hội quan sát công việc kế toán tại công ty cũng như hiểu rõ về bộ máy kế toán
tại công ty.
- Phương pháp phỏng vấn: là phương pháp trực tiếp trao đổi với đối tượng
được phỏng vấn. Đây là phương pháp em sử dụng khi những thắc mắc trong quá trình
timd hiểu không thể làm rõ bằng những phương pháp trên. Khi có điều gì không biết
em sẽ trực tiếp trao đổi với nhân viên trong công ty. Em kết hợp các phương pháp này
để có thể tìm hiểu rõ nhất về bộ máy của công ty.
5. Kết cấu của khóa luận
Khóa luận sẽ làm rõ đề tài nghiên cứu với 3 chương sau đây:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp
- Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng
máy vi tính tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và xây lắp Thiên Thai
- Chương 3: Các kết luận và đề xuất tổ chưc công tác kế toán tại công ty cổ
phần đầu tư thương mại và xấy lắp Thiên Thai
Phùng Thị Mùi – K45D3
3
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TẠI DOANH NGHIỆP
1. Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản về tổ chức công tác kế toán tại
doanh nghiệp
Với sự phát triển của nền kinh tế và sự cạnh tranh ngày càng gay gắt thì tăng
cường quản lý kinh tế sản xuất ngày càng được chú trọng. Trong đó, tổ chức công tác
kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức quản lý doanh nghiệp.
Hiện nay có rất nhiều quan điểm về tổ chức công tác kế toán, mỗi quan điểm
thể hiện những cách tiếp cận khác nhau khi nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán.

- Quan điểm thứ nhất của GSTS Ngô Thế Chi- học viện tài chính: “Tổ chức
công tác kế toán là việc thực hiện ghi chép, phân loại , tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh theo những nội dung công tác kế toán bằng phương pháp khoa học của kế
toán, phù hopwj với chính sách chế độ quản lý kinh tế quy đinh để phát huy chức năng
vai trò quant trọng của kế toán trang 17 giáo trình kế toán tài chính.
- Quan điểm thứ hai của PGS.TS Đỗ Minh Thành -đại học thương mại: Tổ chức
công tác kế toán là tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức áp dụng các nguyên tắc, phương pháp
kế toán nhằm thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin kinh tế tài chính phục vụ cho công
tac quản lý kinh tế ở đơn vị. – trang 213 giáo trình nguyên lý kế toán.
2. Nguyên tắc và nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
2.1. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán
Để thực hiện tốt công tác kế toán đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp đòi
hỏi tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải tuân theo một số nguyên tắc:
♦ Nguyên tắc thứ nhất, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo thu nhận toàn bộ
thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Mục đích của công tác kế toán là thu
nhận, xử lý và phân tích các thông tin của các hoạt động kinh tế phát sinh.
♦ Nguyên tắc thứ hai, tổ chức công tác kế toán phải tuân theo các văn bản pháp
lý về kết toán hiện hành của nhà nước
Để thực hiện việc quản lý thống nhất công tác kế toán, Nhà nước ban hành hệ
thống pháp lý về kế toán. Luật kế toán qui định về nội dung công tác kế toán, tổ chức
bộ máy kế toán, người làm công tác kế toán,…Khi tổ chức công tác kế toán tuân theo
các qui định, văn bản pháp lý này sẽ đảm bảo cho kế toán mộ công cụ quản lý, giám
sát chặt chẽ mọi hoạt động kinh tế, cung cấp thông tin đầy đủ đáp ứng nhu cầu quản lý
của doanh nghiệp.
♦ Nguyên tắc thứ ba, tổ chức công tác kế toan phải phù hợp với đặc điểm tổ
chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý của đơn vị.
Phùng Thị Mùi – K45D3
4
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
Mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm và điều kiện khác nhau, có những yêu

cầu quản lý khác nhau. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp không thể
giống nhau. Mà khi tổ chức công tác kế toán phải căn cứ và đảm bảo phù hợp với đặc
điểm, điều kiện, trình độ ky thuật, trình độ quản lý của mỗi daonh nghiệp.
♦ Nguyên tắc thứ tư, lựa chọn những người có đủ năng lực và điều kiện làm
công tác kế toán.
Người làm kế toán phải có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, có trình
độ chuyên môn đáp ứng được yêu cầu công tác kế toán.
Nguyên tắc thứ năm, tổ chưc công tác kế toán trong các đơn vị phải đảm bảo
tiết kiệm, hiệu quả.
Theo nguyên tắc này, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo khoa học hợp lý,
thực hiện tốt chức năng, vai trò của kế toán để đạt hiệu quả công việc cao nhất cũng
như tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp.
2.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán là một hệ thống các yếu tố cấu thành bao gồm nhiều
nội dung khác nhau. Bởi vây, trước khi thực hiện các công việc của tổ chức công tác
kế toán chúng ta phải thực hiện hai bước:
► Xác định yêu cầu thông tin
Tổ chức công tác kế toán trong DN cần đáp ứng việc cung cấp thông tin trung
thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng thông tin. Do đó, khi tiến hành
tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung có ý
nghĩa quan trọng.
► Xây dựng danh mục đối tượng kế toán
Đối tượng kế toán được hiểu một cách chung nhất là tất cả những gì kế toán
phải theo dõi, phải ghi chép khi có biến động và phải cung cấp thông tin. Đối tượng kế
toán là tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của DN. Đối tượng kế toán được
xác định dựa trên cơ sở các yêu cầu thông tin mà kế toán phải cung cấp. Khi xây dựng
danh mục đối tượng kế toán cần lưu ý những vấn đề sau:
- Xây dựng theo mức độ từ tổng hợp đến chi tiết.
- Xác định đối tượng quản lý có liên quan
- Xây dựng hệ thống mã số cho đối tượng quản lý chi tiết

Các bước cần phải làm:
Phùng Thị Mùi – K45D3
5
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
• Phân loại các hoạt động theo từng chu trình kinh doanh: phân loại các hoạt
động xảy ra trong quá trình sản xuất của DN theo các chu trình doanh thu, chi phí, tài
chính, sản xuất.
• Đối với mỗi hoạt động, căn cứ vào yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý để xác
định các đối tượng cần theo dõi chi tiết thường là theo dõi theo từng chu trình (chu
trình doanh thu, chi phí, sản xuất, tài chính, )
• Tổng hợp các hoạt động trong mỗi chu trình để xác định các đối tượng theo
dõi chi tiết cho từng chu trình
• Thiết lập danh mục các đối tượng cần theo dõi chi tiết cho DN
Sau khi xác định các đối tượng cần theo dõi, chúng ta sẽ xác định các nội dung
chi tiết cần thu thập cho các đối tượng đó bao gồm:
• Mã đối tượng
• Tên đối tượng
• Các nội dung mô tả cho đối tượng: địa chỉ, mã số thuế,…
• Các nội dung cần thu thập do yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin đặt ra:
quản lý theo khu vực, theo loại khách hàng,…
Mã hóa các đối tượng chi tiết: được xem là một biểu diễn ngắn gọn theo quy ước
những thuộc tính và cách thức quản lý của đối tượng mã hóa. Lợi ích của việc mã hóa:
- Giúp nhận diện không nhầm lẫn, chính xác, dễ dàng và nhanh chóng từng đối
tượng quản lý
- Giúp quản lý và tập hợp các đối tượng chi tiết theo các thuộc tính, tiêu thức
cần quản lý
- Thông qua bộ mã mang các nội dung và tiếu thức quản lý, có thể trích lọc, phân
tích thông tin theo các nội dung dung yêu cầu của người sử dụng thông tin
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là nội dung rất quan trọng của tổ chức công tác kế

toán. Bộ máy kế toán trong DN cần được hiểu như một tập hợp cán bộ, nhân viên kế
toán cùng các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin được trang bị để thực
hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu tổng hợp, phân tích và cung cấp thông tin. Đây
là một trong những công việc khá phức tạp trong tổ chức công tác kế toán. Để xây
Phùng Thị Mùi – K45D3
6
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
dựng mô hình bộ máy kế toán ở DN một cách khoa học hợp lý cần căn cứ vào các đặc
điểm sau:
- Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của DN
- Đặc điểm và quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN
- Quy mô và phạm vi địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh
- Mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nôi bộ của DN
- Trình độ trang thiết bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại, máy tính,
- Biên chế bộ máy kế toán và trình độ chuyên môn nghề nghiệp của đội ngũ
nhân viên kế toán hiện có
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung:
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ
công tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh
nghiệp. Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các
nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm
tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản
xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng
báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp để xử lý và tiến hành công tác kế toán.
Ưu điểm: Là tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật tính
toán hiện đại. Đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất công tác kế toán, thuận tiên
cho việc cơ giới hóa công tác kế toán, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán kịp
thời, bồi dưỡng và nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên kế toán, nâng cao hiệu suất
công tác kế toán.
Nhược điểm:hạn chế trong việc giám sát, kiểm tra của kế toán các đơn vị phụ thuộc.

Điều kiện áp dụng: áp dụng cho các đơn vị có quy mô nhỏ và vừa, tổ chức hoạt
động tập trung trên cùng địa bàn, hoặc ở những đơn vị có quy mô lớn địa bàn phân tán
nhưng đã được trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán:
Phùng Thị Mùi – K45D3
7
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kế toán
không những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn được tiến hành ở
những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc doanh nghiệp.
Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ
công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng
hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vi của
bộ phận theo qui định của kế toán trưởng.
Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ở các
bộ phận gửi về, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn doanh nghiệp, lập báo
cáo theo quy định của Nhà nước, đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công
tác kế toán của các bộ phận.
Ưu điểm: công tác kế toán gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh tạo điều
kiện cho kế toán kiểm tra, giám sát trực tiếp hoạt động kinh tế tài chính
Nhược điểm: bộ máy kế toán cồng kềnh, thông tin cung cấp thường không được
kịp thời, hạn chế sự kiểm tra, chỉ đạo giám sát của lãnh đạo đơn vị đối với toàn hoạt
động của DN
Hình thức kế toán này được vận dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có quy
mô lớn - liên hợp sản xuất kinh doanh.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán:
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ
chức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này
gồm phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán hay nhân viên
kế toán ở các đơn vị - bộ phận khác. Phòng kế toán trung tâm thực hiện các nghiệp vụ

kinh tế liên quan toàn doanh nghiệp và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng
thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi
đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiễm
tra kế toán toàn đơn vị. Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế
toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân
công của phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ
thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế
toán về phòng kế toán trung tâm.
Phùng Thị Mùi – K45D3
8
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
Ưu điểm: tạo điều kiện cho kế toán gắn với các hoạt động của DN, kiểm tra,
giám sát chặt chẽ các hoạt động một cách có hiệu quả.
Nhược điểm: bộ máy kế toán cồng kềnh
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường phù hợp với những đơn vị có qui
mô lớn nhưng các bộ phận phụ thuộc có sự phân cấp quản lý khác nhau thực hiện công
tác quản lý theo sự phân công đó.
Do đặc thù xử lý của hệ thống kế toán máy tính và các hỗ trợ khác của tiến bộ
công nghệ thông tin mà tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện kế toán máy tính có
những khác biệt rất cơ bản so với tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện thủ công.
Những khác biệt đó bắt nguồn từ khả năng cùng chia sẻ dữ liệu cho nhiều người, khả
năng khắc phục những giới hạn, thời gian, vị trí địa lý, khả năng xử lý đồng thời khối
lượng nghiệp vụ rất lớn, khả năng kiểm tra, xét duyệt, tổng hợp, phân tích trên hệ
thống mạng…Bên cạnh đó, công nghệ thông tin cũng mang lại những thách thức ảnh
hưởng đến việc tổ chức bộ máy kế toán, đó là khả năng gian lận của nhân viên kế toán
sẽ nâng cao, độ bảo mật, an toàn thông tin có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng do rất
nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp được
tổ chức khoa học, hợp lý sẽ giúp hệ thống thông tin kế toán đáp ứng được các yêu cầu
quản lý của doanh nghiệp trong việc ghi nhận, xử lý, cung cấp thông tin và đảm bảo an
toàn của tài sản.

Khi có hệ thống máy tính hỗ trợ thì hầu hết hiện nay các doanh nghiệp đều sử
dụng hình thức hệ thống kế toán tập trung.
2.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
2.2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Là khâu quan trọng đối với toàn bộ quy trình kế toán vì nó cung cấp nguyên
liệu đầu vào về các đối tượng kế toán cũng như cung cấp thông tin ban đầu cho toàn
bộ tổ chức công tác kế toán sau này.
Cơ sở xây dựng hệ thống chứng từ kế toán là chế độ chứng từ kế toán, đặc điểm
vận động của các chứng từ kế toán, đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lí
của doanh nghiệp. Có nhiều cách tiếp cận để xây dựng hệ thống chứng từ cho doanh
nghiệp, nhưng cách tiếp cận phổ biến hiện nay là tiếp cận theo chu trình kinh doanh.
Trong mỗi chu kì kinh doanh, phân tích các hoạt động được thực hiện, các bộ phận co
liên quan và các đối tượng có tham gia vào quá trình hoạt động đó, từ đó xác định các
Phùng Thị Mùi – K45D3
9
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
chứng từ cần được lập va hình thành nên danh mục chứng từ kế toán. Vi dụ: trong chu
trình doanh thu của một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, có các hoạt động:
- Nhận và xử lí đơn đặt hàng của khách hàng
- Lập lệnh bán hàng
- Xuất hàng và lập hóa đơn
- Ghi nhận nghiệp vụ bán chịu vào các số kế toán có liên quan.
- Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, các khoản giam trừ nợ phải thu (nếu có)
- Thu tiền của khách hàng và ghi số kế toán nghiệp vụ khách hàng thanh toán
- Các bộ phận có liên quan đến hoạt động bán chịu và thu tiền nói trên gồm:
Bộ phận nhận, xử lí đơn đặt hàng va lập lệnh bán hàng
Bộ phân xét duyệt nghiệp vụ bán chịu
Bộ phận giao hàng
Bộ phận lập hóa đơn
Bộ phận kho

Bộ phận vận chuyển( có thể thuê ngoài vận chuyển hàng hóa cho khách hàng)
- Kế toán phải thu, kế toán bán hàng, kế toán kho, kế toán tổng hợp
Khi xây dựng danh mục chứng từ sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động của
DN dựa vào hệ thống chứng từ kế toán của Nhà nước ban hành áp dụng cho từng loại
hình DN. Cụ thể là kế toán trưởng sẽ căn cứ vào danh mục chứng từ kế toán thống
nhất thuộc chế độ kế toán mà DN áp dụng và căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu quản lý
đơn vị để lựa chọn và quy định việc sử dụng mẫu chứng từ kế toán phù hợp, đồng thời
quy định rõ người chịu trách nhiệm ghi chứng từ kế toán.
Sau khi xây dựng danh mục chứng từ, cần lưu ý đối với các chứng từ không có
trong hệ thống chứng từ theo chế độ kế toán, cần thiết kế mẫu biểu và hướng dẫn
phương pháp lập chứng từ. Khi tổ chức lập và luân chuyển chứng từ cần đưa ra các
quy định về văn bản mô tả quy trình, sau đó trình bày dưới hình thức lưu đồ chứng từ
và đính kèm tất cả các mẫu biểu có liên quan. Nguyên tắc khi thiết kế quy trình lập va
luân chuyển chứng từ là đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả của quá trình xử lí, đáp
ứng các yêu cầu kiểm soát nhằm đảm bảo tất cả dữ liệu cần được ghi nhận đầy đủ,
chính xác, kịp thời tài sản được an toàn. Quy trình lập luân chuyển chứng từ cần được
Phùng Thị Mùi – K45D3
10
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
xây dựng dựa trên các chức năng của quá trình xử lí, không nên gắn chặt lấy một bộ
phận hay một con người cụ thể nhằm đảm bảo tính linh hoạt cho hệ thống kế toán.
Tổ chức hạch toán ban đầu: thiết lập các quy định về lập chứng từ, xử lý, kiểm
tra chứng từ, phân loại và tổng hợp chứng từ sao cho phải đảm bảo được các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh đều được phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời vào các chứng từ kế
toán. Bao gồm các công việc:
+ Lập chứng từ : Chứng từ kế toán hiện hành được yêu cầu lập đầy đủ số liên
theo qui định, ghi chép phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ. Không tẩy xoá, sửa chữa
trên chứng từ, nếu viết sai không xé rời khỏi cuốn chứng từ. Các chứng từ kế toán
được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung qui định cho chứng từ kế toán.
+ Ký chứng từ: Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh qui

định trên chứng từ mới có giá trị hiện thực. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký
điện tử theo qui định của pháp luật. Phải ký bằng bút bi hoặc bút mực không ký bằng
bút đỏ, bút chì và phải đăng ký chữ ký mẫu theo qui định. Thủ trưởng và kế toán
trưởng không ký trên chứng từ trắng, mẫu in sẵn, séc trắng.
+ Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong các chứng từ kế toán: Xác
định rõ các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh.Xác định rõ người chịu trách nhiệm trực tiếp ghi nhận hoặc trực tiếp
liên quan đến việc ghi nhận
+ Kiểm tra chứng từ kế toán: trước khi được sử dụng để ghi sổ, chứng từ kế
toán cần được kiểm tra nhằm đảm bảo tính hợp lệ, hợp lệ hợp pháp, tính trung thực,
chính xác, khách quan về nội dung nghiệp vụ kinh tế cũng như kiểm tra các mẫu
chứng từ đã đúng với quy định. Sau đó xử lý chứng từ kế toán : chỉnh lý những thiếu
sót nếu có, chuẩn bị cho việc ghi sổ kế toán như lập bảng tổng hợp chứng từ gốc ,
bảng phân bổ, định khoản, …; nếu phát hiện có hành vi vi phạm phải từ chối thực
hiện việc xuất quỹ, thanh toán, xuất kho, … đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh
nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
• Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
• Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình
Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;
Phùng Thị Mùi – K45D3
11
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
• Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
Khi xây dựng quy trình lập và luân chuyển chứng từ cần lưu ý đến các ảnh
hưởng của việc sử dụng phần mền kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán, có nhiều
chứng từ do phần mềm thiết kế in ra, do đó không thể la cơ sở nhập liệu. Đồng thời có
nhiều công việc được thực hiện riêng lẽ khi làm kế toán thủ công có thể gộp chung khi
làm kế toán máy. Điều này sẽ dẫn đến việc điều chỉnh quy trình cho phù hợp.
Khi tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa, thay cho việc ghi sổ

thủ công là việc nhập liệu vào phần mềm kế toán. Do đó khi xây dựng quy trình luân
chuyển chứng từ cần xác định các nội dung nhập liệu cần thiết vào phần mềm và các
thủ tục kiểm soát quy trình nhập liệu liên quan. Việc xác định các nội dung dữ liệu
nhập và các thủ tục kiểm soát quá trình nhập liệu cũng là một trong những cơ sở để lựa
chọn phần mềm kế toán.
2.2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Là việc thiết lập danh mục tài khoản kế toán ở DN đủ để phản ánh toàn bộ các
đối tượng kế toán và tổ chức việc ghi chép trên các tài khoản sử dụng nhằm phục vụ
công việc tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán nhằm đáp ứng những yêu
cầu của thông tin kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán phải đáp ứng yêu cầu phân loại
các nghiệp vụ kinh tế theo từng đối tượng kế toán giúp cho người quản lý nắm được
tình hình hiện có và sự biến động của mỗi đối tượng kế toán cụ thể. Nó bao gồm các
công việc:
- Xác định số lượng TK tổng hợp, TK chi tiết áp dụng ở đơn vị theo các nguyên
tắc sau:
+ Đảm bảo bao quát được đầy đủ tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của DN.
+ Không được tự ý thêm các TK tổng hợp ngoài các TK đã quy định trong hệ
thống TK kế toán
+ Các Tk chi tiết có thể được mở thêm để thuận tiện cho việc yêu cầu quản lý
của DN
+ Hệ thống TK kế toán cần được xây dựng đơn giản, dễ làm, hợp lý.
+ Hệ thống TK có thể đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng phần mềm và máy
tính thỏa mãn thông tin cho các nhà quản lý và quản trị
Phùng Thị Mùi – K45D3
12
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
-Xác định nội dung, kết cấu, phạm vi ghi chép trên các TK kế toán tổng hợp và
chi tiết: xây dưng phù hợp với từng DN cụ thể , đảm bảo tính thống nhất của chế độ kế
toán Nhà nước quy định
Khi xây dựng hệ thống TK kế toán, ta xây dựng từ TK tổng hợp đến TK chi

tiết. Dựa vào đặc điểm, tính chất của các hoạt động sản xuất kinh doanh để xác định hệ
thống TK tổng hợp cần sử dụng để phản ánh các đối tượng kế toán của DN trên cơ sở
hệ thống TK kế toán thống nhất thuộc chế độ kế toán. Sau đó DN xây dựng TK chi tiết
trên cơ sở các TK kế toán chi tiết quy định trong hệ thống TK kế toán thống nhất. DN
có thể mở các TK chi tiết khác ngoài các TK trong hệ thống TK kế toán sao cho phù
hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm từng đối tượng kế toán mà không cần phải xin
phép Bộ tài chính
Hệ thống TK kế toán thống nhất bao gồm có 9 loại trong bảng danh mục các hệ
thống TK theo phương pháp ghi kép và 1 loại ngoài bảng theo phương pháp ghi đơn
bao gồm:
Loại 1, 2 : Nhóm tài khoản Tài sản
Loại 3, 4 : Nhóm Tài khoản Nguồn vốn
Loại 5, 6, 7, 8, 9: Nhóm Tài khoản trung gian
Loại 0 : Có số dư cuối kỳ ghi ngoài bảng Cân đối kế toán
-Xác định các nguyên tắc và phương pháp hạch toán chủ yếu áp dụng ở DN: khi
thực hiện hạch toán, ghi chép trên TK kế toán đòi hỏi đơn vị phải xác định được các
nguyên tắc phương pháp hạch toán chủ yếu. Các nguyên tắc và phương pháp hạch toán
cần được xác định trong quy định chung trong luật kế toán , các chuẩn mực kế toán và
chế độ kế toán đồng thời phải căn cứ vào đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh và
yêu cầu quản lý của đơn vị
Cách thức xây dựng hệ thống tài khoản sẽ được thực hiện thông qua các nội
dung sau:
- Phân loại các nghiệp vụ kế toán ghi nhận theo từng chu trình kinh doanh
- Đối với mỗi nghiệp vụ, xác định các đối tượng kế toán liên quan
- Đối với mỗi đối tượng kế toán trog từng nghiệp vụ, xác định các yêu cầu
thông tin, yêu cầu quản lí liên quan đối tượng( tài khoản) đó
Phùng Thị Mùi – K45D3
13
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
- Tổng hợp các đối tượng kế toán và yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lí liên

quan theo cho từng chu trình
- Thiết lập danh mục các tài khoản sử dụng cho hệ thống kế toán theo bảng sau
`
Tên tài khoản Các nghiệp vụ liên quan Các yêu cầu thông tin, yêu
cầu quản lí
- Mã hóa các tài khoản kế toán
Trong hệ thống kế toán của Việt Nam các đối tượn kế toán sẽ được theo dõi
qua hệ thống tài khoản kế toán bao gồm cấp 1 va cấp 2. Các tại khoản cấp 1 va 2 được
thiết lập chỉ để phản ánh nội dung chủ yếu của từng đối tượng kế toán. Tuy nhiên để
theo dõi, phân tích sự biến động của các đối tượng kế toán theo các đối tượng quản lí
thì phải mở các tài khoản chi tiết cho các tài khoản có liên quan, Do đó mã tài
khoản( hay số hiệu) sẽ thể hiện nội dung của đối tượng kế toán( ở cấp 1, cấp 2 ) và thể
hiện các đối tượng quản lí chi tiết( ở cấp 2 ,cấp 3, cấp 4 ….)
Việc tiến hành thiết lập mã hóa các tài khoản sẽ dựa trên các cơ sở sau:
- Hệ thống tài khoản cấp 1, cấp 2 của chế độ kế toán ban hành
- Các đối tượng quản lí chi tiết cần theo dõi liên quan đến các đối tượng kế toán
- Khả năng mở các tài khoản cấp con trong hệ thống tài khoản của phần mềm
kế toán sử dụng.
- Khả năng theo dõi chi tiết của hệ thống tài khoản đối với các đối tượng quản
lí của phần mềm kế toán sử dụng.
Cách thức mã hóa các tài khoản có theo dõi chi tiết
- Xác định các đối tượng kế toán và các yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lí cần
theo dõi cho từng đối tượng( bảng trên)
- Đối với các yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lí có quan hệ phân cấp với nhau,
phân loại các yêu cầu cừ cấp cao( cấp tổng hợp) đến cấp thấp ( cấp chi tiết )
- Xác định các đối tượng quản lí có thể được theo dõi chi tiết cho 1 tài khoản
trong phần mềm kế toán sử dụng:
Việc chọn các đối tượng quản lí để theo dõi chi tiết cho tài khoản phụ thuộc vào
đặc tính của từng phần mềm kế toán. Có những phần mềm 1 tài khoản theo nhiều đối
Phùng Thị Mùi – K45D3

14
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
tượng chi tiết, có những tài khoản chỉ cho phép 1 tài khoản theo dõi 1 đối tượng chi
tiết hoặc không theo dõi đối tượng chi tiết nào cả.
Trong trường hợp có giới hạn về số đối tượng chi tiết theo dõi 1 tài khoản thì
cần phải cân nhắc xem là trong số những yêu cầu quản lí cần theo dõi liên quan đến 1
tài khoản, thì yêu cầu nào được theo dõi trên các đối tượng quản lí chi tiết, yêu cầu
quản lí nào sẽ thể hiên thông qua mã hóa tài khoản.
Trong số những yêu cầu theo dõi chi tiết cho 1 tài khoản, những yêu cầu quản lí
nào có nhiều thành phần( ví dụ yêu cầu quản lí theo khách hàng sẽ phải có nhiều thành
phần là các khách hàng) thì nên ưu tiên theo dõi chi tiết thông qua các đối tượng quản
lí. Điều này sẽ hạn chế số lượng tài khoản phải mở ở cấp chi tiết trong danh mục tài
khoản. Số yêu cầu quản lí còn lại nếu không theo dõi riêng các đối tượng quản lí sẽ
theo dõi thông qua việc xây dựng bộ mã cho tài khoản liên quan
- Xác định các yêu cầu quản lí cần thể hiên trên bộ mã tài khoản: Sau khi xác
định các yêu cầu quản lí được theo dõi trên các đối tượng quản lý, các yêu cầu quản lí
còn lại sẽ thể hiện trên mã tài khoản. Các yêu cầu này nên được phân loại theo các cấp
độ phân cấp từ cao đến thấp để tiến hành phân cấp tài khoản sau này
- Mã hóa các yêu cầu quản lí được theo dõi trên tài khoản, mỗi yêu cầu là 1
nhóm mã có quy định độ dài thống nhất với các phương pháp mã hóa phù hợp ( mã
gợi nhớ, mã số liên tiếp)
- Thiết lập bộ mã cho các tài khoản có theo dõi theo nhiều yêu cầu quản lí: mã
số cho một tài khoản theo dõi cho một yêu cầu quản lí :
Số hiệu TK cấp 1( hoặc cấp 2 nếu có) – Các nhóm mã của các yêu cầu quản lí
cấp trên ( nếu có)
-Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Là lựa chọn và thiết lập hệ thống sổ kế toán cần sử dụng ở DN. Với mỗi hệ
thống sổ kế toán sẽ tạo nên một hình thức kế toán. Tổ chức hệ thống sổ kế toán đồng
nghĩa với việc lựa chọn hình thức kế toán và phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Phải lựa chọn và sử dụng một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho

một kỳ kế toán năm.
Phùng Thị Mùi – K45D3
15
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
- Phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ tài chính quy định để lựa chọn hệ
thống sổ kế toán của đơn vị, đồng thời phải tùy thuộc vào yêu cầu của công tác kế toán
tại đơn vị cụ thể hóa các sổ kế toán đã lựa chọn một cách phù hợp.
- Phải đảm bảo kết hợp việc ghi chép, phản ánh theo thời gian với việc ghi
chép, phản ánh theo hệ thống.
- Phải đảm bảo thỏa mãn yêu cầu kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng như
mối quan hệ đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa hai loại kế toán này. Đơn vị phải căn cứ
vào hệ thống TK kế toán sử dụng và yêu cầu quản lý của DN để mở đủ các sổ kế toán
tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết.
Việc vận dụng các hình thức kế toán cần tuân thủ kế toán và phải phù hợp với
đặc điểm quản lí của doanh nghiệp. Khi tiến hành tổ chức kế toán gtrong điều kiện tin
học hóa, sổ kê toán là các kết quả cuối cùng do phần mềm kế toán in ra, đó cần đáp
ứng các yêu cầu về nội dung và hình thức của số kê toán theo quy định của chế độ kế
toán. Hình thức kế toán được áp dụng trong trường hợp tin học hóa công tác kế toán là
hình thức kế toán trên máy tính, được quy định trong quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật
ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế
toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng
nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
 Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
 Sổ Cái;
 Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung(biểu số 01)
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân

đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật
ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số
trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Phùng Thị Mùi – K45D3
16
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung
kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là
sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán
hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
 Nhật ký - Sổ Cái;
 Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ theo nhật ký - sổ cái( biểu số 02)
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi
sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
 Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng
Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo
số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải
được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
 Chứng từ ghi sổ;
 Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
 Sổ Cái;

 Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (Biểu số 03)
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký-Chứng từ (NKCT)
- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các
tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối
ứng Nợ.

Phùng Thị Mùi – K45D3
17
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự
thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản).
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một
sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý
kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:
 Nhật ký chứng từ;
 Bảng kê;
 Sổ Cái;
 Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ (Biểu số 04)
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán
được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm
kế toán được thiết kế theo nguyên tắccủa một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết
hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ
quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính
theo quy định.
Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được

thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng
không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản
ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được
thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế
toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các
thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng
Phùng Thị Mùi – K45D3
18
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đào Ngọc Hà
hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực
theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số
liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy,
đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi
bằng tay.
3.
Như vậy khi vận dụng hình thức trên máy tính, điều cần quan tâm là bên cạnh
những số kế toán sẵn có, doanh nghiệp cần thiết kế thêm các sổ kế toán phù hợp với
yêu cầu quản lí của mình và lực chọn phần mềm kế toán có thể in được những sổ kế
toán đó. Ngoài ra phần mềm kế toán cần đáp ứng các yêu cầu của Luật kế toán, của
nghị định 129/2004/NĐ-CP và của thông tư 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 về
việc ghi nhận, chỉnh sửa, lưu trữ dữ liệu trong điều kiện kế toán máy.
II.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp tổng hợp cân đối kế

toán, cung cấp số liệu kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế - tài chính, tình hình và kết quả
hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Phân loại hệ thống báo cáo tài chính căn cứ:
Căn cứ vào tính chất pháp lý của báo cáo kế toán gồm: báo cáo kế toán bắt buộc
( báo cáo tài chính) và kế toán kế toán không bắt buộc (báo cáo quản trị)
Phùng Thị Mùi – K45D3
19