Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1 thành viên TM-DV Bách Linh

LỜI CẢM ƠN
Sau thời gian nghiên cứu và học tập tại khoa Hệ thống thông tin kinh tế trường Đại
học Thương mại, được sự giúp đỡ quý báu của các thầy cô giáo, em đã hoàn thành
khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại
công ty TNHH 1 thành viên TM-DV Bách Linh” .
Hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này, cho phép em được gửi lời cảm ơn tới Ths.
Bùi Quang Trường, người đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em trong suốt quá trình
làm khóa luận. Đồng thời em xin cảm ơn quý thầy cô khoa Hệ thống thông tin kinh tế
đã truyền dạy cho em những kiến thức quý báu trong quá trình học tập cũng như giúp
đỡ kinh nghiệm để cho khóa luận hoàn thành thuận lợi.
Xin chân thành cảm ơn các anh chị ở các phòng ban trong công ty TNHH TM-DV
Bách Linh đã tạo điều kiện thuận lợi và nhiệt tình giúp đỡ trao đổi, góp ý, cung cấp
thông tin tư liệu giúp em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên
Nguyễn Hữu Đạt
i
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN i
MỤC LỤC ii
DANH MỤC BẢNG BIÊU, HÌNH VẼ iii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v
Phần 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1
Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN
HÀNG CÔNG TY TNHH TM-DV BÁCH LINH 5
2.1. Cơ sở lý luận về HTTT quản lý và các vấn đề liên quan 5
2.1.1. Khái niệm về HTTT , HTTT quản lý 5
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý bán hàng tại công ty TNHH TM-DV
Bách Linh 14
2.2.1. Sơ lược về công ty TNHH TM-DV Bách Linh 14
2.2.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh

15
2.2.3. Phân tích thực trạng hoạt động quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1TV TM-DV
Bách Linh 17
2.2.4. Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1TV
TM-DV Bách Linh 25
Phần 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT XÂY DỰNG HTTT
QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH 1TV TM-DV BÁCH LINH 27
3.1. Định hướng phát triển của hoạt động quản lý bán hàng tại công ty TNHH
1TV TM-DV Bách Linh 27
3.2. Đề xuất xây dựng HTTT quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1TV TM-DV
Bách Linh 28
3.2.1. Mô tả bài toán 28
3.2.2. Thiết lập biểu đồ ngữ cảnh, biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống thông tin
quản lý bán hàng 29
3.2.4. Thiết kế và xây dựng CSDL cho bài toán xây dựng HTTT quản lý bán hàng 32
3.2.5. Thiết kế phần mềm và giao diện 36
3.3. Một số kiến nghị 38
KẾT LUẬN 39
ii
TÀI LIỆU THAM KHẢO 1
Phụ lục 1. MỘT SỐ GIAO DIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNH 2
DANH MỤC BẢNG BIÊU, HÌNH VẼ
Nội dung Trang
Hình 2.1 Quá trình xử lý thông tin 5
Hình 2.2 Mô hình tổng quát của HTTT 6
Hình 2.3 Cơ cấu tổ chức của công ty 15
Hình 2.4
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM-DV Bách
Linh
16

Hình 2.5 Phương thức doanh nghiệp đang sử dụng để quản lý bán hàng 20
Hình 2.6 Thời gian nhập dữ liệu của nhân viên kế toán 21
Hình 2.7 Nơi lưu trữ dữ liệu tại công ty TNHH TM-DV Bách Linh 21
Hình 2.8 Khả năng chỉnh sửa sai sót của các loại hồ sơ dữ liệu 22
Hình 2.9 Khả năng dữ liệu bị ùn tắc và mắc sai lệch khi nhập hàng hóa 22
Hình 2.10 Thời gian thanh toán tiền hàng khi nhập hàng hóa 23
Hình 2.11
Chi phí đầu tư trang thiết bị cho hệ thống quản lý bán hàng hiện
tại
23
Hình 2.12 Khả năng hỗ trợ tìm kiếm thông tin của hệ thống hiện tại 24
iii
Hình 2.13 Khả năng hỗ trợ ra quyết định của hệ thống quản lý bán hàng
hiện tại
24
Hình 3.1 Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống thông tin quản lý bán hàng 29
Hình 3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống thông tin quản lý bán
hàng
29
Hình 3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 31
Hình 3.4 Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu 32
Hình 3.5 Biểu đồ thực thể liên kết của hệ thống mua bán 36
Hình 3.6 Giao diện đăng nhập hệ thống chương trình quản lý bán hàng 37
Hình 3.7 Giao diện chính của chương trình quản lý bán hàng 37
iv
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
TỪ VIẾT TẮT Ý NGHĨA
CNTT Công nghệ thông tin
CSDL Cơ sở dữ liệu
NCC Nhà cung cấp

BC Báo cáo
HTTT Hệ thống thông tin
TM-DV Thương mại dịch vụ
TNHH1TV Trách nhiệm hữu hạn một thành
viên
Transaction Processing
System
Hệ thống xử lý giao dịch
Management Information
System
Hệ thống thông tin quản lý
ERP (Enterprise Resource
Planning)
Hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp
SCM (Supply Chain
Management)
Quản lý chuỗi cung ứng
CRM (Customer Relationship
Management)
Quản lý quan hệ khách hàng
LAN (Local Area Network) Mạng máy tính cục bộ
v
Phần 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1. Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu
- Tầm quan trọng của vấn đề nghiên cứu:
Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, tin học ngày càng trở
thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại ngày nay. Bất cứ một lĩnh vực
nào trong cuộc sống người ta cũng đều phải ứng dụng tin học để có thể nâng cao chất
lượng các hoạt động. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học là bắt

buộc nếu muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường. Khối lượng công việc đồ sộ của
các doanh nghiệp không thể không có sự trợ giúp của máy tính điện tử. Việc sử dụng
máy tính điện tử giúp người tiết kiệm chi phí nhân công, lại có thông tin nhanh
chóng, chính xác, kịp thời. Vì vậy, ngày nay bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần
ứng dụng tin học. Xuất phát từ xu thế chung của xã hội, hàng loạt các phần mềm
phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị đã ra đời và để đáp ứng nhu cầu cấp
thiết của các doanh nghiệp hiện nay.
Thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động quản lý ngày
càng nhẹ nhàng, hiệu quả, chính xác và đem lại thành công lớn cho rất nhiều doanh
nghiệp. Tuy nhiên, để có được một phần mềm phù hợp với công tác quản lý, phù hợp
với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là một vấn đề dễ dàng.
- Ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu:
Qua việc khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty TNHH 1TV TM-DV
Bách Linh, em nhận thấy, Công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh là công ty
chuyên kinh doanh các loại bánh kẹo nhập khẩu, vì vậy việc quản lý bán hàng có
hiệu quả là rất quan trọng, ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận và quá trình phát triển
của công ty. Việc quản lý bán hàng ở công ty mặc dù đã được tin học hoá, nhưng do
khối lượng hàng hóa

rất nhiều, đòi hỏi cần có một hệ thống thông tin có khả năng
quản lý một cách chính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cách kịp
thời cho những người sử dụng và quản trị hệ thống. Chính vì vậy, em đã chọn đề tài
“Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng

tại công ty TNHH 1TV TM-DV Bách
Linh”.
1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
1
Để thực hiện đề tài khóa luận, ngoài việc nghiên cứu và tìm hiểu các tài liệu, giáo
trình, em có tham khảo luận văn của những người nghiên cứu trước đó làm nền tảng

cho bài khóa luận của mình.
Luận văn: “Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý bán hàng nội thất của
công ty F.GOUP ” tác giả Trần Văn Mộc khoa công nghệ thông tin trường đại học
giao thông vận tải, giáo viên hướng dẫn Ths.Đặng Thu Hiền thu được kết quả:
- Xây dựng cơ sở dữ liệu chi tiết, mang tính linh động cao; lưu trữ đầy đủ thông tin cần
thiết gióp tổ hợp, chọn lọc dữ liệu đầy đủ, đáp ứng các nhu cầu báo cáo, tổng hợp dữ
liệu của người sử dụng
- Giao diện chương trình gần gũi, cập nhật dễ dàng, thống nhất trên tất cả các chức
năng; tích hợp chức năng tìm kiếm dữ liệu trên hầu hết các chức năng.
Luận văn : “Phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT quản lí bán hàng công ty cổ
phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương”, tác giả Nguyễn Thị Thuỳ Dương, Khoa
tin học kinh tế trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân, Giáo viên hướng dẫn Tiến sĩ Trần
Thị Thu Hà, nhận thấy kết quả như sau:
Chương trình phần mềm Quản lý bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông
Thái Bình Dương đã đáp ứng được những yêu cầu cơ bản trong hệ thống quản lý bán
hàng. Chương trình đã quản lý được các giao dịch trong ngày tại công ty, chương
trình cũng theo dõi được quá trình thực hiện giao dịch của từng nhân viên. Chương
trình cũng cho phép người sử dụng tìm kiếm các thông tim về khách hàng theo các tiêu
thức khác nhau, cho người sử dụng lựa chọn đồng thời chương trình lập được các báo
cáo theo từng giai đoạn cụ thể theo từng loại khách hàng thực hiện giao dịch.
Do tầm quan trọng của vấn đề quản lý bán hàng nên qua quá trình thực tập tốt
nghiệp tại Công ty TNHH TM-DV Bách Linh, được tìm hiểu về công tác quản lý bán
hàng tại doanh nghiệp em quyết định lựa chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin quản lý bán hàng tại Công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh”. Đề tài nhằm
mục đích đi sâu tìm hiểu quá trình quản lý bán hàng, cũng như phân tích những mặt
mạnh và điểm yếu còn tồn tại để khắc phục, bổ sung, giúp cho hệ thống bán hàng của
công ty được nâng cao và cải thiện.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế của công ty cần có một hệ thống thông tin quản lý
bán hàng

hỗ trợ cho việc bán hàng

tại công ty TNHH TM-DV Bách Linh, đưa ra
những báo cáo chính xác và nâng cao hiệu quả quản lý trong hoạt động bán hàng của
2
doanh nghiệp.
1.3. Mục tiêu cụ thể cần giải quyết trong đề tài
- Hệ thống hóa những cơ sở lý luận về hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý,
hệ thống thông tin quản lý bán hàng, cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin quản lý.
- Phân tích và đánh giá thực trạng về công tác hoạt đông và hệ thống thông tin quản lý
bán hàng tại Công ty TNHH TM-DV Bách Linh từ đó phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin quản lý bán hàng.
- Đưa ra một số định hướng, giải pháp cụ thể cho hệ thống thông tin quản lý bán hàng
tại Công ty TNHH TM-DV Bách Linh.
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
1.4.1. Đối tượng nghiên cứu
- Hoạt động quản lý bán hàng tại công ty TNHH TM-DV Bách Linh
- Hệ thống thông tin quản lý bán hàng của công ty TNHH TM-DV Bách Linh.
1.4.2. Phạm vi nghiên cứu
a. Không gian :
- Về mặt lý luận : tiến hành nghiên cứu về thông tin, HTTT, HTTT quản lý thông qua
các tài liệu, các công trình nghiên cứu.
- Về mặt thực tiễn : tiến hành nghiên cứu hoạt động bán hàng và hệ thống thông tin
bán hàng tại công ty TNHH Bách Linh.
b. Thời gian :
- Về mặt lý luận : nghiên cứu các tài liệu về hoạt động bán hàng và hệ thống bán hàng
tại công ty TNHH Bách Linh 2010 – 2013.
- Về mặt thực tiễn : nghiên cứu cấu trúc, thực trạng của hoạt động bán hàng, khả
năng tin học hóa HTTT quản lý bán hàng tại công ty TNHH Bách Linh trong giai

đoạn 2010 đến đầu năm 2013.
1.5. Các phương pháp áp dụng thực hiện đề tài
1.5.1. Phương pháp điều tra dữ liệu sơ cấp
3
Là phương pháp điều tra những dữ liệu chưa qua xử lý, được thu thập lần đầu và
thu thập trực tiếp từ các đơn vị của tổng thể nghiên cứu thông qua các cuộc điều tra
thống kê. Dữ liệu sơ cấp đáp ứng tốt yêu cầu nghiên cứu, tuy nhiên việc thu thập dữ
liệu sơ cấp lại thường phức tạp, tốn kém. Để hoàn thành bài khóa luận này em có sử
dụng phương pháp phỏng vấn cá nhân và phương pháp phiếu điều tra.
1.5.2. Phương pháp điều tra dữ liệu thứ cấp
Dữ liệu thứ cấp: Là dữ liệu do người khác thu thập, sử dụng cho các mục đích có
thể là khác với mục đích nghiên cứu của chúng ta. Dữ liệu thứ cấp có thể là dữ liệu
chưa xử lý (còn gọi là dữ liệu thô) hoặc dữ liệu đã xử lý. Như vậy, dữ liệu thứ cấp
không phải do người nghiên cứu trực tiếp thu thập.
Trong bài khóa luận này em đã thu thập nguồn dữ liệu thứ cấp thông qua việc tìm
hiểu các tài liệu tham khảo, trên internet.
1.5.3. Phương pháp xử lý dữ liệu
Phân tích trước hết là phân chia cái toàn thể của đối tượng nghiên cứu thành những
bộ phận, những mặt, những yếu tố cấu thành giản đơn hơn để nghiên cứu, phát hiện ra
từng thuộc tính và bản chất của từng yếu tố đó, và từ đó giúp chúng ta hiểu được đối
tượng nghiên cứu một cách mạch lạc hơn, hiểu được cái chung phức tạp từ những yếu
tố bộ phận ấy. Từ những kết quả nghiên cứu từng mặt, phải tổng hợp lại để có nhận
thức đầy đủ, đúng đắn cái chung, tìm ra được bản chất, quy luật vận động của đối
tượng nghiên cứu.
1.6. Kết cấu của khóa luận
Đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1TV
TM-DV Bách Linh”. Gồm 3 phần chính là:
Phần 1: Tổng quan vấn đề cần nghiên cứu.
Phần 2: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý bán hàng và thực trạng vấn đề
quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh.

Phần 3: Giải pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng

tại công ty
TNHH
1TV TM-DV Bách Linh.
4
Phần 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN
HÀNG CÔNG TY TNHH TM-DV BÁCH LINH
2.1. Cơ sở lý luận về HTTT quản lý và các vấn đề liên quan
2.1.1. Khái niệm về HTTT , HTTT quản lý
a. Khái niệm thông tin: Thông tin là những gì mang lại hiểu biết về một sự vật, hiện
tượng. Ý nghĩa của dữ liệu được rút ra sau khi đã có những đánh giá hoặc so sánh.
(Nguồn: Bài giảng HTTT KT&QL - Bộ môn CNTT trường ĐH Thương Mại)
Thông tin là một khái niệm trừu tượng, tồn tại khách quan, có thể nhớ trong đối
tượng, biến đổi trong đối tượng và áp dụng để điều khiển đối tượng. Thông tin làm
tăng thêm hiểu biết của con người, là nguồn gốc của nhận thức.
Quá trình tạo ra thông tin:
Hình 2.1. Quá trình xử lý thông tin
( Nguồn : Bài giảng QTHTTT DN – Bộ môn CNTT Trường ĐH Thương Mại )
b. Khái niệm hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin (HTTT) được xác định
như
một
tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lí, lưu trữ, phân phối và biểu
diễn thông tin và thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ
chức. HTTT còn giúp các nhà quản lí phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận
một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới.
Khái niệm hệ thống thông tin quản lý: là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu
quả trong một tổ chức. HTTT quản lí trợ giúp các hoạt động quản lí của tổ chức
như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm cho các
quyết định của quản lí trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước. Nó sử dụng dữ liệu

từ các hệ
xử

lý
giao dịch và tạo ra các báo cáo định kì hay theo yêu cầu.
(Nguồn: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý – Nguyễn Văn Vỵ - Nhà
xuất bản khoa học tự nhiên và công nghệ Hà Nội, 2007)
5
Dữ liệu Quá trình xử lý Thông tin
Hình 2.2. Mô hình tổng quát của HTTT
( Nguồn : Bài giảng QTHTTT DN – Bộ môn CNTT Trường ĐH Thương Mại )
c. Phân loại hệ thống thông tin
• Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
- HTTT xử lý giao dịch/ giao tác (TPS – Transaction Processing System)
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch: xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ
chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp hoặc với chính nhân viên của
mình. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch
đó. Hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các hoạt động của tổ chức.
Chúng trợ giúp ở mức tác nghiệp. Một số hệ thống thuộc loại này như: hệ thống trả
lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp,
cập nhật tài khoản của ngân hàng và tính thuế phải trả cho người nộp thuế…
- HTTT quản lý MIS (Management Information System)
Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này
nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược.
Chúng chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng
như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Chúng tạo ra báo cáo cho các nhà tổ chức theo
định kỳ hoặc theo yêu cầu. Dữ liệu MIS lấy từ hai nguồn là TPS và từ nhà quản lý.
HTTT quản lý MIS có các chức năng:
6
+ Hỗ trợ các chức năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lưu trữ.

+ Dùng một cơ sở dữ liệu hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều chức năng.
+ Cung cấp cho các nhà quản lý các thông tin theo thời gian của hệ thống.
+ Có cơ chế bảo mật thông tin theo từng cấp độ có thẩm quyền sử dụng.
Cách xem xét tốt nhất một hệ thống thông tin quản lý là đặt nó trong mục đích của
tổ chức đang sử dụng hệ thống đó, một trong các cách như vậy là nhìn hệ thống thông
tin dưới góc độ của một hệ hỗ trợ ra quyết định.
- Hệ hỗ trợ quyết định (DSS-Decision Support System)
Mục đích của hệ là giúp cho tổ chức những thông tin cần thiết để ra quyết định hợp
lý và đủ độ tin cậy. Khả năng của hệ thống:
+ Cung cấp, sắp xếp các phương án theo tiêu chuẩn của người làm quyết định.
+ Phân tích dữ liệu, biểu diễn dữ liệu bằng đồ thị một cách tự động.
+ Chọn lựa giúp một phương án tối ưu trên cơ sở các thông tin đưa vào.
- Hệ chuyên gia (ES-Expert System)
HTTT giúp các nhà quản lý giải quyết và thực hiện vấn đề ở mức cao hơn DSS. Hệ
này liên quan đến lĩnhvực trí tuệ nhân tạo, làm cho máy tính có khả năng lập luận,học
tập, tự hoàn thiện như con người. Chẳng hạn các chương trình lập kế hoạch tài chính,
chẩn đoán bệnh, dịch máy,
- HTTT cấp tri thức
HTTT quản lý cấp tri thức là HT được thiết kế để chia sẻ kiến thức. Hỗ trợ việc
phân loại dữ liệu và thông tin, đồng thời kiểm soát,thiết kế,lập kế hoạch ,tạo ra các giải
pháp để giải quyết một vấn đề của DN.
• Phân loại theo quy mô tích hợp
- ERP (công nghệ) là một hệ thống thông tin quản lý tích hợp các nguồn lực của doanh
nghiệp, bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như:
+ Kế toán
+ Quản lý nhân sự: Quản lý lương
+ Quản lý sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất, nguyên vật liệu, phân phối, điều phổi năng
lực, công thức sản phẩm, quản lý luồng sản xuất, lệnh sản xuất, mã vạch
+ Quản lý hậu cần: Quản lý kho, quản lý giao nhận, quản lý nhà cung cấp
+ Quản lý bán hàng

7
- SCM (Quản lý chuỗi cung ứng): là hệ thống cho phép quản trị tại các nhà máy và
trong cả hệ thống các điểm cung của một công ty cho khách hàng, gồm có:
+ Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu
+ Lựa chọn nhà cung cấp
+ Lập kế hoạch cho lượng hàng sản xuất
+ Quản lý quá trình giao hàng bao gồm quản lý kho và lịch giao hàng
+ Quản lý hàng trả lại và hỗ trợ khách hàng trong việc nhận hàng
- CRM (Quản trị quan hệ khách hàng): là một phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp
cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông
tin của khách hàng như thông tin về tài khoản, nhu cầu, liên lạc và các vấn đề khác
nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn. Các mục tiêu tổng thể là tìm kiếm, thu hút, giành
niềm tin khách hàng mới, duy trì những đối tác đã có, lôi kéo khách hàng cũ trở lại,
giảm chi phí tiếp thị và mở rộng dịch vụ khách hàng. Việc đo lường và đánh giá mối
quan hệ với khách hàng là rất quan trọng trong mục tiêu thực hiện chiến lược. CRM
bao gồm:
+ Quản lý phân tích thị trường, lập kế hoạch tiếp thị và bán hàng, các hoạt động và
chiến dịch tiếp thị
+ Quản lý các đơn đặt hàng, quản lý các hoạt động chăm sóc khách hàng
+ Phân tích nhiều chiều trên khách hàng để định hướng các hoạt động phát triển sản
phẩm và bán hàng.
• Phân loại theo chức năng, nghiệp vụ
- Hệ thống thông tin tài chính: là một hệ thống tích lũy và phân tích dữ liệu tài chính
để đưa ra quyết định quản lý tài chính trong hoạt động kinh doanh.
Mục tiêu cơ bản của hệ thống thông tin tài chính là để đáp ứng các nghĩa vụ tài chính
của công ty là đến hạn, bằng cách sử dụng số tiền tối thiểu các nguồn lực tài chính phù
hợp với một biên độ an toàn được thiết lập. Kết quả đầu ra được tạo ra bởi hệ thống
bao gồm các báo cáo kế toán, ngân sách hoạt động và vốn, báo cáo vốn lưu động, dự
báo dòng tiền, và khác nhau những gì nếu báo cáo phân tích. Việc đánh giá các dữ liệu
tài chính có thể được thực hiện thông qua phân tích tỷ lệ, đánh giá xu hướng và mô

hình lập kế hoạch tài chính. Lập kế hoạch và dự báo tài chính được thuận lợi nếu sử
dụng kết hợp với một hệ thống hỗ trợ quyết định.
8
- Hệ thống thông tin marketing: Hệ thống thông tin Marketing bao gồm con người,
thiết bị và quy trình thu thập, phân loại, phân tích, đánh giá và phân phối những thông
tin cần thiết, kịp thời và chính xác cho những người soạn thảo các quyết định
Marketing. Để tiến hành phân tích lập kế hoạch, thực hiện và kiểm tra, những nhà
quản trị Marketing cần những thông tin về tình hình diễn biến của môi trường
Marketing. Vai trò của HTTT Marketing là xác định những nhu cầu thông tin của
người quản trị, phát triển những thông tin cần thiết và phân phối thông tin đó kịp thời
cho những nhà quản trị Marketing.
- Hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất: Gồm 2 HTTT là :
+ HTTT kinh doanh: theo dõi dòng thông tin thị trường, thông tin công nghệ và đơn
đặt hàng của khách hàng. Nhận thông tin sản phẩm từ HTTT sản xuất từ đó phân tích
và đánh giá để đưa ra các kế hoạch sản xuất phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh
của công ty.
+ HTTT sản xuất: nhận kế hoạch sản xuất từ HTTT kinh doanh, quản lý thông tin
nguyên vật liệu của các nhà cung cấp, theo dõi quá trình sản xuất. cập nhật thông tin
và tính tổng chi phí của quá trình sản xuất cùng với thông tin sản phẩm để chuyển qua
HTTT kinh doanh làm cơ sở cho hệ thống thông tin kinh doanh xác định giá, chiến
lược trong quá trình phát triển của công ty.
- Hệ thống thông tin quản trị nhân lực: là HTTT cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra các
quyết định quản lý, quá trình lập kế hoạch dài và ngắn hạn về nguồn nhân lực, cung
cấp thông tin về bồi dưỡng nguồn nhân lực và tiềm năng nguồn nhân lực để có cơ sở
bổ nhiệm cán bộ, sự biến động của nguồn nhân lực.
d. Các giai đoạn phát triển và xây dựng một HTTT
Các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống dù được phát triển bởi nhiều tác
giả khác nhau, có nhiều điểm, thuật ngữ, quy ước khác nhau, nhưng tựu chung lại các
phương pháp luận này đều định ra các giai đoạn cơ bản cho quá trình phát triển dự án:
- Giai đoạn khảo sát

Đây là giai đoạn đầu tiên, là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng
HTTT, cung cấp thông tin chi tiết về hệ thống phục vụ cho các công đoạn sau:
+ Khảo sát hệ thống đang làm gì
+ Đưa ra đánh giá về hiện trạng
+ Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm
9
+ Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo
+ Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những
ràng buộc khác.
- Giai đoạn phân tích
Xây dựng các mô hình của hệ thống thông tin quản lý, như sơ đồ chức năng nghiệp
vụ, sơ đồ luồng dữ liệu và mô hình dữ liệu, trên cơ sở các kết quả khảo sát hệ thống
thực, cần làm rõ mô hình hoạt động của tổ chức và hệ thống thông tin. Các công việc
cần thực hiện là:
+ Phân tích các mẫu biểu, các bảng biểu, các hồ sơ đã thu thập được. Xác định các
phần tử trong hệ thống.
+ Phân tích các luồng thông tin và các mối quan hệ giữa các phần tử trong hệ thống.
+ Phân tích quy trình xử lý thông tin hiện có và phác hoạ quy trình xử lý thông tin cần
có đối với hệ thống mới.
+ Xác định các chức năng nghiệp vụ của hệ thống thực, các thủ tục để từ đó xây dựng
sơ đồ luồng dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống thực.
+ Phân tích dữ liệu để xây dựng mô hình dữ liệu cho hệ thống.
- Giai đoạn thiết kế
Căn cứ vào kết quả phân tích, có thể tiến hành thiết kế một số phần của hệ thống.
Các công việc thiết kế bao gồm:
+ Thiết kế dữ liệu: định ra các đối tượng và cấu trúc dữ liệu trong hệ thống.
+ Thiết kế chức năng: định ra module xử lý thể hiện các chức năng của hệ thống thông
tin.
+ Thiết kế giao diện: chi tiết hoá hình thức giao tiếp giữa con người với máy tính.
+ Thiết kế an toàn cho hệ thống thông tin quản lý.

+ Thiết kế phần cứng: tính toán các yêu cầu kỹ thuật cho hệ thống thông tin quản lý,
hay nói cách khác, là thiết kế hệ thống máy tính.
- Giai đoạn cài đặt
Thay thế HTTT cũ bằng HTTT mới hoặc đưa HTTT vào hoạt động (nếu chưa có).
Công việc thực hiện:
+ Lập kế hoạch cài đặt: đảm bảo không gây ra những biến động lớn trong chuyển giao.
+ Cài đặt chương trình.
+ Biến đổi dữ liệu.
10
+ Huấn luyện.
+ Biên soạn tài liệu về hệ thống.
- Giai đoạn khai thác, bảo trì
Giai đoạn khai thác và bảo trì được tiến hành sau khi hệ thống mới được đưa vào
hoạt động, vừa để ý đến các thay đổi trong nội bộ lẫn các đòi hỏi của môi trường biến
động bên ngoài để thích ứng theo.
Thời gian bảo trì thường căn cứ vào một chu kỳ khai thác của một HTTT. Những yêu
cầu thay đổi mà hệ thống chưa đáp ứng được thường được phát triển, bổ sung qua các
phụ lục hợp đồng.
( Nguồn : Bài giảng QTHTTT DN – Bộ môn CNTT Trường ĐH Thương Mại )
2.1.2. Các mô hình của hệ thống thông tin quản lý
a. Mô hình nghiệp vụ của hệ thống
Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (hay
một phạm vi được nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bên trong giữa các
chức năng đó cũng
như
các mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài.
Một mô hình nghiệp vụ gồm có:
- Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống
- Biểu đồ phân cấp chức năng
- Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng

- Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng
- Các mô tả chi tiết về mỗi chức năng cơ sở
- Biểu đồ hoạt động.
b. Mô hình hoá quá trình xử lý
Mô hình hoá tiến trình nghiệp vụ là sự biểu diễn đồ thị các chức năng của quá
trình để thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệu giữa các bộ phận trong một
hệ thống nghiệp vụ cũng
như
giữa hệ thống và môi trường của nó. Bao gồm:
- Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0.
- Phát triển biểu đồ luồng dữ liệu các mức i.
- Cấu trúc biểu đồ luồng dữ liệu logic các mức sơ cấp.
c. Mô hình thực thể - quan hệ ERM
Ba phần tử chính của ERM là: thực thể, thuộc tính và các mối quan hệ giữa các
thành phần đó. Cụ thể:
11
- Thực thể: là khái niệm để chỉ một lớp các đối tượng cụ thể hay các khái niệm độc
lập có
cùng

những
đặc trưng chung mà ta quan tâm. Bản thể là một đối tượng tụ thể
của thực thể.
- Thuộc tính: là các đặc trưng của thực thể. Mỗi thực thể có một tập các thuộc tính
gắn kết với nó.
- Mối quan hệ giữa các thực thể là một khái niệm mô tả mối quan hệ vốn có giữa các
bản thể của các thực thể.
d. Mô hình dữ liệu – quan hệ
- Quan hệ: Là một bảng dữ liệu hai chiều có các cột có tên, gọi là các thuộc tính,
có

các dòng không có tên, gọi là những bộ dữ liệu (bản ghi).
- Các thuộc tính của quan hệ: chính là tên của các cột:
+ Thuộc tính lặp: là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số dòng khác nhau, còn
các giá trị còn lại của nó trên các dòng này
như
nhau.
+ Khóa dự tuyển: Là các thuộc tính mà các giá trị của nó xác định duy nhất mỗi
dòng, và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ đi một thuộc tính trong số đó
thì giá trị không xác định duy nhất dòng.
- Các chuẩn của các quan hệ: Là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép ta nhận biết
được cấu trúc đó. Có 3 chuẩn cơ bản:
+ Chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 1NF nếu nó không chứa các
thuộc tính lặp.
+ Chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 2NF nếu nó đã ở dạng 1NF và
không chứa các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa.
+ Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 3 nếu nó đã là chuẩn 2 và không có
thuộc tính phụ
thuộc

bắc
cầu vào khóa.
( Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ (2007), Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Nhà
xuất bản khoa học tự
nhiên

và
công nghệ Hà Nội. )
2.1.3. Một số vấn đề lý thuyết về HTTT quản lý bán hàng trong doanh nghiệp
a. Quản trị bán hàng
Quản trị bán hàng là hoạt động quản trị của những người thuộc lực lượng bán

hàng của công ty bao gồm những hoạt động chính như phân tích, lập kế hoạch, thực
hiện và kiểm tra hoạt động bán hàng. Như vậy, quản trị bán hàng là một tiến trình kết
hợp chặt chẽ từ việc thiết lập mục tiêu cho nhân viên bán hàng, thiết kế chiến lược cho
12
nhân viên bán hàng đến việc tuy ển dụng, huấn luyện, giám sát và đánh giá kết quả
công việc của nhân viên bán hàng.
Tùy thuộc vào mỗi công ty, cấp độ thấp nhất của ngạch quản lý bán hàng có thể
bao gồm nhiều chức vụ khác nhau như quản lý theo ngành hàng, quản lý theo khu vực
hay giám sát mại vụ và dù có mang tên gì đi chăng nữa thì họ cũng là người trực
tiếp giám sát công việc của nhân viên bán hàng và có trách nhiệm báo cáo công việc
cho cấp quản lý bán hàng cao hơn trong công ty như giám đốc kinh doanh hay trưởng
phòng mại vụ Những người thuộc đội ngũ quản lý lực lượng bán hàng có thể có
nhiều cấp độ chức vụ khác nhau hay số lượng khác nhau tùy thuộc vào quy mô và
chiến lược của mỗi công ty; tuy nhiên, họ đều có chung nhiệm vụ là xây dựng và phát
triển lực lượng bán hàng cho công ty một cách tích cực và hi ệu qu ả nhất nhằm đạt
mục tiêu chung của tổ chức.
( Nguồn: Ths.Tôn Thất Hải(2009), Bài giảng Quản trị bán hàng, trường Đại học
mở thành phố Hồ Chí Minh )
b. Vai trò của hệ thống quản lý bán hàng
- Giúp các doanh nghiệp tăng cường công tác quản lý trong hoạt động bán hàng: quản
lý nhập hàng, quản lý kho hàng, quản lý bán hàng.
- Quản lý bán hàng bằng mã vạch trên sản phẩm giúp tiết kiệm thời gian, chính xác về
số lượng, chủng loại hàng hoá, thực hiện thanh toán nhanh và chính xác.
- Cơ sở dữ liệu cho phép người quản lý có được thông tin tức thời nhanh chóng về
hàng hoá: số lượng bán số lượng tồn kho, . Bên cạnh đó, các thông tin về khách hàng
lưu trữ trong cơ sở dữ liệu giúp cho việc chăm sóc khách hàng được tốt hơn.
( Nguồn: Ths.Tôn Thất Hải(2009), Bài giảng Quản trị bán hàng, trường Đại học
mở thành phố Hồ Chí Minh )
c. Hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Có thể được định nghĩa là hệ thống quản trị của những người hoặc những nhóm

người thực sự thuộc lực lượng bán hàng hoặc gồm những người liên quan đến hoạt
động liên quan như: giao hàng, dịch vụ khách hàng, đội trưng bày, nhóm sales,
marketing, bảo hành, bảo trì hoặc những người hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng bán hàng
nhắm triển khai việc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp trên cơ sở
chiến lược kinh doanh, nguồn lực của doanh nghiệp và môi trường kinh doanh có liên
quan.
13
2.1.4. Phân định nội dung nghiên cứu
Mục tiêu đề tài là làm rõ được thế nào là một HTTT quản lý bán hàng, thực trạng
hoạt động quản lý bán hàng tại doanh nghiệp, sau đó tiến hành xây dựng một HTTT
quản lý bán hàng phù hợp với hoạt động kinh doanh của DN.
Căn cứ vào tên đề tài và mục tiêu nghiên cứu của đề tài, em xin phân định nội dung
vấn đề nghiên cứu như sau:
- Nghiên cứu về HTTT, HTTT quản lý bán hàng.
- Nghiên cứu thực trạng hoạt động quản lý bán hàng tại công ty TNHH TM-DV Bách
Linh.
- Đề xuất phân tích và thiết kế một HTTT quản lý hàng hóa phục vụ hoạt động bán
hàng tại công ty TNHH TM-DV Bách Linh.
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý bán hàng tại công ty TNHH TM-DV
Bách Linh
2.2.1. Sơ lược về công ty TNHH TM-DV Bách Linh
a. Thông tin chung về công ty
Công ty TNHH 1TV TM-DV Bách Linh là nhà phân phối độc quyền của những
hãng bánh kẹo lớn và danh tiếng trên Thế giới như: Bahlsen GmbH & Co. KG (CHLB
Đức); Krueger (Đức); Storck (Đức); Hamlet (Bỉ); Baconi (Ý)
Tên đầy đủ: Công ty TNHH1TV TM-DV Bách Linh
Địa chỉ: 33 Thợ Nhuộm- Hoàn Kiếm- Hà Nội.
Tel : (84 4) 39904926 - Fax: (84 4) 62700553
b. Sơ đồ tổ chức trong công ty
14

Giám đốc
Phòng hành
chính
BP quản lý
nhân sự
Phòng kỹ
thuật
Phòng tài vụ Phòng kinh
doanh
BP kiểm tra
hàng
BP tính –
phát lương
BP vật tư lưu
trữ
BP chấm
công
BP điều hành
chức vụ
BP vận hành
máy
BP quảng
cáo bán hàng
Hình 2.3. Cơ cấu tổ chức của công ty
(Nguồn: Phòng hành chính công ty TNHH TM-DV Bách Linh )
Chức năng nhiệm vụ các bộ phận:
- Ban giám đốc:
+ Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như các hoạt động hàng ngày
khác của Công Ty.
+ Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh & phương án đầu tư của Công Ty.

+ Giám sát hoạt động giao hàng tới khách hàng
- Phòng hành chính: Thực hiện các chức năng quản lý nhân sự, chấm công và điều
hành chức vụ.
- Phòng tài vụ: Chịu trách nhiệm việc tính lương và phát lương.
- Phòng kinh doanh: Thực hiện việc lưu trữ vật tư, quảng cáo và bán hàng.
- Phòng kĩ thuật: Phụ trách các vấn đề về sản phẩm
+ Tư vấn cho khách hàng về sản phẩm
+ Phụ trách công tác nhập xuất hàng hóa của công ty
2.2.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh công ty TNHH 1TV TM-DV Bách
Linh
a. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu
15
Phân phối độc quyền các lọai bánh kẹo nhập khẩu của những hãng bánh kẹo lớn và
danh tiếng trên Thế giới như: Bahlsen GmbH & Co. KG (CHLB Đức); Krueger (Đức);
Storck (Đức); Hamlet (Bỉ); Baconi (Ý)
Với phương châm: đặt chất lượng Hàng hóa-Dịch vụ và Sự hài lòng của khách
hàng lên hàng đầu; không ngừng cải thiện bộ máy tổ chức tư vấn và bán hàng theo
hướng chuyên nghiệp hóa; Công ty ngày càng giành được sự ủng hộ và tin cậy của
khách hàng trong nước. Các nhà sản xuất bánh kẹo lớn trên Thế giới do Công ty làm
phân phối độc quyền cũng rất hài lòng với cung cách làm việc chuyên nghiệp và đặt
lòng tin vào kế hoạch phát triển do công ty vạch ra, cả về bề rộng lẫn chiều sâu.
b. Kết quả kinh doanh của công ty
Hình 2.4. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM-DV Bách Linh (Đơn vị:
Tỷ đồng) ( Nguồn :Báo cáo tài chính 2010 – 2012 công ty Bách Linh )
Thị trường bán lẻ ở Việt Nam được coi là một trong những thị trường bán lẻ có sức
sinh lời hấp dẫn nhất trên thế giới. Theo kết quả nghiên cứu của tập đoàn tư vấn AT
Kearney về Chỉ số phát triển bán lẻ chung, Việt Nam đã có những bước tiến ngoạn
mục trong 10 năm qua từ một thị trường nhỏ, lẻ không tên tuổi liên tiếp đoạt vị trí xếp
hạng thứ ba (2006) và thứ tư (2007) trong top 10 thị trường bán lẻ hấp dẫn nhất Thế
giới.

Trong phân khúc thị trường hàng tiêu dùng, thị trường bánh kẹo của Việt Nam có
tiềm năng phát triển hàng đầu Đông Nam Á và trên thế giới. Theo ước tính của Công
ty Tổ chức và điều phối IBA, sản lượng bánh kẹo tại Việt Nam năm 2008 vào khoảng
476.000 tấn, đến năm 2012 sẽ đạt khoảng 706.000 tấn; tổng giá trị bán lẻ bánh kẹo ở
thị trường Việt Nam năm 2008 khoảng 674 triệu USD, năm 2012 sẽ là 1.446 triệu
USD.Tỷ lệ tăng trưởng doanh số bán lẻ bánh kẹo ở thị trường Việt Nam trong giai
16
đoạn từ năm 2008-2012 tính theo USD ước tính khoảng 114,71%/năm, trong khi con
số tương tự của các nước trong khu vực như Trung Quốc là 49,09%; Philippines
52,35%; Indonesia 64,02%; Ấn Độ 59,64%; Thái Lan 37,3%; Malaysia 17,13%…
Nhận biết những dấu hiệu trên từ rất sớm, Công Ty TNHH TM-DV Bách Linh đã
ra đời và phát triển nhanh chóng trở thành một trong nhà phân phối hàng đầu trong
nước trong lĩnh bánh kẹo. Công ty là nhà phân phối độc quyền của những hãng bánh
kẹo lớn và danh tiếng trên Thế giới như: Bahlsen GmbH & Co. KG (CHLB Đức);
Krueger (Đức); Storck (Đức); Hamlet (Bỉ); Baconi (Ý) Với phương châm: đặt chất
lượng hàng hóa-dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu; không ngừng cải
thiện bộ máy tổ chức tư vấn và bán hàng theo hướng chuyên nghiệp hóa; Công ty ngày
càng giành được sự ủng hộ và tin cậy của khách hàng trong nước. Các nhà sản xuất
bánh kẹo lớn trên Thế giới do Công ty làm phân phối độc quyền cũng rất hài lòng với
cung cách làm việc chuyên nghiệp và đặt lòng tin vào kế hoạch phát triển do công ty
vạch ra, cả về bề rộng lẫn chiều sâu.
Năm 2010, doanh thu của công ty là 7,48 tỷ đồng, lợi nhuận sau thuế là 0,52 tỷ.
Thời kì này công ty mới vào làng bánh kẹo nên doanh thu đạt được là khá cao do nhập
những loại bánh kẹo cao cấp nhập khẩu từ các nước châu âu nên được đón nhận từ
khách hàng rất tốt.
Năm 2011, doanh thu của công ty là 10,45 tỷ đồng, lợi nhuận sau thuế là 0,861 tỷ.
Đây là giai đoạn công ty đạt doanh thu cao nhất trong giai đoạn 2010- 2012, do đạt
được lòng tin từ khách hàng và đối mặt với ít đối thủ cạnh tranh trong phân khúc bánh
kẹo nước ngoài.
Năm 2012, doanh thu của công ty là 8,67 tỷ đồng, lợi nhuận sau thuế là 0,689 tỷ.

Cả doanh thu lẫn lợi nhuận đều giảm do xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh biết nắm
bắt cơ hội, khắc phục được các nhược điểm mà công ty chưa có là hệ thống bán hàng
nên mọi khâu trong quá trình bán hàng được số hóa từ đó giảm các chi phí không cần
thiết nên đã khiến công ty sụt giảm doanh thu. Thêm vào đó là tình hình kinh tế khó
khăn khủng hoảng nên người dân cũng dè dặt hơn trong việc mua sắm.
2.2.3. Phân tích thực trạng hoạt động quản lý bán hàng tại công ty TNHH 1TV
TM-DV Bách Linh
a. Kết quả điều tra bằng phương pháp phỏng vấn chuyên sâu
17
Đối với phương pháp phỏng vấn chuyên sâu, em đã tiến hành phỏng vấn 4
nhân
viên
và thu được kết quả như sau:
Câu hỏi 1. Anh (chị) đánh giá như thế nào về phương thức quản lý bán hàng hiện
đang sử dụng tại công ty TNHH TM-DV Bách Linh ?
Trong những năm trước đây do điều kiện kinh tế của nước ta còn chưa phát triển,
quy mô của doanh nghiệp còn nhỏ nên việc sử dụng máy tính trong việc quản lý còn
nhiều hạn chế, công việc quản lý chủ yếu thực hiện thủ công, hồ sơ của hàng hóa

được
người quản lý ghi chép trên giấy tờ với một số lượng sổ sách rất lớn trong đó lưu trữ
các hóa đơn, phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng, thẻ kho. Mỗi phiếu có ghi chi tiết về
các mặt hàng cùng với thời gian mua bán các mặt hàng đó. Tại đây các giấy tờ được
kiểm soát và sắp xếp theo thứ tự. Trong điều kiện kinh tế còn khó khăn và quy mô
của doanh nghiệp còn nhỏ hẹp thí việc quản lý bằng thủ công là phù hợp và đáp
ứng được nhu cầu bấy giờ.
Nhưng nền kinh tế ngày càng phát triển, quy mô doanh nghiệp được mở rộng,
nhu cầu giải quyết công việc một cách nhanh chóng chính xác tăng, hàng hóa ngày
càng nhiều đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ, tránh sai sót do vậy mà quản lý thủ
công đã không còn phù hợp mà thay vào đó công ty cần ứng dụng công nghệ thông tin

vào việc quản lý hệ thống bán hàng.

Câu hỏi 2. Quá trình quản lý bán hàng tại công ty thường gặp phải những khó khăn
gì ?
- Các hoạt động nghiệp vụ còn đơn giản chưa có hệ thống theo dõi hàng hóa một
cách chi tiết.
- Việc lưu chuyển thông tin thực hiện trên giấy tờ, sổ sách do vậy mà khi tìm kiếm
thông tin về một nhà cung cấp hay một loại hàng hóa

nào đó sẽ rất khó khăn và mất
thời gian.
- Phương pháp xử lý thủ công không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa trên
giấy tờ rất khó khăn vì khi thay đổi cần phải hủy bỏ toàn bộ hồ sơ cũ có liên quan.
- Khi công ty nhập hàng hóa

với một số lượng lớn sẽ dẫn đến công việc quản lý dễ ùn
tắc
và

dễ
mắc sai lệch, phải sử dụng nguồn nhân lực lớn mới đáp ứng được nhu cầu
công việc.
- Khi nhập xong hàng hóa, quá trình thanh toán tiền và các chi phí khác mất rất
nhiều
18
thời gian do phải qua rất nhiều phòng ban.
- Việc tổng kết sau mỗi niên độ là không thể theo dõi triệt để để báo cáo với lãnh
đạo do đó khó đưa ra chiến lược hợp lý để phát triển công ty.
Câu hỏi 3. Các loại hàng hóa của công ty được phân loại như thế nào ?
Công ty TNHH Bách Linh là công ty chuyên kinh doanh các loại bánh kẹo nhập

khẩu. Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của hàng hóa ở công ty TNHH Bách
Linh được phân chia thành các dòng sản phẩm bánh hoặc kẹo thuộc các hãng khác
nhau:
- Đức: Storck, Bahlsen, Krueger, Bruegen, Lorenz Bahlsen, Hirsch.
- Bỉ: Hamlet.
- Các loại hãng khác: Merci…

Câu hỏi 4. Theo anh chị HTTT quản lý bán hàng cần thiết phải có những chức năng
nào ?
- Các chức năng cần thiết: kiểm tra hàng hóa nhập kho, viết phiếu nhập kho, ghi thẻ
kho, kiểm tra hàng hóa cần xuất, viết phiếu xuất, cập nhật dữ liệu từ các bộ phận
khác chuyển đến, ghi sổ chi tiết từng hàng hóa
- Các chức năng hỗ trợ như: tìm kiếm, lập báo cáo, bảo mật thông tin bằng chức năng
phân quyền người dùng.
Công ty TNHH Bách Linh chưa chú trọng tới việc xây dựng hệ thống thông tin
quản lý bán hàng tại công ty chính vì thế mà gây không ít khó khăn cho các nhân
viên trực tiếp quản lý cũng
như
gây nên khó khăn trong việc ra quyết định lựa chọn
nhà cung cấp, tìm kiếm khách hàng của các nhà quản trị. Quản lý bằng phương
pháp thủ công như hiện nay công ty đã làm lãng phí nguồn nhân lực và tốn kém
nhiều thời gian cho các công việc liên quan tới quản lý bán hàng tại công ty. Do vậy
xây dựng một hệ thống thông tin để quản lý bán hàng

của công ty TNHH Bách Linh
để quản lý công việc, khắc phục những yếu kém trong hệ thống
quản lý bán hàng

cũ
tại công ty là rất cần thiết.

b. Kết quả khảo sát bằng phương pháp bảng câu hỏi
Thông qua phương pháp bảng câu hỏi (phiếu điều tra), em đã tiến hành điều tra và
19
khảo sát các cán bộ và nhân viên đang làm việc tại công ty TNHH Bách Linh.
Việc sử dụng phương pháp bảng câu hỏi đã giúp khảo sát được hầu hết các bộ
phận có liên quan đến các hoạt động quản lý bán hàng tại công ty. Công tác khảo
sát đã được tiến hành và thu thập được kết quả từ 15 cán bộ, nhân viên tại các bộ phận
trực thuộc. Kết quả khảo sát như sau :
- Về việc quản lý hàng hóa
Công ty TNHH Bách Linh hiện chưa xây dựng hệ thống thông tin để quản lý hàng
hóa
.
Phương thức quản lý bán hàng

chủ yếu là thủ công kết hợp với sự hỗ trợ của phần
mềm Excel.
Hình 2.5. Phương thức doanh nghiệp đang sử dụng để quản lý bán hàng
( Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra qua phần mềm
SPSS )
Do chưa ứng dụng tin học vào quản lý hàng hóa

đã làm ảnh hưởng tới hiệu quả
công việc của nhân viên kế toán. Cụ thể là thới gian nhập dữ liệu từ sổ sách vào máy
tính chiếm nhiều thời gian (trên 2 tiếng
).
Điều này không những gây mất thời gian
mà còn tạo ra nhiều rủi ro nhầm lẫn trong việc nhập dữ liệu sai lệch hoặc mất mát
thông tin.
20