Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại Đông Thành

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
LỜI CẢM ƠN
Trong thời đại ngày nay, CNTT phát triển từng ngày từng giờ, và được áp dụng
ở mọi lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội. Những thành tựu của khoa học kỹ thuật hiện
đại đang đi sâu vào cuộc sống của mỗi con người. Là một sinh viên chuyên ngành
Quản trị HTTT thị trường và thương mại, em nhận thấy rất rõ tầm quan trọng của
CNTT nói chung, HTTT nói riêng trong các doanh nghiệp hiện nay.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế của Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành, em
đã chọn đề tài khóa luận của mình là: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý
bán hàng tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại Đông Thành”.
Với mục tiêu phân tích, thiết kế hệ HTTT quản lý bán hàng trong Công ty nhằm
đạt được hiểu quả quản lý và kinh doanh cao hơn, đề tài đã nghiên cứu công tác quản
lý bán hàng trong điều kiện ứng dụng CNTT.
Em xin cảm ơn Thạc sĩ Đinh Thị Hà - giảng viên thuộc bộ môn Tin học,
Trường Đại học Thương Mại đã hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận
tốt nghiệp này. Do năng lực bản thân có hạn và thời gian không cho phép, khóa luận
của em thực hiện còn nhiều thiếu sót, em mong được sự góp ý của quý thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày… tháng… năm 2013
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Thanh Mai
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai i MSV: 09D190197
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN i
MỤC LỤC ii
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iv
Phần 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1
1.1. Tổng quan vấn đề nghiên cứu 2
1.2. Mục tiêu vấn đề nghiên cứu 3

Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI
CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI
ĐÔNG THÀNH 5
2.1. Cơ sở lý luận 5
2.1.1.Các khái niệm cơ bản 5
2.1.2.Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin 9
2.1.3.Công cụ phân tích thiết kế hệ thống 12
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công
ty TNHH XNK & TM Đông Thành 17
2.2.1.Tổng quan về Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành 17
2.2.2.Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại
Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành 22
Phần 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN
HÀNG THEO HƯỚNG CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG MẠI ĐÔNG THÀNH 29
3.1. Phân tích yêu cầu 29
3.1.1.Phân tích yêu cầu bài toán 29
3.1.2.Các yêu cầu đối với hệ thống 30
3.2. Mô hình hóa các yêu cầu của hệ thống 31
3.2.1.Sơ đồ phân cấp chức năng 31
3.2.2.Sơ đồ mức ngữ cảnh 31
3.2.3.Sơ đồ mức đỉnh 32
3.2.4.Sơ đồ mức dưới đỉnh 32
3.3. Phân tích hệ thống dữ liệu 34
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai ii MSV: 09D190197
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
3.3.1.Mô hình liên kết thực thể ER 34
3.3.2.Mô hình quan hệ dữ liệu 35
3.4. Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng 36
3.4.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu 36

3.4.2.Một số giao diện của chương trình 38
3.4.3.Một số kiến nghị nhằm nâng cao quản lý bán hàng tại công ty TNHH
XNK & TM Đông Thành 45
KẾT LUẬN 45
TÀI LIỆU THAM KHẢO 46
PHỤ LỤC 47
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai iii MSV: 09D190197
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai iv MSV: 09D190197
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
STT Từ viết tắt Giải nghĩa
1 CNTT Công nghệ thông tin
2 HTTT Hệ thống thông tin
3 TMĐT Thương mại điện tử
4 DN Doanh nghiệp
5 DT Doanh thu
6 HGT Hộp giảm tốc
7 TNHH Trách nhiệm hữu hạn
8 TNHH XNK & TM
Trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu và
thương mại
9 HCM Hồ Chí Minh
10 NCC Nhà cung cấp
11 KH Khách hàng
12 NK Nhập kho
13 PNK Phiếu nhập kho
14 XK Xuất kho
15 PXK Phiếu xuất kho

16 DTBH Doanh thu bán hàng
17 HTK Hàng tồn kho
18 NK Nhập xuất
19 NV Nhân viên
20 SP Sản phẩm
21 HĐM Hóa đơn mua
22 HĐB Hóa đơn bán
23 NSD Người sử dụng
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai v MSV: 09D190197
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
Phần 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu
Ngày nay, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin, ngày càng có
nhiều ứng dụng tin học được sử dụng vào mọi lĩnh vực của đời sống, đặc biệt là trong
vấn đề quản lý rất được mọi người quan tâm. Nhiều công nghệ mới được áp dụng giúp
cho mọi hoạt động của con người trở nên đơn giản, dễ dàng và đạt nhiều hiệu quả hơn
trước. Như vậy, vấn đề ứng dụng CNTT vào quản lý doanh nghiệp là nhu cầu thiết yếu
của mỗi doanh nghiệp.
Việc xây dựng một HTTT đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp đòi hỏi
phải có cái nhìn không chỉ về mặt công nghệ mà còn về cả hoạt động cụ thể tại tổ
chức, doanh nghiệp muốn ứng dụng, và một tầm nhìn xa hơn để có thể ứng dụng và
nâng cấp HTTT đó. Ứng dụng CNTT trong quản lý đã trở nên khá phổ biến ở các mặt
như: quản lý công văn đi đến, quản lý tài liệu- hồ sơ, quản lý tài chính- kế toán, quản
lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý thiết bị- vật tư, quản lý bán hàng,… Trong đó
hệ thống thông tin quản lý bán hàng đang được các doanh nghiệp thương mại quan
tâm khá nhiều. Hệ thống thông tin quản lý bán hàng là một trong những hệ thống ứng
dụng tích hợp ưu việt trong việc quản lý và thực hiện bán hàng. Với hệ thống này, các nhà
quản lý kinh doanh sẽ thấy được bức tranh tổng thể về khách hàng và tình hình kinh
doanh, cho phép đưa ra các quyết định dựa trên các số liệu trực tuyến thực tế, giúp kiểm
soát quá trình bán hàng nhằm đem lại lợi nhuận cao. Các nhà quản lý và nhân viên kinh

doanh có thể truy cập các thông tin về thời gian, tiến độ công việc, khách hàng giúp đẩy
nhanh hoạt động kinh doanh. Hệ thống quản lý bán hàng tự động hoá quá trình bán hàng
và chuyển giao thông tin kịp thời và chính xác giúp cải thiện công tác quản lý điều hành,
gia tăng doanh thu, lợi nhuận và phát triển quan hệ khách hàng.
Trong suốt thời gian thực tập tại Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành, em
đã nhận thấy sự cần thiết phải phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin quản lý bán
hàng cho Công ty nhằm mục đích tối ưu hơn trong công tác quản lý dữ liệu bán hàng,
để tăng năng suất, nâng cao chất lượng, giảm thiểu chi phí tối đa, rút ngắn thời gian
làm việc và đảm bảo tính chính xác cao, đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh
nghiệp từ việc lưu trữ dữ liệu đến việc tìm kiếm thông tin, lập các báo cáo… giúp cho
công tác quản lý đựơc thực hiện một cách dễ dàng hơn.
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 1 MSV: 09D190197
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
1.1. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Một số công trình nghiên cứu liên quan đến phân tích thiết kế hệ thống thông
tin quản lý bán hàng:
Một số đồ án, chuyên đề về xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng:
- Đồ án tốt nghiệp: “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty
TNHH Đức Ngoan” của sinh viên Nguyễn Hải Đăng, Khoa Tin học kinh tế 46A, Đại
học Khoa Học Tự Nhiên.
+ Ưu điểm: Đã hoàn thành các chức năng của bài, thiết kế giao diện đồng thời tạo
luôn cơ sở dữ liệu kết nối với giao diện và viết code để bài hoàn chỉnh hơn. Đồng thời
phần mềm này có thể đóng gói đem sử dụng.
+ Khuyết điểm: Bài làm không được kỹ do vẫn chưa có kinh nghiệm trong lĩnh
vực buôn bán hàng, giao diện còn thô sơ.
- Đồ án tốt nghiệp: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán vật liệu
xây dựng tại Công ty TNHH một thành viên Hoa Sen” của sinh viên Nguyễn Vũ
Trung Quân, Khoa Toán – Tin Học, Đại học Quốc Gia HCM.
+ Ưu điểm:
• Hỗ trợ các nghiệp vụ chính trong Công ty: Nhập hàng, xuất hàng và bán hàng.

• Cung cấp báo cáo thống kê với nhiều tiêu chí: Theo số phiếu, theo mặt hàng và
theo nhà cung cấp.
• Cung cấp chức năng hỗ trợ khách hàng tìm kiếm thông tin sản phẩm.
+ Khuyết điểm: Giao diện còn thô sơ.
Một số phần mềm quản lý bán hàng được cung cấp trên thị trường:
Hiện tại trên thị trường có rất nhiều sản phẩm phần mềm quản lý bán hàng như
EBIZSTORE, HOSCO POS.NET, DevSoft.Stores, Tiger Soft, Perfect Sales,…
+ Phần mềm Tiger Soft có các chức năng quản lý doanh thu, quản lý xuất nhập
tồn, quản lý công nợ, quản lý sổ quỹ tiền mặt.
+ Phần mềm bán hàng HOSCO POS.NET của Công ty phần mềm HOSCO đã
được sử dụng tại hệ thống siêu thị Attimos Louis-Vuiton Việt Nam, Tracy, VietMart,
Chicland Fashion, Lady Land, Beabon Shop,… và được phản hồi khá tốt. HOSCO
cung cấp các phân hệ tính năng cơ bản và đầy đủ như quản lý kho hàng, quản lý mua
hàng, quản lý bán hàng, trả hàng, quản lý nhân viên,…
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 2 MSV: 09D190197
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
Tuy nhiên các phần mềm này đều là các phần mềm đóng gói trên thị trường, theo
kiểu một phần mềm áp dụng cho mọi doanh nghiệp, không phải đơn vị nào cũng có thể sử
dụng các phần mềm được viết sẵn theo chuẩn như vậy, bởi vì không phải Công ty nào cũng
có cơ chế quản trị chuẩn mực và quy mô phù hợp với phần mềm đó. Các phần mềm này có
thể không đáp ứng được một số yêu cầu riêng của đơn vị, các chức năng chưa thỏa mãn.
Mỗi loại hình doanh nghiệp trong mỗi ngành lại có các đặc điểm khác nhau trong quản lý,
điều đó dẫn đến sự khác nhau trong các yêu cầu về phần mềm quản lý. Công ty TNHH
XNK & TM Đông Thành là một doanh nghiệp kinh doanh quy mô nhỏ, đang trên đà mở
rộng và phát triển, các nghiệp vụ phát sinh và yêu cầu quản lý có nhiều nét riêng, nếu sử
dụng các phần mềm đóng gói sẵn có trên thị trường sẽ dẫn đến sự không phù hợp, do vậy
cần phải phân tích thiết kế một hệ thống thông tin quản lý bán hàng trên cơ sở nghiên cứu
thực trạng về hệ thống và các nghiệp vụ, các yêu cầu của đơn vị đối với việc quản lý để hệ
thống mới phù hợp với đơn vị, đem lại hiệu quả cao hơn trong quản lý và kinh doanh.
1.2. Mục tiêu vấn đề nghiên cứu

- Đưa ra cơ sở lý luận chung về hệ thống thông tin.
- Đánh giá thực trạng hiện tại của hệ thống thông tin quản lý, đi sâu đánh giá hiện
trạng quản lý bán hàng tại Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành.
- Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty TNHH XNK
& TM Đông Thành.
1.2. Đối tượng và phạm vi vấn đề nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Về hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp, tập
trung phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản bán hàng tại Công ty TNHH XNK &
TM Đông Thành.
- Phạm vi đề tài: Trong Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành.
1.3. Phương pháp thực hiện vấn đề nghiên cứu
- Phương pháp thu thập dữ liệu:
Thu thập thông tin là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích, thiết kế hệ thống
thông tin. Mục tiêu của công đoạn này là có được các thông tin liên quan đến mục tiêu đã
đề ra với độ tin cậy và chính xác cao. Phương pháp thu thập thông tin trong giai đoạn này
bao gồm: Nghiên cứu tài liệu, phỏng vấn, phát phiếu điều tra và quan sát trực tiếp.
Để phục vụ cho quá trình khảo sát thực trạng hệ thống quản lý bán hàng tại
Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành, em đã sử dụng phương pháp điều tra trắc
nghiệm hiện trường thông qua phiếu điều tra và bảng câu hỏi.
Phương pháp quan sát: Giúp thu thập được những thông tin không có trong tài
liệu và không thu thập được qua quá trình phỏng vấn, có được một bức tranh khái quát
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 3 MSV: 09D190197
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
về tổ chức và cách quản lý các hoạt động của tổ chức. Phương pháp này đòi hỏi khá
nhiều thời gian và sự quan sát cẩn thận, tỉ mỉ.
- Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu:
+ Phương pháp định lượng: Dữ liệu sau khi thu thập sẽ được đưa ra phân tích
thông qua việc sử dụng phần mềm excel để xử lý thông tin sơ cấp thông qua bảng câu
hỏi được thiết kế sẵn, đánh giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá
về thực trạng công tác quản lý bán hàng và tình hình hệ thống thông tin quản lý bán

hàng tại Công ty.
+ Phương pháp định tính: Tiến hành chọn lọc, phân tích, tổng hợp các dữ liệu
thu thập được thông qua các câu hỏi phỏng vấn chuyên sâu và các dữ liệu, thông tin
được thu thập từ các nguồn khác (như Internet ) nhằm chọn được thông tin phù hợp
với mục đích sử dụng và nội dung nghiên cứu.
- Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài:
+ Microsoft SQL Server 2008
Microsoft SQL Server Management Studio cung cấp một giao diện thân thiện
giúp cho người dùng thực hiện các thao tác một cách dễ dàng. Một số các thao tác cơ
bản bao gồm: tạo CSDL mới, xóa CSDL, tạo bảng, xóa bảng… và ta có thể thao tác
với cơ sở dữ liệu thông qua câu lệnh truy vấn SQL. SQL là một ngôn ngữ hoàn thiện
được sử dụng trong các hệ thống cơ sở dữ liệu và là một thành phần không thể thiếu
trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Mặc dù SQL không phải là một ngôn ngữ lập trình
như C, C++, Java song các câu lệnh mà SQL cung cấp có thể được nhúng vào trong
các ngôn ngữ lập trình nhằm xây dựng các ứng dụng tương tác với cơ sở dữ liệu.
+ Ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Studio 2010
Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng vai trò quan trọng đến việc thành công
của chương trình. Các ngôn ngữ được đánh giá bởi các tiêu thức như: Mức độ hỗ trợ
người lập trình, khả năng trong việc thiết kế giao diện, sự đáp ứng yêu cầu trong quản
lý cơ sở dữ liệu, yêu cầu về phần cứng, tốc độ chương trình, tính thông dụng.
Microsoft Visual Studio có những chức năng cơ bản sau: soạn thảo mã (code
editor), trình gỡ lỗi (debugger) và thiết kế (Designer). Sau đây sẽ là một số công cụ
quan trọng của chức năng Designer – đây được xem là một trong những điểm nhấn của
Microsft Visual Studio.
• WinForms Designer: Đây là công cụ tạo giao diện đồ họa dùng WinForms.
Điểm đặc biệt ở đây là giao diện với người dùng sinh động, dễ nắm bắt. Nó bao gồm
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 4 MSV: 09D190197
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
các phím bấm, thanh tác vụ, hay các box đa dạng (textbox, list box, grid view…).
Người dùng có thể di chuyển, kéo ra, nhúng thả chúng một cách dễ dàng.

• WPF Designer: Còn có tên mã là Cider, được hỗ trợ trong Visual Studio. Nó
tạo các mã XAML cho giao diện người sử dụng (UI), mã này tích hợp với trình ứng
dụng Microsoft Expression Design.
• Web designer: Visual Studio cũng hỗ trợ công cụ thiết kế trang web, trong đó cho
phép các công cụ thiết kế trang web được kéo, thả, rê, nhúng một cách dễ dàng… Công cụ
này dùng để phát triển trình ứng dụng ASP.NET và hỗ trợ HTML, CSS and JavaScript.
• Class designer: Đây là công cụ dùng để thực thi và chỉnh sửa lớp. Nó có thể
dùng mã C# và VB.NET…
• Data designer: Đây là công cụ dùng để chỉnh sửa một cách sinh động, linh hoạt
các lược đồ dữ liệu, bao gồm nhiều loại lược đồ, liên kết trong và ngoài.
• Mapping designer: Đây là công cụ tạo các mối liên hệ giữa sơ đồ dữ liệu và các
lớp để quản lý dữ liệu một cách hiệu quả hơn.
1.4. Kết cấu của khóa luận
Ngoài các phần lời cảm ơn, mục lục, danh sách bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh
mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, thì kết cấu khóa luận gồm các chương sau:
- Phần 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu.
- Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý bán hàng tại Công ty trách nhiệm
hữu hạn xuất nhập khẩu và thương mại Đông Thành.
- Phần 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng theo hướng chức
năng tại Công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu và thương mại Đông Thành.
Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI
CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THƯƠNG
MẠI ĐÔNG THÀNH
2.1. Cơ sở lý luận
2.1.1. Các khái niệm cơ bản
Dữ liệu (data): Là các giá trị phản ánh về các sự vật, hiện tượng trong thế giới
khách quan. Dữ liệu là giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng. Có thể là một
tập hợp các giá trị mà không biết được mối liên hệ giữa chúng. Dữ liệu có thể biểu
diễn dưới nhiều dạng khác nhau (âm thanh, văn bản, hình ảnh).
Thông tin (Information): Là ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình

xử lý (phân tích, tổng hợp) phù hợp với mục đích của người sử dụng. Thông tin có thể
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 5 MSV: 09D190197
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
gồm nhiều giá trị dữ liệu được tổ chức sao cho nó mang lại ý nghĩa cho một đối tượng
cụ thể, trong một ngữ cảnh cụ thể.
Hệ thống (System): Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối
quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung. Trong
hoạt động có trao đổi vào ra với môi trường ngoài.
Hệ thống thông tin (Informatinon System): Là một tập hợp và kết hợp của các
phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu
thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ
các mục tiêu của tổ chức.
Các thành phần của hệ thống thông tin:
Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phận chính: Con người, phần cứng, phần mềm,
cơ sở dữ liệu, mạng.
- Con người: Là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin. Trong một
HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng
vai trò quyết định. Con người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để
máy tính xử lý. Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu
dài và khó khăn nhất. Nguồn lực con người ở đây được chia thành hai nhóm chính:
+ Người xây dựng và bảo trì hệ thống là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích,
lập trình, khảo sát, bảo trì.
+ Nhóm sử dụng hệ thống là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu, xác
định nhiệm vụ, tạo quyết định.
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 6 MSV: 09D190197
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
Hình 2.1. Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT
(Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản
lý)
- Phần cứng: Gồm các thiết bị chủ yếu là thiết bị vật lý, được sử dụng trong quy

trình xử lý thông tin. Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý,
truyền thông tin.
- Phần mềm: Là tập hợp các chỉ lệnh theo một trật tự nhất định nhằm điều khiển
thiết bị phần cứng tự động thực hiện một công việc nào đó. Phần mềm được viết thông
qua ngôn ngữ lập trình.
- Cơ sở dữ liệu: Là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trên
các thiết bị lưu trữ thứ cấp, để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời
của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau.
- Mạng máy tính: Là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhau
bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng
của mạng.
Các thành phần của hệ thống thông tin có các mối liên hệ với nhau. Mối liên kết
giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối liên hệ
của hệ thống có thể nhìn thấy được. Ngược lại, phần lớn các mối liên kết giữa các yếu
tố cấu thành nên hệ thống thông tin là không thể nhìn thấy được. Chúng được hình
thành và diễn ra khi hệ thống hoạt động. Chẳng hạn, như việc lấy dữ liệu từ các cơ sở
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 7 MSV: 09D190197
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
dữ liệu, và việc truyền dữ liệu đi xa hàng trăm cây số, việc lưu trữ dữ liệu trên các
thiết bị.
Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System_MIS): Là hệ
thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện,
tổng hợp và làm các báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình và
thủ tục cho trước. Hệ thống sử dụng các dữ liệu từ hệ xử lý giao dịch và tạo ra các báo
cáo định kỳ hay theo yêu cầu.
- Phân loại HTTT quản lý trong doanh nghiệp:

Hình 2.2. Các dạng HTTT trong doanh nghiệp
(Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý)
+ Các hệ thống ở mức chiến lược: Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành ESS

(Executive Support Sytem) là HTTT đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản
trị cấp cao nhằm mục đích hoạch định và kiểm soát chiến lược. ESS cho phép truy
cập thông tin từ các kết quả kiểm soát và tình trạng chung của doanh nghiệp.
+ Các hệ thống ở mức chiến thuật: Hệ thống thông tin quản lý MIS
(Management Infomation System) là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như
lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc
trung. Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) là HTTT
kết hợp giữa tri thức của con người với khả năng của môi trường, cải thiện chất
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 8 MSV: 09D190197
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
lượng quyết định, là một hệ thống hỗ trợ dựa trên máy tính giúp cho những nhà
quản lý giải quyết vấn đề trong một hoàn cảnh nhất định.
+ Các hệ thống ở mức kiến thức: HTTT quản lý tri thức KWS (Knowledge
Work Systems) là các hệ thống được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn
là việc chia sẻ thông tin. Hệ thống này hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin,
đồng thời kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hoạt động, tạo các giải pháp
khác nhau để giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó cho doanh nghiệp. HTTT tự
động hóa văn phòng OAS (Officer Automation System) là một hệ thống dựa trên
máy tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, gửi thông báo, tài liệu, và các dạng truyền
tin khác nhau giữa các cá nhân, các nhóm làm việc và các tổ chức khác nhau.
+ Các hệ thống ở mức tác nghiệp: HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction
Processing System) là hệ thống dùng ở cấp tác nghiệp. HTTT xử lý giao dịch giúp
tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại, thu thập và lưu trữ dữ liệu giao
dịch giúp DN thực hiện các hoạt động hàng ngày.
2.1.2. Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin gồm các giai đoạn sau: Lập kế
hoạch, phân tích hiện trạng, phân tích khả thi, đặc tả, thiết kế, lập trình, kiểm thử, khai
thác, bảo trì. Các giai đoạn cụ thể được trình bày như sau:
2.1.2.1. Lập kế hoạch
- Thực hiện một dự án tin học hóa có thể rất tốn kém, đòi hỏi nhiều công sức và

thời gian trước khi mang lại lợi nhuận.
- Các nhân tố thường ảnh hưởng đến việc lập kế họach là: Thời gian, mức đầu tư
(investment), những yếu tố không chắc chắn của dự án, nguồn nhân lực (số lượng,
trình độ, khả năng… của người thiết kế và những người sử dụng cuối), những tình
huống bất ngờ, những đánh giá sai lệch thực tế…
- Người ta thường cấu trúc hóa việc lập kế hoạch bằng cách:
• Tách riêng các phân bổ nhân lực, thời gian và kinh phí.
• Lập dự án tổng thể, kế hoạch cho một giai đoạn và các kế hoạch chi tiết.
• Song song với việc lập kế hoạch là việc kiểm tra, báo cáo định kỳ.
Kết quả của giai đoạn lập kế hoạch là xác định rõ ràng các phân hệ, chức năng
của chúng trong HTTT tương lai, xác định các khả năng ứng dụng trên mạng hoặc
truyền thông, bố trí công việc theo nhóm chuyên gia, phân chia kinh phí…
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 9 MSV: 09D190197
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
2.1.2.2. Phân tích hiện trạng
- Phân tích (hay khảo sát) hiện trạng là giai đoạn phân tích các hoạt động của
HTTT vật lý hiện hữu. Mục tiêu cần đạt được là làm sao có được các thông tin (liên
quan đến những yêu cầu đặt ra trong bước lập kế hoạch) với độ tin cậy cao và chuẩn
xác nhất, mới nhất.
- Có nhiều phương pháp phân tích hiện trạng:
• Phỏng vấn, trực tiếp hoặc gián tiếp, các đối tượng liên quan (giám đốc, nhân
viên, vị trí làm việc…)
• Lập phiếu điều tra, thăm dò.
• Quan sát, thu nhập mẫu biểu.
• Mỗi phương pháp đều có ưu điểm, nhược điểm riêng và được áp dụng sao cho
phù hợp với tình hình thực tế.
• Nguyên tắc: Biết cách đặt các câu hỏi thiết thực thì biết càng nhiều thông tin về
môi trường hoạt động của một tổ chức, càng dễ hiểu các vấn đề đang được đặt ra và
tìm được phương án giải quyết.
• Sau khi có được các kết quả phân tích hiện trạng, phân tích viên phải biết cách

tổng hợp các dữ liệu, các xử lý thu nhập được và hợp thức hóa.
2.1.2.3. Phân tích khả thi
- Giai đoạn này có vai trò quyết định vì nó sẽ dẫn đến các lựa chọn quyết định
HTTT tương lai cùng các bảo đảm tài chính. Gồm 4 bước:
• Bước 1: Phân tích, phê phán HTTT hiện hữu nhằm làm rõ các điểm yếu hoặc
mạnh. Sắp xếp các vấn đề cần giải quyết theo thứ tự mức độ quan trọng của chúng.
• Bước 2 : Xác định các mục tiêu mới của các dự án, khả năng sinh lãi, thời gian
trả lãi… nếu như việc này chưa được thực hiện ở giai đoạn lập kế hoạch.
• Bước 3 : Xác định một cách tổng quát các giải pháp về chi phí triển khai phân
hệ (dự án), chi phí hoạt động trong tương lai, kết hợp phân tích ưu điểm và khuyết
điểm của từng giải pháp.
• Bước 4: Lựa chọn những người chịu trách nhiệm phù hợp với giải pháp nào đó
đã xác định. Nếu không tìm được những người như vậy hoặc chi phí ước tính cao so
với mục tiêu đề ra thì phải quay lên bước 2. Bước 4 trong trường hợp này thường lặp
đi lặp lại nhiều lần.
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 10 MSV: 09D190197
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
2.1.2.4. Đặc tả
- Giao diện giữa hệ thống thông tin (HTTT) và người sử dụng (NSD): Xác định
HTTT cung cấp những gì cho NSD và ngược lại, NSD có thể khai thác được những gì
từ HTTT?
- Các công việc và các cài đặt cần thực hiện.
- Diễn biến tiến trình từ mức ý niệm đến lúc thể hiện: Triển khai kế hoạch, phân
công nhóm làm việc…
- Kết quả của đặc tả là tập hợp các văn bản hồ sơ hay tư liệu về quá trình phân
tích và thiết kế HTTT.
2.1.2.5. Thiết kế
- Giai đoạn này xác định:
• Kiến trúc chi tiết của HTTT, liên quan đến các giao diện với người sử dụng và
các quy tắc quản lý, cấu trúc dữ liệu.

• Thiết kế các chương trình, chuẩn bị lập trình.
• Quy cách thử nghiệm chương trình, sử dụng các thư viện.
• Quy cách khai thác, ứng dụng bảo trì, hướng dẫn sử dụng…
• Các phương tiện và thiết bị liên quan.
2.1.2.6. Lập trình
Giai đoạn này là thể hiện vật lý của HTTT bằng việc chọn công cụ phần mềm
để xây dựng các tệp dữ liệu (database files), viết các chương trình, chạy thử, kiểm tra,
ráp nối, lập hồ sơ hướng dẫn, chú thích chương trình.
2.1.2.7. Thử nghiệm
- Giai đoạn này bao gồm việc định nghĩa các thử nghiệm các chương trình, thử
nghiệm hệ thống, hoàn thiện quá trình đào tạo người sẽ sử dụng hệ thống, sửa chữa
các chương trình nguồn, hoàn thiện các văn bản báo cáo và hướng dẫn sử dụng.
- Việc thử nghiệm cho phép kết quả nhận được là phù hợp với các đặc tả ban đầu.
Các phương pháp thử nghiệm được nghiên cứu chi tiết trong lĩnh vực công nghệ phần
mềm (Software Engineering).
- Các yếu tố liên quan đến thử nghiệm bao gồm:
• Kế hoạch thử nghiệm.
• Danh mục (thư viện) thử nghiệm.
• Dữ liệu thử nghiệm.
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 11 MSV: 09D190197
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
• Các công cụ thử nghiệm.
- Các thử nghiệm đơn thể do người lập trình thực hiện:
• Các nhánh chương trình.
• Tập hợp các thông số khác nhau.
• Các dữ liệu thường (normal data) và các dữ liệu đặc biệt, các giá trị bất thường.
• Các thử nghiệm tích hợp hệ thống do người phụ trách dự án triển khai
2.1.2.8. Khai thác
Đây là giai đoạn quyết định đến kết quả tương lai của HTTT. Tùy theo kết quả
khai thác, người sử dụng sẽ quyết định có sử dụng HTTT vừa xây dựng để thay thế

HTTT thủ công hay không?
2.1.2.9. Bảo trì
- Giai đoạn này gồm các công việc: Bảo trì, cải thiện và thích nghi hóa HTTT với
những thay đổi nội tại cũng như với môi trường xung quanh.
- Nếu có kết quả phân tích ý niệm chính xác, xây dựng mô hình phù hợp và thể
hiện vật lý hoàn hảo thì việc bảo trì HTTT sẽ dễ dàng. Ngược lại sẽ dẫn đến chi phí
bảo trì tốn kém, khó làm thỏa mãn yêu cầu của người sử dụng.
2.1.3. Công cụ phân tích thiết kế hệ thống.
 Phân tích hệ thống thông tin (Phân tích theo hướng chức năng)
Trong giai đoạn phải tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin để thấy được những
chức năng, ưu điểm của hệ thống thông tin mới so với hệ thống thông tin cũ.
Các công cụ dùng để mô hình hoá hệ thống thông tin: Biểu đồ phân cấp chức năng,
biểu đồ luồng dữ liệu.
 Biểu đồ phân cấp chức năng: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn
giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số
mức chia ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống.
- Các thành phần của biểu đồ phân cấp chức năng:
• Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn
Kí hiệu:
• Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệu
bằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con.
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 12 MSV: 09D190197
Tên chức năng
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
 Biểu đồ luồng dữ liệu( BLD): Là một công cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động
chính của các phân tích viên hệ thống đó là phân tích, thiết kế, biểu đạt, tài liệu.
- Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu:
+ Bổ sung khiếm khuyết của mô hình phân rã chức năng bằng việc bổ sung các
luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng.
+ Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống.

+ Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống.
- Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu:
+ Chức năng (Tiến trình): Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc
tác động lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin
mới. Nếu trong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra thì đó chưa phải là
chức năng trong BLD.
• Cách đặt tên: Động từ + bổ ngữ.
• Biểu diễn:
+ Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin vào hay ra của mộ chức năng xử lý.
• Cách đặt tên: Danh từ + tính từ.
• Biểu diễn:
Chú ý: Các luồng dữ liệu phải chỉ ra được thông tin logic chứ không phải tài liệu
vật lý. Các luồng thông tin khác nhau phải có tên gọi khác nhau.
+ Kho dữ liệu: Là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ, để một hoặc nhiều chức
năng sử dụng chúng.
• Cách đặt tên: Danh từ + Tính từ (chỉ nội dung dữ liệu trong kho).
• Biểu diễn:
Quan hệ giữa kho dữ liệu, chức năng và luồng dữ liệu
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 13 MSV: 09D190197
Tên chức
năng
Kho dữ
liệu
Luồng dữ liệu
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
Đưa thông tin vào kho Lấy thông tin từ kho Vừa lấy thông tin ra xử lý vừa
cập nhật lại thông tin
+ Tác nhân ngoài: Là một người hoặc một nhóm người nằm ngoài hệ thống
nhưng có trao đổi trực tiếp với hệ thống. Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ
ra giới hạn của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Tác

nhân ngoài là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống và là nơi tiếp nhận các sản phẩm
của hệ thống.
• Cách đặt tên: Danh từ + tính từ (nếu cần).
• Biểu diễn:
+ Tác nhân trong: Là một chức năng hoặc hệ thống con của hệ thống đang xét
nhưng được trình bày ở một trang khác của mô hình. Mọi sơ đồ luồng dữ liệu đều có
thể bao gồm một số trang, thông tin truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhau
được chỉ ra nhờ ký hiệu này.
• Cách đặt tên: Động từ + Bổ ngữ.
• Biểu diễn:
- Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu : Kỹ thuật phân mức: 3 mức
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống
thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận
ra nội dung chính của hệ thống.
Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ
đồ (Explosion). Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ
mức 1, mức 2…
 Thiết kế hệ thống thông tin
 Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Mục đích của thiết kế cơ sở dữ liệu:
• Hạn chế dư thừa dữ liệu, ngăn cản truy nhập bất hợp pháp.
• Cung cấp khả năng lưu trữ lâu dài cho các đối tượng và cấu trúc dữ liệu.
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 14 MSV: 09D190197
Cập nhật
Ra
Vào
Tên tác nhân Tên tác nhân
Tác nhân trong Tác nhân trong
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
• Cho phép suy dẫn dữ liệu, cung cấp giao diện đa người dùng, cho phép biểu diễn

mối quan hệ phức tạp giữa các dữ liệu.
• Đảm bảo ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, cung cấp thủ tục sao lưu và phục hồi dữ liệu.
- Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm:
+ Bước 1: Xác định các thuộc tính
• Đánh dấu các thuộc tính lặp.
• Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính tính toán ra hoặc suy ra từ
những thuộc tính khác.
• Gạch chân các thuộc tính khoá.
• Còn lại là các thuộc tính cơ sở.
Sau khi xác định xem các thuộc tính thuộc loại nào, ta tiến hành loại bỏ các thuộc tính
thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở, xem xét loại bỏ những thuộc
tính không có ý nghĩa trong quản lý.
+ Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra.
+ Bước 3: Tiến hành chuẩn hoá theo các dạng chuẩn:
• Dạng chuẩn 1 (1NF – First Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 1 nếu các
giá trị của tất cả thuộc tính trong quan hệ là nguyên tử. Trong mỗi danh sách không được
phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp
đó ra thành các danh sách con và gắn thêm cho danh sách con một tên.
• Dạng chuẩn 2 (2NF – Second Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 2 nếu
quan hệ đó ở dạng chuẩn 1 và tất cả các thuộc tính không phải khóa phụ thuộc hàm đầy
đủ vào khóa. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm
vào một bộ phận của khóa thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khóa đó làm khóa
cho danh sách mới.
• Dạng chuẩn 3 (3NF – Third Normal Form): Trong một danh sách không được
phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào
thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách có quan hệ
Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới.
• Dạng chuẩn BCNF (Boyce Codd Normal Form): Quan hệ R ở dạng chuẩn BCNF
khi tất cả các phụ thuộc hàm X
→

A trong R đều phải có X là khóa trong R.
+ Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và vẽ mô hình quan hệ.
+ Bước 5: Xây dựng cơ sở dữ liệu ( các bảng cơ sở dữ liệu)
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 15 MSV: 09D190197
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
 Thiết kế phần mềm

Đây là một giai đoạn của thiết kế, nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt, chứ chưa
phải là cài đặt, chưa phải là lập trình thật sự.
- Đầu vào cho việc thiết kế phần mềm
• Biểu đồ luồng dữ liệu của từng hệ thống con.
• Các giao diện.
• Các kiểm soát.
• Cơ sở dữ liệu.
- Đầu ra của thiết kế phần mềm
• Lược đồ chương trình (LCT) của mỗi hệ thống con.
• Đặc tả nội dung của từng module trong LCT.
• Phân bổ các module trong LCT thành các chương trình.
• Thiết kế các mẫu thử.
Lập lược đồ chương trình: Là một biểu diễn dưới dạng đồ thị của một tập hợp các
module cùng với các giao diện giữa các module đó.
- Các thuộc tính cơ bản của module
• Thông tin vào, ra: Thông tin nhận được từ chương trình gọi nó hoặc thông tin trả
lại cho chương trình gọi nó.
• Chức năng hàm biến đổi từ vào thành ra.
• Cơ chế: Phương thức để thực hiện chức năng trên.
• Dữ liệu cục bộ: Các chỗ nhớ hay cấu trúc dữ liệu dùng riêng cho nó.
Công cụ diễn tả lược đồ chương trình
+ Biểu diễn các module bằng hình chữ nhật có ghi tên nhãn
+ Kết nối các module: Được kết nối bằng các lời gọi, diễn tả bằng mũi tên.

 Thiết kế giao diện

- Giao diện thiết kế phải thỏa mãn các điều kiện sau:
• Dễ sử dụng: Giao diện dễ sử dụng ngay cả với người không có kinh nghiệm.
• Dễ học: Các chức năng gần gũi với tư duy của người sử dụng để họ có thể nắm bắt
dễ dàng nhanh chóng.
• Tốc độ thao tác: Giao diện không đòi hỏi các thao tác phức tạp hai dài dòng, hỗ trợ
phím tắt, phím nóng.
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 16 MSV: 09D190197
Tên module
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
• Dễ phát triển: Giao diện được xây dựng dễ dàng, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu thay
đổi của người sử dụng.
- Các loại giao diện
• Hộp thoại: Là các giao diện phục vụ cho việc kiểm soát hệ thống, trao đổi thông
tin giữa người sử dụng và hệ thống, kiểm tra quyền truy nhập, các hướng dẫn sử dụng hệ
thống, các thông báo lỗi sử dụng hay lỗi hệ thống.
• Màn hình nhập dữ liệu: Đó là các khung nhập dữ liệu cho phép người sử dụng tiến
hành nhập dữ liệu cho hệ thống hay cung cấp thông tin cho việc tìm kiếm dữ liệu, đưa ra
các báo cáo theo yêu cầu.
• Màn hình báo cáo: Đó là các biểu mẫu hiển thị các thông tin được thu thập và tổng
hợp theo yêu cầu của người sử dụng.
- Các nguyên tắc chung khi thiết kế giao diện
• Luôn cung cấp thông tin phản hồi về công việc đang tiến hành cho người sử dụng.
• Thông tin trạng thái: Cung cấp cho người sử dụng thông tin về phần hệ thống đang
được sử dụng.
• Công việc tối thiểu: Hạn chế tối đa sự cố gắng không cần thiết của người sử dụng.
• Trợ giúp: Sẵn sàng cung cấp các trợ giúp khi người sử dụng cần.
• Dễ dàng thoát ra: Cho phép người sử dụng thoát ra khỏi hộp thoại dễ dàng bằng
các thao tác quen thuộc.

• Làm lại: Cho phép hủy bỏ các thao tác đã tiến hành.
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại
Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành
2.2.1. Tổng quan về Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành
2.2.1.1. Thông tin chung về Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành
Tên công ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XUẤT NHẬP KHẨU
VÀ THƯƠNG MẠI ĐÔNG THÀNH
Địa chỉ: Số 16 Ngõ 118 - Phố Đào Tấn - Cống Vị - Ba Đình - Hà Nội
Tel: 04 3771 4007 - 402
Fax: 04 3771 0227
Người đại diện: Dương Tiến Tài
Vốn điều lệ: 3.000.000.000 đồng
Website: www.dongthanhtaesung.com
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 17 MSV: 09D190197
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
a. Lịch sử hình thành
Công ty TNHH xuất nhập khẩu và thương mại Đông Thành được thành lập từ
năm 1997, là Công ty phân phối duy nhất sản phẩm dây cáp điện mang thương hiệu
TEASUNG đến từ Hàn Quốc.
b. Mục tiêu, chiến lược phát triển của Công ty
 Mục tiêu
- Mục tiêu chung: "Đảm bảo chất lượng, tiện lợi, an toàn, giá cả hợp lý, phục vụ
khách hàng tốt nhất".
- Mục tiêu chất lượng: Tiêu chí đảm bảo chất lượng cho các công trình Công ty
TNHH XNK & TM Đông Thành, sản xuất dây và cáp điện luôn hướng tới mục tiêu:
+ Giá trị lớn lao về sự yên tâm và an toàn khi tài sản, nhà cửa của khách hàng
được cung cấp và lắp đặt bởi hệ thống dây cáp điện và thiết bị đáng tin cậy.
+ Tiếp cận với các kinh nghiệm quốc tế mang lại sự cải thiện không ngừng trong
việc nâng cao các hệ thống thiết bị.
+ Đảm bảo việc nâng cao chất lượng dịch vụ theo các yêu cầu của khách hàng.

+ Tiêu chí hoạt động của Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành sản xuất dây
và cáp điện cao cấp là liên tục đổi mới và hoàn thiện mình.
 Chiến lược phát triển:
Thực hiện chiến lược phát triển của Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành
và để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của quý khách hàng, trong thời gian tới Công ty
luôn phát huy các thế mạnh và sẽ tiếp tục cải thiện mối quan hệ cùng có lợi với nhân
viên và các đối tác kinh doanh. Công ty sẽ tiếp tục đổi mới công nghệ, tăng cường máy
móc thiết bị, kỹ thuật sản xuất tiên tiến và đảm bảo nguồn nhân lực luôn đáp ứng tốt
cho sản xuất. Đồng thời xây dựng và cải tiến chính sách chất lượng phù hợp, quan tâm
chăm sóc khách hàng nhằm phục vụ khách hàng tốt nhất, tiếp tục đầu tư sản xuất và
phát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm ra các nuớc trong khu vực để đưa Công ty ngày
càng phát triển đi lên, vươn tới một tầm cao mới trong tương lai. Với những kiến thức
về khoa học công nghệ của mình đã có Công ty nhận dạng và thỏa mãn nhu cầu của
khách hàng - là yếu tố hàng đầu, là vị thế để mở rộng thị trường kinh doanh.
c. Khách hàng chính
Khách hàng của Công ty là các công ty điện lực, các công ty xây lắp điện, các
khu công nghiệp, khu chế xuất, các đại lý và và người tiêu dùng trên khắp các tỉnh
thành miền Bắc và miền Trung.
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 18 MSV: 09D190197
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
d. Nhà cung cấp chính
Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành luôn chú trọng về chất lượng, kiểu
dáng, giá thành sản phẩm và có khả năng đáp ứng một cách nhanh nhất, tốt nhất mọi
yêu cầu của quý khách nên Công ty luôn nhập khẩu các loại động cơ điện, hộp giảm
tốc, dây điện dân dụng từ các Công ty uy tín của Hàn Quốc và Trung Quốc.
2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy nhân sự của Công ty TNHH XNK & TM
Đông Thành
a. Sơ đồ tổ chức của Công ty
Hình 2.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty TNHH XNK & TM Đông Thành
(Nguồn: Phòng nhân sự)

b. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:
Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm 1 Giám đốc, 1 Phó Giám đốc, 4 phòng:
phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự và phòng kho vận.
Giám đốc là người đại diện pháp nhân cho Công ty, chịu trách nhiệm trước
pháp luật về mọi hoạt động của Công ty. Điều hành mọi hoạt động của Công ty như:
Sử dụng có hiệu quả toàn bộ vốn tự có của công ty trong hoạt động cung cấp dịch vụ.
Phó giám đốc là người điều hành các hoạt động của Công ty và chịu trách
nhiệm trước giám đốc về hiệu quả của các hoạt động đó.
Chức năng chính của các phòng:
 Phòng Kinh doanh:
- Chủ động tìm kiếm đối tác để phát triển, mạng lưới phân phối, từng bước mở
rộng thị trường trong và ngoài nước. Nghiên cứu và tham mưu cho ban giám đốc trong
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 19 MSV: 09D190197
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đinh Thị Hà
công tác định hướng kinh doanh và xuất nhập khẩu. Đây là chức năng, nhiệm vụ chủ
yếu của phòng kinh doanh.
- Chủ động soạn thảo các hợp đồng kinh tế có liên quan đến hoạt động kinh
doanh của Công ty. Tổ chức thực hiện đúng quy định các hợp đồng kinh doanh đã
được ký kết.
- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động kinh doanh, xuất nhập khẩu
của Công ty như: Chuẩn bị nguồn cung ứng xuất khẩu, tiêu thụ hàng nhập khẩu, các
khâu giám định, kiểm dịch, hải quan, giao nhận, bảo hiểm, khiếu nại đòi bồi thường,
và đối ngoại như: Tìm kiếm giao dịch giữa những người bán và người mua, giải quyết
tranh chấp khiếu nại với khách hàng có liên quan đến các hoạt động kinh doanh của
Công ty.
- Lưu trữ các hồ sơ, hợp đồng kinh tế có liên quan đến công tác kinh doanh của
Công ty theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
 Phòng Kế toán:
- Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy định của
Nhà nước.

- Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài chính,
quỹ tiền lương.
- Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán kế toán, quyết toán và các báo cáo
theo quy định.
- Thực hiện các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo quy định.
- Thực hiện nghiệp vụ thanh toán.
- Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và kiểm tra chuyên đề.
 Phòng Nhân sự
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng lao động, kế hoạch tiền lương hàng năm.
- Quản lý cán bộ, nhân sự lao động và tiền lương theo các quy định của Nhà
nước và của Công ty.
 Phòng kho vận
- Tổ chức xây dựng và hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn và các chỉ tiêu chất lượng
phục vụ công tác quản lý điều hành hoạt động của Công ty gồm:
• Công tác quản lý kho, bốc xếp, vận tải hàng hóa, kiểm đếm và định giá
hàng hóa.
SV: Nguyễn Thị Thanh Mai 20 MSV: 09D190197