Xây dựng giải pháp ERP cho công ty sữa đậu nành Việt Nam – Vinasoy
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (803.67 KB, 44 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BÁO CÁO BÀI TẬP MÔN HỌC
PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP ĐIỆN TỬ
Đề tài 1: Giải pháp đặt hàng, ERP và SCM
Đề tài 2: Xây dựng giải pháp ERP cho công ty sữa đậu nành
Việt Nam – Vinasoy
Giáo viên hướng dẫn: Ths. Phan Văn Viên
Sinh viên thực hiện:
Sinh Viên Nhóm:1 Điểm 1 Điểm 2 Tổng Điểm
Nguyễn Thị Huệ
Đinh Thị Huyền Nhung
Đỗ Minh Quý
Trần Thị Quỳnh
Lớp LTCĐĐH KHMT4- K5
Hà Nội, tháng 6 năm 2012
MỤC LỤC
!
"
#$%&'()
#$%*+
(,,-,.,/!#$%
(,0&1,/!#$%
2"34-41#$%
5.,678,.
5.,678,/!9,
:92
5,;780<=2
">=#$%<=?!8@+"
A5B<!#$%CDEB"
F'()*+A
GH!IJ,/!'()&BK94!A
LM6.,9<N41'()O
P0Q4=#$%,(7Q<!HR!SH!<QO
,&@(7Q<!HR!SH!<QO
5I-9!#$%,(7Q<!HR!H!<Q"
<TE2
M6.,<!9U41#$%&HVRW'XYZG
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
1
1. Giải pháp đặt hàng
1.1 Giới thiệu bài toán
Trong điều kiện cạnh tranh trên quy mô toàn cầu hiện nay, để tồn tại và phát triển,
doanh nghiệp phải sản xuất được những sản phẩm đáp ứng được nhu cầu các đối
tượng tiêu dùng của mình. Các yếu tố hàng đầu tác động đến quyết định của khách
hàng trong việc mua một sản phẩm hay dịch vụ chính là chất lượng sản phẩm, giá cả
và với khách hàng là doanh nghiệp thì tiến độ và thời gian giao hàng còn quan trọng
hơn nữa. Bất kỳ đối tượng khách hàng nào, chất lượng đều là mối quan tâm hàng đầu
ảnh hưởng đến quyết định tiêu dùng của họ. Trước đòi hỏi ngày càng cao của khách
hàng khi mà thị trường người tiêu dùng thay thế cho thị trường người sản xuất, các
doanh nghiệp đang gặp một bài toán khó, vừa làm sao sản xuất ra những mặt hàng có
chất lượng cao, giá thành rẻ để đảm bảo lợi nhuận, đồng thời với giá cả cạnh tranh.
Trong bối cảnh như vậy, cách tốt nhất cho các doanh nghiệp để tồn tại và phát triển là
đảm bảo được niềm tin cho khách hàng về chất lượng sản phẩm và dịch vụ của mình
thông qua một môi trường sản xuất mà trong đó, từng cá nhân ở mọi cấp độ đều có ý
thức về việc nâng cao chất lượng.
Chính vì vậy vấn đề cấp bách này nên các doanh nghiệp cần phải đưa ra các giải pháp
đặt hàng tốt nhất để không ngừng nâng cao chất lượng đơn hàng nhằm đáp ứng cho
khách hàng một cách tốt nhất. Việc chọn đề tài nghiên cứu về vấn đề giải pháp đặt
hàng là rất cần thiết, đáp ứng nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
1.2 Khái niệm, thuật ngữ liên quan
Trong nền kinh tế thị trường, người ta quan niệm mặt hàng là bất cứ cái gì có thể đáp
ứng nhu cầu thị trường, có thể đem ra trao đổi mua bán và đem lại lợi nhuận
Mặt hàng có một số thông tin:
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
• Mã để phân biệt các sản phẩm, ví dụ như mã vạch
• Màu sắc, trọng lượng, giá cả, tình trạng sử dụng
• Các thông số kỹ thuật của hàng hóa phục vụ bảo quản, vận chuyển: kích thước,
trọng lượng
• Các thông số phục vụ đánh giá chất lượng: ngày sản xuất, hạn sử dụng
• Các thông số phục vụ bảo dưỡng, sửa chữa: SerialNumber, PartNumber…
• Các thông số phục vụ kiểm soát hàng hóa: lô hàng, batch number
• Đơn giá mua từ nhà cung cấp và tính theo thời điểm mua
• Các chi phí liên quan đến bảo quản khi mặt hàng đã nằm trong kho
• Chính sách giá bán, chiết khấu, thưởng bán hàng, hoa hồng và lợi nhuận
• Các chi phí liên quan khi nhập kho: vận chuyển, bốc xếp, chi phí lưu kho, bảo
hiểm
Quản lý hàng hóa trong kho (xuất, nhập và lưu kho):
• Kiểm tra hàng nhập từ nhiều nguồn khác nhau: chẳng hạn nhập từ kho này sang
kho khác
• Ngày nhập kho, địa điểm nhập
• Ngày xuất kho, địa điểm xuất
• Kiểm kê hàng tồn kho và in ra hóa đơn xuất nhập
• Đối chiếu, so sánh số lượng hàng hóa thực tế vào sổ sách
• Kiểm tra số lượng hàng hóa còn trong kho
Hóa đơn:
• Ngày viết hóa đơn phải được ghi rõ ràng
2
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
1.3 Giải pháp
"
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
(Giải pháp đặt hàng)
Hình thành đơn đặt hàng
(Order preparation) là hoạt động thu thập những yêu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ
của khách hàng. Việc truyền tin này có thể được khách hàng hoặc người bán điền
thông tin trực tiếp vào các mẫu đơn đặt hàng; điện thoại trực tiếp cho nhân viên bán
hàng, hoặc lựa chọn từ những mẫu đơn đặt hàng trong máy tính
Truyền tin về đơn hàng
(Order transmittal) là truyền tải yêu cầu đặt hàng từ nơi tiếp nhận tới nơi xử lý đơn
hàng. Có hai cách cơ bản để chuyển đơn đặt hàng.
A
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
1. Chuyển bằng sức người: là việc gửi thư đặt hàng hoặc nhân viên bán hàng trực tiếp
mang đơn đặt hàng tới điểm tiếp nhận đơn đặt hàng. Phương pháp này chi phí thấp
nhưng lại rất chậm.
2. Chuyển đơn đặt hàng bằng phương tiện điện tử: sử dụng điện thoại, máy vi tính,
máy sao chép hoặc truyền thông qua vệ tinh. Cách này giúp thông tin đặt hàng
được truyền tải ngay lập tức, chính xác, đáng tin cậy, do đó ngày càng được thay
thế cho cách thứ nhất.
Tiếp nhận đơn hàng
(Order entry): Tiếp nhận hàng là một hoạt động diễn ra trước khi thực hiện một đơn
đặt hàng. Nó bao gồm: (1) kiểm tra độ chính xác của các thông tin đặt hàng như mô tả
về sản phẩm, số lượng, giá cả; (2) kiểm tra tính sẵn có của những sản phẩm được đặt
hàng; (3) chuẩn bị văn bản từ chối đơn đặt hàng, nếu cần; (4) kiểm tra tình trạng tín
dụng của khách hàng; (5) sao chép lại thông tin đặt hàng; và (6) viết hóa đơn. Những
hoạt động này là rất cần thiết bởi vì thông tin đặt hàng không phải lúc nào cũng ở
dạng đúng theo yêu cầu để tiếp tục thực hiện; hoặc có thể không được trình bày một
cách chính xác, hoặc doanh nghiệp nhận thấy cần phải chuẩn bị thêm trước khi đơn
đặt hàng được thực hiện. Kiểm tra đơn đặt hàng có thể thực hiện một cách thủ công
hoặc được tự động hoá.
Cải tiến công nghệ đem lại lợi ích đáng kể trong việc tiếp nhận đơn hàng. Mã vạch,
máy quét quang học và máy tính đã làm tăng nhanh năng xuất lao động và tính chính
xác của các thao tác nói trên.
Thực hiện đơn hàng
(Order filling) gồm những hoạt động:
1. Tập hợp hàng hóa trong kho, sản xuất hoặc mua;
F
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
2. Đóng gói để vận chuyển;
3. Xây dựng chương trình giao hàng;
2 Chuẩn bị chứng từ vận chuyển. Những hoạt động này có thể được thực hiện
song song với việc kiểm tra xác nhận đơn hàng.
Thông báo về tình trạng thực hiện đơn đặt hàng
(Order status reporting): Hoạt động này không ảnh hưởng đến tổng thời gian thực
hiện đơn hàng.Nó cam kết rằng một dịch vụ khách hàng tốt đã được cung ứng thông
qua việc duy trì thông tin cho khách hàng về bất cứ sự chậm trễ nào trong quá trình
đặt hàng hoặc giao hàng. Bao gồm:
1. Theo dõi đơn hàng trong toàn bộ chu kỳ đặt hàng;
2. Thông tin tới khách hàng tiến trình thực hiện đơn đặt hàng trong toàn bộ chu kỳ
đặt hàng và thời gian giao hàng.Theo truyền thống, chu trình đặt hàng chỉ gồm
những hoạt động xảy ra từ thời điểm đơn hàng được đặt tới thời điểm nhận bởi
khách hàng. Những hoạt động đặc biệt như đặt hàng kế tiếp giải quyết chúng sẽ
ảnh hưởng tới toàn bộ chiều dài chu trình đặt hàng. Những hoạt động phát sinh
với khách hàng như là trả lại sản phẩm, giải quyết khiếu nại,và thanh toán hóa
đơn vận tải không phải là bộ phận kỹ thuật của chu trình đặt hàng.
Tác động của thời gian đáp ứng đơn hàng đến chất lượng dịch vụ khách hàng
Xét trên góc độ thời gian, chu kỳ đáp ứng đơn hàng hay khoảng thời gian thực hiện
đơn hàng (Lead time) được định nghĩa là khoảng thời gian từ khi khách hàng gửi đơn
đặt hàng đến khi khách hàng nhận được hàng hóa. Các yếu tố của thời gian đặt hàng
bao gồm
Thời gian đặt hàng, thời gian tập hợp và xử lý đơn đặt hàng, thời gian bổ sung dự trữ,
thời gian sản xuất và thời gian giao hàng.
G
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
Những khoảng thời gian này có thể được kiểm soát trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua
việc lựa chọn và thiết kế cách thức chuyển đơn đặt hàng, chính sách dự trữ, thủ tục xử
lý đơn đặt hàng, phương thức vận chuyển, phương pháp lập kế hoạch.
Thời gian đặt hàng
Phụ thuộc vào phương thức đặt hàng, bao gồm khoảng thời gian mà người bán và các
điểm tiếp nhận đơn hàng giữ lại đơn hàng trước khi chuyển nó và khoảng thời gian
mà đơn hàng được chuyển đi. Các phương thức đặt hàng tiên tiến sẽ cho phép rút
ngắn khoảng thời gian này đáng kể
Sơ đồ phân tích tổng thời gian đáp ứng đơn hàng
Thời gian tập hợp và xử lý đơn đặt hàng
L
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
Xảy ra đồng thời. Việc chuẩn bị chứng từ vận chuyển và kiểm tra dự trữ có thể được
thực hiện trong khi hoạt động tập hợp đơn đặt hàng đang được tiến hành. Vì vậy tổng
thời gian tiến hành cả hai hoạt động này không phải là tổng thời gian riêng rẽ của mỗi
hoạt động đơn lẻ.
Thời gian bổ xung dự trữ
Khả năng dự trữ cũng có ảnh hưởng đến thời gian thực hiên đơn hàng, thông thường
dự trữ tại kho sẽ được sử dụng. Khi dự trữ trong kho không còn, cần tiến hành bổ
xung dự trữ bằng các đơn đặt hàng kế tiếp (back order) hoặc tiến hành sản xuất. Quá
trình chuẩn bị hàng đôi khi rất đơn giản bằng lao động thủ công nhưng đôi khi cũng
khá phức tạp và được và tự động hóa cao.
Thời gian vận chuyển và giao hàng
Thời gian giao hàng kéo dài từ thời điểm hàngđược đặt trên phương tiện vận tải để di
chuyển đến thời điểm nó được nhận và dỡ xuốngtại địa điểm của người mua. Nó cũng
có thể bao gồm thời gian để chất xếp hàng hóa ở điểm đầu và dỡ hàng hóa tại điểm
cuối. Việc đo lường và kiểm soát thời gian giao hàngđôi khi có thể rất khó khi sử
dụng dịch vụ thuê chuyên chở; tuy nhiên hầu hết các hãngngày nay đã phát huy năng
lực của mình để cung cấp cho khách hàng những thông tin này
Quản lý công nợ phải trả đối với các nhà cung cấp
• Kiểm soát trực tiếp hoặc nhận từ Module đặt hàng.
• Quản lý các hoá đơn cần xét duyệt.
• Xử lý thanh toán trực tiếp hay thanh toán tự động.
O
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
• Theo dõi bù trừ công nợ giữa khách hàng và nhà cung cấp nếu một đối tượng
vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp, tạm ứng/mua hàng; giữa các đơn vị
thành viên với nhau.
• Chuyển tự động các bút toán lên sổ cái.
• Theo dõi tỷ giá thanh toán thời điểm.
2. ERP và SCM
2.1 ERP là gì?
Có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm ERP, ở đây tôi sẽ nêu ra 3 khái niệm
thường gặp
ERP được định nghĩa là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module
Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều
hành tác nghiệp
#$%oạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp bao gồm các khái
niệm và phương pháp kỹ thuật để tích hợp toàn bộ hệ thống quản lý kinh doanh từ
việc xem xét, quản lý hiệu quả nguồn tài nguyên đến việc cải tiến hiệu quả hoạt
động của doanh nghiệp
Hoạch Định Tài Nguyên Doanh nghiệp = Enterprise Resource Planning – ERP
#$%[@\%)]IQ^=K,,,,/!K_
0&,/!>R`1,.,0,! BK&
34,/!>R
2.2 Các đặc điểm chính của ERP
Một hệ thống ERPcó 5 đặc điểm chính sau:
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business
Operating System). Tích hợp – có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng
ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động
sản xuất kinh doanh thống nhất
ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People
System Supported by the Computer). Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là
chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Người sử dụng phải được đào tạo
cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định
ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là phải hệ
thống hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng. Kế hoạch sản xuất kinh
doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt động khi
không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước
ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (Defined Responsibilities).
Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước
ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication
among Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ
không phải mỗi phòng ban là một cát cứ
2.3 Các phân hệ nghiệp vụ của ERP
Kế toán tài chính (Finance)
Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
Quản lý mua hàng (Purchase Control)
Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
Quản lý dự án (Project Management)
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
Quản lý dịch vụ (Service Management)
Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)
Báo cáo quản trị (Management Reporting)
Báo cáo thuế (Tax Reports).
2.4 5 lý do để áp dụng ERP
Tích hợp thông tin tài chính
Do Tổng Giám đốc (CEO) cố nắm bắt toàn bộ hoạt động của công ty, ông ta có thể
tìm thấy nhiều kiểu sự thật khác nhau. Tài chính có cách thiết lập doanh thu hằng
năm riêng, Kinh doanh có kiểu riêng của họ và những đơn vị kinh doanh khác có
thể có cách thiết lập riêng tổng thu nhập hằng năm cho công ty. Với ERP, chỉ có
một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ. Vì sao? vì tất cả phòng ban,
nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống.
Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng
Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hoá từ
khoảng thời gian nhân viên giao dịch nhận đơn hàng cho đến khi xuất hàng ra cảng
và bộ phận Tài chính xuất hoá đơn. Chẳng thà bạn lấy thông tin từ chung một hệ
thống còn hơn nhận thông tin rải rác từ các hệ thống khác nhau của từng phòng
ban. Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ
dàng, giúp phối hợp với bộ phận Sản xuất, Kho và giao hàng ở các địa điểm khác
nhau trong cùng một thời điểm.
Tiêu chuẩn hoá và tăng hiệu suất sản xuất
Các công ty sản xuất, đặc biệt là những công ty muốn liên doanh với nhau thường
nhận thấy rằng nhiều đơn vị kinh doanh của cùng một công ty đều sử dụng các
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
phương pháp và hệ thống máy tính khác nhau. Hệ thống ERP đem đến những
phương pháp tiêu chuẩn để tự động hoá các bước đi của quy trình sản xuất. Việc
tiêu chuẩn hoá các quá trình trên và sử dụng cùng một hệ thống máy tính tích hợp
riêng biệt có thể tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất sản xuất và giảm việc.
Giảm hàng hoá tồn kho
ERP giúp tiến trình sản xuất diễn ra trôi chảy và phát huy tầm nhìn của quá trình
thực hiện đơn hàng trong công ty. Điều đó có thể dẫn tới việc giảm lượng nguyên
vật liệu tồn kho (bán thành phẩm tồn kho) và giúp người sử dụng hoạch định tốt
hơn kế hoạch giao hàng cho khách, giảm thành phẩm tồn kho tại Kho và bến tàu.
Để thật sự cải tiến lượng cung cấp hàng hoá, bạn cần cài đặt phần mềm dây
chuyền cung cấp hàng và ERP có thể giúp bạn làm được điều đó.
Tiêu chuẩn hoá thông tin nhân sự
Đặc biệt ở các công ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận Hành chánh
nhân sự có thể không có phương pháp chung và đơn giản để theo dõi giờ giấc của
nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi. ERP có thể giúp bạn
đảm đương việc đó.
2
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
2.5 Dự án ERP thật sự tốn bao nhiêu tiền?
Meta Group gần đây đã làm một cuộc khảo sát tính toán toàn bộ chi phí quyền sỡ hữu
(TCO) của ERP bao gồm phần mềm, phần cứng, các dịch vụ chuyên môn và chi phí
nhân sự nội bộ. Các con số của TCO bao gồm cài đặt phần mềm và sau 2 năm với chi
phí thực tế về bảo trì, nâng cấp hệ thống. Sau khi nghiên cứu khảo sát 63 công ty bao
gồm những cty có quy mô nhỏ, vừa và lớn phân chia theo ngành nghề khác nhau thì
TCO trung bình là 15 triệu đô la Mỹ (con số cao nhất là 300 triệu đô và thấp nhất là
400,000 đô).
2.6 Tại sao ERP thường thất bại
Nói một cách đơn giản nhất thì ERP là một bộ thực tiễn tốt nhất thực hiện các nhiệm
vụ khác nhau trong công ty bạn, bao gồm Tài chính, Sản xuất, Kho. Để thu được kết
quả cao nhất từ phần mềm này, bạn phải làm sao để khiến các nhân viên trong công ty
tuân thủ đường lối làm việc đã được phác hoạ, vạch sẳn trong phần mềm. Nếu các
nhân viên không đồng ý sử dụng quy trình làm việc mới của phần mềm vì họ cho rằng
nó không hiệu quả như cái họ đang sử dụng thì họ sẽ từ chối sử dụng phần mềm hay
thậm chí yêu cầu bộ phận IT thay đổi phần mềm để phù hợp với cách làm việc cũ của
"
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
họ. Điểm này là điểm mấu chốt mà dự án ERP thường bị rối loạn. Những cuộc tranh
cãi cứ liên tiếp diễn ra, nào là sẽ cài đặt phần mềm như thế nào hay thậm chí là có nên
cài đặt nó hay không. Vấn đề sữa chữa theo ý muốn của mọi người sẽ tiếp diễn như
một điệp khúc dài. Đừng quên rằng việc sữa chữa sẽ khiến phần mềm không vững
chắc và khó bảo trì hơn khi nó thật sự đi vào quy trình.
Nhưng IT có thể giải quyết vấn đề trên nhanh chóng trong hầu hết mọi trường hợp.
Ngoài ra một vài công ty lớn có thể tránh vấp phải vấn đề sữa chữa thay đổi ERP theo
các kiểu khác nhau – mỗi ngành nghề kinh doanh đều khác nhau và phạm vi của các
phương thức làm việc đều quy rằng nhà cung cấp ERP không thể giải thích khi nào
mới phát triển phần mềm của nó. Một lỗi lầm chung thường gặp phải là các công ty
cứ nghĩ rằng thay đổi thói quen của mọi người sẽ dễ dàng hơn thay đổi phần mềm như
mong muốn. Hoàn toàn không phải như vậy!. Việc khiến mọi người trong công ty bạn
sử dụng phần mềm mới để cải tiến đường lối làm việc của họ vẫn còn là một thử
thách lớn. Nếu công ty bạn do dự trong việc thay đổi thì dự án ERP có khả năng thất
bại nhiều hơn.
2.7 SCM là gì?
Supply Chain Management – Quản lý dây chuyền cung ứng. SCM là sự phối kết
hợp nhiều thủ pháp nghệ thuật và khoa học nhằm cải thiện cách thức các công ty tìm
kiếm những nguồn nguyên liệu thô cấu thành sản phẩm/dịch vụ, sau đó sản xuất ra
sản phẩm/dịch vụ đó và phân phối tới các khách hàng
2.8 Vai trò của SCM với hoạt động kinh doanh
Đối với các công ty, SCM có vai trò rất to lớn, bởi SCM giải quyết cả đầu ra lẫn đầu
vào của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Nhờ có thể thay đổi các nguồn nguyên vật
liệu đầu vào hoặc tối ưu hoá quá trình luân chuyển nguyên vật liệu, hàng hoá, dịch vụ
mà SCM có thể giúp tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp
A
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
Có không ít công ty đã gặt hái thành công lớn nhờ biết soạn thảo chiến lược và giải
pháp SCM thích hợp, ngược lại, có nhiều công ty gặp khó khăn, thất bại do đưa ra các
quyết định sai lầm như chọn sai nguồn cung cấp nguyên vật liệu, chọn sai vị trí kho
bãi, tính toán lượng dự trữ không phù hợp, tổ chức vận chuyển rắc rối, chồng chéo…
Ngoài ra, SCM còn hỗ trợ đắc lực cho hoạt động tiếp thị, đặc biệt là tiếp thị hỗn hợp
(4P: Product, Price, Promotion, Place). Chính SCM đóng vai trò then chốt trong việc
đưa sản phẩm đến đúng nơi cần đến và vào đúng thời điểm thích hợp. Mục tiêu lớn
nhất của SCM là cung cấp sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng với tổng chi phí nhỏ
nhất.
Điểm đáng lưu ý là các chuyên gia kinh tế đã nhìn nhận rằng hệ thống SCM hứa hẹn
từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất của công ty và tạo điều kiện cho
chiến lược thương mại điện tử phát triển. Đây chính là chìa khoá thành công cho B2B.
Tuy nhiên, như không ít các nhà phân tích kinh doanh đã cảnh báo, chiếc chìa khoá
này chỉ thực sự phục vụ cho việc nhận biết các chiến lược dựa trên hệ thống sản xuất,
khi chúng tạo ra một trong những mối liên kết trọng yếu nhất trong dây chuyền cung
ứng.
Trong một công ty sản xuất luôn tồn tại ba yếu tố chính của dây chuyền cung ứng: thứ
nhất là các bước khởi đầu và chuẩn bị cho quá trình sản xuất, hướng tới những thông
tin tập trung vào khách hàng và yêu cầu của họ; thứ hai là bản thân chức năng sản
xuất, tập trung vào những phương tiện, thiết bị, nhân lực, nguyên vật liệu và chính
quá trình sản xuất; thứ ba là tập trung vào sản phẩm cuối cùng, phân phối và một lần
nữa hướng tới những thông tin tập trung vào khách hàng và yêu cầu của họ.
Trong dây chuyên cung ứng ba nhân tố này, SCM sẽ điều phối khả năng sản xuất có
giới hạn và thực hiện việc lên kế hoạch sản xuất – những công việc đòi hỏi tính dữ
liệu chính xác về hoạt động tại các nhà máy, nhằm làm cho kế hoạch sản xuất đạt hiệu
F
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
quả cao nhất. Khu vực nhà máy sản xuất trong công ty của bạn phải là một môi
trường năng động, trong đó sự vật được chuyển hoá liên tục, đồng thời thông tin cần
được cập nhật và phổ biến tới tất cả các cấp quản lý công ty để cùng đưa ra quyết định
nhanh chóng và chính xác. SCM cung cấp khả năng trực quan hoá đối với các dữ liệu
liên quan đến sản xuất và khép kín dây chuyền cung cấp, tạo điều kiện cho việc tối ưu
hoá sản xuất đúng lúc bằng các hệ thống sắp xếp và lên kế hoạch. Nó cũng mang lại
hiệu quả tối đa cho việc dự trù số lượng nguyên vật liệu, quản lý nguồn tài nguyên,
lập kế hoạch đầu tư và sắp xếp hoạt động sản xuất của công ty.
Một tác dụng khác của việc ứng dụng giải pháp SCM là phân tích dữ liệu thu thập
được và lưu trữ hồ sơ với chi phí thấp. Hoạt động này nhằm phục vụ cho những mục
đích liên quan đến hoạt động sản xuất (như dữ liệu về thông tin sản phẩm, dữ liệu về
nhu cầu thị trường…) để đáp ứng đòi hỏi của khách hàng. Có thể nói, SCM là nền
tảng của một chương trình cải tiến và quản lý chất lượng – Bạn không thể cải tiến
được những gì bạn không thể nhìn thấy.
Dây chuyền cung ứng được cấu tạo từ 5 thành phần cơ bản. Các thành phần này là các
nhóm chức năng khác nhau và cùng nằm trong dây chuyền cung ứng:
• Sản xuất (làm gì,như thế nào,khi nào)
• Vận chuyển(khi nào,như thế nào)
• Tồn kho(chi phí sản xuất và lưu trứ)
• Định vị (Nơi nào tốt nhất để làm cái j)
• Thông tin(Cơ sở để đưa ra quyết định)
Sản xuất: Sản xuất là khả năng của dây chuyền cung ứng tạo ra và lưu trữ sản
phẩm. Phân xưởng, nhà kho là cơ sở vật chất, trang thiết bị chủ yếu của thành phần
G
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
này. Trong quá trình sản xuất, các nhà quản trị thường phải đối mặt với vấn đề cân
bằng giữa khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và hiệu quả sản xuất của
doanh nghiệp.
Vận chuyển: Đây là bộ phận đảm nhiệm công việc vận chuyển nguyên vật liệu,
cũng như sản phẩm giữa các nơi trong dây chuyền cung ứng. Ở đây, sự cân bằng
giữa khả năng đáp ứng nhu cầu và hiệu quả công việc được biểu thị trong việc lựa
chọn phương thức vận chuyển. Thông thường có 6 phương thức vận chuyển cơ
bản
• Đường biển: giá thành rẻ, thời gian vận chuyển dài và bị giới hạn về địa điểm
• Đường sắt: giá thành rẻ, thời gian trung bình, bị giới hạn về địa điểm giao nhận.
• Đường bộ: nhanh, thuận tiện
• Đường hàng không: nhanh, giá thành cao.
• Dạng điện tử: giá thành rẻ, nhanh, bị giới hạn về loại hàng hoá vận chuyển
Đường ống: tương đối hiệu quả nhưng bị giới hạn loại hàng hoá (khi hàng hóa
là chất lỏng, chất khí ).
Tồn kho: Tồn kho là việc hàng hoá được sản xuất ra tiêu thụ như thế nào. Chính
yếu tố tồn kho sẽ quyết định doanh thu và lợi nhuận của công ty bạn. Nếu tồn kho
ít tức là sản phẩm của bạn được sản xuất ra bao nhiêu sẽ tiêu thụ hết bấy nhiêu, từ
đó chứng tỏ hiệu quả sản xuất của công ty bạn ở mức cao và lợi nhuận
Định vị: Bạn tìm kiếm các nguồn nguyên vật liệu sản xuất ở đâu? Nơi nào là địa
điểm tiêu thụ tốt nhất? Đây chính là những yếu tố quyết định sự thành công của
dây chuyền cung ứng. Định vị tốt sẽ giúp quy trình sản Xuất được tiến hành một
cách nhanh chóng và hiệu quả hơn
Thông tin: Thông tin chính là “nguồn dinh dưỡng” cho hệ thống SCM của bạn.
Nếu thông tin chuẩn xác, hệ thống SCM sẽ đem lại những kết quả chuẩn xác.
L
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
Ngược lại, nếu thông tin không đúng, hệ thống SCM sẽ không thể phát huy tác
dụng. Bạn cần khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và cố gắng thu thập
nhiều nhất lượng thông tin cần thiết.
2.9 Lợi ích khi sử dụng SCM
• Nâng cao hiệu suất của các dòng sản phẩm thông qua việc kết hợp giữa các nhà
cung cấp với nhau.
• Nâng cao dịch vụ khách hàng và giảm tồn kho tối đa.
• Giảm chi phí lưu kho sản phẩm của doanh nghiệp.
• Giảm chi phí giá thành mỗi sản phẩm và nâng cao lợi nhuận đến mức tối ưu.
• Giảm chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp.
• Nâng cao sức cạnh tranh cho các công ty.
• Thiết lập chuỗi cung ứng giữa các đối tác truyền thống với nhau.
• Đáp ứng nhanh chóng với sự thay đổi của thị trường và giảm các yếu tố các loại
tác động đến khách hàng.
3. Xây dựng giải pháp ERP cho Công ty sữa đậu nành Việt Nam –
Vinasoy
3.1 Giới thiệu chung về Công ty sữa đậu nành Việt Nam – Vinasoy
Giới thiệu Vinasoy
Là doanh nghiệp đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam chuyên về sữa đậu nành,
qua 15 năm kinh nghiệm đến nay VinaSoy đang dẫn đầu thị phần sữa đậu nành
bao bì giấy của cả nước và là Nhà máy sữa đậu nành có công suất lớn nhất Việt
O
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
Nam. VinaSoy là nhà sản xuất và cung ứng đa dạng các sản phẩm sữa đậu nành
cho thị trường tiêu dùng rộng lớn với các sản phẩm sữa đậu nành VinaSoy và
sữa đậu nành Fami
Lịch sử phát triển
Năm 1997: Khi ngành công nghiệp sữa đậu nành tại Việt Nam còn mới mẻ,
VinaSoy được ra đời với tên gọi Nhà Máy Sữa Trường Xuân, sản xuất và cung
ứng sản phẩm sữa các loại.
Năm 2003: Xuất phát từ nhu cầu và xu hướng ưa chuộng thực phẩm, đồ uống
từ thiên nhiên, an toàn & tiện lợi của người Việt, VinaSoy chuyển sang chuyên
sản xuất, cung ứng sữa đậu nành & đã trở thành doanh nghiệp duy nhất và đầu
tiên tại Việt Nam chuyên về sữa đậu nành.
Năm 2005: Ngày 15 tháng 5 năm 2005 đổi tên thành Công Ty Sữa Đậu Nành
Việt Nam và sử dụng tên thương hiệu VinaSoy để thể hiện cam kết luôn mang
đến cho khách hàng sức khỏe tốt nhất và hương vị thơm ngon nhất từ đậu nành
thiên nhiên.
Năm 2011: VinaSoy đã có những bước phát triển vững chắc & trở thành doanh
nghiệp dẫn đầu về sữa đậu nành bao bì giấy trên cả nước. Tốc độ tăng trưởng
bình quân từ năm 2003 đến nay là 161%/năm chiếm khoảng 50% thị phần tiêu
thụ của cả nước, đặc biệt năm 2011 chiếm 73% thị phần.
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
Tầm nhìn
• Vào thời điểm năm 2003, khi khái niệm Xây dựng thương hiệu còn tương đối
mới mẻ đối với nhiều doanh nghiệp trong nước thì VinaSoy đã sớm nhận thức
được tầm quan trọng của việc xây dựng thương hiệu. Vì vậy, chúng tôi đã chủ
động đi tìm kiếm, "gõ cửa" các nhà tư vấn nổi tiếng để được tư vấn xây dựng
thương hiệu một cách bài bản
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
• Đầu năm 2004, chúng tôi đã gặp ông Richard Moore, thời bấy giờ đang là
chuyên viên tư vấn cho 20 thương hiệu chủ lực của báo Sài Gòn Tiếp Thị, "bắt
gặp" quan điểm coi thương hiệu như là một "con người" có hình dáng, có tính
cách, chúng tôi đã hoàn toàn bị thuyết phục và quyết định chọn Richard
Moore .
• Sau gần 1 năm hợp tác, logo thương hiệu cùng chiến lược nhận diện thương
hiệu do Richard Moore cùng các cộng sự của ông nỗ lực thực hiện đã hoàn
thành. Nhà máy sữa Trường Xuân chính thức đổi thành Công Ty Sữa Đậu
Nành Việt Nam VinaSoy.
• Hiện nay, VinaSoy được ví như một trong những người tiên phong trong việc
tạo dựng thương hiệu một cách bài bản, vấn đề mà rất nhiều doanh nghiệp hiện
nay vẫn còn lúng túng. Tuy nhiên, bước ngoặt lớn nhất mà VinaSoy đạt được là
thương hiệu sữa đậu nành VinaSoy thực sự chiếm được tình cảm và là sự lựa
chọn hàng đầu về sữa đậu nành của người tiêu dùng.
• Câu chuyện hợp tác của VinaSoy với chuyên gia xây dựng thương hiệu nổi
tiếng thế giới Richard Moore đã trở thành một câu chuyện thú vị cho các doanh
nghiệp Việt Nam thời nay.
Cơ cấu tổ chức, hoạt động
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
• Đại hội đồng cổ đông: quyết định cơ cấu vốn, bầu ra cơ quan quản lý và
điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty
• Hội đồng quản trị định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực
hiện các quyết định của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc hoạch định
chính sách, ra nghị quyết hành động trong từng thời điểm phù hợp với tình
hình sản xuất kinh doanh của Công ty
• Tổng Giám Đốc chịu trách nhiệm trước HĐQT, quyết định tất cả các vấn đề
liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty
• Phòng kinh doanh: thiết lập mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lược và kế
hoạch kinh doanh, theo dõi và thực hiện các kế hoạch kinh doanh. Nghiên
cứu, xây dựng và phát triển mạng lưới kênh phân phối, chính sách phân
phối, chính sách giá cả. Phối hợp với phòng Kế hoạch để đưa ra các số liệu,
dự đoán về nhu cầu của thị trường
• Phòng Marrketing: hoạch định chiến lược xây dựng nhãn hiệu cho các sản
phẩm và nhóm sản phẩm, xây dựng chiến lược giá cả, sản phẩm, phân phối,
khuyến mại Phân tích và xác định nhu cầu thị trường để cải tiến và phát
triển sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu của thị trường
• Phòng nhân sự: điều hành và quản lý các hoạt động Hành chính và Nhân sự
của toàn Công ty
• Phòng dự án: lập, triển khai, giám sát dự án đầu tư mới và mở rộng sản xuất
cho các Nhà máy
• Phòng cung ứng điều vận: xây dựng chiến lược, phát triển các chính sách,
quy trình cung ứng điều vận
2
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
• Phòng Tài chính Kế toán: quản lý, điều hành toàn bộ các hoạt động tài chính
và các chiến lược về tài chính
• Trung tâm nghiên cứu Dinh dưỡng và Phát triển sản phẩm: nghiên cứu,
quản lý, điều hành các nghiệp vụ liên quan đến sản phẩm mới, sản phẩm gia
công, xuất khẩu và cải tiến chất lượng sản phẩm
• Phòng khám đa khoa: khám, tư vấn dinh dưỡng và sức khỏe cho người bệnh
(khách hàng), tư vấn các sản phẩm của Công ty cho khách hàng. Phối hợp
với Trung tâm nghiên cứu dinh dưỡng và phát triển sản phẩm mới trong việc
đưa ra các sản phẩm có thành phần dinh dưỡng phù hợp với các nhu cầu cần
thiết của khách hàng.
• Các nhà máy: quản lý hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000,
HACCP. Thực hiện các kế hoạch sản xuất đảm bảo về số lượng và chất
lượng
• Xí nghiệp kho vận: thực hiện việc giao hàng và thu tiền hàng theo các hóa
đơn bán hàng. Kinh doanh kho, bến bãi, vận tải
• Các Chi nhánh: Chỉ đạo và giám sát hoạt động của Phòng khám tư vấn dinh
dưỡng tại Chi nhánh. Chỉ đạo giám sát hoạt động của Ban kế toán, Ban cung
ứng và điều vận.* Phòng Kiểm soát nội bộ: kiểm soát việc thực hiện quy
chế, chính sách, thủ tục các Công ty đề ra tại các bộ phận trong Công ty
3.2 Triển khai ERP cho Công ty sữa đậu nành Việt Nam - Vinasoy
Ý tưởng ERP
• Trong môi trường cạnh tranh hiện đại, với áp lực cạnh tranh ngày càng một gia
tăng, doanh nghiệp phải tìm kiếm giải pháp quản lý phù hợp nhằm bắt kịp thời
"
Phát triển hệ thống doanh nghiệp Nhóm 1 KHMT4-K5
