Những biện pháp hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý giáo dục của Trường Cao đẳng Nghề Nam Định

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
KHOA SƯ PHẠM





NGUYỄN NGỌC HIỆU





NHỮNG BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ GIÁO DỤC CỦA TRƯỜNG
CAO ĐẲNG NGHỀ NAM ĐỊNH




LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÍ GIÁO DỤC
CHUYÊN NGÀNH: QUẢN LÍ GIÁO DỤC
MÃ SỐ: 60 14 05




CÁN BỘ HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS PHẠM VIẾT NHỤ

HÀ NỘI - 2007




MỤC LỤC

Trang
MỞ ĐẦU
1
1. Lý do chọn đề tài
1
2. Mục đích nghiên cứu
3
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
4
4. Khách thể, đối tượng nghiên cứu
4
5. Phạm vị nghiên cứu
4
6. Phương pháp nghiên cứu
4
7. Cấu trúc luận văn
5
Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN

LÝ GIÁO DỤC

6
1.1. Một số khái niệm liên quan đến đề tài
6
1.1.1. Khái niệm về quản lý và quản lý giáo dục.
6
1.1.2. Khái niệm về thông tin và hệ thống thông tin.
8
1.1.3. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý giáo dục.
13
1.2. Vị trí, vai trò của hệ thống thông tin quản lý giáo dục.
17
1.2.1. Vị trí của hệ thống thông tin trong quản lý giáo dục.
17
1.2.2 Vai trò của hệ thống thông tin trong quản lý giáo dục.
18
1.2.3. Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý giáo dục
20
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
LÝ GIÁO DỤC TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ NAM
22
ĐỊNH
2.1. Khái quát địa bàn nghiên cứu
22
2.1.1. Điều kiện kinh tế xã hội của tỉnh Nam Định
22
2.1.2. Đặc điểm tình hình của trường Cao đẳng Nghề.
24
2.2. Tình hình các thành tố của hệ thống thông tin quản lý giáo dục

của trường Cao đẳng Nghề Nam Định.
25
2.3. Thực trạng đội ngũ cán bộ (chuyên gia) quản lý, sử dụng và khai
thác hệ thống thông tin quản lý giáo dục.
28
2.3.1. Tổng quan về tình hình đội ngũ cán bộ giáo viên Trường Cao
đẳng nghề Nam Định
28
2.3.2. Về công tác bồi dưỡng, đào tạo đội ngũ giáo viên
29
2.3.3. Thực trạng khai thác, sử dụng và quản lý hệ thống thông tin quản lý
giáo dục của cán bộ giáo viên
33
2.4. Thực trạng cơ sở vật chất phục vụ hệ thống thông tin quản lý
giáo dục của trường Cao đẳng Nghề Nam Định.
35
2.5. Thực trạng khai thác hệ thống thông tin trường Cao Đẳng Nghề
Nam Định.
37
2.6. Nguyên nhân của những thực trạng
39
2.6.1. Nguyên nhân thực trạng nguồn nhân lực
39
2.6.2. Nguyên nhân thực trạng về cơ sở hạ tầng thông tin
40
2.6.3. Nguyên nhân thực trạng quản lý, khai thác vận hành
42
2.6.4. Nguyên nhân trong mô hình ứng dụng
47
2.7. Nhu cầu bức thiết của việc đưa ra các biện pháp hoàn thiện hệ

thống thông tin quản lý giáo dục của Cao đẳng nghề Nam Định.
47
Chƣơng 3: NHỮNG BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ GIÁO DỤC TẠI TRƢỜNG CAO
ĐẲNG NGHỀ NAM ĐỊNH
49
3.1. Cơ sở đề xuất biện pháp hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý
giáo dục.
49
3.1.1. Xu thế phát triển hệ thông tin quản lý giáo dục.
49
3.1.2. Những yêu cầu của việc xây dựng và phát triển hệ thống thông
tin quản lý giáo dục.

52
3.2. Những biện pháp hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý giáo dục
tại trường Cao Đẳng nghề Nam Định.

54
3.2.1. Hoàn thiện cấu trúc và nội dung hệ thống thông tin quản lý
giáo dục của trường Cao đẳng Nghề Nam Định.

54
3.2.2. Xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý hệ thống thông tin quản lý
giáo dục của trường Cao đẳng Nghề Nam Định.

60
3.2.3. Hoàn thiện cơ sở vật chất - trang thiết bị đáp ứng yêu cầu quản
lý hệ thống thông tin quản lý giáo dục của nhà trường.

63
3.2.4. Áp dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hệ thống
thông tin quản lý giáo dục tại trường Cao đẳng Nghề Nam Định

65
3.2.5. Mối quan hệ giữa các biện pháp
66
3.3. Mức độ ưu tiên và tính khả thi của các biện pháp
67
3.3.1. Mức độ cần thiết của các biện pháp
67
3.3.2. Mức độ ưu tiên và khả thi của các biện pháp
68
KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ
70
TÀI LIỆU THAM KHẢO
72
PHỤ LỤC










KÝ HIỆU VIẾT TẮT

CNTT : Công nghệ thông tin
CNTT-TT : Công nghệ thông tin và truyền thông
CNH, HĐH : Công nghiệp hoá, hiện đại hoá
CBQL : Cán bộ quản lý
CT : Chương trình
CSVC : Cơ sở vật chất
CĐ : Cao đẳng
ĐH : Đại học
DH : Dạy học
GD : Giáo dục
GV : Giáo viên
GD-ĐT : Giáo dục đào tạo
HS : Học sinh
HTTT-QLGD : Hệ thống thông tin quản lý giáo dục
KT-XH : Kinh tế xã hội
NXB : Nhà xuất bản
SGK : Sách giáo khoa
TBDH : Thiết bị dạy học
TW : Trung ương
UBND : UBND





DANH MỤC HỒ SƠ BẢNG BIỂU

Sơ đồ 1.1: Các thành phần của một hệ thống
Sơ đồ 1.2: Các hệ thống thông tin
Sơ đồ 1.3: Các thành phần của mô hình hệ thống thông tin

Sơ đồ 1.4: Các cấp quản lý và mối liên hệ thông tin
Sơ đồ 1.5: Vị trí của thông tin trong chức năng quản lý giáo dục
Sơ đồ 1.6: Vai trò của thông tin trong quản lý.
Sơ đồ 1.7: Các cách tổ chức hệ thống thông tin trong quản lý

Bảng 2.1 Mức độ tham gia các lớp bồi dưỡng về CNTT-TT
Bảng 2.2 Chiến lược phát triển hệ thống thông tin QLDG
Bảng 2.3 Đánh giá kế hoạch đào tạo phát triển nhân lực
Bảng 2.4 Chính sách khuyến khích ứng dụng CNTT-TT
Bảng 2.5 Mức độ quan tâm tới ứng dụng CNTT-TT
Bảng 2.6 Cán bộ chuyên trách quản lý HTTT-QLGD
Bảng 2.7 Bộ phận chịu trách nhiệm quản lý hệ thống thông tin
QLGD
Bảng 2.8 Thực trang trang thiết bị phục vụ HTTT-QLGD
Bảng 2.9 Mức độ đáp ứng nhu cầu về trang thiết bị
Bảng 2.10 Mức độ thường xuyên kết nối mạng Internet
Bảng 2.11 Mức độ thường xuyên sử dụng trang thiết bị CNTT-TT
Bảng 2.12 Đánh giá ý nghĩa xây dựng HTTT-QLGD
Bảng 2.13 Thực trạng hiệu quả khai thác HTTT-QLGD
Bảng 2.14 Mức độ khó khăn HTTT-QLGD

Bảng 2.15 Nguyên nhân khó khăn nguồn nhân lực
Bảng 2.16 Nguyên nhân khó khăn cơ sở vật chất
Bảng 2.17 Nguyên nhân khó khăn thu nhận thông tin
Bảng 2.18 Nguyên nhân khó khăn sử lý thông tin
Bảng 2.19 Nguyên nhân khó khăn truy suất thông tin
Bảng 2.20 Nguyên nhân khó khăn ra quyết định quản lý
Bảng 2.21 Nguyên nhân khó khăn trong phối hợp các thành tố

Bảng 3.1 Tính cần thiết của các biện pháp.

Bảng 3.2 Mức độ ưu tiên và mức độ khả thi của các biện pháp



1
MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài:
Thế kỷ XXI là thế kỷ phát triển của nền kinh tế tri thức trên phạm vi
toàn cầu. Sự phát triển của nền kinh tế tri thức đi liền với sự phát triển cao độ
của công nghệ thông tin và truyền thông (CNTT-TT) với những thành tựu rực
rỡ. Những sản phẩm vật chất và sản phẩm tinh thần của nền công nghệ ấy đã đi
vào cuộc sống hàng ngày. Các hình thức tổ chức dạy học và quản lý sẽ dần
biến đổi phù hợp với sự phát triển ấy, những thành tựu của CNTT-TT sẽ làm
cho quá trình quản lý, quá trình sư phạm trở nên đa dạng, phong phú hơn
nhiều.
Trong thời đại của sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ, của
nền kinh tế tri thức, thông tin đang trở thành một nguồn lực quan trọng để mỗi
con người, mỗi cộng đồng, mỗi tổ chức, mỗi đất nước tồn tại và phát triển.
Thông tin có vai trò hết sức quan trọng trong quản lý. Mỗi cán bộ
quản lý đều cần có thông tin để thực hiện các chức năng quản lý như: Lập kế
hoạch, xây dựng đội ngũ, tổ chức thực hiện, chỉ huy, kiểm tra, v.v
Để bắt kịp với sự phát triển của các quốc gia trên toàn thế giới, Đảng,
Nhà nước đặc biệt quan tâm tới việc ứng dụng CNTT-TT, xây dựng hệ
thống thông tin trong quản lý…
Ban chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam đã ban hành chỉ
thị Số 58-CT/TW ngày 17 tháng 10 năm 2000 về đẩy mạnh ứng dụng và
phát triển CNTT-TT phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Chỉ
thị đã nêu rõ: “Tập trung phát triển các dịch vụ điện tử trong các lĩnh vực
tài chính (thuế, kho bạc, kiểm toán ), ngân hàng, hải quan, hàng không,

thương mại, thương mại điện tử và các dịch vụ công cộng (giáo dục, đào tạo
từ xa, chữa bệnh từ xa, thư viện điện tử, ); đảm bảo các điều kiện cần thiết
phù hợp với tiến độ hội nhập kinh tế khu vực và quốc tế”.

2
Nghị quyết số 49/CP ngày 4 tháng 8 năm 1993 của Chính phủ về phát
triển CNTT-TT ở nước ta trong những năm 90, đã khẳng định:
“Trong việc thực hiện các dự án ứng dụng CNTT, nội dung quan trọng
nhất là xây dựng các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu Các loại mẫu
biểu và chế độ báo cáo, truyền đưa thông tin phải được cải tiến, bổ sung
theo yêu cầu của ứng dụng CNTT.”
Quyết định số 331/QĐ-TTg ngày 6/4/2004 của Thủ tướng Chính phủ
về định hướng phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin đến năm 2010
là : “Phổ cập kiến thức và các kỹ năng sử dụng các ứng dụng và dịch vụ
CNTT đến 100 % cán bộ, công nhân viên chức, 100% sinh viên Đại học,
Cao đẳng; 100 % học sinh học nghề, trung học phổ thông và cơ sở”.
Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ X đã khẳng định: “Phát
triển mạnh, kết hợp chặt chẽ giữa hoạt động khoa học và công nghệ với giáo
dục và đào tạo để thực sự phát huy vai trò quốc sách hàng đầu, tạo động lực
đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá và phát triển kinh tế tri thức”.
Tại Điều ước quốc tế ký giữa Việt Nam và tổ chức UNESCO giai đoạn
2005-2010 về giáo dục đã ghi rõ: “Tăng cường việc ra quyết định dựa trên
thông tin trong giáo dục ở mọi cấp bằng việc nâng cấp hệ thống thông tin
quản lý giáo dục (EMIS); giới thiệu và ứng dụng công nghệ thông tin mới vào
quá trình giảng dạy, quản lý, lên kế hoạch giáo dục và đào tạo giáo viên.”
Trong điều kiện của Việt Nam hiện nay, để có thể vừa hội tụ nhanh,
đuổi kịp sự phát triển của các nước phát triển trong khu vực và trên thế giới,
lại vừa đảm bảo phát triển vững chắc của nước nhà như trong văn kiện Đại
hội Đảng IX đã chỉ rõ thì việc quản lý hệ thống thông tin trong việc định
hướng và điều hành, ra quyết định quản lý trong giáo dục nhà trường có vai

trò vô cùng quan trọng. Trên cơ sở thông tin chuẩn xác, kịp thời, khách quan
để đưa ra các quyết định chính xác cho tổ chức có ý nghĩa sống còn.

3
Hiện nay, việc quản lý hệ thống thông tin quản lý giáo dục trên thế
giới đã có những bước phát triển vượt bậc với sự áp dụng đa dạng công nghệ
thông tin vào trong nhà trường và áp dụng các lý thuyết quản lý hệ thống
thông tin mới vào trong công tác. Tuy nhiên, ở Việt Nam, việc áp dụng các
biện pháp xây dựng và quản lý hệ thống thông tin vào trong quản lý để nâng
cao hiệu quả quản lý được đánh giá là còn rất nhiều hạn chế. Vì vậy, việc
nghiên cứu đưa ra biện pháp hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý giáo dục
trong nhà trường ở giai đoạn hiện nay là việc làm quan trọng và cần thiết.
Trường Cao đẳng Nghề Nam Định tiền thân là trường Trung học
Thuỷ lợi và phát triển Nông thôn tỉnh Nam Định vừa được nâng cấp thành
Trường Cao đẳng Nghề Nam Định. Ở giai đoạn đầu của quá trình xây dựng
và phát triển trường từ một trường Trung cấp trở thành một trường Cao
đẳng, trường hiện vẫn chưa xây dựng được một hệ thống thông tin quản lý
giáo dục đáp ứng được yêu cầu của nhà trường trong giai đoạn mới. Đồng
thời, đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý hệ thống thông tin trong nhà
trường vẫn còn yếu và thiếu về cả số lượng và chất lượng, chưa đảm bảo
được yêu cầu của nhà trường. Hệ thống cơ sở vật chất đáp ứng cho các hoạt
động quản lý hệ thống thông tin còn nhiều hạn chế. Việc thu thập, xử lý và
khai thác thông tin quản lý trong nhà trường chưa phát huy được hết vai trò
của hệ thống thông tin quản lý trong nhà trường
Tới thời điểm hiện tại, chưa có đề tài, công trình nào nghiên cứu về
hệ thống thông tin quản lý giáo dục của trường Cao đẳng Nghề Nam Định.
Trên cơ sở được phân tích ở trên, chúng tôi chọn đề tài : “Những biện
pháp hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý giáo dục tại Trường Cao đẳng
nghề Nam Định” làm đề tài Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ chuyên ngành Quản
lý giáo dục.

2. Mục đích nghiên cứu:

4
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn hệ thống thông tin quản lý
giáo dục để tìm ra những biện pháp hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý
giáo dục tại Trường Cao đẳng Nghề Nam Định.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý giáo dục.
- Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý giáo dục tại Trường
Cao đẳng nghề Nam Định thông qua việc điều tra, khảo sát.
- Nghiên cứu đưa ra một số biện pháp hoàn thiện hệ thống thông tin
quản lý giáo dục tại Trường Cao đẳng nghề Nam Định.
4. Khách thể, đối tƣợng nghiên cứu:
4.1. Khách thể nghiên cứu:
Hệ thống thông tin quản lý giáo dục của Trường Cao đẳng nghề Nam
Định.
4.2. Đối tượng nghiên cứu:
Các biện pháp hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý giáo dục tại
Trường Cao đẳng nghề Nam Định.
5. Phạm vi nghiên cứu:
Nội dung nghiên cứu, các biện pháp đề ra trong đề tài được áp dụng
trong phạm vi Trường Cao đẳng nghề Nam Định.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu:
6.1. Phương pháp nghiên cứu lý thuyết:
Nghiên cứu tài liệu: Phân tích, tổng hợp, hệ thống, khái quát các tư
liệu để xây dựng các khái niệm và khung lý thuyết các vấn đề nghiên cứu.
6.2. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn:
- Quan sát.
- Điều tra.
- Phỏng vấn.

- Tổng kết kinh nghiệm.

5
- Phương pháp chuyên gia.
- Thống kê toán học….
7. Cấu trúc luận văn:
Ngoài phần mở đầu, kết luận và kiến nghị, tài liệu tham khảo và phụ
lục, luận văn gồm 3 chương:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý giáo dục.
- Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin quản lý giáo dục của
Trường Cao đẳng nghề Nam Định.
- Chương 3: Những biện pháp hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý
giáo dục tại Trường Cao đẳng nghề Nam Định.

6
Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
GIÁO DỤC

1.1. Một số khái niệm liên quan đến đề tài
1.1.1. Khái niệm về quản lý và quản lý giáo dục
1.1.1.1. Quản lý:
Hiện nay, khái niệm quản lý được rất nhiều tác giả định nghĩa theo
nhiều góc độ khác nhau:
Theo từ điển tiếng Việt thông dụng (Nhà xuất bản Giáo dục, 1998) là:
Quản lý là tổ chức điều khiển hoạt động của một cơ quan đơn vị.
Còn F.W. Taylor cho rằng: Quản lý là biết chính xác điều muốn người
khác làm và sau đó thấy rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất
và rẻ nhất. [20]
H.Koontz thì khẳng định: Quản lý là một hoạt động thiết yếu, nó đảm
bảo phối hợp những nỗ lực hoạt động của cá nhân nhằm đạt được các mục
đích của nhóm (tổ chức). [20]
Ngày nay, thuật ngữ quản lý đã trở nên phổ biến, tuy nhiên chưa có
một định nghĩa thống nhất. Tuy nhiên từ những ý nghĩa chung của các định
nghĩa và xét quản lý với tư cách là một hành động, có thể định nghĩa: Quản
lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý tới đối
tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu đề ra.
1.1.1.2. Quản lý giáo dục
Về quản lý giáo dục có nhiều cách định nghĩa:
- M.I.Kôndacôp “Quản lý giáo dục là tập hợp những biện pháp tổ
chức, cán bộ, kế hoạch hoá nhằm đảm bảo vận hành bình thường của cơ
quan trong hệ thống giáo dục để tiếp tục phát triển và mở rộng hệ thống cả
về số lượng và chất lượng.” [16]

7

- P.V.Khuđôminxky cho rằng: "Quản lý giáo dục là tác động có hệ
thống, có kế hoạch, có ý thức, có mục đích của các chủ thể quản lý ở các
cấp khác nhau đến tất cả các khâu của hệ thống nhằm đảm bảo việc giáo
dục cộng sản chủ nghĩa cho thế hệ trẻ, đảm bảo sự phát triển toàn diện và
hài hoà của họ trên cơ sở nhận thức và sử dụng các quy luật chung của xã
hội cũng như quy luật khách quan của quá trình dạy học và giáo dục, của sự
phát triển thể chất và tâm trí của trẻ em".[16]
Một số tác giả Việt Nam đã định nghĩa quản lý giáo dục như sau:
- "Quản lý giáo dục theo định nghĩa tổng quát là hoạt động điều hành
phối hợp các lực lượng xã hội nhằm thúc đẩy mạnh công tác đào tạo thế hệ
trẻ theo yêu cầu xã hội". [20]
- "Quản lý nhà trường, QLGD nói chung là thực hiện đường lối giáo
dục của Đảng trong phạm vi trách nhiệm của mình, tức là đưa nhà trường
vận hành tiến tới mục tiêu đào tạo theo nguyên lý giáo dục".[30]
- "Quản lý giáo dục là hệ thống những tác động có mục đích, có kế
hoạch, hợp quy luật của chủ thể quản lý, nhằm làm cho hệ vận hành theo
đường lối và nguyên lý giáo dục của Đảng, thực hiện được các tính chất của
nhà trường xã hội chủ nghĩa (XHCN) Việt Nam, mà tiêu điểm hội tụ là quá
trình dạy học, giáo dục thế hệ trẻ, đưa hệ giáo dục tới mục tiêu dự kiến, tiến
lên trạng thái mới về chất". [36]
Từ những khái niệm về quản lý giáo dục, ta có thể hiểu là: Quản lý
giáo dục là những tác động có hệ thống, có kế hoạch, có ý thức và hướng tới
đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý mà chủ yếu nhất là quá trình
dạy học và giáo dục ở các trường học.
- “Quản lý giáo dục thực chất là những tác động của chủ thể quản lý
vào quá trình giáo dục (được tiến hành bởi giáo viên và học sinh, với sự hỗ
trợ đắc lực của các lực lượng xã hội) nhằm hình thành và phát triển toàn
diện nhân cách học sinh theo mục tiêu đào tạo của nhà trường".[34]

8

1.1.1.3. Biện pháp và biện pháp quản lý
Biện pháp là "Cách làm, cách thức tiến hành một vấn đề cụ thể nào đó"
(Từ điển Tiếng Việt. NXB Đà Nẵng, 1997).
Biện pháp quản lý : "Là cách thức tác động của chủ thể quản lý lên khách
thể quản lý để đạt được mục tiêu quản lý".
1.1.2. Khái niệm về thông tin và hệ thống thông tin
1.1.2.1. Khái n iệm về thông tin và công nghệ thông tin
a) Khái niệm về thông tin:
Trong lịch sử tồn tại và phát triển của mình, con người thường xuyên
cần đến thông tin. Ngày nay, với sự bùng nổ thông tin, thông tin ngày càng
trở thành một trong những nhu cầu sống còn của con người và khái niệm
"thông tin" đang trở thành khái niệm cơ bản, chung của nhiều khoa học.
Nhưng từ "lăng kính" của mỗi khoa học ấy chúng ta chỉ nắm bắt được khái
niệm thông tin ở từng phương diện.
Thông tin là một hiện tượng vốn có của vật chất, là thuộc tính khách
quan của thế giới vật chất. Nếu trong một sự vật đang diễn ra những biến đổi
phản ánh sự tác động của một sự vật khác, thì có thể nói rằng sự vật thứ nhất
đang trở thành vật thể mang thông tin về sự vật thứ hai. Nội dung của thông
tin chính là những thuộc tính, tính chất vốn có của sự vật với các sự vật hiện
tượng được bộc lộ ra, thể hiện thông qua tác động qua lại của sự vật ấy với
các sự vật khác. Thông tin, vì thế là sự phủ định, sự xoá bỏ tính không khác
nhau, nói cách khác, thông tin có thể giải thích như là tính không khác nhau
bị xoá bỏ, là tính đa dạng Thông tin có mặt ở nơi nào có tính đa dạng, tính
không đồng nhất.
Khái niệm thông tin đã được sử dụng từ lâu trong cuộc sống cũng như
trong khoa học, song việc định nghĩa nó một cách chính xác đầy đủ lại rất
khó khăn. Nói về bản chất của thông tin như tác giả Đặng Mộng Lân khẳng
định, vẫn là vấn đề chưa được giải quyết. Và, Norbert Winner - người sáng

9

lập điều khiển học, cũng tỏ ra bất lực khi đưa ra "định nghĩa": Thông tin là
thông tin, không phải năng lượng, không phải vật chất?.
Nhiều khái niệm về thông tin đã được đưa ra dưới nhiều góc độ nhìn
nhận khác nhau:
Dưới góc độ xã hội học: “Tất cả những gì có thể giúp con người hiểu
đúng về đối tượng mà họ quan tâm đến đều được gọi là thông tin”.
Với quan điểm tiếp cận hệ thống và điều khiển học: “Thông tin có thể
được hiểu là nội dung những trao đổi giữa hệ thống mà môi trường được sử
dụng nhằm mục đích điều khiển hoạt động của hệ thống đó”.
Với quan điểm của khoa học quản lý: “Thông tin được coi là những
tin tức mới được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích cho việc ra
các quyết định quản lý”.
Ngoài những cách tiếp cận theo từng góc độ trên, một số cách tiếp cận
đã có tầm khái quát hơn, chẳng hạn "thông tin là dữ liệu mà có thể nhận
thấy, hiểu được và sắp xếp lại với nhau hình thành kiến thức", hay "thông
tin là sự truyền đưa độ đa dạng" (R.Esbi) hoặc "Thông tin là nội dung thế
giới bên ngoài được thể hiện trong sự nhận thức của con người" (N.Viner),
V.G.Afanaxep viết: “Lượng thông tin được coi là mức giảm bớt tính bất
định nhờ việc truyền đạt thông tin”.
Cùng với sự phát triển của lý thuyết thông tin, điều khiển học, tin học
là những khoa học trực tiếp nghiên cứu thông tin, triết học đã không ngừng
cố gắng làm rõ bản chất chung nhất, khái quát nhất của thông tin. Cho đến
nay, tuy có những vấn đề còn phải tiếp tục nghiên cứu nhưng một định
nghĩa của triết học về thông tin đã được nêu ra khá xác đáng, đó là: "Thông
tin là cái đa dạng được phản ánh".
b) Một số thuật ngữ sử dụng trong công nghệ thông tin:
Các thuật ngữ dưới đây được trích dẫn từ Điều 4, Luật Công nghệ
thông tin ban hành theo Luật số 67/2006/QH11 ngày 12/07/2006:

10

- Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công
nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý,
lưu trữ và trao đổi thông tin số.
- Cơ sở hạ tầng thông tin là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc
sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao
gồm mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu.
- Ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ thông tin
vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an
ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả
của các hoạt động này.
- Phát triển công nghệ thông tin là hoạt động nghiên cứu - phát triển
liên quan đến quá trình sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao
đổi thông tin số; phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin; phát triển
công nghiệp công nghệ thông tin và phát triển dịch vụ công nghệ thông tin.
- Phần cứng là sản phẩm thiết bị số hoàn chỉnh; cụm linh kiện; linh
kiện; bộ phận của thiết bị số, cụm linh kiện, linh kiện.
- Phần mềm là chương trình máy tính được mô tả bằng hệ thống ký hiệu,
mã hoặc ngôn ngữ để điều khiển thiết bị số thực hiện chức năng nhất định.
- Trang thông tin điện tử (Website) là trang thông tin hoặc một tập
hợp trang thông tin trên môi trường mạng phục vụ cho việc cung cấp, trao
đổi thông tin.
- Số hóa là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số.
1.1.2.2. Hệ thống thông tin
a) Hệ thống:
- Phần tử (element): Là tế bào của hệ thống, nó có tính chất riêng và
có tính độc lập tương đối. Trong giáo dục, khái niệm “phần tử” được hiểu
một cách linh hoạt, nó có thể là một lớp trong một trường học, một cấp học
trong một ngành học trong hệ thống GDQD, một bộ phận trong cơ cấu của

11

một cơ quan quản lý giáo dục (ví dụ một Vụ chỉ đạo trong cơ quan Bộ
GD&ĐT), cũng có thể là một mặt hoạt động của quá trình giáo dục tổng thể
(ví dụ hoạt động dạy và học), v.v
- Hệ thống (System): Trong các hoạt động của con người, các thuật
ngữ như hệ thống triết học, hệ thống pháp luật, hệ thống kinh tế, hệ thống
thông tin đã trở nên quen thuộc. Một cách đơn giản và vắn tắt, ta có thể
hiểu: Hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật chất như người, máy móc,
thông tin, dữ liệu, các phương pháp xử lý, các qui tắc, quy trình xử lý, gọi là
các phần tử của hệ thống. Trong hệ thống, các phần tử tương tác với nhau và
cùng hoạt động để hướng tới mục đích chung.
Như vậy có thể nói: Hệ thống là tập hợp các phần tử (thành tố) có
quan hệ và liên hệ với nhau, có sự tác động chi phối lên nhau theo các định
luật nhất định để cho hệ thống trở thành một chỉnh thể thống nhất, thực hiện
những mục tiêu nhất định.
Chính vì vậy, mới có sự xuất hiện tính chất vượt trội của hệ thống,
hay “tính trồi” (emergence) của hệ thống mà khi các phần tử đứng riêng rẽ
không thể tạo ra được. Có thể nói, tính trồi của hệ thống chứa đựng bản chất
tổ chức, quản lý. Không có nhân tố này thì không có cái gọi là hệ thống, các
phần tử sẽ đứng riêng rẽ, rời rạc, ô hợp.
Trên quan điểm quản lý, người ta có thể định nghĩa hệ thống là tập
hợp các phần tử có liên quan đến nhau, hoạt động để hướng tới mục đích
chung theo cách tiếp nhận các yếu tố đầu vào, sinh ra các yếu tố ra trong
một quá trình xử lý có tổ chức.
Với quan niệm này, có thể khái quát hệ thống bao gồm 3 khối cơ bản:
- Khối các phần tử đầu vào.
- Khối các phần tử của quá trình xử lý.
- Khối các phần tử đầu ra.

ĐẦU VÀO
QUÁ TRÌNH

XỬ LÝ
ĐẦU RA

12

Sơ đồ 1.1: Các thành phần của một hệ thống
b) Hệ thống thông tin (information system):
Hệ thống thông tin: Là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là
cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức
nào đó. Ta có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa
các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác
là sự trao đổi thông tin.
Một số ví dụ về hệ thống thông tin:
- Máy tính là một hệ thống thông tin.
- Hệ thống thông tin quản lý có máy tính tham gia : Một máy tính là
công cụ để xử lý thông tin. Khi hoạt động, có thành phần của máy tính trao
đổi thông tin với nhau. Như vậy, máy tính cũng là một hệ thống thông tin.









Sơ đồ 1.2: Các hệ thống thông tin
- Các hệ thống thông tin quản lý trong các tổ chức kinh tế xã hội như
hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống kế toán, hệ thống quản lý lịch công tác là
các ví dụ điển hình về hệ thống thông tin.

Thiết bị đầu cuối
Kho dữ liệu
CPU
(CenterProcesing Unit)
Máy tính là một hệ thống thông tin
Input
Output
Computer System
Saves files

13
Có thể khái quát: Hệ thống thông tin là hệ thống tiếp nhận các nguồn
dữ liệu như các phần tử vào và chúng được xử lý thành các sản phẩm thông
tin là các phần tử ra.
Tương tự như hệ thống, hệ thống thông tin cũng gồm 3 khối cơ bản:
Nhập dữ liệu  Xử lý dữ liệu  Thông tin ra.
Trong một hệ thống thông tin, ngoài các thành phần cơ bản : nhập dữ
liệu, xử lý dữ liệu, thông tin ra; chúng ta cần có 4 hệ nguồn:
- Nguồn nhân lực.
- Nguồn dữ liệu (thông tin thu thập được).
- Nguồn thiết bị, vật liệu: Các phương tiện thiết bị nghe nhìn (máy ghi
âm, ghi hình…), phần cứng máy tính, thiết bị in ấn, v.v
- Các tri thức khoa học: Phần mềm tin học, kỹ thuật vẽ, chữ viết…
Ta có thể biểu diễn mô hình cơ bản của hệ thống thông tin như hình 1.3.

Sơ đồ 1.3: Các thành phần của mô hình hệ thống thông tin
1.1.3. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý giáo dục
1.1.3.1 Hệ thống thông tin quản lý
Phần lớn hệ thống xử lý giao dịch thường được xây dựng nhằm phục
vụ cho một hoặc vài chức năng nào đó, hoặc chỉ đơn giản là giúp con người
giải thoát khỏi một số công việc tính toán, thống kê nặng nhọc. Khi xuất
Lưu trữ dữ liệu
Nhập dữ liệu
Xử lý
dữ liệu
Thông tin ra
Nguồn
thiết bị
vật liệu:
Phần
cứng,
thiét bị
nghe
nhìn, in
ấn
Các tri
thức
khoa
học:
Phần
mềm tin
học, kỹ

thuật vẽ,
lập bảng
biểu…
Điều khiển thực hiện hệ thống
Nguồn dữ liệu: Các dữ liệu thu thập, các cơ sở dữ liệu
Nguồn nhân lực: Người dùng trực tiếp, các chuyên gia

14
hiện nhu cầu cung cấp các thông tin tốt hơn và đầy đủ hơn, cũng là lúc cần
đến những phương thức xử lý thông tin một cách tổng thể - hệ thống thông
tin quản lý.
Ví dụ về hệ thống thông tin quản lý như hệ thống quản lý nhân sự
trong một cơ quan, hệ thống quản lý sinh viên trong một trường đại học, hệ
thống kế toán trong một siêu thị. Hệ thống trợ giúp công tác điều hành bay
hoặc hệ thống quản lý bán hàng của một công ty.
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp các
thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức. Thành
phần chiếm vị trí quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở
dữ liệu hợp nhất chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống
và các thông tin về các hoạt động diễn ra trong hệ thống.
Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất, hệ thống thông tin quản lý có
thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho
các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, hệ thống
thông tin quản lý có các chức năng chính:
+ Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống.
Những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên
các phương tiện khác nhau.
+ Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo
ra các thông tin mới.
+ Phân phối và cung cấp thông tin.

Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua
tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ
thống và tính toàn về, đầy đủ của hệ thống.
Hệ thống thông tin quản lý là một cấu trúc tích hợp các cơ sở dữ liệu,
các dòng thông tin, các mối liên hệ qua lại giữa chúng làm tối ưu cho việc
thu thập, truyền và trình bày thông tin thông qua tổ chức nhiều cấp, thực

15
hiện nhiều nhiệm vụ để hoàn thành một mục tiêu thống nhất của công tác
quản lý.
Theo Mikitaku Aoki, bốn cấp chức năng hay gặp trong các tổ chức là:
Cấp chiến lược bao gồm những người lãnh đạo cao nhất, họ phải vạch
ra chương trình, mục tiêu, giám sát hoạt động của các bộ phận theo chức
năng được giao, phải quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định có tính
chiến lược.
Cấp sách lược thường bao gồm các trưởng phòng, trưởng ban, họ phải
quản lý các bộ phận, phân bổ các nguồn lực để giải quyết các vấn đề và
nâng cao hiệu quả công việc của bộ phận mình phụ trách, họ phải đưa ra các
quyết định có tính quản lý.
Cấp tác nghiệp gồm các tổ trưởng, chủ nhiệm… họ phải quản lý các
hoạt động có tính nghiệp vụ và ra các quyết định để làm cho công việc hàng
ngày có hiệu quả hơn.
Cấp nhân viên là những người thường xuyên phải trực tiếp giải quyết
các công việc cụ thể hàng ngày theo nhiệm vụ được phân công.
Hệ thống thông tin quản lý trong một tổ chức nhiều cấp luôn tồn tại
các dòng thông tin với các thành phần và cấp chức năng được minh hoạ cụ
thể trong sơ đồ hình 1.4.

Ghi chú:
Cấp chiến lược
Cấp sách lược
Cấp tác nghiệp
Cấp nhân viên
Ký hiệu dòng TT

16
Sơ đồ 1.4: Các cấp quản lý và mối liên hệ thông tin
Một hệ thống thông tin quản lý tốt cần đạt được các yêu cầu:
- Hỗ trợ chức năng xử lý dữ liệu trong quan hệ và lưu trữ.
- Dùng cơ sở dữ liệu hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng.
- Cung cấp cho người quản lý của các cấp chiến lược, sách lược, tác
nghiệp khả năng dễ dàng thâm nhập các thông tin theo thời gian, nhưng
phần lớn là thông tin có cấu trúc.
- Đủ mềm dẻo và có thể thích ứng được với những thay đổi về nhu cầu
thông tin của tổ chức.
- Giữ an toàn cho hệ thống để giới hạn việc thâm nhập của các nhân
viên không có quyền.
1.1.3.2. Quan niệm về hệ thống thông tin quản lý giáo dục:
Hệ thống thông tin quản lý giáo dục là tập hợp các phần tử:
- Các dữ liệu khoa học về giáo dục.
- Các cơ quan, tổ chức trong hệ thống giáo dục có chức năng thu thập,
xử lý, cung cấp và lưu giữ các dữ liệu giáo dục.
- Các yếu tố vật chất và kỹ thuật tham gia vào quá trình thu thập, xử

lý, truy xuất, khai thác thông tin quản lý giáo dục, v.v
Các phần tử của hệ thống thông tin QLGD có mối liên hệ và thống
nhất theo những chế định của nhà nước mà đại diện là Chính phủ, Bộ Giáo
và Đào tạo dục, các chủ thể quản lý (các cơ quan quản lý giáo dục, các cơ sở
GD-ĐT ) nhằm cung cấp thông tin có giá trị hỗ trợ nhà quản lý thực hiện
các chức năng quản lý của mình hướng tới việc nâng cao chất lượng quản lý
của nhà trường trên nhiều phương diện.
Ở đây, chúng ta cần lưu ý, hệ thống thông tin quản lý giáo dục có
nhiều điểm giống các hệ thống thông tin quản lý nói chung như: Mối liên hệ
chặt chẽ giữa các thành tố trong hệ thống, tính “trồi” của hệ thống, cũng như

17
giá trị của thông tin bổ trợ cho việc ra các quyết định quản lý, v.v… Tuy
nhiên, các hệ thống thông tin khác nhau có rất nhiều điểm khác biệt. Ví dụ
như: Hệ thống thông tin dự báo thời tiết, hệ thống thông tin giao thông, v.v
Mỗi hệ thống thông tin có sự khác nhau rất lớn về hệ thống các khái niệm,
các tri thức… (thông tin) được chuyển tải, xử lý trong hệ thống, quy trình
thu thập xử lý và ra quyết định quản lý của các hệ thống cũng có nhiều điểm
khác biệt, các công cụ, phương pháp hỗ trợ cho hệ thống thông tin khác
nhau cũng có nhiều điểm khác nhau khá lớn. Bởi vậy, những lý thuyết
chung về thông tin, về hệ thống và hệ thống thông tin quản lý ở đây chúng ta
tạm dừng lại dưới góc nhìn của hệ thống thông tin quản lý giáo dục để tiện
cho quá trình nghiên cứu, áp dụng.
1.2. Vị trí, vai trò, mục tiêu của hệ thống thống tin quản lý giáo dục
1.2.1. Vị trí của hệ thống thông tin trong quản lý giáo dục
Để thực hiện được các chức năng quản lý giáo dục, bao gồm: lập kế
hoạch, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra; người quản lý luôn cần có thông tin. Hiệu
quả của quản lý liên quan chặt chẽ tới số lượng và chất lượng của thông tin
mà người quản lý thu nhận được.
Và như vậy, vị trí của thông tin trong các chức năng quản lý được xác

định trong sơ đồ hình 1.5.






Sơ đồ 1.5: Vị trí của thông tin trong chức năng quản lý giáo dục
Để thực hiện được hoạt động quản lý (cũng như thực hiện từng chức
năng cụ thể), người quản lý (chủ thể quản lý) phải có thông tin để thực hiện
Kế hoạch
Tổ chức
Chỉ đạo
Kiểm tra
THÔNG TIN

18
các chức năng quản lý (thực chất là ra các quyết định quản lý trong từng
chức năng). Vì vậy, thông tin có vị trí đặc biệt quan trọng trong hoạt động
quản lý. Có thể coi thông tin là một chức năng đặc biệt cùng với bốn chức
năng quản lý đã nêu. Chức năng thông tin là chức năng trung tâm. Không có
thông tin không thể tiến hành quản lý và điều khiển bất cứ hệ thống nào.
Thông thường, người ta chia mức độ về nhu cầu thông tin trong quản
lý thành 3 mức:
- Mức thứ nhất là mức quản lý tác nghiệp hay còn gọi là quản lý cấp
cơ sở (bao gồm cả cấp nhân viên), cấp quản lý tuyến đầu. Tại mức này, các
nhà quản lý thực hiện các nhiệm vụ cụ thể với quy mô nhỏ, có thể là một
trường học, một tổ công tác, v.v
- Mức thứ hai là mức quản lý chiến thuật hay còn gọi là cấp quản lý
trung gian. Đây là công tác quản lý ở một đơn vị trọn vẹn. Mức quản lý này

có thể bao gồm nhiều đơn vị quản lý tác nghiệp.
- Mức thứ ba là mức quản lý chiến lược hay còn gọi là quản lý cấp
cao. Đây là mức quản lý cao nhất trong một hệ thống, có tác động đến toàn
bộ hệ thống (ví dụ cấp Chính phủ hay cấp Bộ, cũng có thể là một trường
học). Việc quản lý ở đây nhằm xác định mục tiêu mang tính chiến lược và
đường lối, chính sách để thực hiện các mục tiêu đó trong một thời gian dài.
Tuỳ theo mức quản lý mà nhu cầu thông tin đòi hỏi cho các nhà quản
lý cũng khác nhau. Ví dụ mức quản lý chiến lược đòi hỏi các thông tin có
tính tổng hợp, đặc biệt, thường không xác định trước, có tính dự báo, quy
mô rộng…; còn mức quản lý tác nghiệp (cơ sở) đòi hỏi thông tin có tính chi
tiết, chu kỳ, được quy định trước, quy mô nhỏ và phải rõ ràng cụ thể.
1.2.2. Vai trò của hệ thống thông tin trong quản lý giáo dục
Không giống các nguồn lực vật chất, xác định giá trị thông tin là một
việc làm không dễ dàng bởi vì thông tin không có giá trị nội tại. Giá trị của
thông tin được xác định bởi chính những người sử dụng nó để ra quyết định.