Các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN




PHẠM THỊ HẠNH


CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ
VÀ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA
THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ
Mã số:60 32 24





Hà Nội - 2013


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Phạm Thị Hạnh



CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ
VÀ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA
THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ
Mã số: 60.32.24

Người hướng dẫn khoa học:
PGS. Nguyễn Văn Hàm



Hà Nội – 2013
2

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 4
PHẦN NỘI DUNG 14
Chƣơng 1 14
TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO
LƢU TRỮ CỦA UBND CẤP QUẬN- THÀNH PHỐ HÀ NỘI 14
1.1 Tổng quan về các quận của thành phố Hà Nội 14
1.1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND cấp quận của thành phố Hà
Nội 15
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc UBND cấp quận: 22

1.2.Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận 25
1.3.Vai trò, ý nghĩa của công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ đối với hoạt động của UBND cấp
quận- Thành phố Hà Nội. 28
1.3.1 Vai trò của công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ 28
1.3.2 Ý nghĩa của việc lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ 29
Chƣơng 2 34
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆUVÀO LƢU TRỮ
UBND CẤP QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI 34
2.1Quy định của Nhà nƣớc và của UBND cấp quận về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ
quan 34
2.1.1 Các văn bản của Nhà nƣớc và UBND thành phố Hà Nội về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào
lƣu trữ cơ quan 34
2.1.2 Các văn bản của UBND các quận quy định về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu
vào lƣu trữ cơ quan 35
2.2.1 Việc áp dụng các văn bản của Nhà nƣớc và của UBND quận đối với công tác lập hồ sơ và
nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan. 37
2.2.2 Kết quả khảo sát thực tế công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ ở UBND một số quận của
thành phố Hà Nội 41
Khảo sát tại UBND các quận Long Biên; Hoàng Mai, Ba Đình, Cầu Giấy, Hoàn Kiếm, Tây Hồ
chúng tôi nhận thấy rằng: 42
2.2.3 Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận
của thành phố Hà Nội 62
Chƣơng 3 68
3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU VÀO LƢU TRỮ
UBND CẤP QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI 68
3.1 Nhóm giải pháp chung 68
3.1.1 Ban hành quy chế Văn thƣ Lƣu trữ ở UBND cấp quận- Thành phố Hà Nội 68
3.1.2 Ban hành các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ 70

3.2 Nhóm giải pháp cụ thể 72
3.2.1 Tổ chức tuyên truyền, phổ biến luật pháp Nhà nƣớc về quản lý hồ sơ, tài liệu 72
3.2.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ, tổ chức hƣớng dẫn lập hồ sơ ở UBND cấp quận 73
3.2.3 Nâng cao trách nhiệm công vụ của cán bộ công chức về việc lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào
lƣu trữ 75
3.2.4 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan
77
3.2.5 Bồi dƣỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ 78
3.2.6 Kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan 80
PHẦN KẾT LUẬN 85
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 88

Danh mục các bảng
Bảng 2.1: Bảng thống kê công tác lập hồ sơ của cán bộ chuyên môn công tác ở các đơn vị thuộc UBND
cấp quận của thành phố Hà Nội( trang 43)
Bảng 2.2: Nguồn nhân lực văn thƣ, lƣu trữ ở UBND cấp quận của thành phố Hà Nội( trang 44)
Bảng 2.3: Bảng thống số lƣợng văn bản đi do UBND cấp quận ban hành năm 2012( trang 49)
Bảng 2.4: Bảng thống số lƣợng văn bản đến do UBND cấp quận ban hành năm 2012( trang 50)
Bảng 2.5: Bảng thống kê công tác lập hồ sơ hiện hành và các đơn vị đã lập hồ sơ ở UBND các
quận(trang 54)

4

PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Hiện nay, lập hồ sơ là một trong những công việc thƣờng xuyên và có vị trí
rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt công tác lập
hồ sơ giúp cho việc quản lý, bảo quản tốt văn bản, giấy tờ hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan; mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cơ quan, đơn vị
và cán bộ chuyên môn giải quyết công việc ; nâng cao chất lƣợng, hiệu suất làm

việc, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lƣu trữ trong việc bảo quản, tổ chức và
khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu khi cần.
UBND các quận của Hà Nội là cơ quan hành chính Nhà nƣớc ở địa phƣơng,
chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng nhân dân quận và UBND thành phố Hà Nội về các
lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa –xã hội…. Cùng với các mặt hoạt động của cơ
quan, công tác văn thƣ nói chung và công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ
UBND cấp quận của thành phố Hà Nội nói riêng chiếm vai trò rất lớn trong hoạt
động của Văn phòng. Văn phòng UBND quận là bộ phận tham mƣu, giúp lãnh đạo
đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị trong UBND quận chủ động lập hồ sơ và nộp lƣu hồ
sơ vào lƣu trữ.
Hàng năm, ở UBND cấp quận hình thành rất nhiều văn bản liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Trong đó có nhiều văn bản chứa đựng các
nội dung thông tin quan trọng phản ánh quá trình hoạt động về mọi ngành, mọi lĩnh
vực khác nhau. Văn bản, tài liệu sau khi đã giải quyết xong công việc cần đƣợc tập
hợp thành hồ sơ theo vấn đề hoặc sự việc cụ thể để quản lý và phân loại hợp lý,
khoa học phục vụ cho mục đích khai thác sử dụng không phải chỉ đối với cán bộ
công chức đang công tác ở UBND cấp quận mà còn phục vụ cho nhân dân có nhu
cầu sử dụng thông tin.
Thực tế, công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ đã đƣợc
UBND cấp quận của thành phố Hà Nội thực hiện trong nhiều năm qua và đã thu
5

đƣợc những kết quả đáng kể : một số đơn vị trong cơ quan đã lập đƣợc hồ sơ hiện
hành, hồ sơ nguyên tắc Tuy nhiên, qua khảo sát chúng tôi nhận thấy hiện nay
công tác này, mặc dù đã thực hiện, nhƣng còn gặp phải rất nhiều hạn chế và bất
cập: việc lập hồ sơ thiếu tính chủ động, chƣa thực sự trở thành thói quen khi thực
hiện nhiệm vụ đối với cán bộ, công chức trong cơ quan ; một số phòng, ban và đơn
vị không coi công tác lập hồ sơ là trách nhiệm của cán bộ công chức nói chung và
của các đơn vị trong cơ quan nói riêng. Ở UBND quận chƣa có sự thống nhất trong
các khâu nghiệp vụ về lập hồ sơ; không hiểu phƣơng pháp lập và chƣa đƣợc chuyên

môn hoá ; hồ sơ lập ra không đầy đủ ; chất lƣợng hồ sơ lập chƣa cao; nhiều tài liệu
bị tích đống, rời lẻ từ năm này qua năm khác ở các đơn vị của UBND cấp quận gây
nên rất nhiều khó khăn cho việc quản lý, giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan.
Qua khảo sát chúng tôi nhận thấy, việc ban hành các văn bản liên quan đến
công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ UBND cấp quận của thành
phố Hà Nội còn có những hạn chế nhƣ: Chƣa xây dựng đƣợc danh mục hồ sơ ;
bảng thời hạn bảo quản tài liệu và danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn
nộp lƣu vào lƣu trữ; chƣa có văn bản hƣớng dẫn về công tác lập hồ sơ . Ngoài ra,
việc kiểm tra chất lƣợng hồ sơ đã lập không đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, định
kỳ ; kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác lập hồ sơ vẫn còn hạn
hẹp Những hạn chế này đã gây ra rất nhiều khó khăn cho hoạt động quản lý, điều
hành cũng nhƣ việc bảo quản, tra tìm hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc UBND
cấp quận trên địa bàn thành phố Hà Nội.
Trƣớc những bất cập về công tác lập hồ sơ ở UBND cấp quận –thành phố Hà
Nội nhƣ đã nêu ở trên, việc nghiên cứu, khảo sát tình hình thực tế công tác lập hồ
sơ, làm rõ những ƣu điểm và tồn tại của công tác này, từ đó đề xuất các giải pháp
nâng cao hiệu quả hồ sơ lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ, qua đó giúp cán bộ
công chức thấy đƣợc lợi ích của công việc này ở UBND cấp quận thành phố Hà
Nội.
6

Với tất cả những lý do trên, chúng tôi đã chọn đề tài: “Các giải pháp nâng
cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ ở UBND cấp quận của thành phố
Hà Nội ” làm luận văn thạc sỹ của mình.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài :
*Mục tiêu của đề tài:
- Tìm hiểu việc thực hiện văn bản chỉ đạo của cơ quan quản lý Nhà nƣớc và
địa phƣơng về công tác văn thƣ nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng ở UBND
cấp quận của thành phố Hà Nội.
- Làm rõ thực trạng ; phân tích những ƣu điểm, hạn chế ; đánh giá và nhận xét

trên cơ sở điều tra, khảo sát công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp
quận thành phố Hà Nội
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu
trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội.
* Nhiệm vụ của đề tài :
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của UBND cấp quận
trong hệ thống hành chính Nhà nƣớc nói chung, thành phố Hà Nội nói riêng.
- Tìm hiểu các loại văn bản, tài liệu hình thành và giá trị của chúng trong hoạt
động của UBND cấp quận thành phố Hà Nội
- Điều tra, khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ của
UBND cấp quận thành phố Hà Nội.
- Đề xuất kiến nghị và đƣa ra giải pháp để thực hiện các mục tiêu đặt ra
3. Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài
Luận văn tập trung nghiên cứu những vấn đề sau :
- Hệ thống các văn bản quy định của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc và UBND
cấp quận về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan.
7

-Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
UBND cấp quận và các đơn vị cấu thành.
- Các loại văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND
cấp quận.
- Khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan; tình
hình cơ sở vật chất; trang thiết bị phục vụ công tác này và đội ngũ cán bộ công chức
đang làm việc và trực tiếp lập hồ sơ tại các đơn vị và phòng ban thuộc UBND cấp
quận.
- Ứng dụng ISO 9001 vào công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ tại UBND
cấp quận.
4. Phạm vi nghiên cứu:
Do hạn chế về thời gian nghiên cứu, nên luận văn chỉ tập trung tìm hiểu, khảo

sát tài liệu hình thành ở UBND cấp quận ; thực trạng công tác lập hồ sơ và thời hạn
giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ UBND cấp quận mà chƣa thể mở rộng phạm vi nghiên
cứu đến UBND các huyện trên địa bàn thành phố Hà Nội.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Vấn đề lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan đã đƣợc đề cập đến khá
nhiều trong các giáo trình : Nghiệp vụ công tác văn thƣ- Trƣờng Cao đẳng Nội vụ
Hà Nội ; Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ- PGS.Vƣơng Đình Quyền
(Trƣờng Đại học Khoa học xã hội nhân văn). Một số luận văn thạc sĩ ; khóa luận tốt
nghiệp của sinh viên và học viên cao học chuyên ngành Lƣu trữ học và Quản trị văn
phòng ; các hội thảo khoa học của một số trƣờng Đại học : Đại học Khoa học Xã hội
và Nhân văn Hà Nội và Đại học Nội vụ Hà Nội cũng lấy vấn đề này làm chủ đề
nghiên cứu. Mỗi một đề tài đều nghiên cứu ở các góc độ và phạm vi khác nhau, ví
dụ nhƣ :
8

- Đề tài
«
Lập hồ sơ hiện hành ở các Ban Đảng trực thuộc Ban chấp hành TW
Đảng- thực trạng và giải pháp
»
- Luận văn thạc sĩ của Trịnh Thị Hà – 2006 ;
- Đề tài
«
Công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng TW Đảng- thực trạng và
giải pháp
‟
- Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Văn Tâm – 2008 ;
- Đề tài
«
Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ

hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
‟
- Luận văn
thạc sĩ của Trịnh Thị Kim Oanh – 2008 ;
- Đề tài
«
Công tác lập hồ sơ hiện hành tại UBND quận Ngô Quyền – Hải
Phòng
»
- Khóa luận tốt nghiệp của Đỗ Thị Huyền - 2006
- Đề tài
«
Tình hình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ
tại Tổng công ty điện lực Việt Nam - Khóa luận tốt nghiệp của Lã Thị Mai – 2005
Ngoài ra, cũng có nhiều bài viết trên tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam liên
quan đến công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan :

- Lã Thị Hồng
«
Cần phân loại văn bản đi, đến như thế nào để hình thành các
hồ sơ công việc » Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 1/2006 ;
- Trần Trung Kiên
«
Một vài suy nghĩ về vấn đề nâng cao chất lượng công tác
lập hồ sơ công việc ở địa phương » Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 3/2008 ;
- PGS Nguyễn Văn Hàm „Trách nhiệm công vụ của cán bộ công chức, viên
chức trong việc lập hồ sơ công việc đã giải quyết xong‟‟, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ
Việt Nam, số 01/2011.
-GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm „„Trách nhiệm công vụ và thể chế hóa công
tác lập hồ sơ trong hoạt động của các cơ quan công quyền‟‟, Tạp chí Văn thƣ Lƣu

trữ Việt Nam số 01/2011
Mới đây, Trƣờng Đại học Nội vụ tổ chức hội thảo khoa học : « Lập hồ sơ hiện
hành, lý luận thực tiễn và những vấn đề đặt ra‟‟. Hà Nội tháng 10/2010.
9

Qua quá trình tìm hiểu của bản thân, nhìn chung các luận văn, khóa luận tốt
nghiệp, các bài viết mới chỉ dừng lại ở phạm vi nghiên cứu về công tác lập hồ sơ
của một số cơ quan Bộ, cơ quan Đảng, một số địa phƣơng (Hải Phòng ), hoặc một
quận của UBND thành phố Hà Nội(quận Thanh Xuân) mà chƣa có công trình
nghiên cứu các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ UBND cấp quận của thành
phố Hà Nội. Vì vậy, việc nghiên cứu các giải pháp nâng cao chất lƣợng lập hồ sơ
hiện hành và nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội –cơ quan
Hành chính Nhà nƣớc cấp quận ở địa phƣơng là một trong những yêu cầu cấp thiết
và cũng là một hƣớng đi mới của đề tài.
Chúng tôi thực hiện đề tài này với mong muốn từ khảo sát, điều tra thực tế
công tác lập hồ sơ, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả, chất lƣợng công tác lập
hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ, đồng thời cũng mong muốn qua đề tài này, UBND cấp
quận của thành phố Hà Nội, cán bộ công chức của cơ quan nhận thấy đƣợc vai trò,
trách nhiệm trong công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ, đồng thời phải đƣa
công tác lập hồ sơ trở thành trách nhiệm công vụ phải thực hiện cùng với những
nhiệm vụ khác của cơ quan.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu :
Để thực hiện đề tài luận văn này, chúng tôi áp dụng phƣơng pháp nghiên cứu
chính nhƣ : Khảo sát thực tế, điều tra xã hội học, phỏng vấn, thống kê, phân tích,
tổng hợp, so sánh…dựa trên các quan điểm mang tính phƣơng pháp luận của Chủ
nghĩa Mác-Lênin. Các phƣơng pháp nêu trên đều đƣợc thực hiện một cách đan xen
và kết hợp linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
- Phƣơng pháp khảo sát thực tế đƣợc tiến hành bằng cách trực tiếp xem tài
liệu và tình hình lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ ở các quận: Hoàn Kiếm; Long Biên;
Hoàng Mai; Ba Đình; Tây Hồ; Cầu Giấy. Bởi vì đây là những quận có sự đầu tƣ,

quan tâm và làm tƣơng đối tốt công tác này.
10

- Phƣơng pháp điều tra xã hội học đƣợc thực hiện bằng cách gửi phiếu khảo
sát đến Văn phòng UBND các quận Hai Bà Trƣng, Thanh Xuân; Hà Đông; Đống
Đa để tìm hiểu số lƣợng cán bộ biên chế ở Văn phòng ; biên chế cán bộ làm công
tác văn thƣ UBND cấp quận; tổng số văn bản của cơ quan ban hành trong năm; thực
trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ
- Phƣơng pháp phỏng vấn đƣợc thực hiện đối với một số cán bộ quản lý
UBND cấp quận( Chánh; Phó Chánh Văn phòng; Trƣởng; Phó Trƣởng phòng Nội
vụ); cán bộ văn thƣ, lƣu trữ; cán bộ chuyên môn về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu
vào lƣu trữ cơ quan. Nội dung của phiếu điều tra khảo sát đề cập đến: Nhân sự và
trình độ chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ làm công tác văn phòng UBND quận;
biên chế và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cán bộ văn thƣ cơ quan; các loại văn bản
quản lý về công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ
sơ vào lƣu trữ nói riêng
- Phƣơng pháp hệ thống và thống kê nhằm đánh giá tình hình, số lƣợng hồ sơ
hiện hành đƣợc lập ở các phòng, ban thuộc UBND cấp quận
- Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp để chỉ ra những ƣu điểm và hạn chế trong
công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội
trên cơ sở đó đƣa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả công này ở các quận của
thành phố Hà Nội
7. Các nguồn tài liệu tham khảo
- Các giáo trình, tập bài giảng về công tác văn thƣ nói chung, lập hồ sơ và nộp
lƣu vào lƣu trữ nói riêng của Trƣờng Đại học khoa học xã hội Nhân văn nhƣ : Lý
luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ ; Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội : Nghiệp vụ
công tác văn thƣ ; Nghiệp vụ công tác Lƣu trữ…
- Các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hƣớng dẫn của các cơ quan
quản lý Nhà nƣớc có quy định liên quan đến công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu
trữ cơ quan : Luật Lƣu trữ ; Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2102 của Bộ

11

Nội vụ về việc hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào
lƣu trữ cơ quan…
-Các công trình nghiên cứu khoa học, các báo cáo khoa học tại hội thảo, các
bài viết trên tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào
lƣu trữ;
- Các văn bản quy định về công tác văn thƣ lƣu trữ của UBND cấp quận : Quy
định về công tác văn thƣ lƣu trữ; Danh mục thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lƣu
vào lƣu trữ UBND một số quận…
- Sách, báo, tạp chí đề cập đến ISO 9000 và việc áp dụng ISO 9001 trong
công tác văn thƣ;
- Các báo cáo về việc áp dụng ISO 9001 của một số cơ quan hành chính Nhà
nƣớc về công tác văn thƣ
- Các nguồn tài liệu đƣợc khảo sát trực tiếp tại các quận của thành phố Hà Nội
trong những năm gần đây.
8. Đóng góp của đề tài

-Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần khắc phục những tồn tại, hạn chế về
công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan, để từ đó nâng cao hiệu quả, chất
lƣợng lập hồ sơ ở UBND cấp quận trên địa bàn thành phố Hà Nội.
-Đề tài này cũng nhằm làm rõ trách nhiệm lập hồ sơ đối với cán bộ công chức
của cơ quan, từng bƣớc đƣa công tác lập hồ sơ đi vào nề nếp và là công việc thƣờng
xuyên và bắt buộc đối với các cán bộ công chức công tác ở UBND cấp quận.
9. Bố cục của đề tài:
Đề tài này đƣợc chia làm 3 phần:
12

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, đề tài luận văn
đƣợc chia là 3 chƣơng:

Chƣơng 1: Tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ
UBND cấp quận- Thành phố Hà Nội

Trong chƣơng 1 vấn đề chủ yếu đƣợc tập trung đề cập đến : Vị trí của cấp
quận trong hệ thống Hành chính Nhà nƣớc ; Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
UBND cấp quận và các đơn vị cấu thành ; Thành phần, đặc điểm, nội dung và giá trị
của tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp quận – Thành phố
Hà Nội ; Lập hồ sơ và tầm quan trọng của lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan.
Chƣơng 2: Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ ở UNND
cấp quận của thành phố Hà Nội
Ở chƣơng này, chúng tôi đề cập đến các văn bản chỉ đạo về công tác lập hồ
sơ và nêu thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ ở UBND cấp quận
bằng các phƣơng pháp nghiên cứu, phỏng vấn, khảo sát, phân tích, so sánh tình hình
thực tế ở từng UBND cấp quận cụ thể; đội ngũ cán bộ làm các công việc liên quan
đến công tác văn thƣ nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng. Qua đó, chúng tôi
đánh giá, nhận xét những kết quả đã đạt đƣợc, hiệu quả hồ sơ đã lập, thời hạn giao
nộp hồ sơ vào lƣu trữ và những hạn chế cần khắc phục
Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lƣu vào
lƣu trữ ở UBND cấp quận của thành phố Hà Nội.
Trên cơ sở thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ tại UBND cấp
quận, căn cứ vào yêu cầu và tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ trong các cơ
quan, tổ chức, chúng tôi đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập hồ
sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ, để từng bƣớc đƣa công tác lập hồ sơ là nhiệm vụ, là công
việc và trách nhiệm của cán bộ công chức trong cơ quan UBND cấp quận.
13

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài này, do thời gian có hạn, nên
quá trình nghiên cứu đề tài không tránh khỏi một số hạn chế thiếu sót. Chúng tôi rất
mong nhận đƣợc những góp ý của các thầy cô giáo, các bạn đồng nghiệp. Qua đây,
chúng tôi xin đƣợc gửi lời cảm ơn tới cán bộ công chức UBND các quận của thành

phố Hà Nội; các thầy cô giáo Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng – Trƣờng
Đại học khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đã nhiệt tình giúp
đỡ và động viên chúng tôi hoàn thành luận văn. Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn
chân thành tới PGS. Nguyễn Văn Hàm, ngƣời hƣớng dẫn khoa học đề tài luận văn
này.
Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2013
Học viên


Phạm Thị Hạnh

14

PHẦN NỘI DUNG
Chƣơng 1
TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI
LIỆU VÀO LƢU TRỮ CỦA UBND CẤP QUẬN- THÀNH PHỐ HÀ NỘI
1.1 Tổng quan về các quận của thành phố Hà Nội
Hà Nội là thủ đô của Việt Nam, là thành phố đứng đầu Việt Nam về diện tích
với 3328,9km
2
, đồng thời cũng là địa phƣơng đứng thứ nhì về dân số với 6.699.600
ngƣời (2011). Hiện nay, thủ đô Hà Nội là đô thị loại đặc biệt của Việt Nam. Hà Nội
nằm giữa đồng bằng sông Hồng trù phú, nơi đây đã sớm trở thành một trung tâm
chính trị và tôn giáo ngay từ những buổi đầu của lịch sử Việt Nam. Năm 1010, Lý
Công Uẩn, vị vua đầu tiên của nhà Lý, quyết định xây dựng kinh đô mới ở vùng đất
này với tên gọi Thăng Long. Trong suốt thời kỳ của các triều đại Lý, Trần, Lê, Mạc,
kinh thành Thăng Long là nơi buôn bán, trung tâm văn hóa, giáo dục của cả miền
Bắc. Khi Tây Sơn rồi nhà Nguyễn lên nắm quyền trị vì, kinh đô đƣợc chuyển
về Huế và Thăng Long bắt đầu mang tên Hà Nội từ năm 1831, dƣới thời vua Minh

Mạng. Năm 1902, Hà Nội trở thành thủ đô của Liên bang Đông Dƣơng và đƣợc
ngƣời Pháp xây dựng, quy hoạch lại.
Tháng 8, năm 2008, toàn bộ địa giới của Hà Tây, huyện Mê Linh (Vĩnh
Phúc) cùng 4 xã của Hòa Bình sáp nhập vào thủ đô Hà Nội.Đến nay, trong tâm thức
mỗi ngƣời dân Thủ đô đã quen với một Hà Nội có quy mô rộng lớn không chỉ về
diện tích mà còn về những thế mạnh, tiềm năng phát triển kinh tế -văn hóa - xã hội.
Sau đợt mở rộng địa giới hành chính vào tháng 8 năm 2008, Hà Nội hiện nay
gồm 10 quận:Hoàn Kiếm, Ba Đình, Đống Đa, Hai Bà Trƣng, Cầu Giấy, Thanh
Xuân, Long Biên, Hà Đông, Tây Hồ, Hoàng Mai; 1 thị xã và 18 huyện ngoại thành.
Hiện nay, Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh là hai trung tâm kinh tế - chính trị đặc
biệt quan trọng của Việt Nam. Hà Nội cũng là một trung tâm văn hóa, giáo dục với
các nhà hát, bảo tàng, các làng nghề truyền thống, những cơ quan truyền thông cấp
15

quốc gia các trƣờng đại học và các Viện nghiên cứu lớn mà không một đơn vị hành
chính cấp tỉnh, thành phố nào sánh đƣợc.
Cấp quận của thành phố Hà Nội giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong bộ máy
hành chính Nhà nƣớc ở địa phƣơng. Đây là cấp chính quyền có trọng trách đƣa các
chủ trƣơng, chính sách của Đảng, Nhà nƣớc và của UBND thành phố Hà Nội đến
với ngƣời dân thủ đô. Điều này đã đƣợc ghi rõ trong Luật Tổ chức Hội đồng Nhân
dân và Ủy ban Nhân dân năm 2003 và các văn bản hƣớng dẫn của Chính phủ và của
UBND thành phố Hà Nội trong thời gian qua.
1.1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND cấp
quận của thành phố Hà Nội
* Chức năng của UBND quận
UBND quận do Hội đồng nhân dân quận bầu ra, là cơ quan chấp hành của
Hội đồng nhân dân quận, là cơ quan hành chính Nhà nƣớc ở địa phƣơng, chịu trách
nhiệm trƣớc Hội đồng nhân dân quận và UBND thành phố Hà Nội
UBND quận chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan cấp trên và nghị quyết của HĐND quận, nhằm đảm bảo thực hiện chủ trƣơng,

biện pháp phát triển kinh tế- xã hội, củng cố an ninh quốc phòng và thực hiện các
chính sách khác trên địa bàn. UBND cấp quận thực hiện chức năng quản lý Nhà
nƣớc ở địa phƣơng, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy
hành chính Nhà nƣớc từ trung ƣơng đến cơ sở[24;tr8]
*Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp quận
Luật tổ chức HĐND và UBND do Quốc hội khóa 11 nƣớc Cộng hoà xã hội
chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 26/11/ 2003 thì UBND quận có nhiệm vụ và
quyền hạn nhƣ sau:
Trong lĩnh vực kinh tế:
16

-Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân
dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân thành phố phê duyệt; tổ chức và
kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nƣớc trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách
địa phƣơng, phƣơng án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách
địa phƣơng; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phƣơng trong trƣờng hợp cần thiết
trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan
tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phƣơng; hƣớng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân
dân xã, phƣờng, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của
Hội đồng nhân dân xã, phƣờng về thực hiện ngân sách địa phƣơng theo quy định
của pháp luật;
-Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, phƣờng
Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp:
-Tham gia với Uỷ ban nhân dân thành phố trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn
-Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ
ở các xã, phƣờng;
-Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản

xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông, lâm,
thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân thành
phố
Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
-Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ
sở theo sự phân cấp;
17

-Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và
quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nƣớc trên địa bàn;
-Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân thành phố
Trong lĩnh vực thƣơng mại, dịch vụ và du lịch
-Xây dựng, phát triển mạng lƣới thƣơng mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc
chấp hành quy định của Nhà nƣớc về hoạt động thƣơng mại, dịch vụ và du lịch trên
địa bàn quận;
-Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thƣơng mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
-Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nƣớc về hoạt động thƣơng mại,
dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao:
-Xây dựng các chƣơng trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể
dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn quận và tổ chức thực hiện sau khi đƣợc
cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trƣờng tiểu học, trung học cơ sở, trƣờng dạy nghề; tổ chức các
trƣờng mầm non; thực hiện chủ trƣơng xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo
việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;

-Quản lý các công trình công cộng đƣợc phân cấp; hƣớng dẫn các phong trào
về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo
vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do địa
phƣơng quản lý;
18

-Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc ngƣời già, ngƣời tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nƣơng tựa;
bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá gia
đình;
-Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề
y, dƣợc tƣ nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
-Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho ngƣời lao động; tổ
chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hƣớng dẫn hoạt động từ thiện, nhân
đạo.
Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trƣờng:
-Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản
xuất và đời sống nhân dân ở địa phƣơng;
-Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trƣờng; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
-Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lƣờng và chất
lƣợng sản phẩm; kiểm tra chất lƣợng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn quận; ngăn
chặn việc sản xuất và lƣu hành hàng giả, hàng kém chất lƣợng tại địa phƣơng.
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:
-Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lƣợng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; quản lý lực lƣợng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực
lƣợng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,
giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trƣờng hợp vi

phạm theo quy định của pháp luật;
-Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng
lực lƣợng công an nhân dân quận vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nƣớc; thực hiện các
19

biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm
pháp luật khác ở địa phƣơng;
-Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ
khẩu, quản lý việc cƣ trú, đi lại của ngƣời nƣớc ngoài ở địa phƣơng;
-Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
-Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao về các chƣơng trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;
quyền tự do tín ngƣỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công
dân ở địa phƣơng;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngƣỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngƣỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật và
chính sách của Nhà nƣớc theo quy định của pháp luật.
Trong việc thi hành pháp luật:
-Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nƣớc
cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân phƣờng thực hiện các biện
pháp bảo vệ tài sản của Nhà nƣớc, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức
kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích
hợp pháp khác của công dân;

-Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
20

-Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;
-Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nƣớc; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân; hƣớng
dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở địa phƣơng.
Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
-Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên
môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hƣớng dẫn của Uỷ ban nhân dân cấp
trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lƣơng theo phân cấp của
Uỷ ban nhân dân cấp trên;
-Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của quận;
-Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở
địa phƣơng trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét,
quyết định.
Luật tổ chức HĐND và UBND đƣợc quốc hội khóa 11 thông qua ngày
25/11/2003, quy định nhiệm vụ và quyền hạn của UBND cấp huyện trong bộ máy
hành chính Nhà nƣớc ở địa phƣơng rất cụ thể. Tuy nhiên do đặc thù của UBND cấp
quận khác UBND cấp huyện về vị trí địa lý nên ngoài những quy định trên, UBND
cấp quận còn thực hiện các nhiệm vụ khác: .
- Tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch
phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch đô thị của thành phố;
-Quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nƣớc trên địa
bàn theo sự phân cấp của Chính phủ;
21

-Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở đô thị; tổ
chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai
theo quy định của pháp luật;
-Quản lý, kiểm tra việc sử dụng các công trình công cộng do thành phố giao
trên địa bàn quận. [24,tr7]
Các lĩnh vực này tƣơng ứng với các loại hồ sơ hình thành ở các bộ phận
chuyên môn của UBND cấp quận: Hồ sơ về việc quy hoạch các dự án trọng điểm
trên địa bàn quận; Hồ sơ về việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; HS thẩm
định; Hồ sơ về cấp giấy phép xây dựng; Hồ sơ về giải phóng mặt bằng… Đây cũng
chính là một trong những nét đặc thù tạo nên sự khác biệt của các hồ sơ hình thành
ở các bộ phận chuyên môn giữa UBND cấp quận và UBND cấp huyện trên địa bàn
thành phố Hà Nội.
* Cơ cấu tổ chức của UBND cấp quận
UBND cấp quận là cơ quan đƣợc tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập
trung dân chủ. UBND cấp quận thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình theo
Hiến pháp, luật và các văn bản của cơ quan Nhà nƣớc cấp trên, phát huy quyền làm
chủ của nhân dân, ngăn ngừa và chống các bệnh quan liêu, cửa quyền, lãng phí và
các biểu hiện tiêu cực khác của các cán bộ công chức trong bộ máy chính quyền ở
địa phƣơng.
Tổ chức bộ máy lãnh đạo của UBND cấp quận gồm: Chủ tịch và các Phó Chủ
tịch. Tuy nhiên số lƣợng các Phó chủ tịch ở UBND cấp quận phụ trách các lĩnh vực
chuyên môn có sự khác nhau do đặc thù của mỗi quận có sự khác nhau.
Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ- CP, ngày 04/02/2008, của Chính phủ đã
quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, thị xã,thành
phố thuộc tỉnh gồm:
1. Phòng Nội vụ
2. Văn phòng
22

3. Phòng Tài chính- Kế hoạch

4. Phòng Tƣ pháp
5. Phòng Tài nguyên và Môi trƣờng
6. Phòng Lao động - Thƣơng binh và Xã hội
7. Phòng Văn hoá và Thông tin
8. Phòng Giáo dục và Đào tạo
9. Phòng Y tế
10. Thanh tra quận
Đối với UBND quận do có tính đặc thù so với UBND cấp huyện thành phố
Hà Nội còn có Phòng Kinh tế và Phòng Quản lý Đô thị. Riêng đối với một số quận
còn thành lập thêm: Phòng Thống kê; Ban Quản lý chợ và Ban Giải phóng mặt
bằng…
Nhƣ vậy, cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp quận là cơ quan tham mƣu,
giúp UBND cấp quận thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc ở địa phƣơng. Cơ
quan chuyên môn thuộc UBND cấp quận chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên
chế và công tác của UBND cấp quận, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hƣớng
dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố
Hà Nội.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc UBND cấp quận:
- Phòng Nội vụ: tham mƣu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng
quản lý nhà nƣớc các lĩnh vực: tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp
nhà nƣớc; cải cách hành chính; chính quyền địa phƣơng; địa giới hành chính; cán
bộ, công chức, viên chức nhà nƣớc; cán bộ, công chức xã, phƣờng, thị trấn; hội, tổ
chức phi chính phủ; văn thƣ, lƣu trữ nhà nƣớc: ; tôn giáo; thi đua - khen thƣởng.
- Phòng Tƣ pháp: tham mƣu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng
quản lý nhà nƣớc về: công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; kiểm tra, xử
lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự;
chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hoà giải ở cơ sở và các công tác tƣ pháp khác.
23

- Phòng Tài chính - Kế hoạch: tham mƣu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực

hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về các lĩnh vực: tài chính, tài sản; kế hoạch và đầu
tƣ; đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã, kinh tế
tập thể, kinh tế tƣ nhân.
- Phòng Tài nguyên và Môi trƣờng: tham mƣu, giúp Ủy ban nhân dân quận
thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về: tài nguyên đất; tài nguyên nƣớc; tài
nguyên khoáng sản; môi trƣờng; khí tƣợng, thuỷ văn; đo đạc, bản đồ và biển (đối
với những địa phƣơng có biển).
- Phòng Lao động - Thƣơng binh và Xã hội: tham mƣu, giúp Ủy ban nhân
dân quận thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về các lĩnh vực: lao động; việc làm;
dạy nghề; tiền lƣơng; tiền công; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; an toàn lao
động; ngƣời có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; phòng, chống tệ
nạn xã hội; bình đẳng giới.
- Phòng Văn hoá và Thông tin: tham mƣu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực
hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về: văn hoá; gia đình; thể dục, thể thao; du lịch;
bƣu chính, viễn thông và Internet; công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin; phát
thanh; báo chí; xuất bản.
- Phòng Giáo dục và Đào tạo: tham mƣu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực
hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo, bao gồm: mục
tiêu, chƣơng trình và nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu
chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trƣờng học và đồ
chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất lƣợng giáo
dục và đào tạo.
- Phòng Y tế: tham mƣu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng
quản lý nhà nƣớc về chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ nhân dân, gồm: y tế cơ sở; y tế dự
phòng; khám, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dƣợc cổ truyền; thuốc phòng bệnh,
chữa bệnh cho ngƣời; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; trang
thiết bị y tế; dân số.
24

- Thanh tra quận: tham mƣu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng

quản lý nhà nƣớc về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi
quản lý nhà nƣớc của Ủy ban nhân dân cấp quận; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quy định của
pháp luật.
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân: tham mƣu tổng hợp
cho Ủy ban nhân dân về hoạt động của Ủy ban nhân dân; tham mƣu cho Chủ tịch
Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành và cung cấp thông tin phục vụ quản lý, hoạt
động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nƣớc ở địa
phƣơng; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân.
- Phòng Kinh tế: tham mƣu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng
quản lý nhà nƣớc về tiểu thủ công nghiệp; khoa học và công nghệ; công nghiệp;
thƣơng mại;
- Phòng Quản lý đô thị: tham mƣu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện
chức năng quản lý nhà nƣớc về kiến trúc; quy hoạch xây dựng; phát triển đô thị; nhà
ở và công sở; vật liệu xây dựng; giao thông; hạ tầng kỹ thuật đô thị (gồm: cấp, thoát
nƣớc; vệ sinh môi trƣờng đô thị; công viên, cây xanh; chiếu sáng; rác thải; bến, bãi
đỗ xe đô thị).
Nhƣ vậy, về cơ bản các lĩnh vực giữa UBND cấp quận và UBND cấp huyện
đƣợc phân công thực hiện nhiệm vụ là giống nhau. Tuy nhiên, do vị trí và vai trò
của UBND cấp quận và UBND cấp huyện có một số khác biệt, cho nên ngoài các
lĩnh vực quản lý nhƣ đã nêu ở trên, UBND quận còn thực hiện một số nhiệm vụ
khác: quy hoạch đô thị của thành phố; quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà
thuộc sở hữu nhà nƣớc trên địa bàn;cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và
quyền sử dụng đất ở đô thị; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm trong
xây dựng, lấn chiếm đất đai; quản lý, kiểm tra việc sử dụng các công trình công
cộng do thành phố giao trên địa bàn quận. Đây chính là nét khác biệt giữa UBND