Đổi mới nhận thức trong giảng dạy về lập hồ sơ hiện hành

«
Bel MÓH NHAN THIìnc TRONG GIANG
DAY VE LAP HO
SOT HIÉN
HÀNH
ThS.
Le
Thi
Nguyet
Liftì'
Trong cóng tàc hànb
chinh
vàn
pbòng va
còng tàc
liru
trù,
ho
so là
mot kbài
niém
dupe
su dung khà phó bién. Ho so dupe hièu là
mot
tàp
vàn bàn (hoàc mot vàn bàn)
co lién
quan vói
nbau ve
mot su viéc, vàn
de

(bay mot nguói)
bìnb
tbành trong
qua
trình giài
quyéi
su viéc, vàn
de
dò;
hoàc
ho
so là
mot
tàp vàn bàn dugc
kél
hpp lai do
co nhiJng
diém gióng nbau
kbàc
nhu eùng mot
Ioai
vàn bàn, cùng
mot
tàc già,
cùng
mot tbòi
gian
Nhìn
ebung, kbài niém
ho

so dà dupe
biéu mot
càeh
luong
dói tbó'ng
nbà'l.
Va day
là mot kbài niém
ve
phàn
Ioai càc
vàn bàn bìnb
Ihành
trong boat dòng cùa càc co quan.
Trong boat dóng
bang
ngày, càc co quan san sinh ra
mot lupng
vàn bàn rà't
lón.
De
quàn
ly
càc vàn bàn mot càeh
de
dàng, tbuàn
Ipi
va
chat che, càn
pbài tièn

bành phàn
Ioai va lap ho
so dói vói càc vàn bàn
dò.
Làp ho so là kbài niém dùng de chi viéc tàp hpp nhùng vàn bàn
hinh tbành trong
qua
trình giài quyét cóng vice tbành tùng vàn
de,
su
viéc hoàc
theo
càc dàc
irung
kbàc cùa vàn bàn, dóng
ihòi
sàp xép
va
bién muc chùng theo
mot
phuong phàp khoa hoc. Vói càeh dinh
ngbla
này,
co
the nói, lap
ho
so là còng viéc cuòi eùng trong cóng tàc cóng
vàn gia'y tò cùa càc co quan. Tuy
nhién,
bién nay, eó nhiéu càeh biéu

khàe nhau
ve
bàn chat cùa còng
làc
này, dàn dèn nhiéu kbài niém
phàl
sinh khàe nhu: làp ho so bién hànb. lap
ho
so
luu
trù. Trong
dò,
làp
ho
so bién hànb là kbài niém dùng
de
ehi viéc làp
ho
so dói vói càc vàn
bàn vùa giài quyét xong cùa ca quan
va
do càn bp vién chùc hoàc vàn
thu co quan làp;
con
làp ho so luu trù là kbài niém dùng de ehi viéc
Truòng
Dai hoc Khoa hoc Xà
hòi va
Nhàn vàn.
OHQGHN.

207
khòi phue càc
ho
so theo trình tu vàn thu dói vói càc vàn bàn rói le
nòp vào luu trù
va
do càn bó luu trù
thire
bién. Theo chùng tòi. càeh
biéu này chua
ihue
su
ebuàn
xàe. Bòi vi kbài niém làp bó so gàn lién
vói qua trình giài quyét cóng viéc
bang
vàn bàn. giày tò cùa càc co
quan;
nò
chinh là viéc tàp hpp càc vàn bàn hinh thành trong qua trình
giài quyét cóng viéc
ebù
khóng pbài là khòi phue lai trình tu giài
quyét cóng viéc
bang
vàn bàn. Cóng viéc này ehi eó
thè
lién hànb
ò
khàu vàn thu

(tue
là dóng
nghìa
vói kbài niém lap bó so bién hànb
dang dupe
su
dung bién nay). Vi vày.
khài
niétn làp ho
s(f
chi nén
su
dung trong cóng
toc
vàn thu. Dói vói cóng làc luu trù, eó
thè su
dung
khài niém khòi phue bó so hoàc chinh ly bó so cho hpp ly
va
phàn ành
dùng bàn
chat
su viéc.
Hién nay. do cóng tàc làp bó so
ò
càc co quan chua dupe
ihue
bién nghicm lue va do lón lai nhiéu càeh biéu khàe nhau
ve
làp bó so

nén trong còng tàc giàng day. viéc phàn biét rò khài niém
làp
bó so
con nhiéu
lùng
tùng. Viéc giàng day ly thuyét làp bó so
con
nàng
ve
khòi
phue
ho sa trong luu trù (trong ly thuyét gpi là làp bó so luu trù)
ma
chua phàn dinh rò ranb giói giùa làp bó so bién bành khi khóng eó
danh muc
ho
so vói lap bó so d luu trù
(tue
là khòi phue
ho
so).
Tu
dò,
làm
cho sinh vién
làn
lón giùa càc cóng viéc này
va
khóng biéu rò bàn
chat cùa càc còng tàc này.

De
giài quyét nhùng khò
khan
trong giàng
day ly thuyét. theo quan diém cùa chùng
lói,
càn phài xàe dinh rò
càc
nói dung
suu:
1.
Thói diém
lap
ho so
Càn phài xàe dinh rò: làp bó so dupe lién bành
lù
giai doan vàn
thu
(tue
là trong qua trình giài quyét cóng viéc
bang
ngày ó co quan).
Néu trong giai doan vàn thu khóng lién bành làp
ho
so
ma
luu giù vàn
bàn trong
lìnb irang
ròi le

ibi
sang giai doan luu trù, càn lién bành
chinh ly. khòi phue bó so.
2.
Trach
nhìèm
làp ho so
Nguói
chiù
tràcb nhiém
true
tiép
làp
bó so chinh là càc càn bó,
nhàn vién làm cóng tàc cóng vàn, giày
lo
hoàc dói khi eó làm cóng
viéc
co
lién quan dén cóng vàn, giày tò.
206
3.
Càc
loaì
ho so
càn
làp trong hoat dóng
cùa
càc co quan
Day

là nói dung
rat
quan trong
va
giùp phàn biét rò ho so ò khàu
vàn thu vói bó so luu trù. Theo chùng tòi, trong
qua
trình boat dóng
cùa càc co quan, tó chùc, doanh ngbiép (sau
day
gpi chung là ca
quan),
càn phài làp nhùng Ioai bó so hién hànb ca bàn sau:
- Tàp luu cóng vàn (di, mal, nói bó).
-
Ho
so nguyén tàc: Ioai
ho
so làm càn eù phàp ly cho viéc giài
quyét cóng viéc cùa co quan. Vi vày,
day
là
Ioai
bó so càn dupe lap
trong càc co quan. Dói vói
Ioai
ho so này, càn càn eù theo
linh
chat,
yéu

càu
cóng viéc
de
lap cho hpp ly (xàe dinh tiéu chi làp ho so,
càeh
ihùe
làp bó so, càeh sàp xép vàn bàn ).
-
Ho
so cóng vice
(ho
so chuyén món):
Ioai
bó so này hinh thành
trong
qua
trình giài quyét càc còng viéc cu
thè
va phàn ành dàc thù
chuyén món cùa tùng
Ioai
co quan.
- Ho so càn bó (bay
con
gpi là ho so nhàn su):
Ioai
ho so này dugc
hinh tbành trong
qua
trình quàn ly càn bó. nhàn vién, nguói

lao
dóng
cùa càc co quan. No
dupe
làp ó bó phàn tó chùc - càn bp (hoàc bó
phàn nhàn su) cùa càc co quan.
-
Ho
so tài chinh: là
Ioai
ho so phàn ành boat dóng
lai
chinh cùa
co
quan.
Mpi co quan déu eó
Ioai
ho so này. Nò dupe làp
ò
bó phàn
lai
chinh - ké toàn cùa càc co quan.
- Ho so xày dung co bàn: phàn ành
boai
dóng xày dung co bàn
cùa càc co quan (nhu sua
ebùa
nhó, sua chùa lón, xày dung co
so
vài

chat ).
-
Ho
so mày móc, tbié'l bi: dói vói càc cóng viéc
co su
dung càc
trang, thiét bi, mày móc bién dai, khi mua sàm
vài
tu tbiét bi
luón co
kèm theo
mot
bó ho so cùa mày móc, thiét bi dò
de
huóng dàn
sir
dung, vàn bành, bào dudng, bào bành Loai ho so này
iruóc day
il
dupe ebù
y,
nhirng
hién nay càn dugc cbù y dùng mùc.
Dói vói nhùng
Ioai
ho so co bàn
irén
day, do linh chat, yéu càu
khàe nhau nén tiéu chi
làp ho

so eó thè sé khàe nhau. Càn xày dung
càc tiéu chi cho phù hpp vói lùng loai
hinh
ho so cu thè.
209
4.
Phuong phàp làp ho so
Tu
viéc xàe dinh càc loai bó so càn làp trong boat dòng cùa co
quan. chùng la càn xày dung phuong phàp làp bó so cho phù hpp vói
tùng loai bìnb bó so. Trong dò, càn phài xàe dinh rò viéc xày dung
danh muc bó so trong càc co quan. don vi là
mot
nhiém vu
bài
buóc.
Trong phuong phàp làp
ho
so càn
làm
rò càc nói dung sau:
-
Quy
trình làp bó so bién bành;
- Xày dung danh muc bó so;
- Huóng dàn càeh làp tùng loai bó scr,
- Tó chùc kiém tra. dành già viéc làp bó so;
-
Chetai xùly
(bìnb

ibùc
chetai,
khung
chetai, ).
Tu thire
tièn giàng day. huóng dàn thue tè cho sinh vién, chùng tòi
thiét nghi.
ve
mal ly
luàn,
Khoa
va
Bó món càn nghién eùu
de làeh biél
rò làp bó so ó vàn thu vói chinh ly (khòi phue)
ho
so ó luu trù. Day
phài dupe eoi là nói dung nghién eùu trong làm cùa càc Bp món trong
thói gian tòi.
Trén co
so
dò. hai Bò món cùng pbói hpp nghién eùu
de
dinh ra
mot
quy trình chung. xuyén
suol
lù làp ho so
ó
vàn thu cho tói

boàn
chinh bó so ó luu
irù de
nàng
cao chàì
lupng chuyén món, dóng
Ihòi
góp phàn nàng cao chat lupng cóng tàc quàn ly ò càc co quan
va thè
hién linh lién thóng giùa còng tàc vàn thu
va
còng tàc luu trù.
Ben canb
dò. két
qua
nghién eùu chuyén
9iu ve
làp
hó
so, hoàn
chinh. chinh ly bó so sé phue vu
trirc
tiép cho cóng tàc giàng day,
huóng dàn thue làp. Chùng la càn xày dung càc bài giàng làp hó
sodÓi
vói tùng loai hó so cu
thè,
phù hpp vói tùng loai dói
lUpng
giàng day

khàe nhau (chinh quy. lai chùc, dào tao ngàn han ).
Trén
day
là
mot so
nhàn thùe mói cùa chùng tòi
ve
còng làc làp
hó so. Rat mong
day
se là
mot
vàn
de
thu
bùi
su quan làm cùa càc
ihày
co,
càc nhà nghién eùu trong thói gian tói.
210