BÁO CÁO PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THÔNG Chương trình quản lý cửa hàng bán điện thoại

ĐẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÀI TẬP LỚN
HQT Cơ Sở Dữ Liệu 2
Đề tài:
“Chương trình quản lý cửa hàng bán điện thoại”

Giáo viên hướng dẫn: Lê Thị Nhung
Nhóm thực hiện:Nguyễn Quý Kiên
Hoàng Huy Luân
Nguyễn Đức Việt
Hà Nội,2010
Quản Lý Bán Hàng Điện Thoại Di Động
I)LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, liên lạc là nhu cầu thiết yếu của cuộc sống, bên cạnh đó
điện thoại đi động là công cụ đắc lực, vì thế ngày càng xuất hiện
nhiều trung tâm mua bán điện thoại. Trong đó các hoạt động như
mua bán, trao đổi, sửa chữa, bảo hành, khuyến mại, giới thiệu…Để
đạt được thành công như vậy thì việc sử dụng những phần mềm để
quản lý là điều không thể thiếu. Có thể nói rằng, công tác quản lý
chuyên nghiệp là một trong những yếu tố then chốt để dẫn tới
thành công.Vì vậychúng em đã thực hiện bài tập lớn về “quản lý
bán hàng điện thoại di động”.Do thiếu kinh nghiệm, nên có thể có
nhiều thiếu sót, mong thầy thông cảm và châm trước.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!
II)Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng
1.Lên kế hoạch
Kế hoạch thực hiện là xây dựng một hệ thống thông tin về viêc
quản lý tiến trình hoạt động của một công ty buôn bán điện thoại
di động nhằm mục đích quản lý hoạt động công ty một cách dễ

dàng hơn
2.Khảo sát hệ thống
Sau khi khảo sát một số công ty diện thoại di dộng bằng cách đi
quan sát thực tế .Ta thấy rằng mỗi công ty có các thế mạnh và đặc
điểm riêng .Tuy nhiên chúng ta chỉ khảo sát một công ty mẫu .Như
chúng ta đã biết thế giới di động là một trung tâm mua bán điến
thoại lớn với nhiều chi nhánh và nhiều hình thức khác nhau.Nhìn
chung các hoạt động chính của nó là nhập hàng về kho từ những
nhà cung cấp khác nhau có thể trong và ngoài nước,xuất hàng từ
kho ra quầy ,trong đó mỗi quầy trưng bày một loại điện thoại
riêng, các sản phẩm được bán ra từ quầy (bán lẻ) hay là được bán
sỉ cho những khách hàng cần mua với số lượng nhiều hay là cho
các đại lý buôn bán nhỏ,quản lý hoạt động của quầy ,báo cáo số
lượng hàng bán được trong ngày ở các quầy ,lượng hàng bán được
của công ty trong tháng ,kiểm tra được lượng hàng nào bán chạy
loại hàng nào bán không chạy trong tháng.
Cụ thể việc phân cấp quản lí từng bộ phận như sau:
• Cửa hàng trưởng :là người chịu trách nhiệm về hoạt động
kinh doanh và kế hoạch thực hiện
• Bộ phận tư vấn khách hàng :là những nhân viên quan sát
khách hàng để tư vấn khách hàng
• Bộ phận bán hàng :là những nhân viên trực tiếp bán hàng cho
khách hàng tại quầy mà mình phụ trách .Cuối mỗi ca phải
kiểm tra lượng hàng bán được báo cáo và giao ca
• Bộ phận thu ngân:Để tính tiền khách hàng sau đó nhập dữ
liệu vào máy tính
• Bộ phận quản lý: Phân tích số liệu của hai bộ phận bán hàng
và thu ngân .Cân đối số lượng hàng hóa trên quầy và bán ra
để tìm ra sai xót giữa khâu này.Sau đó sẽ chuyển số liệu sang
bộ phận kế toán để tính doanh thu

• Thủ kho: quản lý công việc xuất nhập hàng hóa trong kho
• Bộ phận kế toán: phân tích số liệu xuất nhập hàng hóa sau
mỗi tháng phải tổng kết lại doanh thu và báo cáo cho cửa
hàng trưởng để có thể vạch ra kế hoạch mới cho công ty.
• Bộ phận kỹ thuật: bao gồm bộ phận kiểm tra bảo hành các
loại điện thoại cho khách hàng và bộ phận nghiên cứu thị
trường để có thể biết được loại mặt hàng nào đang được ưa
thích hiện tại để có thể có điều chỉnh hợp lý cho công ty.
Nhờ sự phân công như vậy mà công ty có thể phát hiện dể dàng sự
sai xót các khâu với nhau.Việc mất mát hàng hóa và người có liên
quan sẽ được phát hiện .Do vậy công ty có thể phát triển hơn về
nhiều mặt như việc tự giác và phong cách làm việc ở mỗi nhân
viên trong công ty.
3. Phân tích hệ thống:
3.1 Nhập hàng:
Công ty có một bộ phận nhân viên nghiên cứu thị trường,bộ phận
này nắm bắt nhu cầu thị trường và giá cả mặt hàng trên thị
trường.Từ đó tìm những nhà cung cấp mặt hàng cho công ty.Sau
khi đã tìm được nhà cung xấp thì bộ phận này sẽ đặt mua hang từ
những nhà cung cấp này thong qua đơn đặt hàng như sau:
Công ty nhận hàng từ nhà cung cấp thông qua một phiếu nhập ghi
thông tin chi tiết về việc nhập hàng từ nhà cung cấp.
3.2 Bán hàng
Hàng sau khi được nhập vào kho thì sẽ được chuyển ra ngoài để
bán theo 2 hình thức sau:
-Hình thức thứ nhất là các mặt hàng sẽ được xuất ra ngoài để bán
cho các khách hàng hay là các đại lý ,cửa hàng nhỏ có quan hệ đặt
mua những mặt hàng khác nhau với số lượng lớn thông qua bộ
phận quản lý hay là bộ phận khảo sát thị trường
- Hình thức thứ hai là hàng được xuất ra quầy để bán khi có sự yêu

cầu của bộ phận quản lý.Trong đó quầy là nơi trưng bày nhiều mặt
hàng khác nhau của từng loại mặt hàng. Nghĩa là một quầy thì có
một loại đặt trưng cho quầy đó để việc quản lý được dể dàng hơn
đồng thời còn giúp cho khách hàng có thể dể dàng tìm kiếm mặt
hàng mà mình cần Tại mỗi quầy thì cómột nhân viên phụ trách
quầy. Nhân viên này có nhiệm vụ quản lý quầy của mình và có
nhiệm vụ bán các mặt hàng trong quầy.Khi bán được mặt hàng
nào thì nhân viên phải ghi lại thông tin các mặt hàng mình bán
được để khi kết thúc ca trực của mình thì họ sẽ tổng kết lại có bao
nhiêu mặt hàng bán được và tồn lại trong quầy là bao nhiêu để báo
cáo cho bộ phận quản lý thông qua phiếu giao ca:
Trong mỗi ca trực của các nhân viên phụ trách quầy thì bất cứ
nhân viên nào cũng có thể đề nghị cấp hàng thêm cho quầy khi
quầy đó đã hết mặt hàng nào đó hay là mặt hàng sắp hết bằng cách
yêu cầu bộ phận quản lý thông qua phiếu xin cấp hàng như sau:
Nhân viên phụ trách quầy Sau khi nhận được phiếu xin cấp hàng từ
nhân viên phụ trách quầy thì bộ phân quản lý bán hàng kiểm tra lại
và thấy hợp lý thì họ sẽ yêu cầu quản lý kho xuất hàng ra cho
quầy.Mà hàng sẽ được xuất ra quầy thông qua phiếu xuất để có thể
quản lý được số lượng xuất ra và mặt hàng nào được xuất như mẫu
sau:
Quản lý quầy Khi một khách hàng đã chọn được mặt hàng của
mình thì nhân viên phụ trách quầy sẽ ghi lại thông tin khách hàng
và đặc điểm của loại mặt hàng đó vào phiếu thông tin khách hàng .
Sau đó phiếu này và mặt hàng tương ứng sẽ được chuyển sang bộ
phận phận thu ngân. Bộ phận thu ngân sẽ nhập mã số của mặt hàng
vào máy thì máy sẽ in ra một phiếu.dựa vào phiếu đó nhân viên
khác sẽ nhập mã số của phiếu đó vào máy tính sau đó máy sẽ in ra
một hoá đơn cho khách hàng và giá của mặt hàng sẽ được ghi trên
hoá đơn đó như mẫu sau:

Nhân viên thu ngân Khi đã tính tiền xong thì khách hàng sẽ nhận
mặt hàng của mình và một phiéu bảo hành để xác định thời gian
bảo hành và điều kiện bảo hành như sau:
Sau mỗi ngày làm việc thì bộ phận quản lý bàn hàng sẽ cập nhật tất
cả dữ liệu có liên quan từ kho,quầy,bộ phận thu ngân để xem có sai
xót không nếu không sai xót thì sẽ nhập vào cơ sỏ dử liệu của công
ty và cuối tháng thì sẻ tổng lết lại doanh thu của công ty trong
tháng và báo cáo cho cửa hàng trưởng như phiếu báo cáo doanh
thu sau:

Công Ty điện thoại di động
BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN
Từ ngày …………đến ngày …………
STT Mã
số
Tên
hàng
Tồn đầu
kì
Nhập Xuất Tồn cuối
kì
Ghi
chú
Ngày …. Tháng …. Năm 200…
Kế toán trưởng Cửa Hàng Trưởng
III)Phân tích yêu cầu
1. Yêu cầu chức năng:
1.1 Quản lí:
a. Quản lí hàng nhập:
Nhập hàng theo đúng danh mục trong hoá đơn mua hàng

Hàng nhập được theo dõi dựa trên :mã hàng ,nhóm hàng,chủng
loại hàng số lượng, đơn giá…
Số hàng nhận này có sự xác nhận của thủ kho và kế toán khi
kiểm tra hàng thực nhập cho kho. In báo cáo nhập hàng trong kì
b. Quản lí hàng xuất
Hàng xuất ra quầy cũng được theo dõi qua mã hàng,chủng
loại,số lượng xuất….
In báo cáo lượng hàng xuất trong kì.
c. Quản lí hàng tồn:
Tổng hợp những phát sinh xuất nhập tồn trong kì
In báo cáo hàng tồn và giá trị tồn kho trong kì
In báo cáo thẻ kho từng mặt hàng
d. Quản lí danh mục:
Cập nhật danh mục hàng hoá
Cập nhật danh mục nhà cung cấp
Cập nhật danh mục nhân viên
Xem danh sách các danh mục
e. Quản lí bán lẻ
Lập các hoá đơn bán hàng
Báo cáo doanh thu theo từng ca,ngày tháng theo từng hàng…
f. Quản lí hệ thống dữ liệu
Luư trữ và phục hồi dữ liệu
Kết thúc chương trình
1.2) Yêu cầu chức năng
Hệ thống có chức năng bảo mật và phần quyền
-Người sử dụng chương trình:đăng ký và phân quyền cho người sử
dụng chương trình,giúp người quản lý có thể theo dõi,kiểm soát
được chương trình
-Đổi password:người sử dụng có thế đổi mật mã để vào chương
trình và sử dụng hệ thống dữ liệu

Cần phân chia khả năng truy cập dữ liệu nhập xuất cho từng nhóm
người sử dụng để tránh việc điều chỉnh số liệu không thuộc phạm
vi quản lý của người sử dụng,dẫn đến việc khó kiểm soát số
liệu,làm sai lệch kết quả hệ thống cuối kỳ….
Phân tích hệ thống vẽ biểu đồ
1) Biểu đồ phân cấp chức năng
2) Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh
Quản Lý
Nhập
-Thêm
-Sửa
-Xóa
-Thanh
toán HD
Quản Lý
Bán
-Đưa ra
HD
-Sửa TT
-Cập
Nhật
-Thanh
toán HD
QL Nhân
Viên
-Thêm
-Sửa
-Xóa
QL Nhà
Cung Cấp

-Thêm
-Sửa
-Xóa
Quản Lý Điện
Thoại
QL Khách
hàng
-Thêm
-Sửa
-Xóa
Tìm
Kiếm
-Tìm
TTHH
-Thống
kê HN
-Thống
kê HB
QL Hàng
Hóa
-Thêm
-Sửa
-Xóa
3) Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức Đỉnh
Hệ
thốn
g
quản
lý
Khách

hàng
Nhân viên
Nhà
cung
cấp
T.tin yêu cầu
mua
T.tin phản hồi
HĐ+danh sách
hang,phiếu xuất
T.tin thanh toán
T.tin yêu cầu
nhập
T.tin phản hồi
Danh sách
hang,phiếu xuất
T.tin thanh toán
T.tin tìm kiếm
T
.
t
i
n

k
ế
t

q
u

ả
Cập nhạt
Thêm hàng
Xóa hàng
Sửa hàng
Y
ê
u

c
ầ
u

B
á
o

c
á
o
Xóa
Sửa
Cập Nhật
Thêm
Sửa
Xóa
Thêm
Cập Nhật
Cập Nhật
Cập Nhật

Cập Nhật
Xóa NCC
Sửa NCC
Thêm NCC
Ban Quản Lý
Quản Lý
Bán
Quản Lý
Khách
Hàng
Tìm
Kiếm
Thống
Kê
Quản Lý
Nhân
Viên
Quản Lý
Nhập
Quản Lý
NCC
Quản Lý
Hàng
Hóa
T.T Hàng
Hóa
Hàng Nhập
Hàng Bán
Hàng Hóa
Hàng Nhập

Hàng Bán
Hàng Hóa
Quản Lý
Kho
Quản Lý
Quầy
4) Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu
a) Quản Lý Nhập
b) Quản Lý Bán Hàng
c) Quản Lý Nhân Viên
Nhân Viên
T.tin K.hang
sau khi thêm
Quản Lý
Nhân Viên
Thêm
Nhân
Viên
Sửa
Nhân
Viên
Xóa
Nhân
Viên
T.tin yêu
cấu thêm
T.tin chấp
nhận
T.tin yêu
cấu xóa

T.tin phản
hồi
T.tin yêu cấu sửa
T
.
t
i
n

c
h
ấ
p

n
h
ậ
n
Khách hàng
T.tin KH sau
xóa
T
.
t
i
n

K
H

s
a
u

x
ó
a
T.tin K.hàng
thêm
d) Quản Lý Khách Hàng
T.tin K.hang
sau khi thêm
Quản Lý
Khách
Hàng
Thêm
khách
hàng
Sửa
khách
hàng
Xóa
khách
hàng
T.tin yêu
cấu thêm
T.tin chấp
nhận
T.tin yêu
cấu xóa

T.tin phản
hồi
T.tin yêu cấu sửa
T
.
t
i
n

c
h
ấ
p

n
h
ậ
n
Khách hàng
T.tin KH sau
xóa
T
.
t
i
n

K
H

s
a
u

x
ó
a
T.tin K.hàng
thêm
e) Quản Lý Nhà Cung Cấp
f) Tìm Kiếm Và Thống Kê
T.tin nhà cung
cấp sau khi thêm
Quản lý
nhà cung
cấp
Thêm
nhà
c.cấp
Sửa
nhà
cung
cấp
Xóa
nhà
c.cấp
T.tin yêu
cấu thêm
T.tin chấp
nhận

T.tin yêu
cấu xóa
T.tin phản
hồi
T.tin yêu cấu
sửa
T
.
t
i
n

c
h
ấ
p

n
h
ậ
n
Nhà cung cấp
T.tin Ncc
sau xóa
T
.
t
i
n

n
h
à

c
.
c
ấ
p

s
a
u

x
ó
a
T.tin nhà
c.cấp thêm
g) Báo Cáo Thống Kê
Yêu Cầu
Kết Quả
Kết Quả
Yêu Cầu
Yêu Cầu
Kết Quả
Yêu Cầu
Tìm Kiếm Và Thống Kê
Thống kê
Hàng bán

Ban Quản Lý
Thống Kê
Hàng Nợ
Hàng Bán
Khách Hàng
Hàng Nhập
Kết Quả
Thống kê Hàng
Nhập
Điện Thoại
Tìm Thông
Tin Về Điện
Thoại
C. Phân tích hệ thống
1. Xác định thực thể
a. Thực thể NCC: Là thực thể ứng với nhà cung cấp của công ty Các
thuộc tính của NCC:
MaNCC: mã nhà cung cấp,đây là thuộc tính khóa
TenNCC:Tên của nhà cung cấp
diachiNCC:địa chỉ nhà cung cấp
FaxNCC:số Fax nhà cung cấp
EmailNCC:Email của nhà cung cấp
b. Thực thể PHIEUNHAP :Là thực thể ứng với phiếu nhập mặt hàng
của công ty Các thuộc tính của PHIEUNHAP:
MaPN: mã của phiếu nhập,đây là thuộc tính khóa
NgayNhap:ngày nhập mặt hàng của phiếu nhập
TongGia:tổng giá trị mặt hàng
MaNCC:
Soluongnhap:
Gianhap:

MaNV:
c. Thực thể MATHANG: Là thực thể ứng với một sản phẩm của công
ty, Các thuộc tính của MATHANG:
MaMH: mã của mặt hàng,đây là thuộc tính khóa
TenMH:tên mặt hàng
Số IMEI:số imei của mặt hàng Ở đây phân biệt các sản phẩm khác
nhau,ví dụ như hai mặt hàng N72 là hai MATHANG điện thoại khác
nhau,nó được phân biệt bằng thuộc tính MaMH,nhưng nó nằm trong
cùng một NHOMMATHANG đó là N72 mà ta sẽ khảo sát
Mah:
TGbaohanh:thời gian bảo hành
Soluong:số lượng
d. Thực thể PHIEUXUAT :Là thực thể ứng với phiếu xuất mặt hàng
của công ty Các thuộc tính của PHIEUXUAT:
MaPX: mã phiếu xuất,đây là thuộc tính khóa
NgayXuat:ngày xuất mặt hàng từ kho ra quầy
MaKH:mã khách hàng
MaMH:mã mặt hàng
Soluongban:số lượng bán
Giaxuat:giá xuất
Ngayban:ngày bán
TongGia:tổng giá
MaNV:mã nhân viên làm phiếu
e. Thực thể NHANVIEN:Là thực thể ứng với nhân viên của công ty
Các thuộc tính của NHANVIEN:
MaNV: mã nhân viên,đây là thuộc tính khóa
TenNV:họ tên của nhân viên
DiaChiNV:địa chỉ của nhân viên
GioiTinh:giới tính nhân viên
DienThoaiNV:số điện thoại của nhân viên

NgaySinh:ngày sinh của nhân viên
f. Thực thể KHACHHANG :Là thực thể ứng với khách hàng của công
ty Các thuộc tính của KHACHHANG:
MaKH: mã khách hàng,đây là thuộc tính khóa
TenKH:họ tên của khách hàng
DienThoaiKH:số điện thoại của khách hàng
EmailKH:Email của khách hàng
diachi:địa chỉ khác hàng
g. Thực thể BAOHANH :Là thực thể ứng sự bảo hành từng nhóm mặt
hàng của công ty,ví dụ nhóm mặt hàng N72 có thời gian bảo hành là 2
năm Các thuộc tính của BAOHANH:
MaBH: mã bảo hành,đây là thuộc tính khóa
TGianBH:thời gian bảo hành
SoIMEI:số imei
ngaycapnhatBH:ngày cập nhật bảo hành của mặt hàng
h. Thự thể user
Tendangnhap:tên đăng nhập
pass:pass
phanquyen:phân quyền