Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN



NÔNG THỊ ÁNH PHƯỢNG




LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ
VÀO LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG
HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM






LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ học

Hà Nội-2013
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN


NÔNG THỊ ÁNH PHƯỢNG



LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ
VÀO LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG
HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM



Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số 60 32 24



Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Lệ Nhung






\

Hà Nội-2013
MỤC LỤC

Trang
Mở đầu
03
Nội dung

Chƣơng 1: Khái quát chức năng, nhiệm vụ và vị trí, vai trò
công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ của cơ quan
Trung ƣơng Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam


11
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội
dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trung ương
Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam


11
1.2. Vị trí, vai trò của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

21
Chƣơng 2: Tình hình công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
vào lƣu trữ tại cơ quan Trung ƣơng Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt
Nam

30
2.1. Quy định của Đảng và Nhà nước về công tác lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

30
2.2. Tình hình công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu
trữ tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

38
2.3. Nhận xét chung
52
Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao chất lƣợng lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan Trung ƣơng Hội Liên
hiệp Phụ nữ Việt Nam


60
3.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ về vai trò, tầm
quan trọng và trách nhiệm phải lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu
trữ cơ quan


60
3.2. Xây dựng và ban hành văn bản hướng dẫn về công tác lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

63
3.3. Xây dựng danh mục hồ sơ
66
3.4. Phát huy hơn nữa vai trò của Văn phòng và cán bộ văn thư,

lưu trữ đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan


68
3.5. Tổ chức kiểm tra và sơ kết, tổng kết việc lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

71
Kết luận
74
Danh mục tài liệu tham khảo
76
Tài liệu phụ lục

MỞ ĐẦU
1. Mục đích, ý nghĩa của luận văn
Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam là tổ chức chính trị - xã hội, tập hợp
rộng rãi tầng lớp phụ nữ Việt Nam, là thành viên của Mặt trận Tổ quốc Việt
Nam. Hội tham gia tích cực trong các hoạt động vì hoà bình, đoàn kết hữu
nghị giữa các dân tộc và tiến bộ xã hội trên toàn thế giới. Ngày 20-10-1946,
Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Chỉ thị về thành lập Hội Liên hiệp Phụ nữ
Việt Nam (kế tục sự nghiệp của các tổ chức Hội trước đó như Hội phụ nữ giải
phóng, Hội phụ nữ phản đế, ).
Trong quá trình hoạt động, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt
Nam đã và đang hình thành khối lượng tài liệu rất lớn. Tài liệu đã phản ánh
một cách chân thực vai trò, nhiệm vụ và những đóng góp to lớn của Trung
ương Hội trong cuộc đấu tranh giành độc lập dân tộc, xây dựng chủ nghĩa xã
hội và sự nghiệp đổi mới, phát triển kinh tế đất nước.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của tài liệu, trong quá trình hoạt động,
Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam đã luôn quan tâm đến việc tổ
chức quản lý an toàn và khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả. Tuy nhiên,
hiện nay việc quản lý tài liệu còn nhiều hạn chế, công tác lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ vào lưu trữ hiện hành chưa được thực hiện nề nếp, chưa xây dựng được
các công cụ để quản lý tài liệu một cách khoa học, hầu hết tài liệu chưa được
lập hồ sơ, xác định giá trị kịp thời ngay từ khâu giải quyết công việc hàng
ngày. Do vậy, công tác này đã làm hạn chế việc phát huy giá trị của tài liệu
trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, trong giải quyết công việc
của cán bộ, chuyên viên cũng như việc nghiên cứu, tìm hiểu vai trò, lịch sử
hình thành và phát triển của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.
Thực hiện tốt việc lập hồ sơ từ giai đoạn văn thư sẽ khắc phục được
tình trạng tài liệu tập trung vào lưu trữ cơ quan theo đống, bó, gói; tài liệu có

giá trị và hết giá trị đang được lưu giữ lẫn lộn như hiện nay ở Trung ương
Hội. Do đó, để tăng cường hiệu quả, nâng cao chất lượng, hiệu suất công tác
của cán bộ, đồng thời giúp cho hoạt động quản lý văn bản được chặt chẽ,
khoa học thì việc tìm hiểu và đưa ra những giải pháp lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ vào lưu trữ tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam là rất
cần thiết.
Từ những lý do trên, với khả năng nghiên cứu của bản thân, chúng tôi
chọn đề tài "Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại cơ quan Trung ương
Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam" làm đề tài cho luận văn cao học chuyên
ngành lưu trữ. Thực hiện đề tài này, chúng tôi mong muốn hiểu rõ hơn về
thực trạng lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, từ đó đề xuất một số giải
pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của cơ quan
Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam. Qua đó, giúp cho lãnh đạo, cán
bộ, công chức Trung ương Hội nhận thức được tầm quan trọng, vai trò, ý
nghĩa của việc lập hồ sơ trong hoạt động của mỗi cá nhân và đưa công tác
này của cơ quan dần dần đi vào nề nếp.
2. Mục tiêu của luận văn
Trên cơ sở nghiên cứu vận dụng những cơ sở lý luận và thực tiễn lập
hồ sơ hiện hành, đề tài được thực hiện nhằm đưa ra hai mục tiêu:
- Khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.
- Từ thực trạng đó, chúng tôi đề xuất với lãnh đạo cơ quan Trung ương
Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp
Phụ nữ Việt Nam.
3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu:
Để thực hiện được mục tiêu đặt ra, đối tượng tiếp cận, nghiên cứu của
đề tài là:
- Thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu hình thành trong quá trình

hoạt động của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.
- Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung
ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.
- Các giải pháp để nâng cao chất lượng lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.
* Phạm vi nghiên cứu:
Đề tài tập trung tìm hiểu công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu
trữ đối với khối tài liệu hành chính của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ
Việt Nam (Đại hội, Ban Chấp hành Trung ương Hội và các ban tham mưu
giúp việc ở khu vực phía Bắc) trong giai đoạn từ năm 2001 đến nay.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
vào lưu trữ hiện hành nói chung;
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, thành phần, nội dung tài liệu Trung
ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.
- Thực trạng lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung
ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam;
- Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Ở nước ngoài: Những vấn đề liên quan đến lập hồ sơ hiện hành đã
được nghiên cứu bởi các nhà lưu trữ học, các nhà nghiên cứu của nhiều nước
trên thế giới, như: ở Liên Xô, văn bản chỉ đạo nghiệp vụ "Chế độ văn thư Nhà
nước thống nhất" năm 1974 đã quy định cụ thể về trách nhiệm của từng cơ
quan, tổ chức, cá nhân trong việc lập hồ sơ đối với những công việc có liên
quan đến văn bản, giấy tờ thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá
nhân phải giải quyết; đồng thời cũng quy định cụ thể thời hạn nộp lưu hồ sơ,
tài liệu đã giải quyết xong vào lưu trữ hiện hành của cơ quan. Ở Trung Quốc,
việc nghiên cứu lý luận, thực tiễn lập hồ sơ được các nhà khoa học đề cập
trong giáo trình "Văn thư học" giảng dạy tại các cấp đại học, cao đẳng, trung

học chuyên nghiệp…
Ở trong nước: Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ cũng được quy
định trong một số văn bản của Nhà nước, Chính phủ, như Luật Lưu trữ năm
2011, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ. Trong
hệ thống cơ quan Đảng, công tác lập hồ sơ được đề cập ngắn gọn trong một
số văn bản, như Quy định số 210-QĐ/TW ngày 06/3/2009 của Văn phòng
Trung ương về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Hướng dẫn số 22-
HD/VPTW/nb ngày 22-11-2009 của Văn phòng Trung ương Đảng về lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức
đảng các cấp.
Những văn bản mang tính pháp quy, chỉ đạo này đã tạo cơ sở cho việc
nghiên cứu và thực hiện công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện
hành ở các cơ quan, tổ chức được thống nhất và nề nếp hơn.
Vấn đề lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ được nhiều nhà khoa
học lưu trữ quan tâm nghiên cứu, như PGS Vương Đình Quyền, PGS.TS Vũ
Thị Phụng, GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm và những cán bộ làm công tác văn
thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức Đảng và Nhà nước… Nhiều bài viết,
nghiên cứu, trao đổi đề cập đến công tác này, như giáo trình "Lý luận và
phương pháp công tác văn thư" của PGS Vương Đình Quyền, tập bài giảng
của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, của Trường Đại học Nội vụ;
trong tạp chí ngành, như những bài viết: “Về việc lập hồ sơ hiện hành và nộp
lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan” (Tạp chí lưu trữ Việt Nam số 1-1999) của
Nguyễn Thị Thuỷ, “Vài ý kiến về công tác quản lý tài liệu và lập hồ sơ ở cơ
quan quản lý hành chính Nhà nước” (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 6-2000) của
Kiều Thị Mai, “Một vài suy nghĩ trong việc lập hồ sơ vấn đề ở Uỷ ban Kiểm tra
Trung ương” (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 2-2002) của Tô Duy Nghĩa.
Bên cạnh đó, công tác lập hồ sơ còn là vấn đề được nhiều cán bộ
ngành lưu trữ quan tâm nghiên cứu, như: "Nghiên cứu xác định giá trị hồ sơ
tài liệu và xây dựng danh mục hồ sơ mẫu tài liệu của hệ thống tổ chức chính
trị - xã hội từ trung ương đến tỉnh, thành phố" đề tài KHBĐ (2007)-31 của

Văn phòng Trung ương Đảng do Nguyễn Thị Kỳ làm chủ nhiệm; Luận văn
thạc sỹ "Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành
Trung ương - Thực trạng và giải pháp" của tác giả Trịnh Thị Hà, 2006 và
"Công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng - Thực trạng và
giải pháp" của tác giả Nguyễn Văn Tâm, 2008.
Có thể thấy rằng, các bài viết, bài nghiên cứu của các tác giả đã đề cập
và đưa ra khái niệm về hồ sơ, lập hồ sơ, phương pháp lập hồ sơ cũng như xác
định giá trị hồ sơ, tài liệu, vấn đề xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện ở cơ quan nhà nước, các cơ quan, tổ chức Đảng.
Tuy nhiên, từ sau khi Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 có hiệu lực thi
hành, công tác văn thư, lưu trữ của các tổ chức chính trị - xã hội do cơ quan
quản lý lưu trữ của Đảng chỉ đạo thì thực trạng lập hồ sơ hiện hành và đề xuất
các giải pháp để nâng cao chất lượng công tác này ở các tổ chức chính trị - xã
hội nói chung và ở Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam nói riêng
chưa được đề cập đến một cách cụ thể. Chính vì vậy, trên cơ sở vận dụng
những kết quả nghiên cứu của các đề tài trước, chúng tôi cố gắng giải quyết
các mục tiêu nghiên cứu đặt ra theo phạm vi của đề tài này là tìm hiểu tình
hình công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung ương
Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam và đề xuất một số giải pháp để nâng cao chất
lượng của công tác này.
6. Nguồn tƣ liệu tham khảo
Để thực hiện luận văn này, chúng tôi đã tham khảo nhiều nguồn tư
liệu khác nhau ở trong nước và ngoài nước:
- Tài liệu nước ngoài: văn bản, sách, giáo trình của Trung Quốc, Liên
Xô về công tác văn thư, trong đó có công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan.
- Trong nước, chúng tôi tham khảo các văn bản của Đảng và Nhà nước
về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ
hiện hành nói riêng; Các văn bản của cơ quan có thẩm quyền quy định về
chức năng nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, chương trình, quy chế làm việc, kế

hoạch, báo cáo năm về các mặt công tác của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ
nữ Việt Nam; Các giáo trình nghiệp vụ lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ;
tập bài giảng của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng; Các bài viết đăng
trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ.
Ngoài ra, để thực hiện đề tài, chúng tôi còn tham khảo các công trình
nghiên cứu khoa học của cán bộ Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng,
các luận văn thạc sỹ chuyên ngành lưu trữ học.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Chúng tôi đã vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin,
các quan điểm về nhận thức của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch
sử. Các phương pháp nghiên cứu cụ thể được sử dụng là:
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: giúp chúng tôi trong việc nghiên
cứu những cơ sở lý luận và thực tiễn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
để từ đó nhận định đánh giá một cách chính xác những ưu điểm và những mặt
còn hạn chế trong công tác này của cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ
nữ Việt Nam. Trên cơ sở đó, chúng tôi đề xuất những giải pháp nâng cao chất
lượng việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại cơ quan Trung ương Hội
Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.
- Phương pháp phân tích hệ thống, thống kê: giúp chúng tôi có cái
nhìn tổng thể về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và các ban tham mưu của
Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, qua đó đánh giá được thực trạng
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của cơ quan Trung ương Hội.
- Bên cạnh đó, chúng tôi kết hợp các phương pháp khảo sát, phỏng
vấn, thống kê, tổng hợp, như: khảo sát thực tiễn, phân tích các nguồn tài liệu
tham khảo, phỏng vấn một số cán bộ văn thư, lưu trữ và cán bộ ở các ban của
Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, thống kê số liệu và tổng hợp các
nguồn thông tin thu nhận được để sử dụng trong quá trình nghiên cứu.
8. Những đóng góp của luận văn
Kết quả nghiên cứu của luận văn góp phần giúp cho cơ quan quản lý
lưu trữ của Đảng, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam xem xét và

ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn để chấn chỉnh việc quản lý tài liệu,
khắc phục những hạn chế trong công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan.
Góp phần bổ sung vào việc nghiên cứu lý luận chung về công tác văn
thư, lưu trữ nói chung và công tác văn thư, lưu trữ của Đảng và các tổ chức
chính trị - xã hội nói riêng.
Ngoài ra, luận văn có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập,
nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành lưu trữ chưa có điều kiện tiếp cận với
thực tiễn tài liệu của cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.
9. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được chia thành 3 chương,
bao gồm:
Chương 1: Khái quát chức năng, nhiệm vụ và vị trí, vai trò công tác
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của cơ quan Trung ương Hội Liên
hiệp Phụ nữ Việt Nam.
Nội dung chủ yếu được trình bày ở chương 1 là giới thiệu khái quát về
cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, sự hình thành tài liệu của Trung ương Hội
Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam và vị trí, vai trò của công tác lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội Liện hiệp Phụ nữ Việt Nam.
Chương 2: Tình hình công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.
Chương này tập trung tìm hiểu thực tiễn công tác lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ vào lưu trữ của văn phòng và các ban tham mưu giúp việc Trung ương
Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam. Từ đó đưa ra các nhận xét, đánh giá về công
tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam
Nội dung của chương này là đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục
những tồn tại để nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ
tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

Phần kết luận đánh giá cách giải quyết vấn đề và kết quả của đề tài
trên cơ sở nhiệm vụ của đề tài đặt ra, đồng thời đưa ra những kết luận, khuyến
nghị sau khi nghiên cứu đề tài.
Ngoài danh mục tài liệu tham khảo, để minh họa thêm cho đề tài, luận
văn của chúng tôi còn đưa ra một số phụ lục: Quy định về chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan và các ban tham mưu giúp việc Trung ương Hội Liên hiệp
Phụ nữ Việt Nam, Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Trung
ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.

CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ VỊ TRÍ,
VAI TRÒ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ
CỦA CƠ QUAN TRUNG ƢƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội
dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trung ƣơng Hội
Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam
Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc
tự nguyện, dân chủ, liên hiệp, thống nhất hành động. Cơ quan lãnh đạo các
cấp của Hội đều do bầu cử lập ra, thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, tập
thể lãnh đạo cá nhân phụ trách. Hệ thống tổ chức Hội gồm 4 cấp: Trung ương;
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thành phố, thị xã trực
thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn và tương đương (gọi là cấp cơ sở). Trung
ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam là tổ chức Hội ở cấp Trung ương.
Ở Trung ương, Đại hội đại biểu Phụ nữ toàn quốc là cơ quan lãnh đạo
cao nhất của Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam. Ban Chấp hành Trung ương
Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam do Đại hội đại biểu Phụ nữ toàn quốc bầu;
Ban Chấp hành Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam là cơ quan lãnh
đạo giữa 2 kỳ Đại hội đại biểu phụ nữ toàn quốc.
1.1.1. Đại hội đại biểu Phụ nữ toàn quốc
Đại hội được tổ chức thường lệ 5 năm/lần, trong trường hợp cần thiết
có thể tổ chức Đại hội sớm hơn hoặc muộn hơn nhưng không quá 1 năm. Đại

hội có nhiệm vụ: Đánh giá phong trào phụ nữ và hoạt động của Hội trong
nhiệm kỳ vừa qua, quyết định phương hướng, nhiệm vụ công tác của Hội
trong nhiệm kỳ tới; góp ý kiến vào dự thảo văn kiện Đại hội và dự thảo Điều
lệ Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam; quyết định số lượng ủy viên Ban Chấp
hành Trung ương Hội, bầu Ban Chấp hành Trung ương Hội; biểu dương, khen
thưởng các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong hoạt động của Hội
Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.
Để chuẩn bị đại hội, Ban Chấp hành Trung ương Hội thành lập các
tiểu ban: Tiểu ban văn kiện, Tiểu ban nhân sự, Tiểu ban phục vụ đại hội. Các
tiểu ban này không có bộ máy riêng, thành viên của tiểu ban là các đồng chí
uỷ viên Ban Chấp hành đương nhiệm và cán bộ của các ban tham mưu; các
tiểu ban hoạt động dưới sự điều hành trực tiếp của Đoàn Chủ tịch Trung ương
Hội. Các tiểu ban của đại hội được lập ra và hoạt động đến ngày khai mạc đại
hội.
Trong quá trình tiến hành đại hội, Đại hội bầu Đoàn Chủ tịch để điều
hành công việc của Đại hội; bầu Đoàn Thư ký để ghi biên bản, tổng hợp các ý
kiến thảo luận tại Đại hội, ghi nhật ký Đại hội và Ban Thẩm tra tư cách đại
biểu để xem xét việc chấp hành thủ tục, nguyên tắc bầu cử của đại biểu, kết
luận tố cáo và khiếu nại về tư cách đại biểu để trình Đại hội quyết định.
Đại hội đại biểu Phụ nữ toàn quốc không có văn thư riêng. Khi Đại
hội hoạt động, bộ phận văn thư của Ban Chấp hành Trung ương Hội làm văn
thư của Đại hội và quản lý văn bản đi, đến của Đại hội.
Thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Đại hội
gồm: Tài liệu của Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch và các ban trực thuộc Ban
Chấp hành Trung ương Hội chỉ đạo, hướng dẫn việc chuẩn bị đại hội; tài liệu
của các tiểu ban: văn kiện, điều lệ, nhân sự, phục vụ; các văn kiện chính tại
Đại hội; tài liệu của Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại
biểu, tài liệu của Trung ương Đảng, các ban trực thuộc Trung ương Đảng chỉ
đạo, hướng dẫn về Đại hội; tài liệu của Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ,
cơ quan trực thuộc Chính phủ, các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương; tài

liệu của Hội Liên hiệp phụ nữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương báo cáo,
góp ý kiến vào các văn kiện của Đại hội đại biểu Phụ nữ toàn quốc; báo cáo
về đoàn đại biểu dự Đại hội; tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Trung ương
Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam; đơn thư của các cá nhân gửi đến Đại hội.
Nội dung tài liệu phản ánh sự chỉ đạo của Trung ương Đảng, các ban
trực thuộc Trung ương Đảng về Đại hội; quá trình dự thảo và góp ý vào các
văn kiện trình Đại hội; chuẩn bị nhân sự Đại hội và nhân sự tham gia Ban
Chấp hành Trung ương Hội khoá mới; thủ tục tổ chức Đại hội, dự thảo văn
kiện và ý kiến góp ý vào các dự thảo văn kiện; bầu Ban Chấp hành Trung
ương Hội khoá mới; biểu quyết thông qua nghị quyết Đại hội; phục vụ về tài
liệu, cơ sở vật chất, bảo vệ Đại hội từ khi chuẩn bị đến khi kết thúc Đại hội.
1.1.2. Ban Chấp hành Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam
Ban Chấp hành Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam họp
thường kỳ 1 lần/năm, khi cần thiết có thể họp bất thường. Ban Chấp hành
Trung ương Hội có những nhiệm vụ chủ yếu: Tổ chức thực hiện nghị quyết
Đại hội đại biểu phụ nữ toàn quốc và Điều lệ Hội; đánh giá, tổng kết phong
trào phụ nữ; tham gia xây dựng và giám sát việc thực hiện luật pháp, chính
sách của Nhà nước có liên quan đến quyền lợi, đời sống phụ nữ; đại diện tổ
chức Hội phụ nữ trong các hoạt động với các ngành, đoàn thể, tổ chức xã hội
trong nước và quốc tế; quyết định số lượng ủy viên Đoàn Chủ tịch, các phó
chủ tịch; bầu Đoàn Chủ tịch, chủ tịch và các phó chủ tịch.
Đoàn Chủ tịch là cơ quan lãnh đạo giữa 2 kỳ họp Ban Chấp hành
Trung ương Hội, Đoàn Chủ tịch có nhiệm vụ: thay mặt Ban Chấp hành lãnh
đạo và kiểm tra việc thực hiện nghị quyết Đại hội đại biểu phụ nữ toàn quốc,
nghị quyết Ban Chấp hành Trung ương Hội giữa 2 kỳ hội nghị Ban Chấp
hành; chuẩn bị nội dung và triệu tập các kỳ hội nghị Ban Chấp hành, quyết
định các vấn đề về tổ chức, cán bộ.
Thường trực Đoàn Chủ tịch do Đoàn Chủ tịch cử, gồm Chủ tịch và
các Phó Chủ tịch. Nhiệm vụ của Thường trực Đoàn Chủ tịch là thay mặt Đoàn
Chủ tịch điều hành công việc giữa 2 kỳ họp Đoàn Chủ tịch; xử lý các công

việc hàng ngày, chuẩn bị các vấn đề trình Đoàn Chủ tịch quyết định; quản lý
cơ quan chuyên trách Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam.
Cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam là cơ quan
nghiên cứu, tham mưu giúp cho Ban Chấp hành, Đảng đoàn, Đoàn Chủ tịch
vận dụng chủ trương của Đảng, chính sách của Nhà nước để hoạch định các
chủ trương, kế hoạch, chương trình công tác của Hội và lãnh đạo thực hiện,
đề xuất với Đảng, Nhà nước những vấn đề có liên quan tới phong trào phụ nữ,
hoạt động Hội, công tác cán bộ nữ; theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá
việc thực hiện các nghị quyết, chủ trương của Hội.
Để thực hiện chức năng, cơ quan Trung ương Hội có nhiệm vụ nghiên
cứu giúp Ban Chấp hành, Đảng đoàn, Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội chỉ đạo
phong trào phụ nữ và các hoạt động của Hội; hướng dẫn, kiểm tra, tổng kết
việc thực hiện các chỉ thị, nghị quyết về công tác Hội; tham mưu, tổ chức thực
hiện các hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ quan; giữ mối liên hệ với Đảng,
Nhà nước, các bộ, ngành; hướng dẫn, thực hiện công tác tổ chức cán bộ,
chính trị nội bộ của Hội và cơ quan Trung ương Hội; xây dựng, quản lý cơ sở
vật chất, quản lý tài chính, tài sản cơ quan.
Giúp việc cho Ban Chấp hành Trung ương Hội là văn phòng, các ban
chuyên trách và các đơn vị trực thuộc. Trong đó, cơ quan chuyên trách gồm:
Văn phòng, Ban Tổ chức, Ban Quốc tế, Ban Tuyên giáo, Ban Gia đình - Xã
hội, Ban Tôn giáo - Dân tộc, Ban Chính sách - Luật pháp, Ban Hỗ trợ phụ nữ
phát triển kinh tế, Ban Kế hoạch - Tài chính. Mỗi ban có trưởng ban, các phó
trưởng ban và các chuyên viên. Mỗi chuyên viên được phân công theo dõi và
tham mưu một hoặc một số vấn đề thuộc chức năng của ban.
- Văn phòng Trung ương Hội: có chức năng tham mưu, giúp việc Ban
Chấp hành, Đảng đoàn, thủ trưởng cơ quan về lãnh đạo, chỉ đạo phong trào
phụ nữ, quản lý, điều hành cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt
Nam.
Nhiệm vụ của Văn phòng là tham mưu xây dựng các chương trình, kế
hoạch công tác; chuẩn bị nội dung cho các kỳ Hội nghị; soạn thảo các văn bản

phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo phong trào phụ nữ (không thuộc phạm vi
các ban chuyên đề); theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của Hội phụ nữ
các cấp, của các ban, đơn vị Trung ương Hội; tham mưu giúp Đoàn Chủ tịch
kiểm tra, đôn đốc, đánh giá việc thực hiện các nghị quyết, chủ trương công
tác; làm nhiệm vụ thư ký Đảng đoàn, Thư ký Chủ tịch, Phó Chủ tịch Thường
trực, thư ký các cuộc họp, hội nghị của cơ quan; đề xuất về chủ trương chỉ
đạo, theo dõi, đánh giá công tác thi đua, khen thưởng trong hệ thống tổ chức
Hội; là đầu mối tiếp nhận, phát hành, xử lý thông tin tư liệu, lưu trữ tài liệu
của Trung ương Hội; thực hiện và kiểm tra việc thực hiện chế độ chính sách,
quản lý hành chính, tài chính, tài sản của cơ quan.
- Ban Tổ chức có chức năng tham mưu giúp Đảng đoàn, Đoàn Chủ
tịch và Ban Chấp hành Trung ương Hội về công tác tổ chức, cán bộ và công
tác kiểm tra trong hệ thống Hội và cơ quan Trung ương Hội.
Nhiệm vụ của Ban Tổ chức là xây dựng phương hướng, kế hoạch toàn
khoá, hàng năm về công tác tổ chức, cán bộ; tuyển dụng, bố trí, đề bạt, bổ
nhiệm, điều chuyển… cán bộ cơ quan Trung ương Hội; tham gia công tác bảo
vệ chính trị nội bộ cơ quan; nghiên cứu, hướng dẫn các cấp hội địa phương
thực hiện chủ trương công tác của Hội về công tác tổ chức, cán bộ; thu và sử
dụng quĩ Hội; hướng dẫn, theo dõi việc thực hiện công tác đào tạo đội ngũ
cán bộ hội các cấp; đề xuất, thực hiện chính sách cán bộ. Hướng dẫn theo dõi
việc thực hiện Điều lệ Hội; thực hiện việc tặng huy chương và kỷ niệm
chương của Hội; tham mưu cho Đảng đoàn, Đoàn Chủ tịch giới thiệu nhân sự
nữ tham gia các cơ quan lãnh đạo Đảng, Nhà nước.
- Ban Tuyên giáo có chức năng tham mưu với Ban Chấp hành, Đoàn
Chủ tịch về công tác tuyên truyền giáo dục của Hội; nắm bắt tình hình tư
tưởng, nguyện vọng của hội viên, phụ nữ để phản ảnh kịp thời với Đảng, Nhà
nước.
Nhiệm vụ chủ yếu của Ban Tuyên giáo là phối hợp với các ngành
chức năng để xây dựng kế hoạch hợp tác truyền thông, giáo dục; bồi dưỡng
đội ngũ báo cáo viên, tuyên truyền viên theo các chuyên đề; tuyên truyền

những nội dung hoạt động của phong trào phụ nữ Việt Nam, truyền thống của
Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam; tổ chức các hoạt động về văn hoá, văn nghệ,
thể dục thể thao cho phụ nữ, về phòng chống tệ nạn xã hội, về bảo vệ, chăm
sóc trẻ em,… Biên soạn và phát hành tờ “Thông tin phụ nữ” và một số chuyên
đề liên quan. Tham mưu cho Đoàn Chủ tịch tổ chức xét và trao giải thưởng
Kovalevskaia và Giải thưởng phụ nữ Việt Nam, giải báo chí cho tập thể,
phóng viên, biên tập viên có nhiều đóng góp cho công tác tuyên truyền của
Hội.
- Ban Kế hoạch - Tài chính có chức năng tham mưu, giúp việc Đoàn
Chủ tịch, thủ trưởng cơ quan về công tác kế hoạch - tài chính, đầu tư xây
dựng cơ bản thuộc cơ quan Trung ương Hội. Ban có nhiệm vụ xây dựng kế
hoạch, dự toán ngân sách nhà nước dài hạn, hàng năm của cơ quan Trung
ương Hội; theo dõi việc thực hiện kế hoạch - tài chính hàng quý, năm của các
ban, đơn vị trực thuộc và của cơ quan Trung ương Hội; thẩm định kế hoạch
hoạt động, dự toán và thanh, quyết toán tài chính, dự án đầu tư của các ban,
đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp thuộc cơ quan trung ương Hội; tham
mưu, khai thác các nguồn lực phục vụ nhiệm vụ chính trị của cơ quan Trung
ương Hội.
- Ban Hỗ trợ Phụ nữ phát triển kinh tế có chức năng nghiên cứu, đề
xuất với Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch về các chủ trương công tác liên quan
tới lĩnh vực hỗ trợ phụ nữ phát triển kinh tế; hướng dẫn, kiểm tra, giám sát
việc thực hiện các hoạt động hỗ trợ phụ nữ phát triển kinh tế.
Ban có nhiệm vụ nghiên cứu, phân tích tình hình và hướng dẫn, kiểm
tra việc thực hiện chủ trương liên quan đến phụ nữ về vấn kinh tế, như: đói
nghèo, dạy nghề, việc làm, phát triển doanh nghiệp,… Phối hợp với các cơ
quan, tổ chức trong và ngoài nước, các ban, đơn vị của Trung ương Hội vận
động, khai thác nguồn lực và thực hiện các dự án, chương trình nhằm hỗ trợ
phụ nữ phát triển kinh tế.
- Ban Chính sách - Luật pháp có chức năng tham mưu Đoàn Chủ tịch,
Ban Chấp hành xây dựng, giám sát các văn bản luật pháp, chính sách có liên

quan đến phụ nữ, bình đẳng giới và phản biện xã hội.
Để thực hiện được chức năng trên, Ban Chính sách - Luật pháp có một
số nhiệm vụ, như: tham gia xây dựng, hướng dẫn và kiểm tra các cấp hội thực
hiện chính sách, pháp luật về bình đẳng giới và sự tiến bộ của phụ nữ; phổ
biến, giáo dục pháp luật, giải quyết đơn thư và tư vấn pháp luật; làm thường
trực Hội đồng giáo dục pháp luật, tham mưu thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ
sở.
- Ban Dân tộc - Tôn giáo có chức năng tham mưu giúp Ban Chấp
hành, Đoàn Chủ tịch chỉ đạo các hoạt động dân tộc, tôn giáo, an ninh quốc
phòng.
Nhiệm vụ của Ban là tham mưu, đề xuất với Ban Chấp hành, Đoàn
Chủ tịch các chủ trương, chính sách và nắm tình hình tư tưởng, đời sống của
phụ nữ dân tộc, tôn giáo; tham mưu xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện,
kiểm tra, đánh giá công tác vận động phụ nữ dân tộc, tôn giáo, công tác an
ninh quốc phòng; phối hợp với các cơ quan chức năng xây dựng, thực hiện
các chương trình liên quan đến phụ nữ dân tộc, tôn giáo; tham gia thực hiện
công tác an ninh quốc phòng.
- Ban Quốc tế có chức năng tham mưu giúp Đoàn Chủ tịch vận động,
thực hiện đường lối đối ngoại nhân dân của Đảng trong hoạt động của Hội.
Nhiệm vụ chủ yếu của Ban là tham mưu, xây dựng kế hoạch hoạt
động đối ngoại; tăng cường mở rộng quan hệ hợp tác với các tổ chức, cá
nhân, tổ chức chính phủ, phi chính phủ nhằm khai thác nguồn lực, kinh
nghiệm hoạt động, quản lý về kinh tế đối ngoại; tuyên truyền, quảng bá, tổ
chức các hoạt động của Hội về đất nước, con người, phụ nữ Việt Nam với các
tổ chức quốc tế; hỗ trợ các ban, đơn vị, các tỉnh, thành Hội quản lý, giám sát,
kiểm tra các dự án quốc tế; phối hợp can thiệp giải quyết các vấn đề có yếu tố
nước ngoài; biên dịch những tài liệu nước ngoài cần thiết phục vụ công tác
lãnh đạo, chỉ đạo hoạt động đối ngoại; tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế,
các đoàn công tác nước ngoài và đón tiếp các đoàn nước ngoài đến thăm, làm
việc tại Trung ương Hội.

- Ban Gia đình - Xã hội có chức năng tham mưu đề xuất với Đoàn Chủ
tịch về các vấn đề liên quan đến đời sống gia đình và xã hội nhằm cải tiến
chất lượng cuộc sống của phụ nữ.
Nhiệm vụ của Ban là tham mưu, giúp Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch
tham gia với Đảng, Nhà nước xây dựng chủ trương, chính sách, pháp luật về
lĩnh vực gia đình, xã hội; các vấn đề bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, chính
đáng của phụ nữ, trẻ em; chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện chương trình về công
tác gia đình; xây dựng gia đình "no ấm, bình đẳng, tiến bộ, hạnh phúc", tư vấn
hôn nhân - gia đình, phòng chống bạo lực gia đình, nuôi dạy con; phối hợp
với cơ quan chức năng thực hiện nội dung về lĩnh vực dân số, gia đình, chăm
sóc sức khoẻ sinh sản, phòng chống HIV/AIDS; chương trình an toàn giao
thông, vệ sinh an toàn thực phẩm; thực hiện các chương trình về hậu phương
quân đội; các hoạt động giúp đỡ gia đình chính sách, khó khăn, phụ nữ cao
tuổi đơn thân, phụ nữ tàn tật, trẻ em mồ côi.
Về tổ chức văn thư của cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ
Việt Nam, bộ phận văn thư của cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ
Việt Nam đặt trong Phòng Văn thư, lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trung ương
Hội. Hình thức tổ chức văn thư là hỗn hợp, bộ phận văn thư Văn phòng Trung
ương Hội có nhiệm vụ làm công tác văn thư cho Đại hội (khi Đại hội hoạt
động), Ban Chấp hành Trung ương Hội, cơ quan Trung ương Hội, Văn phòng
Trung ương Hội. Cụ thể : quản lý văn bản đi, văn bản đến của Ban Chấp hành
Trung ương Hội, cơ quan Trung ương Hội (riêng đối với bì gửi đích danh các
ban chuyên trách, văn thư Văn phòng Trung ương Hội chuyển nguyên bì,
không đăng ký, quản lý, không ký giao nhận); quản lý và sử dụng con dấu của
Ban Chấp hành Trung ương Hội và Văn phòng Trung ương Hội; lập hồ sơ các
hội nghị Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch, Thường trực Đoàn Chủ tịch và một
số các hồ sơ khác (khi được giao nhiệm vụ).
Ở mỗi ban của Trung ương Hội bố trí một cán bộ kiêm nhiệm làm
công tác văn phòng của ban (trong đó có việc tiếp nhận văn bản tại văn thư cơ
quan và theo dõi việc giải quyết văn bản,…).

Trong quá trình hoạt động, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, Ban
Chấp hành Trung ương Hội và các ban tham mưu giúp việc đã hình thành nên
một khối lượng lớn tài liệu, trong đó thành phần tài liệu rất phong phú và
nhiều tài liệu chứa đựng nội dung có giá trị cao.
- Thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Ban
Chấp hành Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam gồm tài liệu các kỳ
họp Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch, Thường trực Đoàn Chủ tịch Trung ương
Hội; nghị quyết, chỉ thị, thông tri, hướng dẫn, kế hoạch, báo cáo, công văn…
của Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội; tài liệu của Trung ương
Đảng, Quốc hội, Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc
Chính phủ, các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương, các tỉnh hội, thành hội
phụ nữ, đơn thư của các cá nhân gửi đến.
Nội dung tài liệu phản ánh sự lãnh đạo, chỉ đạo của Ban chấp hành,
Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội về cụ thể hoá và tổ chức thực hiện các nghị
quyết, chỉ thị của Đảng đối với công tác phụ nữ; chỉ đạo hoạt động của các
cấp Hội; quyết định và chỉ đạo việc thực hiện các phong trào phụ nữ, như:
+ Công tác chăm sóc, giáo dục trẻ em không phạm các tệ nạn xã hội
+ Chương trình Quốc gia về phòng chống các tệ nạn xã hội: ma túy,
buôn bán phụ nữ, trẻ em,…
+ Giáo dục truyền thống đạo đức người phụ nữ Việt Nam “Năng động,
sáng tạo, trung hậu, đảm đang”
+ Các hoạt động phối hợp với các đoàn thể khác trong các phong trào:
bảo vệ an ninh tổ quốc, phòng chống tội phạm, an toàn giao thông
+ Các hoạt động giúp phụ nữ các cấp làm kinh tế, hỗ trợ vốn, việc
làm, xóa đói giảm nghèo, vấn đề gia đình, dân số
+ Các hoạt động kỷ niệm các ngày lễ lớn của đất nước, của phụ nữ
+ Các chương trình, dự án hợp tác với các tổ chức phi Chính phủ, các
tổ chức quốc tế về các lĩnh vực liên quan đến phụ nữ
+ Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ Hội; chỉ đạo các hoạt động của cơ quan
Trung ương Hội, như công tác tổ chức, cán bộ, thi đua khen thưởng, tài chính,

kế toán, văn thư, lưu trữ …
- Thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các ban
chuyên trách giúp việc bao gồm các dự thảo văn bản của Ban Chấp hành,
Đoàn Chủ tịch, Ban Thường vụ do ban soạn thảo; các văn bản: tờ trình, báo
cáo kiến nghị, đề xuất, xin ý kiến Thường trực Đoàn Chủ tịch về các vấn đề
thuộc lĩnh vực ban phụ trách; các hướng dẫn, thông báo, công văn của ban về
những vấn đề ban phụ trách; tài liệu về các dự án do ban quản lý hoặc thực hiện
theo sự ủy quyền của Đoàn Chủ tịch (như các dự án về việc làm, đào tạo, bồi
dưỡng chuyên môn, nghề nghiệp, bình đẳng giới, gia đình, xã hội, phát triển kinh
tế gia đình,…); các hồ sơ hội nghị chuyên đề, hội nghị tổng kết công tác thuộc
lĩnh vực ban chuyên trách, lớp tập huấn nghiệp vụ; các biên bản hội nghị lãnh
đạo ban, các cuộc làm việc giữa ban với các cơ quan hữu quan về những vấn
đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của ban. Tài liệu gửi đến va
̀
tài liệu nội
bộ của ban.
Nội dung tài liệu của các ban chuyên trách cơ bản gắn với chức năng,
nhiệm vụ được phân công, thể hiện rõ lĩnh vực, chức trách nhiệm vụ được
giao của mỗi ban, như: công tác dân tộc, tôn giáo, gia đình, tổ chức, cán bộ,
công tác vận động, tuyên truyền phụ nữ thực hiện các chủ trương chính sách
của Đảng, pháp luật của Nhà nước, việc phối hợp với các cơ quan Nhà nước,
Đảng, tổ chức kinh tế, xã hội… đảm bảo quyền lợi chính đáng về vật chất và
tinh thần cho phụ nữ.
Văn bản đến của ban: Các văn bản của Đảng, Nhà nước, các cơ quan
chức năng liên quan đến lĩnh vực ban chuyên trách; tờ trình, báo cáo, công
văn,… của Hội Phụ nữ cấp dưới về hoạt động do ban đảm nhiệm; thông báo,
công văn nội bộ của cơ quan Trung ương Hội, các ban, đơn vị trong cơ quan.
Ở các ban đều hình thành nhóm tài liệu phục vụ cho hoạt động nội bộ
của ban, bao gồm: các quy chế, quy định về biên chế cán bộ, về chức năng,
nhiệm vụ, lề lối làm việc; chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác định kỳ;

tài liệu nhân sự của ban, như về điều động, thuyên chuyển, đề bạt, nâng
lương,… cho cán bộ.
1.2. Vị trí, vai trò của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu
trữ cơ quan Trung ƣơng Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam
1.2.1. Một số định nghĩa
* Hồ sơ
Định nghĩa hồ sơ được đề cập trong nhiều công trình nghiên cứu,
trong từ điển, trong các văn bản quy phạm pháp luật, dưới đây là một số định
nghĩa về hồ sơ:
- Trong cuốn Từ điển Lưu trữ Việt Nam định nghĩa hồ sơ là “Tập gồm
toàn bộ (hoặc một) tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,
một đối tượng cụ thể có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả , hình
thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ
của một cơ quan hoặc của một cá nhân.
Một hồ sơ có thể là một hoặc gồm nhiều đơn vị bảo quản. Mỗi đơn vị
bảo quản được đặt trong một tờ bìa riêng và không dày quá 4 cm.” [4, tr.37].
- Cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS. Vương
Đình Quyền định nghĩa: “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên
quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải
quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau
về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành.”
[21, tr.366].
- Tại Mục 7, Điều 2, Nghị định của Chính phủ số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08-4-2004 về công tác văn thư định nghĩa: “Hồ sơ là một tập văn bản,
tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ
thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan,
tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành
trong quá trình theo dõi; giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng,
nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân” [15, tr.7].
Nhìn chung, các định nghĩa về “hồ sơ” đều có nội dung thống nhất,

đưa ra những điểm giống nhau của hồ sơ, nhưng cách diễn đạt, thể hiện nội
dung định nghĩa là khác nhau. Tuy nhiên, theo chúng tôi cách đưa ra định
nghĩa về hồ sơ được đề cập trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính
phủ là đầy đủ và phù hợp với nội dung nghiên cứu của luận văn.
* Danh mục hồ sơ
- Theo cuốn Từ điển Lưu trữ Việt Nam thì “Danh mục hồ sơ là bảng
kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư của một cơ quan, một
đơn vị tổ chức hoặc một ngành, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của
mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã được quy định.
Danh mục hồ sơ là công cụ giúp cho việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ
của các cơ quan được thuận tiện.” [4, tr.25]
- “Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập
trong năm có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập.
Bản danh mục này được dùng để hướng dẫn việc lập hồ sơ hiện hành,
giúp các cơ quan, đơn vị lập hồ sơ được chủ động, chính xác; quản lý công
văn, giấy tờ được chặt chẽ; tạo thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
cơ quan. Ngoài ra, danh mục hồ sơ còn là công cụ hướng dẫn xác định giá trị
và nộp lưu tài liệu.” [21, tr.369].
* Hồ sơ nguyên tắc: Tại Điều 3, Quy định số 3515-QĐ/VPTW, ngày
09-11-2009 của Văn phòng Trung ương Đảng quy định lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng định
nghĩa hồ sơ nguyên tắc là "tập bản sao văn bản của các cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền quy định về một ngành, một lĩnh vực công tác dùng là căn cứ để
giải quyết công việc hàng ngày" [20, tr.2]
“Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý,
tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.” [26, tr.2]
* Lập hồ sơ
- “là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn, giấy tờ thành các hồ sơ trong
khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp quy định.” [4,

tr.43].
- Trong cuốn sách Lý luận và phương pháp công tác văn thư của
PGS.Vương Đình Quyền định nghĩa “Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản
hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân
theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời
sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học.”[21, tr.336, 337].