Thực trạng lập hồ sơ hiện hành tại phòng quản lý đấu thầu công ty điện lực Hà Nội

MỤC LỤC

Lời nói đầu
Nội dung
Chương I: Sự cần thiết của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ
hiện hành
1. Khái niệm hồ sơ và hồ sơ hiện hành
2. Ý nghĩa, tác dụng của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành
đối với cơ quan đơn vị và cán bộ lập hồ sơ
Chương II: Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại phòng quản lý đấu
thầu - Công ty Điện lực Hà Nội
1. Giới thiệu sơ lược chức năng chính của Công ty Điện lực Hà Nội và Phòng
Quản lý Đấu thầu
2. Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại Phòng Quản lý Đấu thầu
3. Một số nhận xét
1. Dự kiến danh mục hồ sơ
2. Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành
2.1. Mô tả nhiệm vụ
2.2. Quy trình giải quyết công việc
2.3. Dự kiến thành phần tài liệu trong một số loại hồ sơ hiện hành
Kết luận
Danh mục tài liệu tham khảo
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
LI NểI U
1.Mc ớch, ý ngha ti:
Hu ht hot ng ca c quan t chc u c ghi li trong cỏc vn
bn.Vn bn l bng chngchng minh cho s tn ti v phỏt trin ca c quan
ú. Nú luụn cha ng nhng thụng tin quý bỏu ghi li hot ng, kt qu ca
hot ng v ng thi nú l thụng tin nguyờn liu cho mi hot ng mi.Vỡ l
ú, vn bn sinh ra khụng phi ch dựng mt ln m chỳng cn c tp hp

li trong cỏc h s nhm bo v an ton v phc v cho vic khai thỏc s dng
trong hin ti v tng lai.Vn ny cng c quy nh ti iu 11 Phỏp lnh
lu tr quc gia-2001 nh sau:C quan, t chc,cỏ nhõn trong quỏ trỡnh xõy
dng, ban hnh vn bn v s dng ti liu vn th phi lp thnh h s v bo
v an ton.Tuy nhiờn trong thc t cụng tỏc ny vn cha thc hin mt cỏch
trit .Tỡnh trng h s cha c lp cũn ph bin hay cú lp cng ch cú
(Tc cht lng h s cha m bo). Tỡnh trng ú dn ti vic gõy mt mỏt,
tht lc, khú tra tỡm ti liu,gim hiu sut cụng tỏc ca cỏn b v ton th c
quan.Thy c tm quan trng ca cụng tỏc ny,trong t thc tp thc t nm
th 3 Khoa Lu tr hc v Qun tr vn phũng Trng i hc Khoa hc Xó
hi v Nhõn vn ó a vo ú mt ni dung nghiờn cu ú l: nghiờn cu xỏc
nh thnh phn h s hin hnh ti c quan c th.
thc hin c ti ny, sinh viờn phi nm chc nhng kin thc c
bn ca cỏc mụn hc nh: Cụng tỏc vn th, K tht son tho vn bn, Hnh
chớnh hc i cng,nhm cỏc mc ớch:
Th nht, ti giỳp sinh viờn nm chc v cng c cỏc kin thc ó hc
v h s, lp h s, vn bn,
Sau l sinh viờn cú dp tỡm hiu tỡnh hỡnh thc t cụng tỏc ban hnh vn
bn, lp h s. Qua ú cú th so sỏnh i chiu gia lý lun v thc tin v nõng
cao hn na nhn thc v ngh nghip.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
Vận dụng kiến thức đã học để thực hành các kỹ năng nghiệp vụ, rèn luyện
tay nghề, tạo thận lợi cho viêc thưc tập năm sau và công tác sau này.
Bên cạnh đó, đề tài còn là dịp rèn luyện thói quen nghiên cứu khoa học trong
sinh viên giúp họ có một phong cách học tập mới: tìm tòi, sáng tạo, chủ động hơn.
Như vậy với các mục đích trên, đề tài này thực sự la một đề tài vô cùng bổ
ích và cần thiết cho sinh viên.
2. Nhiệm vụ nghiên cứu:
Nghiên cứu, khảo sát chức năng, nhiệm vụ, quy trình hoạt động của cơ
quan đơn vị cụ thể.

Nghiên cứu lý luận và thực tiễn hồ sơ, lập hồ sơ để xác định thành phần tài
liệu cần có trong hồ sơ hiện hành.
3. Nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu
Các nguồn tư liệu được sử dụng đó là: Giáo trình Lý luận và Phương pháp
công tác văn thư của Phó giáo sư Vương Đình Quyền; các văn bản quy phạm
pháp luật và hướng dẫn; hồ sơ hiện hành của công ty Điện lực Hà Nội và một số
tài liệu tham khảo khác.
Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng đó là: phương pháp đọc, phỏng
vấn, liệt kê, phân tích và tổng hợp số liệu, logic…
4. Bố cục niên luận:
Bố cục niên luận gồm có ba phần đó là: lời nói đầu, kết luận và nội dung
được chia làm ba chương như sau:
Chương I: sự cần thiết của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ
hiện hành.
Chương II: thực trạng lập hồ sơ hiện hành tại Phòng Quản lý Đấu thầu-
Công ty Điện lực Hà Nội.
Chương III: nghiên cứu- dự kiến thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành.
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
hon thnh ti nghiờn cu ny tụi ó nhn c s giỳp tn tỡnh
ca thy cụ giỏo trong khoa c bit l thy giỏo - ngi ó trc tip hng dn
tụi, bờn cnh ú phi k ti cỏc cụ cỏn b vn phũng cụng ty in lc H Ni .
Tuy nhiờn do cũn thiu kinh nghim v hn ch v mt thi gian nờn bi vit ca
tụi khụng trỏnh khi thiu sút, tụi kớnh mong s nhõn xột v úng gúp ý kin ca
thy cụ v mi ngi.
Tụi xin chõn thnh cm n!

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
NỘI DUNG
CHƯƠNG I. SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN
TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ HIỆN HÀNH.
1. Khái niệm hồ sơ và hồ sơ hiện hành.
1.1. Hồ sơ.
Như trên đã nói những văn bản chứa đựng những thông tin về mọi hoạt
động của cơ quan tổ chức cần được tập hợp lại trong những hồ sơ. Như vậy hồ
sơ là gì? Có phải mọi văn bản đều có thể để chung trong một hồ sơ? Hồ sơ cần
nói lên điều gì? Trả lời những câu hỏi Khoản 7;8 Điều 3 Nghị định
số110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư của Chính Phủ có định
nghĩa như sau:”Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một
vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hay một số) điểm chung
như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hay những
địa điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thuộc
phạm vi chức năng nhiệm vụ của một cơ quan,tổ chức hay của một cá nhân.Lập
hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi giải quyết công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp nhất định”
Trong giáo trình Lý luận và Phương pháp Công tác Văn thư, PGS. Vương

Đình Quyền có định nghĩa như sau: “Hồ sơ là một tập văn bản hay một văn bản
có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình
giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau
về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”.
“Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công
việc của cơ quan,tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc
điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp
khoa học”.
Như vậy ở cả hai định nghĩa trên ta thấy có những điểm chung sau:
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
Th nht, h s c lp tt c cỏc c quan, t chc, cỏ nhõn m trong
quỏ trỡnh gii quyt cụng vic h cú sn sinh vn bn. H s phn ỏnh quỏ trỡnh
hot ng ca c quan, t chc, cỏ nhõn ú.
Th hai, h s l tp hp cỏc vn bn cú th l mt hay nhiu vn bn khỏc
nhau v chỳng cú mi liờn h mt thit vi nhau. S lng cỏc vn bn trong h
s ph thuc vo s sn sinh vn bn trong quỏ trỡnh gii quyt cụng vic ú.
Thng thỡ mt h s cha ng nhiu vn bn vỡ gii quyt mt cụng vic
no ú cn phi tin hnh qua nhiu cụng on khỏc nhau liờn quan n nhiu
ngi vỡ l ú vn bn sn sinh ra nhiu v chỳng u c tp hp li trong h
s. Nhng cng cú nhng h s ch cú mt vn bn khi m vn bn ú ó phn
ỏnh trn vn mt vn . V tiờu chớ ca vic la chn vn bn trong h s ú
chớnh l mi liờn h gia cỏc vn bn ny.mi liờn h gia cỏc vn bn trong h
s c to bi cỏc tiờu chớ nh: cựng phn ỏnh mt s vic, vn hỡnh thnh
trong quỏ trỡnh gii quyt cụng vic ú, ngoi ra chỳng cũn c kt hp li bi
nhng c trng nh: v tờn loi vn bn, v tỏc gi, v c quan giao dch, v
thi gian, v a d (i vi h s cỏ nhõn thỡ ú l liờn quan v mt ngi).
Trong cỏc c trng trờn thỡ c trng vn l c trng c bn nht v l c
trng tiờu chun ca lp h s.
T cỏc c trng trờn ta thy h s c phõn lm nhiu loi khỏc nhau
nh: h s cụng vic, loi h s (h s c kt hp li do cú nhng im ging

nhau v hỡnh thc nh tờn loi, tỏc gi, thi gian, a d, c quan giao dch).
Ngoi ra trờn thc t cũn phõn h s thnh h s hin hnh v h s lu
tr(c lp vn th hay c khụi phc trong lu tr t nhng vn bn ri
l). Vic phõn loi h s ny ta cú th so sỏnh cỏc loi h s vi nhau cú
th tỡm ra phng phỏp ti u nht gi gỡn, bo v v nhm mc ớch cui
cung l cú th tra tỡm d dng phc v cho khai thỏc s dng ti liu cú hiu qu
nht.

1.2. H s hin hnh.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
Nh trờn ó trỡnh by, khỏi nim h s hin hnh l khỏi niờm dựng
phõn bit vi cỏc loi h s c khụi phc trong lu tr. V mt lý thuyt, h
s c lp ti khõu vn th, song song vi quỏ trỡnh gii quyt cụng vic ca
cỏc cỏn b cụng nhõn viờn. H s c lp nh vy s dm bo cao nht yờu cu
v cht lng, hn ch ti a tỡnh trng mt mỏt, tht lc ti liu. Tuy nhiờn
trong thc t, trong quỏ trỡnh gii quyt cụng vic ca mỡnh, do thúi quen, rt ớt
cỏn b lp h s cụng vic. Vỡ vy khi vo trong lu tr cỏc cỏn b lu tr li
phi lm mt ng tỏc ú l phõn nh khi vn bn bú gúi ú lp thnh h
s.
Khỏi nim h s hin hnh c dựng vi ngha l ch cỏc h s c
lp khõu vn th, bt u t khi cụng vic bt u c gii quyt cho ti khi
cụng vic ú kt thỳc. Vic phõn loi h s hin hnh cng s dng cỏc tiờu chớ
ca h s núi chung.
Ngoi ra, h s hin hnh theo mt ngha hp hn thỡ ú ch l h s cụng
vic h s lp theo tiờu chớ vn , phn ỏnh quỏ trỡnh gii quyt cụng vic ú.
Bờn cnh cỏch phõn loi h s trờn, h s hin hnh cũn c phõn loi
da vo ni dung cụng vic m h s ú phn ỏnh.theo cỏch ny h s c phõn
theo cỏc mt hot ng chớnh ca c quan. Cỏc loi h s hin hnh ú l:
H s nguyờn tc:l tp hp bn sao vn bn ca cỏc c quan t chc cú
thm quyn quy nh v mt mt, mt lnh vc cụng tỏc nht nh dựng lm cn

c gii quyt cụng vic hng ngy. H s nguyờn tc giỳp cỏn b lm vic
khụng trỏi vi Hin phỏp, Phỏp lut v quy nh ca c quan cp trờn.
H s cụng vic (h s hin hnh ) l h s m ti liu trong h s ú phn
ỏnh v quỏ trỡnh gii quyt cụng vic ca cỏc cỏn thc thi chc nng nhim
v c giao.
H s ti chớnh l h s th hin thu chi ti chớnh trong c quan t chc.
H s xõy dng c bn l h s v xõy mi, ci to, k thut, ti chớnh ca
cụng trỡnh,v tr s lm vic ca c quan.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
H s mỏy múc trang thit b l h s v xut x , bo hnh, bo trỡ, mỏy
múc thit b ti c quan, t chc.
H s trỡnh ký l h s trỡnh lờn cp trờn xin ý kin, phờ duyt v mt
vn no ú. H s trỡnh ký nu c phờ duyt s tr thnh h s cụng vic.
Lp h s hin hnh cú tỏc dng qun lý cht ch vn bn ti liu hỡnh
thnh trong quỏ trỡnh gii quyt cụng vic, gi gỡn bớ mt ca c quan; nõng cao
hiu sut cht lng cụng tỏc ca cỏn b v ton th c quan; va to thun li
cho cụng tỏc lu tr.
h s phỏt huy ht vai trũ ca mỡnh thỡ cụng tỏc lp h s cn m bo
cỏc yờu cu nh: h s phi phn ỏnh ỳng chc nng nhim v ca c quan
n v hỡnh thnh h s; phi m bo mi liờn h khỏch quan gia cỏc vn bn;
vn bn trong h s phi cựng giỏ tr; m bo cỏc yu t th thc vn bn; h
s phi c biờn mc rừ rng.
Do vy lp h s phi l nhim v ca mi cỏn b gii quyt cụng vic vỡ
ch cú h mi nm rừ cụng vic mỡnh lm cng nh l s sn sinh vn bn giy
t. H s cũn l bng chng chng minh cho hat ng ca cỏn b ú. Tuy
nhiờn lp h s l mt cụng vic khụng h n gin m cũn mang tớnh k thut
nghip v cao. Vỡ th trong thc t vic xỏc nh thnh phn ti liu trong h s
cũn nhiu tn ti nh cũn ln xn, thiu vn bn , phỏ v cỏc mi liờn h khỏch
quan sn cú.
2. í ngha, tỏc dng ca vic xỏc nh thnh phn ti liu trong h s

hin hnh i vi c quan n v v cỏn b lp h s.
2.1. i vi cỏn b lp h s:
Thnh phn ti liu trong h s c hiu l ton b cỏc yu t vn bn
cu thnh nờn h s ú tr li cho cõu hi: gm loi no? ca ai? Mang ni
dung gỡ?...
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ tức đảm bảo các u cầu cơ bản
của cơng việc lập hồ sơ:phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan, cơng việc
của cán bộ; đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản …
Giúp cán bộ loại bỏ những tài liệu trùng thừa, khơng thuộc hồ sơ.
Cán bộ có thể kiểm sốt tốt văn bản tài liệu của mình tránh mất mát thất
lạc; tra tìm dễ dàng thuận lợi. Do đó họ có thể hồn thành tốt cơng việc việc của
mình.
Tài liệu là bằng chứng của hoạt động, do vậy thành xác định thành phần tài
liệu trong hồ sơ tốt sẽ cho một hồ sơ có chất lượng, là bằng chứng chứng minh
sự hồn thành nhiệm vụ của cán bộ trong các cuộc kiểm tra, thanh tra.
2.2. Đối với cơ quan, đơn vị:
Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ tốt sẽ hạn chế tài liệu trùng thừa
như vậy sẽ góp phần tạo thuận lợi trong cơng tác lưu trữ như: tạo thuận lợi cho
phân loại(khơng nắm được thành phần hồ sơ sẽ khơng phân loại được); xác định
giá trị tài liệu; tiết kiệm giá tủ, nhân sự, tiền của …của cơ quan, đơn vị.
Mặt khác, nó cũng góp phần chứng minh sự minh bạch trong hoạt động của
cơ quan đơn vị. Là các căn cứ để xét thi đua khen thưởng.
Và còn nhiều ý nghĩa khác nữa. Nhìn chung việc xác định thành phần tài
liệu trong hồ sơ có ý nghĩa lớn lao đối với khơng chỉ các cán bộ mà còn đối với
cả đơn vị, cơ quan. Do vậy cần thực hiện tốt cơng tác này.
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH
TẠI PHỊNG QUẢN LÝ ĐẤU THẦU – CƠNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI.
1. Giới thiệu sơ lược chức năng chính của Cơng ty Điện lực Hà Nội và
Phòng Quản lý Đấu thầu:

Cơng ty Điện lực Hà Nội được thành lập bởi Quyết định thành lập doanh
nghiệp nhà nước số 381NL/TCCB-LĐ ngày 08/07/1995 của Bộ Năng Lượng.
Với chức năng kinh doanh thuộc ngành điện, như: kinh doanh điện năng và vận
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
hnh li in; kho sỏt thiờt k li in; xõy lp in; cung cp cỏc dch v
liờn quan n ngnh in
Phũng Qun lý u thu c lp nờn vi chc nng ú l: Tham mu,
xut giỳp Giỏm c Cụng ty trong qun lý, ch o cụng tỏc u thu trong ton
Cụng ty v mt s cụng vic khỏc c giao; t chc thc hin v hng dn,
kim tra, ụn c cỏc n v thc hin.
2. Thc trng cụng tỏc lp h s hin hnh ti Phũng Qun lý u
thu:
Cụng tỏc lp h s hin hnh ca cụng ty c thc hin theo quy nh ca
nh nc ti cỏc vn bn Phỏp lnh Lu tr Quc gia 2001; Ngh nh
s/2004/N - CP ngy 08/04/2004 v cụng tỏc vn th ca Chớnh ph v cỏc
vn bn hng dn khỏc. ng thi cụng ty cng ban hnh nhng quy nh quy
trỡnh riờng phự hp hn vi tỡnh hỡnh thc t ca cụng ty, ú l bn Quy trỡnh
qun lý v luõn chuyn vn bn dc ban hnh kốm theo Quyt nh s442/Q
- LHN P01 ngy 23/01/2006 ca Vn phũng cụng ty. Mc 6 ca quy trỡnh cú
quy nh c th v cụng tỏc lp h s nh sau:
H s cụng vic l ton b nhng cụng vn giy t, ti liu cú liờn quan
cht ch vi nhau trong quỏ trỡnh gii quyt cụng vic, t khi bt u n khi kt
thỳc.
Mi vn bn, ti liu tra cu u phi lp h s ; nhng vn bn giao
dch khụng liờn quan n cụng vic chớnh ca cụng ty thỡ khụng trong h s.
Ti liu cú trong h s cụng vic bao gm tp hp cỏc h s trỡnh kớ v mt
cụng vic (i vi cụng vic phi trao i nhiu ln). Hoc l h s trỡnh kớ.
Trỏch nhiờm ca cỏc n v v cỏ nhõn trong cụng ty: tt c cỏn b cụng
nhõn viờn chc khi c giao gii quyt cụng vic c th phi cú trỏch nhim
lp h s cụng vic mỡnh gii quyt; trng cỏc phũng ban n v cú trỏch

nhim t chc v thc hin vic lp danh mc h s v ch o cỏn b trong n
v mỡnh lp h s khi tin hnh gii quyt cụng vic theo quy nh.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
Cỏc n v , cỏ nhõn trong cụng ty phi giao np h s, ti liu cú giỏ tr
lu tr vo lu tr hin hnh .
Mi cỏn b, cụng chc, viờn chc trc khi ngh hu, thụi vic hay chuyn
cụng tỏc khỏc u phi bn giao li h s ti liu cho n v hay ngi k
nhim.
Trờn õy l khỏi quỏt nhng quy nh ca cụng ty v lp h s hin hnh.
Hin nay cụng ty cũn d kin ban hnh vn bn quy trỡnh kim soỏt h s
quy nh rừ v h s thnh phn ti liu trong cỏc loi h s.
Trờn thc t, cụng ty ht sc quan tõm ti vn ny. bo qun tt h
s hin hnh, cụng ty ó trang b cho cỏc phũng ban cỏc t ng h s ti liu
y v mt h thng 03 kho lu tr hin hnh.
Ti Phũng Qun lý u thu: Trong quỏ trỡnh hot ng ca mỡnh cụng ty
ó sn sinh ra cỏc loi h s nh: h s cụng vic, h s nguyờn tc, h s trỡnh
kớ, h s ti chớnh, h s xõy dng c bn, h s mỏy múc trang thit b, h s
nhõn s, tp cụng vn lu v mt s loi h s khỏc.
Phũng ó lp cỏc h s cụng vic, ch yu l h s u thu. õy l loi h
s chuyờn mụn mang tớnh c thự ca Phũng. H s u thu c lp theo mi
gúi thu mt gúi thu ng vi mt b h s. Thnh phn ti liu ca b h s
ny l cỏc ti liu khoa hc k thut phn ỏnh quy trỡnh th tc u thu cỏc gúi
thu ti cụng ty. Nú bao gm cỏc vn bn trong h s phỏp lý, cỏc h s d thu,
vn bn giao dch gia nh thu v cụng ty d thu v hp ng c ký kt
gia cỏc bờn.
Cụng tỏc lp h s õy khụng theo danh mc h s sn cú m c lp
ch di ch o ca trng phũng.
3. Mt s nhn xột:
* u im: Phũng ó cú ý thc lp h s cụng vic, ó phn no ỏp ng
cỏc yờu cu ca cụng tỏc lp h s (phn ỏnh ỳng chc nng nhim v c bn

ca Phũng l qun lý cụng tỏc u thu, m bo mi liờn h khỏch quan gia
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN