Tiểu luận thiết kế dự án Thiết kế phần mềm quản lý của hàng bán máy tính

Thiết kế dự án 1:
“Thiết kế phần mềm quản lý của
hàng bán máy tính “
Giảng viên: Đinh Xuân Pháp
Nhóm sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Hồng Trang
Nguyễn Thị Thanh Hải
Nguyễn Thị Xuân Mai
Trịnh Thị Thúy Ngân
Lớp: Tin học C – K52
Khoa: Công nghệ thông tin
Trường: Đại học Nông Nghiệp Hà Nội

Lời Nói Đầu
-Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, một trong nỗi bận
tâm hàng đầu của chủ doanh nghiệp là làm sao quản lý sát sao tình hình kinh
doanh với các số liệu về kho hàng (nhập, xuất, tồn kho) và tình hình công nợ
của từng khách hàng.
Nếu thực hiện việc quản lý trên bằng ghi sổ sách thủ công, sẽ làm mất rất
nhiều thời gian và công sức, đôi khi còn bị thất thoát về mặt tài chính.
Với xu thế tiến bộ của khoa học - công nghệ hiện nay, máy vi tính có thể
giúp chúng ta giải quyết một cách nhẹ nhàng, nhanh chóng và chính xác, tiết
kiệm tối đa chi phí quản lý.
Từ những yêu cầu thực tế đó chúng em đã quyết định xây dựng phầm
mềm” QUẢN LÝ CỦA HÀNG BÁN MÁY TÍNH “ sẽ giúp quản lý một
cách tập chung giả quyết vấn đề thất thoát dữ liệu, bảo mật an toàn, các
công việc ghi sổ sách, chứng từ và theo dõi, tổng hợp số liệu bằng tay và trí
nhớ sẽ được thay bằng máy tính, người sử dụng chỉ cần nhập vào các chi
tiết chứng từ phát sinh và yêu cầu thông tin cần nhận, chương trình sẽ tự
động cập nhật, tính tóan và đưa ra báo cáo kết quả, không đòi hỏi người sử
dụng phải khai báo từng tài khỏan hạch tóan cho mỗi chứng từ phát sinh …
A.Khảo sát dự án

I. cơ cấu tổ chức
II. lĩnh vực hoạt động
III. Dịch vụ bảo hàng:
IV. Cách thức thanh toán cụ thể
V. báo cáo và chứng từ
VI. quản lý chung nhân viên
VII: Quy trình hoạt động bán hàng
VIII. Các biểu và báo cáo đang dùng
IX. phương hướng xây dựng phần mềm
X. Hạn chế của phần mềm
B - phân Tích Hệ Thống
I sơ đồ phân tích
II cơ sở dữ liệu
C. Thiết Kế Hệ Thống
I.cơ cấu tổ chức
Sau đây là việc khảo sát sơ bộ của nhóm chúng em về hiện trạng quản lý
của công ty : CÔNG TY CP THẾ GIỚI CÔNG NGHỆ SỐ F5
(có website là )
công ty F5 là công ty khá lớn chuyên về bán máy tính, các thiết bị văn
phòng và một số linh kiện khác.
Công ty gồm 3 trụ sở
-SHOWROOM: THIẾT BỊ SỐ
560 Trường Chinh, Đống Đa, Hà Nôi
Đây là nời chuyên bán mặt hàng về máy tính
-TRỤ SỞ : MÁY VĂN PHÒNG - MÁY TÍNH LINH KIỆN
115 Hoàng Văn Thái, Thanh Xuân, Hà Nôi
là nơi chuyên bán thiết bị văn phong –máy tính linh kiện.là trụ sở chính
của công ty
-CHI NHÁNH: TP. HỒ CHÍ MINH
27 Nguyễn Quang Bích, P.13, Q.Tân Bình, TP.HCM

là chi nhánh : bán tất cả các loại mặt hàng của công ty
Sơ đồ tổ chức

II. LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG
1. Thương mại điện tử
công ty F5 áp dụng giải pháp bán hàng trực tuyến, Dựa trên nền tảng là
Websites: www.f5pro.vn các sản phẩm niêm yết đa dạng, cùng đội ngũ bán
hàng hỗ trợ tư vấn đưa ra giải pháp, miễn phí giao hàng, lắp đặt hướng dẫn
sử dụng tận nơi (nội thành Hà Nội, và TP.HCM)
2. Các sản phẩm CNTT
Công ty CP Công nghệ F5 cũng là một trong những công ty phân phối các
sản phẩm Công nghệ thông tin tại Việt nam.
Các sản phẩm công nghệ thông tin công ty cung cấp bao gồm:
+ Máy tính xách tay: Nhập khẩu trực tiếp một số dòng Laptop của Dell,
HP, Sony, Thinkpad, ngoài ra còn là đại lý phân phối chính thức các thương
hiệu HP, Acer, IBM Lenovo,Apple, Toshiba.
+ Các linh kiện máy tính: Cung cấp các linh kiện, phụ kiện rời, các thiết
bị ngoại vi cho các nhà tích hợp hệ thống: Processor, Mainboard, HDD,
Video Card .
. + Sản phẩm Server, desktop, notebook của các hãng: HP - Compaq,
IBM, chất lượng sản phẩm và chế độ bảo hành tuân thủ theo đúng quy
định của nàh sản xuất.
3. Thiết bị an ninh
• Camera quan sát ngày và đêm (Hồng ngoại)
• Camera dome áp trần nguỵ trang (quan sát ngày đêm, để những nơi không
thể phát hiện), thiết bị không dây và có dây, kết nối trực tiếp IP (Internet)
không qua hệ thống DVR (bộ ghi hình hay card ghi hình).
• Camera Speed dome(tuần tra) tự động quay 128 điểm, quay trái phải,
zoom gần xa(khoảng cách 300-500m) hình ảnh như thật.
• Thiết bị ghi hình đầu ghi DVR, Card ghi hình máy tính(dùng lưu trữ

thông tin hằng ngày khi gặp sự cố có thể xem lại, thu hình kết nối hệ thống
chống trộm).

III.DỊCH VỤ BẢO HÀNH
Bảo hành :- Bảo hành thiết bị tin học là: khắc phục những lỗi hỏng hóc, sự
cố kỹ thuật xảy ra do lỗi của nhà sản xuất.
Bảo trì: Bảo trì, bảo dưỡng là: Bao gồm lau chùi máy tính, quét virus, cài
đặt các chương trình, sửa chữa những hỏng hóc nhỏ có thể sửa được (không
bao gồm thay thế thiết bị).
1.quy đinh về bảo hành
.
+ Những thiết bị mang đến bảo hành phải có đầy đủ điều kiện để được bảo
hành theo quy định bảo hành của F5
Thiết bị đổi phải còn giữ nguyên hiện trạng ban đầu (không bị trầy xước,
biến dạng…) và còn đầy đủ các phụ kiện kèm theo
- Thiết bị được bảo hành miễn phí nếu thiết bị đó còn thời hạn bảo hành
được tính kể từ ngày giao hàng, thiết bị được bảo hành trong thời hạn bảo
hành ghi trên phiếu và theo quy định của từng hãng sản xuất tất cả các sự cố
về mặt kỹ thuật
-Có phiếu (sổ) bảo hành và tem bảo hành của công ty trên thiết bị.
- Tất cả các sản phẩm bảo hành đều được nhân viên kỹ thuật bảo hành (cùng
khách) kiểm tra tình trạng sản phẩm trước khi làm thủ tục nhận – trả bảo
hành.
- Tất cả các sản phẩm nhập bảo hành đều được làm “Phiếu nhận bảo hành và
Sửa chữa dịch vụ”. Phiếu này gồm 02 liên: khách hàng nhận liên thứ 2 (màu
xanh) Mọi khoản thu – chi của trung tâm bảo hành đều có phiếu thu, phiếu
chi, có đầy đủ chữ ký, họ tên của người có thẩm quyền của công ty khách
hàng trả tiền cho thủ quỹ
- không thu bất kỳ khoản phí nào, dưới bất kỳ hình thức nào đối với tất cả
sản phẩm có đầy đủ tiêu chuẩn bảo hành theo quy định.

-đối với trường hợp bị mất phiếu bảo hành
-Đối với những sản phẩm đã mua của công ty, nhưng vi phạm điều kiện về
thủ tục bảo hành (phiếu bảo hành bị mất, bị nhàu, nát, không có tem bảo
hành
- khách hàng phải cung cấp số phiếu xuất, tên khách hàng, khoảng thời gian
xuất của sản phẩm đó. Công ty sẽ thông tin lại cho khách vào ngày tiếp theo
tính từ ngày nhận hỗ trợ
- Các lỗi thiết bị không nằm trong điều kiện được bảo hành như: cháy nổ bản
mạch, côn trùng xâm nhập, nước vào, do môi trường ẩm thấp. Trong trường
hợp này công ty sẽ hỗ trợ quý khách bằng đúng chi phí mua linh kiện sửa
chữa.
- Trong vòng 15 ngày sau ngày hết hạn bảo hành. công ty sẽ hỗ trợ sửa chữa,
còn chi phí sửa chữa công ty tính đúng bằng giá trị linh kiện.
Ngoài ra khách hàng mua sản phẩm của công ty( trong nội thành Hà
Nội,tp.HCM )sẽ được tới tận nhà bảo hành miễn phí trong vòng 3 tháng đầu
tiên.
IV.CÁCH THỨC THANH TOÁN CỤ THỂ:
1. Thanh toán tiền mặt cho người giao hàng
a. Nếu địa điểm giao hàng là địa điểm thanh toán thì F5. sẽ thu tiền khi
giao hàng.
b. Nếu địa điểm giao hàng khác với địa điểm thanh toán F5. sẽ thu tiền
trước khi giao hàng.
khách hàng sẽ được yêu cầu cho biết cụ thể thời gian thanh toán khi vào
đặt hàng.
2. Chuyển khoản qua bưu điện tại Việt Nam
khách thanh toán qua đường bưu điện, chuyển tiền đến công ty theo như tên
người nhân dưới đây.
CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI CÔNG NGHỆ SỐ F5
Showroom: Laptop - Thiết bị di động
560 Trường Chinh - Đống Đa - Hà Nôi

Tel: +84-4-35640558 | Fax : +84-4-35640730 | Mobile:
0932168866
Email: | Web: www.f5pro.vn

Trụ sở chính : Máy Văn Phòng
115 Hoàng Văn Thái, Thanh Xuân, Hà Nôi
Tel: +84-4-35667282 | Fax : +84-4-35667286 | Mobile: 0909860886
Email: | Web: www.f5pro.vn

Chi nhánh tại TP.Hồ Chí Minh:
27 Nguyễn Quang Bích, P.13, Q.Tân Bình, TP. HCM
Tel: +84-8-38132181 | Fax : +84-8-38132184 | Mobile:
0975236688
Email: sale @f5pro.vn | Web: www.f5pro.vn Địa chỉ: Số 560
Trường Chinh - Đống Đa - Hà Nội
Khi nhận được giấy báo nhận tiền từ bưu điện, công ty sẽ thực hiện đơn
hàng theo yêu cầu của khách.
+ Khách hàng gửi tiền từ Hà nội & TP.HCM: Sau khi KH gửi tiền 2 giờ. đã
có thể nhận được tiền
+ Khách hàng gửi tiền từ các tỉnh khác: Trong vòng 24 tiếng công ty
nhận được tiền.
3. Chuyển khoản qua ngân hàng tại Việt Nam.
khách thanh toán qua ngân hàng, chuyển tiền đến tài khoản công theo
thông tin người nhân dưới đây.
Khi nhận được giấy báo nhận tiền từ ngân hàng, sẽ thực hiện đơn hàng
theo yêu cầu của khách.
Thông tin người nhận như sau:

CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI CÔNG NGHỆ SỐ F5
Địa chỉ : Số 4 Ngách 554/1 Trường Chinh - Đống Đa - Hà Nội

MST : 0102028438
Tài khoản Ngân hàng:

Ngân hàng ACB:
TK VNĐ: 68834969
Ngân hàng ACB - Phòng GD Nam Hà Nội
Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển Nông
thôn VN:
TK VNĐ: 1484101200401168
Phòng GD Trường Chinh - Ngân hàng
NN&PTNT VN tây Hà Nội
Ngân hàng VIETCOMBANK:
TK VNĐ: 0011003628460
Ngân hàng TMCP Ngoại Thương VN - Phòng
GD 11
+ Cùng hệ thống ngân hàng: Sau 10 phút, tiền sẽ được chuyển vào tài
khoản của F5Pro
+ Khác hệ thống ngân hàng: Trong vòng khoảng 1 ngày
4. Chuyển khoản bằng ATM tại Việt Nam
Ngoài ra khách cũng có thể dùng chuyển khoản bằng hệ thống ATM
khách thanh toán vào số tài khoản người đại diện F5 như sau :
NGUYỄN HOÀNG HẠNH

Ngân hàng 01: Ngân hàng ACB - Phòng giao dịch Nam Hà Nội
Số TK: 7059-2279
Ngân hàng 02: Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam
(Vietcombank - Phòng giao dịch 11)
Số TK: 0011003628864
Ngân hàng 03: Ngân hàng VPBank (Hà Nội)
Số TK: 5203-9502-5026-7465

Ngân hàng 04: Ngân hàng Quốc tế (VIB Bank) (Hà Nội)
Số TK: 0257-0406-0826-821
Ngân hàng 05: Ngân hàng Đông Á (Hà Nội)
Số TK: 1792-0101-5016-1296

V.BÁO CÁO VÀ CHỨNG TỪ
1.báo cáo
Các báo cáo tồn kho,công nợ khách,công nợ nhà cung cấp, báo cáo thu chi
đều nằm dạng file word,excel, và dạng giấy tờ
-Cũng như các công ty khác vào ngày 20 hàng thàng F5 phải khai thuế với
chi cục thuế bằng phần mềm kê khai thuế.
2.chứng từ :hóa đơn,phiếu thu,phiếu chi, tất cả đều ở dạng giấy tờ viết thủ
công
3.các bưu gửi cho khách hàng : hóa đơn, hợp đồng đều được gửi thông qua
công ty chuyển phách nhanh “Hoa lưu”.
VI. QUẢN LÝ CHUNG NHÂN VIÊN
Các phong nhân viên như:lễ tân,kinh doanh,kế toán, kỹ thuật ở các trụ sở
đều có các camera giám sát hoạt dộng
-Trang thiết bị : Tất cả nhân viên công ty đều có máy tính riêng được kết nối
mạng internet, mỗi phòng có điện thoại được nối với nhau thông qua mạng
nội bộ, các nhân viên kinh doanh đều được trang bị điện thoại riêng
-Người quản lý công ty theo giõi tình trạng hoạt động ,làm việc thông qua hệ
thống camera giám sát ,và hình ảnh được ghi lại
Mỗi khi nhập hàng hay giao hàng cho khách đều có các nhân viên kỹ thuật
kiểm tra và hướng dẫn .
-Quy trình tính lương của nhân viên:
-nhân viên kế toán + quản trị website:300.000.000 vnđ/tháng+thưởng
Kế toán trưởng:3500.000vnđ
-nhân viên kỹ thuật và nhân viên khác lương cơ bản là :2.500.000vnđ+phụ
cấp +thưởng

-Lương nhân viên mới làm(thử việc ) :2.500.000*0,8=2.000.000vnđ+thưởng
Phụ cấp với nhân viên kỹ thuật :300.00vnđ/tháng
-Áp dụng tất cả nhân viên đi làm đầy đủ 26 ngày thưởng là :100.00vnđ
-nhân viên kinh doanh 2.500.00 vnđ+triết khấu doanh thu+thưởng +phụ cấp
Doanh số tối thiểu kinh doanh 15.000.000vnđ
BẢNG TRIẾT KHẤU ÁP DỤNG VỚI KINH DOANH & BỘ
PHẬN KHÁC
Doanh số tối thiểu kinh doanh 15.000.000vnđ Mức thưởng
Lợi nhuận từ 15.000.000 Vnđ đến 25.000.000 Vnđ 15%
Lợi nhuận từ 25.000.001 Vnđ đến 35.000.000 Vnđ 20%
Lợi nhuận từ 35.000.001 Vnđ đến 45.000.000 Vnđ 30%
Lợi nhuận từ 45.000.001 Vnđ trở ra 35%
Ngoài bộ phận kinh doanh ra, các bộ phận khác như kế
toán, kho, kỹ thuật…hưởng trực tiếp lợi nhuận trên đơn
hàng.
30%
Ghi chú:
- Triết khấu được tính từ số lợi nhuận sau thuế, và trừ mọi chi phí
phát sinh sau bán hàng.
- Đối tượng được hưởng triết khấu khi đã thu đủ tiền của khách
hàng, và giải quyết xong các vấn đề phát sinh.
- Đối với phòng kinh doanh
+ Doanh số đạt trên 15.000.000đ kinh doanh được hưởng đầy
đủ các hình thức: Lương – Phụ cấp - Thưởng - Triết khấu như trên.
+ Sau 6 tháng ban giám đốc sẽ tăng lương 01 lần tuỳ theo năng
lực.
+ Doanh số không đạt 15.000.000đ kinh doanh chỉ được nhận
70% lương cơ bản, không được nhận bất kỳ khoản tiền thưởng nào.
VII.QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG
Trường hợp 1 : đặt hàng trên website www.f5pro.vn

Bước 1 : khách hàng Xem thông tin giỏ hàng
- Sau khi xem sản phẩm cần mua trên website: www.f5pro.vn quý khách
click vào nút “Chọn mua” trong phần xem chi tiết sản phẩm. Hệ thống đã
hiển thị sẵn đơn giá của sản phẩm đó. Quý khách có thể nhập số lượng sản
phẩm cần mua và click và nút “Cập nhật giỏ hàng”.
- Nếu muốn trả lại sản phẩm đã chọn (không mua nữa), quý khách nhập vào
số lượng của sản phẩm đó bằng "0" hoặc tích vào ô bên cạnh ô số lượng sản
phẩm và click vào nút “Xoá giỏ hàng”.
- Mỗi lần thay đổi số lượng của sản phẩm, quý khách click vào nút "Cập
nhật giỏ hàng" để hệ thống ghi nhận lại những thay đổi trong giỏ hàng của
bạn.
- Tiếp đến quý khách điền đầy đủ thông tin (thông tin khách hàng, Email, số
điện thoại, địa chỉ) của mình rồi click vào nút “Gửi đơn hàng”. Nhân viên F5
sẽ Email hoặc gọi điện phản hồi tới quý khách.
Bước 2: Phương thức thanh toán
Quý khách có thể lựa chọn một trong những hình thức Thanh toán của
F5pro.
Bước 3 - Địa chỉ thanh toán và giao hàng
- F5pro chỉ tiến hành gửi hàng đi sau khi nhận được Thanh toán từ phía Quý
khách bằng các hình thức (bằng thẻ tín dụng, thẻ ATM, chuyển khoản qua
Ngân hàng). Vì vậy để sớm nhận được hàng, khách vui lòng tiến hành thủ
tục chuyển tiền sớm. F5pro sẽ giao hàng theo địa chỉ trong đơn hàng mà quý
khách đã gửi.
Sau khi :khách hàng đặt hàng thông qua điên thoại hoặc qua website,điện
thoại website …(không trực tiếp)
Bước tiếp theo thuộc về công ty :
bước 1:nhân viên kinh doanh kiểm tra lại tính sác thực của thông tin khách
và thông tin đặt hàng
-trường hợp khách hàng yêu cầu làm hợp đồng
+kinh doanh làm hợp đồng-> giám đốc ký duyệt-> hợp đồng được gửi

cho khách hàng để ký kết hợp đồng( qua phách nhanh nếu ko trong thành
phố Hà Nội và HCM) ->khách hàng gửi lại hợp đồng cho công ty (trong
trường hợp cả 2 bên đều đồng ý hợp đồng được ký kết) chuyển tiền theo quy
đinh hợp đồng.
+khách ko yêu cầu hợp đồng thì làm theo đơn đặt hàng
-nhân viên kế toán ghi hóa đơn và xuất kho, giấy bảo hành
Bước 2: giao hàng:theo đơn đặt hàng
-Trong nội thành Hà Nội và t.p HCM không tính phí vận chuyển
nhân viên kỹ thuật(kim giao hàng ) sẽ giao hàng,hóa đơn,hợp đồng(nếu yêu
cầu hợp đồng )hướng dẫn sử dụng cho khách hàng
-Nếu các tỉnh khác hàng,hóa đơn, sẽ được mang tới qua chuyển phách
Trường hợp 2: khách hàng tới đặt hang tại công ty
Bước 1:khách hàng tới gặp trực tiếp bộ phận kinh doanh và đặt hàng tại
công ty
Bước 2:kinh doanh kiểm tra thôi tin đặt hàng và các điều kiên yêu cầu khách
-trường hợp khách hàng yêu cầu làm hợp đồng
+kinh doanh làm hợp đồng-> giám đốc ký duyệt hợp đồng -> hai bên ký
kết hợp đồng
-nhân viên kế toán ghi hóa đơn và xuất kho, giấy bảo hành
Bước 3: giao hàng
-Trong nội thành Hà Nội và t.p HCM không tính phí vận chuyển
nhân viên kỹ thuật(kim giao hàng ) sẽ giao hàng,hóa đơn,hợp đồng(nếu yêu
cầu hợp đồng )hướng dấn sử dụng cho khách hàng
-Nếu các tỉnh khác hàng,hóa đơn, sẽ được mang tới qua chuyển phách .
-Nếu Khách nhận hàng tại F5, thanh toán toàn bộ khi giao hàng
Chú ý:Nếu ký kết hợp đồng việc chuyển tiền và nhận hàng được làm
theo hợp đồng
- khách hàng (không có hợp đồng)ngoài tỉnh phải thanh toán đầy đủ
trước khi giao hàng
VIII.CÁC BIỂU VÀ BÁO CÁO ĐANG DÙNG:

1.biểu mẫu và báo cáo đang dùng

CÔNG TY CP THẾ GIỚI CÔNG NGHỆ SỐ
F5
Địa chỉ: 560 Trường Chinh, Đống Đa, HN
ĐT: 04 3564 0558 fax: 043 5640730
PHIẾU XUẤT KHO KIÊM BẢO HÀNH
Số:564
Ngày … tháng … năm 2010
Người mua hàng:
Công ty:
Địa chỉ
MST:
Điện thoại:
Lý do: xuất bán
Bằng chữ:
Lưu ý:
- Chế độ bảo hành: Bảo hành theo chế độ của nhà SX tại trung tâm hoặc
tại Cty F5 Pro- sô 560 Trường Chinh, Đống Đa, HN.
- Hình thức thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt. Sec, Visa Card hoặc
chuyển khoản.
- Đơn vị hưởng: Công ty CP thế giới công nghệ số F5.
STK 688 34969
tại NH ACB _ PGD Nam Hà Nội
- Tỷ giá thanh toán: Thanh toán theo tỷ giá trung bình giữa giá bán ra của
NH Ngoại thương và giá bán của thị trường tự do tại thời điểm thanh toán.
Phụ trách cung
tiêu
(ký, họ tên)
Người mua

hàng
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(ký, họ tên)
Đơn vị: Số
Mẫu 01-TT.
Phiếu thu QĐ số 1141 TC/ CĐKT
Ngày 1/ 11/ 1995
Ngày của BTC.
Nợ
Có
Họ và tên người nộp :
Địa chỉ :
Lý do nộp :
Số tiền : (Viết bằng
chữ)
Kèm theo chứng từ gốc.
Ngày tháng năm.
Thủ trưởng Kế toán Người lập Người Thủ quỹ
đơn vị trưởng biểu nộp
Đơn vị: Số: KT/ KR
Ngày:
Phiếu chi
TK Nợ Trả cho:
Do ông (bà)
CMT cấp ngày
ký nhận.
Diễn giải:

đ

Kèm chứng từ gốc.
Ngày Tháng Năm
Ngày Trưởng phòng Kiểm Thủ Người lập
Người nhận ký tên: kế toán soát quỹ phiếu

Mẫu số 01-VT
Đơn vị:…………. (Ban hành theo QĐ số : 15/2006/QĐ-BTC
Bộ phận:………… ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày… tháng… năm…. Nợ :……….
Số:……………………… Có:………
-Họ và tên người giao:……………………………………………….
-Theo……… số… ngày… tháng….năm… của…………………
Nhập tại kho:……………… Địa điểm………………………………
S
T
T
Tên nhãn
hiệu,quy cách
phẩm chất vật
tư,dụng cụ,sản
phẩm,hàng hóa
Mã
số
Đơn
vị tính
Số lượng
Đơn

giá
Thành
tiền
Theo
chứng
từ
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
Cộng
-Tổng số tiền(viết bằng chữ):
………………………………………………………
-Số chứng từ gốc kèm
theo………………………………………………………

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế
toán trưởng
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
(Hoặc bộ phận
Có
nhu cầu nhập)

Bộ,Sở:……
Đơn vị:…

BÁO CÁO TỒN KHO
Tháng:………………
Kho :………………………………………………
Vật tư hàng hóa Đầu kỳ Nhập
kho

Xuất kho Cuối kỳ
Mã Tên SL TT SL TT SL TT SL TT
Loại:
Cộng theo loại
Cộng theo kho
Cộng các kho
Lập ,ngày…
tháng…năm
Người lập Thủ kho Phụ trách kế toán Thủ trường đơn
vị
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên,đóng
dấu)
2.Nhược Điểm hệ thống: Mọi giấy tờ và các chứng từ giao dich đều được
lưu trữ dưới dạng giấy tờ và file word,excel,với khối lượng cồng kềnh và
tính chính xác thấp, tính thống nhất chưa cao,dễ mất mát, đặc biệt mất thời
gian và đau đầu cho người quả lý. Điều này gây khó khăn cho quy trình
quản lí và tài chính, sự phức tạp về thủ tục khiến tốn nhiều thời gian của
khách hàng
IX. PHƯƠNG HƯỚNG XẦY DỰNG PHẦN MỀM
Để khắc phục hạn chế hệ thống chúng em xin đưa ra phần mềm”quản
lý bán hàng máy tính “
*. Yêu cầu đối với người sử dụng chương trình: Chương trình không đòi hỏi
người sử dụng phải biết các khái niệm chuyên sâu của nghiệp vụ Kế toán.
Về cấu hình của máy vi tính, chương trình yêu cầu cấu hình tối thiểu sau
đây:
· Bộ vi xử lý từ Pentium IV 450 trở lên
· Bộ nhớ RAM tối thiểu: 256 Mb
· Đĩa cứng còn trống ít nhất 20Mb
Từ kết quả khảo sát sơ bộ đưa ra phương hướng:
-xác định được phạm vi quản lí của hệ thống là quản lí bán hàng. Ngôn ngữ

sử dụng VB.net
- Các đối tượng sử dụng hệ thống: nhân viên công ty F5
* * Phương hướng cải tiến hệ thống :
• Xây dựng phần mềm nhằm tin học hóa khâu quản lí bán hàng của
của hàng công ty F5 như tin học hóa khối lượng công việc trên
giấy tờ, giảm thiểu dư thừa nhân sự
• Hệ thống mới sẽ tăng khả năng xử lí, đáp ứng được yêu cầu , tin
cậy, chính xác, an toàn dữ liệu, đỡ tốn thời gian và công sức cho
nhân viên cũng như khách hàng , mang lại lợi ích sử dụng v.v…
• Dễ dàng triển khai, không đòi hỏi nguồn nhân lực trình độ cao
• Tổng hợp thông tin, kết xuất thành các báo cáo có giá trị cho quyết
định kinh doanh.
• Tạo mô hình quản lý chuẩn để có thể mở rộng mạng lưới kinh
doanh mà không sợ thiếu năng lực quản lý.
• Khai thác tối đa tiềm lực mạng Internet, để có thể truy xuất báo
cáo mọi lúc mọi nơi.
Như vậy đầu tư cho doanh nghiệp một hệ thống quản lý bán hàng đồng
nghĩa với việc bạn đang tiết kiệm được nhân lực, thời gian và chi phí quản lý
nghĩa là tăng sức cạnh tranh cho chính thương hiệu của mình,luôn hướng
đến cho khách hàng những giải pháp quản lý kinh doanh, hiệu quả và có
giá trị thiết thực trong thực tế.Nhằm mang lại sự chuyên nghiệp trong cách
xử lý, hơn nữa với tính chất, chức năng dễ sử dụng, phù hợp với phương
thức quản lý trên thực tế của phần mềm sẽ giúp tiết kiệm tiền bạc và thời
gian cho khách hàng.
Chức năng của hệ thống :
1.Quản lý danh mục
khách hàng: theo giõi thông tin về khách hàng thuận tiện quản lý khách
hàng
nhà cung cấp: theo giõi thông tin nhà cung cấp thuận tiên quả lý nhà cung
cấp

máy tính : quản lý chi tiết mặt hàng của công ty gồm giá nhập, giá
bán
tỷ giá ngoại tệ: quản lý dao dịch theo đúng tỷ giá thuận tiện cho quản lý
mua bánh sản phẩm
2.quản lý chứng từ: các chứng từ giao dịch
-xuất bán lẻ
-xuất bán buôn
-nhập hàng từ nhà cung cấp
-viết phiếu thu
-viết phiếu chi
3.báo cáo
-bán hàng thu tiền theo ngày: bao gồm doanh thu từ các hoạt động kinh doanh của
đơn vị theo ngày
- chi theo ngày : bao gồm các chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị
-tồn kho: bao gồm tình hình nhập, xuất, tồn kho (về số lượng và giá trị)
-công nợ khách hàng:bao gồm khách mua hàng của đơn vị (chi tiết thanh toán và số
dư công nợ)
-công nợ nhà cung cấp: bao gồm tình hình công nợ với nhà cung cấp của đơn vị (chi
tiết thanh toán và số dư công nợ)
4.tìm kiếm :tìm kiếm đơn giản thuận tiện cho nhà quản lý
-hóa đơn
-phiếu thu
-phiếu chi
-bảo hành
an toàn
1. Nhằm bảo đảm bí mật và an toàn về số liệu kinh doanh của doanh nghiệp,
chương trình có chức năng bảo mật nghiêm ngặt, người sử dụng chương
trình được ấn định mã khóa sử dụng, khi cần thiết người sử dụng có thể tùy
ý thay đổi mã khóa này. Như vậy, chỉ những ai có mã khóa mới sử dụng
được chương trình và đọc được các số liệu do chương trình cung cấp.

Nếu doanh nghiệp có nhiều nhân viên sử dụng chương trình, chương trình
cho phép chủ doanh nghiệp cấp mã khóa cho từng nhân viên đồng thời quy
định cho từng nhân viên được phép cập nhật hoặc đọc được những số liệu
nào từ chương trình. Khi cần thiết, chủ doanh nghiệp có thể hủy bỏ quyền sử
dụng chương trình của một nhân viên xác định, khi đó mã khóa của nhân
viên đó không còn hiệu lực khởi động được chương trình nữa.
2.
Chương trình có thể cài đặt trên mạng máy tính cục bộ của doanh nghiệp
(mạng LAN), giúp doanh nghiệp tổ chức quản lý dữ liệu thống nhất và
nhanh chóng có được các số liệu tổng hợp và phân tích thống nhất, chính
xác về tình hình mua-bán hàng hóa của doanh nghiệp.
3.đồng thời chúng tôi sẽ thường xuyên theo giõ mọi phản ảnh của người sủ
dụng để tiếp tục hoàn thiên hệ thống
X. hạn chế phần mềm:
Qua tim hiểu chúng em quết đinh viết trên ngôn ngữ VB.NET.
Phần mềm quản lý“bán hàng máy tính“ chỉ có thể đáp ừng một phần nhỏ
nhu cầu của công ty
Mặc dù có nhiều cố gắng nghiên cứu nhưng do thời gian có hạn và kiến thức
còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong được đóng
góp ý kiến để chúng em hoàn thiện dự án hơn nữa.
B- Phân Tích Hệ Thống
I.Bao gồm các chức năng:
-Quản lý bán hang:
+ Tìm kiếm sản phẩm
+Phiếu giao hang kiêm xuất kho
+Phiếu thu
+Hóa đơn GTGT
+Công nợ khách hang
+Khách hàng
- Quản lý kho hang:

+Danh mục sản phẩm
+Phiếu nhập kho
+Phiếu xuất kho
+Hàng tồn
+Nhà cung cấp
+Công nợ nhà cung cấp
- Quản lý thống kê:
+ Thống kê bán hàng theo ngày
+Thống kê bán hàng theo tháng
+Thống kế công nợ khách hàng
+Thống kế cộng nợ nhà cung cấp
+Thống kế hàng tồn kho

 Quản lý bán hàng:
- Khi khách hàng có nhu cầu mua mặt hàng nào đó.
Khách sẽ kê khai vào phiếu đặt hàng . Nhân viên sẽ kiểm
tra xem mặt hàng đó còn hay không bằng cách vào mục
tìm kiếm sản phẩm. Nếu mặt hàng không còn thì nhân
viên sẽ thông báo cho khách hàng biết. Nếu mặt hàng đó
còn trong kho thì nhân viên sẽ viết phiếu giao hàng kiêm
xuất kho cho khách
- Trong trường hợp khách hàng muốn mua hàng trả
chậm(phải trả trước 1 phần theo quy đinh công ty ) thì
nhân viên sẽ làm khoản mục về phiếu thu cho khách hàng
đó và cập nhật vào công nợ khách hàng. khách hàng đó
sẽ trả trong thời gian qui định do công ty .
- Sau khi thanh toán đủ khách hàng mới nhận được
:hóa đơn hàng
- Khách hàng được nhận hàng và những phụ kiện kèm
theo của món hàng (nếu có), khách hàng sẽ được nhận

một phiếu giao hàng kiêm xuất kho liệt kê tất cả các loại
hàng. Khách hàng sẽ ký nhận vào phiếu giao hàng những
loại hàng mà mình đã nhận được, với mục đích là để
kiểm tra mình đã nhận đầy đủ những loại hàng đã mua
hay chưa.
Ngoài ra hệ thống còn quản lý thông tin khách hàng,
phiếu bảo hành

 Quản lý kho:
- Khi các sản phẩm được nhập về từ nhà cung cấp hay
xuất bán ra sẽ được cập nhập vào danh sách sản phẩm.
và phải làm phiếu xuât , nhập kho.Hàng tồn kho sẽ dựa
trên cơ sở lấy số lượng hang nhập trừ đi số lượng hang
xuất ra:
-Ta có công thức sau:
SL(Tồn)=SL(Nhập) +SL(Xuất)
- Mỗi chi nhánh thuộc công ty sẽ quản lý số lượng hàng
tồn kho của từng loại hàng cụ thể. Số lượng hàng tồn kho
sẽ được cập nhật định kỳ vào cuối tháng. Do đó, ở tại chi
nhánh sẽ biết số lượng loại hàng tồn kho cụ thể trong
tháng nào đó là bao nhiêu để có thể nhập hàng kịp thời
đáp ứng được yêu cầu của khách hàng hay lưu chuyển số
hàng tồn kho đến các chi nhánh khác trong công ty mà
chi nhánh đó đang thiếu mặt hàng đó. Qua việc trao đổi
những loại hàng tồn kho sẽ giúp cho các chi nhánh tránh
khỏi tình trạng tồn đọng hàng hoặc thiếu hàng. Còn trong
trường hợp hang tồn kho thì sẽ được cập nhập vào kho
hang giảm giá ,khuyến mại .

- Sau mỗi lần nhập hàng từ các nhà cung ứng, chi

nhánh có thể trả hết hoặc trả một phần tiền hàng cho nhà
cung ứng thông qua “ phiếu chi” .Và số tiền còn nợ lại
được gọi là công nợ giữa chi nhánh với nhà cung cấp.
(công nợ nhà cung cấp)
- Hàng lỗi bị khách hàng trả lại ( đã đáp ướng đủ yêu
cầu bảo hàng công ty) sẽ được lưu vào kho hàng trả lại để
trả lạ nhà cung cấp
Hàng khuyến mại là hàng : do nhà cung cấp cung ứng
hoặc được nhập về phục vụ chiến thuật kinh doanh của
công ty .
 Quản lý Thống kê:
- Gồm thống kê bán hàng theo ngày để báo cáo nhà quản
lý.Cac hoa don khi xuất ban dc các sản phẩm trong ngày được
truy xuất và thống kê lại trong Quản Lý Thống Kê.Việc thống kê
theo ngày giúp chúng ta kiểm soát được lượng hang bán ra trong
1 ngày đồng thời kiếm soát được luong hang ton và doanh thu
trong ngày.
- Thống kê bán hang theo tháng:dựa trên cơ sở cập
nhập,báo cáo thống kê theo ngày. thống kê hang theo tháng
Ngoài việc giúp chúng ta kiểm soát dược lượng hang ton,doanh
thu trong tháng ,no con giup nha quan ly có những hoạch định
chính xác khi đưa ra thời điểm hang giảm giá và khuyến mãi lớn
trong những dịp ngày tết,ngày lễ lớn…đem lại được doanh thu
lợi nhuận lớn cho cửa hang.
- Thống kê công nợ khách hang là chức năng cũng rất cần
thiết.Nó giúp cửa hang có thể kiểm tra và cập nhập những khách
hang nợ đã đến hạn phải trả chưa? Thời hạn còn dài hay ngắn để
nhân viên cho thể kịp thời báo hạn và thong báo thong tin đến
khách hang để khach có thể thanh toán đúng thời hạn.
-Thống kê công nợ nhà cung cấp: chức năng này dựa trên công

nợ khách hang.Nó giúp cửa hang có thể dự phòng các khoản tiền
để cung ứng kịp thời cho nhà cung cấp để lấy được sự uy tín,tin
tưởng đối với nhà cung cấp để họ có thể đáp ứng kịp thời ,,nhanh
chóng những sản phẩm mới và chất lượng tốt nhất giao cho cửa
hang mình
-Và gồm các việc thống kê theo tháng như : tồn kho, công nợ
khách hàng,công nợ nhà cung cấp, bán hàng
II sơ đồ phân tích
1. Biểu đồ phân cấp chức năng
2. Biểu đồ mức ngữ cảnh
3. Biểu đồ mức đỉnh ( mức 0 )
4. Biểu đồ quản lý bán hàng
5. Biểu đồ quản lý kho