TRIỂN KHAI ERP CHO CÔNG TY VINACOMM, GIẢI PHÁP KHO VÀ GIẢI PHÁP CHẤM CÔNG NHÂN VIÊN

ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI


BÀI TẬP LỚN
MÔN:PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP ĐIỆN TỬ
(ERP - Enterprise Resource Planning)
ĐỀ TÀI: TRIỂN KHAI ERP CHO CÔNG TY VINACOMM, GIẢI
PHÁP KHO VÀ GIẢI PHÁP CHẤM CÔNG NHÂN VIÊN
GVHD: Th.S Phan Văn Viên
Nhóm11
:
Điểm 1 Điểm 2 Điểm 3
Ngô Thị Bích Lợi
Trần Văn Toan
Nguyễn Đức Thuận
Phạm Quang Huy
1
MỤC LỤC
Thông n giữa các bộ phận này luôn đòi hỏi có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo thành một thể thông
n thống nhất đảm bảo vận hành tối ưu nhất doanh nghiệp 14
1.3- Thực trạng ứng dụng công nghệ thông n trong công ty VINACOMM 14
1.3.1- Các giai đoạn đầu tư công nghệ thông n của doanh nghiệp 14
1.4- Nhu cầu công nghệ thông n của các doanh nghiệp trong thực hiện các giải pháp 18
CHƯƠNG 2. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 19
2.1- Cơ sở khoa học của đề tài: 20
2.1.1- Khoa học quản lý nguồn lực doanh nghiệp: 20
2.1.2- Hoạch định nguồn lực và phát triển doanh nghiệp: 21
2.1.3- Hệ thống thông n nguồn lực doanh nghiệp: 23
2.2- Các khái niệm cơ bản 26
2.2.1- Nguồn lực doanh nghiệp: 26

2.2.2- Tài nguyên doanh nghiệp: 27
2.2.3- Hoạch định doanh nghiệp: 28
2.2.4- Hệ thống quản trị doanh nghiệp: 28
2.2.5- Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning): 29
2.2.6. Các khái niệm cơ bản của ERP : 31
2.2.7. Các chức năng của hệ thống ERP: 34
3.2.1. Giải pháp quản trị đặt hàng: 38
3.2.2. Giải pháp quản trị bán hàng: 40
3.2.3. Giải pháp quản trị tài sản cố định: 44
3.2.4. Giải pháp quản trị kho: 46
3.2.5. Giải pháp quản lý nhân sự, chấm công nhân viên: 50
3.3. Đánh giá giải pháp ERP đề ra 58
3.3.1. Những lợi ích khi thực hiện giải pháp đem lại: 58
3.3.2. Tiềm năng thị trường và ềm năng phát triển của giải pháp: 59
KẾT LUẬN 60
2
PHẦN I: GIẢI PHÁP KHO VÀ GIẢI PHÁP CHẤM CÔNG NHÂN VIÊN
I. Giải Pháp Kho Cho Doanh Nghiệp
1. Quản lý kho hàng
Cho phép thiết lập nhiều loại kho, trong đó có thể chia nhỏ kho thành từng khu
vực nhỏ, lô cũng như các hình thức vận chuyển hàng trong kho, kiểm kê và cập nhật
số liệu kiểm kê bất kỳ thời gian nào mà không phải dừng kho để tịnh kho, vì vậy mà
xác định tồn kho chính xác và kịp thời. Với khả năng xác định cấu trúc kho đến mức
đơn vị nhỏ nhất (thùng lưu trữ), tạo điều kiện định vị chính xác hàng lưu kho bất kỳ
lúc nào. Thêm vào đó, khả năng quản lý sản phẩm theo lô và sử dụng mã vạch đảm
bảo tương thích với yêu cầu tracking bởi phần lớn các ngành công nghiệp.
- Các kho và phân khu vực kho, quản lý nhiều kho.
- Các sản phẩm tồn kho quy đổi theo nhiều đơn vị đo (ví dụ: kilogam và hộp).
- Các thuộc tính sản phẩm trong kho (màu, kích cỡ, mô tả chất lượng, ).
3

- Lô và mã số.
- In tem nhãn, mã vạch (EAN, UPC, UCC, ).
- Quản lý hàng theo đóng gói.
- Quản lý việc bổ sung hàng trong kho.
- Truy vết theo sản phẩm.
- Vận chuyển giữa các kho.
- Báo cáo di chuyển hàng, tracking, tồn, nhập/xuất, hết hạn, vị trí trong kho,…
Lập báo cáo riêng theo yêu cầu.
- Những chiến lược tịnh kho (phù hợp với kho, với quy tắc ưu tiên thời hạn, vị
trí, v.v.)
- Kiểm kho thực tế, lập kế hoạch kiểm kho, kiểm kho liên tục.
- Các báo cáo về việc di chuyển, theo dõi, kho, hàng chuyển đến/hàng rời đi,
hàng hết hạn, kiểm kê, vị trí trong kho,
- Các báo cáo theo yêu cầu.
2. Sơ đồ Quản Trị Kho
4
Hình 1.1- Sơ đồ quản trị kho
Quản trị kho không đơn thuần kiểm soát nhập xuất tồn mà còn ….
- Xây dựng bộ danh điểm thống nhất trong toàn hệ thống.
- Kiểm soát đa đơn vị tính, kích thước trọng lượng, barcode, thời hạn sử dụng,
không gian kho.
- Kiểm soát theo lô
- Tính toán các loại giá trị tồn kho, giá chi phí nhập kho.
- Kiểm soát các Serial, Partnumber cho bảo hành sửa chữa.
- Kiểm soát các mặt hàng có cấu trúc ( BOM )
5
- Tính toán nhu cầu mua hàng, lượng đặt hàng kinh tế
3- Chi tiết giải pháp Quản trị kho
Giải pháp ERP về quản trị kho phải đạt được các mục tiêu cơ bản sau đây:
a . Xây dựng bộ danh điểm thống nhất trong toàn hệ thống

Mục tiêu này đảm bảo tính thống nhất chung cho toàn bộ hệ thống. Mỗi một vật
tư trong cùng hệ thống có một danh điểm riêng đảm bảo kiểm soát vật tư một cách
thống nhất giữa tất cả các kho của các đơn vị trong một tổng công ty. Điều này rất
quan trọng bởi một công ty hệ thống danh điểm vật tư rất lớn, nếu không quản lý chặt
chẽ và thống nhất trên toàn hệ thống thì khi muốn biết tình trọng xuất nhập tồn, đơn
giá một vật tư sẽ tốn kém rất nhiều thời gian chi phí mà độ chính xác không cao ảnh
hưởng nhiều đến tiến độ sản xuất của công ty trong bối cảnh thị trường cạnh tranh
hiện nay.
b . Kiểm soát đa đơn vị tính, kích thước trọng lượng, barcode, thời hạn sử dụng,
không gian kho
Mỗi một danh điểm vật tư cần quan tâm đến rất nhiều các thông tin cần quản lý
tới mức chi tiết nhất. Hệ thống ERP cần phải đáp ứng được yêu cầu này. Đó là các
thông tin về đơn vị tính, khối lượng, kích thước dài rộng cao, mã barcade quản lý,
ngày sản xuất, nước sản xuất, thời hạn sử dụng, không gian lưu trữ trong kho, thời
gian lưu kho…. Các thông tin này rất cần thiết trong quản lý.
Hiện nay các công ty Việt Nam rất quan tâm đến kiểm soát hàng hoá bán ra tại
hệ thống phân phối của mình tại mỗi thời điểm nên việc mỗi hàng hoá sản xuất ra
được nhập kho ngoài các thông tin trên còn có một thông tin quan trọng cần quản lý
đó là mã số mã vạch được đánh cho mỗi loại hàng hoá.
c . Kiểm soát theo lô
6
Ngoài các thông tin cần quản lý trên thì đặc điểm của các công ty là vật tư
thường nhập theo lô lớn nên cần quản lý chi tiết theo lô đảm bảo theo dõi được luồng
vật tư luân chuyển trong quá trình sản xuất kinh doanh.
d. Tính toán các loại giá trị tồn kho, giá chi phí nhập kho
Tại mỗi thời điểm hệ thống sẽ đưa ra được giá trị tồn kho của mỗi vật tư tại mỗi
kho và tại toàn công ty. Điều đó giúp cho công ty lập được kế hoạch sản xuất và kinh
doanh đồng thời chủ động trong các đơn hàng của mình, chủ động được đầu vào sản
xuất, và đầu ra cho hệ thống phân phối.
Hệ thống kiểm soát chính xác xuất nhập tồn số lượng và giá trị từng danh điểm

vật tư và hỗ trợ đưa ra các chi phí cho từng vật tư đồng thời hỗ trợ tính giá xuất vật tư
theo ba phương pháp chính:
+ Nhập trước xuất trước
+ Nhập sau xuất trước
+ Bình quân gia quyền
e. Kiểm soát các Serial, Partnumber cho bảo hành sửa chữa
Mỗi danh điểm vật tư đều được quản lý chặt chẽ các Serial, Partnumber và khi
đó bộ phận bảo hành sửa chữa sẽ căn cứ vào đó để lên các kế hoạch bảo hành sửa
chữa.
g . Tính toán nhu cầu mua hàng, lượng đặt hàng kinh tế
Ngoài kiểm soát được xuất nhập tồn theo từng kho, từng công ty và theo tổng
công ty về số lượng và giá trị hệ thống còn kiểm soát được chi phí nhập kho, chi phí
lưu kho để từ đó làm đầu vào cho bài toán tối ưu dự trữ nguyên vật liệu đầu vào phục
vụ sản xuất. Hệ thống sử dụng một số mô hình tối ưu dự trữ hướng quản trị kho tối ưu
7
giá trị lưu trữ một cách phù hợp nhất. Mỗi danh điểm vật tư khi đó có một khoảng số
lượng và giá trị lưu trữ đảm bảo an toàn sản xuất và tối thiểu hoá chi phí. Ngoài ra hệ
thống sẽ đảm bảo tối ưu được tính toán nhu cầu mua hàng theo từng thời điểm, từng
đơn hàng theo số lượng đặt hàng tối ưu nhất.
h . Các báo cáo quản trị
Hệ thống ERP có các báo cáo chi tiết và tổng hợp phục vụ các nghiệp vụ và
quản trị tại từng kho và theo tổng công ty tại từng thời điểm: Báo cáo chi tiết nhập vật
tư; Báo cáo tổng hợp nhập vật tư; Báo cáo chi tiết xuất vật tư; Báo cáo tổng hợp nhập
vật tư; Báo cáo chi tiết xuất nhập tồn vật tư; Báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn vật tư;
Báo cáo tồn vật tư; Báo cáo sửa chữa bảo dưỡng vật tư; Hoá đơn xuất nhập vật tư chi
tiết; Báo cáo chi tiết kết chuyển vật tư sang sổ cái kế toán…
II. Giải Pháp Chấm Công Quản Lý Nhân Viên
1- Nhu cầu từ khách hàng.
- Thực trạng hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều đang tồn tại “hệ thống chấm
công” thủ công.

- Các doanh nghiệp dịch vụ, các chuỗi cửa hàng muốn kiểm soát chặt chẽ thời
gian làm việc của nhân viên.
2- Nhu cầu từ khách hàng.
- Vậy giải pháp đề ra là phải có một hệ thống hoàn toàn đáng tin cậy.
- Tiết kiện thời gian, nhanh, khách quan, bảo mật cao và không cần tốn nhiều
người để quản lý.
2- Giải pháp chấm công và kiểm soát vào ra bằng vân tay.
8
Giám sát và quản lý thời gian làm việc của nhân viên là một trong các khâu
quan trọng nhất của việc quản lý nhân sự tại bất kỳ doanh nghiệp nào. Vân tay là đặc
điểm sinh trắc học đặc thù và luôn đi kèm với mỗi người. Vân tay không thể bị trùng,
không thể bị “quên” và đặc biệt không thể làm “giả”. Công nghệ nhận dạng vân tay
đang ngày càng phát triển và được ứng dụng rộng rãi trong công tác quản lý: Quản lý
xuất nhập cảnh, quản lý công dân và cụ thể hơn là quản lý nhân viên, quản lý giờ công
thực tế của nhân viên.
“Thiết bị kiểm soát vào - ra kiêm chấm công tích hợp chức năng tự động tính
tiền lương hàng tháng” sử dụng công nghệ nhận dạng vân tay : cung cấp một giải pháp
chấm công, tính tiền lương nhân viên toàn diện, phù hợp với nhiều mô hình quản lý
khác nhau, giúp nâng cao hiệu quả quản lý, hiệu suất lao động, tạo môi trường làm
việc chuyên nghiệp, tăng tính tự giác chấp hành kỷ luật lao động của nhân viên đồng
thời giảm thiểu thời gian trong công việc quản lý. Máy kiểm soát ra vào ghi nhận thời
gian ra vào của từng nhân viên. Hệ thống xử lý sẽ lập các báo cáo, hoặc liên kết với
phần chấm công để đưa ra bảng lương chính xác cho mỗi tháng. Máy kiểm soát ra vào
và chấm công có nhiều dòng sản phẩm sử dụng công nghệ vân tay. Kích thước và tính
năng từng loại tuỳ vào số lượng nhân viên cần quản lý.
Giải pháp cho biết:
- Số lần vào ra của từng nhân viên trong một ngày.
- Số giờ làm việc trong một ngày của từng nhân viên.
- Số ngày đi làm của từng nhân viên trong một tháng, => Từ đó ta có thể tính lương
được cho từng nhân viên dễ dàng.

- An ninh nghiêm ngặt, chỉ có thể là nhân viên thuộc quyền quản lý của công ty mới
được phân quyền ra vào công ty. Và hệ thống có thể phân quyền cho tưng nhân viên
chỉ được phép vào ra phòng ban nào. => phân vùng quản lý rất chặt chẽ.
Ưu điểm:
• Giải pháp tối ưu về quản lý nhân sự.
9
• Dấu vân tay không có sự trùng lặp nên chống chấm công hộ.
• Hỗ trợ đa trạm chấm công cùng lúc.
• Phương pháp chấm công phong phú: mật mã, vân tay
• Quản lý chấm công và hỗ trợ tính lương bằng phần mềm.
+ Báo cáo chi tiết giờ làm việc, tăng ca, đi trễ, về sớm, vắng mặt của từng nhân
viên.
+ Báo cáo tổng số giờ và số ngày làm việc trong một tháng của từng nhân viên.
+ Báo cáo tổng hợp trong một tháng.
+ Xuất dữ liệu dưới dạng *.xls (Excel) hỗ trợ tính lương nhân viên.
• Cập nhật thông tin nhân sự, lương và các khoản phụ cấp, chia ca, đổi ca, đăng ký vào
ra, đăng ký nghỉ phép cho từng nhân viên.
• Quản trị hệ thống an toàn: Dữ liệu không bị mất khi xảy ra sự cố cúp điện.
• Quản lý giờ làm việc: Khả năng kiểm tra mọi lúc, mọi nơi qua Internet.
Nhược điểm:
- Chi phí tốn kém.
- Sẽ rất khó khăn nếu số lượng nhân viên của một công ty lớn, khả năng lưu trữ bị hạn
chế, khả năng truy vấn thông tin liên quan đến vấn đề chấm công là không hiệu quả
Sơ đồ mô hình hoạt động:
- Mỗi lần ra vào cửa nhân viên đều phải dùng vân tay hoặc thẻ đã được phân quyền để
mở cửa ra vào.
10
Mô hình hệ thống kiểm soát cửa.
11
PHẦN II: XÂY DỰNG GIẢI PHÁP ERP VÀO CÔNG TY VINACOMM

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VINACOMM
1.1- Lịch sử hình thành và phát triển:
Khởi đầu là một phòng kinh doanh nhỏ của Trung Tâm Tin học
VINACOMM từ năm 1999, sau đó đổi tên thành Công Ty cổ phần công
nghệ VINACOMM. Cho đến nay, VINACOMM đã trở thành công ty hàng đầu trong
lĩnh vực kinh doanh, phân phối các sản phẩm công nghệ cao tại Việt Nam. Với bề dày
kinh nghiệm trong nhiều năm liên tục lớn mạnh và phát triển, VINACOMM đã và
đang không ngừng đạt được những thành quả đáng khích lệ trên con đường phát triển
của mình.
Ngày nay cùng với sự phát triển vượt bậc trong lĩnh vực công nghệ thông tin và
trong kinh doanh sản xuất, nhu cầu sử dụng các thiết bị văn phòng như: máy chấm
công, máy đếm tiền, máy hủy giấy, khóa vân tay và các loại thẻ,… ngày càng cao của
khách hàng. Các doanh nghiệp đã bắt đầu quan tâm đến vấn đề tiết kiệm thời gian,
giảm chi phí trong quản lý sản xuất và kinh doanh. Để đáp ứng được nhu cầu trên của
các doanh nghiệp, cần có những sản phẩm công nghệ cao, kết hợp với những giải
pháp thích hợp với nhu cầu. Xuất phát từ thực tế đó, Công ty Cổ Phần Công Nghệ
VINACOMM được thành lập từ nhiều năm nay. Trải qua quá trình hoạt động,
VINACOMM không ngừng cung cấp những giải pháp ưu việt đáp ứng nhu cầu cần
thiết cho khách hàng. Bên cạnh đó, VINACOMM mong muốn mang lại sự an toàn,
hiệu quả và tiện nghi cho tất cả khách hàng. Do vậy các sản phẩm do Công ty Cổ
Phần Công Nghệ VINACOMM cung cấp đều đảm bảo chất lượng với giá cả hợp lý.
Để đáp ứng những yêu cầu ngày càng khắt khe của quý khách hàng,
VINACOMM có đội ngũ cán bộ, nhân viên thường xuyên được nâng cao trình độ về
mọi mặt thông qua việc cử các cán bộ của mình tham gia các khoá đào tạo về các
nghiệp vụ quản lý, nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ kỹ thuật do các hãng sản xuất tổ
chức, đồng thời tổ chức các khoá đào tạo nội bộ nhằm giúp họ hiểu biết sâu về sản
phẩm, về các quy trình kỹ thuật và các phương pháp quản lý tiên tiến.
12
Với phương châm hoạt động “Sự hài lòng của khách hàng là sự thành công
của chúng tôi”, Công ty Cổ Phần Công Nghệ VINACOMM luôn phục vụ quý khách

với những sản phẩm chất lượng, mới 100%, bảo hành và hậu mãi chu đáo. Trong
tương lai gần, VINACOMM tin chắc sẽ giúp quý khách hàng chọn lựa được những
sản phẩm tốt nhất, với giá cả cạnh tranh và một dịch vụ hậu mãi hoàn hảo sẽ làm hài
lòng ngay cả những khách hàng khó tính nhất.
1.2- Sơ đồ cơ cấu tổ chức tổng thể công ty VINACOMM
* Chức năng chính các phòng ban:
- Ban giám đốc:
+ Giám đốc: Quản lý toàn bộ tổng công ty, luôn có nhu cầu thông tin tổng hợp
từ tất cả các mặt trong và ngoài liên quan đến hoạt động của công ty để đưa ra thông
tin quyết định điều hành hoạt động công ty.
+ Ban phó giám đốc: Phụ trách các mảng chính của công ty như giám đốc điều
hành nhập khẩu, giám đốc tài chính, giám đốc quản trị marketing với nhu cầu thông
tin tổng hợp có liên quan đến các mặt mình phụ trách để hỗ trợ và ra quyết định cùng
tổng giám đốc.
- Các phòng ban chức năng:
13
+ Phòng kế hoạch: lên kế hoạch phát triển toàn bộ các mặt của công ty theo
từng thời gian cụ thể
+ Phòng kế toán: Quản lý tài chính của toàn bộ công ty
+ Phòng kinh doanh: Khai thác và mở rộng thị trường của công ty về xuất nhập
khẩu, thị trường nội địa.
+ Phòng kỹ thuật: Phụ trách thiết kế triển khai phần mềm, chuyển giao công
nghệ, hỗ trợ bảo hành bảo trì cho khách hàng, . . .
+ Phòng nhân sự: Phụ trách nhân sự của toàn bộ công ty, tuyển dụng và đào tạo
theo yêu cầu của công ty.
+ Phòng quản lý kho: Đảm bảo kho chứa hàng cho các đơn hàng, đảm bảo nhập
xuất cho khách hàng và các đơn vị thành viên.
Thông tin giữa các bộ phận này luôn đòi hỏi có mối quan hệ mật thiết với nhau
tạo thành một thể thông tin thống nhất đảm bảo vận hành tối ưu nhất doanh nghiệp.
1.3- Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công ty VINACOMM.

1.3- Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công ty VINACOMM.
1.3.1- Các giai đoạn đầu tư công nghệ thông tin của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp khi đầu tư cho công nghệ thông tin (CNTT) đều băn khoăn sẽ bắt
đầu từ đâu. Qua các giai đoạn đầu tư, ứng dụng như thế nào để giảm thiểu rủi ro, đạt
hiệu quả cao…
- Giai đoạn 1: Đầu tư cơ sở hạ tầng: Máy tính, mạng nội bộ, Internet, các giải
pháp truyền thông cơ sở….
14
- Giai đoạn 2: Ứng dụng tin học mức sơ khai: Tin học được sử dụng với các
ứng dụng sơ khai nhất như soạn thảo văn bản, bảng tính, thu thập lưu trữ thông tin,
chuẩn bị hồ sơ tài liệu, thư điện tử, diễn đàn, hội thoại, lịch công tác…
- Giai đoạn 3: Ứng dụng tin học mức tác nghiệp: Khi đó doanh nghiệp đã có
một loạt các ứng dụng phục vụ cho từng nhu cầu của công tác nghiệp vụ một cách đơn
lẻ như ứng dụng các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự tiền lương, phần
mềm quản lý khách hàng, quản lý vật tư, quản lý hợp đồng. Các ứng dụng này được
sử dụng một cách rời rạc hướng tác nghiệp và mang tính thống kê lưu trữ số liệu là
chính.
- Giai đoạn 4: Ứng dụng tin học mức chiến lược: Ở giai đoạn này doanh nghiệp
đã ứng dụng CNTT vào điều hành hoạt động của mình một cách trực tuyến với các
giải pháp toàn diện cho tất cả các nguồn lực của mình theo các giải pháp như ERP-
Enterprise Resource Planning- Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, CRM-
Customer Relationship Management- Hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng,
SCM- Supply Change Management - Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng….Các giải
pháp này đã tích hợp tất cả các nguồn lực doanh nghiệp thành một khối thống nhất
theo hướng điều hành trực tuyến đảm bảo nguồn thông tin lưu trữ tập trung và khai
thác trên nhiều phương diện theo hướng mở.
- Giai đoạn 5: Ứng dụng tin học mức thương mại điện tử: Ở giai đoạn này các
ứng dụng CNTT của doanh nghiệp đã dựa trên nền tảng điều hành trực tuyến với công
nghệ Internet hướng doanh nghiệp với khách hàng và doanh nghiệp với doanh nghiệp
với phạm vi mở rộng toàn cầu.

15
1. 3.2- Thực trạng ứng dụng CNTT trong các tác nghiệp
a . Quản lý tài chính:
- Các thông tin tài chính chứng từ rời rạc từ các bộ phận khác nhau không đồng
nhất hoặc chuyển về phòng tài chính dẫn đến chồng chéo hoặc có độ lệch trong các
thông tin tài chính của doanh nghiệp. Có tình trạng này do mỗi bộ phận ứng dụng các
phần mềm rời rạc khác nhau do đó số liệu tài chính không được tổng hợp kịp thời và
dễ mắc sai sót.
- Mỗi một bộ phận có một thông tin về mã hàng hoá , sản phẩm, khách hàng,
không đồng nhất trong toàn bộ công ty do mỗi bộ phận ứng dụng CNTT khác nhau
dẫn đến khó có thể theo dõi được giá trị tồn kho tức thời, tình hình công nợ tại mỗi
thời điểm, kết quả kinh doanh, tài chính trên bình diện toàn công ty.
- Các phần mềm tài chính kế toán hiện tại chưa có quản lý kế hoạch chi tiêu và
theo dõi thực hiện dẫn đến không kiểm soát được chi tiêu vượt quá kế hoạch.
- Các dữ liệu lưu trữ bị phân mảnh lớn dẫn đến không phân tích đa chiều dữ liệu
tài chính để đưa ra các quyết sách lớn ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp.
b . Quản lý công nợ:
- Do hầu hết các bộ phận sử dụng các ứng dụng rời rạc nên không tổng hợp
được kịp thời tình hình kết quả kinh doanh, công nợ của toàn tất cả các khách hàng
của toàn công ty dẫn đến không kiểm soát được công nợ kịp thời của khách hàng, nhà
cung cấp dẫn đến công nợ quá hạn.
- Hầu hết các doanh nghiệp không có các ứng dụng tin học trong các hệ thống
báo giá, chiết khấu, thưởng bán hàng với các mức bán hàng chi tiết đa dạng khác nhau
dẫn đến thiếu tính linh hoạt trong quan hệ khách hàng công nợ giảm năng cạnh tranh
của doanh nghiệp khi hội nhập toàn cầu.
- Do ứng dụng rời rạc nên mối quan hệ giữa hệ thống bán hàng công nợ với kho
khá lỏng lẻo dẫn đến khó có thể tối ưu hoá bài toán cung ứng sản phẩm làm giảm tính
linh hoạt của công ty tăng rủi ro trong kênh phân phối sản phẩm.
16
c . Quản lý kho:

- Các hệ thống hiện tại không có khả năng tích hợp tổng hợp tự động thông tin
tồn kho trên toàn bộ tất cả các hệ thống kho của tổng công ty mà chỉ tổng hợp thông
tin trên hệ thống các kho riêng lẻ. Điều đó dẫn đến không thể nắm rõ kịp thời tình
hình tồn kho hiện tại để lên kế hoạch đặt hàng. Đó là một vấn đề khó khăn đối với các
công ty hiện nay do hầu hết các doanh nghiệp đều phải nhập nguyên vật liệu, phụ
kiện, công nghệ phụ trợ từ bên ngoài nên thiếu tính linh hoạt chủ động trong điều
hành sản xuất.
- Hệ thống thông tin quản lý kho hiện tại không tự động cập nhật được nhu cầu
hàng hóa, các bản kế hoạch, các đơn hàng do đó không tự động cân đối tồn kho hiện
tại để lên được bản kế hoạch nhập xuất phục vụ kinh doanh, kế hoạch phân phối dẫn
đến các kế hoạch nhập hàng và kế hoạch phân phối, kế hoạch nhập xuất nguyên vật
liệu và hàng hoá luôn có một độ trể thời gian rất lớn dẫn đến rủi ro lớn trong vấn đề
kinh doanh của công ty.
- Hệ thống thông tin quản lý kho hiện tại đã tích hợp được khá nhiều phương
pháp tính giá nhưng còn khá đơn giản nên khi muốn phân tích chi phí, giá thành theo
nhiều tiêu thức gần như khó có số liệu chính xác chi tiết ảnh hưởng lớn đến công tác
tài chính của doanh nghiệp trong việc điều chuyển
d . Quản lý nhân sự tiền lương:
- Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương các doanh nghiệp đa số làm thủ công
hoặc nếu có sử dụng các phần mềm độc lập không gắn kết với hệ thống toàn công ty.
- Bảng theo dõi lương, năng suất công ty đều làm thủ công dưới đơn vị sản xuất
nhỏ nhất là các tổ sản xuất và chuyền sản xuất dẫn đến khi tổng hợp lên trên mất khá
nhiều thời gian và nhân lực.
- Việc lên kế hoạch nhân sự cho các kế hoạch sản xuất cũng khá thủ công và
không chủ động do không có sự kết nối qua lại giữa kế hoạch sản xuất và các nhu cầu
đơn hàng. Các kế hoạch đào tạo nhân công cho các sản phẩm mới cũng khá bị động
dẫn đến tiến độ điều hành sản xuất thường xuyên bị trễ.
17
e . Quản lý tổng thể:
- Hầu hết các doanh nghiệp không có một hệ thống thông tin quản lý tổng thể

các nguồn lực thể hiện được trạng thái tức thời của doanh nghiệp dẫn đến các nhà
quản lý điều hành khó nắm bắt được thông tin từ các hoạt động của doanh nghiệp dẫn
đến không đưa ra được các quyết sách điều hành nhanh và chính xác.
- Chưa thể theo dõi tiến trình công việc tại các doanh nghiệp hiện nay trên hệ
thống máy tính của doanh nghiệp trên bình diện toàn bộ công ty dẫn đến hệ thống máy
tính của công ty chưa là các công cụ để điều hành hoạt động của công ty của các nhà
lãnh đạo.
- Các hệ thống hỗ trợ phân tích nhiều chiều hoạt động của doanh nghiệp để hỗ
trợ các nhà quản lý lập các kế hoạch trung và dài hạn.
- Hệ thống quản lý khá cồng kềnh và không hiệu quả lệ thuộc nhiều vào con
người chưa ứng dụng được nhiều công nghệ cao vào quản lý giảm chi phí nâng cao
hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
1.4- Nhu cầu công nghệ thông tin của các doanh nghiệp trong thực hiện các
giải pháp.
Với những thách thức và giải pháp cấp bách đó thì các doanh nghiệp Việt Nam
cần phải xác định rõ công nghệ thông tin là một trong những công cụ chính để thực
hiện các giải pháp đó khi hội nhập thị trường toàn cầu. Qua khảo sát chung thì nhu cầu
công nghệ thông tin hiện nay được đánh giá khá cấp bách với một số nhu cầu chính
sau:
Thứ nhất là, các doanh nghiệp muốn tăng cường năng lực quản lý, năng lực
cạnh tranh của mình trên thị trường bằng cách nâng cấp hệ thống CNTT hiện nay.
Thứ hai là, mô hình quản lý CNTT mới mà các doanh nghiệp Việt Nam hướng
tới hiện nay hướng tới phải đạt tầm giải pháp theo tiêu chuẩn quốc tế nhưng vẫn phù
hợp với hệ thống các quy định của nhà nước Việt Nam.
18
Thứ ba là, giải pháp mới phải đạt được yêu cầu quản lý rộng, đa dạng, đặc thù
theo cơ cấu tổ chức hiện nay và trong tương lai của công ty.
Thứ tư là, giải pháp CNTT mới phải mang tính tích hợp để tạo thành một hệ
thống thông tin thống nhất trên tất cả các mặt của doanh nghiệp.
CHƯƠNG 2. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

19
2.1- Cơ sở khoa học của đề tài:
2.1- Cơ sở khoa học của đề tài:
2.1.1- Khoa học quản lý nguồn lực doanh nghiệp:
Quản lý nguồn lực doanh nghiệp là tiến trình hoạch định, tổ chức , lãnh đạo và
kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và các nguồn lực khác
nhau của tổ chức để nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
Quản lý nguồn lực doanh nghiệp là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi
con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung.
Hoạt động quản trị là những hoạt động chỉ phát sinh khi con người kết hợp với nhau
thành tập thể, nếu mỗi cá nhân tự mình làm việc và sống một mình không liên hệ với
ai thì không cần đến hoạt động quản trị. Không có các hoạt động quản trị, mọi người
trong tập thể sẽ không biết phải làm gì, làm lúc nào, công việc sẽ diễn ra một cách lộn
xộn. Giống như hai người cùng điều khiển một khúc gỗ, thay vì cùng bước về một
hướng thì mỗi người lại bước về một hướng khác nhau. Những hoạt động quản trị sẽ
giúp cho hai người cùng khiêng khúc gỗ đi về một hướng. Một hình ảnh khác có thể
giúp chúng ta khẳng định sự cần thiết của quản trị qua câu nói của C. Mác trong bộ Tư
Bản: “Một nghệ sĩ chơi đàn thì tự điều khiển mình, nhưng một dàn nhạc thì cần phải
có người chỉ huy, người nhạc trưởng”. Quản trị nguồn lực doanh nghiệp là nhằm tạo
lập và duy trì một môi trường nội bộ thuận lợi nhất, trong đó các cá nhân làm việc
theo nhóm có thể đạt được một hiệu suất cao nhất nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ
chức.
Trong một doanh nghiệp thì hệ thống các bộ phận, các nguồn lực rất lớn do đó
cần được kết hợp với nhau thành một tổng thể thống nhất là một yêu cầu kiên quyết
đối với các nhà quản trị doanh nghiệp. Để có một giải pháp tối ưu hoạch định nguồn
lực doanh nghiệp thì cơ sở khoa học chính sẽ dựa trên khoa học quản lý doanh nghiệp,
các kiến thức quản trị doanh nghiệp và các mảng kiến thức cần có để quản trị doanh
nghiệp.
20
2.1.2- Hoạch định nguồn lực và phát triển doanh nghiệp:

Hoạch định bao gồm việc xác định mục tiêu, hình thành chiến lược tổng thể
nhằm đạt được mục tiêu và xây dựng các kế hoạch hành động để phối hợp các hoạt
động trong tổ chức. Theo Harold Koontz, Cyril Odonnel và Heinz Weihrich thì hoạch
định là “quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm
cái đó”. Như vậy hoạch định chính là phương thức xử lý và giải quyết các vấn đề có
kế hoạch cụ thể từ trước. Tuy nhiên khi tình huống xảy ra có thể làm đảo lộn cả kế
hoạch. Nhưng dù sao người ta chỉ có thể đạt được mục tiêu trong hoạt động của tổ
chức bằng việc vạch ra và thực hiện các kế hoạch mang tính khoa học và thực tế cao
chứ không phải nhờ vào sự may rủi.
Hoạch định có thể là chính thức và không chính thức. Các nhà quản trị đều tiến
hành hoạch định, tuy nhiên có thể chỉ là hoạch định không chính thức. Trong hoạch
định không chính thức mọi thứ không được viết ra, ít có hoặc không có sự chia sẽ các
mục tiêu với những người khác trong tổ chức. Loại hoạch định này hay được áp dụng
ở các doanh nghiệp nhỏ, ở đó, người chủ doanh nghiệp thấy họ muốn đi tới đâu và cái
gì đang đợi họ ở đó. Cách hoạch định này thường chung chung và thiếu tính liên tục.
Tất nhiên hoạch định không chính thức cũng được áp dụng ở một số doanh nghiệp lớn
và một số khác cũng có những kế hoạch chính thức rất công phu.
Mục đích của hoạch định:
Tại sao những nhà quản trị doanh nghiệp phải hoạch định? Tất cả các nhà quản
trị đều phải làm công việc hoạch định dưới hình thức này hay hình thức khác, vì nhờ
vào hoạch định mà tổ chức có được định hướng phát triển, thích nghi được với những
thay đổi, biến động của môi trường, tối ưu hóa trong việc sử dụng nguồn lực và thiết
lập được các tiêu chuẩn cho việc kiểm tra.
Bất kỳ một tổ chức nào trong tương lai cũng có sự thay đổi nhất định, và trong
trường hợp đó, hoạch định là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai. Nó sẽ
làm tăng khả năng đạt được các kết quả mong muốn của tổ chức. Hoạch định là nền
tảng của quá trình hình thành một chiến lược có hiệu quả.
21
Hoạch định có thể có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của cá nhân và tổ chức.
Nhờ hoạch định trước, một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường

và giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môi
trường. Từ các sự kiện trong quá khứ và hiện tại, hoạch định sẽ suy ra được tương lai.
Ngoài ra nó còn đề ra các nhiệm vụ, dự đoán các biến cố và xu hướng trong tương lai,
thiết lập các mục tiêu và lựa chọn các chiến lược để theo đuổi các mục tiêu này.
Hướng dẫn các nhà quản trị cách thức để đạt mục tiêu và kết quả mong đợi cuối
cùng. Mặt khác, nhờ có hoạch định, các nhà quản trị có thể biết tập trung chú ý vào
việc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những thời điểm khác nhau.
Nhờ có hoạch định một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể. Khi
mỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cái gì,
thì kết quả đạt được sẽ cao hơn.
Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi trường
bên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của nó. Các tổ chức thành công
thường cố gắng kiểm soát tương lai của họ hơn là chỉ phản ứng với những ảnh hưởng
và biến cố bên ngoài khi chúng xảy ra. Thông thường tổ chức nào không thích nghi
được với sự thay đổi của môi trường thì sẽ bị tan vỡ. Ngày nay, sự thích nghi nhanh
chóng là cần thiết hơn bao giờ hết do những thay đổi trong môi trường kinh doanh thế
giới đang xảy ra nhanh hơn.
Hoạch định giúp các nhà quản trị kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêu
thuận lợi và dễ dàng.
Trong ERP hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là hoạch định chính thức với
mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp được đề ra với tất cả các nguồn lực của doanh
nghiệp để tất cả các thành viên các bộ phận của doanh nghiệp biết và thực hiện. Khi
đó những nhà quản trị cũng xây dựng những chương trình hành động rõ ràng nhằm đạt
được mục tiêu của tổ chức dựa trên cơ sở hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Do đó
một cơ sở khoa học quan trọng của đề tài là dựa trên toàn bộ các tri thức về hoạch
22
định trong doanh nghiệp để đề ra các giải pháp tối ưu ERP- Hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp ngành Việt Nam.
2.1.3- Hệ thống thông tin nguồn lực doanh nghiệp:
Tầm quan trọng của thông tin được chỉ ra bởi số lượng thời gian mà con người

dành để giao tiếp tại nơi làm việc. Một nghiên cứu cho thấy rằng những người công
nhân sản xuất tham gia giao tiếp, thông tin trong khoảng 16 đến 46 lần trong một giờ.
Điều này nghĩa là họ thông tin với những người khác từ hai đến bốn phút, một lần.
Nghiên cứu này còn chỉ ra trách nhiệm về thông tin của người lãnh đạo và đòi hỏi họ
phải thông tin và nhận thông tin nhiều hơn. Những người lãnh đạo cấp thấp nhất dành
khoảng 20% đến 50% thời gian của họ trong thông tin bằng lời nói. Nếu bao gồm cả
thông tin bằng văn bản thì số lượng thời gian tăng lên từ 29% đến 64%. Một số nhà
quản trị cấp trung và cấp cao dành khoảng 89% thời gian của họ để thông tin bằng lời
nói, hoặc gặp gỡ hoặc qua điện thoại. Những nghiên cứu khác các nhà quản lý dành ít
nhất 70% đến 80% thời gian của họ trong thông tin qua lại giữa các cá nhân, và hầu
hết các thông tin này là bằng lời nói và tương tác trực diện.
Thông tin được xem là máu của tổ chức; nó là mạch gắn những bộ phận phụ
thuộc của tổ chức lại với nhau. Tổ chức là một hệ thống ổn định của các hoạt động nơi
con người cùng làrn việc với nhau để đạt tới những mục tiêu chung thông qua thứ bậc
của các vai trò và việc phân công lao động.
Mọi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và quản trị nói riêng đều
cần có thông tin và theo quan điểm quản trị hiện đại thông tin được xem như là một
nguồn lực thứ tư của một tổ chức.
Theo nghĩa thông thường, thông tin được hiểu là những tin tức được truyền đi
cho ai đó. Hiện nay có khá nhiều định nghĩa khác nhau về thông tin, dưới đây là một
số định nghĩa thường gặp:
- Thông tin là độ đo sự giảm tính bất định khi thực hiện một biến số nào
đó.
23
- Thông tin là bất kỳ thông báo nào được tạo thành bởi một số dấu hiệu
nhất định.
Như vậy chúng ta có thể hiểu thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh
trong quá trình cũng như trong môi trường quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định
hoặc để giải quyết một vấn đề nào đó trong hoạt động quản trị ở một tổ chức nào đó.
Các đặc điểm của thông tin là:

- Thông tin là những tin tức cho nên nó không thể sản xuất để dùng dần được.
- Thông tin phải thu thập và xử lý mới có giá trị.
- Thông tin càng cần thiết càng quý giá.
- Thông tin càng chính xác, càng đầy đủ, càng kịp thời càng tốt.
Mô hình thông tin đơn giản trong quản trị thường được thực hiện trực tiếp từ
nhà quản trị đến các đối tượng quản trị.
Đối với một tổ chức lớn thì mô hình thông tin trong quản trị sẽ phức tạp hơn.
Để xây dựng mô hình thông tin quản trị trong mỗi tổ chức có hiệu quả thì thường
người ta có thể lựa chọn một trong những kiểu mô hình sau:
- Mô hình thông tin tập trung: trong mô hình này tất cả các thông tin đến
và đi đều được gom về một đầu mối là trung tâm thông tin.
- Mô hình thông tin trực tiếp: trong mô hình tổ chức này thông tin gửi đi
và nhận về đều được thực hiện trực tiếp giữa bên gửi và bên nhận.
- Mô hình thông tin phân tán: là mô hình thông tin được tập trung thu
thập và xử lý theo từng đơn vị thành viên một.
- Mô hình thông tin kết hợp: là mô hình kết hợp các kiểu tổ chức thông
tin theo ba cách ở trên.
Mỗi mô hình thông tin đều có những ưu và nhược điểm và điều kiện áp dụng
riêng của nó. Chính vì vậy mỗi tổ chức phải lựa chọn mô hình thông tin phù hợp và có
hiệu quả nhất cho mình.
24
Thông tin có một vai trò hết sức to lớn trong quản trị. Nhiều công trình nghiên
cứu đã chỉ ra rằng trong mỗi tổ chức muốn các hoạt động quản trị có hiệu quả thì điều
không thể thiếu được là phải xây dựng một hệ thống thông tin tốt. Hơn thế nữa hiệu
quả kinh doanh của việc đầu tư vào hệ thống thông tin thường là rất cao. Chính vì thế
mà ngày nay hầu như mọi công ty, xí nghiệp đều không tiếc tiền của đầu tư mua sắm
những phương tiện kỹ thuật điện tử hiện đại nhất nhằm nâng cao hiệu quả và chất
lượng hệ thống thông tin trong quản trị của mình. Vai trò hết sức quan trọng của thông
tin trong quản trị thể hiện rất rõ ở những phương diện sau:
Vai trò trong việc ra quyết định:

Ra quyết định là một công việc phức tạp, khó khăn và hết sức quan trọng của
các nhà quản trị. Để ra được một quyết định đúng đắn các nhà quản trị cần rất nhiều
thông tin. Thông tin ở đây sẽ giúp cho các nhà quản trị giải quyết đúng đắn và có hiệu
quả các vấn đề sau:
- Nhận thức vấn đề cần phải ra quyết định.
- Xác định cơ hội, và các mối hiểm nguy trong kinh doanh.
- Xác định các cơ sở, tiền đề khoa học cần thiết để ra quyết định.
- Lựa chọn các phương án.
Vai trò trong hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát:
Trong các lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát, thông
tin có vai trò cực kỳ quan trọng trên các phương diện sau:
- Nhận thức vấn đề;
- Cung cấp dữ liệu;
- Xây dựng các phương án;
- Giải quyết vấn đề;
- Uốn nắn và sửa chữa các sai sót, lệch lạc;
- Kiểm soát.
25