Điều tra công tác tổ chức hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng cơ bản trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa

i

MỤC LỤC

MỤC LỤC i
DANH MỤC BẢNG BIỂU iv
DANH MỤC SƠ ĐỒ vii
DANH MỤC VIẾT TẮT viii
MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ
TOÁN VÀ CÁCH THIẾT KẾ BẢNG CÂU HỎI ĐIỀU TRA 4
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN
KẾ TOÁN 5
1.1.1. Khái niệm 5
1.1.2. Những nguyên tắc cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán 6
1.1.2.1. Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý 6
1.1.2.2. Đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống kế toán trong đơn vị 7
1.1.2.3. Đảm bảo tính quốc tế của nghề nghiệp kế toán như một ngành kỹ
thuật quản lý chuyên sâu 7
1.2. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ
TOÁN 7
1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán 11
1.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán 11
1.2.2.1. Những vấn đề chung 11
1.2.2.2. Ý nghĩa của việc tổ chức chứng từ kế toán 12
1.2.2.3. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán 12
1.2.2.4. Nội dung của tổ chức chứng từ 12
1.2.3. Tổ chức tài khoản kế toán 15
1.2.3.1. Ý nghĩa nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 15
1.2.3.2. Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán 15
1.2.4. Tổ chức các loại sổ kế toán 16

1.2.4.1. Khái niệm 16
1.2.4.2. Nhiệm vụ 16
1.2.4.3. Sổ kế toán và kỹ thuật ghi sổ: 17
1.2.4.4. Các hình thức ghi sổ kế toán 19
1.2.5. Tổ chức các phần hành kế toán 22
1.2.5.1. Tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền 22
1.2.5.2. Tổ chức hạch toán kế toán các khoản thanh toán 24
1.2.5.3. Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 24
ii

1.2.6. Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán 25
1.2.6.1. Hệ thống Báo cáo tài chính: 25
1.2.6.2. Hệ thống báo cáo quản trị: 26
1.2.7. Tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập và
xử lý thông tin kế toán trong doanh nghiệp 26
1.3. LÝ THUYẾT VỀ CÁCH THIẾT KẾ CÂU HỎI 27
1.3.1. Thiết kế bảng câu hỏi 27
1.3.1.1. Xác định các dữ liệu cần tìm 27
1.3.1.2. Xác định quy trình phỏng vấn 27
1.3.1.3. Đánh giá nội dung câu hỏi 28
1.3.1.4. Quyết định về dạng câu hỏi và câu trả lời 28
1.3.1.5. Xác định các từ ngữ trong câu hỏi 29
1.3.1.6. Xác định cấu trúc của bảng câu hỏi 29
1.3.1.7. Xác định các đặc tính mẫu của bảng câu hỏi 30
1.3.1.8. Kiểm tra, sửa và viết nháp lần cuối 30
CHƯƠNG 2: KẾT QUẢ ĐIỀU TRA CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ
TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 31
2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NGÀNH XÂY DỰNG 32
2.1.1. Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức hạch toán kế toán 32
2.1.1.1. Sản xuất xây lắp là một loại sản xuất công nghiệp đặc biệt theo

đơn đặt hàng. Sản phẩm mang tính chất đơn chiếc riêng lẻ 32
2.1.1.2. Đối tượng xây dựng cơ bản thường có khối lượng lớn, giá trị lớn
và thời gian thi công tương đối dài. 32
2.1.1.3. Sản xuất xây dựng cơ bản thường diễn ra ngoài trời chịu tác động
trực tiếp của các yếu tố thuộc về điều kiện tự nhiên và do vậy việc thi công
xây lắp ở một mức nào đó mang tính thời vụ 33
2.1.1.4. Sản xuất xây dựng cơ bản được thực hiện trên các địa điểm biến
động. Sản phẩm xây dựng cơ bản mang tính chất ổn định gắn liền với địa
điểm xây dựng, khi hoàn thành không nhập kho như các ngành sản xuất
vật chất khác. 33
2.1.1.5. Sản phẩm xây lắp được tạo nên theo hình thức tự làm và giao thầu 33
2.1.2. Giới thiệu về ngành xây dựng Khánh Hòa 34
2.1.2.1. Hoạt động xây dựng ở Khánh Hòa từ 30/4/1975 đến nay 34
2.1.2.2. Vị trí ngành xây dựng trong cơ cấu kinh tế tỉnh Khánh Hòa qua
các năm 35
2.1.2.3. Các thành tích của sở xây dựng đạt được trong năm 2006 35
2.1.3. Danh sách các công ty trong mẫu phân 36
iii

2.2. CÁCH THỨC THIẾT KẾ BẢNG CÂU HỎI VÀ THU THẬP SỐ LIỆU
THỰC TẾ 39
2.2.1. Cách thức thiết kế bảng câu hỏi 39
2.2.2. Phương thức tiến hành điều tra 41
2.2.3. Tổng hợp số liệu, thống kê, phân tích 41
2.3. KẾT QUẢ ĐIỀU TRA 42
2.3.1. Tổng quan 42
2.3.2. Tổ chức nhân sự và trang thiết bị phòng kế toán 50
2.3.2.1. Tổ chức nhân sự phòng kế toán 50
2.3.2.2. Trang thiết bị phòng kế toán 56
2.2.3. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 60

2.2.4. Tổ chức hệ thống tài khoản 65
2.2.5. Tổ chức hệ thống sổ kế toán 68
2.2.6. Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo 72
2.2.7. Tổ chức phần hành kế toán vốn bằng tiền 77
2.2.7.1. Khái quát 77
2.2.7.2. Kế toán tiền mặt 79
2.2.7.3. Tiền gửi ngân hàng 90
2.2.8. Tổ chức phần hành kế toán các khoản thanh toán 95
2.2.8.1. Nợ phải thu, dự phòng phải thu khó đòi và tạm ứng 95
2.2.8.2. Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 103
2.2.8. 3. Các khoản vay 106
2.2.9. Tổ chức phần hành kế toán tiền lương 109
2.2.9.1. Khái quát 109
2.2.9.2. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: 113
2.2.9.3. Chế độ lương nghỉ phép và quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 118
2.2.9.4. Chế độ thưởng cho nhân viên 120
2.2.9.5. Các chứng từ sử dụng ở phần hành tiền lương 124
ĐÁNH GIÁ CHUNG 127
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ
CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG CƠ
BẢN 129
KẾT LUẬN 134
PHỤ LỤC 135

iv

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1: Tổng sản phẩm trên địa bàn (giá hiện hành) 35
Bảng 2: Cơ cấu tổng sản phẩm trên địa bàn (giá hiện hành chia theo khu vực kinh
tế) 35

Bảng 3: DANH SÁCH CÁC CÔNG TY TRONG MẪU PHÂN TÍCH 37
Bảng 4: LOẠI HÌNH SỞ HỮU – ĐỊA BÀN 42
Bảng 5: LOẠI HÌNH SỞ HỮU – PHẠM VI HOẠT ĐỘNG 42
Bảng 6: LOẠI HÌNH SỞ HỮU –VỐN CHỦ SỞ HỮU 44
Bảng 7: VỐN CHỦ SỞ HỮU – SỐ LƯỢNG SẢN PHẨM 44
Bảng 8: LOẠI HÌNH SỞ HỮU – SỐ LƯỢNG SẢN PHẨM 45
Bảng 9: LOẠI HÌNH SỞ HỮU – PHẠM VI KINH DOANH 45
Bảng 10: LOẠI HÌNH SỞ HỮU – MÔ HÌNH HẠCH TOÁN 47
Bảng 11: CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP XÂY
DỰNG CƠ BẢN 47
Bảng 12: LOẠI HÌNH SỞ HỮU – SỐ LƯỢNG NHÂN VIÊN KẾ TOÁN 50
Bảng 13: SỐ LƯỢNG NHÂN VIÊN KẾ TOÁN – MỨC ĐỘ KIÊM NHIỆM 50
Bảng 14: TRÌNH ĐỘ NHÂN VIÊN - LOẠI HÌNH SỞ HỮU 51
Bảng 15: LOẠI HÌNH SỞ HỮU- THỜI GIAN CÔNG TÁC CỦA KẾ TOÁN
TRƯỞNG 51
Bảng 16: SỐ LƯỢNG NHÂN VIÊN – SỐ LƯỢNG MÁY TÍNH 56
Bảng 17: LOẠI HÌNH SỞ HỮU – SỐ LƯỢNG MÁY TÍNH 56
Bảng 18: LOẠI HÌNH SỞ HỮU – SỬ DỤNG PHẦN MỀM 57
Bảng 19: PHẦN MỀM KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI DOANH NGHIỆP 57
Bảng 20: SỐ LƯỢNG MÁY VI TÍNH – THỜI ĐIỂM GHI SỔ 57
Bảng 21: CÁCH ĐÁNH SỐ CHỨNG TỪ TẠI DOANH NGHIỆP 60
Bảng 22: CÁCH GHI CHỨNG TỪ TẠI DOANH NGHIỆP 60
Bảng 23: PHƯƠNG PHÁP XỬ LÝ CHỨNG TỪ GHI SAI 61
Bảng 24: THỜI ĐIỂM ĐÁNH SỐ CHỨNG TỪ 61
Bảng 25: CÁCH GHI CHỨNG TỪ - THỜI ĐIỂM ĐÁNH SỐ 62
Bảng 26: BỘ PHẬN KIỂM TRA CHỨNG TỪ TRƯỚC KHI VÀO SỔ 62
Bảng 27: CẤP TÀI KHOẢN - LOẠI HÌNH SỞ HỮU 65
Bảng 28: CÁCH MỞ TÀI KHOẢN CHI TIẾT 65
Bảng 29: SỐ LƯỢNG NHÂN VIÊN KẾ TOÁN – MỨC ĐỘ CHI TIẾT CỦA TÀI
KHOẢN 66

Bảng 30: SỐ LƯỢNG SẢN PHẨM - MỨC ĐỘ CHI TIẾT CỦA TÀI KHOẢN 66
Bảng 31: HÌNH THỨC SỔ - LOẠI HÌNH SỞ HỮU 68
Bảng 32: QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN 68
Bảng 33: SỬA SAI SỔ KẾ TOÁN 68
Bảng 34: THỜI ĐIỂM GHI SỔ - LOẠI HÌNH SỞ HỮU 69
v

Bảng 35: SỐ LƯỢNG NHÂN VIÊN KẾ TOÁN – THỜI ĐIỂM GHI SỔ 69
Bảng 36: BÁO CÁO KẾ TOÁN – LOẠI HÌNH SỞ HỮU 72
Bảng 37: KỲ LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH 72
Bảng 38: THỜI GIAN HOÀN THÀNH BÁO CÁO TÀI CHÍNH 72
Bảng 39: LẬP BÁO CÁO LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ 73
Bảng 40: HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ - LOẠI HÌNH SỞ HỮU 73
Bảng 41: LOẠI HÌNH SỞ HỮU – BỘ PHẬN QUẢN LÝ HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ 73
Bảng 42: VỐN BẰNG TIỀN – LOẠI HÌNH SỞ HỮU 77
Bảng 43: ĐƠN VỊ TIỀN TỆ KẾ TOÁN 77
Bảng 44: TỶ GIÁ QUY ĐỔI NGOẠI TỆ 77
Bảng 45: SỔ SÁCH BÁO CÁO TIỀN MẶT – LOẠI HÌNH SỞ HỮU 79
Bảng 46: SỐ LƯỢNG NHÂN VIÊN KẾ TOÁN- THỜI ĐIỂM GHI SỔ KT TIỀN
MẶT 79
Bảng 47: THỜI ĐIỂM TÍNH TỒN QUỸ - LOẠI HÌNH SỞ HỮU 81
Bảng 48: ĐỐI CHIẾU SỔ QUỸ VÀ SỔ KẾ TOÁN TIỀN MẶT 81
Bảng 49: MỨC TỒN QUỸ TỐI THIỂU 82
Bảng 50: DỰ TOÁN TIỀN MẶT- LOẠI HÌNH SỞ HỮU 82
Bảng 51: QUY TRÌNH QUẢN LÝ THU CHI TIỀN MẶT 84
Bảng 52: MỨC ĐỘ THỰC HIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ THU CHI TIỀN MẶT 84
Bảng 53: NGƯỜI LẬP PHIẾU THU VÀ PHIẾU CHI 85
Bảng 54: SỐ LIÊN PHIẾU THU 86
Bảng 55: SỐ LIÊN PHIẾU CHI 86

Bảng 56: NGƯỜI KÝ PHIẾU THU 87
Bảng 57: NGƯỜI KÝ PHIẾU CHI 87
Bảng 58: CHỨNG TỪ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG 90
Bảng 59: THEO DÕI CHI TIẾT TIỀN GỬI NGÂN HÀNG 90
Bảng 60: MỨC ĐỘ ĐỐI CHIẾU TIỀN GỬI NGÂN HÀNG VỚI NGÂN HÀNG 91
Bảng 61: QUY TRÌNH QUẢN LÝ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG 91
Bảng 62: NGUỜI XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TIỀN GỬI NGÂN
HÀNG 92
Bảng 63: MỨC ĐỘ THỰC HIỆN QUY TRÌNH 92
Bảng 64: CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP 95
Bảng 65: THEO DÕI CHI TIẾT NỢ PHẢI THU 95
Bảng 66: MỤC ĐÍCH PHÂN LOẠI NỢ PHẢI THU 96
Bảng 67: CHÍNH SÁCH CHIẾT KHẤU – ĐỊA BÀN 96
Bảng 68: NỢ QUÁ HẠN 98
Bảng 69: DỰ PHÒNG NỢ PHẢI THU KHÓ ĐÒI 98
Bảng 70:CÁC TRƯỜNG HỢP LẬP DỰ PHÒNG 98
vi

Bảng 71: MỨC TRÍCH LẬP DỰ PHÒNG CHO TỪNG KHOẢN NỢ - LOẠI
HÌNH 99
Bảng 72: THỜI ĐIỂM TRÍCH LẬP DỰ PHÒNG 99
Bảng 73: TRÁCH NHIỆM CỦA NGƯỜI TẠM ỨNG 101
Bảng 74: CHỨNG TỪ THANH TOÁN TẠM ỨNG 101
Bảng 75: THEO DÕI CHI TIẾT TẠM ỨNG 101
Bảng 76: PHƯƠNG PHÁP TÍNH THUẾ GTGT 103
Bảng 77: THỜI GIAN HOÀN THÀNH TỜ KHAI THUẾ - ĐỊA BÀN 103
Bảng 78: THEO DÕI CHI TIẾT THUẾ 103
Bảng 79: THỜI GIAN XÁC ĐỊNH THUẾ TNDN TẠM PHẢI NỘP 104
Bảng 80: THỜI ĐIỂM GHI NHẬN THUẾ TNDN 104
Bảng 81: VỐN VAY 106

Bảng 82: CÁC LOẠI VỐN VAY 106
Bảng 83: THEO DÕI CHI TIẾT TIỀN VAY 106
Bảng 84: CHỨNG TỪ SỬ DỤNG KHI VAY 107
Bảng 85: MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG VỐN VAY NGẮN HẠN 107
Bảng 86: MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG VỐN VAY DÀI HẠN 107
Bảng 87: SỐ LƯỢNG LAO ĐỘNG - LOẠI HÌNH SỞ HỮU 109
Bảng 88: THỜI GIAN LAO ĐỘNG 109
Bảng 89: MỨC LƯƠNG TỐI THIỂU – ĐỊA BÀN 111
Bảng 90: THU NHẬP BÌNH QUÂN – ĐỊA BÀN 111
Bảng 91: THỜI GIAN PHÁT LƯƠNG 111
Bảng 92: BỘ PHẬN TÍNH LƯƠNG 113
Bảng 93: CƠ SỞ XÂY DỰNG QUỸ LƯƠNG 113
Bảng 94: HÌNH THỨC LƯƠNG 114
Bảng 95: CHIA LƯƠNG 114
Bảng 96: CĂN CỨ CHIA LƯƠNG 115
Bảng 97: CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 115
Bảng 98: CHẾ ĐỘ LƯƠNG NGHỈ PHÉP 118
Bảng 99: QUỸ DỰ PHÒNG TRỢ CẤP MẤT VIỆC LÀM 118
Bảng 100: MỨC TRÍCH LẬP QUỸ DỰ PHÒNG TRỢ CẤP MẤT VIỆC LÀM 118
Bảng 101: NGUỒN THUỞNG 120
Bảng 102: THỜI GIAN TÍNH THƯỞNG 120
Bảng 103: CHỨNG TỪ TIỀN LƯƠNG 124
vii

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung 8
Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán 8
Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái. 20
Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. 20

Sơ đồ 5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 21
Sơ đồ 6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ 22

1


MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề tài
Ngày nay, trong nền kinh tế thị trường với sự góp mặt đa dạng của nhiều thành
phần kinh tế khác nhau thì sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng trở nên khốc liệt
hơn. Việc doanh nghiệp có thể đứng vững trên thị trường, phát triển ổn định và lâu dài
được hay không phụ thuộc vào việc tối ưu hóa các hoạt động của mình từ khâu tổ chức
quản lý đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong đó công tác tổ chức hạch toán kế
toán là một hoạt động có tính chất quan trọng, liên quan rất nhiều đến hoạt động và kết
quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Công tác tổ chức hạch toán kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống công
cụ quản lý kinh tế tài chính, không những chỉ là công cụ dùng để quản lý mà còn ảnh
hưởng đến cả quy trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp và liên quan đến các
đối tượng ngoài doanh nghiệp như cơ quan thuế, tài chính, ngân hàng, các chính sách
đối với khách hàng, đối tác…
Để tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp không chỉ phụ thuộc vào quy
mô hoạt động, đặc điểm của ngành và lĩnh vực hoạt động, đặc thù quản lý, trang thiết
bị của doanh nghiệp mà còn căn cứ vào các chính sách, chế độ chính sách và hướng
dẫn mà Nhà nước ban hành.
Hiện nay khi nước ta đã trở thành một thành viên của tổ chức kinh tế thế giới
WTO thì sự hợp tác, trao đổi với các nước trên thế giới ngày càng được đẩy mạnh.
Nước ta là nước đang phát triển, đông dân, dân số trẻ, tay nghề lao động giỏi trong khi
đó nhiều ngành nghề lại chưa phát triển. Đây là một trong những yếu tố thu hút đầu tư
nước ngoài vào Việt Nam. Song một trong những yếu tố cũng không kém phần quan
trọng để thu hút đầu tư là cơ sở hạ tầng. Vì vậy lĩnh vực xây lắp hiện nay đang chiếm

một vị trí quan trọng trong nền kinh tế. Mà một trong những nhân tố giúp doanh
nghiệp xây dựng cơ bản hoạt động có hiệu quả chính là công tác tổ chức hạch toán kế
toán. Nghiên cứu công tác tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp xây dựng
cơ bản nhằm hệ thống được toàn bộ công tác kế toán, từ đó tìm ra được các điểm hoàn
thiện, chưa hoàn thiện, nguyên nhân và cách khắc phục, xử lý là một việc cần thiết. Và
trên thực tế có rất ít tài liệu thực hiện việc điều tra cụ thể về công tác tổ chức hạch toán
2

kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng cơ bản, vì vậy em chọn đề tài: “Điều tra công
tác tổ chức hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng trên địa bàn tỉnh Khánh
Hòa”.
2. Mục tiêu của đề tài
Vận dụng các kiến thức đã học vào thực tiễn nhằm củng cố, bổ sung, trang bị
thêm cho bản thân vốn kiến thức thực tế về công tác tổ chức hạch toán kế toán tại các
doanh nghiệp xây dựng cơ bản.
Tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp xây
dựng cơ bản, trên cơ sở đó thống kê cách thức tổ chức công tác hạch toán tại các
doanh nghiệp xây dựng cơ bản, đánh giá những việc đã làm được, chưa làm được
trong công tác tổ chức hạch toán kế toán của các doanh nghiệp này. Đồng thời qua đó
đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại các doanh
nghiệp xây dựng cơ bản.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp
xây dựng cơ bản trên địa bàn Nha Trang, Diên Khánh, Cam Ranh, Ninh Hòa.
Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng
chứng từ, tổ chức vận dụng tài khoản, tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức ba phần hành
kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng cơ bản bao gồm:
- Phần hành kế toán vốn bằng tiền
- Phần hành kế toán các khoản thanh toán
- Phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

Địa bàn: Thành phố Nha Trang, Diên Khánh, Cam Ranh, Ninh Hòa.
Thời gian tiến hành điều tra từ ngày: 10/9/2007 đến 15/10/2007
4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu: lập bảng câu hỏi.
Phương pháp thống kê, phỏng vấn.
Điều tra lấy mẫu.
Sử dụng phần mềm thống kê SPSS để thống kê. Cụ thể là các chức năng: Custom
Table, Frequencies, multi Responset.
5. Nội dung
3

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức hạch toán kế toán và cách thiết kế
bảng câu hỏi điều tra.
Chương 2: Kết quả điều tra công tác hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp xây
dựng cơ bản.
Chương 3: Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại
các doanh nghiệp xây dựng cơ bản.
6. Những đóng góp của đề tài
Hệ thống được những vấn đề lý luận về mặt tổ chức hạch toán kế toán.
Thống kê được thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán trên một số lĩnh vực:
tổ chức nhân sự phòng kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài
khoản kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán, tổ chức báo cáo kế toán, tổ chức các phần
hành kế toán: Vốn bằng tiền, các khoản thanh toán, tiền lương.
Đề tài đã đưa ra một số nhận xét về kết quả thống kê công tác tổ chức hạch toán
kế toán cho tác doanh nghiệp xây dựng cơ bản.
Với thời gian thực tập có hạn, chưa có điều kiện đi sâu nghiên cứu hết các hoạt
động sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp, bên cạnh đó do kiến thức của bản thân
còn hạn chế nên đề tài của em không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em kính mong
sự giúp đỡ của cô giáo hướng dẫn Phan Thị Dung, các thầy cô trong khoa, các anh chị
kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng cơ bản và các bạn sinh viên để đề tài được hoàn

thiện hơn.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Phan Thị
Dung cùng toàn thể các thầy cô trong khoa kinh tế, các cô chú anh chị làm công tác kế
toán tại các doanh nghiệp xây dựng cơ bản đã tận tình giúp đỡ để em hoàn thiện đề tài
này.
Nha Trang, tháng 11 năm 2007
Sinh viên thực hiện

Phạm Thị Hiền

4







CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ
CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
VÀ CÁCH THIẾT KẾ BẢNG CÂU HỎI ĐIỀU TRA
5

1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC
HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
1.1.1. Khái niệm
Tổ chức hạch toán kế toán được hiểu là những mối liên hệ giữa các yếu tố cấu
thành bản chất của hạch toán kế toán, đó là chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính
giá, tổng hợp cân đối kế toán. Do đó nội dung cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán

bao gồm:
- Tổ chức chứng từ
- Tổ chức tài khoản
- Tổ chức bộ sổ kế toán
- Tổ chức công tác kế toán
- Tổ chức bộ máy kế toán
- Tổ chức báo cáo
Mỗi tổ chức nói trên đều chứa đựng những yếu tố cơ bản của hệ thống hạch
toán kế toán và đều là những mặt không thể tách rời trong tổ chức hạch toán kế toán.
Bản thân mỗi mặt lại chứa đựng những yếu tố cơ bản cấu thành bản chất của hạch toán
kế toán và tạo thành một hình thức vật chất hay một nghề hoặc hệ thống tác nghiệp
riêng của hạch toán kế toán.
Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra,
luân chuyển và lưu giữ chúng từ sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác
của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán.
Tổ chức hệ thống tài khoản là xây dựng mô hình thông tin nhằm cung cấp thông
tin tổng quát về quá trình tái sản xuất diễn ra ở mỗi đơn vị kinh tế (tình hình tài sản,
nguồn vốn, kế toán kết quả kinh doanh). Những nhu cầu quản lý trong nội bộ doanh
nghiệp và các đơn vị kinh tế cũng đòi hỏi một mô hình thông tin nhất định, mô hình
thông tin này được xác định trên một hệ thống tài khoản chi tiết, mà người tổ chức kế
toán phải có trách nhiệm xây dựng.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán là một nghệ thuật vận dụng hệ thống tài khoản kế
toán. Việc lựa chọn cách thức tổ chức hệ thống sổ kế toán nào cho phù hợp với từng
đơn vị phải được căn cứ vào quy mô, tính chất và đặc điểm của hoạt động sản xuất
6

kinh doanh, vào yêu cầu, trình độ quản lý và trình độ năng lực của nhân viên kế toán,
vào khả năng trang bị phương tiện kế toán của đơn vị.
Tổ chức bộ máy kế toán là một vấn đề có ý nghĩa rất lớn, nhằm đảm bảo vai trò
chức năng nhiệm vụ của kế toán. Nội dung tổ chức bộ máy kế toán bao gồm xác định

số lượng nhân viên kế toán, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán, mối quan hệ giữa các
bộ phận kế toán, quan hệ gữa phòng kế toán với các phòng ban khác trong doanh
nghiệp… Thông qua sự vận dụng những quy định chung về hệ thống chứng từ ghi
chép ban đầu, hệ thống tài khoản kế toán và hình thức kế toán đã lựa chọn phù hợp với
đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp và trình độ quản lý của đơn vị.
Báo cáo kế toán là phương thức kế toán tổng hợp số liệu kế toán theo các chỉ
tiêu kinh tế tài chính một cách tổng quát toàn diện, có hệ thống tình hình tài sản, nguồn
vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như tình hình sử dụng vốn tại
doanh nghiệp sau một kỳ hạch toán. Báo cáo kế toán có ý nghĩa rất quan trọng đối với
công tác lãnh đạo chỉ đạo, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn bộ nền
kinh tế quốc dân, cũng như từng ngành, từng doanh nghiệp, đối với cơ quan quản lý
Nhà nước, cơ quan chủ quản.
1.1.2. Những nguyên tắc cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán
1.1.2.1. Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý
Kế toán là một phân hệ trong hệ thống quản lý với chức năng thông tin và kiểm
tra về hoạt động tài chính của đơn vị hạch toán.Vì vậy nguyên tắc tổ chức hạch toán
kế toán phải đảm bảo tính thống nhất chung trong cả hệ thống quản lý, thể hiện:
- Đảm bảo tính thống nhất giữa đơn vị hạch toán kế toán với đơn vị quản lý.
- Tôn trọng tính hoạt động liên tục của đơn vị quản lý.
- Thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức kinh doanhvà tổ
chức quản lý (trước hết cần đi sát hoạt động kinh doanh và đáp ứng yêu cầu thông tin
cho các bộ phận quản lý khác).
- Tăng tính hấp dẫn của thông tin kế toán với quản lý, trên cơ sở đó tăng dần
quy mô thông tin và sự hài hoà giữa kế toán và quản lý.
- Bảo đảm hoạt động quản lý phải gắn với kế toán, không được tách rời hoạt
động kế toán và doanh nghiệp không được hoạt động nếu không có bộ phận kế toán .
7

1.1.2.2. Đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống kế toán trong đơn vị
Các tính thống nhất được thể hiện :

- Trong mỗi phần hành cần tổ chức khép kín quy trình kế toán. Lúc đó các
phương pháp riêng biệt và mối quan hệ giữa chúng phải cụ thể hoá thích hợp với từng
phần hành cụ thể.
- Tùy tính phức tạp của đối tượng mà định các bước của quy trình kế toán và
chọn hình thức kế toán thích hợp.
- Tuỳ tính phức tạp của đối tượng, phuơng pháp kế toán để lựa chọn hình thức
kế toán và bộ máy kế toán và ngược lại khi trình độ cán bộ kế toán được nâng cao có
thể tăng thêm tương ứng mức độ khoa học của phương pháp và hình thức kế toán.
1.1.2.3. Đảm bảo tính quốc tế của nghề nghiệp kế toán như một ngành kỹ
thuật quản lý chuyên sâu
- Các văn bản pháp lý và tác nghiệp kế toán cũng như trang bị kỹ thuật phải
hướng đến các chuẩn mực kế toán quốc tế.
- Phải tôn trọng các quy ước và chuẩn mực kế toán quốc tế: Đơn vị hạch toán, giá
hạch toán, tính thận trọng, nguyên tắc hạch toán liên tục…
1.2. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ
TOÁN
1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu trong
công tác tổ chức kế toán tại doanh nghiệp. Suy cho cùng thì chất lượng công tác tổ
chức bộ máy kế toán phụ thuộc trực tiếp vào khả năng thành thạo, đạo đức nghề
nghiệp và sự phân công hợp lý của các nhân viên trong bộ máy kế toán.
Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự để thực hiện thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin cho các đối tượng thông tin khác nhau. Nội dung tổ chức bộ máy kế
toán bao gồm xác định số lượng nhân viên cần phải có: Yêu cầu về trình độ nghiệp vụ
bố trí và phân công các nhân viên thực hiện các công việc cụ thể kế toán với các bộ
phận quản lý có liên quan. Nói chung để tổ chức bộ máy kế toán cần căn cứ vào quy
mô của doanh nghiệp, trình độ nghiệp vụ và yêu cầu quản lý, đặc điểm về tổ chức sản
xuất, quản lý và điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý
cung cấp thông tin.

8


1.2.1.1 Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán:
* Hình thức tập trung:






Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung
Hình thức tập trung thường được áp dụng ở những đơn vị có qui mô vừa và
nhỏ, phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh tương đối tập trung trên một địa bàn nhất
định, có khả năng đảm bảo việc luân chuyển chứng từ ở các bộ phận sản xuất kinh
doanh lên doanh nghiệp được nhanh chóng, kịp thời.
* Hình thức phân tán
Hình thức phân tán thường áp dụng cho những đơn vị mà qui mô sản xuất kinh
doanh lớn, có nhiều cơ sở sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động của các đơn vị này
lại xa trung tâm chỉ huy, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc sản xuất kinh doanh ở
cơ sở, mặt khác bảo đảm được việc cập nhật sổ sách kế toán trong toàn doanh nghiệp.
Sự cần thiết khách quan là tại các đơn vị sản xuất kinh doanh cấp dưới của doanh
nghiệp phải hình thành tổ chức kế toán cho các đơn vị kinh doanh phụ thuộc. Tức là
chứng từ kế toán phát sinh tại cơ sở nào, cơ sở đó tự hạch toán không phải gửi chứng
từ về phòng kế toán doanh nghiệp như những đơn vị chưa được phân cấp hạch toán kế
toán.

Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức phân tán.
Phòng kế toán toán
Chứng từ kế
toán các phân
xưởng tổ đội
s
ản xuất

Chứng từ kế
toán các quày
hàng cửa h
àng
đ
ại lý

Chứng từ kế
toán các kho
hàng trại,
tr
ạm

Chứng từ kế
toán toán các
bộ phận kĩ
thu
ật nghiệp
Phòng kế toán

doanh nghi
ệp

Chứng từ kế
toán các đơn vị
không tổ chức
kế toán riêng
Báo cáo kế
toán đơn vị
trực thuộc có
tổ chức hạch
toán k
ế toán
9

* Hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán:
Đây là hình thức tổ chức kế toán kết hợp đặc điểm của hai hình thức trên. Tổ
chức kế toán thì tập trung tại phòng kế toán của đơn vị. Các đơn vị cơ sở trong nội bộ
doanh nghiệp thì ngoài việc ghi chép ban đầu còn được giao thêm một số phần việc
khác ví dụ: Hạch toán chi phí tiền lưong, chi phí quản lý… phát sinh tại đơn vị. Mức
độ phân tán này phụ thuộc vào mức độ phân cấp quản lý, trình độ hạch toán kinh tế
của doanh nghiệp.
1.2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của các doanh nghiệp thường gồm các bộ phận sau đây:
- Bộ phận kế toán lao động và tiề lương
- Bộ phận kế toán vật liệu và tài sản cố định
- Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm
- Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản
- Bộ phận kế toán tổng hợp.

Đối với các đơn vị có tổ chức phân xưởng hoặc tương đương phân xưởng như
đội ngành sản xuất…thì phải bố trí nhân viên hạch toán phân xưởng. Các nhân viên
này thuộc biên chế phòng kế toán – thống kê của doanh nghiệp được phân công công
tác chuyên trách công tác kế toán thống kê ở phân xưởng
Tuỳ theo đặc điểm chủa từng doanh nghiệp mà các phần hành được tổ chức cho
phù hợp. Nhiệm vụ của từng phần hành:
* Bộ phận kế toán lao động và tiền lương:
- Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao
động và kết quả lao động; tính lương bảo hiểm xã hội và các khoản phụ cấp, trợ cấp,
phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội vào các đối tượng sử dụng lao động.
- Hướng dẫn kiểm tra các nhân viên hạch toán toán phân xưởng, các phòng ban
trực thuộc đầy đủ các chúng từ ghi chép ban đầu về lao động và tiền lương, mở sổ
sách cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao dộng tiền lương đúng chế độ, phương pháp.
- Lập báo cáo về lao động tiền lương,…
* Bộ phận kế toán vật liệu và tài sản cố định:
- Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận chuyển,
nhập xuất và tồn kho vật liệu, tính giá thành thực tế của vật liệu thu mua và kiểm tra
10

tình hình thực hiện kế toán hoạch về cung ứng vật liệu, về số lượng, chất lượng mặt
hàng…
- Kiểm tra việc thực hiện chế độ nhập xuất, bảo quản các định mức dự trữ, định
mức tiêu hao, phát hiện và đề xuất các biện pháp xử lý vật liệu thừa thiếu, ứ đọng,
kém phẩm chẩt…
- Tham gia kiểm kê đánh giá vật liệu, TSCĐ về số lượng hiện trạng, giá trị, tình
hình tăng giảm TSCĐ, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng TSCĐ…
- Tham gia lập dự toán sửa chữa lớn TSCĐ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửa
chữa lớn, phản ánh tình hình thanh lý nhượng bán TSCĐ…
* Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm:
- Xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành sản

phẩm, vận dụng các phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá thành phù hợp
với đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ của doanh nghiệp.
- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp chi phí sản xuất theo từng giai đoạn sản
xuất, từng phân xưởng, theo yếu tố chi phí, khoản mục giá thành, theo sản phẩm và
công việc.
- Xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính giá thành sản xuất thực tế của sản
phẩm, công việc hoàn thành, tổng hợp kế toán hoạch kế toán toán kinh tế của các phân
xưởng tổ sản xuất …
- Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận có liên quan tính toán phân loại các chi phí
nhằm phục vụ việc tập hợp các chi phí sản xuất và tính giá thành được nhanh chóng
và khoa học, phát hiện mọi khả năng tiềm tàng phấn đấu để hạ thấp giá thành…
* Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản:
- Tổ chức ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình vay, cấp phát, sử
dụng, thanh toán, quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành và đưa vào sử dụng.
- Tính toán chi phí xây dựng mua sắm tài sản cố định.
- Lập báo cáo về đầu tư xây dựng cơ bản
- Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch và hiệu quả vốn đầu tư
* Bộ phận kế toán tổng hợp:
- Tổ chức việc ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về nhập, xuất tiêu thụ thành
phẩm, về các loại vốn, các loại quỹ của doanh nghiệp, xác định kết quả lỗ lãi, các
khoản thanh toán với nhà nước, với ngân hàng, với khách hàng và nội bộ doanh nghiệp
11

- Ghi chép sổ cái lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo thuộc phần việc do
mình phụ trách và một số báo cáo chung không thuộc nhiệm vụ của các bộ phận kể
trên, kể cả báo cáo điều tra ước tính. Kiểm tra lại chính xác, trung thực của các báo cáo
của doanh nghiệp trước khi giám đốc kí duyệt.
- Tổ chức thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và phân tích hoạt động kinh tế,
kiểm tra thường xuyên và có hệ thống việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế- tài
chính trong doanh nghiệp, kiến nghị các biện pháp xử lý những trường hợp vi phạm.

- Giúp kế toán trưởng làm các báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của doanh
nghiệp.
- Bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán….
* Nhân viên hạch toán phân xưởng:
- Ghi chép thu thập, tổng hợp số liệu về tình hình sử dụng lao động, vật tư trang
thiết bị máy móc, số lượng và chất lượng sản xuẩt trong phạm vi phân xưởng để phục
vụ cho việc chỉ đạo sản xuất của các quản đốc phân xưởng, tổ trưởng sản xuất và phục
vụ sự chỉ đạo toàn diện thống nhất, tập trung công tác thống kê của kế toán trưởng.
- Tham gia kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang và các cuộc điều tra có liên
quan.
- Cung cấp tài liệu thuộc về phần việc của mình phụ trách cho quản đốc phân
xưởng, cho tổ trưởng sản xuất, cho phòng kế toán doanh nghiệp và các phòng ban có
liên quan.
- Định kỳ lập báo cáo cho quản đốc phân xưởng về tình hình thực hiện kế hoạch
sản xuất và kết quả hạch toán kinh tế nội bộ của phân xưởng.
1.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán
1.2.2.1. Những vấn đề chung
Chứng từ kế toán là những giấy tờ chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và
hoàn thành. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được phản ánh trên các chứng từ
kế toán theo đúng quy định trong chế độ chứng từ kế toán và phải được ghi chép phản
ánh kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Chứng từ kế toán gồm có hai hệ thống:
- Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc.
- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn.
12

1.2.2.2. Ý nghĩa của việc tổ chức chứng từ kế toán
Về mặt quản lý: Việc ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cung
cấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng cho lãnh đạo để ra các quyết định hợp lý.
Vì vậy, tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin nhanh chóng cho

quản lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ là tạo điều kiện tốt cho
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Về kế toán: Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, chỉ có các chứng từ hợp lệ hợp
pháp mới có giá trị ghi sổ, đồng thời tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện mã
hóa thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán.
Về pháp lý: Chứng từ là cơ sở chứng minh trách nhiệm pháp lý của những người
có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán, căn cứ để
trọng tài kinh tế kiểm tra các tranh chấp trong hoạt động kinh doanh. Vì vậy tổ chức
tốt công tác chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính chất pháp lý và kiểm tra của thông tin
kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán.
1.2.2.3. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô sản xuất, trình độ tổ chức quản
lý để xác định số lượng chủng loại chứng từ thích hợp. Thông thường nó tỷ lệ thuận
với quy mô trình độ quản lý.
Căn cứ vào yêu cầu quản lý tài sản và các thông tin về tình hình biến động tài
sản, nguồn hình thành và các quá trình.
Căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ cũng như yêu cầu phải
quản lý tài sản khác nhau mà có quy trình luân chuyển chứng từ khác nhau.
Căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành thống nhất trong cả nước về biểu mẫu
chứng từ.
Căn cứ vào trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán.
Căn cứ vào số lượng và trình độ nhân viên làm công tác kế toán, thống kê.
1.2.2.4. Nội dung của tổ chức chứng từ
* Lựa chọn chủng loại và số lượng chứng từ:
Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các chứng từ kế toán.
Do vậy phải lựa chọn chứng từ phù hợp để ghi chép đáp ứng nhu cầu quản lý tài sản.
Khi lựa chọn chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu:
Phải đảm bảo các yếu tố cơ bản cần thiết cho chuẩn chứng từ.
13

Phải thể hiện được các thông tin cần thiết cho quản lý và ghi sổ kế toán sau này.
Phải dựa trên biểu mẫu do nhà nước ban hành. Nếu đơn vị sử dụng chứng từ
chưa có trong biểu mẫu của nhà nước thì phải có văn bản Nhà nước cho phép sử dụng
Phải đảm bảo yêu cầu ghi chép bằng tay hoặc bằng máy tùy theo yêu cầu của
đơn vị.
* Tổ chức lập chứng từ:
Lựa chọn các chứng từ ban đầu phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Lựa chọn các phương tiện lập chứng từ: Từ việc xác định số lượng người có
trách nhiệm đến việc lập chứng từ một cách kịp thời đúng đắn, nói chung cần phải
giảm bớt tối đa số lượng người tham gia lập chứng từ để rút ngắn thời gian lập chứng
từ.
Xác định thời gian lập chứng từ của từng loại nghiệp vụ kinh tế
Tùy theo yêu cầu quản lý mà chứng từ kế toán có thể là một liên hoặc nhiều liên.
Khi chứng từ lập xong phải có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan đến
nghiệp vụ kinh tế.
* Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ:
Việc kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán và có
thể phát hiện các sai sót hoặc các dấu hiệu lợi dụng chứng từ. Nội dung của quá trình
kiểm tra chứng từ cần xem xét các khía cạnh sau:
Kiểm tra việc lập chứng từ theo các yếu tố cơ bản của chứng từ và tuân thủ các
yêu cầu do nhà nước ban hành, đặc biệt các yếu tố: Nội dung của nghiệp vụ kinh tế,
chữ ký của những người có liên quan, con dấu, chữ số… Nếu là chứng từ tổng hợp
phải kiểm tra các chứng từ gốc đính kèm.
Kiểm tra nội dung kinh tế của các nghiệp vụ có đúng với sự thật hoặc có hợp
pháp hay không. Cần đối chiếu kiểm tra nội dung của nghiệp vụ với chế độ thể lệ tài
chính hiện hành. Nếu không phù hợp thì nghiệp vụ kinh tế đó sẽ không được thực
hiện. Đây là nội dung quan trọng nhất trong quá trình kiểm tra chứng từ, bởi vì sau khi
đã được kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ thì đó sẽ là căn cứ để ghi sổ kế toán và
cung cấp thông tin cho lãnh đạo.
Kiểm tra việc định khoản kế toán trên chứng từ, đối chiếu với chế độ thể lệ hiện

hành để phát hiện sai sót. Việc kiểm tra định khoản sẽ là căn cứ quan trọng cho việc
phân loại tổng hợp các thông tin kế toán ở các giai đoạn sau.
14

Bên cạnh đó chứng từ còn được kiểm tra bởi kiểm toán nội bộ và kiểm toán nhà
nước, kiểm toán độc lập.
* Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán:
Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ phù hợp với việc quản lý tài sản của
đơn vị, theo tính chất các khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh hoặc theo đối
tượng được chi phí. Dựa vào sự phân loại này để xác định hoặc ghi sổ kế toán cho phù
hợp.
Ghi kịp thời chính xác chứng từ kế toán đúng với nội dung của tài khoản tổng
hợp hoặc phân tích, đồng thời có thể cung cấp thông tin cho lãnh đạo nghiệp vụ hoặc
tích lũy nghiệp vụ để tạo ra thông tin tổng hợp cho lãnh đạo của doanh nghiệp.
Kết hợp việc ghi sổ với việc kiểm tra chứng từ kế toán.
Tận dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán của đơn vị nhằm làm giảm
thời gian luân chuyển chứng từ và tăng nhanh tính tổng hợp của số liệu kế toán.
* Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ:
Trong năm kế toán, chứng từ sử dụng do người ghi sổ bảo quản, đánh số thứ tự
theo thời gian. Người đó phải có trách nhiệm bảo quản trong thời gian đó, nếu có sự
thay đổi về nhân sự thì phải có biên bản bàn giao.
Khi báo cáo quyết toán được duyệt thì chứng từ phải được đưa vào lưu giữ:
Trước hết phải phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế để lưu giữ các chứng từ cùng
loại được đánh số theo thời gian năm, tháng, loại chứng từ. Căn cứ vào phương tiên
lưu trữ có thể để trong hòm tủ có đánh số thứ tự, loại nghiệp vụ, năm tháng hoặc ghi
vào đĩa và lưu trữ đĩa. Cuối cùng phải giao cho người có trách nhiệm bảo quản và
thường xuyên kiểm tra việc bảo quản chứng từ. Nếu điều kiện cho phép có thể gửi vào
bảo quản của nhà nước.
Khi chứng từ đã đưa vào lưu trữ nếu cần sử dụng phải có sự đồng ý của kế toán
trưởng. Nếu đem tài liệu ra bên ngoài đơn vị phải được kế toán trưởng và thủ trưởng

đơn vị ký giấy cho phép.
15

1.2.3. Tổ chức tài khoản kế toán
1.2.3.1. Ý nghĩa nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
* Ý nghĩa:
Tài khoản là phương pháp kế toán phân loại để phản ánh và giám đốc một cách
thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình và sự vận động của từng loại vốn kinh
doanh, nguồn vốn kinh doanh và các quá trình kinh doanh.
Khi phản ánh sự vận động của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp bằng các tài
khoản, chúng ta thu được một cáh thường xuyên các thông tin về sự diễn biến của
chúng thông qua các giai đoạn tuần hoàn và tính chất các mối quan hệ đang phát sinh
trong nội bộ doanh nghiệp cũng như đối với bên ngoài. Sự phản ánh thông tin thông
qua phương pháp tài khoản thực chất là sự xác định mô hình thông tin phù hợp với nhu
cầu quản lý nhất định. Do vậy tổ chức hệ thống tài khoản thực chất là xây dựng một
mô hình thông tin nhằm cung cấp thông tin tổng quát về quá trình tái sản xuất diễn ra ở
mỗi đơn vị kinh tế. Những nhu cầu quản lý trong nội bộ doanh nghiệp và các đơn vị
kinh tế cũng đòi hỏi một mô hình thông tin nhất định, mô hình thông tin này được xác
định trên một hệ thống tài khoản chi tiết, mà người tổ chức kế toán phải có trách
nhiệm xây dựng.
* Nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản:
Hệ thống tài khoản phải cung cấp thông tin khách quan về quá trình tái sản xuất
với những nội dung cần thiết dành cho quản lý Nhà nước, cấp trên cũng như quản lý
doanh nghiệp và nội bộ doanh nghiệp.
Cung cấp những thông tin để thực hiện và tiếp tục hoàn thiện công cụ quản lý
gián tiếp của nhà nước cũng như hệ thống các khoản nộp, chính sách giá cả, chính
sách thuế, chính sách tài chính tín dụng.
Cung cấp những thông tin để kiểm tra nội bộ doanh nghiệp, kiểm tra phân tích
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2.3.2. Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán

Nguyên tắc 1: Phải đảm bảo phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn trên các
phương tiện số lượng, phân bố để trên cơ sở đó đánh giá hiệu quả của việc sử dụng
vốn.
Nguyên tắc 2: Việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phải gắn với cơ chế quản
lý.
16

Nguyên tắc 3: Đảm bảo được tính phản ánh liên hoàn của các quá trình kinh
doanh chủ yếu cũng như từng hoạt động cụ thể trong mỗi quá trình kinh doanh thì các
nghiệp vụ ghi chép trên tài khoản được thực hiện theo trình tự sau:
- Mở tài khoản: Các tài khoản được mô tả trên cơ sở của việc chuyển số liệu từ
bảng cân đối kế toán vào các tài khoản có liên quan
- Ghi chép trong năm: Số liệu các chứng từ được ghi chép vào các bên của các tài
khoản đối ứng trên cơ sở của các định khoản, nhờ sự phản ánh chính xác biến động
tăng, giảm của tài sản và nguồn vốn kinh doanh cho phép theo dõi một cách liên tục và
có hệ thống sự vận động của chúng.
- Kết thúc tài khoản: Cuối niên độ kế toán cần phải khóa sổ kế toán.
Nguyên tắc 4: Xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cho từng doanh nghiệp. Hệ
thống tài khoản chi tiết chính là sự cụ thể hóa thông tin trên các tài khoản tổng hợp
phù hợp với nhu cầu thông tin cần thiết thu thập ở mỗi đơn vị kinh tế. Sự thống nhất
giữa hệ thống tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết là cơ sở cho viêc kiểm tra đối
chiếu lẫn nhau.
1.2.4. Tổ chức các loại sổ kế toán
1.2.4.1. Khái niệm
Tổ chức hệ thống sổ kế toán là một nghệ thuật vận dụng hệ thống tài khoản kế
toán. Việc lựa chọn cách thức tổ chức hệ thống sổ kế toán nào cho phù hợp với từng
đơn vị phải được căn cứ vào quy mô, tính chất và đặc điểm của hoạt động sản xuất
kinh doanh, vào yêu cầu trình độ quản lý và trình độ năng lực của nhân viên kế toán,
vào khả năng trang bị phương tiện tính toán của đợn vị.
1.2.4.2. Nhiệm vụ

Xác định rõ đặc điểm kinh doanh của đơn vị, chỉ rõ tính chất hoạt động kinh tế tài
chính phát sinh, quy mô đơn vị, khối lượng nghiệp vụ nhiều hay ít.
Nắm vững các nguyên tắc cơ bản quy định cho từng hình thức sổ kế toán như số
lượng và kết cấu sổ sách, trình tự ghi chép và tính toán các chỉ tiêu.
Nắm vững tài khoản và nội dung phản ánh của các tài khoản trong từng loại sổ
sách, cách thức ghi chép, sửa chữa sai sót, nhầm lẫn, cách thức thu thập xử lý và tổng
hợp thông tin từ loại sổ sách khác nhau.
Trong hình thức sổ kế toán đã xác định, cần nắm vững được nội dung công việc
ghi chép, phản ánh hàng ngày hoặc định kỳ, công việc phải làm cuối tháng, cuối quý,
17

cuối năm sao cho việc ghi chép tổng hợp, cung cấp thông tin được nhanh nhạy, kịp
thời, chính xác và tiết kiệm.
1.2.4.3. Sổ kế toán và kỹ thuật ghi sổ:
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến
doanh nghiệp.
Sổ kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán. Tất cả các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh đã phản ánh vào các chứng từ kế toán một cách rời rạc và không có
hệ thống chỉ được tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế có thể biểu hiện toàn bộ quá
trình sản xuất kinh doanh khi được ghi chép một cách liên tục và những tờ sổ theo
nhiều phương thức khác nhau đối với từng đối tượng của kế toán hay từng loại hoạt
động kinh tế cụ thể. Những tờ sổ dùng để ghi chép liên tục các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh theo một phương thức nhất định nào đó gọi là sổ kế toán.
Sổ kế toán là cầu nối liên hệ giữa chứng từ và báo cáo kế toán.
* Các loại sổ kế toán :
Để thuận tiện cho viêc sử dụng các loại sổ kế toán, người ta thường phân lọai các
loại các loại sổ kế toán theo các đặc trưng chủ yếu khác nhau như nội dung kinh tế,
hình thức cấu trúc, hình thức bên ngoài, công dụng của sổ, trình độ khái quát của nội
dung phản ánh.

a. Căn cứ vào trình độ khái quát của nội dung phản ánh
- Sổ kế toán tổng hợp
- Sổ kế toán chi tiết
b. Căn cứ vào nội dung bên trong của sổ:
- Sổ tài sản cố định
- Sổ vật tư (hàng hóa, sản phẩm, dụng cụ)
- Sổ chi phí sản xuất (kinh doanh)
- Sổ bán hàng
- Sổ thanh toán
- Sổ tiền mặt…
c. Căn cứa vào hình thức cấu trúc:
- Sổ 2 bên
- Sổ 1 bên
18

- Sổ nhiều cột
- Sổ bàn cờ
d. Căn cứ vào hình thức bên ngoài:
- Sổ đóng thành tập
- Sổ tờ rời
e. Căn cứ vào công cụ:
- Sổ nhật ký
- Sổ phân loại
* Kỹ thuật ghi sổ và chữa sổ kế toán:
a. Kỹ thuật ghi sổ:
Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi
trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh. Sổ
sách kế toán phải ghi kịp thời đầy đủ, chính xác và nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ
hợp lệ đã được kiểm tra trước khi ghi sổ.
Đơn vị kế toán phải lập nội quy ghi sổ, định kỳ ghi sổ cho từng loại sổ sách để

đảm bảo cho báo cáo kế toán được kịp thời, chính xác.
Sổ sách phải được giữ gìn sạch sẽ, ngăn nắp, chữ và con số phải rõ ràng, ngay
thẳng, không tẩy xóa, không viết xen kẽ, không dán đè, phải tôn trọng dòng kẻ trong
sổ sách, không chữa thêm móc thêm trên những trang giấy trắng giữa hai dòng kẻ
hoặc những khoảng giấy trắng ở đầu trang, cuối trang sổ. Mỗi dòng gạch cuối trang sổ
phải nằm trên dòng kẻ. Cuối trang phải cộng đuôi, số cộng ở dòng cuối trang sẽ ghi
“chuyển trang sau” và đóng dấu. Đầu trang sau sẽ ghi “chuyển sang”.
b. Chữa sổ:
* Ghi sổ bằng tay:
Khai phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì
không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo
một trong những phương pháp sau:
- Phương pháp cải chính: Dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một
đường thẳng xóa bỏ chỗ sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai.Trên chỗ bị gạch
bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế
toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa.